ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL

INDICE 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 2 2. ESQUEMA DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL ................................................................................... 2 3. ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO........................................................................................... 2 4. EL PRESUPUESTO DE INVERSIONES .................................................................................................. 4 5. PRESUPUESTO FINANCIERO ............................................................................................................. 5       Fuentes de financiamiento ........................................................................................................... 5 Las fuentes internas .................................................................................................................. 5 Las fuentes externas ................................................................................................................. 5 Activo Circulante o Capital de Trabajo.................................................................................... 5 Presupuesto de Gastos ............................................................................................................ 6 Fijación de los precios de venta .................................................................................................. 6 6. BALANCE GENERAL PROYECTADO .................................................................................................... 8 7. CONTROL PRESUPUESTARIO ............................................................................................................ 8 8. CONTROL DE GESTIÓN...................................................................................................................... 9 El control de gestión del área comercial......................................................................................... 9 9. 10. PRESUPUESTO EN BASE CERO .......................................................................................................... 9 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 10 1 ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL 1. INTRODUCCIÓN El presupuesto de una empresa es un plan que recoge todas las operaciones y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado en términos monetarios. Queramos o no, el presupuesto de una empresa es algo a tener muy en cuenta a la hora de realizar cualquier acción. Marcar un presupuesto es adelantarse al futuro para evitar contratiempos o problemas. 2. ESQUEMA DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL 3. ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO El resultado final de los ingresos y costos operativos como las ventas, costo de ventas, costos de operación, costos financieros, etc. se resumen en el estado de resultados. Información necesaria La información necesaria para determinar el estado de resultados, es siguiente:   Ingresos proyectados. Costos y gastos proyectados. 2 La fórmula para determinar el resultado del período es la siguiente: Por ejemplo, si "DON COCO" cuenta con la siguiente información: 1. Ingresos proyectados:  Ventas 2. Costos y gastos proyectados:         Costo variable de ventas Costo variable de administración Costo variable de comercialización Costo fijo de fabricación Costo fijo de administración Costo fijo de comercialización Pérdida en cuentas incobrables Costos financieros Por lo cual, el estado de resultados proyectado para el período que termina el 31 de diciembre de 2002 es el siguiente: 3 4. EL PRESUPUESTO DE INVERSIONES El presupuesto de inversiones considera aquellos movimientos contables y financieros de corto y largo plazo, que se producirán en la empresa como resultado de un programa de inversiones. Se enfocan principalmente en la compra de activos fijos. Las inversiones responden a decisiones de largo plazo, en base a un planeamiento estratégico que requiere estudios especiales. Estas inversiones son necesarias para : Mantener y conservar la capacidad de producción Preservar o mejorar el rendimiento de los activos Expandir las operaciones, si la demanda lo permite.  Gastos de inversión. Entendemos por gastos de inversión la adquisición de activos (más todos los gastos necesarios para su puesta en marcha) que forman parte, generalmente la más importante, de la estructura económica fija y que tiene como misión la producción, o ayudar a la misma, de bienes o servicios. Su horizonte temporal es el largo plazo, por tanto amortizables o recuperables con la venta de dichos bienes y/o servicios.  Necesidades netas de fondo de maniobra. A esta partida le dedicamos el apartado anterior, por lo que nos remitimos a él en cuanto a su consideración.  Amortizaciones financieras. Entendemos por amortización financiera la devolución parcial o total del pasivo de la empresa. Es una partida típica en el Presupuesto de Capital sobre todo en lo referente a la devolución de los capitales ajenos, pues es inusual la amortización financiera de los capitales propios. Son partidas que por su carácter influyen decisivamente en la tesorería de las empresas en ciertos momentos, hasta el punto de que a veces se hace necesario recurrir a nuevos créditos a medio y largo plazo para poder hacer frente a ellas.  Inversiones financieras y especulativas. - Inversiones Financieras. Por definición son las inversiones realizadas en activos financieros con una perspectiva superior al año. Constituyen derechos a favor de las empresas y se realizan con la finalidad de colocar excedentes financieros o de consolidarse económica y financieramente. Incluiremos dentro de esta partida a aquellas aplicaciones financieras que no corresponden al tráfico normal de la empresa y con un plazo de realización superior a un año. Entre ellas las más destacables son las siguientes: Inversión en valores negociables tales como acciones, obligaciones y títulos gestionados en el mercado de capitales, préstamos y créditos concedidos a terceros y al personal a largo plazo, créditos por enajenación de inmovilizado e imposiciones a plazo fijo, fianzas y depósitos constituidos a largo plazo. - Inversiones Especulativas. El espíritu empresarial, visto en su sentido amplio, lleva con cierta frecuencia a mantener una cierta propensión al aprovechamiento de las oportunidades de inversión con perspectivas de obtención de unos beneficios “atípicos” que les ofrece el mercado (hemos de reconocer que dada la creciente competitividad, las actividades “atípicas” tienden, en 4 algunas empresas y sectores, a tener una presencia cada vez mayor en su gestión). Estas oportunidades no tienen por qué estar relacionadas con el tráfico habitual de la empresa, sino que por el contrario pueden enmarcarse en contextos muy distintos, en otros sectores de actividad, etc.; si bien es muy frecuente que sean de carácter financiero como las vistas anteriormente. 5. PRESUPUESTO FINANCIERO El presupuesto financiero se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los medios esenciales que deben calcularse, como el costo de la realización, el costo del tiempo y el costo de adquirir nuevos recursos. Comúnmente la factibilidad es la parte más importante, ya que con ella se resuelven otras insuficiencias de otros recursos. Lo anterior, es lo más duro de alcanzar y se necesitan de acciones adicionales cuando no se tienen. Comprende el análisis de la inversión, la proyección de los ingresos y gastos y la forma de financiamiento. En este trabajo las personas que deseen empezar un negocio deben tener en cuenta que esta será, su mayor fuente de información.  Fuentes de financiamiento Los recursos financieros son los más escasos en la actividad empresarial, razón por la cual se deben tomar las decisiones correctas a la hora de evaluar las posibles fuentes de financiamiento de la actividad.  Margen de ganancia: el Margen de Ganancia es la utilidad que se obtiene en una operación de tipo comercial. Existen dos tipos de fuentes a evaluar:  Las fuentes internas Son todas aquellas que están más a la mano del empresario y por lo general son las más baratas a la hora de evaluar su costo financiero.  Las fuentes externas Estas por lo general requieren de cumplir con requisitos más estratos de garantía real o firma solidaria y al evaluar su costo es más alto. A continuación, se detallan los pasos básicos necesarios para presupuestar el inicio de una empresa  Activo Circulante o Capital de Trabajo Se refieren a los costos de los materiales en insumos, mano de obra, transporte, alquileres, pago de servicios, empaque, promoción, inventario de materias primas, inventario de productos en 5 proceso, inventario de productos terminados y en tránsito, créditos o cuentas por cobrar a clientes, inventario de repuestos y herramientas. Calculo de costos y gastos:  Presupuesto de Gastos Los gastos deberán dividirse en los siguientes rubros: costo primo, gastos de fabricación, gastos de administración y ventas y gastos financieros.  Costo primo Es el costo de aquellos insumos que se incorporan al producto terminado en forma directa, tales como las materias primas, otros materiales directos, mano de obra directa.  Gastos de fabricación Aquí se incluyen la mano de obra indirecta, servicios como electricidad, teléfono, agua, combustible, repuestos, mantenimiento, depreciación de instalaciones, maquinaria y equipo, amortización de activos diferidos, impuestos directos (propiedad) e indirectos (como el de ventas que se paga por los insumos) y otros gastos de fabricación.  Gastos de administración y ventas Son parte de este rubro las remuneraciones del personal de Administración y Ventas que se refieren a los sueldos, salarios y prestaciones sociales. También se incluye una estimación mensual para teléfonos, teles, fax, correo, la depreciación que se carga aquí solo es sobre las instalaciones y equipos que se utilizan para la venta de los productos. En los gastos de administración y venta se incluyen gastos como seguros, gastos de oficina, gastos generales, viáticos, comisiones sobre ventas, promoción y publicidad.  Gastos financieros Son los intereses a ser pagados por los préstamos previstos, según plazos concedidos y las tasas de interés vigentes para el momento de la formulación del proyecto. Para los efectos del cálculo se debe tener cuidado, en cargar o diferir el pago de los intereses causados durante los años de gracia, lo cual depende de las características del financiamiento. Lo importante en el proceso de la venta no es que el Margen sea alto o bajo por sí mismo, sino que no impida la posibilidad de que el producto o servicio se vendan.  Fijación de los precios de venta Fijación del precio de venta del precio de venta. Para este paso es necesario tener definida una estrategia de precios tomando en cuenta:  Según los precios de la competencia en el mercado 6        Según al tipo de cliente que se quiere llegar Según la versión del producto o la novedad Según la especialización del producto Según la ubicación de la empresa o negocio Según el volumen de compra del cliente Según la época en que se está vendiendo el producto Según el costo del producto más un margen de contribución o ganancia bruta que permita cubrir gastos. Cálculo de los márgenes de ganancia en la distribución Un Margen de Ganancia es la utilidad que se obtiene en una operación de tipo comercial, cuando una empresa o persona realiza un intercambio comercial de un bien tangible o servicio y lo cobra a su comprador. Es por ello que conviene recordar que la prueba final para cualquier decisión sobre los precios, y por ende los márgenes, está representada por el mercado de clientes y que sean cuales fueran las indicaciones de las fórmulas o técnicas utilizadas para los cálculos, la decisión será siempre errónea si los compradores o decisores de la compra en los artículos o servicios no están dispuestos a pagar las suma que se reclama por ellos. Origen del Margen de Ganancia En términos sencillos, el Margen de Ganancia para una empresa o persona representa la diferencia existente entre el valor monetario en que ésta incurre al fabricar o adquirir un producto o servicio y el que recibe cuando lo vende a un tercero. El margen de ganancia en las operaciones de distribución se denomina en la práctica Margen de contribución Bruto, porque de esa cantidad todavía hay necesidad de deducir algunos gastos operativos y cubrir los impuestos generados por las actividades comerciales, obteniendo al final un beneficio denominado Margen de Ganancia Neto. Todas las operaciones y cálculos de venta se realizan sobre la base de que la utilidad pretendida por la empresa es bruta y por tanto sujeta a las deducciones mencionadas. Factores determinantes en los Márgenes En realidad, no todos los productos tendrán un mismo tipo de margen en la empresa, ya sea en la cantidad o en el porcentaje. Ello dependerá de factores tales como:       Competitividad del sector Calidad del producto Novedad del bien Segmento al que va dirigido Objetivos pretendidos Grado de diferenciación del producto 7 6. BALANCE GENERAL PROYECTADO Es la situación económico financiera proyectada para fin de gestión. Información requerida.    Saldos a inicio de período de las distintas cuentas, es decir el balance general a inicio de período. Aumentos proyectados de las distintas cuentas del balance. Disminuciones proyectadas de las distintas cuentas del balance. La fórmula para determinar el saldo de cada cuenta del balance general, es la siguiente: Por ejemplo, el balance general proyectado al 31 de diciembre de 2002 es el siguiente: 7. CONTROL PRESUPUESTARIO El control presupuestario es un conjunto de procedimientos y recursos que, usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo, además el control de presupuesto permite que las actividades de la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un período de tiempo determinado. Éstos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que 8 se vean alterados durante el período presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. • Aprobación del gasto. • Compromiso del gasto. • Reconocimiento de la obligación. • Ordenación del pago. • Pago de material. La Evaluación Presupuestaria Institucional tiene los siguientes fines: Etapas de la evaluación presupuestaria: Primera etapa: "Análisis de la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia". Segunda etapa: "Identificación de los problemas presentados". Tercera etapa: "Determinación de las medidas correctivas internas y formulación de sugerencia los Sistemas Administrativos”. 8. CONTROL DE GESTIÓN La función comercial es considerada, en términos funcionales, como la última etapa de la cadena de producción, que comienza con la contratación de recursos materiales y humanos, continúa con la transformación de dichos recursos en productos y servicios y finaliza con la colocación de estos en el mercado. Con base en lo anterior, se podría decir que los resultados obtenidos por la empresa en gran parte están supeditados a los obtenidos en el área comercial, debido a que cuando se completa el ciclo es cuando verdaderamente se miden y concretan los mismos. El control de gestión del área comercial Para todo modelo de control estático, es decir, referido a un mismo periodo, se crea una ecuación de control para medir las posibles desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidad. En esta aplicación se deben sintetizar las funciones directivas de diseño futuro de la empresa, coordinación de medios humanos, materiales y financieros y toma de decisiones correctoras sobre los objetivos fijados o sobre las personas implicadas en la realidad producida. 9. PRESUPUESTO EN BASE CERO Es un proceso presupuestario aplicado en la gestión empresarial publicado por Peter A. Pyhrr en 1970, en la empresa Texas Instruments Inc. Es un proceso que exige a los gestores justificar 9 detalladamente la totalidad de las partidas presupuestarias y su importe, identificando las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados en función de su prioridad. Es un proceso de elaboración de presupuestos con el que se identifican los paquetes de decisión y se clasifican según su orden de importancia mediante un análisis de costo-beneficio. Se establecen programas, metas y objetivos para la toma de decisiones relativas a las políticas básicas de la organización, ya sea en empresas públicas o privadas. Los presupuestos en base cero generan dos problemas: 1. Necesidad de mucho tiempo de elaboración. 2. Genera un clima de desconfianza. Los presupuestos en base cero aportan: 1. 2. 3. 4. Mayor participación. Identificación continúa de los centros de gasto. Permite optimizar los costes. Evita extrapolaciones injustificadas de gasto. El presupuesto en base cero se desarrolla siguiendo las sucesivas etapas: 1. Definir la unidad de decisión, nivel institucional responsable de la ejecución de las actividades o funciones, que puede evaluar por sí mismo la evolución de estas, su costo y beneficio, así como someter a consideración superior la necesidad de iniciar nuevos programas de acción. 2. Determinación de los objetivos a conseguir por cada unidad de decisión. Entre estos se destacan la reducción de gastos, la optimización de la función costo-rendimiento y la correcta asignación de los recursos a los diferentes centros. 3. Formulación y clasificación de los paquetes de decisión, elemento fundamental de los presupuestos en base cero y radica en la identificación de una actividad, evaluar los costos y beneficios de aplicarla en distintos niveles. En esta etapa se evalúan las distintas alternativas para cumplir el mismo objetivo, especificar el porqué de no utilizarlas y las consecuencias de no realizarlas. Todo con el objetivo de presentar todos los elementos necesarios para tomar una decisión con respecto a la conveniencia de incluir una determinada actividad en el presupuesto. Se analizar detalladamente las distintas actividades, incluidas en los programas. 4. Establecer un orden de prioridades entre los paquetes de decisión, decidiendo cual aplicar. 5. Elaborar un adecuado mecanismo de control de gestión de la ejecución presupuestaria, incluyendo un control estricto sobre las actividades contenidas en el presupuesto. 10. BIBLIOGRAFÍA   Welsch, G y Milton, R (1990) Presupuestos, Planificación y Control de Utilidades (5ta edición) Prentice-Hall: México. Besley, S y Brigham, E (2 edición) McGraw-Hill: México 10