SISTEMA DE GESTIN PBLICA PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN Y PAGO DE ACREEDORES

Manual de Procedimientos para el Pago de Acreedores Sistema de Gestin Pblica Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal

2012

Propiedad Intelectual del Ministerio Economa y Finanzas Pblicas Prohibida su reproduccin total o parcial

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Contenido
CONVENCIONES .................................................................................................. 3 1. 2. 3. INTRODUCCION: ........................................................................................... 5 MARCO LEGAL Y NORMATIVO ................................................................... 6 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE ACREEDORES DE LEY Y NO LEY 7 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 4. FLUJOGRAMA DE PROCESOS ............................................................. 8 SECUENCIA DE OPERACIONES ......................................................... 10 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ACREEDORES DE LEY Y NO LEY 10 ANULACIN DEL PAGO DE ACREEDORES .................................. 11

DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES ................................. 12 4.1 4.1.1 PROCEDIMIENTO PAGO DE ACREEDORES ...................................... 12 PROCESO 1, Orden de pago y revisin de importes de pago 12

4.1.2 PROCESO 2. Elaboracin y Verificacin del Comprobante de Pago 13 4.1.3 PROCESO 3. Aprobacin del Comprobante ............................. 14

4.1.4 PROCESO 5. Elaboracin de Documento de Priorizacin de Pago 14 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 5 PROCESO 5. Aprobacin del Documento de Priorizacin....... 15 PROCESO 6. Impresin de Cheque ............................................. 16 PROCESO 7. Firma del Cheque .................................................... 16 PROCESO 8. Entrega del Cheque ............................................... 16 PROCESO 9. Entrega fsica de cheques de pago a Acreedores 17 ANULACIN DE PAGO DE ACREEDORES. ....................................... 17 PROCESO 1. Instruccin de anulacin de pago ....................... 17 PROCESO 2. Cancelacin de entrega de cheque .................. 17 PROCESO 3. Cancelacin de Impresin de Cheque ............... 18 PROCESO 4. Anulacin del pago generado ............................. 18 PROCESO 5. Anulacin del Formulario A-01 .............................. 18

REGISTROS CONTABLES. ............................................................................. 18

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ADMINISTRACIN Y PAGO DE ACREEDORES

1. INTRODUCCION:
Este procedimiento permite, mediante el Sistema de Gestin Pblica SIGEP, efectuar el pago a Acreedores de Ley y No Ley, los cuales han sido registrados en los siguientes tipos de comprobantes de ejecucin presupuestaria de gastos C-31: Pago de Haberes.- por retenciones a Acreedores de Ley aportes de Ley (aportes al seguro social) y de No Ley (Retenciones Judiciales, otros)), que se acumulan en el Modulo de Acreedores, luego de haberse efectuado el pago del liquido pagable de la Planilla de Haberes del personal de la entidad. Pago de Bienes y Servicios.- por retenciones de impuestos en los casos que el proveedor no emita factura, y la entidad debe actuar como Agente de Retencin.
ACREEDOR Persona natural o jurdica beneficiaria de pagos por parte del Tesoro Nacional Tesoros Departamentales, Municipales y Universitarios, derivados de retenciones practicadas por entes u organismos del sector pblico. ACREEDOR DE LEY Son aquellos que estn reglamentados por Normativa nacional leyes y decretos. Por ejemplo se tienen los siguientes Acreedores de Ley:
1 SERVICIO NACIONAL DE IMPUESTOS 74 PROVIVIENDA PARA AFP FUTURO 75 PROVIVIENDA AFP PREVISION 205 REGIMEN DE CORTO PLAZO CAJA CORDES, O EL QUE CORRESPONDA 301 RENTA DE VEJEZ FUTURO 303 RIESGO COMUN FUTURO 305 COMISION GASTOS ADMINISTRATIVOS FUTURO 307 RIESGO PROFESIONAL FUTURO 321 APORTE PATRONAL SOLIDARIO FUTURO 325 APORTE SOLIDARIO ASEGURADO FUTURO

En ambas situaciones, el Comprobante de Ejecucin Original C31, se elabora por el total autorizado: importe lquido a pagar ms acreedores, continundose con el proceso hasta llegar al estado Firmado. En la fase de aprobacin de la priorizacin de pago del comprobante, el proceso se disgrega de la siguiente manera: Sobre el Lquido pagable, se contina con el proceso normal de pago, hasta la entrega del cheque. Respecto al pago de retenciones se efecta la transferencia a la Libreta de Acreedores, para su posterior pago.

ACREEDOR DE NO LEY Son acreedores propios de la entidad que se encuentran catalogados con cdigos mayores a 1000, por ejemplo: 1004 Retenciones Judiciales 1005 - Fondo Social Multas por atrasos

El presente Manual contempla el proceso de pago a acreedores.

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2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

La normativa legal vigente con relacin al pago a Acreedores est definida en los siguientes documentos legales: Ley General del Trabajo Cdigo de Seguridad Social Estatuto del Funcionario Pblico Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Nueva Ley de Pensiones - SIP Ley 843 Resoluciones Administrativas y de Directorio del Servicio de Impuestos Nacionales SIN, relativas a la retencin de impuestos.

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3. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ACREEDORES DE LEY Y NO LEY

Este procedimiento se inicia en las siguientes situaciones:

DE
PERFILES DE USUARIO NECESARIOS 146 Operador de Acreedores 147 Responsable de Acreedores 76 Operador de Priorizacin de Pago 77 Aprobador de Priorizacin de Pago 78 Responsable de Impresin de Cheques 79 Responsable de Entrega de Cheques PAGO DE ACREEDORES DE LEY El pago de los acreedores de ley de una planilla de sueldos debe realizarse como mximo hasta fines del mes siguiente. PAGO DE ACREEDORES DE NO LEY Se realiza cuando requiere la entidad

Por los montos de las retenciones establecidas en los Comprobantes de Pago de Planillas, los cuales se transfieren a la Libreta de cada Acreedor, acumulndose en cada una de ellas, hasta la fecha de pago correspondiente. Por los montos de retenciones establecidas en los Comprobantes de Pago de Bienes y Servicios que contenga retenciones, los cuales se transfieren a la Libreta de cada Acreedor, acumulndose en cada una de ellas, hasta la fecha de pago correspondiente.

Para efectuar el pago a un Acreedor se debe registrar en el sistema el comprobante de liquidacin de acreedores A01, requirindose los siguientes perfiles: 146 Operador de Acreedores 147 Responsable de Acreedores 76 - Operador de Priorizacin de Pago 77 - Aprobador de Priorizacin de Pago 78 Responsable de Impresin de Cheques 79 Responsable de Entrega de Cheques

El Manual contempla los siguientes procesos: Pago de Acreedores Anulacin del Pago de Acreedores

El esquema general de la secuencia de operaciones se presenta en los siguientes cuadros: i) Flujograma de Procesos ii) Secuencia de Operaciones

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3.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

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3.2 SECUENCIA DE OPERACIONES

3.2.1 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ACREEDORES DE LEY Y NO LEY
N Operaciones 1. La Unidad Financiera (Contabilidad o Tesorera) recibe la orden de efectuar el pago a los acreedores de ley y no ley; o decide efectuar el pago en el plazo correspondiente y ordena al Analista Financiero efectuar el pago, que debe revisar los montos acumulados por comprobante C-31 y verifica que los montos coincidan con los de la planilla de sueldos. 2 El analista con Perfil de Operador de Acreedores elabora el Comprobante de Pago de Acreedor A-01, para cada acreedor (Ley o No Ley); si corresponde agrupa los C-31. Verifica el Comprobante A01 3 El usuario habilitado aprueba el (los) Comprobante(s) de Pago de Acreedor(es) A-01, y deriva al usuario de tesorera para que proceda a efectuar el pago. Perfil del Usuario Ninguno

146 Operador Acreedores

de

147 Responsable de Acreedores 76 El usuario habilitado elabora el documento de Operador de 4 Priorizacin de Pago al Acreedor ,afecta el saldo del Priorizacin de la CUM y la Libreta bancaria de Acreedores Pago El usuario habilitado aprueba el documento de Priorizacin de Pago A01 y el sistema genera el 77 cheque de pago al Acreedor en forma individual. Aprobador de 5 Se actualiza la Libreta de Acreedor con un Priorizacin de MOVIMIENTO DE DEBITO TIPO ACR por el monto del Pago CHEQUE. El usuario Responsable de Impresin de Cheques 78 imprime el cheque o los cheques del pago al Responsable de 6 acreedor Impresin de Cheques La MAE y las autoridades habilitadas en firma de cheques de la Cuenta Unica procede(n) a Firmar el o 7 los cheques una vez revisada toda la documentacin Ninguno de respaldo. 79 El usuario encargado procede a ENTREGAR el (los) Responsable de 8 cheque(s) al Habilitado Entrega de Cheques El habilitado se apersona a las Acreedoras correspondientes Ejemplo: AFP Seguro Social, 9 Impuestos nacionales con la respectiva Ninguno documentacin de respaldo para efectuar el pago y proceder a la liquidacin.

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3.2.2 ANULACIN DEL PAGO DE ACREEDORES

Este procedimiento se aplicar bajo la condicin que el cheque generado an no haya sido entregado al beneficiario y por ende este no fuera cobrado, para lo cual se sigue el siguiente proceso:
N Operaciones Perfil del Usuario

En el supuesto que la en entidad requiera anular en pago del (los) Acreedor (es) de Ley y No Ley, 1. Ninguno el Responsable de Finanzas, autorizar el inicio de la anulacin del pago de acreedores. 79 Responsable 2 Procede a Cancelar la entrega de Cheques. de Entrega de Cheques 78 Responsable 3 Procede a Cancelar la Impresin de Cheque. Impresin de Cheques 77 Aprobador de 4 Procede a Anular el pago Generado. Priorizacin de Pago 107 5 Anula el Formulario A-01 del pago del Acreedor. Responsable de Acreedores

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4. DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES

A continuacin se procedimientos para: Pago de Acreedores Anulacin de Pago de Acreedores describe de forma detallada los

Acumulado de Acreedores Recordar que, cuando se prioriza el C-31 de Planillas, suben automticamente los Crditos hacia la Libreta de Acreedores. Por tanto, a este momento se tiene acumulado los montos de acreedores de los distintos C-31s. Formularios A-01

4.1 PROCEDIMIENTO PAGO DE ACREEDORES

4.1.1 PROCESO 1, Orden de pago y revisin de importes de pago
Dependiendo de la Estructura Organizacional de la entidad, la Unidad Financiera en sus reas: Contabilidad o Tesorera, recibe la orden de efectuar el pago a los acreedores de ley y no ley; en otro caso decide efectuar el pago en el plazo correspondiente, instruyendo al Analista del rea efectuar el pago de los importes acumulados en la Libreta de Acreedores El analista asignado revisa los montos acumulados por comprobante de ejecucin presupuestaria de gastos C-31 y verifica que los montos coincidan con el Comprobante Original. Una forma de verificar esta informacin, en el SIGEP, es accediendo a consultar los movimientos de la Libreta bancaria de Acreedores en la cual se visualiza los movimientos de Crdito, conectndose con el perfil de Consultas Generales a las siguientes opciones del Men. Tesorera Consulta de Movimientos -- > Libretas

Para cada acreedor de Ley o No Ley debe registrarse un formulario A-01

Fecha del Movimiento: indica la fecha que se pag el lquido pagable del C-31. Cdigo de Mov. : TRA indica Transferencias de Acreedores. Tipo de Formulario: indica con que comprobante se efectu el movimiento en el ejemplo el C31. Nro. Formulario: Nmero del C-31 Crdito.- Monto global transferido de la Libreta Bancaria Origen del C-31 a la Libreta de Acreedores, correspondiente a retenciones.

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4.1.2 PROCESO 2. Elaboracin Comprobante de Pago

Verificacin

del

El usuario responsable de registrar los comprobantes A-01 de Liquidacin de Acreedores ingresa al SIGEP con el perfil 146 Operador de Acreedores y procede a generar un formulario A-01 por cada Acreedor a pagar: Datos del Acreedor; Acreedor: se debe seleccionar de la lista de valores al acreedor a ser pagado Tipo de Deuda: deber seleccionar de la lista de valores segn la gestin en la cual se encuentra operando. Medio de Pago: se debe seleccionar CHEQUE. La opcin Con Saldo Negativo Gestin Anterior, se podr presentar cuando la entidad opere en el segundo ao con el Sistema y tenga saldos negativos de las gestiones pasadas. Criterios de seleccin; El usuario podr filtrar a mayor detalle segn la aplicacin de los criterios de seleccin habilitados, sean estos: Entidad, Direccin Administrativa, Clase de Gasto, Grupo Fuente, Fuente y Organismo. (Ver manual de usuario) Datos del beneficiario; Los datos del beneficiario de generaran automticamente al momento de seleccionar el Acreedor, los cuales sern: Tipo de Identificacin, Nmero de Documento, Expedido, Nombre/Razn Social, Banco y Cuenta (dato opcional). Detalle de Documentos C-31; El usuario deber pulsar en el botn NUEVO para que el sistema despliegue todos los documentos C-31 Pendientes de Pago Acreedores, adicionalmente se habilitaran las opciones de Marcar Todos, Desmarcar Todos. Al efectuar esta operacin, podr determinar que C-31s pagar en este formulario A-01. Posteriormente pulsa los conos de Aceptar y luego Salir,
Documentos C-31s El listado de Documentos C31s que se presenta en este punto al usuario, son aquellos que tienen en su ejecucin al Acreedor seleccionado en el Formulario A-01. Este listado muestra, adems, los montos correspondientes al Acreedor.

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automticamente el sistema otorgar un nmero de documento al formulario A-01 y quedar en estado ELABORADO registrndose adems, en este documento, la fecha de elaboracin. Una vez que el usuario operador registr todos los datos del Comprobante de Pago de Acreedores, debe volver a la bandeja principal presionando el cono VOLVER, Efectuado este proceso podr identificar el comprobante de pago de acreedores a travs del Numero de Documento de Pago. Adicionalmente, si el caso amerita podr MODIFICAR o ELIMINAR. Caso contrario debe VERIFICAR el mismo. En el caso de que se requiera modificar el documento, si este se encuentra en estado VERIFICADO, el usuario puede DESVERIFICAR el documento de pago para proceder a modificar el mismo.

4.1.3 PROCESO 3. Aprobacin del Comprobante

El usuario responsable de aprobar documentos de pago de Acreedores ingresa al SIGEP con el perfil 147 - Responsable de Acreedores y procede de la siguiente manera: Identifica el Nmero de Documento de Pago generado en la anterior etapa. Posteriormente procede aprobar el mismo, para lo cual debe pulsar en el cono APROBAR, automticamente y confirmar esta accin, entonces el estado del documento cambiar a APROBADO.
Anulacin de Formulario A-01 Para ANULAR un Formulario A01, este no debe estar Priorizado menos pagado. Si estuviera Priorizado sin pago, se debe anular primero la priorizacin y posteriormente el Formulario A-01. Aprobacin de Formulario A01 Para APROBAR un Formulario A-01, este debe estar en estado VERIFICADO, caso contrario no es posible la APROBACION.

Nota En el supuesto que el documento de Pago se encuentre en estado Aprobado y requiera ser cancelado, el usuario deber pulsar el cono ANULAR; el sistema procede a anular el Nmero de Documento de Pago y automticamente cambia a estado ANULADO.

4.1.4 PROCESO 5. Elaboracin de Documento de Priorizacin de Pago

El usuario de Tesorera que elabora documentos de priorizacin, se conecta al SIGEP con el perfil 76 Operador de Priorizacin de Pago, para priorizar el Documento de Pago de Acreedores, debiendo registrar lo siguiente: Datos de la Priorizacin;
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Criterios; Tipo Formulario: debe seleccionar de la lista de valores la opcin Acreedores. Tipo Documento: NO SE SELECCIONA NADA, dejndolo VACO. Datos Generales: el usuario podr efectuar el filtro del documento segn los criterios. Acreedores: Esta franja habilita la seleccin para el pago del tipo de deuda: Gestin Actual (que debe tickear el pago de la Gestin vigente), Deuda Flotante Gestin anterior. Estas ltimas opciones se elegirn cuando corresponda su pago y se est operando en el sistema ms de una gestin. Adems, habilita el campo Nro. de Documento de pago de Acreedores para seleccionar por este criterio. Seguidamente este usuario debe GUARDAR los criterios seleccionados presionando el cono GRABAR, entonces se habilita el botn CARGAR DOCUMENTOS. Documentos Cargados Al pulsar Cargar Documentos, automticamente el sistema generar un Nmero de Priorizacin, la fecha de priorizacin y el monto.

Priorizacin de Acreedores Cuando el usuario de Tesorera selecciona el Tipo Formulario: ACREEDORES, se habilita la franja ACREEDORES.

El usuario debe salir a la pantalla principal; entonces el sistema generar una pantalla en la cual se muestra el estado de la priorizacin del documento de acreedor, mismo que queda en estado PENDIENTE.

4.1.5 PROCESO 5. Aprobacin del Documento de Priorizacin

El usuario de Tesorera que aprueba documentos de priorizacin, se conecta al SIGEP con el perfil 77 Aprobador de Priorizacin de Pago y procede de la siguiente manera: Identifica el Nmero de Priorizacin generado en la anterior etapa. Posteriormente procede aprobar el mismo, para lo cual debe pulsar en el cono APROBAR y confirmar esta accin, entonces automticamente el estado cambiar APROBADO

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4.1.6 PROCESO 6. Impresin de Cheque

El Responsable de Impresin de Cheques, se conecta al SIGEP con el perfil 78- Responsable Impresin de Cheques y procede de la siguiente manera: Identifica el Nmero de Pago correspondiente al acreedor. Posteriormente procede a imprimir el mismo pulsando en el cono de la impresora situada al lado izquierdo, inmediatamente el sistema desplegara la pantalla Impresin de Cheques en la cual el usuario debe registrar los siguientes datos: Nmero de Cheque; Cdigo Micra; Formato de Cheque; Se imprime en: para este caso se deber elegir la opcin Acreedor, por corresponder al documento de pago acreedor.

El usuario previamente deber preparar el cheque fsico en la bandeja de la impresora, posteriormente se deber pulsar el cono imprimir, automticamente se imprimir el cheque, el estado cambiara a IMPRESO.

4.1.7 PROCESO 7. Firma del Cheque

Una vez, el cheque fsico est impreso, corresponde realizar el trmite administrativo para la firma del o los cheques con la MAE o los funcionarios habilitados para este propsito. Una vez cumplido este proceso, se debe efectuar en el sistema la entrega del cheque.

4.1.8 PROCESO 8. Entrega del Cheque

El usuario encargado de la entrega de cheques, se conecta al SIGEP con el perfil 79 - Responsable de Entrega de Cheques y procede de la siguiente manera: Identifica el Nmero de Pago correspondiente al acreedor. Posteriormente procede a entregar el mismo pulsando en el cono de la manito situada al lado izquierdo, inmediatamente el sistema desplegar

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la pantalla Entrega de Cheques en la cual el usuario debe registrar los siguientes datos: Habilitado; Lugar de Expedicin del Recibo; Luego debe pulsar el cono Entregar Cheque y confirmar esta accin, entonces automticamente cambiara el estado ha ENTREGADO. El usuario necesariamente deber obtener el recibo de entrega para lo cual deber pulsar en el cono Exportar Pdf, inmediatamente se generar el Recibo de Entrega de cheques /ttulo valores, imprimir el mismo y proceder a firmar la constancia de entrega por el Acreedor Beneficiario que recibe el cheque.

4.1.9 PROCESO 9. Entrega fsica de cheques de pago a Acreedores

El habilitado de la entidad se apersona a las distintas Acreedores (AFP Seguro Social, Impuestos Nacionales), con el o los cheques debidamente firmados y la respectiva documentacin de respaldo para efectuar el pago y proceder a la respectiva liquidacin.

4.2 ANULACIN DE PAGO DE ACREEDORES.

4.2.1 PROCESO 1. Instruccin de anulacin de pago
En el caso de que se decida administrativamente anular en pago al Acreedor, el Responsable de Finanzas, autorizar el inicio de la anulacin del pago de acreedores.

4.2.2 PROCESO 2. Cancelacin de entrega de cheque

El usuario se conecta con el perfil Responsable de Entrega de cheques, identifica el Nmero de Pago correspondiente al pago del Acreedor y procede a cancelar la entrega del cheque.

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4.2.3 PROCESO 3. Cancelacin de Impresin de Cheque

El usuario se conecta con el perfil Responsable de Impresin de Cheques, identifica el nmero de cheque del Acreedor y procede a efectuar la cancelar la impresin de cheque.

4.2.4 PROCESO 4. Anulacin del pago generado

El usuario se conecta con el perfil Aprobador de Priorizaciones de Pago, identifica el Nmero de Documento de Pago y procede a efectuar la Anulacin el pago generado del Acreedor.

4.2.5 PROCESO 5. Anulacin del Formulario A-01

El usuario se conecta con el perfil Responsable de Acreedores identifica el Nmero de Documento de Pago y procede a efectuar la Anulacin del Formulario A-01 del pago del Acreedor.

5 REGISTROS CONTABLES.
El registro de un pago a un acreedor se realiza registrando un comprobante de Pago a Acreedor despus que el Tesorero ha efectuado el pago del Liquido Pagable al Beneficiario de un comprobante de ejecucin presupuestaria de gastos C-31, inmediatamente se efecta un debito de transferencia de acreedor TRA de la o las Libretas Bancarias Origen registradas en el C-31 a la Libreta de Acreedor previamente definida, por lo tanto el traspaso a la Libreta de Acreedores se muestra en el siguiente asiento contable: ----- x ----Cuenta nica del Tesoro
CUENTA BANCARIA Y LIBRETA 10000006051192 GOB. AUTNOMO DPTAL. 00904010001 LIBRETA DE ACREEDORES MENSUAL

xxxx.-

Cuenta nica del Tesoro

CUENTA BANCARIA Y LIBRETA 10000006051192 GOB. AUTNOMO DPTAL. 00904012002 LIBRETA REGALIAS MINERAS (20-220)

XXXX.-

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Al momento de efectuar el pago del acreedor, se generar el siguiente asiento contable:

----- x ----Retenciones a Pagar a Corto Plazo

ACREEDOR 1004 Faltas y Multas 301 Renta de Vejez Futuro 302 Renta de Vejez Previsin 303 Riesgo Comn Futuro 304 Riesgo Comn Previsin .

xxxxx.-

Cuenta nica del Tesoro

CUENTA BANCARIA Y LIBRETA 10000006051192 GOB. AUTNOMO DPTAL. 00905022001 LIBRETA DE ACREEDORES MENSUAL

xxxxx.-

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Fin del Proceso

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