Los archivos de documentos electrónicos

Por Miguel Ángel Esteban Navarro

Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se presenta una

síntesis de las características más relevantes y los principales retos de las áreas de actuación
de la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación, conservación
preventiva, organización y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan director
modelo que programe la intervención técnica en este tipo de archivos.
Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos, Archivos, Autentificación, Conservación
preventiva, Organización, Acceso.

Title: The electronic records archive

Abstract: The author defines the concept of an electronic records archive. The article goes on
to offer a synthesis of the principal characteristics and main challenges for action concerning
electronic records management: authentication, preservation, arrangement and access. The
author concludes by stressing the need for preparing a model plan to programme the technical
intervention needed in this type of archive.
Keywords: Electronic records management, Archives, Authentication, Preservation,
Arrangement, Access.

Esteban Navarro, Miguel Ángel. “Los archivos de documentos electrónicos”. En: El

profesional de la información, 2001, diciembre, v. 10, n. 12, pp. 41-45. Miguel Ángel Esteban Navarro

Delimitando el concepto nónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos

Archivos digitales, electrónicos, informatizados contenidos están bien determinados y diferenciados.
son términos de uso reciente pero habitual entre docu- Informatización de archivos es un término que se
mentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de re- utiliza con mayor precisión para denotar la aplicación
cursos de información, etc. Sin embargo, no existe un de las tecnologías de la información al desarrollo de
empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos las actividades administrativas y de gestión documen-
tipos de profesionales de la información ni dentro de tal en los archivos, automatizando el mayor número de
un mismo grupo. procesos y de tareas posibles. Sistemas integrados pa-
Normalizar la terminología es una tarea urgente. ra la gestión de archivos y edición electrónica de ins-
Delimitar los significados de las nuevas realidades trumentos de descripción y de documentos son expre-
contribuye a establecer canales por los que fluyan sin siones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pe-
obstáculos los actuales conocimientos y habilidades ro un archivo automatizado, aunque su fondo esté
del presente hacia el futuro y a crear puentes de comu- completamente digitalizado, no se debe confundir con
nicación seguros entre los diversos ámbitos de la ges- un archivo de documentos electrónicos.
tión de la información. De este modo se evita, durante
la aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo de ¿Qué es un archivo de documentos
descubrir mediterráneos o de confundir en un totum re- electrónicos?
volutum las diferentes prácticas que exige la adecuada
Debe ser entendido como el conjunto de documen-
gestión de los diversos tipos de documentos, atendien-
tos producidos, recibidos o reunidos por una persona
do a sus distintos modos de producción y de uso.
física o jurídica de modo involuntario, natural y es-
Archivo digital o electrónico son términos de mo- pontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su activi-
da pero por su uso tan variopinto no sólo resultan ex- dad de la que es testimonio, haciendo uso de la elec-
cesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean in- trónica, que se conservan y transmiten también me-
distintamente para indicar la reunión de documentos diante medios electrónicos en depósitos de conserva-
creados mediante medios informáticos, sea tanto un ción permanente tras efectuar una selección a partir de
conjunto de ficheros generados por una aplicación co- la identificación y valoración de las series, con medi-
mo una colección de documentos textuales e icónicos das de autentificación y de preservación adecuadas y
digitalizados, en muchos casos accesibles a través de con una organización respetuosa con su modo de pro-
internet. En ocasiones se usan también para denominar ducción, con el fin de garantizar su valor informativo,
a los ficheros que componen una biblioteca digital. Es- legal y cultural así como de permitir su acceso y uso
to genera si cabe mayor confusión al convertir en si- también mediante las tecnologías de la información.

El profesional de la información, vol. 10, nº 12, diciembre 2001 41

Miguel Ángel Esteban Navarro

Propuesta de programa de intervención en racterísticas más relevantes y a los principales retos a

archivos de documentos electrónicos los que se enfrenta la investigación y el desarrollo de
estrategias de intervención y de productos.
1. El plan de preservación contendrá instruccio-
nes para: El carácter de los artículos de este número especial
—Planificar y crear depósitos acordes con las de EPI, los límites de extensión impuestos a los textos
directrices y normas internacionales de conserva- y la constancia de la confusión que rodea, muchas ve-
ción. ces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupa-
mos, inclinan a ofrecer únicamente un sumario breve,
—Un reglamento para el uso y la manipulación
pero claro y ordenado, de una serie de principios y ac-
de los documentos.
tividades asumidos en el ámbito de los archivos. Poco
—Planes de emergencia para actuar ante desas- nuevo aportará a quienes están habituados a tratar con
tres como incendios e inundaciones. documentos de archivos pero sí creemos que ofrecerá
—Medidas de seguridad contra el robo que de- una útil guía de aproximación y de estudio de la mate-
berán ampliarse también a sistemas de seguridad in- ria a los que se acercan desde otros ámbitos de la do-
formática contra intervenciones no autorizadas que cumentación, con el dominio de otros métodos y téc-
puedan modificar los documentos. nicas, a los archivos de documentos electrónicos.
2. Las medidas de conservación preventiva ac-
tuarán en tres frentes: Autentificación
—Protección de los soportes de los agentes de El documento electrónico de archivo participa de
deterioro físicos y bióticos. los mismos rasgos que el resto de los documentos de
—Defensa de los contenidos de los virus infor- archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor
máticos. probatorio. Las diferencias con el resto derivan del he-
—Reproducción de los documentos, tanto para cho de que su creación, manipulación, transmisión, re-
disponer de copias de seguridad como para luchar cuperación y lectura se realiza mediante herramientas
contra la obsolescencia. informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordena-
3. El estudio de estrategias y técnicas adecuadas dores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operati-
para llevar a cabo la reproducción masiva y continua vos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).
de los documentos electrónicos es prioritario. Cua- Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del
tro tipos de soluciones son las más difundidas du- contenido del documento del medio en el que se regis-
rante el proceso de copia: tró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el
—La salvaguarda de la especificación de las ver- acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconve-
siones de los formatos junto con los documentos niente de que en el proceso de separación y regraba-
para permitir su futura decodificación. ción se puede manipular con mucha facilidad, levan-
—La migración de formatos. tando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de
—La eliminación de las dependencias no esen- la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de
ciales de los documentos con los programas que los los instrumentos de hardware y de software que han
crearon para facilitar su recuperación por tecnolo- intervenido en su producción, y la corta esperanza de
gía estándar. vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen rea-
lizar periódicas migraciones de los documentos a nue-
—El desarrollo de aplicaciones informáticas que
vos medios y soportes para garantizar su legibilidad,
emulen el funcionamiento de hardware y software
no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarro-
obsoletos.
llar una nueva área de acción en los archivos de docu-
mentos electrónicos: la autentificación, que acompañe
Electronic records management es la expresión in-
a las tres tradicionales de preservación, organización y
glesa más utilizada para referirse a la gestión que se
acceso.
desarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas inte-
grados de producción y gestión documental son las Su fin es identificar los elementos de los docu-
principales herramientas informáticas que intervienen mentos electrónicos que son necesarios para mantener
tanto en su generación como en su mantenimiento. su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los contro-
les que se deben realizar para comprobar no sólo la in-
Definido el concepto, el segundo objetivo de este tegridad física y lógica de los documentos, sino tam-
artículo es presentar una apretada síntesis de las prin- bién su calidad cuando se almacenan y transfieren a
cipales áreas de intervención en la gestión archivística los diversos depósitos. Su método todavía está en fase
de los documentos electrónicos, atendiendo a sus ca- de construcción y posiblemente dará lugar a la publi-

42 El profesional de la información, vol. 10, nº 12, diciembre 2001

 Los archivos de documentos electrónicos

cación de una norma internacional. Presenta una estre- conservación preventiva y un proyecto de restauración
cha relación con el proceso de reunión y captura de los de documentos deteriorados allí donde sea necesario.
documentos, la conservación preventiva de su conteni-
Los principales organismos que trabajan en el ám-
do y la identificación y selección de las series, por lo
bito de la preservación de los documentos electrónicos
que no es extraño que los proyectos de investigación
publicando informes técnicos y recomendaciones, son
se ocupen simultáneamente de todas estas actividades.
los siguientes: European Commission on Preservation
Entre las investigaciones emprendidas sobre la and Access, Council on Library and Information Re-
conservación del valor evidencial de los documentos sources, National Preservation Office of United King-
electrónicos destacan los proyectos Eros, desarrollado dom y Research Libraries Group: the Commission on
desde 1995 por el Public Record Office del Reino Uni- Preservation and Access.
do; International research on permanent authentic re- http://www.knaw.nl/ecpa
cords in electronic systems (Interpares), realizado en-
tre 1994 y 1997 por seis grupos de investigación inter- http://www.clir.org
nacionales coordinados por la University of British http://www.bl.uk/services/preservation
Columbia, y Cerar, de la University of Pittsburgh, ac-
tualmente en curso. http://www.rlg.org

http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros Organización
http://www.interpares.org Así como el mundo digital plantea nuevos retos
para la autentificación y la preservación, su irrupción
no supone una ruptura con los modos de organización
Preservación
y de acceso que se llevan a cabo en los archivos ac-
La conservación preventiva de los soportes para tuales. Más bien las tecnologías de la información, al
garantizar la permanencia de la información y del va- tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor efi-
lor jurídico del documento es uno de los principios que cacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir sien-
rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de do fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxi-
los archivos de documentos electrónicos. La investiga- to en instituciones donde su introducción ha acarreado
ción en su preservación se enfrenta fundamentalmente la producción de un mayor volumen de datos, docu-
a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos mentos e información a gestionar y una aparente con-
de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (dis- fusión entre los límites de éstos y las agrupaciones do-
quetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) cumentales.
para los originales y las copias, como contenedores y
almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óp- Es un lugar común tanto en los textos de los in-
timas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la vestigadores de mayor rigor y prestigio como en las re-
adopción de nuevas y más urgentes medidas de actua- comendaciones de las principales organizaciones ar-
ción ya que lo digital es más vulnerable al paso del chivísticas, la defensa de la validez de representar y or-
tiempo que el papel. ganizar los archivos de documentos electrónicos de
acuerdo con su modo de producción. Los principios de
Los soportes de los documentos digitales tienen procedencia, integridad de los fondos y respeto a la es-
una capacidad de resistencia menor a la acción de tructura orgánica, que se concretan en la reunión de los
agentes de deterioro naturales como humedad, oxida- documentos manteniendo las agrupaciones naturales y
ción, magnetismo y elementos bióticos. Además, se en la realización de una descripción multinivel según
enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma In-
que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los ternacional General de Descripción Archivística, son
depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de
tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que archivos.
se deterioren—, como de los elementos de hardware y
En los archivos electrónicos se seguirán identifi-
de software mediante los que se han creado, a causa de
cando los fondos y secciones mediante el análisis del
su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles
fin, las funciones y los órganos de las instituciones
que hacen imposible su decodificación para la lectura.
productoras, y las series documentales mediante el es-
La adecuada conservación de un archivo de docu- tudio de los tipos documentales. Identificación que se
mentos electrónicos debe plasmarse, como en cual- plasma en el cuadro de organización del archivo y en
quier otro archivo, en la elaboración de un detallado los cuadros de clasificación de fondos; más necesarios,
programa de intervención, que constará de tres partes: si cabe, en estos archivos que en los que albergan do-
un plan de preservación, un conjunto de medidas de cumentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un

El profesional de la información, vol. 10, nº 12, diciembre 2001 43

Miguel Ángel Esteban Navarro

acceso directo a la información sin mediar ningún ins- —la definición electrónica de los distintos tipos de
trumento y no permitir una instalación en el depósito documentos creados por una institución mediante la
según un sistema de cotación que reproduzca el modo identificación de su origen, contenido, estructura y
orgánico y seriado de producción, exige disponer de otros datos de interés que se asocian como metadatos
herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la re- a los documentos, y
cuperación.
—la normalización y codificación de los instru-
Estos cuadros sirven de base del calendario de mentos de descripción.
conservación y transferencias según la edad y el valor Los adelantos en el acceso están, por tanto, en es-
de los documentos una vez realizada la valoración y la trecha dependencia de los avances que se produzcan
selección de las series; el cual, ante la urgencia de em- en áreas ajenas a la archivística, como la normaliza-
prender rápidas intervenciones de preservación garan- ción de los formatos de los documentos de texto, de
tizando la autenticidad de los documentos, por la ya in- datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo),
dicada rápida obsolescencia que rodea a los avances de imagen fija o en movimiento, de sonido, multime-
tecnológicos en la electrónica, se convertirá en el ins- dia, etc.; el desarrollo de sistemas de información
trumento de gestión fundamental, junto con las bases abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml,
de datos que recogen los instrumentos de descripción xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc.
en los archivos de documentos electrónicos.
Algunos de los proyectos más destacables en acce-
Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de so a los archivos de documentos electrónicos son: Di-
este artículo su análisis, la necesidad de contar con una gital Heritage and Cultural Content, dentro del pro-
aplicación informática que ayude a la gestión de los grama IST (Information Society Technologies) de la
documentos electrónicos, la cual puede ser el mismo CE; Padi (Preserving Access to Digital Information);
sistema de gestión electrónica de archivos que se utili- Open Archives Initiative; ISO Open Archival Informa-
za para informatizar las actividades que se realizan en tion System Standard y Encoded Archival Description.
los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la http://www.cordis.lu/ist/ka3/digicult
tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas in-
tegrados de gestión de la información, que sirven tan- http://www.nla.gov.au/padi
to para la producción de datos y documentos como pa- http://www.openarchives.org
ra la gestión documental.
http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas
Acceso http://www.lc.org/ead
La facilidad en el acceso a los archivos de docu- En cuanto a las organizaciones que se dedican, de
mentos electrónicos es la principal aportación de lo di- modo global, al estudio de todas las áreas involucradas
gital en esta área de la gestión. Esta característica tie- en la gestión de los documentos de archivo electróni-
ne dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la cos destacan: el Comité de Documentos Electrónicos
precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la del Consejo Internacional de Archivos; US National
automatización de los instrumentos de descripción, Archives and Records Administration mediante su
junto con su necesaria normalización. Por otra, el au- Electronic Records Archives Program; la American
mento del grado de difusión y uso del archivo que Records Management Association; la Biblioteca del
brinda la posibilidad de acceder a los documentos por Congreso y la Comisión Europea a través de DLM-Fo-
vía telemática tanto dentro de la institución producto- rum.
ra —mediante la construcción de intranets (que ofre- http://www.ica.org
cen durante la producción de los documentos también
la capacidad de intercambiar, compartir y participar en http://www.nara.gov/era
su creación por diversos actores)— como desde el ex- http://www.arma.org
terior por usuarios ajenos a la organización a través de
internet. http://www.lc.org
http://europa.eu.int/ISPO/dlm
Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares
que componen otras tantas áreas actuales de investiga-
Necesidad de un plan director
ción y desarrollo:
Toda intervención en un archivo de documentos
—la edición y difusión de los documentos en for- electrónicos exige, como en cualquier otro, la previa
matos electrónicos universales basados en estándares redacción de un plan director para ser eficaz. Consiste
abiertos, en una planificación técnica de las acciones a realizar

44 El profesional de la información, vol. 10, nº 12, diciembre 2001

 Los archivos de documentos electrónicos

para la gestión de un archivo o un sistema de

archivos, acompañada de un calendario de ac-
tuación, una estimación de costes y una distri-
bución de las responsabilidades. Su fin es dis-
poner de un procedimiento de actuaciones jun-
to con una serie de criterios que garanticen la
conservación, la organización y el acceso de
los documentos, establecidos a partir de las di-
rectrices y normas internacionales vigentes pa-
ra la gestión tanto de los documentos de archi-
vo en general como de los electrónicos en par-
ticular.

Las directrices, a partir de la recopilación,

observación y estudio de casos donde única-
mente actúa la experiencia que da la práctica,
recomiendan las actividades que se deberían
realizar para conseguir, del modo más efectivo
y con la mayor eficacia posible, el objetivo
propuesto con la puesta en marcha de un pro-
ceso. El análisis y la racionalización de los re-
sultados obtenidos con la aplicación de estas
pautas permiten establecer reglas operativas
que indican cómo se debe realizar el proceso
que tienen como objeto. Dichas reglas se deno-
minan normas cuando son establecidas por un
organismo nacional o internacional al que la
comunidad profesional reconoce una potestad
normativa. Éstas pueden dar lugar a prescrip- Eastwood, Terry. Appraisal of electronic records: a review of the litera-
ciones de obligado cumplimiento cuando sirven de ba- ture in English. Appraisal task force. Interpares project, 2000.
se para leyes y normas de tipo jurídico.
Erlandsson, Alf. Electronic records management: a literature review. Pa-
rís: International Council on Archives, 1997, (Studies-Études; 10).
Un plan director de archivos debe ser, por tanto,
respetuoso con las directrices y las normas que existan,
Gilliland-Swetland, Anne. Enduring paradigm, new opportunities: the
ya que su función es proponer criterios de actuación value of the archival perspective in the digital environment. Washington,
consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de D. C.: Council on Library and Information Resources, 2000.
acuerdo con las normas ante el caso concreto del que
International Council on Archives, Electronic Records Committee. Guide
se ocupa, que se recogen en programas de acciones for managing electronic records from an archival perspective. París: ICA,
técnicas destinadas a producir unos resultados deter- 1997, (Studies-Études; 8).
minados, previamente establecidos.
Serra Serra, Jordi. “Gestión de los documentos digitales: estrategias pa-
Con este espíritu y estos horizontes se debe em- ra su conservación”. En: El profesional de la información, 2001, septiem-
bre, v. 10, n. 9, pp. 4-18.
prender toda intervención. Sin embargo, todavía no
existe un modelo de plan director de archivos de do- The National Archives. Public Record Office. Management, appraisal
cumentos electrónicos que pueda servir de guía para and preservation of electronic records. Kew: Public Record Office, 1999.
acciones concretas, pese a su indudable interés y nece-
The Commission on Preservation and Access and the Research Libraries
sidad. A su redacción invitamos a trabajar. Group. Preserving Digital Information. Report of the task force on archi-
ving of digital information. Washington, D. C.: The Commission on Pre-
Bibliografía servation and Access, 1996.

National Archives and Records Administration. Records management re-

Archives Authority of New South Wales. Documenting the future: policy quirements for electronic recordkeeping. College Park, MD.: Nara, Office
and strategies for electronic recordkeeping in the New South Wales Pu- of Records Administration, 1996 (draft).
blic Sector. Sydney: Archives Authority of New South Wales, 1995, julio.

Miguel Ángel Esteban Navarro, Departamento de Cien-

Dollar, Charles M. Archival theory and information technologies. The
impact of information technologies on archival principles and methods. cias de la Documentación, Universidad de Zaragoza.
Macerata: Università degli studi, 1992. mesteban@posta.unizar.es

El profesional de la información, vol. 10, nº 12, diciembre 2001 45