Modelo de Monografia

P OL I CI A B O L I V I AN A
DIRECCION NACIONAL DE INSTRUCCIN Y ENSEANZA

UNIVERSIDAD POLICIAL MCAL. ANTONIO JOSE DE SUCRE
CENTRO DE FORMACION TECNICO SUPERIOR
IMPLEMENTACION DE PERSONAL CON CONOCIMIENTO

LEGAL PARA LA DIVISION DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CASOS
DE LA F.E.L.C.C., PARA REACTIVAR Y REALIZAR
SEGUIMIENTO DE CASOS
Monografa
acadmico
presentada para optar

de:
TECNICO
SUPERIOR
CIENCIAS POLICIALES
AUTORES:
Sgto. 2do. RODRIGUEZ VELASQUEZ MILTON

Sgto. 2do. COLLQUE LARA HECTOR R.
Sgto. 2do. MAGNE MOLINA JORGE
TUTOR:
COCHABAMBA-BOLIVIA
2016
el grado
EN
AGRADECIMIENTOS
De todo corazn al Dios de la Biblia por
darnos cada da el aliento de vida y las
luces para nuestra superacin personal ya
que l es quien traza mi camino.
A mi institucin, por darnos la oportunidad
de formar parte de ella y abrirnos las
puertas para ampliar los conocimientos en
diferentes etapas de nuestras vidas.
A todos los Jefes, Oficiales, Docentes e
instructores del Centro de Formacin
Tcnico
Superior
(CEFOTES),
por
brindarnos su apoyo y orientacin para la
elaboracin del presente trabajo de
investigacin.
A mis amigos y compaeros de curso de la
promocin 2016 CEFOTES-Cbba., por los
momentos inolvidables compartidos.
DEDICATORIA
Este trabajo dedicamos a nuestros padres por
habernos dado la vida y haber formado con
principios morales, responsabilidad y humildad
y sobre todo
con valor y dignidad para servir
a nuestros prjimos.
A nuestras familias, por el amor, apoyo moral
y brindarnos su comprensin, durante todo el
tiempo que duro nuestros estudios.
PROLOGO
La implantacion de personal con conocimiento legal en la Division de Seguimiento y
Control de Casos de la F.E.L.C.C., para reactivar y realizar seguimientos de casos.
Es un tema de investigacion que nos va permitir dar un paso grande, en la realizacion de
seguimiento de casos ya que en la actualidad los casos que llegan a la F.E.L.C.C.,
muchos de ellos no tienen sentencias ejecutoriada, por no decir todos; ya sea por
negligencia o descuido, dichos casos no se les da el seguimiento respectivo por falta de
una persona encargada que realise ese trabajo.
Hace tiempo atrs, en esta misma Institucion habia una persona que realizaba este
control y seguimiento de casos, pero no se sabe con certeza porque le sacaron, talvez por
un factor economico, o tal vez creyeron que esa persona no era necesaria, de todas
maneras dicho accionar trajo a la F.E.L.C.C., un retraso, ya que ahora la Institucion se

quedo sin alguin que controle y de seguimiento de los casos, que llegan.
Por tal motivo nosotros proponemos este tema de investigacion, para reactivar el
seguimiento de los casos, propocicion que es viable, ya que lo unico que se necesita es
delegar responzabilidades a una persona Policia , con estudios en derecho para ocupar
este puesto, esta persona con conocimientos en leyes, tendra la facultad de dar
seguimiento de los casos que ingresen a la F.E.L.C.C., para que estos casos tengan una
sentencia y haya mas credibilidad en esta Institucion, tambien es viable ya que el
personal o persona no persevira otro salario ya que sera policia y abogado ejerciendo
funciones de control y seguimiento, control para poder determminar en donde se
encuentra la falla, mediante informes, sobre las malas actitudes de los actuales
trabajadores de la policia como ser los investigadores, Fiscales, personal auxiliar, etc.
INDICE GENERAL
Pg.
AGRADECIMIENTOS
DEDICATORIA
PROLOGO
INTRODUCCIN
CAPTULO I
ANTECEDENTES
1.1.
EVOLUCION DE LA CORRESPONDENCIA
1.2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1. FORMULACION DEL PROBLEMA.
1.3.
OBJETIVOS...........................................................................
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
1.3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.
3
4
7
8
1.3.3. PREGUNTAS DE INVESTIGACION

1.4.
JUSTIFICACION.
1.4.1. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACION

1.4.2. CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACION
11
11
1.4.2.1. Consecuencias Positivas.
11
1.4.2.2. Consecuencias negativas
12
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1.
2.2.
LA
CORRESPONDENCIA
TRAVS
DE
UN
SISTEMA
DE
AUTOMATIZACIN..
13
2.1.1. CORRESPONDENCIA..
13
2.1.1.1. Concepto..
15
2.1.1.2. Importancia.
16
2.1.1.3. Objetivos.
17
2.1.2. DIVISIN DE LA CORRESPONDENCIA.
17
2.1.3. CORRESPONDENCIA DE ENTRADA..
18
2.1.4. CORRESPONDENCIA DE SALIDA
20
AUTOMATIZACIN..
21
2.2.1. CONCEPTO.
23
2.2.2. OBJETIVOS DE LA AUTOMATIZACIN
24
2.2.3. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIN
25
2.2.4. SOFTWARE
27
2.2.5. PLANEACIN DE AUTOMATIZACIN
28
2.2.6. ACTIVIDADES PARA AUTOMATIZAR..

2.2.7. ENFOQUE Y ANLISIS DE SISTEMAS
2.2.8. ARCHIVO COMO SISTEMA Y DENTRO DE UN SISTEMA..
2.2.9. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIN.
CAPTULO III
MARCO CONCEPTUAL
30
3.1.
CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA CORRESPONDENCIA.

3.1.1. CONCEPTOS GENERALES....
3.2.
CLASIFICACIN DE LA CORRESPONDENCIA.
3.3.
IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA...
31
32
34
3.3.1. GENERALIDADES.
3.3.2. EL USO DE LA CORRESPONDENCIA..
3.3.3. LA CORRESPONDENCIA EN EL TRABAJO DE OFICINA..
3.4.
LA COMPUTACION EN LA CORRESPONDENCIA
3.5
LA CORRESPONDENCIA EN LA INSTITUCIN POLICIAL.

3.5.1. DOCUMENTOS POLICIALES..
37
37
39
50
50
50
51
52
52
53
3.5.2. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA POLICIAL

3.6.
PROCESO
DE
MANEJO
INTERNOS
EXTERNOS
RECEPCIN
EN
LA
DE
POLICA
53
DOCUMENTO
BOLIVIANA
COMPARACIN DE OTROS PASES..
56
3.6.1. PASOS PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS..
56
3.6.2. RECEPCIN....
56
3.6.3. MANEJO Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS UNA VEZ

RECIBIDOS..
57
3.6.3.1. Apertura.
57
3.6.3.2. Revisin.
57
3.6.3.3. Radicacin....
58
3.6.3.4. Registro.
3.6.3.5. Distribucin o reparto
58
58
CAPTULO IV
MARCO INSTITUCIONAL
4.1.
4.2.
POLICA BOLIVIANA
61
4.1.1. MISIN..
61
4.1.2. ATRIBUCIONES..
62
COMANDO DEPARTAMENTAL.
62
4.2.1. MISIN..
63
4.2.2. VISIN...
63
63
4.2.4. OBJETIVOS ESPECFICOS....

CAPTULO V
MARCO JURDICO
5.1.
LEGISLACIN NACIONAL..
5.1.1. CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO...
5.1.2. COMUNICACIN SOCIAL
5.1.3. CIENCIA, TECNOLOGA E INVESTIGACIN..
5
.
1
.
4
.
D
63
ERECHOS CIVILES.
5.2.
LEY ORGANICA DE LA POLICIA NACIONAL
65
65
65
66
66
66
CAPTULO VI
MARCO ESTADSTICO
5.
ESTADISTICAS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2015.
69
CAPTULO VII
DISEO METODOLGICO
7.1.
TRABAJO DE CAMPO.
71
7.1.1. DEFINICIN DE TIPO DE ESTUDIO..
71
7.1.1.1. Investigacin Aplicada..
71
7.1.1.2. Investigacin Descriptiva.
71
7.1.1.3. Investigacin Experimental.
71
7.1.1.3. Investigacin- accin
72
7.2. DELIMITACIN DEL REA GEOGRFICA.
72
7.3. DELIMITACIN DEL REA DE INVESTIGACIN..

7.4. DETERMINACIN DE LA MUESTRA
7.5. TAMAO DE LA MUESTRA

7.5.1 METODO DE SELECCIN DE LA MUESTRA..
7.6. CUESTIONARIO.
7.7.
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACION

7.7.1. INSTRUMENTO
7.8.
MTODOS
INSTRUMENTOS
DE
RECOLECCIN
DE
72
LA
FORMACIN....
7.6.1. MTODOS.
7.6.2. INSTRUMENTOS..
CAPTULO VIII
DIAGNSTICO
8.1.
DIAGNSTICO..
73
73
73
73
74
74
74
74
74
75
CAPITULO IX
ANLISIS
77
9.1. ANLISIS DE LA INFORMACIN..
CAPTULO X
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
10.1.
10.2.
CONCLUSIONES......
85
RECOMENDACIONES.....
BIBLIOGRAFIA..
86
89
ANEXOS
INDICE DE TABLAS
TABLA N 1
14
DIFERENCIAS ENTRE CORRESPONDENCIA Y EXPEDIENTE

TABLA N 2
59
CUADRO DE COMPARACIN
INDICE DE CUADRO Y GRFICOS
CUA
DRO
YG
RFI
CO
N 4
CUADRO Y GRFICO N 1
Cantidad de correspondencia recepcionada diariamente.
CUADRO Y GRFICO N 2
Cantidad de correspondencia despachada diariamente
CUADRO Y GRFICO N 3
Tiempo
que
lleva
hacer
un
registro
en
el
libro
de
recepcin
despacho de la correspondencia..
Elementos que son utilizados cuando se requiere antecedentes o

informacin del curso de la correspondencia desde su recepcin
hasta su despacho
79
CUADRO Y GRFICO N 5
El registro repetitivo de los datos de la correspondencia dentro el
80
Comando Departamental.
81
82
83
CUADRO Y GRFICO N 6
La aplicacin de un software para el manejo de la correspondencia
ayudara
manejar
adecuadamente
la
correspondencia
policial
evitando registros repetitivos, emplear mayor tiempo y prdida de

informacin en los seguimientos..
84
INDICE DE ANEXOS
ANEXO N 1
PROCESOS
ACTUALES
DEL
MANEJO
DE
CORRESPONDENCIA
POLICIAL EN EL COMANDO DEPARTAMENTAL DE POLICIA
ANEXO N 2
CUESTIONARIO.
ANEXO N 3
LISTA DE PRECIOS DE EQUIPO DE COMPUTACION PARA EL SERVIDOR
ANEXO N 4
SISTEMA
DE
AUTOMATIZACIN
PARA
LA
CORRESPONDENCIA
POLICIAL SIACPOL
12
INTRODUCCIN
La Fuerza Especial de Lucha Contra el Crimen es un organismo Operativo que
ejerce funciones en todo el territorio nacional, es dependiente del Comando General
de la Polica Nacional, a travs de la Direccin Nacional de la Fuerza Especial de

Lucha Contra el Crimen, en lo Administrativo, Operativo y Disciplinario.
Su mision de la fuerza especial de lucha contra el crimen es el organismo
especializado de la polica nacional, encargado de la prevencion e investigacin de
delitos, identificacin y aprehensin de los presuntos responsables, bsqueda,
recoleccion y custodia de evidencias, el estudio, anlisis tcnico cientfico de las
pruebas materiales y evacuacion de dictamenes periciales; respetando los derechos
humanos y en cumplimiento de las normas legales vigentes.
Su vision es constituirse en un organismo que garantice el cumplimiento de la ley,
desarrollo de investigaciones fiables e idoneas, con recursos humanos altamente
calificados,
aplicando
tecnologa
moderna;
contribuya
efectivamente
la
administracion de justicia, y genere confianza y credibilidad de la sociedad.

Son los principios institucionales que la Fuerza Especial de Lucha contra el Crimen
incorpora como parte de sus convicciones y firme compromiso, que sus miembros
asumen para reflejarlos en su actitud, trabajo diario, prcticas operativas, tcnicas y
administrativas, para el mejor cumplimiento de la misin y bsqueda de alcanzar la
visin que sus integrantes anhelan. Los nueve principios compartidos son:
Sus funsiones de la Fuerza Especial de Lucha Contra el Crimen es responsable de:
1. Elaborar polticas, estrategias y planes en el mbito de su misin y sus funciones
para responder a las necesidades sociales.
2. Establecer y mantener canales de comunicacin permanente con la sociedad
para adecuar sus servicios en funcin a las necesidades de la poblacin y la
realidad imperante.
3. Recolectar y procesar la informacin general sobre la actividad delictiva en el
fuerza especial de lucha contra el crimen manual de org. y funciones la justicia y la
verdad al servicio de la sociedad.
4. Realizar permanentemente, intercambio y difusin de informacin policial en el
mbito nacional e internacional.
5. Respetar los derechos y libertades constitucionales de la persona en el marco de
su actuacin.
6. Cumplir todos los procedimientos en el ejercicio de sus funciones, de acuerdo a
las formalidades establecidas en las disposiciones legales.
7. Identificar, marcar, acumular, custodiar, trasladar, conservar, marcar y almacenar

las pruebas relacionadas con casos en investigacin.
8. Realizar anlisis cientficos y peritajes de evidencias.
9. Incautar bienes relacionados con la comisin de delitos, bajo orden judicial.
10. Promover la capacitacin y especializacin en forma permanente de todo su
personal para garantizar el cumplimiento eficiente de sus funciones en coordinacin
con la Direccin Nacional de Instruccin y Enseanza de la Polica Nacional y otros
organismos tcnico-cientficos, a nivel nacional e internacional.
2
3
CAPTULO I
ANTECEDENTES
1.1.
EVOLUCION DE LA CORRESPONDENCIA
Para hablar de la correspondencia, es necesario e importante primero aclarar que se

entiende por correspondencia. La correspondencia: para m es como una forma de
comunicar o transmitir un mensaje o informacin. Es un medio de comunicacin por
escrito. Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esquelas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, entre otros.
Durante mucho tiempo el hombre no posey ningn medio para comunicar mensajes
a
grandes
distancias;
pero
al
pasar
los
aos
invento
varios
sistemas
de
correspondencia como:
En la antigedad los indios Cheyenes se comunicaban por seales de humo, de esa
manera hacan saber a los dems indios lo que estaba sucediendo. Los inc
as
utilizaban el Quipus, era como un cordel en el que colgaban cuerdas de colores
y
nudos, estos significaban cantidades o sucesos. El gobernador reciba este mensaje
de un lector de Quipus. Tambin los incas mensajeros se turnaban para llevar l
a
correspondencia, corriendo por largas distancias que unan las ciudades de es
e
imperio.
En
Egipto
los
faraones
usaban
mensajeros
para
la
distribucin
de
la
correspondencia, en la cual informaban lo que aconteca. Otro de los sistemas para

transmitir mensajes bastante antiguo, son las palomas mensajeras que recorren ms
de 800 kilmetros por da, y los hombres confiaban sus mensajes.
En la poca Greco-Romana se utilizaban hojas de papiro para enviar mensajes, los
enrollaban y ataban en el pie de los caballos. En Persia se elabor un mtodo
de
correspondencia, el cual consista en la utilizacin de varios mensajeros que tenan
4
puestos diferentes, donde el mensaje pasaba de un mensajero a otro, hasta llegar al

lugar que se destinaba.
La correspondencia en siglos pasados era exclusivamente para los jefes y los qu
e
gobernaban, era como algo especial solo para los que posean gran poder, pero con
el pasar de tiempo, se hizo para el uso de todas las personas.
Desde hace bastante tiempo el manejo de la correspondencia o documentaci
n
generada dentro del Comando Departamental de Polica de Cochabamba, se h
a
manejado de manera manual sin grandes cambios que puedan responder a
la
demanda de los ciudadanos y los miembros de la institucin, pasando por
el,
registro, clasificacin y distribucin solo de mandatos especficos del Comandante
Departamental de Polica, siendo esta su atribucin como lo seala la ley, adems de
no contar con una estandarizacin de procedimientos, menos an un regist
ro
electrnico (digital) que sustente los cumplimientos de los diferentes mandatos de la
Mxima Autoridad Ejecutiva del Departamento.
Por otra parte el mal manejo y anlisis de la correspondencia o documentacin e

n
estos ltimos aos ha acarreado no solo procesos administrativos sino tambi
n
penales en aquellos que estn a la cabeza del Comando Departamental y otr
os
funcionarios policiales.
1.2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El desarrollo de una Institucin como el Comando Departamental de Polica d

e
Cochabamba debidamente organizada y estructurada, dentro los
principios d
e
administracin supervisin y control, depende del alto nivel de gestin y capacidad
que presentan los departamentos que lo conforman, ms an si hablamos de un
a
institucin
policial
departamental de
comunicacin
vertical,
cuya misin est
orientada en atender a los usuarios mediante el rea de relaciones humanas donde

juega un papel importante la comunicacin que se tenga entre sus dependencias y
con el personal que trabaja dentro de ella, esta comunicacin puede ser verbal
o
5
escrita. Es por ello que el problema a plantear est enfocado hacia la comunicacin,
en este caso la escrita, que se establece entre los diferentes departamen
tos
dependientes del Comando, al presentar en su desarrollo prdidas y equivocaciones
a la hora de la recepcin, clasificacin, distribucin y despacho de la misma, sumado
a ello el mal manejo y control de los diferentes tipos de correspondenci
a o
documentacin que genera este nivel Orgnico; adems de la carencia de tecnologa
que pueda responder la excesiva carga en el manejo de la correspondencia

o
documentacin que ingresa al mismo que aumenta da a da.
Encontrando como posibles fallas: las personas que se encargan de ese proces
o
dentro
de
secretaria
general,
bien
sea
por
mala
recepcin,
clasificacin
o
distribucin, o por falta de control al momento de entrega de los difere
ntes
instructivos a los dems departamentos que trabajan dentro el Comando.
Todo ese panorama afecta la eficiencia interna de la Institucin, al no poder entregar
en el tiempo oportuno al departamento ya la persona correspondiente las diferentes
informaciones que se procesan. Como consecuencia de lo mencionado la secretaria
general
se ve afectada, debido a que todos los das las personas de las diferente
s
oficinas que conforman el Comando, no responden de manera adecuada para l
a
satisfaccin de los diferentes requerimientos. En vista que hay documentacin que
necesita respuesta con carcter de urgencia y en algunos casos de forma reservada
para una buena toma de decisiones del nivel orgnico y otros.
Ante tal situacin planteada, como posible solucin est la automatizacin d
el
manejo
de
correspondencia
mediante
un
sistema
que
controle
la
recepci
n,
clasificacin, distribucin y despacho de la documentacin. En el cual, se logr
e
solventar los inconvenientes que se presentan; como lo es el retraso en la entrega de
la
correspondencia,
el
descontrol
la
hora
de
ordenar
por
direccione
disposiciones que emana del Comando y los diferentes Departamentos, hasta l

a
perdida de la documentacin y la dificultad que se genera en su ubicacin.
6
Para mencionar como se est llevando a cabo, el manejo de la correspondencia

o
documentacin actualmente en el Comando Departamental, es importante referir en
primer lugar los actores principales encargados, de que todo este proceso de manejo
de correspondencia se lleve a cabo, dentro de los cuales estn: las secretarias d
e
cada departamento, los funcionarios policiales y la secretaria general, quienes hacen
posible el mismo.
A
la
hora
de
la
recepcin
primeramente
se
clasifica
la
correspondencia
o
documentacin colocando una hoja de trmite y
registro en el libro de
correspondencia de forma manual, asignndole una numeracin por orden d

e
prelacin, para luego ingresar al despacho del Comandante;
una vez analizada
y
decretada cada correspondencia o documento con las disposiciones o especificacin
de la misin salen para ser enviados a cada secretaria de departamento o direccin
para
su
cumplimiento
conforme
los
requerimiento
de
los
diferentes
usuari
os.
Posteriormente la secretaria realiza un registro manualmente en el mismo libro de
correspondencia, le asigna la distribucin con los Departamentos consignados en la
hoja de trmite y direccin de la persona u oficina a la cual se har llegar
tal
disposicin. Luego de realizar este proceso, la secretaria distribuye la documentacin
para su entrega.
En el momento que el funcionario policial sale de Secretaria General para la entrega
de la documentacin saliente, pasa por cada secretaria de departamento y hace la

entrega de la correspondencia para su conocimiento y cumplimiento firmando como
descargo de la misma en el libro de correspondencia adems consignando la fecha y
hora de entrega.
Despus de haber entregado los diferentes documentos a los Departament
os
dependientes del Comando Departamental de Polica, el funcionario policial se dirige
a la oficina de Secretaria General para esperar nueva correspondencia, limitndose
as solo a la recepcin y distribucin de manera rutinaria de la documentacin.
7
Finalizado el proceso anterior, no se cuenta con registro fsico ni digital adecuad

o
para tener un control y automatizacin de la documentacin que genera el Comando,
y que adems con lleva consigo la responsabilidad no solo del primer hombre d
e
nuestra institucin, sino que se ve daada la imagen institucional por no gener
ar
procesos seguros y confiables de la correspondencia o documentacin dejada.
Los inconvenientes se presentan, cuando pasan das y las diferentes secretarias no
dan
una
respuesta
ptima
oportuna
la
documentacin
dejada
para
su
cumplimiento, o tambin sucede, que ellas no dan aviso de su cumplimiento par
a
tener un seguimiento por parte del rea de secretaria general, que en algunos casos
son solicitados con urgencia.
Otro inconveniente que se presenta, es el retraso al entregar ya sea por falta
de
disposicin o por la gran cantidad de documentacin que se genera da a da no solo
por parte de los funcionarios pblicos policiales sino tambin de las diferent
es
instituciones pblicas y privadas como tambin de personas particulares al ingreso a
Secretaria, agregado a esto la falta de seguimiento en su fiel cumplimiento par
a
evitar responsabilidad por falta de respuesta oportuna a cada una de estas.
En suma todo ello nos lleva a demostrar la falta de un sistema de automatizacin de
la correspondencia Policial en el Comando Departamental que generara excelentes
resultados
en
el
control
envo
de
correspondencia,
al
lograr
solventar
los
inconvenientes antes sealados, mediante la utilizacin de etiquetas enumeradas,
cuya informacin deber vaciar cada secretaria de departamento en este sistema,
en el cual reposara toda la informacin y disposicin como el destino de cada uno de
ellos.
1.2.1. FORMULACION DEL PROBLEMA
De qu manera ayudara en la agilizacin de bsqueda, seguimiento y respuesta de
informacin, la creacin de un sistema de automatizacin de la correspondenci
a
Policial en el Comando Departamental de Polica de Cochabamba?
8
1.3.
OBJETIVOS
Establecer un sistema de automatizacin del manejo de la correspondencia

policial, para el control y la facilitacin del proceso de envo y recepcin de
documentos, con la finalidad de mejorar los procesos manuales y dar
seguridad
los
protocolos
de
correspondencia
Departamental de Polica de Cochabamba.
del
Comando
1.3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar las dificultades, procedimientos, responsables y el crecimiento

de la correspondencia dentro el Comando Departamental de Polica.
Realizar
un
anlisis
de
los
procedimientos
actuales
del
manejo
de
correspondencia dentro el rea de Secretaria General.
Estandarizar los procedimientos y protocolos del manejo y tratamiento de

los diferentes tipos de correspondencia.
Realizar un diseo de software web para el manejo de correspondencia,

especificando los requerimientos que debe poseer el sistema para un
a
adecuada automatizacin del manejo de correspondencia.
1.4.
JUSTIFICACION
La presente investigacin pretende el desarrollo de un sistema de automatizacin del

manejo de la correspondencia policial, para el control y la facilitacin del proceso de
envo y recepcin de documentos, con la finalidad de mejorar los procesos manuales
y dar seguridad a los protocolos de correspondencia dentro el Comando
Departamental de Polica de Cochabamba. Donde se pudo apreciar todas las
dificultades que se presentan en las diversos departamentos, por no contar con un
sistema de correspondencia, que evite prdidas, retrasos y equivocaciones en dichos
procesos.
Tomando en cuenta algunos criterios para evaluar la importancia de la investigacin,
el presente trabajo se justifica por lo siguiente:
Conveniencia se pretende que con el diseo de un sistema de automatizacin del
manejo de la correspondencia policial de informacin documental nos conduce
a
poder: planear, programar, organizar, direccionar, medir, gestionar; como referentes

claves
para
la
gestin
del mismo,
encaminados
ofrecer
sus
usuario
s y
funcionarios que hacen parte de toda las etapas del servicio y en el mismo sentid
o
se busca racionalizar trmites y agilizar decisiones en interaccin con la comunidad
siendo una institucin de carcter pblico.
10
Relevancia
Social
la presente monografa ser de gran importancia ya qu
e
podremos
contar
correspondencia
con
que
un
sistema
responder
de
a
la
automatizacin
demanda
del
del
manejo
de
la
tratamiento
de
la
correspondencia o documentacin, la misma que servir de base para otr

as
reparticiones policiales y de esta manera mejorara de sobremanera las respuestas a
los diferentes requerimientos presentados por la ciudadana en general que exige
respuesta inmediata y oportuna.
Si nos referimos a que la presente investigacin cuenta con implicancias practicas
la utilizacin de esta herramienta de manera adecuada elevara no solo la image
n
institucional
en
la
gestin
documental
sino
tambin
va
desarrollar
en
ada
funcionario policial un inters en la actualizacin constante del rea tecnolgica.
Con relacin al valor terico, ella aportara con la revisin de manera sistemtica y
ordenada
de
los
diferentes
conceptos
existentes
con
relacin
al
sistema
de
automatizacin y el manejo adecuado de la documentacin o correspondencia.
Adems de la utilidad metodolgica que aportara en la mejora e implementacin
de este sistema para encontrar mayor eficiencia en los procesos documentale

s
generados en el Comando Departamental de Polica, con la finalidad de mejorar los
procesos manuales y dar seguridad a los protocolos de correspondencia llevando a
nuestra institucin policial a la par de las grandes instituciones prestigiosas en Bolivia
y el mundo que toman con mucha responsabilidad la gestin documental, y que
adems pondr fin a la prdida o extravi de la correspondencia, como su
disposicin final y cumplimiento, tambin dar respuesta a la clasificacin de la
demanda de documentacin generada en el Comando Departamental de Polica.
Finalmente en lo que respecta a la viabilidad de la investigacin esta es factible
pues no engloba un costo elevado en su elaboracin ya que se tiene gastos
operativos de forma anual en la institucin, as tambin se cuenta con los diferentes
acuerdos interinstitucional celebrados entre la Polica con diferentes universidades
11
locales tales como la Universidad Catlica, la Universidad del Valle y la Universidad

Mayor de San Simn.
1.4.1. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACION
El presente trabajo de investigacin no representa ningn problema en su factibilidad
pues solo se necesita de la implementacin de software, y la capacitacin a l
os
funcionarios
policiales
responsables
de
las
diferentes
secretarias
de
los
departamentos u oficinas del Comando Departamento de Polica, adems que como

se seal el Comando Departamental de Polica cuenta con gastos operativos
y
existen acuerdos interinstitucionales con diferentes universidades pblicas y privadas
las mismas que representan solo el gasto en material para su elaboracin.
1.4.2. CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACION
1.4.2.1.
Consecuencias Positivas
1) A partir de la implementacin de la automatizacin se ingresara a la

par de otras instituciones pblicas que echan mano de los avances
tecnolgicos.
2) Lograremos que la institucin policial tenga calidad en la gestin de
manejo
distribucin
de
la
documentacin
recepcionada
pertinentemente.
3) Facilitar de manera sustancial el manejo y gestin documenta
l
existente en el Comando Departamental
4) Respuesta pronta
y oportuna
requerimientos
de gestin
documental de la ciudadana que requiere de nuestros servicios.

5) Este software estara al alcance de toda otras Unidades Policiales
para su implementacin.
12
1.4.2.2.
Consecuencias negativas
1) La implementacin de este sistema en la gestin de documentacin

creara la dependencia tecnolgica de los funcionarios policiales.
2) Falta de buena fe, en la recepcin de disposiciones con relacin a la
documentacin manejada dentro el Comando Departamental de
Policas.
13
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1.
E
LA
CORRESPONDENCIA
TRAVS
DE
UN
SISTEMA
AUTOMATIZACIN.
En este segundo captulo, se pretende dar a conocer los conceptos referentes a l
a
correspondencia
(en
sus
fases
de
entrada
salida)
automatizacin,
su
importancia
y objetivos; por tal motivo, se investig a diferentes autores para tener
distintas concepciones y poder ejemplificar lo que es la correspondencia a travs de

un sistema de automatizacin.
2.1.1. CORRESPONDENCIA
La operacin de la correspondencia dentro de las dependencias, es tomada e
n
cuenta como un mecanismo del cual se valen los responsables de las unidades d
e
informacin para tener un mejor manejo y control de la documentacin, y de igu
al
modo, poder dar seguimiento al flujo de la misma a travs de sus procesos
de
entrada y salida.
Como sustento de lo anterior, citaremos a la maestra Araceli Alday quien dice: En la
etapa activa de los documentos, stos estn ubicados dentro de la unidad central de
correspondencia. Es a partir de la creacin o recepcin de los documentos que toda
actividad administrativa dentro de las dependencias, tiene su sustento.
Por lo tanto, el mejor manejo de la correspondencia generar una acertada toma de

decisiones, donde los funcionarios que tienen que desempear determinada labor, la
puedan hacer de una manera oportuna y gil.
ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la operacin de archivos en dependencias y entidade
s
estatales 2004. p. 29.
14
Para esta misma autora, la
correspondencia es vista como consecuencia
de
una
serie
de criterios o lineamientos de carcter general, dentro de los cuales s
e
realizan legtimamente actividades
concernientes
la
misma,
dentro
de u
na
institucin, abarcando los siguientes aspectos:
Recepcin y despacho de la correspondencia: Esta accin se constituye en un acto
Documentacin de relacin
y comunicacin (testimonio de las
relaciones internas y externas)
Documentacin
administrativa (testimonio de
trmites y actividades
administrativas)
jurdico
CORRESPONDENCIA
administ
rativo,
EXPEDIENTES:
de conocimiento
de informacin
de resolucin
mo
mis
que
compromet
e
la
dependenci
a
para
a
realizacin expedita y eficiente de un trmite institucional.
Seguimiento y control de los documentos: Representa un aspecto fundamental para
el correcto y oportuno desarrollo de la gestin administrativa y para la adecuad
a
integracin y preservacin
de los recursos informativos. Es de destacarse
la
vinculacin entre la labor administrativa y el trabajo documental, haciendo que s
u
cumplimiento efectivo requiera de la participacin corresponsable de administradores
y archivistas.
Despacho de la correspondencia: Representa una garanta de que los documentos

generados
por
las
entidades
de
la
dependencia,
sean
recibidos
opor
tuna
y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo
de
tramitacin y comunicacin
documental,
resguardando
promoviendo
sus
intereses ante las diversas instancias de gestin interinstitucional.

TABLA N 1
DIFERENCIAS ENTRE CORRESPONDENCIA Y EXPEDIENTE
Fuente: MOLINA NORTES, Juana.

la
Documentacin Administrativa. p. 58.
Tcnicas
de
Archivo
Tratamiento
de
15
Al hacer un breve anlisis de lo que nos muestra esta tabla, tenemos que el prime
r
rengln nos resalta los criterios generales para llevar a cabo las actividades
de
correspondencia. En cuanto al segundo rengln, nos sugiere los planteamientos que
conducen a la archivacin o expedientacin, mismos que se reducen a tres aspectos
fundamentales:
organizacin
y control
de
expedientes,
control y prstamo
de
archivos y vigencias documentales.
2.1.1.1. Concepto
Al termino concepto, lo podemos definir como aquello que nos permite tener una idea
abstracta y general; un pensamiento expresado con palabras, el cual nos permitir

generar una opinin o un juicio sobre algo. Por tanto, al hablar de correspondencia,
podemos apreciar una amplia gama de concepciones que se le dan, las cuales no
s
permiten vislumbrar el entorno al que se hace referencia. As tenemos que
se
denomina Correspondencia a:
Proceso
de
recibir,
controlar,
distribuir
enviar
toda
la
informacin escrita (cartas, telegramas, oficios, circulares, tlex,
folletos, revistas boletines, etc.).
Conjunto de cartas que se reciben o expiden. Agencia d

e
colaboracin que enva por correo textos o fotografas par
a
informacin privada. Informacin que suministra un corresponsal.
cartas que se reciben en la institucin.
Ms aun, para Enrique Ruz Corts, el trmino correspondencia puede tener

varias definiciones como las siguientes:
Se define como correspondencia a todo documento, sea o no
contestacin a otro.
2
JMENEZ RODRGUEZ, Mario. Archivos administrativos. Unidades de Correspondencia. Control de

Archivos. Un nuevo Sistema de clasificacin. 1993. p. 38.
3
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Glosario de Terminologa
Archivstica y ciertas Expresiones de Administracin. 1980. p. 41.
16
Gnero de composicin literaria que agrupa distintos tipos de

comunicacin escrita.
Columna fundamental de la archivonoma, si se considera que

de la correspondencia surge el material para los archivos.
rea
de
archivonoma
que
proyecta
mtodos
tcnic
as
para el manejo de la comunicacin escrita.
2.1.1.2. Importancia
La importancia de la correspondencia reside en el hecho que dentro de
los
organismos pblicos, existe la obligacin legal de registrar todos los documentos que
entran.
Esta obligacin no es extensiva a las empresas privadas; sin embargo, en
aquellas cuyo volumen de correspondencia es grande, se efectan las operaciones

de registro, porque es una manera rpida y cmoda de organizar la correspondencia
y comprobar si ha llegado determinado documento, en qu fecha lleg y localizar
a
que persona se le ha entregado.
Para resaltar la importancia de la correspondencia, se retoma al autor Sosa Olvera
Baudelio, quien considera la importancia de la correspondencia a travs de u
n
proceso en el cual se debe: planear, organizar, dirigir y controlar el manejo de
la
documentacin en sus dos reas, de entrada y de salida.
Como conclusin, la importancia de la correspondencia radicar en tener un registro

que permitir a su vez, llevar un control para conocer de donde provienen
los
documentos, a donde van, quien los enva y quien los recibe, as mismo, coadyuv
a
en una acertada toma de decisiones.
MOLINA
NORTES,
Juana.
et.
al.
Tcnicas
de archivo
y tratamiento
de
la
documenta
cin
administrativa.
1996. p. 58.
5
SOSA OLVERA, Baudelio. Organizacin y procedimiento en una oficina de correspondencia. 1979. p.
66.
17
2.1.1.3. Objetivos
Para comprender mejor los objetivos de la correspondencia, ser necesario retomar
lo que al respecto nos dicen diferentes autores:
El objetivo de la correspondencia, es establecer una comunicacin; esta puede ser
de orden oficial, comercial, social o particular, variando su estilo en cada caso.
Mantener el flujo del correo, documentos, expedientes y otros materiales de papel

en sus tres canales principales: correspondencia de entrada (desde fuera de l
a
institucin a la oficina de accin), correspondencia interna (de oficina a oficina dentro
del departamento)
departamento
correspondencia
a organizaciones fuera de l).
de
salida
(de
oficina
del
2.1.2. DIVISIN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia debe tratarse como una serie documental dentro del organismo
productor que la ha generado, como un testimonio de sus relaciones administrativas,
sta se constituye fsicamente en una misma unidad, los comunicados que se envan
con los que se reciben, asignndoles un orden cronolgico. De esta manera se ir
conformando la serie de correspondencia de la oficina, es decir, no se debe archivar

por separado la correspondencia de entrada y la salida, ya que se rompe la unidad
de comunicacin entre ambas; esto no implicar que su control y registro no pueda
llevarse de forma paralela y diferenciada como registro de entrada y registro
de
salida.
Sin embargo, es posible que el volumen de la documentacin obligue a realiz
ar
distintas
agrupaciones
externa/interna,
con
clasificadoras,
organismos/con
como
servicios,
por
ejemplo:
etc.
Todo
oficial/particular,
ello,
sin
romper
el
tratamiento archivstico unitario y evitando el aplicar una clasificacin por materias.
6
7
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA op cit. p. 43.

JIMNEZ RODRGUEZ, op. cit. p. 38.
18
En oficinas de gobierno y del sector privado, los documentos son creados

y
usados diariamente para documentar acciones, confirmar decisiones, establecer
derechos y responsabilidades, as como comunicar informacin.
palabras,
sin
estos
documentos
los
gobiernos,
empresas,
En otras
dependencias,
instituciones, etc. no podran funcionar como debiera de ser, ya que, las cantidades
de informacin son crecientes, por lo que no es posible recordar y organizar toda esa
cantidad de informacin sin haber creado registros.
La correspondencia la podremos dividir segn su contenido, en:
Correspondencia Oficial: Generada por los diversos rganos del Gobierno Federal,
de los Estados y Municipios; as tambin se adscribe a esta denominacin
la
correspondencia enviada de particulares a las oficinas pblicas o viceversa.
Correspondencia Comercial: Es aquella que trata asuntos relativos
al activida
d
comercial como compra-venta, propaganda, reclamaciones, cobros, pagos, etc.
Correspondencia Particular o Social: Representada por aquella que es generada por

9
personas fsicas o morales (invitaciones, agradecimientos, entre otros).
Ms an, por su trmite y su conducto, la correspondencia se dividir en:

Ordinaria: Es aquella que se maneja comnmente, sin llevar un control especial.
Urgente: Tienen este carcter los telegramas, radiogramas, amparos, boletines
10
de prensa y los documentos que contengan anotacin expresa en ese sentido.

2.1.3. CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Por correspondencia de entrada, deberemos considerar toda aquella informacin o

documentos que ingresan en cada oficina de correspondencia, enviados por u
n
8
MOLINA NORTES, Op cit. p. 58.

MOLOTLA JMENEZ, David. Implementacin de una base de datos en la mesa de Correspondencia
de la Direccin General de Archivo e Historia. 2003. p. 8.
10
Ibd. p. 9.
9
19
organismo pblico o privado y que son destinados a dependencias internas

o
funcionarios, recabados a travs del servicio de correo por medio de las empresas
de mensajera, que se dedican a la distribucin y reparto.
As mismo, el autor Baudelio Sosa, la divide en dos partes, segn su procedencia:
Oficial: Es la proveniente de entidades del sector pblico, y
Particular: Es la que consignan instituciones o empresas del sector privado, o bie
n
particulares.
11
Ms an, el mismo autor, todava la subdivide a su vez en:
Interior Local: Su recepcin, procede de las dependencias de las qu
e
forma parte la propia oficina de correspondencia y ubicadas dentro del rea
urbana.
Interior Fornea: Se recibe de los funcionarios y de las dependencias de la

propia institucin, las cuales, se encuentran ubicados en otras poblaciones
del pas.
Exterior: Es la correspondencia que procede de entidades del sect
or
Pblico, instituciones privadas o de personas fsicas.
En cualquiera de los casos, los
12
archivistas y responsables en los archivos, tiene
n
que seguir un procedimiento para el trmite de la correspondencia, para lo cua
l,
habrn de considerar los siguientes aspectos o solo algunos de ellos dependiendo de
las necesidades de su Unidad, mismos que enumeramos:
11
12
Recepcin.
Revisin o Verificacin.
Apertura.
SOSA OLVERA, Baudelio. op. cit. p. 66.

Ibd. p. 67-71.
20
Sello de los documentos.
Clasificacin o separacin.
Registro.
Distribucin.
Devoluciones.
2.1.4. CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Una vez leda y analizada la correspondencia, se deber emitir una instruccin para
realizar la tarea de aquella documentacin a la que haya que darle respuesta
o
realizar cualquier otra diligencia, asignado para ello un responsable.
En esta fase, es necesario ejecutar una serie de procedimientos antes de remitir los
documentos hacia la dependencia de destino. En el caso de los organismos oficiales,
se debe realizar un registro
de salida que es prcticamente idntico
al proceso d
e
entrada. Sin embargo, hay empresas que llevan el registro de salidas de diferent
e
manera, ya que suelen anotarse los documentos de acuerdo con la fecha en qu
e
salen, y no se les asigna nmero consecutivo alguno.
Para explicar esto, se retoma a la autora Mara del Pilar Snchez, quien considera el
concepto Correspondencia de Salida como: aquellas comunicaciones que son
generadas o procesadas dentro de las dependencias o de los organismos en que se
reciben para su registro y despacho a su destino: oficios, cartas, memorand
a,
circulares, telegramas y publicaciones que de acuerdo al procedimiento establecido
se turnara para su respuesta.
13
Por otro lado, la correspondencia de salida puede ser interior, que es caracterizada
por estar dirigida al interior de las dependencias y funcionarios de la misma entidad y
se subdivide a su vez en interior local, interior fornea y exterior.
Interior local: Constituida por la documentacin que est dirigida a las reas, l
os
funcionarios y empleados que laboran en el mismo edificio en donde est ubicada la
13
SNCHEZ PASTRANA, Mara del pilar. op cit. p. 365.
21
institucin, o bien, a los que residen en zonas urbanas cercanas a la mis

ma
localidad.
Interior fornea: Son los documentos destinados a dependencias, funcionarios
y
empleados de la institucin, los cuales se hallan ubicados en otras entidad
es
federativas.
Exterior: Son las comunicaciones que sern turnadas hacia otras instituciones, ya
que se cursa entre la sede y otras entidades o a particulares ajenos al organismo.
Retomando el aspecto terico, el proceso de la correspondencia de salida, al igual
que la correspondencia de entrada, contemplan una serie de procesos como
se muestra a continuacin:
2.2.
Recepcin
Sello
Foliatura
Despacho
AUTOMATIZACIN
El maestro Carlos Alberto Zapata comenta que una de las dificultades frecuentes
que suelen enfrentar los archivistas es la relacionado con el manejo de proyectos de
tecnologa y ms especficamente con el desarrollo e implementacin de sistemas de
automatizacin para el flujo y control de documentos.
14
Ante esta perspectiva, los
archivistas requerimos de una actualizacin constante y experimentar nuevas formas

de organizar y hacer accesible la recuperacin de informacin como una forma d
e
cubrir
ra:
nuestras
necesidades
como
objetivo
primordial
de
nuestra
carre
14
ZAPATA CARDENAS, Carlos Alberto. El desarrollo de proyectos de automatizacin de archivos:

Como estructurarlos [En Lnea]. Universidad
d
la
Salle
[Bogot:]:
Febrero
2005
[consultado
el
27
Febrero
2007].
Disponible
en:
<http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/Proyectos%20Inform%E1ticos%20en%20Archiv
os.pdf >
22
Proporcionar la informacin en el momento que lo soliciten para la toma

de
decisiones.
As, podemos entender a la automatizacin como un sistema donde se trasfieren las
tareas realizadas
habitualmente
por
operadores
humanos,
hacia
un
conjunt
o
de
elementos tecnolgicos que permitirn agilizar, organizar y optimizar nuestro que
hacer archivstico.
Bsicamente se destacan dos componentes esenciales que son: La parte operativa,
la parte de mando.
La Parte Operativa: Es la parte que controla directamente a la mquina; es decir, son
los elementos que hacen que la mquina funcione y realice la operacin deseada.
La Parte de Mando: Son las instrucciones que mediante el uso de la tecnolog
a
permite
programar
las
actividades
del
computador.
Basada
en
los
aspect
que
permit
os
genricos influirn en el establecimiento
de
los
objetivos
finales
an
mediante
la
toma
de
decisiones
de carcter tcnico y documental un siste
ma
automatizado, donde el autmata programable est representado por una base de
datos.
15
As,
al
conjuntar
ambas
partes,
dar
por
resultado
lo
que
se
denomina
la
automatizacin. La automatizacin se enfoca principalmente en los procesos
y
servicios tcnico operativos, con la finalidad de contar con una herramienta que
a
travs de su aplicacin agilice algunas tareas rutinarias y optimice los recursos para
su aprovechamiento en el desempeo de las actividades de una empresa, institucin,
rea o departamento.
15
GRUPO MASER. Cursos. [En lnea] Automata programable. [ESPAA] Automatizacin. [consultada
el
13
de
Febrero
de
2007].
Disponible
en:
<http://www.grupomaser.com/PAG_Cursos/Auto/auto2/auto2/PAGINA%20PRINCIPAL/Automatizacion/Automatizacion.h
tm>
23
2.2.1. CONCEPTO
La
definicin
de
automatizacin,
es un
concepto
con mltiples
acepciones
e
interpretaciones por lo que nos permitiremos mostrar algunas de ellas.
Para el autor Noel, Angulo Marcial, la automatizacin es la implicacin de procesos
a travs de medios automticos. Investigacin, diseo desarrollo y aplicaciones de
mtodos de procesos a mquinas auto dinmicas.
16
Es decir, la tecnologa orientada
a minimizar la intervencin humana en la operacin de sistemas o procesos.

Por su parte el autor Eliseo Ruz Padilla, conceptualiza la automatizacin como: la
aplicacin
de
las
computadoras
hacia
las
servicios, contribuyendo a aumentar su eficiencia.
operaciones
rutinarias
17
Por otro lado, Eunice Contreras Campos, la define como: proceso que tiende a la
mecanizacin de las actividades y/o comunicaciones. Adems de su tendencia

a
crecer, se va a desempear en funcin al empleo de mquinas electrnicas.
18
Queda claro que la automatizacin nos ofrece una gran cmulo de beneficios, pero
tal vez la posibilidad ms interesante en la gestin administrativa de los documentos,
es la de ofrecer en forma
e
rpida
segura
la
informacin
que
se
precis
travs
de
las
unidades
de almacenamiento mnimas (uso de mquinas) que
se
encargan de recibirla y procesarla para obtener una serie de resultados; adems de
servir como medio para conservarla y tener la posibilidad de bsqueda des
de
diferentes puntos remotos de acceso. No debemos olvidar que la automatizacin no
slo representa la manipulacin de los documentos a travs de bases de datos, sino
que, representa una alternativa que permitir el empleo de un soporte distinto (digital)
que contribuir con la preservacin del documento original.
16
NGULO MARCIAL, Noel. Terminologa de automatizacin documental. 1996. p. 28.

RUZ PADILLA, Eliseo. Automatizacin integral de la biblioteca del Instituto cultural
Mxiconorteamericano
2005. p.
18
CONTRERAS CAMPOS, Norma Eunice. Sistema de automatizacin de bibliotecas disponibles en
Mxico. 2005. p. 34.
17
24
2.2.2. OBJETIVOS DE LA AUTOMATIZACIN

Un sistema de automatizacin, deber tener como objetivos tal como lo plantea e
l
autor
Carlos
Sols
Sobern
que
resalta
como
parte
de
las
necesid
ades
institucionales el contar con un sistema que agilice los procesos y operacione
s
rutinarias para aumentar su eficiencia, debiendo administrar los contenidos de datos,
textos o la diseminacin selectiva de la informacin y habilitacin de servicios:

o
Ofrecer la posibilidad de crear un registro, mediante la utilizacin
de
equipo de cmputo que permita controlar la fase de los procesos tcnicos.
o
Facilitar la realizacin de algunas tareas, mediante el suministro
de
informacin para la obtencin de resultados.
o
Sistematizar tareas de carcter rutinario, ofreciendo a la vez, herramientas

necesarias para que los flujos de trabajo sean ms giles y eficientes.
Recabar una gran cantidad de informacin, para generar bases de dato
s
que regulen los procesos y mejorar la administracin de los medios co
n
que se cuenta.
o
Recuperar informacin por ms puntos de acceso, para su obtenci
n
en soportes distintos al papel.
o
Agilizar procesos tcnicos de recursos documentales para eficientar l
a
unidad de informacin, aumentando las capacidades de los mismos.
o
Racionalizar procedimientos con mtodos de trabajo para aumentar l
a
accesibilidad o exposicin.
19
19
SOLS SOBERN, Carlos. Sistemas de Automatizacin en Bibliotecas: Ventajas y Desventajas. p. 1.

Trmino referido a las funciones cognitivas, donde se presenta el procesamiento simultneo de un
conjunto de informacin en su totalidad, a diferencia del procesamiento secuencial de cada una de sus
partes en: EDWARDS, Betty. Drawing on the right side of the brain. The Public-Access Compute
r
Systems Review [en lnea]. 1988, [consultado el 14 de Abril 2007]. En: glosario de trminos disponible
en Internet eugeniousbi.tripod.com/glosario.html
25
Resalta que la finalidad de plantear stos objetivos, ser la de coadyuvar c

on
proporcionar elementos para una acertada toma de decisiones por las dependencias
mediante una serie de aspectos de vital importancia tales como: agilizar procesos,
almacenar y recuperar grandes cantidades de informacin que se puede disponer a
travs de distintas fuentes y de igual manera, se obtiene control sobre los servicio
s
informativos y las piezas documentales.
2.2.3. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIN
Como archivista no se debe olvidar que el diseo e implementacin de un sistema de
automatizacin conlleva un sinnmero de consideraciones y previsiones, por lo que
para
hacer
entendible
estos
elementos,
deberemos
de
partir
de
varias
consideraciones al respecto que facilitarn su comprensin:

El autor Carlos Zapata Crdenas nos menciona que el desarrollo de un sistema de
automatizacin, debe partir de una concepcin holstica de la informacin, que
permita no slo el acceso a los fondos (secciones, series, etc.), que conformen
el
acervo documental, sino la integracin con otros sistemas o ncleos de
informacin hasta configurar un sistema integral de informacin.
20
21
Por otro lado, retomamos a Eunice Contreras Campos , quien al respecto de la

automatizacin, nos menciona que sta deber ser vista como una ventaja
en
el incremento de la calidad y productividad, en contra del costo que este represente;
adems de
que
tomar
en
cuenta
las
normas
y tcnicas
documentales
para
exista una mejor colaboracin entre las instituciones, mejorando la calidad de lo

s
productos finales.
20
21
ZAPATA CRDENAS, Carlos Alberto. op. Cit. p. 2.

CONTRERAS CAMPOS, Norma Eunice. op. Cit. p. 45.
26
La eleccin de un sistema de automatizacin debe por tanto, integrarse c

on
elementos particulares o componentes mnimos inherentes ha dicho sistema como
son:
Recursos Humanos: Que estarn comprendidos o integrados por personal
profesional,
personal
auxiliar,
personal
administrativo
personal
informtico, responsables de llevar a cabo una funcin especfica para la

automatizacin de la unidad de correspondencia.
Recursos
fsicos
lgicos
como
son:
las
mquinas,
computador
as,
perifricos por un lado, del segundo aspecto resaltan: los programa
s,
lenguajes e informacin digital, distinguiendo particularmente la naturaleza
y atributos de los datos.
Los datos
se
alfanumricos,
conceptualizan
dividen
en:
datos
numricos
de longitud variable, repeticin de datos, de carcter
obligatorio, datos permanentes y datos relacionados; mismos que s

e
explican a continuacin:
Datos: Dcese a aquella seal, percepcin o representacin que pudies
e
convertirse en informacin.
Dato numrico: en referencia a lo arriba mencionado, representa nmeros.
Dato
alfanumrico:
representa
letras,
nmeros
smbolos
que
on
aceptados para representar algo.
Datos de longitud variable: como su nombre lo dice, representan cadena
s
de informacin extensas o cortas segn su utilizacin.
Repeticin de datos: Ocurre cuando aparecen los datos en ms de u
na
ocasin, por un descuido de su captura o por una mala definicin en l
a
estructura de la base de datos.
De carcter obligatorio: representado por aquellos datos que es
requerimiento asentar y sin los cuales el proceso no debe de continuar.
Datos permanentes: son aquellos datos que requieren su permanencia en
la declaracin de registros; por ejemplo: el estado, el nombre, direccin,
etc.
27
2.2.4. SOFTWARE
Una vez que se ha reflexionado sobre los elementos que nos permitirn llevar a cabo
la automatizacin, se debe tener en consideracin otros factores de importanci
a
como lo representan el Hardware y Software que son la base fundamental sobre l
a
cual se generar dicha Base de Datos, lo que permitir ayudar al cumplimiento de los
objetivos
la
de
Correspondencia.
Software
realizacin
de
tareas
actividades
de
nuestra
Unidad
Se denomina software, programtica, equipamiento lgico o soporte lgico a todos

los componentes intangibles de un ordenador o
computadora, es decir, al conjunto
de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realizacin de una

tarea
especfica,
en
contraposicin
los
componentes
fsicos
del
siste
ma
(hardware)
22
Por tanto, representar a todos los programas que instrumentan las actividades,
procesos y operaciones en formato binario entendible por la misma computadora y
que a travs de una interfaz (monitor, teclado) permitir que el usuario le indique a la
computadora las acciones, que desea que ejecute.
El autor Ricardo Castellanos Casas dice que el software es la parte lgica
del
sistema
informtico
que
transforma
la
computadora
en
mquina
de
escri
bir,
calculadora cientfica o financiera, escritorio de diseo, estudio musical, centro de
edicin de video, etc.
23
Por otro lado y con base en las concepciones mencionadas por el autor,
se
desglosan tres tipos de software que al ser ejecutados en conjunto, nos ofrecen una
serie de resultados especficos:
22
Wikipedia, La enciclopedia libre [en lnea]. wikimedia Fundation Inc.[consultado el 05 de Marz
o
2007].
Definicin de Software En lnea. Disponible en: < http://es.wikipedia.org/wiki/Software
23
CASTELLANOS CASAS, Ricardo. et. al. Informtica 1. La herramienta del nuevo milenio. 2000. p.
47.
28
1) Software de sistema (que va a ser el sistema operativo)

2) Software de desarrollo (compuesto por los lenguajes de programacin)
3) Software de aplicacin (que nos son ms que las aplicaciones informticas

o programas de propsito especfico).
24
2.2.5. PLANEACIN DE AUTOMATIZACIN

Planear el desarrollo de un sistema para la automatizacin de un departamento
o
una funcin es importante, pero ms importante an, recordar que la informtica se
est convirtiendo en una necesidad en el desarrollo de las actividades cotidianas y
especficamente dentro de la correspondencia para el uso interno y externo de l
a
documentacin, dar seguimiento al flujo de la misma, coadyuvando a una acertada
toma de decisiones y logro de objetivos de acuerdo con las necesidades en l
as
instituciones; por tanto, se debern tomar en cuenta en la planeacin del proyecto, la
identificacin de recursos disponibles, as como definir responsabilidades y definir el
tiempo de ejecucin. Para esto, ser necesario tomar en cuenta:
1. Planeacin del Proyecto.
Hoy en da, se cuenta con tecnologas que bien aplicadas, pueden ayudar a realizar
tareas (que resultan ser rutinarias) de manera fcil y rpida, ahorrando costos
y
tiempos en muchas ocasiones, es por ello que se deben contemplar todas la
s
necesidades principalmente del rea, del personal y de los usuarios a los que s
e
pretende satisfacer sus necesidades de informacin.
2. Identificacin de Recursos disponibles y Determinacin de los que no lo estn.
A este respecto, el Autor Puig Torne Juan, menciona que el xito de un proceso de
automatizacin comienza cuando consideramos ste como un proyecto al qu
e
se asocian tcnicas y procedimientos de diseo, planificacin y gestin del mismo

24
25
FERREYRA CORTES, Gonzalo. Informtica, la herramienta del nuevo milenio.2000. p. 48.
29
Para un llevar a cabo un proceso de automatizacin, la definicin del objetivo, es tal

vez el primer obstculo serio del proyecto, ya que de su adecuada definici
n
depender su xito. Por otro lado, la gestin del proyecto es otro factor determinante,
ya que si existe una inadecuada administracin y/o control del mismo, se generar
no solo el incumplimiento del objetivo, sino adems, la prdida de recursos para l
a
organizacin.
En el desarrollo del proyecto, se requiere saber los recursos con que cuenta el rea
de trabajo y en qu medida estn disponibles, es decir, si son de uso exclusivo d
el
personal a cargo de la unidad de correspondencia, o que se compartan
con
miembros de otras reas.
3. Definicin de Responsabilidades
sta representa, una decisin trascendental en la implementacin de todo proyecto
de automatizacin, por lo que la Autora Mndez Rodrguez Eva, menciona que es
importante el designar a la persona encargada del rea o unidad a automatizar, y
a
que los titulares de dicha rea e independientemente de la labor que fundament
e
su
trabajo,
informticas
tiene
26
que
tener conocimientos mnimos de diversas cuestiones
ya que con ello, se pretende la representacin documental en forma
de contenido.
La autorizacin de nuevos proyectos, depender de argumentos que los sustenten,
tomando en consideracin que los beneficios redundarn en una mejor imagen de

nuestra institucin
27
4. El tiempo y los Recursos.

La automatizacin es un proceso en donde se transfieren tareas rutinarias a
un
conjunto de elementos tecnolgicos, por ello, no es una tarea que se pueda realizar
25
26
4.
27
PUIG TORNE, Juan. Proyectos informticos. Madrid. p. 9.

MNDEZ RODRGUEZ, Eva. Servicio de Documentacin Grfica. Universidad Carlos III. Madrid. p.
MENDOZA REYES, Diana Patricia. Los Archivos frente a las Nuevas Tecnologas. 2005. p. 27.
30
de la noche a la maana ya que requiere de tiempo, equipo y lo ms importa

nte
disposicin por parte del personal para realizar el trabajo.
Los
recursos
econmicos
hacen
referencia
los
costos
implcitos
las
condiciones adicionales en la realizacin de un estimativo de las formas de pag
o
derivadas de la propuesta de automatizacin, tales como la infraestructura par
a
implementar la solucin.
Es de recalcarse la importancia de contar por parte de los titulares de los archivos
,
de la nocin e importancia del uso de la herramienta informtica, pues son ell
os
quienes evalan las necesidades para la automatizacin y realizan una planeacin
previa para determinar las funciones que se requieren automatizar.
Es pertinente el elaborar una lista de requerimientos propios de la unidad de archivo,
tomando
en
consideracin
las herramientas
y documentos publicados a niv
el
internacional sobre la evaluacin del software e indicar hasta que punto es factible o
se tiene a disposicin, las ventajas con que se cuenta y la posibilidad de adecuarlo a
nuestras necesidades en la unidad de Archivo.
2.2.6. ACTIVIDADES PARA AUTOMATIZAR
Es importante sealar que antes de llevar a cabo cualquier esfuerzo, deber contarse
con una serie de elementos a considerar para que el proyecto se realice de la mejor
manera posible, tales como:
Identificacin de documentos
- Procedencia
- Clasificacin
Validacin de la informacin
- Verificacin de duplicados
31
- Archivos de autoridad
- Vocabularios controlados
Recuperacin de Informacin
- Consultas
- Prstamos
- Diseminacin Selectiva de la Informacin
Administrativas
- Recepcin de documentos
- Control y flujo de la documentacin
28
2.2.7. ENFOQUE Y ANLISIS DE SISTEMAS

Uno de los elementos necesarios para la adquisicin de vocabulario y terminologa
en informtica lo representa sin lugar a dudas el enfoque de sistemas: la aplicacin
del anlisis de sistemas a la solucin de un problema de decisin
29
Partiendo de la
idea que para resolver un problema hay que situarlo dentro de un contexto pa
ra
observarlo, identificando su composicin, sus elementos y variables e influencias que
recibe del medio.
Con la informacin recabada de los elementos, su comportamiento y el medio e
n
que se encuentra, se emite un diagnstico y se propone una serie de solucion
es
posibles a dicho problema
30
Al automatizar, se debe realizar un anlisis para detectar los puntos donde conviene
aplicar dicha automatizacin para hacer del archivo un sistema; Es convenient
e
28
CONTRERAS CAMPOS. Norma Eunice. Op. cit. p. 46.

ENCISO DE GALLARDO, Berta. Enfoque de Sistemas en la administracin de Bibliotec
as:
Conceptos
Generales. p. 1.
30
CONTRERAS CAMPOS. Norma Eunice. Op. cit. p. 43
29
32
hacer diagramas de flujo de las actividades, lo cual permitir observar grficamente

las prioridades que estn concentradas dentro de la unidad de archivo.
Para comprender a un archivo desde este punto de vista del sistema, se retoma l
a
idea que el autor Angulo Marcial Noel, refiere a lo que es un sistema: es
un
conjunto integrado, organizado e independiente de componentes o variables, las

31
cuales interactan para el logro de un objetivo.
Por lo anterior y para considerar al Archivo como sistema, ste se tiene que ver como
una unidad de almacenamiento de informacin documental que cuando es analizada,
se encuentra que cumple con diversas actividades, funciones y/o tareas entre las que
se mencionan: organizacin de procedimientos y servicios, planeacin, recursos
humanos, recursos materiales que en conjunto trabajan para complementarse
y
cumplir con un fin o un objetivo.
El explicar anlisis de sistema resulta un poco difcil y requiere que retomemos
el
punto de vista de Contreras Campos Eunice quien plantea que: Es una eta
pa
dentro de las metodologas que ahora se incluyen en la Teora General de Sistemas
y su principal aportacin es la interaccin, - el todo es la suma de sus partes -
32
Para que se resalte la consideracin de un sistema como tal, es necesario contar con
los elementos mnimos que debern estar coordinados de tal forma que se orienten
hacia un objetivo en comn, que funcionen en un medio ambiente identificable y que
haya una interaccin entre ellos y el medio.
2.2.8. ARCHIVO COMO SISTEMA Y DENTRO DE UN SISTEMA
Aunque pareciera confusa la definicin del encabezado que antecede a e
sta
exposicin, se hace necesario el realizar una serie de aclaraciones sobre lo que es el
trmino archivo por un lado, y sistema, por el otro; con el fin de identificar
la
interseccin del archivo como sistema.
31
32
NGULO MARCIAL, Noel. Op. cit. p. 191.

CONTRERAS CAMPOS. Norma Eunice. Op cit. p. 44.
33
Archivo: Es el conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte que so

n
producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados.
Archivo de trmite: archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de l
as
atribuciones de una unidad administrativa (de los sujetos obligados) que contiene
documentacin activa.
33
Es uno o ms conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una

persona o institucin en el transcurso de su gestin, respetando el orden en qu
e
fueron generados
para
servir
de
testimonio
fuente
de
informacin
las
personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente
a la historia.
34
El trmino Archivo, se utiliza tambin para referirse al depsito de documentos o la

institucin archivstica que custodia los mismos.
SISTEMA
Definicin de Sistema: Una definicin clsica de sistema general, es el conjunt
o
organizado de personas, procedimientos, recursos tcnicos y econmicos qu
e
trabajan para la consecucin de un objetivo mediante la realizacin de actividades
formadas por un conjunto de procesos que se pueden descomponer en funciones y
tareas
35
Sistema: Conjunto de reglas o principios sobre una materia enlazados entre s

.
Conjunto
a
de
cosas
que
ordenadamente
relacionadas
entre
s,
contribuyen
determinado objeto
36
Archivo dentro de un sistema: En base a lo anterior, deberemos considerar a u

n
archivo como un sistema abierto, debido a que interacta con un medio ambient
e
externo, que permanece inalterable hasta que est representada de una maner
a
33
34
35
36
ALDAY GARCA, Araceli. Op cit. p. 18.

ALDAY GARCA, Araceli. Op cit. p. 20.
GARCA MELERO, Luis ngel. et. al. Automatizacin de bibliotecas. 1999. p. 13.
DICCIONARIO ENCICLOPDICO QUILLET. 1972. Tomo VIII. p. 73.
34
formal con datos cuya gestin puede transferirse a las comunidades autnomas y
por centros de servicio; es decir, en l se almacenan, organizan y crean
accesos a los documentos, y as mismo se desarrollan servicios de informacin, con
el propsito de cumplir una obligacin y obtener un beneficio.
2.2.9. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIN
La informtica ha invadido los campos de la administracin tanto pblica co
mo
privada desde los aos setenta. Un gran nmero de documentos de gestin existen
en soportes digitales; por tal motivo, los archivos requieren de una modernizacin
para tener mayor funcionalidad y poder responder a problemas existentes en cuanto
al flujo y control de los documentos; adems deben adaptarse al cambio
de
circunstancias y necesidades, por lo que es necesario efectuar un anlisis de la
s
ventajas y desventajas respecto a la automatizacin.
VENTAJAS
Con respecto a la eficiencia y capacidades de la automatizacin, se deben brindar
condiciones
que
sean
autosuficientes
en
la
bsqueda
recuperacin
de
la
informacin, as como el aprovechamiento de los recursos a disposicin de quienes
los emplean.
Mejorar la
calidad
recuperacin
de
de
la
los
datos
informacin,
aumentar
lo
que
la
trae
posibilidad
consigo
de
una
mej
or
productividad.
Al utilizar un sistema
automatizado,
se gestionan procesos
que
permitirn la recuperacin de la informacin por ms datos de los que

permiten los procesos manuales.
La automatizacin, permite al personal mayor eficacia en el registro
y
recuperacin de la informacin, sin afectar el servicio a los usuarios.
35
Mayor rapidez
facilitando
el
manejo en las transacciones o proceso
s,
indicando la ubicacin de y seguimiento de la documentacin.
El
servicio
puede
adquirir
un
gran
alcance
en
la
recuperacin
de
informacin, ya que puede manejar estrategias de bsqueda complejas, lo
que resultara difcil de hacer manualmente.
Facilita el compartir e intercambiar informacin y registros por medio de

sistemas de telecomunicaciones que suprimen las distancias entre las
instituciones, entidades, dependencias, reas o departamentos.
DESVENTAJAS
Debemos considerar todos aquellos aspectos que interfieren y retrasan de alguna

manera el cumplimiento de las labores, funciones y/o actividades que afectan
o
generan cambios dentro del proyecto de automatizacin.
Dependencia de un equipo de cmputo (computadora), que podra n
o
estar en total control de la unidad de informacin o la cual tendra que
compartirse.
Requerirn de mantenimiento para los equipos y programas de

aplicacin, lo cual generara una dependencia de personal ajeno.
En algunos casos parecer que el anlisis documental se efecta m
s
lento que con los procedimientos manuales, es decir, en algunos casos
la actualizacin no podr hacerse al instante y algunos registros n
o
estarn a disposicin cuando sean requeridos.
Los programas tienen caractersticas particulares que los hacen a unos

mejores que a otros; unos son ms poderosos que otros, unos m
s
caros que otros, unos corren en una plataforma o sistema operativo y
otros en otro.
36
La implementacin de un programa que permita la automatizaci
n,
requiere de una inversin en cuanto a tiempo y equipo, por tanto, si no
est totalmente bajo control puede no ser estable, ya que los cambios
en el equipo pueden repercutir en cambios dentro del sistema.
Consumen electricidad,
por
lo
que,
al
haber
un
apagn
producirse un corto, la informacin no se tendr al momento.
Requieren de sofisticados sistemas de suministro de energa pa
ra
proporcionarnos
el
tiempo
suficiente
para
tcnica
implica
respaldar
nuestra
informacin.
Como
podemos
ver
la
organizacin
un
acuerdo
sobre
la
distribucin
del proceso y normas de administracin de la automatizacin y lo
s
procedimientos para el suministro de documentos.
Las ventajas de un proyecto de automatizacin son innegables, ya que permite l
a
recuperacin de la informacin, de tal forma que se puede evaluar la relevanci
a
obtenida mediante una base de datos.
No obstante, la automatizacin conlleva a tomar conciencia de la complejidad; por
ello, el titular de la unidad de correspondencia debe de contar con argument
os
slidos de formacin profesional abocados a la toma de decisiones, de tal forma que
conviertan sus unidades en verdaderos sistemas de informacin.
37
CAPTULO III
MARCO CONCEPTUAL
3.1.
CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA CORRESPONDENCIA
El mundo en que vivimos y desde el que configuramos la sociedad del maana es
un universo de luz, claridad y equilibrio. Los inventos y adelantos de la segund

a
revolucin industrial han acabado por acercarnos los unos a los otros y nos ofrecen
el panorama de una humanidad integrada por seres naturalmente iguales, aunque
poseedores de grados muy distintos de cultura y desarrollo. Durante siglos unos
pocos conocan el mecanismo de las relaciones humanas y mandaban sobre los
dems,
que
vivan
en
ignorancia
soportando
unas
tensiones
cuyas
caus
as
desconocan.
Hoy se mecanismo es de dominio pblico y conocedores de ella, nos referimos a
las relaciones pblicas. Dentro de ste panorama, las relaciones pblicas en las
diferentes instituciones y empresas nacionales como extranjeras, expresan su
comunicacin en la mayora de los casos de caractersticas formales y protocolares,
a travs de la elaboracin de documentos escritos sobre la base de la mecanografa
o en procesadores de texto de los sistemas computacionales, denominado con el
nombre de correspondencia.
37
3.1.1. CONCEPTOS GENERALES

Para conocer y determinar un concepto de una palabra o materia, se deber tomar
en cuenta tres pensamientos:
Por su etimologa
Por su procedencia o funcionalidad
Por su generalidad.
37
FLORES JEMIO, Wiliam James, Manual del Secretariado y Correspondencia Policial, Edicin 2001
Pg. 14
38
La correspondencia por su etimologa proviene de dos trminos en latn cum con y

responder responder, que en trmino general sera "corresponder; entonces la
correspondencia desde el punto etimolgico se define como el efecto de estar en
comunicacin, de corresponder a una pltica, invitacin, agradecimiento, agravio,

etc. de una persona a otra. Definiendo por su procedencia o funcionalidad,
la
correspondencia se puede definir como el medio de comunicacin escrita entre dos
personas o ms, o sea sta entre instituciones, empresas u organizaciones po
r
donde se realicen trmites, invitaciones, agradecimientos, negociaciones y otros.
La correspondencia definida por su generalidad, se determina segn su concepto
general, que se puede encontrar en enciclopedias o diccionarios, entonces se puede
definir como: La relacin de conformidad: la correspondencia de las partes con el
todo. Comunicacin entre dos puntos: la correspondencia entre un pas a otro
.
Cartas que se escriben dos o ms personas una a otra: la correspondencia de los
hombres polticos es muy interesante. Carta publicada por un peridico.
38
Dentro de ste concepto tambin se puede definir como: El trato recproco de dos o
ms personas y si a lo anterior se le agrega las palabras "por escrito", completamos
de manera ms precisa el pensamiento de lo que se desea expresar".
39
1) Definicin General de la Correspondencia

Tomando
en
cuando
los
conceptos
generales
anteriormente
mencionados,
correspondencia se puede definir de manera especfica en lo siguiente:

Correspondencia es el arte de la intercomunicacin escrita entre personas,
instituciones, empresas, organizaciones y otros, por medio de la elaboracin
de documentos de acuerdo a sus necesidades y expectativas, pueden ser a
travs de oficios, cartas, telegramas, tarjetas, esquelas, invitaciones, etc.
38
39
Nuevo pequeo LAROUSSE Ilustrado. 1970

Diccionario Enciclopdico, Ed. Ocano UNO 1994
39
la
2) Definicin de la Correspondencia Policial

La Polica Boliviana, como una institucin del Estado boliviano, que cuenta con su
propia estructura organizativa y con sus respectivos mandos superiores, poseedora
de su estigma y caractersticas particulares, cuenta asimismo con un modo d
e
correspondencia propia que se puede definir en lo siguiente:
La
correspondencia
policial
es
el
conjunto
de
documentos
redactados
elaborados sobre la base de normas y ordenamientos jerrquicos (conducto

regular), que sirven para la "comunicacin oficial" entre miembros de la
institucin policial y reparticiones policiales, asimismo, para el intercambio o
comunicacin
recproca
entre
otras
instituciones
del
Estado
entidades
Privadas del pas.
3.2. CLASIFICACIN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia se clasifica de acuerdo al documento que se elabora y est a su
vez se puede dividir segn su origen o contenido. Pero partiendo desde un principio
general y universal la correspondencia se divide en:
Correspondencia Oficial
Correspondencia Abierta o Pblica
Correspondencia Cerrada o Clasificada
Correspondencia Particular o Privada
Correspondencia Institucional
Pero de acuerdo a su origen, uso y caractersticas, la correspondencia, tambin se

puede clasificar en:
a. Por su caracterstica tecnolgica
b. Por su caracterstica especfica (Correspondencia Policial)
c.
Por su caracterstica o naturaleza general

40
Por su caracterstica tecnolgica

a. Correspondencia Manual o Mecanografiada
b. Correspondencia Larga Distancia
1) El Correo
2) El Telgrafo o Telegrama
3) El Fax
4) El Teletipo
5) Las Agencias noticieras
6) El Correo Electrnico (Internet)
Por su caracterstica especfica (Correspondencia Policial)
a.
Por su Origen
1) Correspondencia de la Superioridad
Comando General
Estado Mayor General (Direcciones Nacionales)
2) Correspondencia de Distritos y Reparticiones Policiales
Comandos Departamentales de Polica
Organismos y Unidades Operativas
b. Por su Contenido
1) Ultra Secreta
2) Secreto
41
3) Reservado o Confidencial
4) Pblica
Por su caracterstica o naturaleza general
a. Correspondencia Oficial.
La correspondencia oficial es el conjunto de documentos que son redactados para
conocimiento de una institucin o entidad en particular y que involucra los aspectos
generales de servicio, protocolo o de funcionalidad, por lo general ste tipo d
e
correspondencia son elaborados por organismos e instituciones Estatales del pas y
diplomticas, como ser: Embajadas, Consulados, Ministerios, Alcaldas, Fuerzas
Armadas, Polica Nacional y otras entidades representativas del Gobierno Nacional o
de pases extranjeros. Estos documentos no tienen carcter reservado ni privado.
c.
Correspondencia Abierta o Pblica
La correspondencia Abierta o Pblica son documentos
que tienen como
caracterstica, principal el de ser conocidas por la opinin pblica o por la sociedad

en su conjunto, generalmente integrada por los avisos, citaciones, invitaciones,
notificaciones, noticias y otros que son publicadas a travs de los medios de prensa
escrita
(peridicos)
para
conocimiento
de
la
ciudadana.
Este
tipo
de
correspondencia es elaborado especialmente por los diarios o peridicos del pas,

asimismo, pueden ser publicadas en revistas, folletos, panfletos, boletines, etc. para
que se encuentren al alcance de toda persona o individuo. No tienen carct
er
reservado ni privado.
c. Correspondencia Cerrada o Clasificada.

La
Correspondencia
Cerrada
Clasificada
son
aquellos
documentos
que
e
elaboran de manera muy reservada o confidencial, que solamente pueden ser de
conocimiento de una persona o entidad especfica y as de la opinin pblica. Este
tipo de documentos por lo general elaborado por organismos de seguridad de
l
42
Estado, como el Ministerio de Gobierno, Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y

Polica Nacional. Pero tambin pueden ser utilizados por industrias o empresas con
expectativa a nivel mundial, que guardan celosamente sus frmulas o formatos de
produccin, que se enmarcan dentro de la competitividad y el valor de s
us
productos.
d. Correspondencia Particular o Privada.
La Correspondencia Particular o Privada, son documentos personales, es decir son
elaborados por una persona o individuo en particular y que van dirigidos par
a
comunicarse a sus seres queridos (familiares, amigos, hijos, etc.) que se encuentran
alejados. Es de carcter privado.
e.
Correspondencia Institucional
La Correspondencia Institucional es todo documento elaborado por una institucin u

organismo en particular por donde realizan o desarrollan sus diversas actividades
especficas o negocios. Tambin se puede denominar Correspondencia Comercial,
puesto que muchas empresas utilizan ste medio para hacer sus transacciones o
inversiones monetarias de una entidad a otra, por ejemplo podemos mencionar a las
empresas privadas, entidades bancarias, financieras, etc.
1.
Por su caracterstica Tecnolgica
En ste tipo de clasificacin damos a conocer las formas o tcnicas de comunicacin

a travs de la elaboracin y envo del documento que puede ser usado por personas
u organizaciones especficas, utilizando los medios ms sofisticados y actuales de
electrnica e informtica sta a su vez se clasifica en:
a.
La
Correspondencia Manual o Mecanografiada
correspondencia
originalmente
manual
presentados
mecanografiada
elaborados
travs
son
del
documentos
transcurso
de
la
historia, en primera instancia est el uso de la mano y la tinta usado

para
la
elaboracin
de
actas,
convenios,
textos
otros,
empleados
en
si
glos
43
anteriores
por
actualidad
su
naciones
uso
pueblos
sigue
en
de
la
vigencia,
antigedad,
utilizado
por
pero
que
en
la
personas
comunes
de
cartas.
en
la
comunicacin
Con
el
de
transcurso
sus
de
seres
los
tiempos
queridos
y
la
travs
tecnologa,
las
aparece
la
mquina
de
escribir,
representado en sus diversos diseos mecnica y elctrica, los
primeros documentos
stas
mquinas
elaborados
que
de manera oficial fueron
posteriormente
fueron
mejorando
a "travs
en
su
de
calidad
y
presentacin.
b.
La
Correspondencia a Larga Distancia
correspondencia a
larga
distancia, se refiere
al modo
de envo
de
oda
documentacin sin importar su clasificacin o categora, pero con la caracterstica de
que el destinatario conozca la informacin de una manera rpida y oportuna, para
ello se hace uso de los avances cientficos y tecnolgicos en especial en el rea de

la
comunicacin
la
electromecnica.
Entre
estos
avances
cientficos,
confeccionados segn su utilidad y rendimiento, podemos mencionar al fax, teletipo,

correo, etc. que nos facilitan de gran manera la comunicacin entre personas
o
instituciones a travs de una correspondencia rpida y eficaz en especial si ests
son de carcter urgente.
1)
El Correo
El correo es el primer sistema que apareci en la humanidad para comunicarse con

una persona ausente o lejana, su aparicin data desde siglos atrs antes de Cristo
empleadas por diversas culturas o civilizaciones del mundo; egipcios, chinos
,
griegos, romanos, mayas, incaicos etc.
Este sistema de comunicacin se caracteriza por llevar la documentacin desde el
remite al destinatario tal como es presentado y entregado originalmente para su
transporte, que se lo realiza generalmente mediante va area. La documentacin
puede ser enviada mediante sobres o paquetes para la seguridad de la misma.
44
2)
El Telgrafo o telegrama
El telgrafo fue el primer instrumento mecnico y electrnico creado por el hombre

para la comunicacin a larga distancia, su forma de uso estaba determinado por
signos y puntuaciones electrnicos que representaban una letra del alfabeto, tena la
caracterstica de que la comunicacin o mensaje debera ser breve y conciso, puesto
que su interpretacin era difcil y tediosa, es por ello que generalmente fue utilizado
para enviar mensajes de suma urgencia.
3)
Fax
Con la aparicin del Fax a partir de la dcada de los 70 se ha hecho muy fcil
y
rpida el envo de la correspondencia de un lugar a otro, con el simple hecho d
e
contar con una lnea telefnica y un aparato recepto transmisor del fax, se puede
enviar cualquier tipo de documentacin sin importar la distancia o el pas que fuere.
4)
El Teletipo
El teletipo es un sistema de envo de correspondencia a travs de una impresora

receptora "tipo mquina de escribir" que recepciona mecnicamente los mensajes o
informaciones de un lugar a otro. Este tipo de sistema es empleado generalmente en
las agencias noticieras del pas, como ser radio, prensa y televisin, con la finalidad
de reportar en el momento oportuno el informe de actualidad.
5)
Agencias noticieras
Las agencias noticieras es otro tipo de correspondencia a larga distancia que se

caracteriza por enviar la informacin recabada desde en lugar de los hechos a las
centrales noticieras del pas, como ser radio, prensa o televisin para ser difundidas
a la opinin pblica. Esta comunicacin entre agencia y centrales noticieras se la
realiza a travs del teletipo o de sistema de red informtica que se ntegra mediante
el uso de ordenadores o computadoras.
45
6)
El Correo Electrnico (E-mail)
Actualmente la humanidad vive y se desarrolla en un medio de vida ms compleja y

agitada, por lo que necesita de una comunicacin rpida y efectiva. Con
el
surgimiento de las computadoras y los sistemas de computacin, se perfecciona la
comunicacin de una manera ms ptima, instantnea y perfecta, nos referimos al
correo electrnico (E-mail), que es un servicio ms que brinda la red mundial de la
comunicacin informtica: la INTERNET, que es el sistema de comunicacin ms
efectiva y completa que se la realiza a travs de una lnea telefnica y

la
computadora. Su uso es fcil y sencillo, adems con la red de Internet puede buscar
informacin de todas partes del mundo a travs de las pginas Web, de
la
especialidad
disciplina
que
usted
desee,
historia,
ciencia,
tecnologa,
entretenimiento, deportes, etc. Asimismo, puede comunicarse con personas o

instituciones que cuenten con una casilla o correo en Internet donde pue
de
comunicarse o enviar su correspondencia o informacin. Por ejemplo el E-mail del
Comando General es: http://www.policia.bo
2.
Por su caracterstica especfica (Correspondencia Policial)
La correspondencia tambin se puede clasificar segn su condicin especfica

dependiendo de la esencia o caracterstica dogmtica (doctrina) o institucional de
toda organizacin (Ministerios, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, Municipios, etc.).
En nuestro caso particular nos interesa el estudio de la correspondencia de la Polica
Boliviana.
La Polica Boliviana como institucin uniformada y basada en principios de mando y
jerarqua, respeta un conducto regular en todos sus niveles, que es la base d
e
disciplina y organizacin de sus recursos humanos; asimismo, en el rea de l
a
administracin
en especial de
la
correspondencia o
en
la elaboracin
de
la
documentacin tambin se debe observar los aspectos anteriormente mencionados.
De ste concepto podemos clasificar la correspondencia policial
por su origen y su
contenido:
46
a.
Por su Origen
De acuerdo por su "origen", la correspondencia policial puede clasificarse segn su

procedencia; es decir aquellas emitidas por las reparticiones policiales existentes a
nivel nacional.
1) Correspondencia de la Superioridad
Cuando hablamos de la "superioridad", nos referimos a instancias de mando
s
superiores que se encuentran conformadas por las principales autoridades de
Direccin, Supervisin, Control y Coordinacin que conforman el Comando General
de la Polica Nacional.
Comando General
La Correspondencia del Comando General, son aquellos documentos que son
emanados o elaborados por el despacho del Seor Comandante General de l
a
40
Polica Boliviana, mediante oficios, memorndum , esquelas, etc. en muchos casos

son
disposiciones
enviadas
conocimiento
de
los
diferentes
Distritos
Departamentales de Polica y Unidades Operativas respectivas. Dentro de sta

clasificacin
tambin
entra
la
documentacin
elaborada
por
el
Seor
ub
Comandante e Inspector General de la Polica Boliviana.
Estado Mayor General (Direcciones Nacionales)
La Correspondencia del Estado Mayor General (Direcciones Nacionales), son
aquellos documentos que son emanados o enojadas por las diferentes Direcciones
Nacionales que conforman el Estado Mayor General la Polica Boliviana (staff),
integrados por el Estado Mayor de Coordinacin, y las Direcciones Nacionale
s
40 3
El trmino "Memorndum" es una expresin latina que ha sido incorporada al castellano, la misma
que tiene igual forma en el plural que en el singular, asimismo sta palabra fue castellanizado por
memorando en plural memorandos o memorandas, en todo caso es incorrecto emplear los trminos
"memorndums" o "memorndumes".
Etimolgicamente proviene del latn memorndum, "cosa que debe recordarse". Sinnimos
:
memento, memorando, memorial. En el presente manual emplearemos el adjetivo MEMORNDUM
para referirnos tanto en plural como en singular.
47
Especiales,
es
Administrativa,
decir:
Personal,
.Servicios
Inteligencia,
Tcnicos
Planeamiento
Auxiliares,
Identificacin
Operaciones,
Personal,
Salud
Bienestar Social, Instruccin y Enseanza, y otros.

Entre estos documentos podemos mencionar, oficios, memorndum, rdenes de
Operaciones,
Planes
de
Operaciones,
Orden
de
Guarnicin,
Hojas
de
Recomendacin, Radiogramas y otros, que tambin son distribuidos a conocimiento

de las diferentes reparticiones policiales a nivel departamental y nacional.
2) Correspondencia de Distritos y Reparticiones Policiales.
Los distritos y reparticiones policiales estn conformados por los nueve Comandos
Departamentales de Polica y por los diferentes Organismos y Unidades Operativas
de la Polica Boliviana, (Fuerza Especial de Lucha Contra el Crimen, PAC, Fuerza
Especial de lucha Contra la Violencia, Comisaras y otros).
Estas
reparticiones
policiales
tambin
requieren
de
la
correspondencia
par
a
comunicarse entre s con el objeto de coordinar o coadyuvar diferentes actividades
operativas de orden social o preventiva.
Comandos Departamentales de Polica
La Correspondencia de los Comandos Departamentales de Polica, son aquellos
documentos
que
son
emanados
elaborados
por
el
despacho
del
Se
or
Comandante Departamental y los Jefes de rea del nivel de Apoyo y Coordinacin
"(Dptos. De Personal, Inteligencia, Planeamiento y Operaciones
y Administrativa),
su jurisdiccin y competencia es solamente a nivel distrital o departamental.
Entre estos documentos podemos mencionar, oficios, memorndum, rdenes de

Operaciones,
Planes
de
Operaciones,
Orden
de
Guarnicin,
Servicios
Extraordinarios, Radiogramas y otros.

48
Organismos y Unidades Operativas

La Correspondencia de los Organismos y Unidades Operativas, son aquello
s
documentos que son emanados o elaboradas por los diferentes Comandantes,
directores de las diferentes reparticiones policiales del nivel operativo, es decir:
Trnsito, Unidad Tctica de Operaciones Policiales, Fuerza Especial de Lucha
contra el crimen, PAC, Bomberos y otros. Su jurisdiccin y competencia
es
solamente a nivel de unidad o reparticin. Entre stos documentos podemo
s
mencionar,
oficios,
memorndum.
Re
expresiones
de
Planes
Ordenes
e
Operaciones, Ordenes del Da, Servicios Extraordinarios y otros.
c.
Por su Contenido
La correspondencia policial, se clasifica por su "contenido" es decir tomando en

cuenta el carcter y su prioridad en:
1)
Ultra Secreta
Dentro de sta clase de correspondencia estn los documentos comprendidos

segn carcter poltico o diplomtico; los que se refieren a la Defensa Nacional
,
movilizacin,
operaciones,
abastecimientos
dems
asuntos
policiales
cuy
a
divulgacin es reservada o prohibida al pblico. De manera general, todos aquellos
que tengan relacin con la Seguridad Nacional y los que se d este carcter po
r
determinado motivo. Los documentos secretos, solamente pueden ser abiertos por el
destinatario, quien es responsable de la no divulgacin de su contenido. Para mayor
seguridad, en los documentos de sta clase, destinados a la comunicacin o enlace,
se emplear siempre doble sobre, colocndose en el interior la clasificacin d
e
secreto y no as en el sobre exterior, con la finalidad de no llamar la atencin de la
que la lleva.
41
41
Tomo III - Compendio de Materias de Exmenes de Ascenso para el Personal Policial del Nivel III
(pg. 149)
49
2)
Secreto
Son aquellos cuyo contenido debe discrecin y prudencia y que segn los casos
pueden ser conocidos por determinada autoridad o superioridad, cuerpo de oficiales
o cierta agrupacin de funcionarios de la Rama Uniformada o Civil de la Institucin.
Cuando ciertos documentos deban ser conocidos por determinada rama, grupo,
jerarqua, unidad o dependencia, se colocar debajo de la inscripcin secreto, la
"frase para la seccin investigaciones", "para el personal docente", etc. segn sean
las necesidades del servicio y siempre que en el texto no haya indicacin especial
que haga innecesaria esta precaucin. Los documentos secretos comprenden los
relativos a la estabilidad interna del pas, asuntos polticos, actividades de lo
s
sindicatos y dems organizaciones obreras, antecedentes penales y policiales de las
personas, archivos dactiloscpicos y de prontuarios civiles y penales, estadsticas de
la delincuencia y otros, parte del efectivo personal, armamento y municin, fojas de
concepto, disciplina, organizacin y funcionamiento de las unidades y dependencias,
investigaciones de carcter preventivo o represivo y otros cometidos de ndole
policiaria, materias relacionadas con el servicio y dems documentos a los que se

les d expresamente en sta clasificacin.
3)
42
Reservado o Confidencial
Son aquellos que se dirigen entre funcionarios de igual jerarqua, de superior

a
inferior o viceversa, con finalidades que generalmente tiene un carcter consultivo y
dentro de una relacin de confianza, que por lo mismo exige reserva. En ste tipo de
documentos se debe evitar en lo posible el uso en situaciones donde se encuentren
comprometidas el trabajo policial, los prestigios y honorabilidad de los funcionarios
como de la institucin misma, por lo que existen instancia mayores para estos casos.
42
Tomo III - Compendio de Materias de Exmenes de Ascenso para el Personal Policial del Nivel III
(Pg. 149)
50
4)
Pblica
Son aquellos documentos elaborados por la Polica Nacional que deben s

er
conocidas por la ciudadana en general a travs de los medios de comunicacin o
prensa
por
ejemplo,
comunicados
de
inspeccin
vehicular,
avisos
recomendaciones preventivas en el rea de trnsito o delincuencia, etc. Este tipo de

documentos de manera oficial son emitidos por el Departamento de Relaciones
Pblicas de los diferentes Organismos o Unidades Operativas Policiales
3.3.
IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA
3.3.1. GENERALIDADES
Las organizaciones e instituciones en especial la Polica Boliviana, desarrollan
actividades pblicas y legales que necesariamente cuentan con el respaldo y la

aprobacin de la sociedad en su conjunto, para ello las actividades que ejecut
a
deben de estar debidamente registradas y evaluadas para su posterior archivo,
asimismo, la comunicacin y relacin humana como interinstitucional son constantes
y de carcter mancomunada, donde las premisas de servicio y seguridad
se
caracterizan
en
el
desempeo
de
sus
funciones.
Para
ello
el
uso
de
la
correspondencia a travs de la documentacin es el medio ms convencional y
universal que se conoce, puesto que su beneficio y utilidad son grandes, porque nos
permite mantener un control por escrito y documentado de todas las disposiciones,
atribuciones y designaciones que son emitidas por las diferentes autoridade
s
policiales dentro su jurisdiccin y competitividad respectiva.
La correspondencia es la base de toda actividad humana y que se encuentra
al
servicio y beneficio de las personas e instituciones del pas.
3.3.2. EL USO DE LA CORRESPONDENCIA
El uso de la correspondencia en las actividades sociales, comerciales, polticas o
laborales es muy imprescindible, especialmente en las instituciones que cuentan con
51
una estructura organizativa muy variada o compleja que van de acuerdo a la

s
necesidades y rendimiento de las mismas, convirtindose en el medio ms formal y
adecuado de comunicacin interinstitucional, por la cual se realizan convenios,
negocios, contratos, etc., garantizando adems su vigencia y legalidad para su
posterior uso como instrumento pblico. La correspondencia generalmente se usa
en:
Redaccin y envo de oficios, cartas, memorndum, etc.
Redaccin de avisos, comunicados, afiches, panfletos, etc.
Redaccin de esquelas, invitaciones, felicitaciones, etc.
Elaboracin de Inventarios, registros o archivo.
Elaboracin de documentos legales u operativos.
Otros.
3.3.3. LA CORRESPONDENCIA EN EL TRABAJO DE OFICINA

La oficina es el centro donde se genera la correspondencia, puesto que es a
h
donde se elaboran o redactan la documentacin, que posteriormente ser firmada
por el jefe o comandante del Organismo o Unidad Operativa, para luego ser enviada
al destinatario. Las oficinas en la Institucin policial, se caracterizan por el manejo de
documentos
oficiales
que
son
redactados
segn
los
principios
doctrinarios
y
terminolgicos de ndole policial, siendo revisados por el Comandante o Jefe de
reparticin para su evaluacin, revisin, correccin y firma. Existen diferentes clases
de oficinas dentro de una reparticin u organizacin policial, determinados d
e
acuerdo a su utilidad y nivel de decisin, por ejemplo la oficina del Comandante
,
Director o Jefe se denomina Despacho, la oficina donde se redacta y elabora l
a
correspondencia se llama Secretara, que se encuentra a cargo del secretario o
secretaria y as sucesivamente se dan denominacin segn la funcionalidad qu
desempean (Oficina de Contabilidad, Archivo, Almacn, etc.).
52
3.4.
LA COMPUTACIN EN LA CORRESPONDENCIA
Hoy
en
da
la
ciencia
la
tecnologa
nos
ofrecen
una
serie
de
gra
ndes
transformaciones que nos favorecen en el trabajo y en la vida diaria, dndonos un
nivel
de existencia
ms adecuada
y acepta
nuestras
necesidades y
requerimientos. Es un acierto irrebatible que presenciamos una transformacin

profunda de nuestro mundo.
En esta transformacin la aparicin del computador digital electrnico no slo reviste
suma importancia, sino que imprimir su sello en el mundo del futuro, as como la
mquina de vapor dio lugar a lo que se llam posteriormente la Revolucin Industrial,
"el computador" o computadora, inicia lo que algunos han calificado de Segunda
Revolucin Industrial, cuyo trmino y consecuencia se van vislumbrando.
Adems que nos facilita en la organizacin y el archivo de nuestros documentos,
hacindolos ms accesibles para la bsqueda de la documentacin, ahorrndonos
tiempo y fatiga en la consulta de la correspondencia. Es por ello, que el encargado
de la oficina o secretario deber tener amplio conocimiento en el manejo de l
a
computadora, especialmente en el uso de los paquetes o software de aplicacin
como los procesadores de texto.
3.5.
LA CORRESPONDENCIA EN LA INSTITUCIN POLICIAL
La aplicabilidad de la correspondencia es muy amplia en el rea de trabajo de las

instituciones u organizaciones y se adeca a la forma, aspecto o caracterstica de
cada una de ellas, para ello tomando como base el formato o esencia de su doctrina.
Es
por
ello
que
en
el
caso
de
la
Polica
Boliviana,
que
tiene
sus
pr
opias
caractersticas dogmticas o doctrinales, que cuenta con mandos superiores y
direccionales, la correspondencia deber observar o tener el estilo propio de l
a
entidad doctrinaria de sta institucin, conservando las normas de disciplina
y
respeto para la elaboracin de los documentos policiales.

53
3.5.1. DOCUMENTOS POLICIALES

Como dijimos anteriormente el documento es el elemento fundamental de l
a
correspondencia, que sirve como medio principal para la comunicacin formal y
escrita de nuestras relaciones sociales y de trabajo.
Etimolgicamente la palabra documento proviene del latn documentum que es el
"ttulo o prueba escrita", tambin quiere decir "escritura", "instrumento", "ttulo", con
que se prueba, acredita, justifica o hace constar algo, es decir que debem
os
entender como documento todo aquello que sirve para acreditar la existencia de una
comunicacin entre personas, organismos o instituciones.
Partiendo de ste concepto se puede definir que los documentos policiales, son
todos los medios escritos que utilizan los mandos superiores, jefes de reparticiones,
personal subalterno y administrativo de la Polica Nacional para comunicar o impartir
disposiciones, instructivas, recomendaciones, solicitudes y otros, con la finalidad de
realizar o establecer actividades sociales, operativas, protocolares e institucionales
de ndole policial, asimismo de establecer relaciones o vnculos interinstitucionales a
nivel nacional e internacional, las mismas que garantizan la formalidad y vigencia de
nuestras actividades dentro la sociedad.
3.5.2. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA POLICIAL
La atencin de la correspondencia policial y por ende de la documentacin oficial, es
uno de los factores primordiales para el buen funcionamiento de la Instituci
n
Policial. Su normal tramitacin de los mltiples asuntos que la ley seala c
on
carcter privativo o intermediario a la Polica de acuerdo a su funcionalidad en el
mbito del orden pblico, investigativo, preventivo y operativo.

El manejo de la correspondencia no es tarea exclusiva de los secretarios
o
secretarias generales o auxiliares de una reparticin policial en la redaccin, trmite
y archivo de la documentacin, sino tambin del personal de planta o jef
es
encargados de sas reparticiones, puesto que el personal superior dentro de su
54
respectiva esfera de actividades y segn las normas circunstanciales en que se

desempean, debe atender personalmente, dirigir, orientar, corregir y fiscalizar sas
funciones administrativas,
observando
constantemente
de que las mismas s
e
desenvuelvan en forma regular, completa y eficiente, adems cuidando de que en
todo momento se cumplan las disposiciones sealadas por el reglamento u rdenes,
superiores o especiales. Los encargados de atender y elaborar la correspondencia,
que en muchos casos son los secretarios o secretarias, deben poner mucho cuidado
en el control y registro de la documentacin, a travs de un despliegue de orden y
clasificacin respectiva con la finalidad de facilitar toda documentacin de manera
rpida
a
oportuna,
adems
de
tener
muy
en
cuenta
que
la
disciplin
responsabilidad son aspectos fundamentales para el xito de nuestra labor.

El Secretariado es una actividad tcnica y profesional que nos conlleva ten
er
conocimientos bsicos y prcticos de las normas, atribuciones especialidades para
la elaboracin, registro y archivo de la documentacin que se manifiestan a travs de
un buen manejo de la correspondencia. Su uso y establecimiento son universales e
imprescindibles en todo oficio e institucin, ya que colabora directamente con las
disposiciones actividades que el comandante o jefe de reparticin quiere emitir o
hace conocer al personal
bajo su dependencia para su cumplimiento o
establecimiento de relaciones con otras entidades o instituciones.
El
secretario(a)
deber
conocer
el
tipo
de
documento
diferenciar
entre
Ia
correspondencia recibida y expedida y la manera de ordenar, registra clasificar y
archivar la documentacin de acuerdo a su contenido caractersticas. Para el efecto
indicaremos algunas normas bsicas para el manejo de correspondencia dentro de
una repartido u oficina policial:
a)
Correspondencia Recibida
Se entiende por "correspondencia recibida" a toda documentacin que llega a la

oficina policial a travs de los medios y modalidades correspondientes; es decir
ponderando las normas jerrquicas y el conducto regular, establecidos en l
a
institucin o bien mediante el protocolo de la correspondencia de instituciones civiles
en sus diverso; niveles.
55
b)
Se
Correspondencia Expedida
entiende
por
"correspondencia
expedida"
toda
documentacin
que
es
elaborada
en
Secretara,
de
acuerdo
los
resultados
de
la
revisin
de
la
documentacin y disposicin del jefe o superioridad, la misma que posteriormente
ser enviada o distribuida a las oficinas o reparticiones pertinentes para
su
acatamiento y desarrollo.
El secretario(a) es el directo responsable de elaborar el documento que el jef
e
dispone que se realice, tomando muy en cuenta el concepto inicial del superior,
teniendo cuidado de no cometer errores gramaticales o de sintaxis. Para el efecto
detallaremos algunos aspectos que se debe observar para la misma:
1) El Secretario(a) elabora la documentacin de acuerdo a la revisin

y
superioridad. Para lo cual deber discernir si ser a travs de una nota de
atencin, oficio, memorndum, etc.
2) Una vez concluida el documento, se deber revisar minuciosamente el
contenido de la misma, observando los conceptos consignados, la forma o
redaccin gramatical, la locucin y el estilo empleado, puesto que con la
correspondencia estamos tratando relaciones con el destinatario, que
pueden hacemos simpticos o antipticos. Entonces, para producir efectos
cordiales o adecuados en l, hay que cuidar los conceptos emitidos o
expresin gramatical, las locuciones y la sintaxis. Estos aspectos y la
puntuacin, suplen lo que en el contacto personal expresamos con el tono
de la voz, la gesticulacin, la emotividad y
actitudes con que queremos
agradar y ganar la voluntad de los dems.

3) Es necesario que toda documentacin que se procese, tenga una o dos
copias
para
el
archivo
respectivo,
con
la
finalidad
de
realizar
el
seguimiento de la correspondencia que se emite.
56
4) El documento firmado por el jefe, debe ser registrado en el "Libro d

e
Correspondencia Expedida", para que se detallen fecha y hora exacta de
su remisin al destinatario.
3.6.
PROCESO
INTERNOS
DE
Y
MANEJO
EXTERNOS
RECEPCIN
EN
LA
DE
POLICA
DOCUMENTO
BOLIVIANA
COMPARACIN DE OTROS PASES

Es el conjunto de operaciones de verificacin y control que realiza el Comand
o
Departamental de Polica en la externa, que son remitidos por una persona natural o
jurdica.
3.6.1. PASOS PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Es el procedimiento establecido en la organizacin policial, en lo que tiene que ver
con la admisin de documentos
3.6.2. RECEPCIN
Consiste
en
recibir
las
comunicaciones
oficiales
provenientes
de
diferente
s
entidades y diversos medios, tanto fsico como directo, as como de modo magntico
o indirecto.
Por consiguiente, la recepcin de comunicacin fsica o directa es aquella que es
entregada por la persona interesada en una unidad de correspondencia, teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:
La comunicacin est dirigida a la organizacin o algn funcionario.
Se trata de comunicacin oficial
El sobre debe estar correctamente marcado
57
En cuanto a la recepcin de comunicacin indirecta es aquella es enviada por correo

o medios electrnicos, donde se deben tener en cuenta los siguientes
requerimientos:
El asunto debe ser competente a la dependencia que va dirigida.
Debe ser firmada.
Debe tener fecha actualizada.
En la comunicacin se cita la organizacin del remitente.
Los anexos deben estar completos.

3.6.3. MANEJO
CLASIFICACIN
DE
DOCUMENTOS
UNA
VEZ
RECIBIDOS
3.6.3.1. Apertura
Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales
para verificar el contenido del documento y el de sus anexos que en este cas
o
pueden llegar a ser (documentos policiales privados, planillas policiales, denuncias,
etc.)
3.6.3.2. Revisin
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso
de revisin de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificacin
del asunto de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar
su
respectiva radicacin.
En
el
caso
de
la
comunicacin
que
no
cumpla
con
todos
los
requi
sitos
correspondientes en el proceso de revisin y verificacin como por ejemplo no ir
firmada, se considera annima y deber ser remitida sin radicar, adems d
e
proceder a una respectiva investigacin.
58
3.6.3.3. Radicacin
La radicacin se efecta mediante la impresin de un sello en el documento que
indica que es de propiedad de la organizacin. Este sello se denomina como el sello
radicador y puede ser aplicado manualmente, mecnico o sistematizado. En l se
indica el nmero segn el orden que fue recibido, la fecha y quin lo recibi, adems
le permite al remitente estar pendiente de la respuesta y en qu serie se encuentra
archivado.
3.6.3.4. Registro
Una vez radicadas las comunicaciones, se realiza el registro anotando los datos ms
significativos de las solicitudes en un formato de registro para su trmite y control
dentro de la organizacin.
En correspondencia se registra la comunicacin oficial con los siguientes datos:
PAS
BOLIVIA
E.E.U.U.
ARGENTI
NA
OTROS
MODO DE
PEDIDO
MODO DE ENVI
MODO DE
RECEPCIN
Llamada de
una Institucin
a otra.
Carta de
pedido
Otros.
Mensajero interno.
Correo
Cualquier otro medio
Llamada.
Carta.
Correo.
Personalmente
Personal
Jurdico.
Otros.
Mensajero interno.
Correo Electrnico.
Fax
Aparteo areos
Pgina Web.
Tramite de lnea
Oficial que solicito

Verificar que estn
en documento.
completos
Encargado de caja o Que correspondan a lo
recepcin.
anunciado y sean
competencia de la entidad
para efectos de su
radicacin y registro con el
propsito de dar inicio a los
trmites correspondientes
Verificacin
en documento.
Confrontacin
Encargado de caja o de folios
recepcin.
copias
anexo
firmas
Planilla de entrega o
recibo.
Llamada de
una Institucin
a otra.
Carta de
pedido
Personal
Jurdico.
Otros.
Llamada de
una Institucin
a otra.
Carta de
pedido
Personalmente
Personal
Jurdico.
Correo.
Otros.
Mensajero interno.
Correo Electrnico.
Fax

Nmero de radicacin
en documento.
Nombre del funcionario
Encargado de caja o responsable del trmite
recepcin.
Anexos
Mensajero interno.
Correo Electrnico.
Fax

Folios
en documento.
Copias
Encargado de caja o Anexos
recepcin.
firmas
MODO DE VERIFICACIN
Nombre del remitente que puede ser persona o entidad o nombre del destinatario,
nombre o cdigo de la dependencia competente, numero de radicacin
del funcionario responsable del trmite.
y nombre
3.6.3.5. Distribucin o reparto
Fuente: La Correspondencia en diferentes pases de Sudamrica, 2005
60
Las
te
unidades
que
cuentan
con
la
unidad
de
correspondencia
realizan
es
procedimiento por medio de un mensajero interno el cual hace los recorridos, dando
as inicio al control y seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar
que las comunicaciones oficiales continen con su procedimiento normal sin demora
ni extravi en toda la secuencia del trmite.
Para ejercer control la unidad de correspondencia elabora planillas, formatos
y
controles manuales o automatizados con sistemas de lectores que permiten verificar
la recepcin de los documentos por parte de los funcionarios, asignados para tal fin.
Finalmente, para que el trmite de un documento se realice adecuadamente, se
requiere que desde su nacimiento hasta su final, cumpla con unas condiciones a
nivel tcnico en su elaboracin. Es decir, que incluyan los principios adecuados en la
composicin de su cuerpo y que sea acorde con el objetivo que pretenda con s
u
destinacin.
En resumen con el trabajo se tiene un conocimiento que la Polica Boliviana tiene un
dficit en el manejo y recepcin de documentos ya que toma mtodos rsticos como
el mtodo de mensajeros, se puede observar que necesita usar implemento d
e
tecnologa como pginas web, correos, fax, envos en lnea, otros para que el trabajo
se les pueda facilitar y que puedan brindar ms apoyo a la ciudadana. As tambin
evitar la prdida de documentos (denuncias, planillas policiales, otros.)
61
CAPTULO IV
MARCO INSTITUCIONAL
4.1. POLICA BOLIVIANA
Nuestra institucin desde su creacin ha sido el pilar fundamental del estad
o
Boliviano, creada como institucin del orden y la seguridad, ha venido trabajando por
el orden pblico, la tranquilidad y la paz de la sociedad en su conjunto, tal como lo
manda nuestra Constitucin Poltica del Estado Plurinacional promulgada el 07 de
febrero de 2009, que en su Artculo 251. Refiere de manera textual I. La Polica
Boliviana, como fuerza pblica, tiene la misin especfica de la defensa de la
sociedad y la conservacin del orden pblico y el cumplimiento de las leyes en
todo el territorio nacional. Ejerce la funcin policial de manera integral y bajo
mando
nico,
en
conformidad
con
su
Ley
Orgnica
las
leyes
de
la
Repblica.
43
Como Institucin fundamental, del
Estado formalmente, garantiza y contribuye al
imperio de la ley, conserva el orden pblico y protege la seguridad de las personas.

Cumple funciones de carcter pblico, esencialmente preventivas y de auxili
o
fundada en los valores de seguridad, paz, justicia y preservacin, del ordenamiento
jurdico que en forma regular y
continua asegura el normal desenvolvimiento
de
todas las actividades, de la sociedad.

4.1.1. MISIN
La Polica Boliviana tiene por misin fundamental, conservar el orden pblico, la
defensa de la sociedad y la garanta del cumplimiento de las leyes, con la finalidad
de hacer posible que los habitantes y la sociedad se desarrollen a plenitud, en un
clima de paz y tranquilidad.
43
CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO, La Paz, Ed.U.P.S. s.r.l., 2009, pg. 70
62
4.1.2. ATRIBUCIONES
Siendo atribuciones de la Polica Boliviana para el ejercicio de sus funciones:
Tomar las precauciones y medidas necesarias para la eficiente

labor policial,
Practicar
diligencias
de
Polica
Judicial,
aprehender
los
delincuentes y culpables para ponerlos a disposicin de las

autoridades competentes
Cumplir y hacer cumplir los convenios y tratados celebrados

por el Poder Ejecutivo y ratificados por el Poder Legislativo, en
materia de Polica.
Cumpliendo otras funciones que no estuviesen previstas en la
s
precedentes.
4.2.
COMANDO DEPARTAMENTAL
El Comando Departamental de Polica de Cochabamba, siendo parte de la

Administracin Desconcentrada del Comando General de la Polica Boliviana, tiene
bajo su responsabilidad la actividad policial departamental; est a cargo de un jefe
de polica que ejerce sus funciones dentro del lmite territorial del departamento.
Para el cumplimiento de la misin, objetivos y estratgicas cuenta con organismos
departamentales
de
asesoramiento
apoyo
tcnico
auxiliar,
en
cuyos
departamentos recae la responsabilidad de la planificacin, la administracin de los

recursos humanos, materiales y financieros, as como la obtencin y procesamiento
de
la
informacin
la
prestacin
de
servicios
auxiliares
en
la
jurisdicc
in
departamental.
63
4.2.1. MISIN
El Comando Departamental de Polica tiene la misin fundamental de la defensa de
la sociedad, la conservacin del orden pblico, y el cumplimiento de las leyes; ejerce
la funcin policial de manera integral, indivisible y bajo mando nico de conformidad
a la ley orgnica y dems leyes.
4.2.2. VISIN
Ser
una
institucin
digna,
moderna
trasparente,
que
liderize
vivir
bien,
la
segurid
ad
ciudadana,
coadyuvando
con
el
desarrollo
para
el
ejerciendo
us
funciones
con
profesionalismo,
practicando
activamente
una
relacin
polica-
comunidad, fortalecida con participacin, inclusin y prevencin social para l

a
construccin de una sociedad democrtica.
Cumplir a hacer cumplir la ley, garantizar el ejercicio de los derechos y libertades
condicionales. Desarrollando servicios policiales permanentes, eficaces y eficientes
esencialmente preventivos en el departamento de Cochabamba, a travs de la
desconcentracin de servicios policiales.
4.2.4. OBJETIVOS ESPECFICOS
El Comando Departamental en el marco de sus actividades tiene los siguientes
objetivos especficos:
Fortalecer la funcin policial integral, para garantizar la seguridad

ciudadana, de manera eficaz, eficiente y competitiva dentro de la
Filosofa de la Polica Comunitaria.
Promover el cambio institucional como para generar la confianza y

credibilidad de la ciudadana en la Polica Boliviana.
64
Promover y socializar en la poblacin el respeto a las leyes y normas

en vigencia, generando educacin ciudadana, con ello una cultura de
seguridad.
Mejorar
el
nivel
de
formacin,
capacitacin
y especializacin
profesional de los recursos humanos de la Polica Boliviana.

65
CAPTULO V
MARCO JURDICO
5.1.
LEGISLACIN NACIONAL
5.1.1. CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO
La Constitucin Poltica del Estado Plurinacional, es la ley de leyes, es la ley de ms

alto rango que estructura el Estado, es una norma fundamental del ordenamiento
jurdico, es la fuente y fundamento del poder poltico, as como del ordenamiento
jurdico ordinario. Donde tambin se encuentran los derechos y obligaciones
que
tenemos todos los estantes y habitantes de nuestro pas, la proteccin legal que se
extiende a todas la sociedad boliviana, estos enunciados marcan una escen
a
jurdica que nos brindan seguridad, proteccin y amparo a todos por la ley.
Por esta razn el artculo 251 de la Constitucin Poltica del Estado Plurinacional
refiere que: La polica boliviana como fuerza pblica tiene la misin especfica de
la defensa de la sociedad y la conservacin del orden pblico, y el cumplimiento de

las leyes en todo el territorio boliviano. Ejerce la funcin policial de manera integral,
indivisible y bajo mando nico en conformidad con su Ley Orgnica de la Polic
a
Boliviana y las dems leyes del estado...
44
5.1.2. COMUNICACIN SOCIAL

El Artculo 106. I. El Estado garantiza el derecho a la comunicacin y el derecho a
la informacin.
II. El Estado garantiza a las bolivianas y los bolivianos el derecho a la libertad d
e
expresin, de opinin y de informacin, a la rectificacin y a la rplica, y el derecho a
emitir libremente las ideas por cualquier medio de difusin, sin censura previa.
44
Compilacin de leyes penales, Constitucin Poltica del Estado, Bolivia, 2009, P. 72
66
5.1.3. CIENCIA, TECNOLOGA E INVESTIGACIN

Asimismo el Artculo 103. I. El Estado garantizar el desarrollo de la ciencia y la
investigacin cientfica, tcnica y tecnolgica en beneficio del inters general. Se
destinarn los recursos necesarios y se crear el sistema estatal de ciencia
y
tecnologa.
II. El Estado asumir como poltica la implementacin de estrategias para incorporar
el conocimiento y aplicacin de nuevas tecnologas de informacin y comunicacin.
III. El Estado, las universidades, las empresas productivas y de servicio pblicas y
privadas, y las naciones y pueblos indgena originario campesinos, desarrollarn y
coordinarn
procesos
de
investigacin,
innovacin,
promocin,
divulgacin,
aplicacin y transferencia de ciencia y tecnologa para fortalecer la base productiva e

impulsar el desarrollo integral de la sociedad, de acuerdo con la ley.
5.1.4. DERECHOS CIVILES
Artculo 21. Las bolivianas y los bolivianos tienen los siguientes derechos:
6. A acceder a la informacin, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de
manera individual o colectiva.
Finalmente el Artculo 24. Toda persona tiene derecho a la peticin de manera
individual o colectiva sea oral o escrita, y la obtencin de respuesta formal pronta.
Para el ejercicio de este derecho no se exigir ms requisito que la identificacin del
peticionario.
5.2.
LEY ORGANICA DE LA POLICIA NACIONAL
Nuestra institucin policial siendo una Institucin fundamental del Estado Boliviano,
para el desempeo de sus labores rige su la Ley Orgnica donde estn inmersas las
funciones y atribuciones, donde a continuacin se menciona los siguientes
articulados:
67
Artculo 1.-
La Polica Nacional es una institucin fundamental del Estado que
cumple funciones de carcter pblico, esencialmente preventivas y de auxilio

fundado en los valores sociales de seguridad, paz, justicia y preservacin d
el
ordenamiento
jurdico
que
en
forma
regular
continuo,
asegura
el
nor
mal
desenvolvimiento de todas las actividades de la sociedad.
Artculo 6.- La Polica Nacional tiene por misin fundamental, conservar el orden
pblico, la defensa de la sociedad y la garanta del cumplimiento de las leyes, con la
finalidad de hacer posible que los habitantes y la sociedad se desarrolle a plenitud
en un clima de paz y tranquilidad.

Artculo 8.- La Polica Nacional es una institucin tcnico-cientfica, organizada
segn
los
principios
de
administracin,
integracin
de
funciones,
jerarqua
y
atribuciones propias para esta clase de actividades.
Articulo
9.- Para el cumplimiento de sus funciones la Polica Nacional es
t
organizada de la siguiente manera:
ADMINISTRACION DESCONCENTRADA
Organismos de direccin y control
Comandante departamental de Polica
Sub Comandante departamental de Polica
Inspectora departamental
Organismo de asesoramiento y apoyo
Departamento de Personal
Departamento de Inteligencia
Departamento de Planeamiento y Operaciones
Departamento de Administracin
Departamento de servicios Tcnicos Auxiliares
Departamento de Salud y Bienestar Social.

68
Artculo 35.- Los Comandos departamentales de Polica, son organismos que tienen
bajo su responsabilidad la actividad policial departamental; estarn a cargo de un
jefe de polica que ejercer sus funciones y autoridad dentro del lmite de cad
a
departamento.
Artculo 40.- Los organismos de asesoramiento y apoyo tcnico auxiliar tienen la
responsabilidad
de
planificacin,
la
administracin
de
los
recursos
humanos
,
materiales y financieros, as como la obtencin y procesamiento de informaciones y
la prestacin de servicios auxiliares en la jurisdiccin del Comando Departamental.
69
CAPTULO VI
CONSIGNA
O
6.1. ESTADISTIC
STRE DE 2015
Enero
205
Febrero
146
Marzo
Flujo d
ondencia al Coma
abamba
Cantidad
420
AS DEL PRIMER SEME
288
CUADRO Y GRFICO N A
Abril
197
Mayo
208
ndo
junio
420
Departamental de Coch
e ingreso de la corresp
Grfico
450
Flujo febrero
del
marzo
Cuadro
delabril
mayo
350
400
300
288
250
200
150
205
MARCO ESTADSTIC
197
208
146
100
50
0
enerode correspondencia primer semestrejunio
Comando Departamental
Fuente: Secretaria General Comando Departamental.

En la apreciacin de estos datos del cuadro y grafico A, referente al flujo
de
correspondencia que ingresa al Comando Departamental de Polica de Cochabamba
a travs de secretaria general para su disposicin a otros departamentos, durante el
primer semestre de este ao 2015, observamos una tendencia progresiva
al
crecimiento del flujo de la correspondencia, lo que representara mayor nmero de
70
personal y material que garantice su atencin, y esta sea efectiva, eficiente en su

disposicin final.
Tomando los datos del presente cuadro y grafico A y el anlisis correspondiente, se
confirma el creciente flujo de correspondencia que ingresa a secretaria general, por
lo tanto para la atencin optima de esta rea en lo futuro se deber contar
on
mayor nmero de efectivos policiales y material adecuado, adems mayor tiempo en
su registro anlisis y tratamiento que garanticen el buen manejo, seguimiento, y
respaldo que hagan efectiva su cumplimiento.
71
CAPTULO VII
DISEO METODOLGICO
7.1.
TRABAJO DE CAMPO
7.1.1. DEFINICIN DE TIPO DE ESTUDIO
En el presente trabajo, el tipo de estudio que se desarrollara est referido a cuatro
tipos de investigaciones, ellas son: aplicada, descriptiva, investigativa
experimental.
7.1.1.1. Investigacin Aplicada
Se buscar la aplicacin de la automatizacin de la correspondencia policial del
Comando Departamental de Polica de Cochabamba, que permitir al usuario de la
correspondencia tenga una pronta agilizacin en la entrega y salida de s
us
documentos.
7.1.1.2. Investigacin Descriptiva
Se buscara la agilizacin de la correspondencia y adems el anlisis de l
as
caractersticas de automatizacin para el desarrollo de gestin documental dentro el
Comando Departamental de Polica, que nos permita eficacia y eficiencia dentro su
generacin.
7.1.1.3. Investigacin Experimental
Mediante el uso de sta tcnica, se confirm la informacin recabada por medio del
cuestionario,
travs
de
la
visualizacin,
el
desempeo
de
los
proce
sos
archivsticos, para determinar los pasos a seguir, ya que no existe un correct
o
seguimiento en el flujo de la documentacin y la recepcin de sta misma que s
e
lleva a cabo a travs de diversos medios.
72
7.1.1.3. Investigacin- accin
Con esta investigacin se busca la aplicacin y utilizacin de procedimientos

,
herramientas
tecnolgicas
como
es
el
software
para
poder
manejar
la
correspondencia policial generada en el Comando Departamental de Polica, de

manera efectiva, logrando acabar con los procedimientos rsticos que se desarrollan
en el manejo de correspondencia por parte de los funcionarios policiales destinados
a cumplir la funcin de secretaria. Del mismo modo se engrandecer la image
n
institucional pues se estara a la par de otras instituciones de vanguardia en nuestro
pas, que llevan con responsabilidad la gestin documental generada dentro su
institucin.
7.2. DELIMITACIN DEL REA GEOGRFICA

En relacin a la delimitacin geogrfica de la presente investigacin, la detallamos
de la siguiente manera.
Departamento de Cochabamba, Provincia Cercado.
Ubicacin: se halla ubicada en la plaza principal de Cochabamba acera

norte.
Superficie: 391 Km
Poblacin:
1.113.474 habitantes en el rea metropolitana (Censo
2012).
La provincia cercado esta con formado por distritos, zonas y barrios.
7.3. DELIMITACIN DEL REA DE INVESTIGACIN

La investigacin se desarrollara en el Comando Departamental de la Polica de
Cochabamba, ubicada en la plaza principal de la ciudad de Cochabamba
73
7.4. DETERMINACIN DE LA MUESTRA

Universo: Todos los funcionarios que trabajan en el Comando Departamental de
Cochabamba.
Muestra: A todos los funcionarios que trabajan los diferentes departamentos del
Comando Departamental de Polica de Cochabamba.
La poblacin est compuesto por los funcionarios pblicos policiales que cumplen
funciones en la recepcin y despacho de correspondencia y trabajan actualmente en
el Comando Departamental de Polica de Cochabamba.
En el estudio como unidad de observacin se considera a Secretaria General y a las
diferentes
secretarias
de
los
departamentos
que
componen
el
Comando
Departamental de Polica.
7.5. TAMAO DE LA MUESTRA

Se considera un tamao representativo de 20 funcionarios policiales entre mujeres y
hombres, percibido en diferentes grados jerrquicos.
7.5.1 METODO DE SELECCIN DE LA MUESTRA
Estratificado
Aleatorio,
pues
aplicamos
este
mtodo,
de
acuerdo
las
circunstancias de la poblacin, que nos permite tener un grupo homogneo, como
ser los secretarios de cada departamento que desempean sus labores actualmente
en cada reparticin,
este
personal
que
cumple
funciones
de
manejo
de
correspondencia son seleccionados aleatoriamente.
7.6. CUESTIONARIO
Se aplic un cuestionario que permiti recabar informacin con base a una serie de
preguntas formuladas con anticipacin cuyas ventajas son: ahorro de tiempo
y
preguntas
de
inters
para
la
formulacin
de
conclusiones
referentes
la
74
problemtica encontrada, adems de corroborar que la correspondencia con destino

a las diferentes unidades o reas se recibe por conducto de la Secretaria General del
Comando Departamental de Polica.
Entre las tcnicas que se utiliz para realizar la presente investigacin se utilizaron:
Encuestas: Se realiz un cuestionario diagnstico, al inicio de la investigacin que
se
elabor
para
conocer
cunto
estaba
familiarizado
el
personal
policial
perteneciente al Comando Departamental de la Polica de Cochabamba entre

mujeres y varones sobre el conocimiento de manejo de la correspondencia
o
documentos
policiales,
para
tal efecto
se
realizaron Preguntas
cerradas
abiertas, sobre el tema especfico.
7.7.
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACION

7.7.1. INSTRUMENTO
Para la coleccin de datos, el instrumento que se utiliz en la presente investigacin,

fue a travs de cuestionarios estructurado con preguntas cerradas y abiertas, para
lograr identificar el flujo de la correspondencia, los medios utilizados para s
u
ubicacin y el correspondiente seguimiento que se le otorga a cada una de ellas.
7.8.
MTODOS
INSTRUMENTOS
DE
RECOLECCIN
INFORMACIN
7.6.1. MTODOS
Para este fin se utilizar como estructura o medio el cuestionario.
DE LA
7.6.2. INSTRUMENTOS
Como instrumento se utilizara el formulario estructurado para la coleccin de datos.
75
CAPTULO VIII
DIAGNSTICO
8.1.
DIAGNSTICO
Para poder explicar cmo se lleva a cabo la operacin de recepcin guard

a,
distribucin y flujo documental de la informacin tanto en la correspondenci
a
entrante como en la saliente, de la Unidad de Correspondencia y Archivo, se acudi
a una institucin de carcter pblico denominada: El Comando Departamental de
Polica de Cochabamba que se encuentra en la plaza principal de la ciudad de
Cochabamba; de la cual se diagnostic la secretaria general, as como sus procesos
de
operacin.
ste
tendr
como
propsito
servir
de
gua
para
sealar
la
problemtica y las necesidades del manejo de la documentacin, a la que
se
enfrenta el personal a cargo de referida reparticin que tiene a su cargo
la
Correspondencia y Archivo.
Se comienza con la aplicacin de tcnicas como: la observacin, el cuestionario y
la entrevista; que ayudaron a determinar la existencia o no de la documentacin, en
qu medida cumple sta con los requisitos de operacin, recepcin y despacho de
correspondencia, as como verificar que el seguimiento sea el adecuado, para poder
establecer un marco de referencia general.
De ah que el objetivo de elaborar esta actividad profesional, ser: la de analizar los
procesos aplicados para el control del flujo de la correspondencia entrante

y
saliente de la Unidad de Servicios y Apoyo (secretaria general) del Comand
o
Departamental de Polica de Cochabamba con el propsito de implementar un
sistema de automatizacin desarrollado a travs de una Base de Datos que agilice
las funciones de: recepcin, registro, distribucin ubicacin de la documentacin
generada en las distintas reas (departamentos) del Comando; as como de l
a
documentacin proveniente de otras unidades y de las oficinas generales del mismo
Comando, generando un correcto manejo en la documentacin que ingresa al
76
Despacho del Comandante Departamental como su destino y disposicin final

desde un punto principal como es la secretaria general del Comando, logrando un
proceso eficiente y eficaz en la generacin de gestin documental para cualquier
usuario sea este civil o uniformado.
77
CAPITULO IX
ANLISIS
9.1. ANLISIS DE LA INFORMACIN
Se efectuaron varias visitas a la Unidad de Correspondencia (secretaria general) del
Comando Departamental de Polica de Cochabamba, con la finalidad de detectar
problemticas en los procesos concernientes a la Correspondencia de Entrada y
Salida,
haciendo
uso
de
tcnicas
tales
como:
la
s,
entrevistas detalladas en el anexo 1 del presente trabajo.
observacin,
cuestionario
Una vez recabada la informacin, se consider pertinente efectuar la realizacin de

esta
etapa
de
un
diseo
de
esquemas
de
software
para
el
manejo
de
correspondencia, especificando los requerimientos que debe poseer el sistema para
una adecuada automatizacin del manejo de correspondencia, tomando en cuenta
los siguientes pasos:
Se consideran datos relevantes sobre el servicio de correspondencia y el Comando,
a travs de la recoleccin de informacin mediante las tcnicas de investigacin
antes mencionadas.
Se utiliza toda la informacin recogida en las visitas realizadas al Comando para
esbozar el diagnstico que nos permite conocer: recursos, condiciones, servicios y
en general, tener un panorama de la problemtica que presenta el Comand
o
Departamental de Polica.
Se consider pertinente reflexionar e interpretar la informacin recabada par
a
plantear la elaboracin de un diseo de esquemas de software para el manejo de
correspondencia que ayude en el control y flujo documental.
78
de la planificacin en el desarrollo de un diseo de esquemas de software para el

manejo de correspondencia, donde cada paso tiene su grado de importancia.
No obstante, estas consideraciones dan pauta a la realizacin del diagnstico y son
reforzadas con tres
aspectos
objetivos: La determinacin de la informacin
necesaria, la organizacin de la informacin recopilada y por ltimo la metodologa

de la informacin.
79
Cantidad
CUADRO Y GRFICO N 1
1 a 100
16
101 a 300
correspondencia recepci
mente
Ms de 300
TOTAL
20
CONSIGNA
Cantidad de
onada diaria
GrficoCuadro
5%
15%
80%
1 a 100
101 a 300
Ms de 300
Fuente: Elaboracin propia para efectos de la monografa

Para la presente investigacin se realiz un estudio con relacin a la cantidad de
correspondencia que ingresa a secretaria general del Comando Departamental de
Polica, de acuerdo con los datos obtenidos, se permite establecer que el 80
%
recepciona entre 1 a 100 tipos de correspondencia a diario, un 15% recepciona entre
101
300
tipos
de
correspondencia
un
5%
entre
ms
de
300
tipos
de
correspondencia policial. Lo que nos lleva concluir que a diario ingresan entre 1 a
100
o
tipos
de
correspondencia
los
diferentes
departamentos
del
Comand
Departamental y que existen indicios de crecimiento de este porcentaje.

80
CUADRO Y GRFICO N 2
Cantidad d
achada diariament
20%
CONSIGNA
CONSIGNA
1 a 100
Cantidad
Cantidad
15
Menos
101 a de
300un minuto
44
1 Ms
a 3 minutos
de 300
111
Ms
de 3 minutos
TOTAL
205
TOTAL
e correspondencia desp
e
Grfico
Cuadro
5%
20
75%
1 a 100
101 a 300
Ms de 300

El cuadro y grafico No. 2 referente a la cantidad despachada diariamente de lo
s
diferentes departamentos del Comando Departamental, segn datos obtenidos
podemos afirmar que un 75% despacha entre 1 a 100 tipos de correspondencia a
diario, un 20% despacha 101 a 300 tipos de correspondencia, un 5% entre ms de
300 tipos de correspondencia. Tomando en cuenta estos antecedentes se deduce
que hay indicios de crecimiento en correspondencia despachada.
81
CUADRO Y GRFICO N 3
Tiempo que lleva hacer un registro en el libro de recepcin o

despacho de la correspondencia
Grfico
Cuadro
20%
25%
55%
Menos de un minuto
1 a 3 minutos
Ms de 3 minutos

Respecto al tiempo empleado para realizar un registro de correspondencia recibida y
despachada,
segn
datos obtenidos
se
puede
apreciar
que
un
20%
de
os
funcionarios policiales emplea menos de 1 minuto para registro o despacho, un 55%
emplea entre 1 a 3 minutos para el registro o despacho de la correspondencia y un
25%
emplea
ms
de
tres
minutos
para
el
registro
de
la
corresponde
ncia
recepcionada o despachada. Lo que nos a identificar que el tiempo utiliza
da
frecuentemente
e
es
de
minutos
para
el
registro
despacho
la
correspondencia, tiempo que se incrementara por el registro repetitivo que se da de

la
o
correspondencia
en
los
otros
departamentos
que
componen
el
Comand
Departamental.
82
CUADRO Y GRFICO N 4
Elementos que son
e antecedentes o inf
del curso de la c
cepcin hasta su de
CONSIGNA
Cantidad
utilizados cuando se requier

ormacin
Lo tiene en mente
orrespondencia desde su re
Buscar en libros
13
spacho
Preguntar al
Grfico
Cuadro
responsable
15%
Otros medios
TOTAL
20
15%
5%
65%
Lo tiene en mente
Buscar en libros
Preguntar al responsable
Otros medios

El estudio
referente a
los elementos que
son
utilizados
cuando
se
requie
re
antecedentes o informacin del curso de la correspondencia desde su recepcin
hasta su despacho, con opcin de marcar ms de una, los datos obtenidos refieren
que el 65% busca en libros de registro, un 15% lo tiene en la mente, un 1

5%
pregunta al responsable, el 5% utiliza otros medios.
De
la
interpretacin de
los datos se
puede
deducir
que
la
mayora
de
los
funcionarios policiale
e secretaria consulta
buscar antecedentes o
encia recepcionada y d
en consecuencia se e
CONSIGNA
Cantidad
SI
17
No
TOTAL
20
spuesta sobre la corre
s que realizan labores d

n libros para
informacin de la correspond
espacha,
mpleara mayor tiempo en re
spondencia
dejada por un usuario.

83
CUADRO Y GRFICO N 5
El registro repetitivo de los datos de la correspondencia dentro el

Comando Departamental
Grfico
Cuadro
15%
85%
SI
NO
Cuando se consult sobre el registro repetitivo de los datos de la correspondencia

dentro el Comando Departamental, el 85% de los consultados manifestaron que si,
un 15% refirieron que no, lo que nos lleva a decir que existe un porcentaje elevado
en el registro repetitivo.
Considerando los datos obtenidos en el cuadro 1, 2, y cuadro 3 por la cantidad de
documentacin genera
da, se tendra que se ocup
a mayor tiempo en e
CONSIGNA
registro y despacho oc
SI
20
No
TOTAL
20
etitivos de documentaci
Cantidad
l tiempo de
asionado por los registros rep
n.
84
CUADRO Y GRFICO N 6
La aplicacin de un software para el manejo de la correspondencia

ayudara a manejar adecuadamente la correspondencia policial
evitando registros repetitivos, emplear mayor tiempo y prdida de
informacin en los seguimientos
Grfico
Cuadro
0%
100%
SI
NO
Al finalizar este trabajo investigativo, se consult a los diferentes funcionario

s
policiales que se dedican a la labor de secretaria sobre la aplicacin de un software
para el manejo de la correspondencia policial de manera adecuada, evitand
o
registros
repetitivos,
emplear
mayor
tiempo
y prdida
de
informacin
en
os
seguimientos, de los cual se obtuvo que un 100% afirma que si, lo que nos lleva
a
referir que esta aplicacin ayudara de sobremanera en la optimizacin de estos
procesos de gestin documental reduciendo considerablemente el costo beneficio de
los procesos seguidos actualmente.
85
CAPTULO X
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
10.1. CONCLUSIONES
1. Para
la
elaboracin
del
presente
trabajo
de
investigacin
como
es
la
automatizacin de la correspondencia policial es importante la recopilacin de
informacin bibliogrfica realizada, siendo fundamental cuales las diferentes
concepciones de estos trminos
y a partir de ellas poder llevar adelante el
propsito de la investigacin.
2. La revisin y anlisis de los diferentes procesos en la gestin documenta
l
llevados adelante por las diferentes secretarias del Comando Departamental
de Polica de Cochabamba, partiendo de la secretaria general y las dems
secretarias
de
los diferentes
departamentos,
estas
han sufrido
un
estancamiento en su evolucin pues siguen llevndose adelante los registros
de manera manual, rustica y repetitivos en algunos casos.

3. La observacin e identificacin del mecanismo que se emplea actualmente
dentro el Comando Departamental de Polica de Cochabamba, nos permite
establecer
que
pese
tener
la
tecnologa
mano
la
norma
tiva
correspondiente, no se cuenta con una herramienta adecuada para su uso y
disposicin de la correspondencia policial generada a diario.
4. En el captulo del Marco Jurdico se pudo apreciar la bastante normativ
a
existente para su implementacin y su obligatoriedad en otros casos d
e
proceder con implementacin de herramientas tecnolgicas a la par del
desarrollo tcnico cientfico que se da en la sociedad. Articulados qu
e
respaldan la implementacin de este software web en el manejo de
la
correspondencia policial.
86
5. De la revisin bibliogrfica, para el presente trabajo de investigacin, s

e
realiz un diagnstico que se efecto a travs de la utilizacin de tcnicas de
investigacin (observacin, entrevista y cuestionario) aplicadas en diferentes
visitas a la institucin y que arrojan una serie de problemticas acerca del
flujo documental, mismo que sirvi de base para el desarrollo de la propuesta
de automatizacin, partiendo de un mtodo inductivo, tcnica
tanto
las
personas
como
las
reas
que
aplicada
manejan
la
documentacin.
La realizacin de una propuesta de automatizacin de un software web es
muy importante y fundamental, debido a que la informacin no solo debe ser
procesada a travs de un ordenador, sino que tambin debe ser puesta a
disposicin de nuestros usuarios, optimizando de esta manera los servicios

en esta rea, aprovechando los recursos a fin de brindar un servicio eficaz,
eficiente y de calidad humana, superando de esta manera el costo beneficio
que se lleva en la actualidad, brindando un servicio ptimo al pblico.
6. Estandarizaramos
los procedimientos y protocolos del manejo y tratamiento
de los diferentes tipos de correspondencia dentro el Comando Departamental

de Polica y en sus diferentes departamentos que lo componen.
10.2.
RECOMENDACIONES
El presente trabajo de investigacin, inspirado en contribuir a la modernidad y
tecnificacin en el manejo de la correspondencia policial, refleja los aspectos
tericos expuestos
las
tareas de
anteriormente, con la finalidad de relacionarlos y facilitar
recepcin
y distribucin documental que se
requiere
en
secretaria general del Comando Departamental como unidad central, a travs
de
la
implementacin
de
un
software
adecuado
de
bases
de
dat
os,
valindonos para ello de las herramientas de cmputo; con las que s
e
pretende agilizar
control
actividades rutinarias
tales
como:
recepcin,
registro,
y seguimiento de los flujos documentales dentro de nuestra

87
institucin, cuyo esfuerzo debe ser analizado, aprobado y ejecutado a corto

plazo ya que su implementacin podr efectivizar las labores en el manejo de
la correspondencia. Mismos que sern implementados de manera prctica y
con base a los conocimientos tericos concernientes a la correspondencia en
sus fases de entrada y salida.
Recomendamos tambin que el presente prototipo
de software de
automatizacin para el manejo de correspondencia policial, una vez elevado a
las instancias correspondientes para su conocimiento, anlisis y aprobacin

sea difundido a nivel del mando Orgnico (Comando Departamental), para
que se demuestre que la institucin Policial est trabajando en la innovacin
tecnolgica de sus procedimientos a la par de otras instituciones prestigiosas
de este siglo. De no darse su implementacin se estara retornando a l
a
manera rustica del manejo de la correspondencia policial, por otra parte se
incrementara el costo en esta labor y no se tendra ningn beneficio.
Es importante tambin la difusin a todo el personal policial de este Distrito y

no solo al personal que trabaja en el rea de secretaria del Coman
do
Departamental de Polica y sus diferentes departamentos, para que ellos
tengan una herramienta prctica que les servir en el quehacer institucional.
Esta difusin tambin ser una forma de motivar a los camaradas de lo
s
diferentes grados a producir este tipo de proyecciones para nuestra noble
institucin y ha no temer que recurrir a otras fuentes alejadas de nuestr
a
realidad.
Se
recomienda
realizar
las
gestiones
pertinentes
para
su
aprobaci
n
mediante Resolucin Administrativa ante el Comando General reconociendo y
otorgando los crditos correspondientes a los autores del presente software
para el manejo de la correspondencia policial.
Se
e
recomienda
que
el
software
sea
utilizado
en
el
manejo
la
correspondencia
de
todas
cada
una
de
las
unidades
policiales
el
88
Departamento de Cochabamba (ciudad del conocimiento). Y realizar las

gestiones para su implementacin a nivel nacional en vista que somos una
institucin
de
presencia
nacional
uniformada
debiendo
ya
uniforma
r
procedimientos en el manejo la correspondencia policial.
89
BIBLIOGRAFIA
1. ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la operacin de archivos en
dependencias y entidades estatales 2004
2. NGULO MARCIAL, Noel. Terminologa de automatizacin documental. 1996.
3. CASTELLANOS CASAS, Ricardo. et. al. Informtica 1. La herramienta del nuevo
milenio. 2000.
4. CONTRERAS CAMPOS, Norma Eunice. Sistema de automatizacin de
bibliotecas disponibles en Mxico. 2005.
5. CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO, La Paz, Ed.U.P.S. s.r.l., 2009. 70
6. Compilacin de leyes penales, Constitucin Poltica del Estado, Bolivia, 2009
7. ENCISO DE GALLARDO, Berta. Enfoque de Sistemas en la administracin de
Bibliotecas: Conceptos Generales.
8. FLORES JEMIO,
Wiliam
James,
MANUAL
DEL
SECRETARIADO
CORRESPONDENCIA POLICIAL Edicin 2001

9. FLORES JEMIO, William James Manual del Secretariado y Correspondencia
Policial. 6ta. Edicin 2007
10. GRUPO MASER. Cursos. [En lnea] Automata programable. [ESPAA]
Automatizacin.
[consultada
el 13
de
Febrero
de
2007].
Disponible
<http://www.grupomaser.com/PAG_Cursos/Auto/auto2/auto2/PAGINA%20PRINCIPAL/Automatizaci
on/Automatizacion.htm>
11. GARCA MELERO, Luis ngel. et. al. Automatizacin de bibliotecas. 1999. p. 13.
12. FERREYRA CORTES,
Gonzalo.
Informtica,
la
herramienta
del
nuevo
en:
milenio.2000
13. JMENEZ
RODRGUEZ,
Mario.
Archivos
administrativos.
Unidades
de
Correspondencia. Control de Archivos. Un nuevo Sistema de clasificacin. 1993.

14. ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Glosario de
Terminologa Archivstica y ciertas Expresiones de Administracin. 1980
15. MOLINA NORTES, Juana. et. al. Tcnicas de archivo y tratamiento de
la
documentacin administrativa. 1996.
90
16. MOLOTLA JMENEZ, David. Implementacin de una base de datos en la mesa

de Correspondencia de la Direccin General de Archivo e Historia. 2003
17. MNDEZ RODRGUEZ, Eva. Servicio de Documentacin Grfica. Universidad
Carlos III. Madrid.
18. MENDOZA
REYES,
Diana
Patricia. Los
Archivos
frente
las
Nueva
s
Tecnologas. 2005.
19. PUIG TORNE, Juan. Proyectos informticos. Madrid.
20. RUZ PADILLA, Eliseo. Automatizacin integral de la biblioteca del Instituto
cultural Mxiconorteamericano 2005.
21. SOLS SOBERN, Carlos. Sistemas de Automatizacin en Bibliotecas: Ventajas
y Desventajas.
22. SOSA OLVERA, Baudelio. Organizacin y procedimiento en una oficina d
e
correspondencia. 1979
23. ZAPATA
CARDENAS,
proyectos
de
automatizacin de archivos: Como estructurarlos [En Lnea]. Universidad
de
la
27
Salle
Febrero
Carlos
[Bogot:]:
2007].
Alberto.
Febrero
Disponible
El
desarrollo
2005
de
[consultado
el
en:
<http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/Proyectos%20Inform%E1ticos
%20en%20Archivos.pdf >
PAG. WEB
Wikipedia, La enciclopedia libre [en lnea]. wikimedia Fundation Inc.[consultado el 05
de
Marzo
2007].
Definicin
de
Software
En
lnea.
Disponible
en:
<
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
DICCIONARIOS
Nuevo pequeo LAROUSSE Ilustrado. 1970
Diccionario Enciclopdico, Ed. Ocano UNO 1994
DICCIONARIO ENCICLOPDICO QUILLET. 1972.
1
ANEXO N 1
PROCESOS ACTUALES DEL MANEJO DE CORRESPONDENCIA

POLICIAL EN EL COMANDO DEPARTAMENTAL DE POLICIA
2
Tarejeta
Madre
Micro
Procesador
memorias
Ram
Disco
duro
Estabilizador
Monitor
Tarejeta
Case
de Video
GIGABITE H81 s1
CORE I7 DE 3.4
GHZ
4GENERACION
Precio
DDR 3 DE 8
GB con discip.
KINGSTON
DISCO
DE 3
TERAS
Precio
Precio
ESTABILIZADOR
FORZA 1000 VA
Precio
SAMSUNG
DE 22'' LED
Precio
video gt
630 4gb
Precio
CASE
DELUX
lector d
memor
Precio
TOTAL
3
4
ANEXO N 2
6
ANEXO N 3
LISTA DE PRECIOS DE EQUIPO DE COMPUTACION para el

servidor
7
REQUISITOS PARA MONTAR UN SERVIDOR WEB
1. INTRODUCCIN
Antes de ver los pasos para montar un servidor web, vamos a ver cules son las ventajas y
desventajas al momento de montarlo y ponerlo en marcha, y luego veremos los requisito
s
necesarios para hacerlo tanto con software como con hardware.
2. VENTAJAS
A. No tienes lmite de espacio en disco para pginas Web, cosa que si usas un Hosti
ng
(ordenador servidor remoto) para alojar tu web tendras un nmero limitado de gigabyte
s
segn lo contratado con dicho proveedor de Hosting.
B. No tienes limitaciones en cuanto a publicacin de cualquier tipo de contenido ya qu
e
todo lo haces de forma local (en el propio servidor, tu PC en este caso)
C. No tienes que subir la Web cada vez que la modificas. Al igual que en el caso anterior al
ser tu propio servidor Web todo el contenido se guardara de forma local y estara disponible
al momento de ser modificado para todos los usuarios que quieran acceder al contenido.
3. INCONVENIENTES
A. Gasta ancho de banda de subida debido a la peticin de mostrar la pgina Web a l
os
usuarios que quieran acceder a ella.
B. Las paginas pueden cargar lentas con un ADSL (Lnea de abonado digital asimtrica)
incluso con uno de 10mb, debido a las limitaciones de subida de datos de este tipo de lneas.
Estas las lneas no son muy buenas para esto porque son asimtricas, y resulta ser que
el
servidor Web consume mucho ms ancho de banda de subida que de bajada.
C. Otro problema del que hay que considerar, es que debes tener encendido la PC las 24
horas, para que las personas puedan acceder a tu Web en cualquier momento del da o
la
noche, con el consiguiente consumo de energa elctrica que esto supondra, y los apagones de
luz.
D. Por ltimo otro problema sera el mantenimiento del propio servidor, que, al ser nuestra
PC, podramos encontrarnos con fallas de hardware (por ejemplo, la fuente alimentacin) que
provocara que nuestra web callera durante un tiempo.
4. COMPONENTES NECESARIOS PARA MONTAR UN SERVIDOR WEB EN CASA
8
COMPONENTES HARDWARE: Como mnimo necesitaremos, Un router con conexin

a Internet, una computadora que haga las veces de servidor Web y cableado de red RJ45 para
conectar el router a la PC.
COMPONENTES SOFTWARE: Sistema Operativo Windows o Linux, program
a
servidor como podra ser Apache Server (que es muy recomendado), un programa para l
a
creacin y edicin de pginas Web como por ejemplo Dreamweaber (de pago) o Jooml
a,
Wordpress (gratuito).
5. INSTALACIN DE UN SERVIDOR WEB
Instalar un servidor y ponerlo en marcha suele ser ms o menos fcil, la complejidad est
cuando el servidor tiene que servir miles de visitas diarias. Pero todo depende del uso qu
e
queramos dar al servidor; si conocemos nuestras necesidades ser fcil elegir lo
que
montaremos. Este apartado est orientado a las decisiones y pasos que se deben tomar par
a
montarnos un servidor Web bsico.
5. 1. En qu computadora se instalar el Servidor. Lo ms comn es usar arquitectu
ra
x86(32bits), adems hay que pensar en:
- que tipo de programa servidor se instalar.
- que carga de usuarios al da va recibir.
- que tipo de carga, ya que no es igual cargar una pgina Web simple, que por ejemplo una
pgina Web con contenido multimedia.
Teniendo claro lo anteriormente expuesto podremos hacer una estimacin de la potencia y
caractersticas del ordenador que necesitaremos para usarlo como servidor. Los servidores ms
potentes son de 4-8 procesadores, con discos duros SCSI y la mayor cantidad de memoria ram
que se pueda, aunque con una PC que cuente con un procesador dual Core (2 ncleos) y 2GB
de ram con un disco duro S-ata sera ms que suficiente para tener un servidor Web
en
condiciones.
5. 2. Eleccin del Sistema Operativo. Lo primero es decidir entre Windows, Linux, Mac o
algn tipo Unix; siendo los ms populares los 2 primeros. Bajo nuestro criterio los hemo
s
clasificado en 2 tipos:
a) Servidor Decente: Cualquier Linux, Windows XP, Windows 7
b) Servidor Profesional: Windows Server 2008/2012
5. 3. Elegir el programa servidor. Este es uno de los ejes fundamentales.
9
a) Apache Server: Sin duda es el mejor. Es el servidor mas utilizado, es gratuito y encima
hay versin para Windows. Su Web oficial es www.apache.org de donde se puede descargar.
b) IIS (Internet Informacin Server): Viene con los Windows XP Professional, 2000
y
posteriores. El problema de este servidor es que necesita bastantes recursos y su rendimiento
no es tan bueno como el de Apache.
5. 4. Una Lnea de conexin a Internet. Como hemos dicho anteriormente la conexin
a
Internet es la que limitar la carga de usuarios que se puede meter a nuestro servidor. Siempre
hay que tener en cuenta nuestras necesidades y el tipo de pgina web que tenemos.
- Bsica: Una lnea ADSL de 3mb a 10mb con la que las pginas ya cargan un poco lentas
ya que en el caso de los 10 Mb la velocidad de subida seria de solo 800 kbps.
- Buena (con un costo razonable): Una lnea de Fibra ptica que tienen un mayor ancho de
banda de subida que las ADSL. Con esta lnea podemos llegar a los 10MB de subida para que
se hagan una idea de la mejora con la que contaramos con esta opcin.
- La Mejor: sera tener una conexin contratada apropiada para servidores, pero vale
n
bastante dinero.
5. 5. Abrir los puertos del router: Con el fin de que nuestro servidor este comunicado con el
exterior debemos abrir los puertos necesarios en el router, firewalls o proxys; en el caso d
e
servidor web, es el puerto 80, que es el puerto default para transmisin HTTP, si adem
s
deseamos utilizar nuestro servidor web como servidor FTP deberamos abrir adems el puerto
21.6. Contratar dominio. Un dominio es el nombre que identifica un sitio web. Cada dominio
tiene que ser nico en Internet, por ejemplo www.masadelante.com. Conviene que la IP del
servidor este re direccionada a un dominio ya sea de los gratuitos como los de www.no-ip.com
o dominios .com .net .org de pago (unos 20 a 30 US$/ao)
5. 7. Tener una IP fija o Dinmica: Si no tienes ip fija (no cambia) y por el contrario tu Ip
es dinmica (cambia cada vez que tu proveedor te asigna una nueva o reinicias el router. Es la
que tienen prcticamente todos los usuarios domsticos en su casa) tienes que contratar u
n
servicio de Dns dinmico, esto es as ya que Internet se basa en direcciones IP, y no
en
nombres de dominio, cada servidor web requiere de un servidor de nombres de domin
io
(DNS) para traducir los nombres de los dominios a direcciones IP.
5. 8. Hay mltiples empresas en Internet que ofrecen este servicio de dns dinmico
de
forma gratuita, como por ejemplo, no-ip.com. Por supuesto existen muchas ms pero par
a
nosotros es la ms conocida.
10
5. 9. CONFIGURAR EL FIREWALL: A travs de tu IP de Internet, podrn acceder otros

usuarios a tu servidor web y ver las pginas que pongas dentro. Tendrs que tener en cuenta
que los firewall que tengas permitan las conexiones entrantes al servidor web. Si tienes u
n
firewall tendrs que crear las reglas apropiadas para que se pueda acceder al servidor web. Si
no tienes firewall es aconsejable instalar y configurar uno para aumentar la seguridad de t
u
sitio web.
Requerimientos de Hardware
Equipo Servidor
Procesador Core i3 4 GHz

Memoria Ram 4 GB. La cantidad de memoria Ram vara segn la cantidad de usuarios Web,
as como de la cantidad de tareas extras que ejecute el servidor.
Disco Duro DD con 80 Gb LIBRES para datos. (Realizar sizing).
Equipo Cliente
Procesador Core Do 1+ GHz.
Memoria Ram 1 Gb.
Disco Duro 40 Mb de espacio libres.
Requerimientos de Software
Equipo Servidor
Sistemas Operativos
Sistema Operativo Windows 2008 Server
Ubuntu Server 9.04, Linux (kernel 2.6)
Manejadores de Base de Datos
SQL
Microsoft SQL Server 2005 /2008
Paquete de Aplicaciones
Ambas aplicaciones son opcionales si se desea visualizar los documentos en PDF:
Open Office 3.6
11
Equipo Cliente
Sistema Operativo
Microsoft Windows 7.
Browser
Microsoft Internet Explorer 10
Mozilla Firefox ver. 15.0
Paquete de Aplicaciones
Open Office 2.3
MS Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint).
Visualizadores de otras aplicaciones necesarias. (Microsoft Project, Visio, etc.).
Adobe Reader 7 o superior
Java JRE 1.6.0.32
12
ANEXO N 4
SISTEMA DE AUTOMATIZACIN PARA LA CORRESPONDENCIA
POLICIAL SIACPOL
SIACPOL
Sistema de Automatizacin para la Correspondencia
Policial
Manual de usuario
Octubre 2015
Cbba Bolivia
13
1.
Introduccin
El presente documento define el aspecto, funcionalidad y configuracin de la interfaz d

e
visualizacin de usuario para el Sistema de Automatizacin para la Correspondencia Policial.
El objetivo es que el usuario pueda visualizar y controlar el estado de las hojas de ruta
de
una forma fcil, grfica, intuitiva, segura y, adems, remota.
Se recomienda el uso de la funcionalidad para el sistema de Automatizacin para
la
Correspondencia Policial en instalaciones donde se tenga una red con direccin IP fija para
evitarnos los problemas derivados de instalaciones con IP dinmicas.
Es importante destacar que en el sistema de Automatizacin para la Correspondenci
a
Policial se habilitan dos perfiles de usuario diferentes:
Modo Usuario Normal y Modo Administrador. La diferencia se encuentra en que el Mod
o
Usuario
tendr
restringidas
varias
de
las
funcionalidades
que
se
permiten
al
odo
Administrador.
Este manual contiene informacin importante acerca del funcionamiento, configuracin y
correcto
Le
uso
del
Sistema
de
Automatizacin
para
la
Correspondencia
Policial.
recomendamos que lo lea detenidamente para familiarizarse con el producto y utilizarl

o
apropiadamente.
2.
Implementacin del sistema

2.1. Requerimientos de hardware
Contar con:
Computadora personal o un dispositivo mvil.
Conexin a red local.
2.2. Requerimientos de software
Contar con:
Sistema operativo Windows.
Sistema operativo Android 4.2.2
Navegador (Mozilla Firefox).

14
Permiso de acceso (nombre de usuario y contrasea) por parte del

administrador del sistema
3.
Acceso al Sistema de Automatizacin para la Correspondencia Policial
El Sistema de Automatizacin para la Correspondencia Policial es una aplicacin web

que puede ser accedida desde cualquier navegador de internet.
La direccin URL es http://192.168.0.104/SIACPOL/
El usuario debe ingresar a un navegador web (Mozilla Firefox, Google Chrome, Intern
et
Explorer) y escribir la direccin URL del sistema.
Una vez cargada la pgina se visualiza una pantalla en donde se le solicita al usua
rio
ingresar los datos de autenticacin que sern entregados por administrador del sistema.
15
Para comenzar a utilizar el Sistema de Automatizacin para la Correspondencia Policial el

cliente debe ingresar su nombre de usuario y contrasea y presionar el botn Iniciar
o
simplemente la tecla Enter.
Antes de cargar la pantalla inicial del sistema, ste nos solicita un nombre de usuario y una
contrasea para identificar al usuario como administrador o usuario final.
Los campos para el nombre de usuario como tambin la contrasea no deben estar nulos o
vacos caso contrario el sistema solicita que se complete el campo faltante de datos.
Una vez cargado el sistema y estando ya validados con un perfil de usuario, se carga
la
pantalla de inicio:
3.1. Cdigos de acceso

Cada
autentificacin uno de los dos niveles de acceso est protegido mediante u
na
contrasea
gos
consistente
en
un
cdigo
alfanumrico
de
cuatro
dgitos.
Los
cdi
predefinidos son los siguientes:

16
Nivel de acceso
ecto
Usuario
Usuario Administrador
(configuracin)
Nombre de usuario
Contrasea por def
user
asdf
root
asdf
3.2. Autentificacin incorrecta
Si los datos ingresados por el usuario no son correctos el sistema visualiza un mensaje d
e
error: El Usuario no est Registrado!!!!!!!.
Para ingresar nuevamente los datos correctos el usuario debe presionar el botn Aceptar
Si el nombre de usuario y la contrasea secreta ingresadas son vlidos el sistema le ofrece

al usuario las opciones a las que tiene privilegios.
17
4.
Interfaz principal de usuario del sistema
El Sistema de Automatizacin para la Correspondencia Policial presenta las siguientes

funcionalidades y opciones en la interfaz de usuario y por defecto muestra toda la hoja de
ruta con sus opciones adicionales.
Esta interfaz se divide en Cinco zonas:
Mensajes
Lista de Usuarios
Lista de Hojas De Ruta
Generar Reporte
Registrar nuevos Usuarios

18
4.1. Mensajes
19
En esta tabla muestra todos los mensajes recibidos y haciendo la clasificacin

de
mensajes vistos y no vistos por el usuario, se puede regresar al estado anterior con
el
botn regresar a los formularios o el botn inicio.
4.2. Generar Reporte
20
4.3. Cambio de Contrasea
Este formulario permite a editar los campos de usuario registrado.

4.4. Registro de Usuario
21
Una vez llenado los campos correctamente en el formulario y presionamos

el
botn enviar no sale la siguiente pantalla.
5.- Elementos del interfaz de usuario

A continuacin, se muestran los distintos tipos elementos con los que se puede interactuar
pulsando sobre la pantalla.
22
5.1 Enviar hojas de Ruta

23
Presionamos aceptar y se enviar la hoja de ruta a los destinatarios, nos vamos al botn de
mensajes y se mostrar todos los mensajes enviados y la opcin de generar reportes en pdf.

Modelo de Monografia

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Modelo de Monografia

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Modelo de Monografia

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

P OL I CI A B O L I V I AN A

DIRECCION NACIONAL DE INSTRUCCIN Y ENSEANZA

IMPLEMENTACION DE PERSONAL CON CONOCIMIENTO

presentada para optar

Sgto. 2do. RODRIGUEZ VELASQUEZ MILTON

con valor y dignidad para servir

maneras dicho accionar trajo a la F.E.L.C.C., un retraso, ya que ahora la Institucion se

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.3.3. PREGUNTAS DE INVESTIGACION

1.4.1. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACION

1.4.2.1. Consecuencias Positivas.

1.4.2.2. Consecuencias negativas

2.1.2. DIVISIN DE LA CORRESPONDENCIA.

2.1.3. CORRESPONDENCIA DE ENTRADA..

2.1.4. CORRESPONDENCIA DE SALIDA

2.2.2. OBJETIVOS DE LA AUTOMATIZACIN

2.2.3. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIN

2.2.5. PLANEACIN DE AUTOMATIZACIN

2.2.6. ACTIVIDADES PARA AUTOMATIZAR..

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA CORRESPONDENCIA.

LA CORRESPONDENCIA EN LA INSTITUCIN POLICIAL.

3.5.2. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA POLICIAL

COMPARACIN DE OTROS PASES..

3.6.1. PASOS PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS..

3.6.3. MANEJO Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS UNA VEZ

4.2.3. OBJETIVO GENERAL

4.2.4. OBJETIVOS ESPECFICOS....

LEY ORGANICA DE LA POLICIA NACIONAL

ESTADISTICAS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2015.

7.1.1. DEFINICIN DE TIPO DE ESTUDIO..

7.1.1.1. Investigacin Aplicada..

7.1.1.2. Investigacin Descriptiva.

7.1.1.3. Investigacin Experimental.

7.1.1.3. Investigacin- accin

7.2. DELIMITACIN DEL REA GEOGRFICA.

7.3. DELIMITACIN DEL REA DE INVESTIGACIN..

7.5. TAMAO DE LA MUESTRA

INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACION

9.1. ANLISIS DE LA INFORMACIN..

DIFERENCIAS ENTRE CORRESPONDENCIA Y EXPEDIENTE

INDICE DE CUADRO Y GRFICOS

Elementos que son utilizados cuando se requiere antecedentes o

evitando registros repetitivos, emplear mayor tiempo y prdida de

POLICIAL EN EL COMANDO DEPARTAMENTAL DE POLICIA

de la Polica Nacional, a travs de la Direccin Nacional de la Fuerza Especial de

administracion de justicia, y genere confianza y credibilidad de la sociedad.

7. Identificar, marcar, acumular, custodiar, trasladar, conservar, marcar y almacenar

Para hablar de la correspondencia, es necesario e importante primero aclarar que se

correspondencia, en la cual informaban lo que aconteca. Otro de los sistemas para

puestos diferentes, donde el mensaje pasaba de un mensajero a otro, hasta llegar al

Por otra parte el mal manejo y anlisis de la correspondencia o documentacin e

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El desarrollo de una Institucin como el Comando Departamental de Polica d

cuya misin est

orientada en atender a los usuarios mediante el rea de relaciones humanas donde

que pueda responder la excesiva carga en el manejo de la correspondencia

disposiciones que emana del Comando y los diferentes Departamentos, hasta l

Para mencionar como se est llevando a cabo, el manejo de la correspondencia

correspondencia de forma manual, asignndole una numeracin por orden d