DOCUMENTOS COMERCIAIS

2.1 – DEFINIÇÃO:
 Documentos Comerciais – São comprovativos das transações comerciais e
servem de base para os registos contabilísticos.

2.2 - CLASSIFICAÇÃO:
 Internos – São aqueles que justificam transações dentro da empresa. Ex:
Requisições de matérias de um departamento para o outro dentro da empresa,
folhas de salários, etc.

 Externos – São aqueles que justificam transações dentro e fora da empresa. Ex:
Notas de Encomenda, Facturas, Recibos, etc.

2.3 – ARQUIVO:
Nos escritórios modernos, está cada vez mais presente um centro de produção de
informações e não apenas um registo de transações.
Deve-se registar não só os factos históricos, mas também recorrer a novas formas de
gestão que servirão de base as decisões a serem tomadas pelos administradores.
Existem porém, várias funções que são indispensáveis no arquivo:

 Recolha de factos
 Selecção dos factos úteis para gestão
 Conservação ordenada dos factos recolhidos e classificados
 Procura dos factos recolhidos e conservados para consulta.

O Arquivo é a secção indispensável na empresa sobre a qual devem incidir todas as

atenções, é o lugar onde são ordenados, conservados e consultados todos os documentos,
de forma a obter dados para uma boa condução da empresa.
Para assegurar um bom funcionamento do arquivo é necessário executar as tarefas
com regularidade, tendo sempre presente a regras de ordenação e classificação de
documentos.
Para que estes objectivos sejam atingidos é necessário que:

 O elemento humano possua as qualidades pessoais e profissionais necessárias

a um funcionamento regular de acordo com as normas ;
 O arquivo deve ser instalado em locais apropriados com o material necessário,
tendo sempre em conta os princípios básicos de Ergonomia;

 Devem ser utilizadas as classificações de documentos consideradas racionais;

5
  Deve funcionar sob responsabilidade de um indivíduo especializado nesta matéria
que se designa por arquivista.

O Arquivo é o lugar onde se recolhe e guardam documentos, informações de interesse,

com o objectivo de conservar e assegurar resposta a todos os pedidos de consulta
provenientes dos vários sectores da organização (empresa ou instituições).
De acordo com o Plano Geral de Contabilidade (PGC), os documentos comprovativos
das operações registadas nos livros de contabilidade devem ser arquivados por um período
de pelo menos 10 anos.
Para facilitar a consulta, normalmente os documentos são arquivados em pastas de
acordo com a sua natureza e por ordem de data ficando os mais recentes em cima, pois,
estes são os mais solicitados.

2.4 - CONTRATO DE COMPRA E VENDA

A compra e venda, é um contrato pelo qual um dos Contraentes – Vendedor –
transmite a propriedade de um bem ou de um direito a outro Contraente – Comprador –
mediante um preço previamente combinado.
É, pois, um contrato bilateral ou oneroso porque:
 Vendedor obriga-se a entregar uma coisa;
 Comprador entrega o preço (dinheiro) da coisa.

2- O Preço
Na fixação do preço há dois aspectos a considerar:

 Que moeda a utilizar?

Normalmente, os critérios utilizados para a determinação da moeda são:

 Os contraentes são do mesmo pais, logo a moeda a utilizar será do próprio pais;

 Os contraentes são de países diferentes – em regra deve-se considerar

moeda de um dos países, aquela que oferece maior estabilidade e
segurança ou moeda de um terceiro pais, observando o factor estabilidade
e segurança.

 Que quantidade de moeda?

Tratando-se do valor ou do próprio preço da mercadoria, a sua fixação obedece:

 Por acordo dos contraentes – o preço é definido pelos contraentes;

 Por lei – os preços são fixados pelos governos com o objectivo de evitar
especulação e permitir o consumo de certos produtos pelas pessoas com menos
poder de compra;
 Por concurso público – o comprador faz anuncio do que pretende comprar;
6
  Por cotação na bolsa – tem por base os preços médios das mercadorias
negociadas num determinado dia;
 Por leilão – é oferecida por preço base, os presentes irão fazendo preço crescente
e é ganha por quem fizer o preço mais alto.


I. - FASES E DOCUMENTAÇÃO DE COMPRA E VENDA

1ª ENCOMENDA
C V
Nota de Encomenda
O E
M
2ª ENTREGA N
P
Guia de Remessa D
R
Talão de Recepção E
A
D
D
3ª LIQUIDAÇÃO O
O
R Factura, N. Débito e Crédito R

4ª PAGAMENTO
Recibo

Obs.: As setas referem-se ao envio

dos principais documentos.

7
1ª Fase: ENCOMENDA

O comprador comunica ao vendedor a quantidade, qualidade e preço das mercadorias

que deseja adquirir e combinam as condições de entrega e pagamento.

Os principais documentos utilizados nesta fase são:

 A Nota de Encomenda – é o documento onde o comprador especifica a quantidade
da mercadoria pretendida, bem como as condições de entrega e pagamento. Em
regra geral, é preenchido em duplicado, sendo o original para o vendedor e o
duplicado para o comprador.
Outros documentos:

 Nota de Venda – muita das vezes, a encomenda surge pelo contacto do

representante do vendedor (caixeiro – viajante) com o comprador, é preenchida em
triplicado e é semelhante a nota de encomenda;

 Requisição – é muito utilizada no comércio por retalho e serve para o comprador

levantar de imediato as mercadorias no armazém do vendedor.

 Ordem de Compra – é o documento utilizado pelo comprador para mandar o seu

comissário da compra de mercadorias.
Exemplo de uma Nota de Encomenda e de Requisição:

NOTA DE ENCOMENDA N.º ______

__________________, _____ de _____________ de 20__
Encomend___ a __ Ilmo __ Sr _____________________
______________________________________________
..................................................

As mercadorias abaixo indicadas: Entrega _________________________

Condições de entrega
Prazo: __________________________

QUANT. UNID. DESCRIÇÃO REFª PREÇO

O COMPRADOR:

_____________________________
(Assinatura e carimbo)

8
2ª Fase: ENTREGA

O vendedor envia às mercadorias, dando assim execução a encomenda (ou

pedido) feita pelo comprador.

 Guia de Remessa – este documento acompanha as mercadorias e serve para o

comprador proceder a conferência dos artigos recebidos.

 Talão de Recepção – é devolvido pelo comprador ao vendedor apôs recepção

das mercadorias, confirma as mercadorias recebidas.

GUIA DE REMESSA N.º________

__________________, _____ de ____________ de 20___
Remetem___ a __ Ilmo __ Sr ______________________
______________________________________________
..................................................

As mercadorias abaixo indicadas conforme a ______ Nota de Encomenda n.º ___________________________:

QUANT. UNID. DESCRIÇÃO PREÇO VALOR

O EXPEDIDOR:

_____________________________
(Assinatura e carimbo)

Receb_____ as mercadorias constantes na ___________________ Guia de Remessa n.º ________, que as com-
Fer_______ e que ____________ conforme a __________________ encomenda.

__________________, ___ de ______________ de 20___

O DESTINATÁRIO

_______________________________

9
3ª Fase: LIQUIDAÇÃO

O vendedor indica ao comprador o montante em divida, tendo em conta que: “Total

em divida = valor das mercadorias – descontos + despesas de compra + o
IVA”.
 Factura – é o documento mais importante do contrato de compra e venda, é este o
comprovante oficial da compra. A factura pode ser emitida até ao 5º dia após
realização da operação, por isso pode ou não acompanhar as mercadorias.

As facturas podem classificar-se em:

 Factura de Praça – o vendedor e o comprador são da mesma praça;

 Factura de Expedição - o vendedor e o comprador são de praças diferentes;

 Factura Provisória ou Condicional – o vendedor envia mercadorias à condição.

Esta factura deverá ser substituída por uma definitiva após o comprador definir
com que mercadorias fica

 Factura Simulada ou Pró-forma – documento, por vezes utilizado no comercio

internacional, através do qual o vendedor dá a conhecer ao comprador as
condições de fornecimento das mercadorias pretendidas.
FACTURA N.º

ORIGINAL
NUIT: ........................ NUIT: ........................

............................................................. .............. de ............................................................. de 20.........

QUANT. DESCRIÇÃO REFª PREÇO UNIT. VALOR TOTAL

BASE DO IVA TAXA IVA LIQUIDADO

................................................................................................................... SUB-TOTAL
IVA (17%)

Motivo justificativo da não aplicação do imposto: TOTAL

São:................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................

O VENDEDOR
______________________________
(Assinatura e carimbo)

10
 Nota de Débito – é o documento que rectifica positivamente o valor da factura,
quando o vendedor por lapso, se esqueceu de mencionar alguma despesa por conta
do comprador ou errou algum cálculo. Este documento indica que o remetente
lançou uma operação positiva (a seu favor) na conta corrente.

 Nota de Crédito – é o documento que rectifica negativamente o valor da factura

ou da divida, pelo que indica que o remetente lançou uma operação negativa (a
favor de outrém) na conta corrente.

NOTA DE DÉBITO N.º __________

__________________, _____ de _____________ de 20__
Comunica___ a __ Ilmo __ Sr _____________________
______________________________________________
NUIT:............................... ..................................................
que nesta data, DEVE

relativamente ...........................................................................................................................................................

QUANT. REFª. DESCRIÇÃO PREÇO VALOR

NOTA DE CRÉDITO N.º __________

__________________, _____ de _____________ de 20__
Comunica___ a __ Ilmo __ Sr _____________________
______________________________________________
..................................................
que nesta data, tem HAVER
NUIT:...............................
relativamente ...........................................................................................................................................................

QUANT. REFª. DESCRIÇÃO PREÇO VALOR

11
4ª Fase: PAGAMENTO

O Pagamento encerra o contrato de compra e venda e consiste na entrega do

comprador ao vendedor do valor em divida. O pagamento de uma divida pode ser:
 Imediato – quando se realiza em simultâneo com o fornecimento do bem ou
serviço;
 Diferido – quando tem lugar em momentos diferentes

 Recibo - é o documento passado pelo vendedor (quem recebe é quem passa

o recibo ) que serve para dar quitação ao comprador.

RECIBO N.º __________

.................................................., ......MT

Recebemos do Ilmo. Sr. ______________________________________________________________

A quantia de .............................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................

referente a .................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................

de que passamos o presente recibo

___________________, __ de ______________ de 200__

Como Recibo, poderá ser usada a própria factura, que com o carimbo de “PAGO” OU
“RECEBIDO” passa a chamar-se de Factura-recibo.

Obs.: Quando as fases de liquidação e pagamento se processam em simultâneo poderá ser emitido um
documento designado por Venda a Dinheiro (V/D), que funcionara como um recibo, dispensando-
se a emissão da factura.

12
2.5 - TÍTULOS DE CRÉDITO
 Títulos de crédito - são documentos que dão direito de receber qualquer coisa. São
documentos representativos de um crédito (divida a receber) que uma pessoa (credor)
tem sobre outra (devedor).

O direito que os títulos de crédito representam e consubstanciam, não pode ser exercido
sem a posse do documento. Isto quer dizer, se nós formos legítimos possuidores de um
cheque, por exemplo, se por qualquer motivo pretendermos fazer o levantamento do seu
valor não o poderemos fazer sem que o apresentemos ao banco sacado.

Características
 Literalidade - o título de crédito vale pelo que nele está escrito;

 Autonomia - O portador do titulo tem o direito a ele inerente,

independentemente das obrigações existentes entre o primeiro credor e devedor;

Transmissibilidade - Os títulos de crédito são transmissíveis, o que permite em

alguns casos, o recebimento do seu valor antes da data do vencimento.

Classificação
1 - Quanto a espécie de bens que representam:
 Títulos representativos de moeda - Dão ao seu proprietário o direito de receber moeda
em troca do titulo. Por ex: cheque, letra, livrança, etc.

 Títulos representativos de mercadorias – Dão ao seu proprietário o direito de receber

mercadorias em troca do título. Ex: conhecimento de embarque, etc.

 Títulos de participações de capital - Títulos que concedem poderes de características

especiais. Ex: acções, etc.

 Títulos representativos de serviços - Dão direito a beneficiar-se da prestação de

serviços. Ex: bilhetes de cinema e de passagem, etc.

2 - Quanto a natureza dos intervenientes:

 Públicos - Emitidos pelo Estado (títulos de tesouro);
 Particulares - Emitidos por particulares (letras).

3 - Quanto a forma de transmissão:

 Títulos nominativos - indicam o nome do credor originário e só podem ser
transmitidos através de uma declaração escrita da qual conste o nome do novo
possuidor. Ex: Acções, obrigações de tesouro, etc.;
 Títulos a ordem – transmissíveis por endosso (ordem dada pelo vendedor para pagar
a uma terceira pessoa). Ex: letra, cheque, etc;

13
  Títulos ao portador – Não indicam o nome do credor originário e transmitem-se pela
sua entrega real. Ex: cheque, bilhete de lotaria premiado, etc.

4 - Quanto ao vencimento:
 A vista - pagos no momento em que se apresentam ao devedor (vales de correio,
cheques, etc.)

 A prazo - pagos após um certo prazo. Ex.: letras.

1 - A LETRA
 A Letra - É um titulo a ordem sujeita a formalidades, pelo qual uma pessoa -
-sacador - ordena a outra - sacado- que lhe pague a si ou a terceiro - tomador- certa
importância em determinada data.

____________1______, ____ de _______2________ de 200___ MT ................3..............,.....

A __________________4_________________ pagará _______5______ por esta ______

Única via de letra _________________6_____________________________________________

_________________________________7_____________________________________________

valor __________________8_______________________________________________________
_______________________________________________________________________________
A_________________9____________________________________________________
_______________________________________
_______________10__________________ 11

Legenda:
1) Local de emissão;
2) Data de emissão;
3) Valor Nominal da letra por algarismos;
4) Vencimento da letra;
5) Ordem de pagamento;
6) O beneficiário da letra;
7) Quantia da letra por extenso;
8) Origem da letra;
9) Nome e residência do sacado (quem deve pagar a letra);

14
 10) Local de pagamento da letra;
11) Assinatura do sacador.

OS INTERVENIENTES DA LETRA:
 Sacador – Pessoa que da a ordem de pagamento, sacando a letra.
 Aceitante – Pessoa a quem é dada a ordem de pagamento e que tem de aceitar a
letra, responsabilizando-se pelo seu pagamento. É o sacado depois de a aceitar;

 Tomador ou beneficiário - Pessoa a quem o sacador transmite todos os direitos

emergentes da letra.

 Portador – Pessoa que apresenta a letra a pagamento. O [portador da letra tanto

pode ser o sacador, como o tomador ou endossado].

 Avalista – Pessoa que garante o pagamento da letra por parte do aceitante.

VENCIMENTO DA LETRA

 Vencimento - É a data em que o portador pode exigir o seu pagamento.

Tipos de vencimento:

 À vista – A letra é pagável no dia da sua apresentação. O pagamento deve ser efectuado
quando for apresentada a letra;

 A prazo (ou termo) de vista (d/v)- Pagável no prazo indicado, contando-o a partir da data
do aceite.

 A prazo (ou termo) de data (d/d) - A letra vence-se decorrido o prazo nele fixado, que se
calcula a partir da data do saque;

 Em data fixa - A letra vence-se numa data marcada (data fixa).

O pagamento da letra deve fazer-se no dia do seu vencimento ou num dos dois dias úteis
seguintes.

REQUISITOS ESSENCIAIS DA LETRA:

 A palavra “letra” escrita no próprio titulo;

 O mandato puro e simples de pagar uma certa quantia determinada;
 Nome da entidade que a deve pagar;
 Nome da entidade a quem ou a ordem de quem deve ser paga;
 A indicação da data em que é sacada;
 A assinatura de quem passa ou emite a letra (sacador).

15
REQUISITOS NÃO ESSENCIAIS;
 Época de pagamento; (a)
 Lugar de pagamento;(b)
 Lugar onde a letra foi emitida;(c)

(a) Quando não se indica a época de pagamento, entende-se que a letra é pagável a vista;
(b) Quando não se designa o lugar de pagamento, considera-se que será paga no domicílio
do sacador;
(c) Quando não é mencionado o lugar onde foi passada, considera-se como tendo-o sido
no domicílio do sacador.

OPERAÇÕES COM A LETRA:

1- O SAQUE - É uma ordem de pagamento dada pelo sacador a outrém (aceitante)

para que pague a si ou a sua ordem.

2- O ACEITE - É o acto pelo qual o sacado se obriga a pagar a letra na data do

vencimento. Até a data de vencimento, a letra pode ser apresentada pelo portador
para aceite no domicílio do sacado. É o acto de assumir o compromisso de pagar o
valor da letra.
Tipos de aceite:

 Aceite incompleto ou em branco - constituído apenas pela assinatura;

 Aceite completo - além da assinatura deve ser escrita a palavra “aceito”.

3- AVAL - É uma garantia dada por um terceiro – Avalista - ao pagamento total ou

parcial da letra.
O aval pode ser:
 Completo;
 Incompleto ou branco.

4- O PROTESTO - É o acto de o portador lavrar junto do notário (ou qualquer

autoridade jurídica) uma reclamação por falta de pagamento ou mesmo por falta de
aceite. Consiste, pois em comprovar essa recusa para que possa exercer os seus
direitos de acção contra todos intervenientes (sacador, aceitante, avalista).

5- ENDOSSO - É a transferencia de todos direitos dela emergente, isto é a

transmissão da propriedade da letra.
6- DESCONTO BANCÁRIO – É a operação pela qual o beneficiário endossa a letra
a um banco, antes do vencimento da letra, recebendo o valor líquido, isto é, o valor
nominal da letra deduzido de juros e de mais despesas bancárias.
As despesas bancárias mais usuais no desconto bancário são:

16
  O juro, comissão ou prémio de desconto (percentagem calculada com base no
valor nominal, dependendo, se o ano considerado para efeitos de cálculo é
comercial ou civil);

 Prémio de transferencia (quando letras de outras praças, percentagem sobre o

valor nominal);
 Imposto (percentagem sobre o valor de juros ou comissão e o prémio de
transferencia);
 Portes (importância variável, dependendo dos gastos postais, telefonemas,
impressos, etc.)

7- COBRANÇA BANCÁRIA - É a operação que se assemelha ao desconto;

diferindo pelo facto de endossar-se ao banco depois de vencida a letra.
Normalmente, quando o aceitante for de praça diferente.

8- REFORMA DA LETRA- consiste na substituição da letra por uma letra (ou

letras) com vencimento posterior.
A reforma pode ser total, quando substitui-se na totalidade do valor e parcial, quando ha
um pagamento de uma parte, substituindo-se o restante.

2- O CHEQUE
 Cheque - É uma ordem de pagamento a vista dada pelo depositante – sacador - ao seu
banqueiro - depositário ou sacado - para que lhe pague a si ou a sua ordem – uma
determinada quantia que pode ir até ao montante do deposito.

Transporte _______________,___ BANCO ____________________________________

_________________,___
_________________,___ SÉRIE XKL
Pague por este cheque
_________________,___ CHEQUE Nº ______________
..................................,...MT
_________________,___
ASSINATURAS Local de emissão
_________________,___
_________________,___
Data ___/___/_______

A favor de ___________________ à ordem de ______________________________________________________

____________________________ a quantia de _____________________________________________________
Em ___ de ___________ de 200__ _______________________________________________________________

17
FORMAS DE EMISSÃO DE CHEQUES:

 Cheque nominativo - quando vem o nome da pessoa a quem deve ser pago;
 Cheque ao portador - o cheque pode ser pago a qualquer pessoa que o apresentar;
 Cheque cruzado - só pode ser pago ao banco (banqueiro) ou a um cliente do banco e tem
por objectivos reduzir os riscos de extravio, roubo ou falsificação. Obrigatoriamente este
cheque deverá ser depositado.
Este pode ser geral - quando duas rectas paralelas- e especial - quando vem expresso
no meio das duas rectas o beneficiário.
 Cheque visado - garante a existência de provisão (saldo em banco);
 Cheque de viagem ou Traveller's cheque - Os usados para efeitos de viagem, os quais
podem ser levantados no destino, uma vez que podem ser levantados em qualquer
banco.

3- A LIVRANÇA
 Livrança - É um documento pelo qual um devedor se compromete a pagar a ordem do
seu credor uma importância determinada numa época fixa. É um documento semelhante
a letra.

Exemplo: Em quinze de Maio do corrente ano Fernando João, situado na Rua número 7 - Maputo,
vende a A. Loureiro, mercadorias no valor de 54.000.000,00 MT, pagáveis em 31 de Outubro
próximo. Para liquidação A. Loureiro subscreve no próprio dia da venda uma livrança a ordem do seu
fornecedor.

EXEMPLO

A “COMÉRCIOS LIMPOPO, Lda”, com sede na Av. 24 de Julho, n.º 1247, em Maputo, com
o NUIT – 10065892, solicitou em 8/03/03 através do documento n.º 364 à “NISSOMÉ COMÉRCIOS,
Lda” da cidade de Nampula, com o NUIT – 4006235614”, sediada na Rua das Flores, n.º 647, para
que em 30 dias e em Maputo lhe forneça as seguintes mercadorias:
- 12.300kgs de amendoim “HP-37” a 8 contos @;
- 16.800kgs de arroz “NRAMA-12” a 11 contos @;
- 1.200m de tecido “NKUME-7” a 30 contos @;
- 5.600kgs de açúcar “ANA-21” a 12.500,00MT@
Em 20 do mesmo mês, o vendedor envia por via marítima a mercadoria solicitada
acompanhada do documento n.º 160/03 que evidenciava o facto de terem sido fornecidos só 960m de
tecido por roptura de stock. Em 2 de Abril, o comprador acusa a recepção da mercadoria nas
condições mencionadas no envio, através do documento n.º 635.
Em 10/04/03, o vendedor envia o documento n.º 366/03 para efeitos de liquidação, tendo em
conta as seguintes informações:
- Despesas de transporte até o porto de Nacala – 8.300.000,00MT;
- Despesas de armazenagem em Nacala – 3.900 contos;
- Estiva portuária em Nacala – 3.860 contos;
18
 - Frete marítimo –22.236.600,00MT;
- Seguro marítimo – 6.320 contos;
- Estiva portuária em Maputo – 5.320 contos;
- Despesas de transporte em Maputo – 3.950 contos;
- Desconto de revenda de 3%+2%;
- Desconto de qualidade para o açúcar - 2%;
- IVA – 17%;
- Contrato – FOB - Nacala.
Em 16/04/03 o vendedor envia o documento n.º 23/03 que mencionava as despesas de
descarregamento no porto de Nacala no valor de 1.325 contos e 166 sacos vazios não retornáveis à
12.350,00MT@, não mencionados no documento n.º 366/03.
Em 24 do mesmo mês, o vendedor envia o documento n.º 16/03, concedendo um desconto de
5% sobre os produtos tributáveis.
O comprador envia o cheque n.º 456892/BIM em 06/05/03 pela metade do valor em divida,
tendo o vendedor emitido em 12/05/03 o documento n.º 898/03, dando quitação o pagamento.
Em 20 de Maio, o vendedor sacou a letra n.º 99/03, a 60 d/d, a favor do seu fornecedor Abdul
Gulamo, avalizada por Abdul Sacur em 21/05/03 e que foi aceite pelo comprador 6 dias depois. O
beneficiário endossou a letra em 28 do mesmo mês à Gani Comercial de Nampula.
Pretende-se:
1. Identificação de todos os documentos sublinhados;
2. Preenchimento de todos os documentos mencionados (os sublinhados, o cheque e a letra);
3. Apresentação do valor em divida antes da emissão do cheque.

4. Preenchimento do documento n.º 366/03, usando os seguintes incoterms:

a) FAS – Nacala;
b) FAS – Maputo;
c) CIF

RESOLUÇÃO:
1- Os documentos sublinhados são:

- Documento n.º 364 – Nota de encomenda;

- Documento n.º 160/03 – Guia de remessa;
- Documento n.º 635 – Talão de recepção;
- Documento n.º 366/03 – Factura;
- Documento n.º 23/03 – Nota de débito;
- Documento n.º 16/03 – Nota de crédito;
- Documento n.º 898/03 – Recibo.

19