Guía Metodológica de Auto Levantamiento
Guía Metodológica de Auto Levantamiento
Guía Metodológica de Auto Levantamiento
Elaborado por:
Abril 2016
COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
DNGP-GM-01
DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS VERSIÓN 03
GUÍA PARA EL AUTOLEVANTAMIENTO DE REVISIÓN: 21/04/2016
PROCESOS Página 2 de 40
Contenido
Indicadores de un Proceso........................................................................................................ 12
CAPÍTULO 1: GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIÓN
La Gestión por Procesos ha despertado un interés creciente, siendo utilizada por muchas
organizaciones, empresas, instituciones que utilizan referenciales de Gestión de Calidad y/o
Calidad Total.
Actualmente los procesos se consideran la base operativa de gran parte de las instituciones y
gradualmente se van convirtiendo en la plataforma estructural de la Administración del Sector
Público.
Por lo expuesto, es necesario que todos los miembros de la Institución conozcan y se capaciten
en Gestión por procesos, lo cual contribuye conjuntamente a incrementar la satisfacción del
usuario interno y externo mediante la mejora, optimización, automatización y/o sistematización
de los procesos.
La presente Guía Metodológica está constituida por tres capítulos con información sobre la
Gestión por procesos y la Metodología a utilizar junto con sus respectivos formatos
estandarizados.
La Norma técnica de la Administración por procesos, emitida mediante Acuerdo Ministerial 1580
detalla las obligaciones y responsabilidades de cada actor dentro de la Gestión por procesos, los
conceptos básicos, principios y mejora continua.
El Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Ministerio de Salud Pública, determina dentro
de las atribuciones de la Dirección Nacional de Gestión por Procesos: “Elaborar políticas sobre la
administración de procesos y procedimientos del Ministerio de Salud Pública, en base a los
lineamientos del ente rector e Implementar la metodología y herramientas relacionadas con la
gestión de procesos” y “Brindar asesoría en gestión de procesos Institucionales.”
1.3 OBJETIVOS
Objetivo General
Proveer a los servidores del Ministerio de Salud Pública, una herramienta de fácil conocimiento y
entendimiento sobre los pasos a realizar para el auto levantamiento de procesos en cada una de
sus instancias, a través de un documento que indique la metodología y formatos estandarizados
a utilizar.
Objetivos Específicos
Capacitar a los servidores del Ministerio de Salud en temas referentes a la administración o
gestión por procesos y levantamiento de procesos.
Contar con formatos establecidos para el auto levantamiento de procesos.
Establecer mecanismos de elaboración de los documentos para el auto levantamiento de
procesos.
1.4 ALCANCE
La presente Guía Metodológica detallará paso a paso como auto levantar los procesos y serán
de uso obligatorio para todas las instancias del Ministerio de Salud.
Los procesos deben dar una proyección general de forma lógica, sistemática y dinámica de
sus actividades y la secuencia en que se desarrollan las mismas.
Una vez que la unidad levante los procesos mediante la Guía de Auto levantamiento, deberá
remitir los mismos a la Dirección Nacional de Gestión de Procesos para revisión metodológica
(control de calidad) del uso correcto a la guía.
Es responsabilidad del dueño del proceso que todo proceso debe ser ingresado y/o
actualizado en la herramienta Gobierno por Resultados GPR.
Los procesos auto levantados serán sujetos a revisiones aleatorias por parte de la Dirección
Nacional de Gestión de Procesos con el fin de verificar la implementación de los mismos.
1
CAPÍTULO 2: MARCO CONCEPTUAL
Existen varios conceptos que se necesitan conocer para realizar un buen auto levantamiento de
procesos, los cuales mencionaremos a continuación.
2.1 COMPETENCIAS
Es el poder legal del Ministerio de Salud Pública, otorgado por la Constitución y leyes como la
Ley Orgánica de Salud Pública.
2.2 ATRIBUCIÓN
Son las responsabilidades otorgadas a las Direcciones Nacionales, Coordinaciones Generales,
Secretarías Nacionales, etc. detalladas en el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión
Organizacional por procesos del Ministerio de Salud Pública.
Beneficios
La administración o gestión por procesos es fundamental para la mejora continua del Ministerio
de Salud Pública y permite obtener los siguientes beneficios:
1
Norma Técnica Gestión de Procesos, Acuerdo Ministerial 1580, Registro Oficial 895 del 20 de Febrero del 2013
El catálogo será administrado por la Dirección Nacional de Gestión de Procesos, sin embargo, el
registro en la herramienta GPR lo debe hacer el responsable del proceso.
2.6 PROCESO
Es una serie de actividades definibles, repetibles, predictibles y medibles que llevan a un
resultado (producto o servicio final) útil para un cliente interno o externo. Los procesos se
interrelacionan en un sistema que permite a la institución agregar valor a sus productos o
servicios.
Elementos de un proceso
Todo proceso para su cumplimiento debe contener los siguientes elementos:
Entradas
Son los insumos/recursos que ingresan al proceso para ser transformados y producir
productos y/o servicios mediante actividades que agregan valor.
Disparador
Es el evento o condición que causa el inicio o activación del proceso.
Controles
Son todos los elementos legales facultativos para la instancia responsable del proceso y
su ejecución. Comprende lo establecido desde la Constitución de la República del
Ecuador, Leyes, Códigos Orgánicos, Acuerdos Ministeriales, Lineamientos establecidos,
entre otros.
El orden de las normativas va de acuerdo a la pirámide de Kelsen que a continuación se
muestra:
Recursos
Son aquellos que se proporcionan para dar cumplimiento a los requerimientos de valor
del proceso. Todo proceso debe tener en consideración los siguientes recursos:
Salidas (productos/servicios)
Productos o servicios creados, provistos o transformados con valor agregado por la
institución en la ejecución del proceso.
Tipos de procesos
Los procesos se dividen de acuerdo a la función que cumplen dentro de la organización, y
se dividen en:
Procesos Gobernantes: Son aquellos que proporcionan directrices, políticas, planes
estratégicos para la dirección y control de la institución.
Procesos Operativos o Sustantivos: Son aquellos que realizan las actividades
esenciales para proveer los servicios y los productos que ofrece a sus clientes una
institución. Los procesos sustantivos se enfocan a cumplir la misión de la institución.
Procesos Adjetivos de Asesoría y de Apoyo: Son aquellos que proporcionan productos
o servicios a los procesos gobernantes y sustantivos.
Indicadores de un Proceso
Instrumentos de medición, basados en hechos y datos, que permiten evaluar los procesos,
productos y servicios para asegurar la satisfacción de los clientes, es decir, miden el nivel
de cumplimiento de las especificaciones establecidas para una determinada actividad o
proceso organizacional.
Los indicadores deben estar alineados con el/los objetivos del proceso, para ello es
importante iniciar estableciendo un objetivo con características SMART:
Específico,
Medible,
Alcanzable,
Real, y
Con un tiempo definido.
Tipos de indicadores
Indicador de eficiencia.- Son Indicadores que miden el cumplimiento del objetivo, sin
importar los recursos que se hayan utilizado para realizarlo.
Indicadores de eficacia.- Son indicadores que miden el camino, los recursos que se
utilizaron para cumplir con el objetivo.
Ejemplo
Indicador de eficiencia:
Indicador de eficacia:
2.7 SUBPROCESO
Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos claros.
Los subprocesos producen productos intermedios que sirven como insumo para la ejecución del
proceso.
2.8 ACTIVIDAD
Secuencia de tareas o acciones realizadas por usuarios del proceso, para obtener el producto o
servicio.
2.9 TAREA
Acción que contribuye a la ejecución de una actividad definida, usualmente la ejecución de una
tarea requiere menos tiempo que una actividad.
A continuación se presentan ejemplos prácticos que permiten diferenciar una tarea de una
actividad:
ACTIVIDAD TAREA
2.10 PROCEDIMIENTO
Es la descripción detallada de cómo se ejecutan las actividades que constituyen el diagrama de
flujo levantado, con el fin de hacerlo totalmente comprensible al usuario para su aplicación y
ejecución.
Se debe tomar en cuenta que el PROCESO define las actividades que deben ejecutarse,
mientras que el PROCEDIMIENTO detalla la manera en las que se realizan dichas actividades.
Las actividades que permiten realizar el auto levantamiento de procesos consisten en reuniones de
trabajo con los ejecutores del proceso, con el fin de definir la información necesaria para documentar
el proceso, de acuerdo a los siguientes pasos:
Por ejemplo:
Todo proceso debe tener un inicio y fin. Cave recalcar la diferencia entre “Proyecto” y “Proceso”;
los procesos son cíclicos, tienen un inicio, fin y se vuelven a repetir; sin embargo los proyectos
tienen un solo inicio, un solo fin, y no se vuelven a repetir, es decir no son cíclicos.
Todo proceso tiene como objeto transformar insumos o recursos en productos o servicios. La
transformación requiere amparo de normativa legal vigente, lo cual en el servicio público tiene la
connotación de obligatorio. Esta identificación se realizará utilizando la Ficha de Caracterización
que se explica en la siguiente sección.
En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos del proceso:
“Registro de Postulación y Asignación de Plazas”
CONTROLES
Ley orgánica de
salud
ENTRADAS PROCESO
Disparador: Registro de SALIDAS
Actividades Actividades Actividades
Necesidad de
postulación y de inicio de ejecución de fin Plaza para
asignar plazas
asignación de realizar el año
para el año de
de salud rural
salud rural plazas.
RECURSOS
Talento Humano
Materiales of.
Objetivo del proceso: Describir lo que se quiere lograr con la ejecución del
proceso cómo se lo va a realizar y para qué; generalmente todo proceso tiene
como finalidad realizar un producto o servicio.
Alcance: Desde donde hasta donde comprende; esto deberá ir acorde a la
primera y última actividad que se cumpla en el proceso.
Políticas: Son lineamientos (reglas de negocio) que se deben cumplir para
realizar el proceso.
FECHA: 06/05/2015
FICHA DE CARACTERIZACIÓN
COD. PROCESO: MSP-SNGS-
DNNTH-P-001
VERSION: 01
PRODUCTO(S)
Aprobación del año de salud rural
/SERVICIO(S)
Fórmula de
Nombre: Frecuencia: Fuente:
cálculo:
(Número de plazas Base de Datos
INDICADORES DE
Porcentaje de asignadas / del sistema de
DESEMPEÑO
postulantes con Semestral Número total de Asignación de
plaza asignada profesionales plazas
inscritos)*100
ANEXOS No aplica
http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=95&Itemid=10
2
7
Los símbolos más utilizados para diagramar en Bizagi son los siguientes:
2
Antes de instalar Bizagi debe estar instalado Microsoft .NET Framework 4, el link de descarga es:
http://www.microsoft.com/es-ES/download/details.aspx?id=17718
Para la instalación de este o cualquier aplicativo puede llamar a la Mesa de Ayuda DNTICs: ext. 4000
Ingresa el evento
Línea de
secuencia de Conecta una actividad a otra.
flujo
Línea de Representan la interacción entre varios
mensaje procesos o pools.
Para una mejor comprensión sobre la elaboración del flujo y uso de los elementos, en
el presente link se podrá acceder a un video explicativo de un caso de diagramación
en la herramienta mencionada (Ver video)
3.3.3 Procedimiento
Es la descripción detallada de las actividades secuenciales que constituyen el
proceso, mismas que se encuentran diagramadas en el flujo de proceso, con el fin de
hacerlo totalmente comprensible para el usuario de manera que facilite su aplicación
y ejecución. Anexo 2: Formato de Procedimiento.
Deberá ser llenada con letra Arial No. 10, a continuación se muestra un ejemplo:
PROCEDIMIENTO
COD. PROCESO: MSP-
NOMBRE DEL PROCESO: REGISTRO DE POSTULACIÓN Y
SNGS-DNNTH-P-001
ASIGNACIÓN DE PLAZAS
VERSIÓN: 001
Prioridad 1:
Acta de matrimonio; o
Acta notarial o resolución otorgada por el juez que
solemnice la unión de hecho, registrada en el registro
civil.
3.3.4 Definiciones
Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del
mismo, por ejemplo:
MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud
TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud
SIVE: Sistema Integrado de Vigilancia Epidemiológica
POE: Procedimiento Operativo Estándar, etc.
VERSIÓN:
ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA: CAMBIO:
Una vez realizado el levantamiento y revisión técnica del proceso, deberá enviarse la
documentación para la revisión metodológica definitiva por parte de la Dirección Nacional de
Gestión por Procesos.
Procedimiento
Definiciones
Firma de elaboración y revisión técnica.
Control de cambios (De ser necesario y a partir de la primera actualización)
Anexos (En caso de existir)
Toda la documentación debe ser enviada a través de un Memorando dirigido al/la Director/a
Nacional de Gestión de Procesos, quién en base a un análisis, en un tiempo de respuesta de
tres a cinco días laborables, determinará la adecuada implementación de la presente guía.
Una vez que los procesos han sido aprobados por las autoridades correspondientes y validado
por la Dirección Nacional de Gestión por Procesos, la instancia responsable del proceso debe
cargarlo en la herramienta GPR.
La instancia responsable del proceso deberá ingresar a la herramienta GPR conforme los
lineamientos establecidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública y con la
asesoría de la Dirección Nacional de Gestión de Procesos.
Una vez que el proceso se encuentre debidamente aprobado, el funcionario responsable deberá
difundir a todos los niveles necesarios la documentación que sustente el proceso y capacitar a
los involucrados para su correcta implementación.
ANEXOS
ANEXO 1: FORMATO DE FICHA DE CARACTERIZACIÓN
CONTROLES
Enunciar el marco legal o técnico vigente que sustenta el proceso.
(ESPECIFICACIONES
Ejemplo: Normativa legal. Manuales, Reglamentos, instructivos etc.
TECNICAS Y LEGALES)
Describir el detalle de talento humano
Talento Humano
necesario para la ejecución del proceso
RECURSOS
Materiales y Describir el detalle de materiales y equipos
Está constituido por
Equipos utilizados en el proceso
recursos necesarios para
Describir el detalle de software utilizado en el
la ejecución del proceso. Tecnológicos
proceso
teórico propuesto
en el glosario
PROCEDIMIENTO