AUDITORIA (SAYCO)

DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS)

DEL MINISTERIO DE EDUCACION GESTIÓN 2018

MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA
1.1. NATURALEZA DEL TRABAJO
En cumplimiento de la Programación Anual de Operaciones de la Unidad de
Auditoria Interna e instrucciones impartidas en Memorándum Nº141/2019 de fecha
18/04/2019, se realizará la Auditoría del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios (SABS) del Ministerio de Educación, considerando las operaciones
ocurridas durante la gestión 2018.

1.2. OBJETIVO
El objetivo de la Auditoría es emitir una opinión independiente sobre el diseño,
implantación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios
en el Ministerio de Educación de acuerdo con la Norma Básica, Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.

1.3. METODOLOGÍA
Para el cumplimiento del objetivo de la auditoria, con base en el Relevamiento de
Información, se efectuará una evaluación preliminar sobre el diseño y
funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios del Ministerio
de Educación.

Con base en el relevamiento, se efectuará el cuestionario para el Sistema de

Administración de Bienes y Servicios, a fin de establecer el diseño de dicho sistema,
aplicando la Norma Básica.

Con base en lo anterior, se seleccionarán controles y procedimientos para

comprobar y evaluar la implantación y funcionamiento del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios.
Para las pruebas de cumplimiento aplicaremos pruebas de verificación de detalle,
se evaluará la documentación, se procederá a la inspección física de almacenes,
verificación de bienes comprados dentro del Sistema de Administración de Bienes
y Servicios, se seleccionará una muestra representativa de las operaciones con el
objetivo de verificar el cumplimiento de la normativa.

1.4. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE

EMISIÓN DE INFORMES
Con base en el objetivo de la auditoria se emitirá un informe sobre la evaluación del
diseño, la implantación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes
y Servicios del Ministerio de Educación, vigentes a la fecha del examen,
conteniendo recomendaciones orientadas a mejorar el diseño y funcionamiento de
los mismos.

Adicionalmente, en caso de detectarse incumplimientos a la normatividad vigente

respecto a las operaciones ejecutadas durante el período de revisión, que
ameritarían la determinación de indicios de responsabilidad por la función pública,
se sugerirá una auditoria específica al respecto.

1.5. ALCANCE DE LA REVISIÓN A SER EFECTUADA

Nuestro objetivo es aplicar procedimientos de Auditoría, para establecer a través de
muestras representativas, sobre operaciones y transacciones procesadas durante
la gestión 2018.

1.6. NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES A SER APLICADAS EN

EL DESARROLLO DEL TRABAJO
Efectuamos nuestro trabajo de acuerdo con normas de Auditoría gubernamental y
consideraremos la siguiente normativa legal.

 Constitución Política del Estado

 Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamental del 20/07/1990.
 Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General
de la República, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 23215 del
22/07/1992.
  Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública aprobado
mediante Decreto Supremo Nº 23318-A del 03/11/1992.
 Decreto Supremo N° 26237 de 29 de junio de 2001, que modifica los artículos
12, 14 al 16, 18, 21 al 31 y 67 del Decreto Supremo N° 23318-A.
 Normas de Auditoria Gubernamental (NAG) aprobadas por la Contraloría
General de la República aprobadas mediante Resolución Nº CGR-
1/026/2005, Versión del 24/02/2005..
 Texto Ordenado Subsistema de Contrataciones Estatales y Subsistema de
Manejo y Disposición de Bienes, aprobado mediante Decreto Supremo Nº
28271.
 Reglamento del Decreto Supremo Nº 27328 del 31 de enero de 2004 de
Contratación de Bienes, Obras y Servicios de Consultoría del SICOES y de
Municipalidades.
 Decreto supremo N° 0181 de 28 de junio de 2009, de las normas básicas del
sistema de administración de bienes y servicios – NB- SABS y sus
modificaciones.
 Ley N° 070 de la Educación Avelino Siñani - Elizardo Pérez de 20 de
diciembre de 2010.
 Ley del libro y la lectura Oscar Alfaro Ley Nº 366
1.7. ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA
A continuación, se detallan las fechas de mayor importancia relacionadas con la
planificación, ejecución y conclusión de nuestra auditoria:

FECHA (*)
ACTIVIDADES INICIO FINALIZACIÓN

Comunicación del inicio de la auditoria 20/04/2019 -

Planificación 10/05/2019 21/05/2019
Ejecución (*) 27/04/2019 17/08/2019
Emisión de informe borrador 20/6/2022 27/06/2019
(*) Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas de un desarrollo
de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna
o externamente) pueden alterar el cronograma previsto precedentemente.

2. INFORMACIÓN SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE

LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS INHERENTES
2.1. ANTECEDENTES
Bajo los lineamientos políticos y sociales que se establecen en la Ley Avelino
Siñani- Elizardo Pérez, se define el marco que identifica el contexto en el cual el
Ministerio de Educación desempeñará su accionar y que le permitirá identificar,
analizar y medir las variables que proporcionarán información del sistema para
tomar medidas que incidan en su desarrollo.

El principal rol del Estado es garantizar el derecho a la educación. En este sentido,

el Estado Plurinacional de Bolivia asume las obligaciones que impone el derecho a
la educación, empezando por reconocerlo como fundamental a través del artículo
17 de la Constitución Política del Estado, que a la letra dice:

"Toda persona tiene derecho a recibir educación en todos los niveles de manera
universal, productiva, gratuita, integral e intercultural, sin discriminación. " Asimismo,
la atención de las características principales del derecho a la educación se ven
reflejadas en el capítulo sexto de la CPE, del cual se puede extraer lo siguiente:

"La educación constituye una función suprema y primera responsabilidad financiera

del Estado, que tiene la obligación indeclinable de sostenerla, garantizarla y
gestionarla" "El Estado y la sociedad tienen tuición plena sobre el sistema educativo,
que compren de II. Educación Regular, la alternativa y especial, y la educación
superior de formación profesional. El sistema educativo desarrolla sus procesos
sobre la base de criterios de armonía y coordinación."

MISIÓN: “Diseñar, implementar y ejecutar políticas, estrategias educativas

inclusivas, equitativas, intraculturales, interculturales, plurilingües, científicas,
técnica - tecnológica, de calidad, con participación social desde el ámbito territorial,
comunitario productivo y descolonizador a través del Sistema Educativo
Plurinacional “.

VISIÓN: “El Ministerio de Educación garantiza una educación productiva

comunitaria y de calidad para todas y todos, con pertinencia sociocultural,
contribuyendo a la construcción de una sociedad justa, en equilibrio y relación
armónica con la naturaleza que sustenta el desarrollo plurinacional para vivir bien,
como entidad modelo de gestión participativa y transparente”.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Bajo los principios articuladores de la Revolución Educativa, como ser: la

intraculturalidad, interculturalidad, plurilingüismo, justicia social, erradicación de la
pobreza, equidad de género, equilibrio y armonía con la naturaleza y tomando en
cuenta la base fundamental que significa la participación social, se han
determinado cuatro objetivos estratégicos para el sector educativo.

a) Equidad y Oportunidad
Garantizar el acceso y permanencia de las bolivianas y bolivianos en el Sistema
Educativo Plurinacional en condiciones de plena igualdad, sin discriminación social,
cultural, lingüística ni económica.

b) Educación de Calidad
Desarrollar e implementar una formación integral humanística, científica, técnica,
tecnológica y productiva, descolonizadora, comunitaria, intracultural, intercultural y
plurilingüe con igualdad de oportunidades y condiciones para que las bolivianas y
bolivianos vivamos bien.

c) Educación Productiva.
Desarrollar un sistema educativo ligado a la producción, generador de ingresos y
basado en los principios de economía comunitaria. 4. Fortalecimiento de la Gestión
Educativa

Desarrollar las capacidades técnicas, administrativas y normativas del ministerio

basadas en los principios de reciprocidad, justicia social, equidad, intra-inter
culturalidad y plurilinguismo.
Objetivos de gestión institucional

 Mejorar el acceso, cobertura, permanencia y conclusión de todas y todos los

bolivianos en todo el Sistema Educativo Plurinacional, desarrollando ofertas
educativas inclusivas, integrales, pertinentes y oportunas.
 Mejorar los procesos educativos del SEP, fortaleciendo las condiciones
materiales y capacidades pedagógicas de la educación, hacia la
consolidación de la implementación del nuevo modelo educativo.
 Desarrollar las condiciones materiales, pedagógicas y de gestión para la
implementación de la educación productiva, articulándola a la producción de
acuerdo a las vocaciones y potencialidades de las regiones y comunidades.
 Fortalecer las capacidades y condiciones de gestión institucional del
Ministerio de Educación para el ejercicio de su rol como cabeza de sector, en
el marco de los desafíos de la Revolución Educativa y la Agenda Patriótica.
2.2. PRINCIPALES ACTIVIDADES O SERVICIOS
El ministerio de educación es el órgano gubernamental de alto nivel, encargado de
la gestión de la educación sistemática en Bolivia. Esta entidad del estado esta
encargada de garantizar una educación para el trabajo, comunitaria y de calidad
para todas y todos los habitantes.

2.3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

 2.4. ASPECTOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES
2.4.1. RECURSOS
Los recursos y gastos del Ministerio de Educación provienen de las siguientes
fuentes de financiamiento:

Estado de Ejecución Presupuestaria de

Recursos por Rubro al 31/12/2018
(Expresado en bolivianos)

PRESUPUESTO

% DE
RUBRO DESCRIPCION
SALDO NO EJECUCION
VIGENTE PERCIBIDO PERCIBIDO

12000 Venta de Bienes y Servicios 22.828.040,00 29.504.733,99 -6.676.693,99 129%

15000 Tasas Derechos y Otros Ingresos 11.658.220,00 64.687.732,41 -53.029.512,41 555%

Intereses y otras rentas de la

16000 propiedad 93.550,00 138.363,85 -44.813,85 148%

18000 Donaciones Corrientes 0,00 2.837.524,37 -2.837.524,37 100%

19000 Transferencias corrientes 10.840.023,00 28.858.298,97 -18.018.275,97 266%

22000 Donaciones de Capital 6.872.873,00 6.667.029,75 205.843,25 97%

23000 Transferencias de Capital 25.455.536,00 0,00 25.455.536,00 0%

Disminución y cobro de otros

35000 activos financieros 134.924.550,93 0,00 134.924.550,93 0%

TOTAL 212.672.792,93 132.693.683,34 79.979.109,59 62%

Fuente: Estado de Ejecución Presupuestaria de Recursos emitidos por el

SIGMA

La obtención de recursos expuestos en el Estado de Ejecución

Presupuestaria de recursos corresponde a las siguientes fuentes de
financiamiento:
 2.5. MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENAMIENTO
La Unidad de Almacenes del Ministerio de Educación, está compuesta por un
almacén central en dependencias del Ministerio de Educación.

2.6. PRINCIPALES INSUMOS Y PROCESOS DE COMPRAS

Como las actividades principales del Ministerio de Educación es un organismo oficial
que se encarga de gestionar las tareas administrativas relacionadas con la
educación y normalmente también de la cultura .en algunos casos tiene rango de
secretaria de estado. Y de acuerdo a los principales insumos para llevar a cabo
dicho efecto se requiere material de escritorio, libros, equipo de computación, y asi
como la contratación del personal de consultoría para el desarrollo de las
actividades planificadas para la gestión.

2.7. AMBIENTE DE CONTROL

Como resultado de la evaluación del ambiente de control se ha establecido lo
siguiente:

Insuficiencia del Plan Estratégico Institucional, acorde con el Plan de

Desarrollo educativo que defina los objetivos, políticas y estrategias de
mediano y largo plazo de la entidad. Solo se cuenta con el POA de la gestion
2018.

 Carencia del Manual de Puestos en el cual se describa el “Perfil requerido

para desempeñar el puesto”, documento básico para la contratación de
personal, actualmente la contratación de personal es realizada en forma
directa sin que se efectué un proceso de selección.
 La Unidad de Recursos Humanos cuenta con deficiencias al
elaborar el Programa Anual de Capacitación que debe contener:
Objetivos, Políticas y Metodología para la construcción del
programa de capacitación y actividades programadas.
 La entidad no ha efectuado la evaluación del desempeño del
personal permanente, sólo efectúa evaluaciones del personal
eventual en forma trimestral.
  Para personal administrativo se efectúa la contratación en forma
directa por los ejecutivos de la empresa.
 Inexistencia de un sistema adecuado de registro de personal, si bien
el Responsable de Personal cuenta con carpetas individuales estas
no están completas y la documentación se encuentra sin clasificar.
 La labor de control interno posterior es efectuada por la Auditoria
Interna, la misma que depende del Gerente General, y está
conformada por un responsable de Unidad.
Sobre la base de los factores que afectan el ambiente de control
consideramos que en el ministerio de educación, no existe un buen
ambiente de control por cuanto no se percibe una atmósfera de respeto
por las normas, las políticas, los procedimientos y los valores éticos.

2.8. DETERMINACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA

2.8.1. RIESGO INHERENTE
En el relevamiento de información se pudo advertir que el origen del Riesgo
Inherente; en la Implantación de los Sistemas de Administración y Control, proviene
de los siguientes factores:

 Ineficiencia del manejo de archivos del personal de la institución.

 Ausencia de manuales de funciones de procesos y procedimientos.
 Carencia de un programa de capacitación anual.
2.8.2. RIESGO DE CONTROL
Con base al ambiente de control, se identificaron los siguientes riesgos de control:

 Falta de procedimientos formalizados en manuales, adecuados para la

ejecución de las operaciones del Ministerio de Educación.
2.9. ENFOQUE DE AUDITORÍA ESPERADO
Sobre la base del relevamiento de información preliminar la percepción del ambiente
de control y los riesgos inherentes y de control en el ministerio de educación, a
continuación se presenta el enfoque de auditoria, el cual puede ser ajustado a
medida que se desarrolle el examen:
 FASES PROCEDIMIENTOS

Análisis del  Aplicación del cuestionario del Sistema de Administración de Bienes y

Servicios.
Diseño  Adaptación del cuestionario del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios, de acuerdo a normatividad vigente.
 Considerando que no existe el Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios; se aplicará la Norma Básica de dicho
Sistema.

Comprobación  Selección de controles y procedimientos a comprobar y evaluación del

cumplimiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
del  Utilización de muestreo a criterio en los casos que corresponda (muestra
funcionamient representativa).
o  Identificación y tratamiento de las observaciones.

Conclusión sobre
el Diseño y el  Informe sobre el diseño, implantación y funcionamiento del Sistema de
funcionamiento Administración de Bienes y Servicios.
del Sistema

2.10. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

2.10.1. PERSONAL Y TIEMPO PRESUPUESTADO
A continuación se detalla el personal asignado para la ejecución de la Auditoría y
las horas presupuestadas para la misma:

NOMBRES CARGO DÍAS HORAS

Lic. Viviana Hilaquita Yujra Auditora General 4 32
Lic. Edgar A.Mamani Rivas Supervisor General de Auditoria 6 48
Lic. Lourdes G. Parraga Quispe Supervisora de Área 12 96
Lic. Lizeth Carvajal Callisaya Encargada de Auditoria 42 336
Total 64 512