Política de preservação de documentos digitais: análise da

estruturação e proposta de um procedimento operacional

Luciana Gonçalves Silva Souza
Doutorado, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Belo Horizonte, Minas Gerais, Brasil.
http://lattes.cnpq.br/3789650380011335
E-mail: lucianags@ufmg.br

Elisângela Cristina Aganette

Doutorado, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Belo Horizonte, Minas Gerais, Brasil.
Professora Adjunto, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), Belo Horizonte, Minas Gerais, Brasil.
http://lattes.cnpq.br/6224307970906388
E-mail: elisangelaaganette@gmail.com

Data de submissão em: 18/02/2021. Data de aprovação em: 28/04/2022. Data de publicação em:18/10/2022.

RESUMO
O presente artigo inclui o compilado de orientações disponibilizadas por instituições nacionais e internacionais
relativas à elaboração de políticas de preservação digital. As propostas apresentadas em conformidade
com a literatura da área são, em grande parte, resultado de ações práticas desenvolvidas pelos órgãos na
implementação das ações de preservação digital. Considera-se que o desenvolvimento de práticas efetivas
demanda um processo anterior de planejamento e estruturação, que são atualmente definidas em políticas de
preservação digital. Tratam-se de documentos que incluem uma série de orientações e compromissos a serem
assumidos pelas instituições, garantindo investimentos, apoio por parte da alta administração e engajamento
dos integrantes envolvidos na produção documental. Após análise realizada, apresenta-se a proposição de
um procedimento operacional relativo ao desenvolvimento da política de preservação digital direcionado às
Instituições de Ensino Superior, utilizando como base as propostas constituídas nos documentos de orientação
analisados e a literatura atual sobre a temática. A concepção deste procedimento é orientar as instituições
sobre o caminho a seguir, visando minimizar esforços na etapa de planejamento das ações em preservação
dos documentos digitais.

Palavras-chave: Preservação de documentos digitais. Política de preservação digital. Estruturação da

preservação digital. Preservação digital em Instituições de Ensino Superior.

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 Luciana Gonçalves Silva Souza / Elisângela Cristina Aganette

Digital document preservation policy: analysis of the structure and

proposal for an operational procedure
ABSTRACT
This article includes a compilation of guidelines from national and international institutions on the development
of digital preservation policies. The proposals presented are the result of practical actions developed by the
agencies in implementing digital preservation actions. The development of effective practices requires a prior
planning and structuring process, which are currently defined in the digital preservation policies, documents
that include a set of guidelines and commitments to be assumed by the institutions, ensuring investments and
support from senior management and engagement of members involved in the production of documentaries.
After the analysis carried out, an operational procedure related to the development of the digital preservation
policy directed to Higher Education Institutions is presented. The conception of this procedure is to guide the
institutions on the way forward, aiming to minimize efforts in the planning stage of actions for the preservation
of digital documents.

Keywords: Preservation of digital documents. Digital preservation policy. Structuring digital preservation.
Digital preservation in Higher Education Institutions.

Política de preservación de documentos digitales: análisis de la

estructura y la propuesta de un procedimiento operativo
RESUMEN
Este artículo reúne las orientaciones formuladas por instituciones nacionales e internacionales para la
elaboración de políticas de preservación digital. Las propuestas presentadas, según la literatura del área,
son en gran parte el resultado de acciones prácticas desarrolladas por organismos para la implementación
de acciones de preservación digital. El desarrollo de prácticas eficaces presupone un proceso previo
de planificación y estructuración, que actualmente se define en las políticas de preservación digital.
Estos documentos incluyen una serie de directrices y compromisos que deben ser asumidos por las instituciones,
asegurando las inversiones, el apoyo de la alta dirección y el compromiso de los miembros implicados en la
producción de documentos. Después del análisis, se presenta la propuesta de un procedimiento operativo
para el desarrollo de la política de preservación digital dirigida a las Instituciones de Educación Superior,
a partir de las propuestas expuestas en los documentos de orientación analizados y de la literatura actual
del tema. La finalidad de este procedimiento es orientar a las instituciones sobre el camino a seguir, con
el objetivo de minimizar los esfuerzos en la fase de planeamiento de las acciones de preservación de los
documentos digitales.

Palabras clave: Preservación de los documentos digitales. Política de preservación digital. Estructuración de
la preservación digital. Preservación digital en Instituciones de Educación Superior.

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 Política de preservação de documentos digitais: análise da estruturação e proposta de um procedimento operacional

INTRODUÇÃO
Na contemporaneidade, grande parte da sociedade Conforme aponta Conway (2001, p. 12):
compreende a importância da manutenção da “O universo digital transforma os conceitos da
memória e atribui às unidades de informação a preservação tradicional: em vez de garantir a
confiança para a preservação do patrimônio que integridade física do objeto, passa a especificar a
abrigam. No entanto, um pequeno percentual geração e a manutenção do objeto cuja integridade
de pessoas concebe a ideia de que os documentos intelectual é sua característica principal”.
que produzem ou que registram suas ações
Assim, preservar documentos no ambiente digital
estão correndo risco de se perder, desaparecer e
inclui diversos desafios e apresenta uma necessidade de
mesmo serem fraudados com muita facilidade.
planejamento e estruturação das ações, que devem
Confiam nas instituições representadas por seus
ocorrer desde o momento da produção documental,
profissionais (GRÁCIO, 2011), acreditando que
integrando ações que garantam o acesso por longo
estão atentas e mantêm seus conteúdos livres de
prazo aos conteúdos produzidos. As políticas de
qualquer ameaça. A constatação de que isso nem
preservação digital são documentos essenciais ao
sempre (ou em grande parte das vezes) não é verdade
adequado planejamento das ações de preservação.
instigou o desenvolvimento desta investigação.
Contudo, trata-se de um documento estratégico, que
No contexto de unidades de informação, como deve incluir a estruturação necessária e os compromissos
bibliotecas, arquivos e museus, intensificou-se a a serem assumidos pelos diversos agentes da instituição.
ideia de preservação dos materiais abrigados, tendo Visando auxiliar na compreensão e desenvolvimento do
em vista garantias de evidências, manutenção de instrumento, o presente artigo inclui um compilado de
fatos históricos, registros de ações, pensamentos orientações disponibilizadas por instituições nacionais
e realizações humanas (SMITH, 2002). e internacionais relativas à elaboração de políticas de
Graças às ações de preservação empenhadas ao preservação digital e, a partir dos dados analisados e da
longo da história da humanidade foi possível ter literatura da área, propõe um procedimento operacional
acesso a informações que possibilitaram o acúmulo para a constituição do documento.
de conhecimentos e a utilização do legado de saberes
O conteúdo apresentado neste artigo é parte
que construíram o patrimônio cultural, social e
integrante da pesquisa de doutorado intitulada
científico atual. Desse modo, busca-se manter ações
Preservação digital em Instituições de Ensino
de preservação que possibilitem à sociedade futura
Superior: instrumentos para a oficialização e
o acesso às informações hoje produzidas (CUNHA;
operacionalização da preservação de documentos
LIMA, 2007).
arquivísticos digitais, finalizada em novembro de
O cenário atual apresenta, entretanto, um 2020 (SOUZA, 2020).
desafio relacionado à preservação de documentos
digitais, que, segundo o Conselho Nacional de DEFINIÇÕES ACERCA DE POLÍTICA
Arquivos pode ser definido como: “informação
DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema Bethlem (1981) realiza uma discussão a respeito
computacional” (BRASIL, 2016). Apesar de de política e estratégia, elucidando que a palavra
integrar o mesmo princípio de salvaguardar política pode ser utilizada em diferentes contextos.
informações para acesso futuro, a preservação Particularmente no Brasil, em idioma português,
digital inclui preocupações que diferem das que por ser empregada tanto no sentido das ações
envolviam a preservação convencional, tais como realizadas por políticos, para a definição de
a obsolescência de suportes, facilidade de alteração diretrizes empresariais, quanto no sentido de
e dificuldade de identificação da originalidade. politicagem, atos realizados por interesses pessoais.

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Já a língua inglesa trabalha com dois termos: Policy e Nesta perspectiva se enquadra a política de preservação
politics, que também geram diferentes interpretações, digital, compreendida como um documento que
mas consistem inicialmente, conforme o autor, exprime o compromisso organizacional com as ações
em: policy – administração de empresas e politics em preservação digital. Segundo o Interpares ([201-],
– arte de governar um Estado ou também uma p. 1) trata-se de: “[...] uma declaração formal de direção
administração desonesta. Nessa perspectiva, o autor ou orientação sobre como uma instituição cumprirá
introduz a definição de estratégia, partindo de seu mandato, funções ou atividades, motivadas por
explorações realizadas pela área militar, chegando determinados interesses ou programas”. Assim, deve
à seguinte conclusão: “Nesta formulação nós temos ser constituída a partir de estudos das necessidades
uma hierarquia em que a política nacional ocupa e objetivos institucionais, conforme apresentado na
o nível mais alto e a estratégia o nível mais baixo. seguinte seção.
Não há nela o conceito de política de hierarquia inferior
à estratégia, que é o mais usado em administração de ESTRUTURAÇÃO DA POLÍTICA DE
empresas” (BETHLEM, 1981, p. 9).
PRESERVAÇÃO DIGITAL
Assim, ao abordar teóricos que discutem O documento Digital Preservation Policy Tool,
o assunto, Bethlem (1981) entende que a elaborado por integrantes do projeto Electronic
escolha de objetivos e a formulação de políticas Resource Preservation and Access Network
compreendem, administrativamente, uma (ERPANET) do Reino Unido, define o escopo
mesma atividade e que a estratégia estaria, na de uma política de preservação dentro de uma
visão de muitos autores, abrangendo as políticas instituição, explicando que o documento seria o
e objetivos traçados pela empresa. primeiro passo de um programa de preservação a ser
Também nesse sentido de trabalhar os conceitos desenvolvido. Apresenta como principais objetivos
de estratégia e política, Oliveira (2007) esclarece de uma política:
que a estratégia está relacionada com a escolha do [...] fornecer orientação e autorização sobre a preservação
caminho a seguir, considerando o uso dos recursos de materiais digitais e garantir a autenticidade,
empresariais, sejam físicos, humanos e financeiros, confiabilidade e acesso por longo prazo dos mesmos.
com o objetivo de minimizar problemas e maximizar Além disso, uma política deve explicar como a preservação
digital pode atender às principais necessidades de uma
oportunidades. Trata-se de um programa amplo
instituição e estabelecer alguns princípios e regras sobre
que deve ser construído anteriormente às políticas aspectos específicos que, então, estabelecem a base da
empresariais, que podem ser desmembradas implementação (ERPANET, 2003, p. 3, tradução nossa).
conforme a atuação que se pretende delinear e
orientar, tendo em vista o processo de tomada de Grácio (et al., 2020, p. 568-569) acrescenta o papel
decisão. Desse modo, as políticas, para o autor, da política de preservação digital no processo de
“[...] são parâmetros ou orientações que facilitam gestão e acesso aos documentos, esclarecendo que:
a tomada de decisões pelo executivo (isto para A política de preservação digital deve garantir a
qualquer nível dentro da empresa)” (OLIVEIRA, autenticidade dos documentos de arquivo nos ambientes
2007, p. 227). Objetiva estabelecer a forma como de gestão e preservação, condição fundamental para
os objetivos, desafios e metas serão atingidos, garantir a confiabilidade e o acesso aos documentos
refletindo-os e interpretando-os para aplicação disponíveis no ambiente de gestão e nas plataformas de
acesso. Dessa forma, a elaboração e aprovação de uma
em situações reais que ocorrem repetidamente. política de preservação digital é fundamental para definir
Apesar de elaboradas por determinados setores da os objetivos e diretrizes necessários para a implantação
instituição, devem ser respeitadas por todos. dos processos de gestão envolvidos.

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Santos e Flores (2015, p. 209) também evidenciam Friese (2012, p. 17, tradução nossa) explica que: as
a necessidade de planejar a preservação digital “[...] políticas de preservação são uma ferramenta
por longo prazo nas instituições, pois é por meio essencial na preservação digital, contribuindo tanto
do planejamento que será possível visualizar as para o propósito de atribuir segurança quanto
possibilidades de ações e os recursos disponíveis. para fornecer uma referência das atividades de
Dentro do planejamento está incluída a política, preservação desenvolvidas por uma determinada
que, para os autores, “precisam de prioridade instituição”. A autora afirma que a política é
organizacional, [pois] assim, será possível delegar definida em uma instituição para o apoio dos seus
os investimentos necessários para desenvolver a usuários, sejam externos ou internos.
infraestrutura ideal, resultando em um ambiente
confiável para a preservação de documentos digitais Para os usuários internos, a política coloca-se como
em longo prazo”. uma base para a tomada de decisões. Também pode
ser um instrumento de argumentação em situações
A elaboração de políticas de preservação para de cortes financeiros, quando a equipe pode
documentos digitais parte da necessidade de definições recorrer aos padrões mínimos que a instituição
e estratégias. Após sua promulgação são, muitas vezes, se comprometeu publicamente em manter. Já os
objeto de orientação da tomada de decisão e das usuários externos se amparam na política para
ações internas, quando a instituição se depara com estabelecer junto à instituição uma relação de
problemas complexos. Tem como função “viabilizar confiança, pois o documento exprime a segurança
externamente um mecanismo que forneça um método de que os ativos disponíveis permanecerão acessíveis
claramente comunicado para que os serviços e as para utilização por um longo prazo, o que é também
ações de rotina ocorram consistentemente ao longo de uma consideração dos produtores de dados, que
um período de tempo” (DRESSLER, 2017, p. 139, esperam que suas descobertas estejam disponíveis a
tradução nossa). futuros pesquisadores. A autora afirma que manter
uma política de preservação aponta a transparência
Assim, a política de preservação precisa incluir os da instituição nas ações dos arquivos e demais
atores envolvidos e as responsabilidades relativas ao órgãos com relação ao acesso das informações por
trabalho, reconhecer a necessidade de treinamento longo prazo (FRIESE, 2012).
e atualização, considerando aspectos tecnológicos,
além de financeiros, políticos, jurídicos e Diante do exposto, é possível perceber a amplitude
administrativos da instituição, como afirma do conteúdo a ser incluído na política de preservação
Márdero Arellano (2008, p. 177): digital e a responsabilidade da instituição no processo
de seu desenvolvimento. Por isso, buscou-se analisar
Uma política aceitável de preservação digital implica
observar e aplicar procedimentos que podem ser documentos que orientam a construção do instrumento,
inclusive aceitos como estratégias de preservação. conteúdo que será apresentado a seguir.
Entre eles estão os relativos à tecnologia da informação,
mais especificamente no tocante à compatibilidade de
hardware, software e migração dos dados (conversão para
outro formato físico ou digital, emulação tecnológica e
“espelhamento” dos dados), à observação da integridade
do conteúdo intelectual a ser preservado; à análise dos
custos envolvidos no processo; ao desenvolvimento de
uma criteriosa política de seleção do que será preservado
e, intimamente atrelada a isso, a observação das questões
mencionadas sobre direito autoral.

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MATERIAL E MÉTODOS Quadro 1 ‒ Documentos selecionados para análise

documental
Este artigo emprega a pesquisa qualitativa por meio
da técnica de análise documental e da pesquisa Título Autoria
bibliográfica, as quais foram desenvolvidas a partir Developing Policy and InterPARES
da pesquisa e identificação de documentos escritos Procedures for Digital
Preservation
recuperados a partir das seguintes fontes:
Digital preservation policies Beagrie et al. (JISC)
a) leitura da literatura relativa ao tema preservação study

digital; Digital Preservation Policies: The National Archives

Guidance for archives (Reino Unido, Inglaterra
b) identificação e leitura de políticas de preservação e País de Gales)

digital de instituições nacionais e internacionais Digital Preservation Policy Canadian Heritage

Framework: Development Information Network
publicadas e disponibilizados em ambiente web; Guideline (CHIN)

c) verificação de indicações constantes em Digital Preservation Policy ERPANET

Tool
documentos que sintetizam modelos atuais,
Preservation Management Digital Preservation
como as apresentações construídas por Grácio of Digital Materials: The Coalition (DPC)
(2019) e Leija Román ([2019?]). Handbook
Recomendações para Holanda (Arquivo
As buscas foram realizadas nos meses de agosto e elaboração de política de Nacional do Brasil)
setembro de 2020. Para tal, utilizou-se os seguintes preservação digital
parâmetros, a partir do referencial apresentado por Fonte: Dados da pesquisa.
Salvador (1976):
A partir da seleção realizada, pode-se considerar que
a) parâmetro temático – modelos e diretrizes de os documentos orientadores do desenvolvimento
elaboração de políticas de preservação digital; de uma política de preservação digital abrigam
b) parâmetro linguístico – publicações em conteúdo bem estruturado e, embora elaborados
espanhol, inglês e português; em momentos distintos, possuem consistência
entre si e visam detalhar as ações realizadas.
c) principais fontes de consulta – artigos de Os resultados obtidos, juntamente com o referencial
periódicos, livros, apresentações de eventos; teórico estudado, possibilitaram a constituição
do procedimento operacional para a elaboração
d) parâmetro cronológico – não foi definida uma da política de preservação digital, direcionado às
data de corte para os documentos. Instituições de Ensino Superior brasileiras. Para a
Foi realizada a leitura exploratória e seletiva, para elaboração do documento, utilizou-se o modelo
definição do conteúdo que integraria a análise apresentado em Aganette e Teixeira (2017).
completa: denominada como leitura crítica e
reflexiva, segundo Salvador (1976). ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
Entre os principais documentos que orientaram a Os seis documentos analisados têm como propósito
seleção das diretrizes selecionadas para análise das auxiliar o processo de desenvolvimento da política
políticas de preservação digital estão Leija Román de preservação digital, seja apresentando orientações
[2019?] e Grácio (2019). O Quadro 1 apresenta os sobre os procedimentos que a instituição deve
documentos selecionados para análise. adotar para a criação do instrumento, ou oferecendo
orientações sobre o processo de estruturação da
política de preservação digital, com o apontamento
dos tópicos essenciais a serem incluídos.

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 Política de preservação de documentos digitais: análise da estruturação e proposta de um procedimento operacional

Assim, buscou-se estruturá-los no quadro 2 abaixo, ANÁLISE DOS DOCUMENTOS QUE

assinalando os propósitos de cada um. ORIENTAM O DESENVOLVIMENTO DAS
Quadro 2 ‒ Propósito dos documentos analisados POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
Orientações Orientações
Documento analisado
sobre a sobre o Inclui-se, a seguir, um compêndio das estruturas
criação da conteúdo da de orientação ao processo de criação da política
política política
de preservação digital apresentadas. Entre os seis
Developing Policy and documentos analisados, quatro incluem orientações
Procedures for Digital sobre o procedimento de criação das políticas de
X X
Preservation preservação digital. São apresentados os tópicos
INTERPARES (2012)
abordados pelos documentos, conforme organização
Digital preservation por categorias, aqui definidas como as etapas a serem
policies study seguidas para a elaboração do documento, extraídas
Beagrie (et al., 2008), X X
do conteúdo analisado.
JISC
As categorias foram ordenadas quanto à possibilidade
Digital Preservation de execução das ações. Contudo, com isso não
Policy Framework: se determina uma ordem rígida, pois podem ser
Development
Guideline
consideradas diferentes configurações conforme as
X especificidades do processo e as condições oferecidas
McGovern (2017) -
Canadian Heritage por cada instituição. A seguir, apresenta-se as etapas da
Information Network elaboração do documento e a descrição das mesmas,
(CHIN) conforme documentos de orientação da elaboração da
Digital Preservation política de preservação digital.
Policy Tool X
ERPANET (2003) a) definição dos objetivos - Identificar os
Digital Preservation principais objetivos e o que a instituição espera
Handbook obter a partir do desenvolvimento da política
X
Digital Preservation de preservação digital. Para tal, é importante
Coalition (DPC, 2015) manter consistência com as demais políticas e
Recomendações para instrumentos institucionais e práticas adotadas
elaboração de política
(BEAGRIE et al., 2008; INTERPARES, 2012);
de preservação digital
X X
Holanda (2019) - b) instituição do grupo de trabalho - Formação
Arquivo Nacional do
de um grupo interdisciplinar, sob a coordenação
Brasil
de um arquivista ou um profissional especialista
Fonte: Elaborado pelas autoras. na área de preservação digital, para o
A partir dos dados analisados, foram sistematizados desenvolvimento de pesquisas e estudos relativos
os pontos principais correspondentes às orientações ao assunto (HOLANDA, 2019);
sobre o processo de desenvolvimento da política de
preservação digital.

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 Luciana Gonçalves Silva Souza / Elisângela Cristina Aganette

c) revisão das normativas e boas práticas - Realizar e) elaboração da política - Etapa de escrita da
revisão de normativas nacionais e internacionais política, com a definição do conteúdo e requisitos
relacionadas à preservação digital e também ao a incluir no documento. Após definição dos
mapeamento de boas práticas a serem adotadas objetivos, análise das normativas e boas
pela instituição, identificando os pontos principais práticas e compreensão do contexto atual já
e conteúdos a serem considerados no processo se torna possível a definição do conteúdo que
de desenvolvimento da política de preservação integrará a política e os requisitos mínimos
digital (DPC, 2015; INTERPARES, 2012); necessários. Importante manter uma estrutura
d) análise contextual – composta por: acessível que seja útil e de fácil avaliação e
atualização (DPC, 2015; HOLANDA, 2019;
i. estrutura administrativa - Verificar a história INTERPARES, 2012);
administrativa da instituição, mandatos e
filosofia organizacional, missão, estrutura f ) revisão da política com stakeholders -
1

hierárquica e orgânica (INTERPARES, 2012); Apresentar a proposta de política de preservação

ii. recursos humanos e apoio institucional - digital aos stakeholders, para a realização de uma
Considerar, para a elaboração da política, a revisão e incorporação de aspectos, conforme
presença de recursos humanos disponíveis necessidade. Ressalta-se que a participação
e o apoio institucional para implementação dos envolvidos na construção da política é
do documento (BEAGRIE et al., 2008; importante para que já compreendam o impacto
INTERPARES, 2012); das ações em suas atividades (DPC, 2015;
iii. políticas de gestão documental - Identificar e INTERPARES, 2012);
avaliar todos os documentos referentes à gestão g) aprovação da política pela alta administração
documental da instituição, buscando estabelecer - Apresentar a política de preservação digital
relações entre eles e a política de preservação digital. para aprovação pela alta administração da
Compreender obrigações legais, requisitos e restrições instituição. A legitimação do documento por esse
para a produção e gestão dos documentos de arquivo, nível hierárquico demonstrará sua relevância e
incluindo a cultura organizacional (BEAGRIE aferirá maior compromisso com sua implementação.
et al., 2008; DPC, 2015; HOLANDA, 2019; Como normalmente o documento é apresentado
INTERPARES, 2012); a um conselho diretivo, devem ser consultados os
iv. lacunas e pontos fracos existentes - A partir requisitos e formatação necessária para a estruturação
das normativas e boas práticas, identificar as (DPC, 2015; INTERPARES, 2012);
lacunas e pontos fracos a serem explorados
com a implementação da política e ações de h) definição do plano de implementação -
preservação digital (INTERPARES, 2012); Desenvolver um plano de implementação da
v. documentos que serão incluídos - Definir política, para concretização de seu processo de
documentos que serão cobertos pela política aplicação (DPC, 2015).
de preservação digital por meio da análise
Apresenta-se, a seguir, a análise das orientações relativas
do acervo existente e determinar o escopo da
à estruturação da política de preservação digital.
política, avaliando as coleções que necessitam de
preservação e os formatos de arquivos existentes.
(BEAGRIE et al., 2008; HOLANDA, 2019;
INTERPARES, 2012);
1 Termo definido por Santos (2011, p. 12) como “[...] grupos
de pessoas e entidades que afetam e são afetadas pelas atividades
da organização. Abrangem as partes envolvidas e interessadas no
negócio, como acionistas, empregados, fornecedores, clientes

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 Política de preservação de documentos digitais: análise da estruturação e proposta de um procedimento operacional

ANÁLISE DOS DOCUMENTOS QUE vi. importância da preservação digital para a

ORIENTAM A ESTRUTURAÇÃO DAS instituição (BEAGRIE et al., 2008; HOLANDA,
POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL 2019; MCGOVERN, 2017);
Entre os seis documentos analisados, cinco tratam vii. informações sobre o processo de produção dos
da estrutura a ser adotada por uma política de documentos digitais (HOLANDA, 2019);
preservação digital. Cabe ressaltar que os aspectos
aqui apresentados, assim como os referentes ao b) referências e fontes relacionadas - Apresentar
desenvolvimento da política, foram incluídos em as referências utilizadas e as fontes relacionadas à
uma ordem estabelecida a partir dos documentos política e ações de preservação digital:
analisados, contudo cada instituição pode
reorganizá-los conforme melhor representação i. documentos utilizados na elaboração da política
dos conteúdos e necessidade institucional. (BEAGRIE et al., 2008; ERPANET, 2003;
Apresentam-se, a seguir, os aspectos e a descrição HOLANDA, 2019; INTERPARES, 2012;
de cada tópico, conforme orientações apresentadas MCGOVERN, 2017);
pelos documentos analisados. ii. normas, padrões e diretrizes internacionais e nacionais
(ERPANET, 2003; INTERPARES, 2012);
a) princípios e objetivos - Tópico de introdução
do documento que deve incluir: iii. normativas institucionais relacionadas com a política
de preservação digital (BEAGRIE et al., 2008;
i. motivação para o desenvolvimento da política ERPANET, 2003; INTERPARES, 2012);
de preservação digital (BEAGRIE et al., 2008;
ERPANET, 2003); iv. boas práticas e políticas de outras organizações
utilizadas (INTERPARES, 2012;
ii. os princípios orientadores por meio dos quais se MCGOVERN, 2017);
desenvolverá a preservação digital (HOLANDA,
2019), alinhando metas e Motivação para o v. estabelecer conformidade da política com o
desenvolvimento da política de preservação digital Modelo OAIS (MCGOVERN, 2017);
(BEAGRIE et al., 2008; ERPANET, 2003);
c) glossário e definições - Apresentar uma listagem
iii. os princípios orientadores por meio dos quais se
com a definição dos termos específicos utilizados
desenvolverá a preservação digital (HOLANDA,
visando auxiliar na compreensão da política
2019), alinhando metas e objetivos da
(BEAGRIE et al., 2008; INTERPARES, 2012;
instituição e da política de preservação
MCGOVERN, 2017);
digital: confiabilidade, autenticidade, fixidez
(BEAGRIE et al., 2008; MCGOVERN, 2017; d) escopo - A política de preservação digital
INTERPARES, 2012); deve explicitar a qual conteúdo se destina, se a
documentos, coleções específicas ou um acervo
iv. os propósitos da instituição ao desenvolver
geral, e se é aplicada a toda a instituição ou a
a preservação digital (ERPANET, 2003;
alguns órgãos ou áreas em especial (BEAGRIE
HOLANDA, 2019);
et al., 2008; ERPANET, 2003; HOLANDA,
v. o compromisso assumido pela instituição com 2019; INTERPARES, 2012; MCGOVERN, 2017);
a preservação digital (BEAGRIE et al., 2008;
e) acesso e uso - Apresentar parâmetros de
MCGOVERN, 2017);
acesso e uso de coleções baseados em políticas
institucionais de restrições e disponibilização de
recursos (MCGOVERN, 2017);

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f ) responsabilidades - Incluir as j) cooperação com parceiros - Declarar

responsabilidades legais e processuais parcerias com outras instituições, programas
compartilhadas nas ações de preservação digital: e projetos de preservação digital. Em casos
de insustentabilidade financeira das ações de
i. apresentar os stakeholders, declarando setores preservação por parte da instituição, buscar
e cargos, e explicita suas funções no processo parcerias com outras instituições e programas.
de preservação digital (BEAGRIE et al., Definir acordos formais e juridicamente
2008; ERPANET, 2003; HOLANDA, 2019; vinculativos, declarando responsabilidades de
INTERPARES, 2012; MCGOVERN, 2017); cada agente envolvido (BEAGRIE et al., 2008;
MCGOVERN, 2017);
ii. dispor informações sobre as auditorias
e certificações (BEAGRIE et al., 2008; k) orientações sobre a implementação -
MCGOVERN, 2017). Apresentar informações sobre o processo de
implementação da política de preservação
digital, declarando o compromisso que
g) declarar os recursos tecnológicos assumidos
será explicitado em um plano específico
para o desenvolvimento da preservação:
(BEAGRIE et al., 2008; ERPANET, 2003;
MCGOVERN, 2017);
i. descrever sistemas de segurança e preservação
utilizados: repositórios digitais confiáveis l) revisões e controles de versões da política de
(HOLANDA, 2019; MCGOVERN, 2017); preservação digital - Realizar revisões periódicas
do documento, tendo em vista a garantia de
ii. políticas de normalização de formatos, melhorias à ação de preservação digital na
monitoramento e conversão de arquivos instituição. Importante manter o controle das
(HOLANDA, 2019); versões e incluir na versão atualizada:
iii. estratégias que se adéquam ao nível e tipo de
preservação digital adotada pela instituição i. responsável e data da atualização;
(ERPANET, 2003; HOLANDA, 2019;
ii. responsável, data e informações sobre a auditoria
MCGOVERN, 2017).
e avaliação da implementação da política;

h) riscos - A política deve conter informações iii. intervalo de tempo entre as revisões;
sobre o gerenciamento de riscos e as dificuldades iv. data da última revisão da política;
relativas ao desenvolvimento da preservação
digital na instituição (BEAGRIE et al., 2008; v. data da próxima revisão ou vigência da política;
MCGOVERN, 2017);
vi. número da versão da política;
i) recursos financeiros - Incluir informações sobre
vii. se a política foi substituída, data em ocorreu
o enquadramento da preservação digital no plano
a substituição;
orçamentário da instituição e a sustentabilidade
viii. cada política deve se referir às políticas
financeira das ações de preservação digital. Há
que substitui (ou, se tiver sido substituída, fazer
um custo importante na manutenção da política,
referência à versão atualizada) (BEAGRIE et al.,
logo deve ser feita uma análise do custo-benefício
2008; ERPANET, 2003; HOLANDA, 2019;
da preservação digital na instituição (BEAGRIE
INTERPARES, 2012; MCGOVERN, 2017).
et al., 2008; ERPANET, 2003);

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 Política de preservação de documentos digitais: análise da estruturação e proposta de um procedimento operacional

m) mandato - Como elemento de finalização do Descrição das atividades:

documento, indica-se que seja incluído na
política o órgão responsável pela sua instituição 1. Identificação dos objetivos da instituição
(INTERPARES, 2012). Quadro 3 ‒ Atividade 1 de elaboração da política de
preservação digital
A partir dos dados obtidos e da literatura pesquisada,
desenvolveu-se uma proposta de procedimento Seq. Atividade Responsabilidade
operacional direcionado às Instituições de Ensino 1.1 1. Definir importância da Gestor de
Superior que ainda não elaboraram o documento política de preservação de documentos
documentos arquivísticos
e necessitam de um direcionamento para o digitais para a instituição
desenvolvimento do mesmo. Dessa forma, o e os objetivos a serem
procedimento é exibido em formato não acadêmico, alcançados.
tornando possível sua impressão e utilização em Fonte: Elaborado pelos autores.
ambiente organizacional.
2. Proposição de grupo de trabalho para elaboração do
documento
PROCEDIMENTO OPERACIONAL -
DESENVOLVIMENTO, ESTRUTURA Quadro 4 ‒ Atividade 2 de elaboração da política de
preservação digital
E APROVAÇÃO INSTITUCIONAL DA
POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DE Seq. Atividade Responsabilidade

DOCUMENTOS DIGITAIS 2.1 1. Apresentar proposta Gestor de

de elaboração da documentos
Este procedimento apresenta orientações que visam política de preservação
de documentos
auxiliar no desenvolvimento, estrutura e aprovação arquivísticos digitais
da política de preservação de documentos digitais à alta administração
de Instituições de Ensino Superior. da instituição
(convencimento do
Objetivo: desenvolver e estruturar a aprovação reitorado e de outras
instâncias superiores da
institucional da política de preservação de
instituição, como pró-
documentos arquivísticos digitais. reitorias e comissões
internas).
Abrangência: direcionado às Instituições de 2.2 2. Instituir comissão Dirigente máximo da
Ensino Superior brasileiras, podendo ser aplicável de elaboração da instituição ou órgão
em demais instituições produtoras de documentos política de preservação equivalente
arquivísticos digitais. de documentos
arquivísticos digitais na
instituição, observando a
Responsabilidade: atividades desenvolvidas
composição:
devem estar sob a responsabilidade do gestor de a) equipe multidisciplinar;
documentos, dirigente máximo da instituição e b) coordenação de um
comissões de elaboração dos documentos, definidas arquivista ou profissional
especializado no
durante o processo de criação do mesmo. assunto;
c) opcionalmente
contratar assessoria
externa de especialistas
na área de preservação
digital.
Fonte: Elaborado pelos autores.

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3. Identificação das normativas e análise contextual 5. Revisão e adaptação do texto da política de

da organização preservação de documentos arquivísticos digitais
Quadro 5 ‒ Atividade 3 de elaboração da política de Quadro 7 ‒ Atividade 5 de elaboração da política de
preservação digital preservação digital
Seq. Atividade Responsabilidade Seq. Atividade Responsabilidade
3.1 1. Realizar estudos preliminares a partir Comissão de 5.1 1. Apresentar documento Comissão de
de: elaboração elaborado para revisão elaboração
normativas nacionais e internacionais da política de
e apontamentos dos da política de
referentes à preservação digital; preservação
normativas e procedimentos de documentos stakeholders. preservação
desenvolvidos em nível institucional; arquivísticos digitais de documentos
boas práticas de instituições de ensino arquivísticos digitais
superior;
orientações produzidas por organizações
5.2 2. Revisar a política de Stakeholders
dedicadas à preservação digital e preservação de documentos
projetos relacionados. arquivísticos digitais, verificando
sua participação no processo
3.2 2. Analisar o ambiente institucional Comissão de
e a estrutura disponível para o elaboração
e apontando melhorias ou
desenvolvimento das ações em da política de alterações necessárias para
preservação dos documentos preservação adequada implementação do
arquivísticos digitais. Considerar: de documentos proposto.
a) estrutura administrativa atual; arquivísticos digitais
b) apoio institucional; 5.3 3. Incluir alterações apontadas Comissão de
c) recursos humanos existentes para pelos stakeholders na política elaboração
o desenvolvimento das ações de de preservação de documentos da política de
preservação digital; arquivísticos digitais. preservação
d) políticas de gestão documental de documentos
existentes; arquivísticos digitais
e) lacunas e pontos fracos existentes;
f) documentos que devem ser incluídos
nas ações de preservação digital;
Fonte: Elaborado pelos autores.
g) identificação do percurso de cada
coleção digital dentro da instituição; 6. Aprovação da política de preservação de documentos
h) infraestrutura tecnológica e requisitos
de preservação utilizados. arquivísticos digitais
Fonte: Elaborado pelos autores. Quadro 8 ‒ Atividade 6 de elaboração da política de
preservação digital
4. Elaboração da política de preservação digital
Seq. Atividade Responsabilidade
Quadro 6 ‒ Atividade 4 de elaboração da política de 6.1 1. Apresentar documento Comissão de
preservação digital para aprovação pelo elaboração da política
dirigente máximo da de preservação
Seq. Atividade Responsabilidade instituição ou órgão de documentos
equivalente. arquivísticos digitais
4.1 1. Elaborar o texto da política Comissão de
de preservação de documentos elaboração 6.2 2. Aprovar documento. Dirigente máximo da
arquivísticos digitais, considerando os da política de instituição ou órgão
aspectos: preservação
equivalente
a) princípios e objetivos; de documentos
b) referências e fontes relacionadas; arquivísticos digitais Fonte: Elaborado pelos autores.
c) glossário e definições;
d) escopo;
e) acesso e uso; Assim, a proposta apresentada vale-se dos conteúdos
f) responsabilidades;
g) recursos tecnológicos adotados; apresentados nos documentos analisados, que
h) riscos;
i) questões legais;
resultam, em grande parte, de experiências práticas
j) recursos financeiros; das instituições autoras, sendo, portanto, um misto
k) cooperação com parceiros;
l) orientações sobre a implementação; de conhecimentos teóricos e práticos.
m) revisões e controles de versões da
política de preservação digital;
n) mandato.
Incluir, conforme especificidades da
instituição, outros aspectos essenciais
às suas necessidades.

Fonte: Elaborado pelos autores.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS Além disso, deve considerar as demais políticas,

O processo de elaboração de uma política de normativas e procedimentos definidos no âmbito
preservação digital, assim como de qualquer outro da instituição que a abriga, sendo necessária
instrumento relativo à atividade, não é um exercício uma análise preliminar de todos os conteúdos
trivial. A pesquisa de documentos orientadores relacionados para a conformidade entre as
possibilitou compreender o quanto instituições de normativas externas e internas.
referência e iniciativas públicas e privadas de nível Diante do exposto, já pode ser perceptível uma
mundial vêm despendendo esforços nesse sentido. das atribuições necessárias à equipe que realizará a
A coletânea de seis documentos referenciais tarefa de elaborar a política de preservação digital:
elaborados nas décadas de 2000 e 2010 aponta para pesquisar e sistematizar as normativas relativas ao
uma necessidade latente, a de oficialização da prática, assunto. Integrado a isso, a equipe deve ter domínio
ressaltando a necessidade de ser institucionalizada dos conhecimentos essenciais relacionados à
como uma política de alto nível, definida em nível arquivologia, informática, direito, diplomática,
estratégico, mas com reconhecíveis influências em gestão e, sobretudo, conhecer e compreender as
grande parte dos setores que integram a instituição. necessidades da instituição, de forma a contemplá-
las no documento, considerando todos os
Nesse sentido, é essencial que todo o procedimento aspectos colocados. Logo, torna-se essencial que
realizado esteja amparado pela alta administração, esta elaboração seja realizada por uma equipe
sendo o apoio institucional ao processo o elemento multidisciplinar, que tenha como integrantes, se
principal para o desenvolvimento das ações, incluindo necessário, especialistas externos à instituição, por
a proposição da política e a implementação de seu meio de contratação temporária.
conteúdo. Por isso todos os documentos produzidos,
desde a composição da equipe multidisciplinar A respeito de contribuições externas cabe ressaltar
que estruturará a política de preservação digital, a importância da contribuição da análise de boas
até a institucionalização do documento, devem ser práticas em preservação digital para a construção
firmados pelo dirigente máximo da instituição, ou da política de preservação. Diante de um cenário
órgão colegiado equivalente. ainda pouco representativo de instituições que
implantaram uma política de preservação digital
Manifesta-se, também, o papel fundamental do pode-se supor que o investimento necessário
estabelecimento de responsabilidades, que devem para tal é um dos grandes dificultadores desse
ser definidas na política. Apesar de tratar-se de um desenvolvimento. As instituições que se colocaram
documento normativo, no qual não cabe explicitar como pioneiras nesse sentido têm compartilhado
e nomear atribuições, precisa contar com uma importantes experiências com suas ações e também
clara indicação dos compromissos que cada órgão projetos de preservação digital como o Interpares,
passa a assumir com a implantação do serviço de SCAPE e JISC e apresentam relatos muito
preservação digital. enriquecedores sobre as práticas desenvolvidas.
A percepção de boas práticas e experiências obtidas
Uma consideração que esteve presente em todos durante o processo de construção e implementação
os modelos analisados foi a contextualização da de políticas e práticas de preservação enriquece
política elaborada e sua vinculação a normativas muito a construção de conhecimentos e possibilita
externas e internas à instituição. Para a elaboração da a identificação de obstáculos já superados.
política de preservação digital todos os documentos
normativos devem ser considerados e a política
não pode destoar das definições estabelecidas.

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 Luciana Gonçalves Silva Souza / Elisângela Cristina Aganette

Assim, a política de preservação digital se coloca ERPANET. Digital preservation policy tool. Information Society
Technologies, [s.l.], Sept. 2003. Disponível em: https://www.erpanet.org/
como um elemento essencial, que precisa ser guidance/docs/ERPANETPolicyTool.pdf. Acesso em: 27 nov. 2019.
atualizado frequentemente e corresponder às
necessidades e possibilidades institucionais. FRIESE, Y. How to develop a preservation policy: guidelines from
the nestor working group. IASSIST Quarterly, Fall/Winter, 2012.
Buscou-se, com este artigo, apresentar de forma
detalhada os elementos constituintes do documento, GRÁCIO, J. C. A. Políticas de preservação digital: modelos e
visando esclarecer e impulsionar a construção do elementos. In: CONFERÊNCIA INTERNACIONAL SOBRE
BIBLIOTECAS E REPOSITÓRIOS DIGITAIS DA AMÉRICA
mesmo nas instituições produtoras de conteúdos LATINA: BIREDIAL-ISTEC, 9., 2019, São Paulo. Anais [...]. São
digitais que ainda não o possuem. Paulo, 2019.

GRÁCIO, J. C. A. et al. Modelo para elaboração de políticas de

preservação digital de documentos de arquivo por instituições
de ensino superior: o caso da Unesp. Revista Eletrônica de
REFERÊNCIAS Comunicação, Informação e Inovação em Saúde, Rio de Janeiro, v. 14,
n. 3, p. 563-579, jul./set. 2020. DOI: https://doi.org/10.29397/
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construção baseada na teoria e na prática. In: ENCONTRO GRÁCIO, J. C. A. Preservação digital na gestão da informação: um
NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA modelo processual para as instituições de ensino superior. 2011.
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