Ud6 - 24039
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24039
DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO
DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO 1
OBJETIVOS:
• Este curso está orientado a todas aquellas personas interesadas en adquirir los
conocimientos teórico-prácticos necesarios para poder digitalizar la documentación
municipal, en sus distintas clases. El curso tiene un perfil eminentemente práctico, aunque
sin prescindir del necesario marco teórico que requiere la materia.
• Aprender a digitalizar distintos materiales documentales.
• Adquirir los conocimientos básicos para realizar un proyecto de digitalización en la
administración local.
• Conocer y aplicar los recursos aprendidos para contribuir a la digitalización y difusión de los
recursos culturales: colecciones de libros, periódicos, fotografías, material cartográfico,
música, etc.
La digitalización por sí sola no es suficiente para asegurar que los recursos digitales perduren en
el tiempo. El ciclo de vida de los archivos digitales está determinado no solo por la calidad con la
que son creados y almacenados, sino también por los métodos y estrategias que se implementen
para su preservación y conservación continuas.
En este contexto, es fundamental abordar los métodos de preservación digital a largo plazo, que
incluyen la migración, la emulación, y el almacenamiento seguro de los datos. Además, es clave
desarrollar estrategias proactivas para la conservación de recursos digitales, lo cual implica
establecer un entorno seguro para su almacenamiento, controlar los posibles riesgos de
deterioro y garantizar la correcta recuperación de los datos en caso de fallos.
La preservación digital a largo plazo es un aspecto fundamental para asegurar que los
documentos y recursos digitalizados permanezcan accesibles y legibles durante un extenso
periodo de tiempo, a pesar de los avances tecnológicos y la evolución de los formatos de archivo.
Esta preservación no solo implica la conservación de los datos digitales en su forma original, sino
también la capacidad de acceder a ellos y utilizar los contenidos en el futuro, incluso si los
sistemas y tecnologías originales que se emplearon para su creación ya no están disponibles.
Existen diversas estrategias y métodos utilizados en la preservación digital, los cuales incluyen la
migración de formatos, la emulación de sistemas antiguos y el almacenamiento redundante,
entre otros.
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Migración de Formatos
Uno de los métodos más comunes y efectivos para garantizar la preservación digital a largo plazo
es la migración de formatos. Este proceso implica convertir los archivos digitales de un formato
a otro, con el fin de evitar la obsolescencia de los formatos antiguos que pueden volverse
inaccesibles con el tiempo. La migración no solo se refiere a la conversión de los archivos a
nuevos formatos, sino también a la actualización del software que los soporta, garantizando que
la información contenida en ellos se mantenga legible y usable a medida que las tecnologías
avanzan.
La migración se lleva a cabo siguiendo procedimientos que aseguran la integridad de los datos
durante el proceso. Es esencial que se haga de manera periódica, ya que los formatos y los
sistemas que utilizamos hoy en día podrían no ser accesibles en las próximas décadas. La
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos y la National Digital Stewardship Alliance han
desarrollado directrices y protocolos para realizar migraciones que aseguren la mínima pérdida
de datos.
Emulación de Sistemas
Otro enfoque importante en la preservación digital es la emulación de sistemas antiguos. En
lugar de convertir los archivos a nuevos formatos, la emulación implica crear un entorno de
software que simule las condiciones del sistema original en el que los archivos fueron creados.
Esto es particularmente útil para la preservación de software y sistemas operativos antiguos que
ya no son compatibles con las plataformas actuales.
La emulación también puede aplicarse a sistemas de gestión de bases de datos antiguas, que
permiten recuperar y visualizar archivos que se almacenaron en sistemas ya obsoletos. Sin
embargo, la emulación de sistemas es un proceso técnicamente complejo y, a menudo, costoso,
ya que requiere mantener y desarrollar plataformas que puedan simular con precisión el entorno
original.
Existen diversos enfoques para el almacenamiento redundante. Uno de los más conocidos es el
almacenamiento en la nube, en el que los archivos se guardan en servidores externos que están
gestionados por proveedores de servicios especializados. El uso de la nube permite que los
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archivos estén accesibles desde cualquier parte del mundo, además de que la redundancia está
garantizada por los propios proveedores, quienes almacenan los datos en diferentes ubicaciones
geográficas para garantizar su disponibilidad.
Como hemos comentado con anterioridad, es posible realizar copias de seguridad físicas en
medios de almacenamiento como discos duros externos o cintas magnéticas, los cuales se
almacenan en ubicaciones seguras fuera del lugar de trabajo, para proteger los datos en caso de
desastres como incendios, inundaciones o fallos generales de infraestructura.
Un aspecto importante de este enfoque es que, al contar con copias almacenadas en diferentes
ubicaciones, se pueden establecer políticas de verificación periódica para garantizar que todas
las copias sean exactas y legibles, evitando que el deterioro de un solo almacenamiento
comprometa todo el archivo.
exhaustiva de los riesgos asociados a los archivos digitales, como la corrupción de datos, la
obsolescencia de los formatos, y la pérdida de acceso a los dispositivos necesarios para su
lectura. Además, este plan debe ser revisado periódicamente, teniendo en cuenta los avances
tecnológicos y las nuevas prácticas en el ámbito de la conservación digital.
Dentro de esta planificación, se debe considerar la creación de políticas claras que establezcan
los procedimientos de preservación. Estas políticas deben abordar temas como los formatos de
archivo recomendados, la frecuencia de las actualizaciones o migraciones, los sistemas de
almacenamiento y las medidas de seguridad. También es importante integrar los estándares
internacionales en la planificación, de forma que las instituciones sigan prácticas ampliamente
aceptadas que favorezcan la interoperabilidad y la accesibilidad de los recursos digitales a largo
plazo.
Además del almacenamiento, las estrategias para la conservación digital también deben
considerar la distribución de los recursos digitalizados. Las plataformas de acceso público y las
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bases de datos digitales permiten que los archivos sean fácilmente accesibles para los usuarios,
pero al mismo tiempo, requieren medidas de seguridad y de protección contra accesos no
autorizados. Las instituciones deben asegurarse de que los sistemas de distribución digital sean
fáciles de usar, pero también que estén protegidos contra posibles amenazas.
Por otro lado, la preservación reactiva se aplica cuando ya han ocurrido problemas con la
conservación, como la obsolescencia de los formatos o la corrupción de los archivos. Este
enfoque implica una acción correctiva, como la recuperación de datos o la conversión de archivos
a nuevos formatos. Aunque la preservación reactiva es esencial en algunos casos, el objetivo
debe ser siempre prevenir los problemas antes de que ocurran, mediante la aplicación de
estrategias activas.
La cooperación con otras instituciones, como bibliotecas, archivos y museos, puede mejorar
significativamente la sostenibilidad de las estrategias de conservación. Las instituciones pueden
compartir experiencias, conocimientos y mejores prácticas, lo que les permite afrontar los
desafíos de la conservación digital de manera más eficaz y con menos costos. La colaboración
también favorece la creación de repositorios digitales comunes, en los que los recursos puedan
ser preservados de forma colectiva.
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Existen una serie de estrategias que permiten a las instituciones anticiparse a posibles amenazas
y, en caso de pérdida o daño, recuperar los activos digitales de forma eficaz y eficiente. A medida
que la digitalización avanza, también lo hacen los riesgos asociados, lo que obliga a adoptar
enfoques proactivos y reactivos en la planificación de la conservación digital.
Una vez identificados los riesgos, es fundamental evaluar su impacto y la probabilidad de ocurra
un incidente relacionado con la seguirdad. Para ello se utilizan herramientas como el análisis
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FODA adaptado a la conservación digital que puede ayudar a priorizar cuales son riesgos que
deben abordarse primero.
El plan debe incorporar además protocolos claros para la respuesta ante incidentes. Estos
protocolos definen los pasos a seguir en situaciones como la detección de malware en un sistema
o el fallo de un disco principal. En este contexto, los sistemas de monitorización automatizados,
como aquellos que alertan sobre anomalías en el estado del hardware, son herramientas clave.
Uno de los métodos más eficaces es el uso de la regla 3-2-1 que ya hemos comentado con
anterioridad, pero otras instituciones como la Junta de Andalucía pueden recomendar otras
técnicas como la técnica 4-2-2 en la que se tendrían 4 copias, dos copias en soportes diferentes
en la institución encargada del proyecto, mientras que se tendrían otras dos copias en soportes
diferentes en un lugar externo a la institución. Esta estrategia protege los recursos contra una
amplia variedad de amenazas, incluyendo desastres naturales, ciberataques y fallos
informáticos.
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En cuanto a las tecnologías de recuperación, las herramientas de software como EaseUS Data
Recovery y Stellar Data Recovery son ejemplos de soluciones ampliamente utilizadas para la
restauración de archivos dañados o eliminados. Estas plataformas permiten reconstruir archivos
incluso en situaciones donde los discos han sufrido daños físicos menores. Sin embargo, en casos
de daños severos, puede ser necesario recurrir a servicios especializados en recuperación de
datos, que emplean técnicas avanzadas en laboratorios controlados.