Site Security

Security Training Module for NGOs

Produced for the OFDA/InterAction PVO Security Task Force 

By Jan Davis, RedR 
drawing on documentation produced by Aline Curran, Jane Swan and  Steve Penny 

July 1998
Site Security

Contents
Goal  4 
Learning Objectives  4 
Key Learning Points  4 

1.0 Introduction  4 

2.0 General site security  5 
2.1 Site selection  5 
2.2 Physical boundaries  6 
Perimeter security  7 
Guards  8 
2.3 Procedural boundaries  8 
2.4 Security alarms  9 
2.5 Security lighting  10 
2.6 Shelters and allied passive security measures  10 
Safe haven  10 
Building protection  10 
Shelters  11 

3.0 Residential security  11 
3.1 Residence location  12 
Access  12 
Vehicle parking  12 
Cluster housing  13 
3.2 Type of residence  13 
Apartments  13 
Building modifications  13 
3.3  Moving in  14 
3.4 Domestic staff  14 

4.0 Office security  15 
4.1 Office location  15 
4.2 Type of office  16 
Multi­tenant vs single­tenant buildings  16 
Building structure  18 
Perimeter security  19 
Alarms  19 
4.3 Office security survey  19 
4.4 Office security management  19 
Visitor access control and employee identification  20 
Unauthorized entry  21 
Security of documents and cash  22 
Front line security  22 
4.5 Bomb threats  24 
Parcel bombs  24 
Telephoned threats  25 
4.6 Personal staff details  27 

5.0 Warehouse security  27

2
 Site Security

6.0 Service distribution point security  27 
6.1 Refugee camps  28 
6.2 Food distribution sites  28 
6.3 Health care centers  28 

7.0 Crowds and mobs  28 

7.1  Crowd control  29 

Appendices  29 

Office security survey  30 

Glossary of terms  39 

Bibliography  39

3 
Site Security

Module Site security

Goal
To enhance the security of residential and work environments so that operational objectives 
can be achieved with minimal loss and damage to material or injury to personnel.

Learning Objectives

On completion of this module participants will be able to: 

·  Identify a general approach to site security. 
·  Assess the suitability of sites from a security point of view. 
·  Identify potential threats to residency and workplace sites. 
·  Recommend and make changes to improve site security. 
·  Manage the security of different sites.

Key Learning Points

The security of a site is related to the profile of an agency ­ its program aims and activities, 

visibility, assets and the behavior of agency personnel. 

A site and its affiliations (political, ethnic, religious, factional, etc) can influence how an agency 
is perceived which, in turn, affects levels of risk. 

Site security is maintained through a series of physical and procedural boundaries. 

Site security measures can be taken which do not necessarily compromise an agency’s 
acceptance by parties within an operational area. 

Effective site security requires agency managers to arrange training for staff in security 
procedures and to implement and maintain those procedures in practice. 

Circumstances change and site security must be regularly reassessed and revised according to 
the changes.

1.0 Introduction

In considering measures related to site security outlined in this module it is crucial to select sites and 
implement measures in relation to the overall security approach that an agency has decided to take. 
(See “Security Strategies” module). It may be counter productive, for example, to be screened behind 
high walls and steel security gates if the agency’s strategy is to work for widespread acceptance of its 
presence and activities through transparency and open dialogue. Judgments will need to be made on 
the impact of such a strategy if it is decided to move towards forms of protection, even if limited,  such 
as the locking of stores at night or the employment of guards. Precautions against simple thieving are 
acceptable in many societies but they may also give unintentional contradictory signals.

4
 Site Security

The extent to which a ‘security measure’ impacts on an agency’s profile and, therefore, on the strategy 
it is aiming to follow must be kept in clear focus when assessing sites for accommodation and work, 
and when taking steps to enhance ‘site security’. 

This module will cover security at a variety of sites: residence, office, warehouse, and service 
distribution points. There are general principles of site selection and management which can be 
applied to all sites and these are covered in section 2.0 General site security. Additional site­specific 
issues are outlined in relevant sections.

2.0 General site security

The desirability of a site for targeting may be reduced by lowering the profile of the agency, limiting or 
lowering the profile of assets, and by fostering good relationships. Vulnerability may be reduced by 
making access more difficult through the establishment and enforcement of procedures, the 
strengthening of physical boundaries and equipment, and the use of guards and guard dogs. There 
will be a compromise between heightening physical security and maintaining a low profile.

2.1 Site selection

Site selection should be based on the agency’s security strategy.  Factors to consider include the 
neighborhood, affiliations related to the site, accessibility, susceptibility to hazards and the nature and 
suitability of the physical space. The extent to which access in and out of the site is controlled will 
influence how you are perceived. A more fortress­like site, for example, may not contribute to an 
image of ready access and open relationships. 

It is useful to observe what security measures the local community take: barred windows, security 
fences, exterior lighting, guards and guard dogs. Extensive precautions may indicate either a high 
level of security awareness or a high crime rate and the reason needs to be investigated. Note what 
security measures are commonly accepted and, therefore, will not look out of place if implemented by 
the agency. Norms for local counterparts might provide a good guide or minimum standards. 

Site location should also take into account the risks associated with travel between residence, agency 
office and work sites. For various reasons it will normally be desirable to limit travel distance and time 
by choosing locations close to each other. Exceptions to this might be when working in insecure areas 
during the day and returning to living accommodation in safer areas at night. Under varying 
circumstances it may sometimes be better to stay put than to risk travel. It will be necessary to find a 
balance between travel and site associated risks. 

Once selected, it is important to continually assess and re­evaluate the suitability of a particular site in 
the context of changing circumstances.

Example

A medical agency providing support in a conflict zone might choose to both live and work in a local
hospital to provide an efficient service and, perhaps, to show solidarity with those directly affected. Security
of staff will depend on a number of considerations including their acceptance by all parties to the conflict
which, in turn, will be influenced by the perceived neutrality and impartiality of the agency and the hospital.
Various factors and circumstances such as night-time violence, intensity and proximity of the conflict,

5 
Site Security

unpredictability of individual combatants, and so on, may dictate how safe it is to stay overnight or use the
hospital as a working base. The level of risk associated with the site and, therefore, the security measures
taken are likely to vary over time.

Be aware, therefore, that it may be necessary to change the location of where you live or work 
depending on the security situation at the time and the security strategy adopted by the agency.

Site evaluation checklist

·  Neighborhood: level of crime (statistics); proximity to potential targets; proximity to clandestine 
hideouts; proximity to safe havens, proximity to politically or military significant buildings. 
·  Affiliations: the predominant group of people in the area (ethnicity, religion, class, political faction); 
landlord, past tenants, immediate neighbors and their affiliations. 
·  Accessibility: single/multiple route access; road condition; surfaced/unsurfaced; wide or narrow; 
one­way or two­way traffic (two­way is preferable); ease of access or egress from the site; density of 
traffic and parked vehicles; local transport. Dense vehicle and pedestrian traffic helps criminals or 
those surveying a site to maintain anonymity. 
·  Services: water and electricity. 
·  Lighting to illuminate the site and surroundings. 
·  Trees and vegetation that might provide cover for intruders. 
·  Susceptibility to hazards: fire, flood, landslide, strong winds. 
·  Physical space: single vs multi­tenant, enough space to accommodate needs (vehicles, fuel, 
equipment, relief materials). 
·  Physical structures: type, quality, condition and strength of buildings, perimeters, access points. 
·  Multiple physical boundaries.

Physical and procedural boundaries

Access to a site is controlled through a series of physical and procedural boundaries, or layers. Each 
boundary is a stage through which any would­be intruder must pass to gain access. They may be 
physical (a wall), physical and psychological (a low perimeter hedge), or procedural (security checks), 
or a combination of these. Keep in mind these different barriers when evaluating sites. Clearly defined 
perimeters, if only a low hedge or simple fence, have a role to play even if they are not physically 
going to keep intruders out. Ideally, look to establish a series of boundaries, or multiple layers (such as 
an outer perimeter wall, gatekeeper, outer wall of building with barred windows, receptionist, inner 
office) which will provide several lines of defense against potential intruders.

2.2 Physical boundaries

The physical boundary checklist can be used when selecting a site or when evaluating an existing site.

6
 Site Security

Physical boundary checklist

·  Well defined perimeter to mark the extent of the property. 
·  Quality and strength of walls and fences. 
·  Multiple layers. 
·  Quality and strength of walls, roof, doors and windows. 
·  Number and location of windows, doors and gates. Two access points are generally advisable. 
·  Visibility around the site: clear lines of sight, space free of obstacles, lighting. 
·  Potential safe havens within the site: inner room with strong door, basement, access to the roof. 
·  Potential for modifications and the ease with which they can be made: stronger perimeter and 
gates, lighting, clearance of obstacles, blast walls, bomb shelters, etc

Perimeter security 

The outer perimeter is usually the property line marking the extent of the site. The inner perimeter is 
usually the exterior of the buildings within the site ­ office, store or residence.  A visible outer 
perimeter is recommended even if it is only a low hedge. The outer perimeter has a psychological and 
legal significance since any unauthorized person crossing the perimeter becomes an intruder. 

Outer perimeter barriers include: 

·  Natural vegetation/hedges: marks the property line but only useful as a deterrent if thick and/or 
thorny.  Established thorn bush fences can provide effective barriers. 
·  Picket and chain link fences: offers a view beyond the perimeter and does not provide intruder 
cover. 
·  Solid fences: wooden fences can be breached relatively easily and provide cover for intruders. 
·  Solid block, stone or brick walls: relatively difficult to breach; limits the view out of the site; provides 
potential cover for intruders. 

A perimeter barrier is only as strong as the gate and gate posts. Therefore, to be effective, the gate 
must complement the type of barrier. For example, a solid wooden or metal gate is suitable for a solid 
fence or wall, assuming the gate is well supported and has an appropriate lock. 

Consider having an emergency exit, or weakened wall to drive through, as an escape route through 
the rear of the property. 

Inner perimeter barriers can comprise: 

·  Grilles over windows and other openings of significance made up of solid steel bars spaced 150mm 
(6 inches) apart and supported by horizontal bars to give sufficient rigidity. Bars should be 
embedded up to 75mm (3 inches) into the walls or frames on either side of openings. Alternatively, 
bars can be bent and passed through the wall and secured internally. Sufficient grilles should be 
hinged and provided with an emergency release to provide adequate fire exits. 
·  Grilles can also be installed behind doors to reinforce the door or provide extra security if the door 
is weak. 
·  Primary locks: the main lock on a door with handles. 
·  Auxiliary locks: usually deadbolts without handles.

7 
Site Security

Adequate fire alarms and exits should be provided in a building protected by grilles and locked doors. 
Keep strict control of keys on all exterior locks (see Checklist for keys in section 2.2). Do not hide keys 
outside the house. Burglars know to look under the mat or plant pot. 

Guards 

Guards provide both a physical and procedural boundary. They require a clearly defined area in which 
to operate and appropriate equipment: flashlights, whistles, batteries, boots, raincoats, distinctive 
clothing, and shelter. They should be trained to follow defined security procedures encompassing 
incident response and reporting. Due care and attention should be paid to the conditions under 
which guards and guard dogs work. Not only is this for clear welfare reasons but also to foster loyalty 
and maintain efficiency.

2.3 Procedural boundaries

Physical boundaries are complemented by procedures which establish security conscious patterns of 
behavior. Procedures determine who should have access to what, when and under what 
circumstances. Access to vulnerable points should be restricted through clear standard operating 
procedures (SOPs). SOPs may need to be modified as tension, or risks, increase or decrease. Access to 
keys, confidential or sensitive information (on computers or in hard copy files), cash, and security 
significant personnel (storekeepers, senior managers) may need to be carefully controlled.

Checklist for vulnerable points

·  Who and what may be vulnerable and why? 
·  Who needs access and how do they achieve access? 
·  Who else might want access and for what reasons? 
·  How might unauthorized access be gained? 
·  What are the vulnerable aspects of the agency’s organizational style or security strategy which 
might permit unauthorized access? 
·  How might unauthorized access be made more difficult?

Checklist for keys

·  Who has access to keys, when and what for? 
·  How and where are keys kept? 
·  Where are copies kept? 
·  Could the unauthorized copying of keys take place? 
·  What happens when a key is lost or goes missing?

8 
 Site Security

Procedural boundaries also encompass informal arrangements between personnel. They include: 

·  Keeping each other informed (e.g. expected time of return from the store). 
·  Looking out for and checking on each other. 
·  Radio checks and the responsible use of a radio network. 
·  Accompanying each other on site inspections (e.g. night­time checks). 
·  Checking the guard(s) (e.g. on duty, awake, in trouble). 
·  Checking on windows, doors, locks. 
·  Discussing and preparing behavior in an emergency. 
·  Looking out for and acting upon suspicious behavior. 

Record keeping is an important security procedure, both formal and informal (security awareness): 

·  Inventory controls at warehouses, stores, and distribution sites enable checks to be made on 
equipment and materials. 
·  Visitor records can aid in incident investigations and the signing someone in and out of a site 
establishes a psychological boundary. 
·  Records of who delivered what and when can help track the movements of personnel, equipment 
and material. 
·  Awareness of the presence of people: anyone who is not normally present or acts suspiciously. 
·  Awareness of the presence of objects: maintain a tidy site to make it easier to spot anything out of 
the ordinary. Arrange furniture to give a good view of the site. 

It is also important to maintain a record of security related incidents ­ from petty crime to threats  to 

employees. These should be reviewed and shared, where appropriate, with others whose security may 
be similarly at risk. A reciprocal arrangement should allow you to share others records of incidents.

2.4 Security alarms

Security alarms have various functions: 
1.  Detection of an intruder. 
2.  Reporting of the intrusion. 
3.  Creation of discomfort (loud high pitched sound) for the intruder. 

Desirable features of an alarm system: 
·  Operation on the local electricity supply with rechargeable battery back­up. 
·  Time delay to allow for arming and disarming without activating the system. 
·  Manual activation of the alarm by means of fixed or mobile panic switches. Panic switches can be 
positioned for the use of guards, office staff, storekeepers, etc. 
·  Easy to install and maintain. 

A fire alarm installed in a building should have a distinctly different sound to a security alarm and 
occupants should know the difference through having practiced intruder and fire drills.

9 
Site Security

2.5 Security lighting

Exterior security lighting has two functions: 
·  To deter intruders. 
·  Aid observation. 

Exterior lighting can be an important deterrent against intruders. Install a standby generator where 
power failures are commonplace. In locations where there is no mains electricity supply it can be well 
worth installing and running a night­time generator to provide security lighting. 

Security lighting may comprise standard outside lighting for normal illumination enhanced by 
floodlights connected to the alarm system which come on automatically when the intruder alarm is 
activated. A manual switch should allow for independent switching of the floodlights.

2.6 Shelters and allied passive security measures

Safe haven 
In locations where there is a possibility of forced entries and direct assaults on staff it may be 
expedient to make provision for a safe haven within a residence or office. A safe haven is a 
strengthened or purpose built room within a building where the occupants can take refuge. The aim is 
to be able to remain safe for at least a brief period whilst assistance is summoned or the attackers flee. 

Requirements of a safe haven: 
·  Substantial walls, roof and door. 
·  Strong deadbolt lock. 
·  Optical door viewer (spy­hole in the door). 
·  Radio communications, if possible. 
·  Bottled water. 
·  Toilet buckets. 
·  First aid kit. 
·  Secondary escape route, if possible. 

Building protection 
In certain conflict situations agency staff occupying a building can be vulnerable to snipers, direct 
attack or cross­fire. It may, therefore, be necessary to take protective measures to shield occupants 
from small arms fire, shelling or aerial bombardment. 

The following points should be considered when modifying a building to withstand attack: 
·  Stone or fired brick walls are only bullet and splinter­proof if they are at least 0.45m thick. 
·  ‘Sand’ bags are often used to provide protection. Sand bags may burst if overfilled. Therefore, only 
fill sand bags about three­quarters full of earth, or sand. 
·  Significant numbers of sand bags placed in upper storeys may overload a floor. 
·  Shored ceilings will strengthen a room. 

External walls of buildings can be reinforced by building sand bag walls either inside or outside the 
building. Placing sand bags on the inside of the building does not make it obvious that the building is 
protected in this way and, therefore, does not give unintentional messages to external observers.

10
 Site Security

However, sand bags on the inside reduces the available internal space. Internal walls can also be 
reinforced with sand bags to give further protection. A door height sand bag wall in front of the 
doorway obscures the view inside when the door is opened and protects from incoming fire. 

Clear plastic shatter resistant film can be placed over windows to protect occupants from flying glass. 
If clear film is not available then glass windows can be taped. Boards can also be placed in front of 
windows to protect from rifle fire and shrapnel from incoming rounds landing near the building. 

Shelters 
A shelter (sometimes called a bolt hole) is designed to protect from small arms fire and nearby shell 
blasts. It is not designed to withstand a direct hit. Various designs of shelter are shown in figures 1 to 
11. 

Building a shelter inside a building has the advantage that occupants do not have to expose 
themselves to danger whilst making their way to an external shelter. The shelter should be in the 
basement, if possible, as the ground floor should withstand the collapse of the building. If there is no 
basement then build the shelter in a ground floor room and provide extra support for the ceiling. 
Whereas a ground floor room or basement will make a better shelter than upper floors there is a risk of 
being trapped under a building collapse. Therefore, keep emergency digging tools in each room used 
as a shelter. 

Features of a shelter: 
·  Blast wall in front of the entrance. 
·  A 1.2m deep x 0.7m wide trench as long as required. Alternatively, if it is not feasible to dig, build 
sand bag walls at least 3 to 4 bags thick at the bottom to similar dimensions as the trench. 
·  Support the trench with timber or steel sheets secured in place by vertical poles. 
·  Place suitable roof supports (tree poles, angle iron, railway lines) across the top of the trench or 
sand bag walls. On the supports place corrugated iron sheeting and a 0.5m depth of compacted 
earth or sand bags to form a protective roof. 
·  Outside shelters should have a blast wall and sand bag tunnel to protect the entrance. 

If external underground shelters cannot be built due to rocky or saturated terrain then above ground 
shelters can be constructed from 40 gallon drums filled with earth or sand, sand bags and similar 
roofing materials as given above. 

A shelter should contain the following equipment and supplies: 
·  Radio communications. 
·  A form of lighting. 
·  Bottled water. 
·  Tinned food. 
·  Toilet bucket. 
·  First aid kit. 
·  Fire fighting equipment. 
·  Digging equipment.

3.0 Residential security

11 
Site Security

3.1 Residence location

When choosing somewhere to live, refer to the ‘Site evaluation checklist’ given in section 2.1 Site

selection. There is clearly a balance between keeping a low profile and establishing good relations with 
neighbors and those associated with the residence. Living in the “agency” part of town can have 
advantages and disadvantages. A case study illustrates the importance of thinking through the 
consequences of living in particular areas of a town.

Case study

During  a civil war in a central African country an expatriate NGO water engineer worked in a conflict 
zone during the day but, for security reasons, returned to the capital for the night. He decided that he 
would prefer to live in an area of the city away from the concentration of expatriate housing. His aim 
was to associate with people from the same tribe that he was working with during the day. These 
people generally opposed the incumbent government. A house was located which was rented from a 
local landlord. 

At dusk a few weeks later he and his girlfriend left the house to drive to a nearby market. They were 
only a few yards down the road when they saw an army ‘security’ patrol some distance ahead. Without 
warning the patrol opened fire on the vehicle. Thinking they mistook him for someone else he put his 
head out of the window and shouted “Don’t shoot, I am an American!”  The firing continued and he 
was fortunate enough to reverse and escape the area to find safety at one of the houses in the 
expatriate area of town. Luckily, the only injury was a superficial bullet wound sustained by his 
girlfriend. 

On investigation of the incident it transpired that the undisciplined army patrol were in the habit of 
regularly roaming the area to steel from the people who they labeled as ‘the enemy’. It was not in the 
soldiers’ interest to have an outsider witnessing such activities and, therefore, they decided to drive 
him out. 

In taking the decision to live in the area, the water engineer not only heightened the risk to himself 
and his girlfriend but also to the landlord, his neighbors and the people with whom he associated. 
After the incident he left the country. 

Access 
Assaults, muggings and kidnappings often take place close to a victim’s residence on leaving or 
returning home. Therefore, have several alternative access routes to vary daily routines and avoid 
predictable patterns. Ideally, have two entrances/exits. Avoid dead­end and narrow one­way streets. 

Vehicle parking 
Vehicles may be stolen or targets for vandalism or sabotage. Have a secure parking area for vehicles 
within physical boundaries. A lockable garage within a perimeter wall is the most suitable but a drive 
within a walled compound is often all that is possible but acceptable. In areas of increased threat it 
may also be necessary to employ a guard. Avoid parking a vehicle on the street.

12
 Site Security

Cluster housing 
It can be advantageous for members of the same agency, or colleague agencies, to live in close 
proximity to each other: 

·  Observations of suspicious activities in the area can be shared and others can be warned of specific 
incidents or streets to avoid. 
·  Vehicles can travel in convoy to and from work or transport can be shared. 
·  Travel for evening socializing is reduced and so also the potential risks. 
·  It may be easier to maintain radio contact with VHF hand held sets within a smaller geographical 
area. 
·  In times of heightened insecurity one house can be designated as a safe haven for all staff in the 
area and particular measures taken to improve security at the one dwelling. 
·  Knowing you are close to friends can maintain confidence and provide reassurance in times of 
crisis.

3.2 Type of residence

Apartments 

In a town there may be a choice between an apartment and a single dwelling. Each have their 
advantages and disadvantages but an apartment may provide better protection against criminal 
activity. However, in some cases vehicles may be more vulnerable if no secure area is provided or 
guarded. 

When deciding on an apartment consider the following: 
·  It can be more difficult for an intruder to gain access to an apartment than a single dwelling, 
especially one on a higher floor. 
·  Avoid apartments on the first or second floor which can be accessed from the street, trees, tall 
vehicles, or porch roofs. Objects can also be accurately thrown up to second floor level. 
·  Avoid apartments above the reach of the local rescue services who may not be that well equipped 
to tackle fires above about the seventh floor. 
·  An apartment can assist the occupier to maintain a low profile through a certain degree of 
anonymity. 
·  Who else inhabits the apartment block? Neighbors are very close and, if inclined, can quickly assist 
in an emergency. 
·  Access to an apartment must be well controlled by a door­keeper, locks, electronic devices, or 
similar. 
·  It is usually relatively cheaper to improve security in an apartment than a single dwelling. 

Building modifications 

In certain circumstances it may be necessary to modify dwellings to improve security. This should be 
taken into consideration when selecting the type of residence and checked under the leasing 
arrangements. Use the Site evaluation checklist in section 2.1 to determine possible modifications. In 
addition, consider the possibility of providing a strengthened refuge within the building designed to 
protect from potential threats. Depending on the potential threats, this may be a safe haven from

13 
Site Security

assaults on residents or a blast shelter to protect from shelling or bombing ­ see section 2.6 Shelters

and allied passive security measures.

3.3 Moving in

It is advisable to take a range of security precautions after moving into a new residence. The measures 
taken will clearly depend on the level of threat. The following list is a guide: 

·  Register all residents with the appropriate responsible authorities: agency security coordinator and 
embassy. 
·  Test alarms and repair or replace as necessary. Change all exterior locks on taking over a building 
for the first time. It may be possible to change only the lock cylinders rather than all the locks. 
·  Install an optical viewer in solid external main doors. 
·  Obtain fire and safety equipment including fire extinguishers, first­aid kit, matches, candles, 
flashlights with spare batteries, radio with spare batteries, water storage containers, camping 
cooker and suitable fuel. 
·  If thought prudent, maintain an emergency store of tinned food, drinks, and bottled water. 
·  All residents, including domestic staff, should know how to use all the emergency equipment. 
·  Familiarize yourself with neighbors and their associates to be able to identify strangers in the area. 
·  Join an alert­calling system with friends and neighbors or start a system if one does not exist. 
·  Familiarize yourself with the emergency services telephone numbers and how well they operate. If 
you do not speak the local language then learn key phrases and/or identify someone who can 
communicate with the emergency services, if necessary. 
·  Recruit dependable guard(s) through recommendations you can trust. 
·  Draw up a security map of your neighborhood ­ see the checklist.

Neighborhood security map checklist

·  Walk and/or drive around the neighborhood to orient yourself. 
·  Drive around at night when the area can look different. 
·  Note the layout of streets, especially one­way and dead end streets. 
·  Identify other aid agency housing. 
·  Identify ‘safe havens’ (trusted neighbors) in the event of a security incident. 
·  Familiarize yourself with the route to the nearest emergency hospital. 
·  Locate the nearest police station or alternative responsible authority that can be called upon in the 
event of an emergency.

3.4 Domestic staff

If you hire domestic staff then their security and your security are closely linked. It is important to have 
confidence in each other, especially if working together in an insecure environment. There are various 
procedures that can be taken to safeguard the interests of the agency, yourself and the staff.

14 
 Site Security

Whenever possible recruit staff who have been employed and recommended by a friend, another 
reputable agency or neighbor. Take the time to check references with the referees concerned. It may 
be necessary to obtain a translation from a trusted employee who speaks the language. 

All domestic staff should be briefed on security procedures and updated as circumstances change. 

Security briefings should cover: 
·  Security related responsibilities. 
·  Maintaining security awareness. 
·  Incident response and reporting procedures. 
·  Emergency telephone numbers or use of a radio in an emergency. 

Avoid discussing security sensitive issues that could be overheard by domestic staff unless of direct 
relevance to the staff concerned.

4.0 Office security

4.1 Office location

Refer to section 2.1 Site selection and the associated Site evaluation checklist when deciding on the 

location of an agency office. 

Pay particular attention to the following: 

·  Distance between the office, other agencies, field locations and staff member residences. 

·  Routes between the office, other agencies, field locations and staff member residences and the 
associated risks along those routes. 

·  Secure parking for agency vehicles. Street parking should be avoided. 

·  Location and accessibility of safe havens, e.g. police station, embassy, government buildings, etc. 
where staff members can seek safety in case of an emergency. 

·  Location of airport for medical or emergency evacuation.

15 
Site Security

·  The condition of neighboring buildings ­ avoid neighborhoods with abandoned and rundown 
buildings which might attract criminal activity. 

·  Type and nature of business conducted in the location ­ try to avoid a site that is adjacent to 
potential targets of demonstrations, crimes and/or acts of terrorism (political 
organizations/individuals, military personnel, financial institutions, etc.).

4.2 Type of office

Multi­tenant vs single­tenant buildings 

There are numerous types of office from a city center multi­storey tower block to a tent. In most cases 
the choice will be between a multi­tenant or single tenant building.  From a security point of view, 
each have there advantages and disadvantages.

Multi-tenant

In general, there is safety in numbers but not always. It very much depends with whom you are 
sharing the building.  It is imperative to get to know the other occupants and the landlord, to the 
greatest extent feasible, prior to signing a lease: 

·  Are any of the existing tenants other humanitarian or U.N. organizations? 
·  Have any of them been specific targets of crime or acts of terrorism? If so, in what way and why? 

·  Would it be possible and feasible to enter into a security cooperation agreement with any of them? 

(Seriously consider whether such an agreement would be a benefit or a burden ­financial or 
otherwise ­ to your organization). 
·  Who are the other tenants and the landlord (whether on site or off ). Is there any reason why any of 
them might be the specific targets of crime or acts of terrorism?  For example, does the building 
also house: 

-  a bank or other institution which handles/stores large quantities of cash? 
-  an organization or individual with well­known political, criminal or military ties? 

-  any individual or organization/company with a high national or international profile such 
as the extremely wealthy, famous or controversial?

16
 Site Security

·  How security conscious are the other tenants and the landlord? 

-  How many entrances are their to the building and are they guarded? 
-  Are the doors and windows kept locked? 
-  Who has access to the building and how?  Photo I.D?  Card keys? 
-  How often are the locks changed/card keys re­programmed? 
-  Are visitors screened and escorted? 

-  If guards are employed, how are they alerted?  Silent alarm at the reception area or a 
general alarm that is audible throughout the building? 

-  Are the lobby and parking areas monitored by closed circuit television (CCTV)? 
-  Are the emergency exits kept unobstructed from the inside and locked from the outside? 

·  Who hires/pays for security guards and other security measures such as alarms, window bars, etc. 
in the common areas?  The landlord or all tenants?  How cooperative are they? 

·  Will it be possible to locate your office(s) on the third to seventh floors? (First and second floors are 
more accessible to illegal entry while anything above the seventh may be out of reach of fire and 
emergency equipment). 
·  Surveillance of a particular target is sometimes more difficult in a multi­tenant building. However, 
controlling access to those who might cause you harm may be more difficult due to poor visitor 
screening procedures and increased difficulty in getting to know the many legitimate occupants.

Single-tenant

The primary benefits to a single­tenant dwelling are that they allow the occupant to have complete 
control over the building's security, especially access control and visitor screening procedures.  On the 
down side, smaller, single­tenant dwellings are generally not designed with security in mind.  You will 
be less likely to find a single­tenant building that already contains fire escapes, CCTV, etc., and that 
will increase the security costs to your organization considerably ­ costs that would normally be 
shared by other occupants in a multi­tenant building.  Also consider that you will be housed on the 
ground floor, but not required to locate above the seventh.  You and your staff will make easier 
surveillance targets in a single­tenant dwelling, yet detecting surveillance will be facilitated by the fact 
that it will be easier to recognize who belongs in the area.

17
Site Security

Building structure 

Whether you choose to house the office in a multi­tenant or single­tenant building, there are some 
considerations to be made regarding the structure itself: 

·  Age of the building ­ newer sites are likely to have improved plumbing, wiring, insulation, etc. 

·  Quality of exterior doors, windows and locks ­ solid core doors? double­paned, shatter resistant 
glass? electronic/magnetic locks? 

·  Number and quality of emergency exits ­ fire escapes, fire doors, interior window latches/locks, etc. 
·  Sufficient lighting ­ are the lobby, hallways, stairwells, parking areas and building exterior well lit? 

·  Overall construction ­ this is particularly important in regard to natural hazards. Ensure you identify 
the location and have access to the building's main electrical switch and gas and water shut­off 
valves. 

·  Depending upon the vulnerability of the building and geographical location there may be a few 
additional considerations: 

- Earthquakes ­ avoid all­brick construction; look for cracks in walls and particularly the 
foundation; look for buildings attached to foundation via bolts through the sill (this may 
require professional inspection). 

- Floods ­ ensure the building, including basement, is built above flood level. 

- Hurricanes ­ stay away from the ocean; avoid wood and/or thatch construction; insist on 
shatter­resistant windows and shutters. 

- Lightening ­ avoid the tallest building; check the lightening rod(s).

18 
 Site Security

Perimeter security 

Seriously consider another building if the site falls short on perimeter security. If it proves difficult or 
impossible to locate a sound building in an acceptable neighborhood that already has good 
perimeter security then it will be necessary to spend the funds to improve the perimeter boundary 
prior to moving in.  You will have little or no power to improve overall building construction or the 
neighborhood, but there are measures which can be taken to improve perimeter security. Refer to 
section 2.2 Physical boundaries and 2.3 Procedural boundaries for details on perimeter security. 

Alarms 

Prior to moving into a new building ensure that intruder and fire alarm systems are in place (see 
section 2.4 Security alarms). In addition to intruder and fire alarms also consider a silent trouble alarm 
with a button suitably located (e.g. at reception). Give careful thought to whether local police should 
be summoned or security guards/employees should respond to the alarm.

4.3 Office security survey

To assist in making the final important decision in selecting an office it is useful to summarize the 
choices using a security survey checklist. This survey should be designed as a simple but thorough 
checklist that details a site's security assets, excesses and deficiencies at a glance to aid in the 
organization's decisions. Which office: 

-  meets most requirements? 
-  has the greatest security assets? 
-  has the greatest security deficiencies? 
-  has deficiencies that can be lived with and/or improved? 
-  will cost the most to improve? 

An office security survey can be accomplished fairly quickly with a little practice, particularly the 
second and third times around and provides a useful checklist.  After the office is selected and 
occupied the survey should be conducted annually as security, personnel and mission requirements 
are likely to fluctuate over time. 

A sample format for a survey is included as an appendix. The survey covers both office selection and 
office security management.

4.4 Office security management

This section will concentrate primarily on the human factor ­ what can staff do to improve office 
security. 

A little common sense can go a long way to improving office security and the safety of personnel. The 
following suggestions take very little time and effort and generally cost nothing ­ unless of course, you 
choose to ignore them.

19 
Site Security

·  Close and lock interior doors and windows when the office is empty, even for short periods of time. 
Establish a daily office locking up procedure with clearly defined staff responsibilities. 
·  Stagger lunch hours and coffee breaks so that the office is occupied at all times during working 
hours. 
·  Avoid working alone at night and on weekends. If it is necessary to do so ensure all doors 
(including building entrance) and windows are kept locked and that a colleague or partner is 
informed of your whereabouts and expected time of return home. 
·  Arrange the office so that persons entering and leaving the office can be observed. 
·  Store all confidential files and sensitive materials under lock and key. 
·  Important papers and travel plans should never be left on unattended desk tops. 
·  Never store personal valuables in the office. 
·  Never leave keys in or on your desk.  Keep them with you or return them to a key safe. 
·  Never think it will be OK to "hide" keys or other valuables under flower pots, calendars, false drawer 
bottoms etc.  Thieves know all the hiding places. 
·  Do not label keys except by code. 
·  Never share computer or other access codes with anyone and change your passwords frequently. 
·  Avoid passwords that incorporate important personal dates and names of loved ones, including 
pets.  The most difficult passwords to decipher are those that incorporate a combination of letters 
and numbers. 
·  Be careful of what you say in all communications ­ telephone, fax, E­mail and regular post. 
Unauthorized monitoring is common in many places throughout the world. 
·  Arrange and keep office interiors tidy so that strange or foreign objects left in the room will be 
immediately recognized.  Avoid clutter and clean the office nightly. 
·  First aid kits and fire extinguishers should be stored throughout the office area, and checked/ 
maintained regularly.  Instructions on their function and use should be clearly posted. 
·  All staff members should avoid individual identification through photographs in the local media. 
Even if the organization is receiving positive press it is preferable to keep a low profile. 
·  Staff members should be instructed to avoid taking the same routes and departure/arrival times on 
the way to and from the office. 
·  To the extent feasible, office hours and/or individual work schedules should be staggered allowing 
staff members to arrive and leave at different times on different days in a seemingly unpredictable 
manner. 
·  All staff members should be fully informed of office security measures and procedures including, 
but not limited to: 
-  visitor access controls 
-  employee identification procedures 
-  key control 
-  security alarms 
-  location of emergency exits 
-  fire and evacuation drills 
-  location and use of fire extinguishers and first aid kits 
-  location and purpose of safe havens 
-  bombs and bomb threats 

Visitor access control and employee identification

20
 Site Security

The most elaborate security devices in the world will not protect office personnel or property 
if thieves are invited in through the front door.  Visitor monitoring is important even if the 
office is located in a single­tenant building and there are no more than a handful of 
employees.  In multi­tenant buildings it will be even more important to adhere to access 
controls than in a small single­tenant office.  Therefore, give careful consideration to the 
following measures. 

·  Managers must set an example for the other employees ­ their seniority should not exempt them 

from security procedures. 

·  All keys to the building and interior office(s) should be strictly controlled, and any staff member, no 
matter how senior, should be held accountable for lost or loaned keys in accordance with the 
organization's policy on key control (many organizations require the employee to cover the costs 
of changing/reconfiguring the locks, particularly after the second or third offense). 

·  Stolen or lost keys must be reported immediately, and the locks changed or reconfigured. 

·  Keys must be collected immediately from any employee who has been suspended or terminated. 
When in doubt, change or reconfigure the locks. 
·  All visitors should be accompanied while on the premises.  Some organizations require visitors to 
leave a driver’s license or other form of identification with the guard or receptionist. 
·  Workmen without proper identification and authorization should not be admitted under any 
circumstances. 

·  Always confirm with a company contracted to perform tasks what work is to be done, including 
property to be removed by maintenance or outside service personnel.  Ensure that staff know what 
kind of work is to be carried out. 

·  Janitorial and maintenance activities in key offices should be supervised by competent employees. 
·  There should be limited access to the manager’s office. 

Unauthorized entry 

No matter how stringent the security measures and procedures a determined criminal may still gain 
access to the office.  This is one reason why it is imperative for all employees and not just the guards 
and receptionist to monitor who comes and goes.  Regardless of your position within the office, be 
proactive with regard to security:

21 
Site Security

·  If you see an unknown visitor, and you feel that it is safe to do so, ask the person directly what his 
or her purpose is on the premises and politely explain visitor procedures. 

·  If you do not feel that it is safe to confront him/her directly, notify a security guard or the manager. 

·  Nobody should be permitted into offices containing cash or sensitive documents without 
authorization and supervision, unless it is required for his/her job function. 
·  Do not try to reason with anyone who is violent, irrational or armed.  Notify a security guard or the 
manager immediately and leave the area for a safe place. 

Security of documents and cash 

Documents of a sensitive nature (political or security related) should be locked away when not in use. 
An office should have a safe of adequate size for cash and sensitive documents located in an inner 
secure room. The location of a safe should not be generally made known.  Fix a safe to the floor for 
added security. The number of a combination type safe should only be known by those who need to 
use it. 

In a highly insecure environment where evacuation or relocation is a possibility, keep sensitive 
documents separate from other paperwork so that they can quickly be picked up and taken when 
leaving the premises. 

Front line security 

If guards are employed they are likely to be mainly responsible for outer perimeter security.  Some 
may work within the building providing additional protection.  However, many organizations will 
employ no guards at all, others will employ only one or two.  Regardless of how many guards are 
employed, or contracted from a security company, they will have little or no knowledge of the 
activities of the agency office. Guards will make up only a small part of your front line security. 
Agency office staff will bear a substantial responsibility for effective security. Their daily tasks will 
include: 

-  dealing with the public 
-  screening visitors 
-  answering the telephones 
-  making appointments 
-  arranging travel plans and daily schedules. 

It is essential that staff receive office security training and understand the agency approach to

22
 Site Security

security. Staff should be encouraged and given the opportunity to voice their opinions and 
observations regarding breeches in security, even if this challenges a manager’s directives and 
actions. The following are recommendations for office staff: 

·  Always be alert to and report any breeches in office security, including but not limited to: 

-  Strangers loitering near the office. 
-  Unfamiliar vehicles ­ particularly service vans ­ parked near the office. 
-  Service personnel with or without an appointment. 
-  Doors and windows that are unlocked. 
-  Emergency exits that are obstructed. 
-  Unfamiliar objects anywhere in the office. 
-  Colleagues who do not arrive at work as scheduled. 

·  Carefully follow visitor access control and employee identification procedures.  Never feel that it is 
inappropriate or 'not your place' to challenge senior staff members and/or visiting dignitaries 
regarding these procedures.  Explain to them that you are just doing your job.  Bear in mind the 
safety of secretaries and receptionists who are more likely to become the victims of inner­office 
security incidents even if they are not the intended targets. 

·  Be alert to strangers visiting senior staff members without an appointment and who are unknown 
to you, even if they have identification. 

·  Never permit a visitor into the interior offices, regardless of their status or whether or not they have 
an appointment and identification, without first alerting the person(s) they came to see.

23 
Site Security

·  Never permit anyone into the offices of senior staff members if the staff members are not in 
attendance themselves. 

·  Keep appointment schedules, travel itineraries and other personal information such as 
whereabouts, place of residence, etc. of other staff members confidential.  Limit distribution only 
to those who need to know on an emergency basis and only with the consent of the staff member 
concerned. 

·  Be wary of unusual telephone calls, particularly those in which the caller does not identify 
him/herself or if you suspect that the caller is misrepresenting him/herself.  Do not immediately 
put these calls through to the office.  Instead, gather as much information from the caller as you 
can and take careful notes.  Then put the caller on hold while you explain the situation to your 
manager. 

·  Observe caution when opening mail. Do not open it if it seems unusual.  Refer to the following 
section on Bomb threats.

4.5 Bomb threats

The majority of bombs are either carried in through the front door or sent through the post. They may 
be preceded by a threatening telephone call.  Visitor access control is the best method of prevention 
for the explosive that is 'carried in.' 

Parcel bombs 

Be wary of any items or packages that seem unusual:

24
 Site Security

·  Excessive weight in ratio to size and/or listed contents. 

·  Excessive postage for the weight (terrorists are less likely to go to the post office for  accurate 
weight/postage measurements). 
·  Wires, string, tape, rubber bands attached in unusual/inappropriate locations, especially if they 
appear to compress the contents. 

·  A peculiar smell (many explosives smell similar to almonds or shoe polish). 
·  Oily stains or discoloration. 
·  Conspicuous restrictive marks, such as Personal, Confidential, etc. 
·  Missing return address or one that is different from the postmark. 
·  Incorrect spelling of name or address. 
·  Foreign mail or special delivery, if not expected. 

If a package is suspicious do not touch it but place in the corner of a room. If it has already been 
opened try to retain evidence such as handwriting or typing paper and postal marks.  Do not place 
suspicious packages in water as this can weaken the packaging and cause a compressed device to 
detonate. Open the windows and evacuate the building. Inform the appropriate authorities but do 
not use a radio in close proximity to the suspected device as radio waves could possibly trigger 
certain devices. 

Telephoned threats 

A bomb threat may be received by telephone. All personnel, particularly those who regularly answer 
the phones, should be instructed in what to do if a bomb threat call is received. Do not hang up ­ 
immediately try to inform someone else in the office upon receiving a threatening call, by note or 
gesture. Keep the caller on the phone and try to determine the following critical information: 

-  Where the bomb is located. 
-  When it will explode. 
-  What it looks like. 
-  What will make it go off. 
-  How it can be dealt with safely. 
-  Why it was planted. 
-  Who planted it. 

Speak slowly and clearly in a calm and soothing voice.  Slow and steady communication will prolong 
the conversation, help to calm an agitated bomber and go a long way toward alleviating your own 
tension. Follow these guidelines:

25
Site Security

· Write down what is said. 

·  Listen closely for anything that will give away the identity of the caller and pay particular attention 
to his/her voice quality, such as male/female, old/young, high/low pitch, calm/agitated, accents, 
speech impediments, coughing, etc. 

·  Listen for anything that will give away the location of the caller ­ background noises, such as music, 
radio/television, machinery, traffic, nature sounds, other voices, etc. 

·  Inform the caller that the building is occupied, and the detonation of a bomb could result in 
serious injury or death to many innocent people, including mothers and children. (Many bombers 
do not actually wish to cause injuries or deaths.  If told that the building is occupied or cannot be 
evacuated in time, the bomber may be willing to give more specific information about the bomb, 
including purpose, location, components and time/method of detonation). 

·  Ask the caller who they are (some will actually provide this information ­ either because they are 
not very bright or else they want to be caught). 
·  Ask the caller whether the call is truly being addressed to the correct office and whether it is a real 
threat (he/she may have the wrong number/organization and/or the call could  be just a sick 
prank). 

·  Ask the caller his/her reason for the threat, and listen sympathetically whether it's a personal 
problem, money demand, anger at an individual or organization, mental disturbance, 
religious/political grievance, etc. 

·  Do not give in or offer to comply with any threats. 

·  Ask the caller to whom the threat is specifically directed (the organization, an individual staff 
member, a government, etc.). 

·  Even in a threat situation always bear in mind that politeness and courtesy can help in extracting 
as much information as possible. The caller may well be your best, if not only, source of

26
 Site Security

information regarding the bomb. 
·  It might be worth asking the caller to call back or leave a number where he/she can be reached, 
especially if it is gauged that the caller wishes to prolong the threat. Explain that you want to 
discuss the problem and address the issues of concern to the caller with senior staff.

4.6 Personal staff details

The more an organization knows about its staff members, the more appropriately it can respond to 
assisting those staff members.  Some organizations require all employees to submit personal 
information forms, some ask for them on a voluntary basis and some do not ask at all. A minimum 
amount of information on each staff member and family will help to gauge the kind of mutual 
assistance that can be given, or might be needed, in an emergency. A manager will need to decide on 
what information is desirable, or reasonable to request, in any particular situation: 

· Personal: name, current address and telephone, nationality, passport number, date/place of issue 
and expiration, date of visa expiration. 
· Home country or region: if working away from home then address and telephone in home 
country/town/village; and name, address, telephone and relationship of emergency contact. 
· Medical: age, blood type, sex, medications and important medical conditions/physical limitations 
of staff member and family. 

· Security information: list any skills that could assist the office in an emergency, such as emergency 
medical training, first aid training, foreign language skills, truck/bus/aircraft/watercraft operators 
license, military experience, psychological counseling, security training, etc. 

All personal information should be recorded in confidential files kept in a secure place.

5.0 Warehouse security

Staff: storekeepers, guards, laborers 

Procedures: stock control, dispatch notes, waybills, spot checks, etc 

Physical boundaries: outer perimeter, warehouse types (Solid, purpose built, modified, Rubb type 
shelter, etc)

6.0 Service distribution point security

Refer to the guidelines given in section 2.0 General site security. In addition to these general guidelines 

there are security precautions specific to particular sites which are detailed in this section.

27 
Site Security

6.1 Refugee camps

The following security guidelines on working in refugee camps should be adapted to each particular 
camp situation: 

·  Locate the agency camp office adjacent to a main access route. 
·  It is recommended to reside some distance away from the camp. 
·  Check in and out of a camp with the relevant authorities (camp manager, agency manager, refugee 
representative) so that a clear record can be kept of who is on the site. 
·  Familiarize yourself with the layout of a camp on arrival and as it expands or evolves over time. 
Take note of signs, agency flags and logos, landmarks such as prominent trees, service centers, any 
police or military presence. 
·  Keep informed about what is happening in and around the camp. Attend the various camp 
meetings and listen to drivers, and local and refugee representatives. 
·  Be alert and maintain security awareness. 
·  Whenever possible, travel with someone else, especially when walking through the camp. 
·  If there is a radio network then keep tuned in and carry your portable VHF set with you. Do not be 
careless and leave the radio lying around. 
·  Avoid disputes. It can be easy to get drawn into an argument or become associated with a dispute 
simply through close proximity. Do not take sides and withdraw from any dispute. 
·  Refugees are subject to the laws of the host country. Do not interfere with the due process of law. 
·  Know your place in a security plan for the camp. In particular, establish an evacuation plan and 
guidelines covering evacuation: signal for evacuation, continuation or closure of services, 
evacuation route(s), convoy arrangements, etc.

6.2 Food distribution sites

6.3 Health care centers

7.0 Crowds and mobs

A crowd is a peaceful gathering of people who have a lawful reason for gathering. A mob is an 
aggressive group of people with a purpose:

28
 Site Security

·  to inflict violence ­ to kill. 
·  to escape ­ from a perceived threat such as shooting or fire. 
·  to acquire ­ looting or robbing. 

A major concern is to prevent a crowd becoming a mob.

7.1 Crowd control

Crowd control relies upon: 

·  Pre­empting the situation ­ plan based on reliable information and be aware of potential problems. 
·  Defusing the situation if it begins to get out of hand ­ negotiation and continual talking. 
·  Containing the situation quickly ­ which may mean calling in the police or army. 

There are several reasons why a crowd should get out of control: 
·  People do not know what is happening or they do not approve of what is happening. 
·  There is a feeling that time is running out. 
·  The crowd is disorderly and has no internal structure. 
·  People are tired and/or desperate. 
·  There is organized stirring up of the crowd. 
·  Poor planning and lack of sensitivity to social and cultural issues. 

Crowds are unavoidable in many relief situations. Manage crowds by: 
·  Planning in advance. 
·  Meeting with representatives of the people concerned and discussing the objectives. 
·  Organizing into smaller groups. 
·  Getting people to sit down in small groups. 
·  Providing physical needs ­ shelter, water, sanitation, first aid. 
·  Enlisting people (community leaders) from the group to assist with control and to accompany you. 
·  Keeping people informed. 

Have a contingency plan if the situation deteriorates: 

·  Have assistance on call. 
·  Ensure a vehicle is available to leave quickly. 
·  Plan an evacuation route and regularly check that it is still open. 

If you are stopped in a vehicle and confronted by a crowd ­ stay inside, lock the doors and close the 
windows, drive carefully away from the situation.

Appendices

29
Site Security

Office security survey

Note that completion of a survey in all its detail summarizes a range of information which can be used 
in selecting the best of a number of sites. It is also a record for future reference. Circumstances may 
change and it may be necessary to move to an alternative site. Having the information in a 
summarized form can aid in future selection. Regular staff changes are commonplace in humanitarian 
aid agencies and a record of sites and the decision making process can greatly assist future managers. 

Photographs accompanying the survey report provide an aide memoir and further detail. However, be 

careful that the act of taking photographs does not in itself arouse suspicion and that it is permitted.

1. General information

a.  Survey Conducted by: 

(1)  Name of Individual: 
(2)  Agency/Organization: 
(3)  Address: 
(4)  Telephone/Fax Numbers: 
(5)  Date of Survey: 

b.  Previous Survey: 

(1)  Date 
(2)  Conducted by: 

c.  Building Owner/Manager: 

(1)  Owner: 
(2)  Address: 
(3)  Telephone: 
(4)  Manager/Management Company: 
(5)  Address: 
(6)  Telephone: 
(7)  Attach copy of lease terms.

2. General location analysis

a.  Crime 

(1)  General nature of crime in the area: 

(2)  Specific areas of city/country considered 
the most dangerous: 
the most safe: 
why? 

(3)  Most common crimes committed against humanitarian personal and 
foreigners:

30
 Site Security

(4)  Most common crimes committed against international and humanitarian 
organizations: 

(5)  Most common methods in which these crimes are carried out: 

(6)  Have any crimes been committed against the organization's personnel or 
property in the past five years? 

If so, explain each (or attach copy of the incident reports) 

(7)  Have any crimes been committed against other humanitarian/ international 
organizations' personnel or property in the past five years? 

If so, explain: 

b.  Emergency Contacts 

(1)  List other humanitarian organizations in the area, including address, 
telephone, fax, name/title of senior resident official: 

(2)  Provide address, telephone, fax, name/title of contact of appropriate 
embassies: 

(3)  Provide address, telephone, fax, name/title of contact of local police 

department: 

explain reliability and response time: 

list additional capabilities, e.g. bomb squads, search and rescue, etc: 

(4)  Provide address, telephone of local emergency medical establishments: 

explain reliability and response time: 

list additional capabilities, e.g. trauma centers, medivac, etc: 

(5)  Provide address, telephone of local fire department: 

explain reliability and response time: 

(6)  List and explain any additional emergency services in the area, e.g. severe 
weather warning systems, bomb shelters, etc. 

c. Neighborhood 

(1)  Attach area map with the following locations clearly marked: office, staff 
residences, embassies, airport, police/fire departments, hospitals, other 
humanitarian organizations. 

(2)  General description of area surrounding the office site for one mile radius (to 
the extent feasible, describe neighboring businesses, condition of other

31 
Site Security

buildings, traffic flow, street lighting, etc.): 

d. Natural Disasters 

(1)  List types of natural disasters to which the area is prone: 

(2)  Attach copy of office contingency plan for dealing with these disasters.

3. Site description

a. Building Specifics (provide photo of building if feasible) 

(1)  Address: 
(2)  Floor and ground areas: 
(3)  Number of floors: 
(4)  Primary construction material: 

b.  Description of Windows: 

(1)  Construction: 
(2)  Locks: 
(3)  Grills/Bars: 

c.  Description of Exterior Door(s): 

(1)  Number: 
(2)  Type Construction and thickness: 
(3)  Locking Mechanism(s): 
(4)  Grills/Bars 
(5)  Hours of Operations: 
(6)  Manned by Guard: 
(7)  Video surveillance: 

d.  Description of Heating, Ventilation, Air Conditioning system: 

e.  Primary power source: 

(1)  Explain type and reliability of local/primary power source: 

(2)  Explain number, duration and cause of power outages: 

(3)  Provide description, condition and location of circuit breakers: 

f. Emergency power source 

(1)  Manufacturer: 
(2)  Model: 
(3)  Output:

32 
 Site Security

(4)  Location of generator and fuel supply: 
(5)  Protection afforded both: 
(6)  Who maintains generator: 
(7)  Frequency of maintenance: 
(8)  Date of last test: 
(9)  Is log maintained concerning usage, tests, repairs, and malfunctions: 
(10)  What does the emergency generator supply? (check all that apply): 

___  Interior Lights 
___  Communications Equipment 
___  Communications Lighting 
___  Perimeter Lighting 
___  Building Exterior Emergency Lights 
___  Building Interior Emergency Lights 
___  General Office Equipment 
___  Security Alarms 
___  Telephone System 

g. Provide description, condition and location of emergency shut­off valves for water and gas:

4. Occupants

a.  List floors occupied by organization: 

b.  Non­organization tenants: 
(1)  Total Number: 
(2)  List by organization and floor/office: 

c.  Description of tenants on floors immediately above and below 
facility being surveyed: 
(1)  Type of organization/company: 
(2)  Number of employees:

5. Perimeter security

a. Fence/Barrier: 

(1)  Material: 
(2)  Height: 
(3)  Thickness: 

b. Gate(s)­­including vehicle and pedestrian entrances 

(1)  Material: 
(2)  Height: 
(3)  Thickness: 
(4)  Hours of Operation:

33 
Site Security

(5)  Manned by Guard: 
(6)  Video surveillance: 
(7)  Locks: 

c. Parking facilities: 

(1)  Public or Private: 
(2)  Hours of Operation: 
(3)  Manned by Guards: 
(4)  Video surveillance: 
(5)  Locks: 

d.  Alarm System Description (list for each type): 

(1)  Manufacturer: 
(2)  Model: 
(3)  Date Installed: 
(4)  Maintained by: 
(5)  Area(s) protected: 
(6)  Type of sensors: 
(7)  Location of control panel/monitor(s): 
(8)  Who monitors system?: 
(9)  Response time to alarm: 
(10)  Date of last test and results: 
(11)  Is a log maintained of system operation, repair, malfunction, suspicious 
operation, false alarms?: 
(12)  Who maintains the log?: 

e.  Perimeter Lighting: 

(1)  Type(s) of Lighting: 
(2)  Location of Controls: 
(3)  Blind Spots: 
(4)  Power Source: 
(5)  Attached to Alarm System?: 
(6)  Description of Street/Path Lighting: 
(7)  Description of Exposed Power cables to perimeter and exterior 
building lighting susceptible to tampering/sabotage:

6. Interior safe haven

a.  Purpose for safe haven (political unrest, criminal/terrorist activities, etc.): 
b.  Location: 
c.  Description: 
(1)  Area: 
(2)  Door(s): 
(3)  Window(s): 
(4)  Locks(s): 
(5)  Communications Equipment: 
(6)  Maximum Occupancy:

34 
 Site Security

7. Access control procedures

a.  Public/Visitor Procedure 

b.  Staff Procedure: 

c.  Key control system used: 

(1)  Who controls keys: 
(2)  Is there a master inventory and control log: 
(3)  How are keys assigned to office personnel: 
(4)  Number of keys currently issued to: 
____Primary entrances 

____Interior offices 

(5)  Explain missing key policy: 
(6)  Number of keys currently unaccounted for and why: 
(7)  Reason and date locks last changed or reconfigured:

8. Fire and safety equipment

a.  General: 

(1)  Name of Fire Marshall: 
(2)  Date of current fire plan: 
(3)  Date of last fire drill: 
(4)  Date fire equipment last inspected: 
(5)  Date last fire/safety inspection: 

b.  The facility has the following equipment (check all): 

___  Sprinkler system 
___  Portable extinguisher 
___  Hose reel 
___  Standpipe (without hose): 
___  Other (explain): 

c.  Is there a building fire escape route: 

(1)  Describe type of emergency lighting in interior escape routes and 
power source: 
(2)  Describe alternate escape devices, e.g., ladders, rope, chute, etc: 

d.  List and describe all fires since last assessment:

35
Site Security

9. Emergency communications

a. Type and Number of Radios: 

(1)  HF 
(2)  VHF/UHF 
(3)  Repeaters/Relays and Locations 

b.  Location of Base Station: 

c.  Number of residences with radios: 

d.  Number of agency vehicles with radios: 

e.  How often are communication checks conducted: 

f.  Who services radios: 

g.  List all staff and non­staff members who are issued radios:

10. Agency vehicles

a.  List make, model, and year of each vehicle: 

b.  List any security modifications: 

c.  Number of official drivers: 

d.  Have they received driver training ?(if so, explain what):

11. Contract guard service

a.  Name and Address of Contractor: 

b.  Effective date of contract: 

c.  Expiration date of contract: 

d.  Annual cost: 

e.  Name of Contractor Representative: 

a 
b 
f.  List each post and purpose:

36
 Site Security

g.  Are guards armed and, if so, provide description of weapons: 

h.  Do guards have radios: 

I.  Who supplies and maintains guard equipment: 

j.  How do guards handle emergency notifications: 

k. What role do they play in emergency situations, e.g., bomb threats, fires, etc: 

a 
b 
l.  Provide copy of contract and all special instructions:

12. Emergency procedures

a.  Does the station have effective plans/procedures for: 

___  Bomb Threats 
___  Threatening Telephone Calls 
___  Car­jacking 
___  Hijacking 
___  Kidnapping/Hostage Situation 
___  Demonstrations and Protests 
___ Natural Disasters

13. Local staff

a.  Number of employees: 

b.  Number of contract hire employees: 

c.  What pre­employment checks are conducted for new employees:

14. Security training

a.  Who is responsible for site security: 

b.  Is there a security briefing program for staff: 

(1)  Who provides the briefing: 
(2)  What does it address: 

d.  Are briefings for family members conducted:

37 
Site Security

(1)  Who provides briefing: 
(2)  What does it address: 

a 
b 
e.  Describe security training programs available to/attended by staff members: 
(e.g. mines awareness training)

38 
 Site Security

Glossary of terms

Locks ­ 
primary 
auxiliary 
key­in­the­knob lock 
mortised locks 
deadbolt locks 
rim/surface mounted

Bibliography

Cutts M & Dingle A, 1995, Safety first: protecting NGO employees who work in areas of conflict, Save the 
Children, London 

United Nations, 1995, Security awareness, an aide-mémoire, UNHCR, Geneva

39