Descripcin y anlisis de puestos

La descripcin de puestos muestra una relacin de las tareas, obligaciones y

responsabilidades del puesto, mientras que las especificaciones de puestos proporcionan
los requisitos para su ocupante.
Descripcin de puestos
Para conocer el contenido de un puesto es necesario describirlo. Su descripcin es un
proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y
distinguen del resto de los puestos en la organizacin. La descripcin de puestos
representa la descripcin detallada de las atribuciones o tareas del puesto (lo que hace el
ocupante), la periodicidad de su realizacin (cundo lo hace), los mtodos para el
cumplimiento de esas responsabilidad o tareas (cmo lo hace) y los objetivos (por qu lo
hace).
Ejemplo de una hoja de descripcin del puesto

Titulo del puesto:
Ficha de elaboracin:
Fecha de revisin:
Clave:
Departamento:
Divisin:
Descripcin genrica:
Descripcin especifica:

Anlisis de puestos
Despus de la descripcin sigue el anlisis de puesto. Es decir, una vez identificando el
contenido se analiza el puesto en relacin con los requisitos que impone a su ocupante.
Mientras la descripcin se preocupa por el contenido del puesto (qu hace el ocupante,
cmo y por qu), el anlisis estudia y determina todos los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeo.


Descripcin de puestos = Aspectos intrnsicos
1. Ttulo del puesto
2. Ubicacin del puesto en el organigrama
3. Contenido del puesto
a. Tareas o atribuciones
i. Nivel del puesto
ii. Subordinacin
iii. Supervisin
iv. Comunicaciones colaterales (Diarias, Semanales, Mensuales, Anuales, Espordicas).
Anlisis de puestos = Aspectos extrnsecos
Factores de especificacin
1. Requisitos intelectuales: comprenden las exigencias del puesto en lo referente a los
requisitos intelectuales que debe tener el ocupante para desempear adecuadamente el
puesto. Se presentan los siguientes factores:
a. Educacin necesaria
b. Experiencia necesaria
c. Iniciativa necesaria
d. Aptitudes necesarias
2. Requisitos fsicos: comprenden la cantidad y la continuidad de la energa y del esfuerzo
fsico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan. Considera tambin la
complexin fsica que debe tener el ocupante para el buen desempeo. Ser presentan los
siguientes factores:
a. Esfuerzo fsico necesario
b. Concentracin visual necesaria
c. Complexin fsica necesaria
3. Responsabilidades adquiridas: consideran las responsabilidades que, adems del
desempeo normal de sus atribuciones, tienen el ocupante del puesto en relacin con la
supervisin directa de sus subordinados, del material, de las herramientas o equipo, el
patrimonio de la empresa, dinero, ttulos o documentos, prdidas o ganancias de la
empresa, relaciones internas o externas e informacin confidencial. Comprende las
responsabilidades por:
a. Por supervisin de personal
b. Por material y equipo
c. Por mtodos y procesos
d. Por dinero, ttulos o documentos
e. Por informacin confidencial
f. Por seguro a terceros
4. Condiciones de trabajo: comprenden las condiciones del ambiente en que se realiza el
trabajo, si lo hace desagradable, adverso o sujeto a riegos, o si exige del ocupante una
slida adaptacin para mantener la productividad y el rendimiento de sus funciones.
Evalan el grado de adaptacin de la persona al ambiente y al equipo de trabajo para
facilitarle su desempeo. Comprende los siguientes factores de especificacin.
a. Ambiente de trabajo
b. Riesgo de trabajo

Ejemplo de descripcin y anlisis de puesto

Descripcin genrica: Redactar en espaol, mecanografiar en ingls y espaol, organizar
reuniones, coordinar visitas y actualizar archivos.

Descripcin del puesto:
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (enviar a destinatario), expedientes,
informes y documentos, anotar su devolucin y archivarlos.
Preparar correspondencia y textos en espaol
Devolver documentos y asuntos bsicos recibidos, con fines de correspondencia y
complicacin de informes.
Organizar y actualizar archivos de documentos y cartas por lo general confidenciales, as
como registros en los que se determine su localizacin, cuando sea necesario y
comunicar compromisos al superior.
Prever oportunamente necesidades bsicas, como materiales de oficina, servicios
generales, requisiciones, pedidos; ocuparse del mantenimiento, actuar en encargos que
constituyan detalles de la tarea al superior.
Realizar, a criterio de su superior, otras tareas relacionadas.

Anlisis de puesto

Requisitos intelectuales
Escolaridad indispensable: secundaria, secretariado o equivalente
Experiencia: 6 a 12 meses de experiencia en taquigrafa, y conocimiento de las normas y
funciones de la empresa.
Aptitudes adicionales: excelente presentacin y amabilidad; discrecin y
responsabilidad; buena redaccin, fluidez oral; memoria para asociar nombres, hechos y
fsionomas; capacidades de sntesis y desarrollo; coordinacin mental y excelente
razonamiento abstracto; nocin de tiempo y habilidad para prever y adaptarse a nuevas
situaciones.

Responsabilidades

Relaciones: se requiere discrecin extrema en asuntos confidenciales y tacto para
obtener cooperacin; trabajo cuando la frecuencia de relaciones es amplia.

Condiciones de trabajo
Ambiente de trabajo: normal de oficina; trabajo en oficinas corporativas.








Mtodos para la descripcin y anlisis de puestos
Los mtodos ms utilizados para la descripcin y anlisis de puestos suelen ser los
siguientes:
1. Observacin directa
El anlisis de puesto se realiza con la observacin directa y dinmica del ocupante en
pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota en una hoja de
anlisis de puestos los puntos clave de sus observaciones. Es lo ms adecuado para
trabajadores que realizan operaciones manuales o de carcter sencillo y repetitivo.

Caractersticas del mtodo de observacin directa
a) Los datos sobre un puesto se obtienen mediante la observacin visual de las
actividades del ocupante, a cargo del analista especializado.
b) La participacin que tiene el analista en la obtencin de los datos es activa, y la del
ocupante, pasiva.

Ventajas del mtodo de observacin directa
a) Veracidad de los datos, en virtud de la unidad de origen (el analista de puesto) y de que
sea ajeno a los interese de quien realiza el trabajo.
b) No requiere la paralizacin del ocupante del puesto.
c) Mtodo ideal para puestos sencillos y repetitivos.
d) Correspondencia adecuada entre los datos y la formulacin bsica del anlisis de
puestos (qu hace?, cmo lo hace?, para qu lo hace?

Desventajas del mtodo de observacin directa
a) Costo elevado, pues para que el mtodo sea completo se requiere un tiempo
prolongado en el anlisis de puestos.
b) La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no
permite la obtencin de datos de verdad importes para el anlisis.
c) Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
Es recomendable combinar este mtodo con otros para que el anlisis resulte mucho ms
completo y fiel.

2. Cuestionario
El anlisis se efecta al solicitante por escrito al ocupante del cargo que conteste un
cuestionario para el anlisis del puesto que analizar su supervisor.

Caractersticas del cuestionario
a) Los datos se obtienen por medio de un cuestionario que contesta el ocupante o su
superior para el anlisis del puesto.
b) La participacin del analista de los puestos en la obtencin de los datos (llenado de
cuestionario) es pasiva, y la del ocupante (quien lo contesta) activa.

Ventajas del cuestionario
a) Pueden contestar el cuestionario los ocupantes o sus jefes directos, de manera
conjunta o secuencial, con lo que se obtiene una visin ms amplia del contenido y sus
caractersticas, adems de contar con la participacin de varios niveles.
b) Es el mtodo ms econmico para el anlisis de puestos.
c) Es el mtodo ms completo; el cuestionario puede distribuirse a todos los ocupantes,
quienes lo contestan y devuelven con relativa rapidez. Esto no ocurre con los dems
mtodos para el anlisis de puestos.
d) Es el mtodo ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.

Desventajas del cuestionario
a) El cuestionario est contraindicado para puesto de bajo nivel, en los cuales los
ocupantes tengan dificultades para interpretarlo y responderlo por escrito.
b) Exige planeacin y realizacin cuidadosas.
c) Tiende a ser superficial y distorsionado.


3. Entrevista directa
Si la entrevista est bien estructurada, se obtiene informacin sobre todos los aspectos
del puesto, la naturaleza y secuencia de las tareas que lo componen y los porqus y los
cundos. Se puede desarrollar en relacin con las habilidades que se requieren para el
puesto y es posible cruzar la informacin de ocupantes de otros puestos similares para
verificar discrepancias en la informacin.
Se basa en el contacto directo y en los mecanismos de colaboracin y participacin.
El mtodo de la entrevista directa consiste en obtener los datos relativos al puesto que se
desea analizar por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con
su jefe inmediato. Se puede hacer slo con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

Caractersticas de la entrevista directa
a) Los datos sobre el puesto se obtienen de una entrevista, con preguntas y respuestas
verbales entre el analista y el ocupante del puesto.
b) La participacin es activa tanto del analista como del ocupante del puesto.

Ventajas de la entrevista directa
a) Recopilacin de los datos del puesto por las personas que mejor lo conocen.
b) Posibilidad de comentar y aclarar todas las dudas.
c) Es el mtodo de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en el
anlisis, debido a la obtencin estandarizada y racional de los datos.
d) No tiene contraindicacin, se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.

Desventajas de la entrevista directa
a) Una entrevista mal dirigida puede generar reacciones negativas en el personal que
provoquen falta de comprensin y no aceptacin de sus objetivos.
b) Posibilidad de una confusin entre opiniones y hechos.
c) Prdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien.
d) Costo operacional elevado; se necesitan analistas con experiencia y detener el trabajo
del ocupante.

4. Mtodo mixtos
Cada mtodo de anlisis tiene ventajas y desventajas. Para neutralizar las desventajas y
aprovechar las ventajas, se utiliza mtodos mixtos. Se trata de combinaciones eclcticas
de dos o ms mtodos de anlisis.
Etapas del anlisis de puestos.

Un programa de anlisis de puestos comprende tres fases o etapas:
1) Etapa de planeacin
Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el anlisis de puestos. Es una etapa
de trabajo de escritorio y de laboratorio. La planeacin exige los siguientes pasos:
A. Determinar los puestos por describir, analizar e incluir en el programa de anlisis, sus
caractersticas, naturaleza, tipologa, etc.
B. Elaborar el organigrama de los puestos para ubicarlos. Al hacerlo, se definen los
siguientes aspectos: nivel jerrquico, autoridad, responsabilidad y rea de accin.
C. Elabora el cronograma de trabajo para especificar por dnde empezar el programa de
anlisis.
D. Elegir el o los mtodos de anlisis. A partir de la naturaleza y de las caractersticas de
los puestos por analizar, se eligen los mtodos de anlisis adecuados.
E. Seleccionar los factores de anlisis para estudiar los puestos, con base en dos criterios
conjuntos:
a. Criterio de la generalidad: los factores de anlisis deben estar presentes en la totalidad
o por lo menos en 75% de los puestos por estudiar, para comparar las caractersticas
ideales de los ocupantes.
Para criterio de generalidad, los puestos suelen dividirse en varios sistemas: puestos de
supervisin, obreros, trabajadores por hora, etc.
b. Criterio de la variedad o discriminacin: los factores de anlisis deben variar de acuerdo
con el puesto. El factor de escolaridad necesaria aplica diferente en los puestos.
F. Dimensionar los factores de especificacin, es decir, determinar la amplitud de
variacin de cada factor dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar.
Un factor se dimensiona para adaptarlo o ajustarlo como instrumento de medicin al
objeto que se pretende medir. El factor de anlisis educacin bsica necesaria, por
ejemplo, cuando se aplica a puestos por hora no calificados, puede tener como lmite
superior la educacin primaria completa.
G. Graduacin de los factores de especificacin. Transforma cada factor de una variable
continua (que puede asumir cualquier valor dentro de su intervalo o amplitud de variacin)
en una variable discreta o discontinua (que slo asume determinados valores que
representan segmentos o franjas dentro de su amplitud o intervalo de variacin)

2) Etapa de preparacin
Es la etapa en la que los analistas debidamente entrenados preparan los esquemas y los
materiales de trabajo, a saber:
1. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los analistas de puestos que conformarn el
equipo de trabajo.
2. Preparacin del material de trabajo (formulacin, impresos, materiales, etc.)
3. Preparacin del ambiente (aclaraciones a la direccin, gerencia, supervisores y a todo
el personal relacionado con el programa de anlisis de puestos)
4. Obtencin de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van a
analizar, relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios utilizados por los
ocupantes de los puestos).
La etapa de preparacin puede realizarse en forma simultnea a la etapa de planeacin.

3) Etapa de realizacin
En la fase en la que se obtienen los datos de los puestos que se van a analizar y en la
que se redacta el anlisis:
1. Obtencin de los datos sobre los puestos mediante el (los) mtodo(s) de anlisis
elegidos (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato)
2. Seleccin de los datos obtenidos.
3. Redaccin provisional del anlisis a cargo del analista de puestos.
4. Presentacin de la redaccin provisional del anlisis del puesto para su aprobacin
(ante el comit de puestos y remuneraciones, el ejecutivo o el departamento responsable
de su oficializacin en la empresa)
Objetivos de la descripcin y anlisis de puestos.

Los usos para los resultados del anlisis de puestos son muchos: constituye la base para
el reclutamiento y seleccin de personal, identificacin de las necesidades de
capacitacin, planeacin de la fuerza de trabajo, evaluacin de los puestos para fijar
niveles salariales, proyeccin de equipamiento y mtodos de trabajo, etc. Casi todas las
actividades de RH se sustentan en la informacin proporcionada por el anlisis de
puestos.
Objetivos principales son:
1. Subsidios para la elaboracin de anuncios
2. Determinar el perfil del ocupante del puesto: aplicacin de batera adecuada de
exmenes como base para la seleccin del personal.
3. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitacin:
como base para la capacitacin de personal.
4. Determinar, mediante la valuacin y clasificacin de puestos, los niveles salariales: de
acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de la organizacin y del nivel de
los salarios en el mercado de trabajo, como base para la administracin de sueldos y
salarios.
5. Estimular la motivacin del personal: para facilitar la evaluacin del desempeo y del
mrito funcional.
6. Gua para el supervisor: en el trabajo con sus subordinados, y tambin para el
empleado en el desempeo de sus funciones.
7. Subsidios para la higiene y seguridad industrial: con objeto de minimizar la insalubridad
y riesgos de determinados puestos.

Ejemplo de descripcin y anlisis de un puesto por hora.

Descripcin y anlisis del puesto
Titulo: Pintor de mantenimiento Divisin: Industrial
Descripcin genrica; Pintar, con pistola o con pincel, superficies metlicas y de madera
que forman parte del patrimonio de la sociedad.
Descripcin del puesto:
Preparar las superficies antes de pintarlas, es decir, rasparlas y lijarlas para eliminar las
impurezas y la pintura vieja.
Preparar la pintura con mezclas de otras pinturas, solventes, secantes y pigmentos en
cantidades adecuadas hasta obtener el color y la viscosidad ideales. Introducir la pintura
en el frasco de aire comprimido, conectarlo al equipo de la toma de aire y regular el flujo
por medio de vlvulas. Aislar las superficies que no se deban pintar con tiras de papel o
de cinta adhesiva. Dirigir la pistola sobre las partes por pintar con movimientos suaves
horizontales, verticales y circulares. Lijar las capas de pintura una vez que sequen como
preparacin para la aplicacin de la mano siguiente, hasta obtener un acabado perfecto.
Retocar con pincel puntos y bordes inaccesibles.
Con pinceles, brochas, escobas, etc., pintar a mano las fachadas de los edificios; hacer
cenefas y emblemas sobre las superficies pintadas.
Dar mantenimiento a todo el equipo: eliminar residuos y despejar la punta de las pistolas
con solventes y gas.
Realizar, a criterio de su superior, otras tareas relacionadas con las descritas.
Anlisis de puestos Requisitos intelectuales:
Escolaridad: primaria; calculo con nmeros enteros, conocimiento de materiales
inherentes y de procesos de pintura.
Experiencia: un ao por lo menos; periodo que se considera necesario par ala
adquisicin de las habilidades y la completa familiarizacin con su campo de trabajo.
Aptitudes: Inteligencia (nivel media inferior), introversin equilibrada, iniciativa, espritu
crtico y creador, resistencia a la fatiga fsica y en particular a la fatiga visual, percepcin
diferencial (aguda), mucha destreza manual, reaccin rpida a estmulos, agudeza visual.
Requisitos fsicos:
Esfuerzo fsico: movimiento constante de brazos y piernas; coordinacin de movimientos
horizontales, verticales y circulares con los brazos; pulso firme, articulacin del cuello y de
la columna vertebral en las operaciones; agacharse, levantarse, subir y bajar escaleras;
estar de pie constantemente.
Responsabilidades adquiridas:
Patrimonio: puede haber prdidas parciales o totales de los materiales de pintura
empleados o mano de obra desperdiciada; los daos al equipo son como probables,
prdidas de poco valor.
Condiciones de trabajo:
Ambiente: condiciones ligeramente desagradables por la presencia continua del polvo
que resulta de lijar, vapores de pintura considerados perjudiciales para la salud del
ocupante, olores, ruido, fro y calor (condiciones de trabajo al exterior).
Seguridad: situaciones que algunas veces pueden ser peligrosas, posibles cadas al
trabajar sobre andamios, torceduras, excoriaciones y cortadas que no son de gravedad.