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FC FAMP 2024_04

24039
DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO
DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO 1

OBJETIVOS:

• Este curso está orientado a todas aquellas personas interesadas en adquirir los
conocimientos teórico-prácticos necesarios para poder digitalizar la documentación
municipal, en sus distintas clases. El curso tiene un perfil eminentemente práctico, aunque
sin prescindir del necesario marco teórico que requiere la materia.
• Aprender a digitalizar distintos materiales documentales.
• Adquirir los conocimientos básicos para realizar un proyecto de digitalización en la
administración local.
• Conocer y aplicar los recursos aprendidos para contribuir a la digitalización y difusión de los
recursos culturales: colecciones de libros, periódicos, fotografías, material cartográfico,
música, etc.

CONTENIDOS DE LA ACCIÓN FORMATIVA:

MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN A LA DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y


BIBLIOGRÁFICO
1. Definición y objetivos de la digitalización
2. Importancia de la digitalización en la preservación del patrimonio
3. Tipos de patrimonio documental y bibliográfico

MÓDULO 2: PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN


1. Evaluación de materiales para digitalización
2. Planificación del proyecto: recursos, tiempos y costes
3. Diseño de un plan de digitalización y gestión del proyecto

MÓDULO 3: EQUIPAMIENTO Y HERRAMIENTAS PARA LA DIGITALIZACIÓN


1. Tipos de equipos y tecnologías para la digitalización
2. Software necesario para digitalización y gestión de archivos
3. Mantenimiento y calibración de equipos

MÓDULO 4: PROCESAMIENTO Y GESTIÓN DE IMÁGENES DIGITALES


1. Técnicas de procesamiento de imágenes digitales
2. Gestión y organización de archivos digitales
3. Normas de calidad y formatos de archivo

MÓDULO 5: ACCESO Y DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO DIGITALIZADO


1. Plataformas y tecnologías para la difusión de contenido digital
2. Estrategias para mejorar la accesibilidad y visibilidad
3. Protección de derechos de autor y gestión de licencias
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MÓDULO 6: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITALIZADO


1. Métodos de preservación digital a largo plazo
2. Estrategias para la conservación de recursos digitales
3. Gestión de riesgos y recuperación de datos

MÓDULO 7: BUENAS PRÁCTICAS, ÉTICA Y PRIVACIDAD EN LA DIGITALIZACIÓN


1. Consideraciones éticas en la digitalización
2. Protección de datos personales y privacidad
3. Cumplimiento legal y normativo

MÓDULO 8: INNOVACIONES EN DIGITALIZACIÓN Y TENDENCIAS FUTURAS


1. Tendencias emergentes en digitalización
2. Tecnologías innovadoras y su impacto
3. Futuro de la digitalización en la preservación cultural

DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO

Autor: Yolanda Casas y Mª José Cano Torres


Corrección de Estilo: Isabel María Pérez
Empresa: Fortalezas Formación S.C.A.
Contenido desarrollado para el curso: “DIGITALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y
BIBLIOGRÁFICO”
Referencia: 24039
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MÓDULO 6: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL


PATRIMONIO DIGITALIZADO

La digitalización por sí sola no es suficiente para asegurar que los recursos digitales perduren en
el tiempo. El ciclo de vida de los archivos digitales está determinado no solo por la calidad con la
que son creados y almacenados, sino también por los métodos y estrategias que se implementen
para su preservación y conservación continuas.

En este contexto, es fundamental abordar los métodos de preservación digital a largo plazo, que
incluyen la migración, la emulación, y el almacenamiento seguro de los datos. Además, es clave
desarrollar estrategias proactivas para la conservación de recursos digitales, lo cual implica
establecer un entorno seguro para su almacenamiento, controlar los posibles riesgos de
deterioro y garantizar la correcta recuperación de los datos en caso de fallos.

La gestión de riesgos y la recuperación de datos juegan un papel fundamental dentro de este


proceso, ya que los riesgos de pérdida o corrupción de los datos son una amenaza constante
para los archivos digitales. Por ello, se deben adoptar enfoques sistemáticos y adecuados para
mitigar estos riesgos y asegurar que los documentos digitalizados sigan siendo accesibles y
utilizables en el futuro, ya que es uno de los principales motivos por lo que se realizan proyectos
de digitalización patrimonial.

MÉTODOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

La preservación digital a largo plazo es un aspecto fundamental para asegurar que los
documentos y recursos digitalizados permanezcan accesibles y legibles durante un extenso
periodo de tiempo, a pesar de los avances tecnológicos y la evolución de los formatos de archivo.
Esta preservación no solo implica la conservación de los datos digitales en su forma original, sino
también la capacidad de acceder a ellos y utilizar los contenidos en el futuro, incluso si los
sistemas y tecnologías originales que se emplearon para su creación ya no están disponibles.
Existen diversas estrategias y métodos utilizados en la preservación digital, los cuales incluyen la
migración de formatos, la emulación de sistemas antiguos y el almacenamiento redundante,
entre otros.
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Migración de Formatos
Uno de los métodos más comunes y efectivos para garantizar la preservación digital a largo plazo
es la migración de formatos. Este proceso implica convertir los archivos digitales de un formato
a otro, con el fin de evitar la obsolescencia de los formatos antiguos que pueden volverse
inaccesibles con el tiempo. La migración no solo se refiere a la conversión de los archivos a
nuevos formatos, sino también a la actualización del software que los soporta, garantizando que
la información contenida en ellos se mantenga legible y usable a medida que las tecnologías
avanzan.

Un ejemplo de migración de formatos podría ser la conversión de documentos en formato TIFF


(un formato de imagen ampliamente utilizado en la digitalización de patrimonio) a formatos más
modernos y estándar, como JPEG 2000 o PDF/A, que están diseñados específicamente para la
conservación digital y ofrecen una mayor compatibilidad con las tecnologías actuales. De manera
similar, los archivos de texto en formatos propietarios antiguos (como WordPerfect) podrían ser
migrados a formatos abiertos y ampliamente aceptados, como PDF o TXT, para asegurar su
accesibilidad futura.

La migración se lleva a cabo siguiendo procedimientos que aseguran la integridad de los datos
durante el proceso. Es esencial que se haga de manera periódica, ya que los formatos y los
sistemas que utilizamos hoy en día podrían no ser accesibles en las próximas décadas. La
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos y la National Digital Stewardship Alliance han
desarrollado directrices y protocolos para realizar migraciones que aseguren la mínima pérdida
de datos.

Emulación de Sistemas
Otro enfoque importante en la preservación digital es la emulación de sistemas antiguos. En
lugar de convertir los archivos a nuevos formatos, la emulación implica crear un entorno de
software que simule las condiciones del sistema original en el que los archivos fueron creados.
Esto es particularmente útil para la preservación de software y sistemas operativos antiguos que
ya no son compatibles con las plataformas actuales.

Por ejemplo, muchos videojuegos clásicos, programas de software antiguos o incluso


documentos digitalizados que dependían de sistemas operativos de generaciones anteriores,
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como MS-DOS o Macintosh OS 9, pueden ser preservados mediante la creación de emuladores


que permitan ejecutarlos en equipos modernos. Los emuladores como DOSBox o VMWare
permiten ejecutar programas de software que ya no pueden ejecutarse en los sistemas
operativos actuales, asegurando que el contenido original se mantenga accesible, sin necesidad
de convertir los archivos a nuevos formatos.

La emulación también puede aplicarse a sistemas de gestión de bases de datos antiguas, que
permiten recuperar y visualizar archivos que se almacenaron en sistemas ya obsoletos. Sin
embargo, la emulación de sistemas es un proceso técnicamente complejo y, a menudo, costoso,
ya que requiere mantener y desarrollar plataformas que puedan simular con precisión el entorno
original.

Almacenamiento Redundante y Distribuido

El almacenamiento redundante es otra técnica de preservación que busca minimizar el riesgo


de pérdida de datos debido a fallos de hardware o software. Este método implica la creación de
múltiples copias de los archivos digitalizados y su distribución en diferentes ubicaciones físicas o
en servidores separados, lo que reduce la probabilidad de que un solo fallo pueda llevar a la
pérdida permanente de datos.

Existen diversos enfoques para el almacenamiento redundante. Uno de los más conocidos es el
almacenamiento en la nube, en el que los archivos se guardan en servidores externos que están
gestionados por proveedores de servicios especializados. El uso de la nube permite que los
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archivos estén accesibles desde cualquier parte del mundo, además de que la redundancia está
garantizada por los propios proveedores, quienes almacenan los datos en diferentes ubicaciones
geográficas para garantizar su disponibilidad.

Como hemos comentado con anterioridad, es posible realizar copias de seguridad físicas en
medios de almacenamiento como discos duros externos o cintas magnéticas, los cuales se
almacenan en ubicaciones seguras fuera del lugar de trabajo, para proteger los datos en caso de
desastres como incendios, inundaciones o fallos generales de infraestructura.

Un aspecto importante de este enfoque es que, al contar con copias almacenadas en diferentes
ubicaciones, se pueden establecer políticas de verificación periódica para garantizar que todas
las copias sean exactas y legibles, evitando que el deterioro de un solo almacenamiento
comprometa todo el archivo.

Archivado de Larga Duración


El archivado de larga duración es otro componente básico en la preservación digital. Esta
práctica implica la adopción de estándares y estrategias que aseguren que los archivos serán
accesibles y legibles durante períodos prolongados, incluso si la tecnología cambia
significativamente. Ya se ha hablado ampliamente de los formatos PDF/A o TIFF, por ejemplo,
por lo que no vamos a volver a explicarlos de nuevo, aunque sí nombraremos un par de iniciativas
interesantes como LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe) y Portico que ofrecen soluciones de
archivado para preservar la integridad de los documentos académicos, científicos y
bibliográficos, a través de la preservación digital distribuida.
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Planificación y Políticas de Preservación


La preservación digital a largo plazo no es un proceso aislado, sino que debe estar organizada
entorno a políticas claras y una planificación a largo plazo. Las instituciones deben desarrollar
planes de conservación digital que incluyan procedimientos específicos para la migración,
emulación, almacenamiento y monitoreo de los archivos que deben actualizarse
periodicamente. Estas políticas también deben contemplar la educación continua del personal
en nuevas tecnologías y mejores prácticas de preservación, así como el establecimiento de
presupuestos y recursos para asegurar la sostenibilidad de las iniciativas de preservación.

Un ejemplo de planificación efectiva en la preservación digital es el Plan de Preservación Digital


de la Biblioteca Nacional de España, que establece normas detalladas para el almacenamiento
seguro de los archivos digitalizados, el seguimiento del estado de los datos y las estrategias para
hacer frente a los riesgos derivados de la obsolescencia tecnológica.

ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DE RECURSOS DIGITALES

La conservación de recursos digitales es una tarea que requiere un enfoque coordinado,


estratégico y a largo plazo. Mientras que los métodos de preservación se centran en las técnicas
específicas que se aplican para asegurar la integridad de los archivos digitales, las estrategias de
conservación implican un conjunto de decisiones organizativas, políticas y operativas que guían
la preservación a lo largo del tiempo. Estas estrategias no solo consideran la aplicación de
tecnologías y métodos, sino también el entorno institucional, el presupuesto disponible, los
recursos humanos y la sostenibilidad de las acciones emprendidas. De esta manera, las
estrategias para la conservación digital deben diseñarse para integrar todos estos aspectos, con
el fin de garantizar que los documentos, imágenes, sonidos y otros archivos digitales
permanezcan accesibles, legibles y utilizables para futuras generaciones.

Planificación de la conservación digital


Una de las estrategias clave en la conservación de recursos digitales es la planificación a largo
plazo. Esta planificación involucra la creación de un plan de conservación que contemple todos
los aspectos del ciclo de vida del archivo digital, desde su creación hasta su eventual
obsolescencia o migración a un nuevo formato. Las instituciones deben realizar una evaluación
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exhaustiva de los riesgos asociados a los archivos digitales, como la corrupción de datos, la
obsolescencia de los formatos, y la pérdida de acceso a los dispositivos necesarios para su
lectura. Además, este plan debe ser revisado periódicamente, teniendo en cuenta los avances
tecnológicos y las nuevas prácticas en el ámbito de la conservación digital.

Dentro de esta planificación, se debe considerar la creación de políticas claras que establezcan
los procedimientos de preservación. Estas políticas deben abordar temas como los formatos de
archivo recomendados, la frecuencia de las actualizaciones o migraciones, los sistemas de
almacenamiento y las medidas de seguridad. También es importante integrar los estándares
internacionales en la planificación, de forma que las instituciones sigan prácticas ampliamente
aceptadas que favorezcan la interoperabilidad y la accesibilidad de los recursos digitales a largo
plazo.

Estrategias de almacenamiento y distribución


Una de las estrategias más importantes para la conservación digital es la selección adecuada de
los sistemas de almacenamiento. La elección de las plataformas y tecnologías de
almacenamiento debe basarse en factores como la fiabilidad, la durabilidad y la capacidad de
recuperación de datos. La duplicación o el almacenamiento redundante de archivos es una
estrategia que minimiza el riesgo de pérdida de datos. Esto puede incluir la creación de copias
en distintos dispositivos físicos, como servidores locales y almacenamiento en la nube, o incluso
la utilización de sistemas de almacenamiento distribuidos. La clave de esta estrategia es asegurar
que los archivos estén disponibles de manera continua y que su integridad se mantenga intacta,
incluso si uno de los medios de almacenamiento falla.

Los sistemas de almacenamiento en la nube ofrecen ventajas adicionales en términos de


accesibilidad y flexibilidad, lo que facilita el acceso a los archivos desde cualquier ubicación y
permite su distribución a un público global. Sin embargo, la dependencia de proveedores
externos plantea riesgos de seguridad y privacidad, por lo que debe ser cuidadosamente
evaluada. Algunas instituciones optan por combinar almacenamiento local y en la nube, lo que
proporciona redundancia y flexibilidad.

Además del almacenamiento, las estrategias para la conservación digital también deben
considerar la distribución de los recursos digitalizados. Las plataformas de acceso público y las
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bases de datos digitales permiten que los archivos sean fácilmente accesibles para los usuarios,
pero al mismo tiempo, requieren medidas de seguridad y de protección contra accesos no
autorizados. Las instituciones deben asegurarse de que los sistemas de distribución digital sean
fáciles de usar, pero también que estén protegidos contra posibles amenazas.

Formación continua y actualización tecnológica


La conservación digital es un campo que evoluciona rápidamente, por lo que una de las
estrategias fundamentales es la formación continua. El personal encargado de la gestión y
preservación de los recursos digitales debe estar actualizado en cuanto a nuevas tecnologías,
metodologías de conservación y estándares emergentes. La capacitación del personal no solo
debe centrarse en los aspectos técnicos, sino también en las estrategias organizativas, para
asegurar que todos los miembros de la institución comprendan la importancia de la conservación
digital y trabajen de manera coordinada.

La actualización tecnológica es otro componente esencial de la estrategia de conservación. A


medida que los formatos de archivo y las plataformas de almacenamiento cambian, las
instituciones deben estar preparadas para migrar sus archivos a nuevas tecnologías y asegurarse
de que los recursos se mantengan legibles en el futuro. Las actualizaciones también deben
considerar el uso de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial y el aprendizaje
automático, que pueden mejorar la eficiencia de la conservación y la gestión de los archivos.

Preservación activa frente a preservación reactiva


En cuanto a la estrategia operativa, la preservación activa es la más eficaz. En este modelo, las
instituciones gestionan de manera proactiva los recursos digitales, asegurando que los archivos
se mantengan accesibles y que se tomen medidas preventivas para evitar la pérdida de datos.
Esto incluye realizar copias de seguridad periódicas, realizar migraciones de formato cuando sea
necesario y actualizar los sistemas de almacenamiento. En la preservación activa, las
instituciones toman un enfoque preventivo para mantener la accesibilidad de los recursos a lo
largo del tiempo.
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Por otro lado, la preservación reactiva se aplica cuando ya han ocurrido problemas con la
conservación, como la obsolescencia de los formatos o la corrupción de los archivos. Este
enfoque implica una acción correctiva, como la recuperación de datos o la conversión de archivos
a nuevos formatos. Aunque la preservación reactiva es esencial en algunos casos, el objetivo
debe ser siempre prevenir los problemas antes de que ocurran, mediante la aplicación de
estrategias activas.

Sostenibilidad de las estrategias de conservación


Una estrategia exitosa para la conservación digital debe ser sostenible a largo plazo. Esto implica
no solo la disponibilidad de recursos financieros para mantener las acciones de conservación,
sino también la colaboración entre instituciones y la creación de redes de trabajo. Las
instituciones pueden compartir recursos, colaborar en la gestión de archivos digitales y
contribuir a la creación de estándares abiertos. Además, la sostenibilidad también se refiere a la
creación de políticas que aseguren que las estrategias de conservación continúen siendo
relevantes y eficaces con el paso del tiempo.

La cooperación con otras instituciones, como bibliotecas, archivos y museos, puede mejorar
significativamente la sostenibilidad de las estrategias de conservación. Las instituciones pueden
compartir experiencias, conocimientos y mejores prácticas, lo que les permite afrontar los
desafíos de la conservación digital de manera más eficaz y con menos costos. La colaboración
también favorece la creación de repositorios digitales comunes, en los que los recursos puedan
ser preservados de forma colectiva.
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GESTIÓN DE RIESGOS Y RECUPERACIÓN DE DATOS

Existen una serie de estrategias que permiten a las instituciones anticiparse a posibles amenazas
y, en caso de pérdida o daño, recuperar los activos digitales de forma eficaz y eficiente. A medida
que la digitalización avanza, también lo hacen los riesgos asociados, lo que obliga a adoptar
enfoques proactivos y reactivos en la planificación de la conservación digital.

Identificación de riesgos en la conservación digital


El primer paso en la gestión de riesgos es identificar las amenazas potenciales a las que están
expuestos los recursos digitales. Estas amenazas pueden clasificarse en varias categorías:

• Riesgos tecnológicos: Incluyen fallos en hardware o software, obsolescencia tecnológica


y vulnerabilidades en los sistemas de almacenamiento. Por ejemplo, un disco duro que
falla sin una copia de seguridad puede provocar la pérdida irreparable de datos.
• Riesgos humanos: Errores durante la manipulación de archivos, falta de capacitación en
el personal o actos malintencionados como el sabotaje o el robo de datos.
• Riesgos naturales: Incendios, inundaciones, terremotos u otros desastres naturales que
afectan las infraestructuras físicas donde se almacenan los recursos.
• Riesgos cibernéticos: Ciberataques como el ransomware, el malware y los accesos no
autorizados que puedan comprometer los datos.

Una vez identificados los riesgos, es fundamental evaluar su impacto y la probabilidad de ocurra
un incidente relacionado con la seguirdad. Para ello se utilizan herramientas como el análisis
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FODA adaptado a la conservación digital que puede ayudar a priorizar cuales son riesgos que
deben abordarse primero.

Diseño de un plan de gestión de riesgos


El plan de gestión de riesgos establece las medidas preventivas y de respuesta necesarias para
minimizar los riesgos identificados. Este plan debe ser dinámico y actualizado periódicamente,
ya que los riesgos evolucionan con el tiempo.

Las medidas preventivas incluyen la creación de sistemas de almacenamiento redundantes, el


uso de tecnologías de encriptación para proteger los datos sensibles y la capacitación continua
del personal en la gestión de recursos digitales. Por ejemplo, la implementación de sistemas RAID
en los servidores permite la replicación de datos en varios discos, reduciendo el riesgo de pérdida
total en caso de fallos individuales.

El plan debe incorporar además protocolos claros para la respuesta ante incidentes. Estos
protocolos definen los pasos a seguir en situaciones como la detección de malware en un sistema
o el fallo de un disco principal. En este contexto, los sistemas de monitorización automatizados,
como aquellos que alertan sobre anomalías en el estado del hardware, son herramientas clave.

Recuperación de datos: Planificación y ejecución


La recuperación de datos es el último recurso en la gestión de riesgos y, para que sea efectiva,
requiere una planificación meticulosa. Esto implica establecer políticas de respaldo, mantener
copias de seguridad actualizadas y definir un marco temporal para la recuperación en caso de
incidentes.

Uno de los métodos más eficaces es el uso de la regla 3-2-1 que ya hemos comentado con
anterioridad, pero otras instituciones como la Junta de Andalucía pueden recomendar otras
técnicas como la técnica 4-2-2 en la que se tendrían 4 copias, dos copias en soportes diferentes
en la institución encargada del proyecto, mientras que se tendrían otras dos copias en soportes
diferentes en un lugar externo a la institución. Esta estrategia protege los recursos contra una
amplia variedad de amenazas, incluyendo desastres naturales, ciberataques y fallos
informáticos.
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En cuanto a las tecnologías de recuperación, las herramientas de software como EaseUS Data
Recovery y Stellar Data Recovery son ejemplos de soluciones ampliamente utilizadas para la
restauración de archivos dañados o eliminados. Estas plataformas permiten reconstruir archivos
incluso en situaciones donde los discos han sufrido daños físicos menores. Sin embargo, en casos
de daños severos, puede ser necesario recurrir a servicios especializados en recuperación de
datos, que emplean técnicas avanzadas en laboratorios controlados.

Caso práctico de recuperación


Un caso interesante fue el ataque de ransomware que afectó al Ayuntamiento de Baltimore en
2019. Las copias de seguridad redundantes permitieron a las autoridades recuperar gran parte
de los sistemas sin pagar el rescate. En el ámbito cultural, lecciones como estas refuerzan la
importancia de disponer de sistemas de respaldo fuera de línea y protocolos contra
ciberamenazas.

Gestión de riesgos en la obsolescencia tecnológica


La obsolescencia tecnológica representa uno de los mayores retos para la gestión de riesgos en
la conservación digital. A medida que los formatos de archivo, los sistemas operativos y los
dispositivos de almacenamiento quedan obsoletos, el acceso a los recursos puede verse
comprometido.

Importancia de la formación y la concienciación


La gestión de riesgos y la recuperación de datos no pueden ser efectivas sin una base sólida de
formación en el personal que gestiona el patrimonio digital. Esto implica impartir capacitación
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regular sobre la manipulación segura de datos, el uso de herramientas de recuperación y las


prácticas de ciberseguridad. Asimismo, la creación de una cultura organizacional que valore la
conservación digital puede ser determinante para la sostenibilidad de los recursos a largo plazo.

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