年末調整をアウトソーシングしよう！料金相場や外注先の選び方を解説
年末はさまざまな業務が立て込む慌ただしい時期であり、年末調整にかかる業務は、多くの企業で大きな負担となっています。
こうした負担を軽減できる方法が、年末調整業務のアウトソーシング（外部委託）です。この記事では、年末調整をアウトソーシングするメリットや料金相場、依頼先を選ぶときの注意点などについて解説します。
目次
アウトソーシングできる年末調整業務
労務や経理に多くの人手を割くことが難しかったり、従業員の多い企業では、年末調整業務を外部に委託する、年末調整のアウトソーシングを検討するケースが増えています。
年末調整でアウトソーシングできる業務範囲は以下のとおりで、個々の業務ごとに委託することも可能です。
- 申請書のチェック
- 年末調整データの作成
- 源泉徴収票の作成
- 給与支払報告書の作成
- 法定調書合計表の作成
申請書のチェック
従業員から提出された各種申請書や添付証明書を取りまとめてアウトソーシング先に渡し、内容のチェックをしてもらいます。
具体的には、扶養控除、保険料控除、配偶者特別控除、住宅ローン控除など各控除に応じ、申請書の記入漏れや添付証明書の不備などのチェックを行います。
年末調整データの作成
年末調整の情報が確定したら、従業員ごとに所得金額や各種控除などをまとめた年末調整データの作成が行われます。
このデータは源泉徴収票の作成や、社内の給与システムに取り込むこともできます。
源泉徴収票の作成
年末調整のデータを元に、源泉徴収票の作成が行われます。この書類には、1年間の給与や源泉徴収税額、社会保険料などが記載されていて、従業員への配布と税務署への提出が必要です。
なお、税務署には翌年の1月31日までに提出する必要があります。
給与支払報告書の作成
年末調整データを元に、給与支払報告書が作成されます。
給与支払報告書とは、従業員の1年間の給与所得が記載された、住民税を算出するために必要な書類です。従業員の住所地を管轄する市区町村役場に対し、翌年1月31日までに提出する必要があります。
法定調書合計表の作成
法定調書は、税法によって税務署に提出が義務付けられている書類です。
法定調書の内容をすべて記載したものが法定調書合計表で、主に従業員の給与、外部に支払った報酬、源泉徴収税額などについて記載し、翌年1月31日までに税務署に提出します。
年末調整をアウトソーシングするメリット
年末調整をアウトソーシングすることで、次のようなメリットがあります。
- 手間を省いて本業に集中できる
- 法改正へ迅速に対応できる
- コスト軽減につながる
手間が省けて本業に集中できる
年末は、賞与計算や売上計上などの業務が立て込む時期です。さらに年末調整は、翌年1月31日までに申告を終えないと、不納付加算税や延滞税などの追徴課税が発生する可能性があるため、優先すべき業務となります。
年末調整をアウトソーシングすれば手間が省けるので、その分本業に集中できるというメリットがあります。
法改正へ迅速に対応できる
年末調整は、たびたび行われる税制改正の影響を受けるため、税制改正に関する情報のインプットが欠かせません。特に専任の担当者がいないようなケースでは、最新の税法へ対応するのはなかなか困難です。
年末調整を専門に行う外注先に依頼すれば、法改正にもきちんと対応したミスのない年末調整を行ってもらうことができます。
コスト軽減につながる
年末調整のために、担当部署の残業が一時的に増加したり、追加人員を雇用したりすると、企業にとっては人件費増につながります。
人件費がどれだけかかるかにもよりますが、年末調整の外注にかかる費用は比較的安価なため、外部委託したほうがコストがかからない可能性があります。
年末調整をアウトソーシングした際の料金相場
年末調整を含む、税務書類の作成など税務代行は税理士しか行うことができません。
そのため、年末調整代行を依頼するときは、税理士または税理士が所属する専門業者に依頼する必要があります。
税理士に依頼したときの費用
基本料金：1万〜3万円
基本料金分以降、1人増えるごとに＋1,000円〜3,000円
年末調整にかかる税理士費用はおおよそ上記のとおりです。社員10〜15名分は基本料金に含まれ、超えた分に関しては1名あたりいくら、という従量制となるのが一般的となっています。
「源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書合計表、支払調書」などの作成に関しては別途料金が発生する場合もあります。依頼する際には税理士に事前に確認するといいでしょう。
少人数であれば年末調整料金が顧問料に含まれるケースも
従業員が数人しかいない場合には、顧問料に年末調整の料金が含まれていることもあります。
税理士と顧問契約を結ぶことで、決算申告など年末調整以外の税務関連業務もサポートしてもらえたり、節税対策や資金調達の相談ができるというメリットがあります。
年末調整の依頼をきっかけに、税理士と顧問契約を結ぶことを検討してもいいでしょう。
専門業者に依頼したときの費用
年末調整の代行業務を専門としている業者もあり、料金形態は税理士に依頼した場合と同様に、基本料金＋従業員人数に応じて加算されるのが一般的です。価格設定は税理士に依頼した場合よりも若干低めとなっていることが多くなります。
そのため、給与計算は自社で対応できているが「年末調整だけスポットで依頼したい」「とにかくコストを抑えたい」という場合には、専門業者を外注先として選択する方法もあります。
年末調整のアウトソーシング先を選ぶときの注意点
多くのメリットがあるアウトソーシングですが、外注先を選ぶ際には以下のポイントに注意しましょう。
- 税理士資格の有資格者に依頼する
- セキュリティ管理を確認する
- 費用対効果を検証する
- 柔軟な対応をしてくれるか
税理士資格の有資格者に依頼する
同じく社外にアウトソーシングされることの多い給与計算は、税理士と社会保険労務士（社労士）のどちらでも行える業務です。
ただし、社会保険関係の手続きは社労士の独占業務であるのと同様に、年末調整に伴う税務代行、税務書類の作成、税務相談は、税理士法により税理士のみが代行できる独占業務となっています。
そのため、税理士や税理士資格を抱える業者以外が業務を行うことは、法律違反となります。依頼主に罰則はありませんが、内容にミスがあったりと不測の損害を被る可能性もあるので注意しましょう。
セキュリティ管理を確認する
アウトソーシングする際には、従業員のマイナンバーや住所などの個人情報が記載された書類を委託先に預けることになります。
そのため、プライバシーマークを取得しているかなど、万全なセキュリティ対策を講じているかどうかを事前に確認し、慎重に委託先を選ぶ必要があります。
費用対効果を検証する
アウトソーシングをすることで、当然ながら委託先への外注費が発生します。先述したように、従業員の人数が増えるほど外注費も高くなります。依頼する際には事前に見積もりを取り、社内で行った場合と外注した場合とでかかる費用を比較し、検討しましょう。
その際には料金だけでなく、経営者や担当者が本業に専念できる時間を確保できるといった費用対効果もあわせて確認するとよいでしょう。
柔軟な対応をしてくれるか
外部に業務を委託するということは、たとえば従業員から問い合わせがあっても、すぐに対応できないといった懸念があります。また、アウトソーシングすることで、年末調整に関する知識やノウハウが社内に蓄積されないというデメリットもあります。
そこでアウトソーシング先を選ぶ際には、問い合わせに即時対応してくれるか、柔軟なアドバイスが受けられるかどうかも選択基準のひとつとするとよいでしょう。
年末調整のアウトソーシング先を探すなら
年末調整の代行を請け負う専門業者は近年数多く存在しています。いくつかのサービスを比較し、金額や業務内容がもっとも自社に合うサービスを見つけましょう。
一方で、年末調整の対応を含めて税理士に顧問を依頼したい方には、税理士紹介サービスの利用がおすすめです。
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