Sistema de Gestión Documental

Electrónica desde la Norma

ISO 15489-1:2006
Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde*
Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre*

Resumen
Este artículo presenta los resultados de un análisis de las principales fuentes de información
que aportan datos relevantes acerca de los enfoques de los sistemas de gestión documental
electrónica con sus tendencias y perspectivas metodológicas, con la finalidad de organizar el
material existente para una posterior sistematización que dé como resultado una mejor y más
profunda comprensión de la información.

Las organizaciones cuyos sistemas no dispongan de suficientes funcionalidades para la gestión

de documentos se arriesgan a perder la evidencia de su actividad, a su ineficacia e incluso, a
la imposibilidad de cumplir los requisitos legales o de rendición de cuentas y a la ausencia de
memoria corporativa. Aunado a esto, hoy en día las instituciones deben “refrescar” su tecnología
aproximadamente cada cinco años y los documentos pueden tener una vida mucho más larga
que los ciclos tecnológicos. Por lo tanto, los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos
deben en todo momento velar para que la transferencia se realice sin merma de la información
contextual ligada a los documentos y sin que tenga un impacto severo sobre la integridad de la
información.

Palabras clave: Sistemas, sistemas de gestión electrónica, documentos, gestión de documentos,

información, sistematización, organizaciones.

Abstract
In this paper are the results of an analysis of the main sources of information that provide
relevant data about the approaches of electronic document management systems, as well as
their trends and methodological perspectives are presented, with the purpose of organizing the
existing material for a later systematization that leads to a better and deeper understanding of
the information.

Organizations whose systems do not have sufficient functionalities for document management
risk losing evidence of their activity, which can lead to their inefficiency and even the inability to
meet legal or accountability requirements and to the absence of corporate memory. Added to
this, nowadays institutions must “refresh” their technology about every five years and records
can have a life much longer than technological cycles. Electronic Document Management
Systems should, at all times, ensure that the transfer is carried out without losing contextual
information linked to documents and without this, high number of technology transfers having
a severe impact on the integrity of the document information.

Keywords: Systems, electronic management systems, documents, records management,

information, systematization, organizations.
*Docente ENBA/ evelin.zea@nube.sep.gob.mx
*Docente ENBA/ luis.pineda@nube.sep.gob.mx
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Introducción. incluso los soportes informáticos, con eficacia

probatoria o cualquier otro tipo de relevancia
En el artículo del estado del arte de un sistema jurídica. Su principal característica es una forma
de gestión documental electrónica, se revisan de expresión que el escritor hace recibir al
algunos ejemplos relevantes de la bibliografía lector, ya sea información personal, educativa,
disponible, los cuales resultan ser útiles corporativa, etc. El documento electrónico se
para identificar la tendencia investigativa concibe como un medio de expresión de la
y analítica que están teniendo en las dos voluntad con efectos de creación, modificación
décadas recientes los sistemas de gestión o extinción de derechos y obligaciones por
documental electrónica, a fin de ofrecer un medio de la electrónica o la informática.
panorama en torno a las posibilidades de Instituciones educativas, de salud, bibliotecas,
acción e investigación en el área, así como archivos, entre otros, están transformando sus
de desarrollar un instrumento que ofrezca recursos impresos o grabados en documentos
abundante y valiosa información de cara a electrónicos, de esta forma y contando con un
posteriores necesidades de investigación, para programa de preservación a largo plazo, estos
posteriormente discutir más a detalle cada uno documentos electrónicos, se protegerán del
de estos estudios. paso del tiempo, los comparten con mayor
cantidad de personas y disponen de ellos de
El documento físico una manera mucho más rápida y cómoda.
Hoy en día, los documentos electrónicos se
Es un objeto que conserva la huella de la han convertido más que en una moda, en una
actividad humana; que sirve para dar noticia necesidad.
de un hecho, quedando esa noticia fijada
en el objeto. Se presenta por lo tanto como Metadatos
un soporte material (piedra, pergamino,
papel, cinta, disco) en el que un medio Los metadatos son datos altamente
(escritura, pintura) fija el contenido, la noticia estructurados que describen información,
(información) (Heredia, 1991, p. 122). describen el contenido, la calidad, la condición
y otras características de los datos. Es
En este sentido podemos entender al “Información sobre información” o “datos
documento físico, como cualquier tipo de sobre los datos”.
soporte en el cual se registra información, no
importando los mecanismos de producción En el contexto de la gestión de documentos,
(manuales o electrónicos). los metadatos se definen como: datos que
describen el contexto, contenido y estructura de
El documento electrónico los documentos, así como su gestión a lo largo
del tiempo. Los metadatos son información
Es aquel documento generado, gestionado, estructurada o semiestructurada que posi-
conservado y transmitido por medios electró- bilitan la creación, registro, clasificación,
nicos, informáticos o telemáticos, siempre que acceso, conservación y disposición de los
incorporen datos firmados electrónicamente. El documentos a lo largo del tiempo y dentro de
documento electrónico posee diferencias con un mismo dominio o entre dominios diferentes
el documento tradicional, que no por evidentes (ISO 23081-1, 2006, pp. 5-6).
dejan de ser reseñables (Cruz, 2011, p. 32).
El término metadatos describe varios
Así pues, el documento electrónico debe atributos de los objetos de información y les
entenderse como toda expresión en lenguaje otorga significado, contexto y organización
natural o convencional y cualquier otra permitiendo que los metadatos ayuden a
expresión gráfica, sonora o en imagen, describir los datos, cuándo fueron creados,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, qué modificaciones han sufrido y cuál será su
futuro.

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Este término empieza a aparecer con cierta un recurso, dato u objeto que tenga la finalidad
frecuencia en la década de los ochentas en la de facilitar su recuperación, autentificación,
literatura sobre sistemas de gestión de bases evaluación, preservación y/o interoperabilidad.
de datos.
Funciones de los metadatos
Los metadatos son información sobre datos
numéricos [...] un sistema de metadatos
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett
funciona como un equivalente paralelo a los
sistemas de datos numéricos de tal forma (1997), plantea que las funciones de los
que los analistas, los que toman decisiones, metadatos pueden ser analizadas desde el
los que resuelven problemas y los gestores nivel del sistema y desde el nivel del usuario
de sistemas, aprendan suficiente sobre final. En el primero, facilitan la interoperabilidad
los datos numéricos para resaltar la
probabilidad de su uso válido y apropiado
y la capacidad de compartir datos entre las
(Liston MD, Dolby JL. 1982, pp. 147-160).
herramientas de descubrimiento de recursos,
lo que acelera la concreción de proyectos,
mejora la utilidad de investigaciones y de
Esta definición de metadatos se da en el toma de decisiones, así como reduce costos al
contexto de los sistemas de gestión de bases minimizar la duplicación de esfuerzos. Desde la
de datos, por tal motivo se refiere a información perspectiva del usuario, los metadatos pueden
sobre datos numéricos con la finalidad de darle facilitar la capacidad de determinar qué datos
mayor peso a la probabilidad de que su uso sea están disponibles y responder a las preguntas:
el apropiado. ¿existen los objetos de información?, ¿dónde
están?, ¿satisfacen necesidades específicas?,
La ISO 23081 establece un marco para la ¿son auténticos?, ¿buenos?, ¿cómo puede
creación, gestión y uso de metadatos para la determinarse si son útiles o no?, ¿cómo
gestión de documentos, y explica los principios adquirirlos y transferirlos a un sistema local?
por los que deben regirse. La norma ISO 23081
es una guía para entender, implantar y utilizar Deduce que las funciones de los metadatos
metadatos en el marco de la norma ISO 15489- pueden ser analizadas desde dos perspectivas,
1:2006, Información y documentación-Gestión a nivel del sistema y a el nivel del usuario. Desde
de documentos. el nivel de sistema, va a facilitar la capacidad
de interactuar y funcionar con otros sistemas
La norma ISO 23081 trata de la importancia existentes o futuros sin restricción, mejorando
de los metadatos propios de la gestión de la utilidad para los usuarios en la adecuada
documentos en los procesos de negocio, de los toma de decisiones y en la reducción de costos;
diferentes tipos de metadatos y del papel que desde la perspectiva del usuario, los metadatos
desempeñan tanto para los propios procesos ayudan a usar correctamente la información,
de trabajo como para los procesos de gestión ya que determinan qué datos están disponibles,
de documentos. También establece el marco dónde están, qué necesidades cubren, qué tan
para gestionar estos metadatos. útiles son, cómo se pueden obtener y como los
podemos transferir a otro sistema, ya sea local
o externo.
Los metadatos son estructuras de la organi-
zación de la información legibles por máquinas, Los metadatos también sirven para preservar
cuya finalidad es hacer inteligibles los datos en forma documentada la información que
de distintas formas, según las necesidades poseen las instituciones, esto evita que sean
concretas de cada servicio de información vulnerables a perder todo el conocimiento
digital y según la aplicación que les otorgue. Se sobre sus datos, si por algún motivo desaparece
puede concluir que los metadatos consisten en la persona que los originó.
toda aquella información descriptiva sobre el
contexto, calidad, condición o características de

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Torres (2006 p. 5), citando a Cravero y como física de los datos y metadatos.
coautores (2000), menciona que se distinguen • Evaluación: los metadatos deben considerar
tácitamente dos funciones principales de los información que asista a los usuarios a
metadatos: proveer un medio para descubrir determinar si los datos van a ser útiles para
qué datos existen, cómo podrían ser obtenidos una aplicación.
o accedidos y proveer un mecanismo de • Archivo y conservación: los metadatos son
búsqueda para coleccionar metadatos. una pieza clave para garantizar que los
recursos de información se documenten,
De igual forma el mismo Torres (2006 p. 6), se definan sus responsables y continúen
citando a Martínez, establece que los metadatos siendo accesibles en el futuro.
tienen tres funciones básicas: el proporcionar
una descripción de una entidad de información Conceptualización de sistemas
junto con otra información necesaria para
su manejo y preservación, proporcionar los La concepción sistémica del universo se
puntos de acceso a esa descripción y codificar consolidó en el siglo XX con la formulación
esa descripción. por parte de Ludwid Von Bertalanffy, de la
teoría general de los sistemas. Dentro de esta
Los metadatos, además de cumplir con las concepción existe un grupo con las siguientes
funciones tradicionales de los catálogos, premisas básicas:
también cumplen otras funciones inherentes a
la información en formato digital. Los sistemas son abiertos, cada sistema
que se examine, excepto el menor o
mayor, recibe y descarga algo en los otros
Para fines del presente artículo podemos decir sistemas, generalmente en aquellos que
que las principales funciones de los metadatos le son contiguos. Los sistemas abiertos
son: son caracterizados por un proceso de
intercambio infinito con su ambiente….
Cuando el intercambio cesa, el sistema se
• Búsqueda: los metadatos deben desintegra… (Milano, 2016, p. 1).
proporcionar suficiente información, bien
para descubrir si existen datos de interés
dentro de la colección de datos disponibles Esta idea es muy importante ya que los
o, simplemente, para saber que existen. sistemas se entienden solamente cuando
• Recuperación: los metadatos deben se estudian globalmente, incluyendo sus
proporcionar información a los usuarios interdependencias con todos sus subsistemas,
para que puedan adquirir la información porque cada sistema que se examina, a
que sea de su interés. El componente que excepción del primero o del último, va a recibir
recupera los datos desde el metadato o descargar algo sobre los demás subsistemas,
puede ser tan simple como proporcionar generalmente con los que les son contiguos
un URL que identifique la localización de un y este intercambio se da de manera infinita y
conjunto de datos digitales o tan complejo constante.
como para cubrir cuestiones de seguridad
y realizar una transacción financiera para Campillo (2010, p. 49), citando a Ponjuan
poder acceder a la información (compra en (2004) menciona que las funciones de un
línea). sistema dependen de su estructura, las
• Transferencia: los metadatos deben características y parámetros que tiene todo
facilitar la información necesaria para que sistema constituyen un aspecto de interés y
los usuarios hagan uso de los archivos permite dimensionar sus posibilidades.
recuperados en sus máquinas. Este
componente incluiría información sobre Esta premisa es muy relevante, ya que
el tamaño del conjunto de datos (y sus plantea que el término sistema es muy
metadatos), la estructura tanto lógica utilizado en distintas áreas de conocimiento

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y con contenidos claramente diferenciados. encuentran en interrelación con ellos mismos y

Aplicando los principios de la teoría general de con el ambiente que los rodea” (Curras, 1998,
sistemas a la administración, toda institución p. 23).
se ve como una estructura que se reproduce
y se visualiza a través de un sistema que, Arnold y Osorio (2003, p. 41) plantean que es un
dependiendo de su posición, alimenta a otros “conjunto de elementos que guardan estrechas
sistemas o es alimentado para beneficio de relaciones entre sí, que mantienen al sistema
toda la organización. directa o indirectamente unido de forma más o
menos estable y cuyo comportamiento global
Dada la complejidad y amplitud que presentan persigue, normalmente un objetivo”.
los problemas que son abordados a través del
análisis de sistemas y también a que están De las anteriores definiciones se pueden
extendidos a campos de conocimientos tan extraer las siguientes ideas en torno a la
diversos, se ha hecho necesaria la reorientación noción de sistema, primeramente que se trata
del pensamiento científico hacia otras formas de un todo que se compone de un conjunto de
de estudio y tratamiento de la información elementos o partes de naturaleza heterogénea
(Bravo, 2001, p. 59). y en ocasiones complejas; tales elementos se
encuentran interrelacionados entre sí dentro
Es preciso indicar que son muchas y muy del sistema, que existe o es creado para cumplir
diferentes las concepciones que se han una determinada función, o conjunto de
dado a la noción de sistema, y su respectiva funciones y que es preciso extraer del sistema
evolución a través de los años, principalmente solamente las partes relevantes en función de
dependiendo del enfoque con que haya sido los objetivos que se persiguen conseguir.
estudiado, citando así los siguientes:
Al realizar un análisis de cada una y tratando
Gómez (1997, p. 3). plantea que un sistema de acercarlas al contenido del concepto de
es una serie de elementos que forman una sistema empleado en el presente estado
actividad, un procedimiento o un plan de del arte, se asumen los aportes de Gómez
procedimientos que busca una meta o metas (1997, p. 3) y de Curras (1988, p. 23). Por
comunes, mediante la manipulación de el contenido de estas definiciones pueden
datos, energía o materia. Es el resultado de aplicarse perfectamente a las ciencias de la
un conjunto de procedimientos previamente Archivonomía y de la Documentación, como
coordinados, destinados a un objetivo común. entes independientes pero que se encuentran
relacionados con el medio que les rodea y
Para Bertalanffy (1993, p. 54) “un sistema con un objetivo en común; de aquí que la
puede definirse como un conjunto de elementos finalidad del sistema de gestión documental
relacionados entre sí y con el medio ambiente”, electrónica está dirigida hacia los usuarios, ya
o también como: “un conjunto complejo de que este conjunto de componentes afines que
elementos interactuantes”. recolectan, recuperan, procesan, almacenan
y distribuyen información, son primordiales
El concepto de sistema se asocia a “un para apoyar la adecuada toma de decisiones
conjunto de partes coordinadas para lograr y contribuir con los objetivos particulares e
un conjunto de metas”, dando así explicación institucionales.
a la interrelación que tienen sus componentes
(Bravo, 2001, p. 60).
El ciclo de vida del documento
Una definición que está muy relacionada con la
investigación para el presente estado del arte A partir de la segunda década del siglo XX, es
es la que plantea que sistema es “un conjunto cuando surge el concepto del ciclo vital de los
de entes independientes en sí mismos, que se documentos, siendo el eje central

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de la administración documental, así como documentos que aun poseen valores primarios,
de la teoría y metodología para la gestión porque electrónicamente se mantienen en la
documental. fase activa.

El desarrollo del concepto de gestión Cabe resaltar que el ciclo de vida de los
de documentos, en todas las corrientes,
documentos es de uso común tanto para
tiene como común denominador el ciclo
de vida del documento como eje central soportes físicos o electrónicos, ya que ambos
de la gestión documental. La mayoría se refieren a la creación, mantenimiento y su
de los tratadistas coinciden en afirmar que disposición final de la información; ambos
la gestión de documentos se aplica durante constituyen un patrimonio invaluable para las
todo el ciclo de vida del documento
desde la producción del documento hasta
organizaciones porque ayudan a preservar la
su disposición con fines de conservación memoria de su quehacer diario.
permanente o eliminación (Zapata, 2011,
pp. 64-66).
Gestión de documentos

En México, el ciclo vital es la base sobre la Zapata (2011), citando a Alberch (2003)
cual se sustenta la base documental de las menciona que la gestión de documentos
organizaciones con la finalidad de que estos se engloba un conjunto de operaciones técnicas
conserven íntegros y disponibles para permitir comprometidas en la búsqueda de la economía
y facilitar un acceso expedito a la información y eficacia en la producción, uso y destino
contenida en los mismos y se divide en tres final de los documentos a lo largo de todo
fases: activa, semiactiva e inactiva; mientras su ciclo de vida.
que en Colombia, se clasifican en: gestión,
administrativa e histórica (Zapata, 2011, La gestión de documentos es el conjunto
p. 66) . de operaciones técnicas que permiten
administrar de manera eficiente y eficaz el
flujo de documentos a lo largo de su vida, para
El ciclo de vida del documento en el ámbito aprovechar de una mejor manera los recursos
electrónico. organizativos.

En el entorno de los archivos electrónicos el

ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño, Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
creación y mantenimiento (incluye preservación
y uso). Es necesario señalar que el principio Se han ofrecido un conjunto de conceptos que
archivístico del ciclo vital de documentos se son necesarios para comprender el origen y
sostiene ya que no importan las etapas que se particularidades de los Sistemas de Gestión
proponen. El concepto prevalece en cuanto a de Documentos (SGD), con énfasis en records
que se refiere a la creación, uso y disposición management, sin obviar la gestión electrónica
final del documento de archivo, mas no a las de los documentos.
etapas en que se divide. Si se desea establecer
el esquema de etapas activa, semiactiva e En la nueva sociedad de la información en la
inactiva o histórica en los archivos electrónicos, que vivimos, son continuas las referencias
al valor de la gestión de la información en
la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a las empresas y organizaciones como factor
la etapa activa (Gutiérrez, 2004, p. 112). crítico de éxito. Su importancia se acepta
unánimemente como recurso indispensable
Esto se debe a que en los documentos para ampliar la competitividad, aumentar
la calidad y la satisfacción de los clientes,
electrónicos no existe como tal una etapa
así como para desenvolverse en el mercado
semiactiva en la que se plantea la necesidad
global (Bustelo, 2000, p. 2).
de tener una guarda precaucional de los

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Los SGD constituyen eficaces herramientas técnico de normalización 50 aenor-ctn50

para concretar acciones efectivas en una documentación, plantea que las organizaciones
entidad dada. Su aplicación permite la que tengan implementado un SGD obtienen
obtención de una mejor organización y una serie de beneficios de distinta índole, de
utilización del fondo documental acumulado entre los que destacamos los siguientes:
por la entidad, producto del desarrollo de sus
funciones, lo cual contribuye a la disminución • Asegurar la captura y el control de
en los costos y al aumento de la eficacia y documentos fiables en cuanto a su
eficiencia organizacional (Campillo, 2010, contenido, auténticos en cuanto a la
p. 52). autoría y la datación, íntegros y conformes
a la política y los objetivos del SGD.
Esta premisa se debe a que los SGD permiten • Controlar la información sobre las
un fácil almacenamiento y búsqueda rápida actividades de la organización, facilitan
de la información, junto con instalaciones de la eficiencia en la gestión documental al
recuperación eficientes que, además, permiten eliminar duplicados y facilitar el acceso a la
la personalización y aseguramiento de los datos información.
críticos en documentos físicos y electrónicos. • Obtener información de manera rápida
para dar soporte a la toma de decisiones.
Según Russo (2009, p. 9), todas las • Facilitar la rendición de cuentas ante los
organizaciones son diferentes ya que nunca un accionistas, agentes sociales o ciudadanía
SGD servirá para un mismo tipo de organización, en el caso de las administraciones públicas.
no hay un modelo genérico, siempre deberán • Demostrar el cumplimiento de su
ser personalizados. responsabilidad social y de la legalidad
vigente que le afecta a la organización.
Los SGD son como un traje a la medida, de • Facilitar la recuperación de la continuidad del
acuerdo al tamaño de la organización es como negocio en caso de catástrofes naturales,
se tienen que diseñar y solo servirán para esa errores técnicos o humanos.
determinada institución u organización.
Esta norma ISO 30300 tiene las ventajas
Russo (2009, p. 10) menciona que un eficiente de integrar el Sistema de Gestión para los
SGD ayudará a la empresa a aumentar su Documentos con el resto de Sistemas de
eficiencia, su productividad, ayudará a prever Gestión ISO, además que nos da una serie de
problemas relacionados con la información y la beneficios adicionales que las organizaciones
documentación y reducirá costos en recursos. pueden obtener al implantar un Sistema de
Gestión para los Documentos.
Un eficaz SGD arroja grandes beneficios a la
organización, debido a que permite contar Los SGD deben contar con una serie de
con información organizada que se puede principios y con un conjunto de particularidades
compartir a cualquier área que la requiera, y requisitos básicos para que las organizaciones
conserva la memoria histórica de la institución puedan establecer un marco de buenas
por encima de los individuos que en ella prácticas que mejore de manera sistemática
trabajan, permite que las personas conozcan y efectiva la creación y mantenimiento de
dónde se encuentran los documentos sus documentos, apoyando la política y los
archivados y al mismo tiempo cuándo, dónde y objetivos de la organización; estas premisas
qué documentos hay que guardar, evitando la están expuestas en la norma (ISO 15489-
duplicidad de documentos y de funciones. 1:2006, pp. 11-13) y son las siguientes:

La Federación Española de Sociedades de Fiabilidad. Atributo que se relaciona con la

Archivística, Biblioteconomía, Documentación creación y el mantenimiento de documentos
y Museística (2011, p. 49) a través del Comité de archivo. Un sistema de gestión de

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documentos de archivo debe ser sensible a El éxito en la implementación de los SGD está
los cambios operados en las necesidades de la muy vinculado con la cultura informacional que
organización y, a su vez, las modificaciones que tengan los trabajadores de la entidad de que
se produzcan en el sistema no deben repercutir se trate, puesto que si no se conoce a ciencia
en las características de los documentos de cierta qué importancia posee y los beneficios
archivo. Así mismo, cuando se transfieren que puede aportar, estos no podrán ser
documentos de archivo de un sistema a otro, implementados con la seriedad que amerita
la operación debe realizarse de manera que no (Campillo, 2010, p. 54).
afecte negativamente a las características de
los documentos. Para que un SGD tenga éxito, se tiene que hacer
del conocimiento de todos los integrantes de la
Integridad. Deben aplicarse medidas para organización, la importancia y los beneficios
controlar el acceso, la identificación del usuario, que va a aportar este sistema, así como los
la destrucción autorizada y la seguridad, con la tiempos y el alcance del mismo.
finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la
modificación o la eliminación no autorizados. Núñez (2004, p. 15) plantea que el éxito de
Estas medidas de control pueden formar parte los Sistemas de Gestión Documental depende
del sistema o ser externas al mismo. Si se en gran medida del lugar que ocupe su entidad
trata de documentos electrónicos de archivo, responsable en el organigrama.
la organización puede necesitar probar que
la actualización, el mantenimiento habitual o Para que tenga éxito un SGD, es de vital
cualquier fallo de funcionamiento del sistema importancia el lugar que ocupe el área
no afectan a la integridad de los documentos. responsable de su implantación en la estructura
orgánica, ya que, a mayor nivel jerárquico,
Conformidad. Debe cumplir todos los requisitos mayores serán las posibilidades de que tenga
derivados de las actividades propias de la éxito en la organización, pues en ellos están
organización, de su entorno normativo y de las presentes aspectos de diversa índole y que son
expectativas de la sociedad. El personal que necesarios para el logro de sus objetivos, como
crea los documentos de archivo debe saber lo son los recursos humanos, tecnológicos,
cómo afectan estos requisitos a las acciones materiales y financieros.
que realizan. La conformidad del sistema de
gestión de documentos de archivo con estos En la implantación de los sistemas de
gestión documental hay que distinguir
requisitos se debe evaluar periódicamente.
entre el «qué» y el «cómo». Se trata de
Se deben conservar los resultados de dichas determinar las funciones de la organización
evaluaciones con fines testimoniales. y determinar los procesos de trabajo que
se realizan en cada una de esas funciones.
Exhaustividad. Atributo que se relaciona con Al clasificar, lo que se hace es asignar un
documento a un proceso de trabajo, de
la gestión de los documentos procedentes de forma que se preserva el contexto en el que
todas las actividades de la organización o de la ese documento ha sido creado (Bustelo,
sección de la misma de la que forma parte. 2006, p. 5).

Carácter sistemático. Atributo que plantea

que los documentos de archivo se deben crear, El establecimiento de un SGD en una
conservar y gestionar sistemáticamente. La organización, asume que todas las instancias
creación y el mantenimiento de documentos de archivo existentes en la organización
de archivo deben sistematizarse mediante el operen en forma coordinada, siendo necesario
diseño y el funcionamiento tanto de sistemas establecer su estructura y funciones, además
de gestión de documentos de archivo como de de un estudio preliminar que incluya el
otros sistemas de gestión. contexto.

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La característica principal de un SGD es su capaces de leer la información creada en estos

capacidad de integrar de manera transversal nuevos sistemas de información, por lo tanto el
todas y cada una de las áreas que conforman archivista debe estar siempre actualizado en
la organización, además de almacenar datos cuestión de técnicas documentales y también
y facilitar información relevante de manera, en procesos tecnológicos.
clara, sencilla y oportuna para posteriormente
ser recuperada por los usuarios del sistema. Existe un gran interés por la gestión de la
información electrónica a lo largo de todo
su ciclo de vida, intercambio y transferencia
Gestión electrónica de documentos de los datos electrónicos, apostando, en
definitiva, por los sistemas integrados
La gestión electrónica de documentos de gestión electrónica de la información
ha evolucionado rápidamente desde los y documentación administrativa,
que contemplan todo el proceso de
años 80. En las primeras etapas, se definía creación, almacenamiento, tratamiento,
básicamente como un sistema de tratamiento recuperación, difusión y conservación de
de la documentación en una organización, la información administrativa electrónica
que combinaba la imagen con información (Casellas, 2009, p. 29).
textual asociada a ella. El crecimiento de la
cantidad de documentos en formato digital en Cada día existe más interés por los SGD por
las administraciones determina la estructura los notables beneficios que reporta, como
y tipología del documento administrativo la personalización y seguridad de los datos
electrónico (Campillo, 2010, p. 55). críticos en documentos o en cualquier otra
forma de información. Por ello, la gestión
Debido a esta rápida evolución, la gestión documental es de suma importancia para los
electrónica de documentos con herramientas ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas
informáticas va más allá de la conversión de y siempre en busca de la manera más eficiente,
documentos de un soporte electrónico a otro. más inteligente y más rentable de gestionar
sus trámites y hacer la administración más
Al gestionar documentos, estamos gestio- flexible.
nando diversidad de datos e información que
precisan de técnicas e instrumentos para Se puede resumir que el mantenimiento de
almacenarlos y recuperarlos con fines distintos: los documentos en papel y archivo físico es
para evidenciar la actividad organizativa, para una propuesta costosa para una organización,
ofrecer información o para crear conocimiento. porque los documentos deben ser insertados
El almacenamiento y la recuperación de datos, en folders especiales de archivo y colocados
documentos e información en el entorno en un archivero caro y una oficina debe ser
electrónico requieren mayor sistematización reservada para su almacenamiento. Cuando
que la de formato papel, por lo que es preciso un archivo es necesario, debe ser recuperado
conocer las técnicas y los instrumentos que lo y luego archivado una vez más. Debido a
hacen posible (Montserrat, 2009, p. 5). estos problemas, muchas organizaciones
han migrado hacia un sistema de gestión de
Anteriormente se realizaban las tareas de oficina documentos electrónicos.
con máquinas mecánicas, casi todo se realizaba
con el papel y el lápiz. Entonces, la manera de La Gestión Electrónica de Documentos es
generar y recuperar la información era casi de todavía una herramienta relativamente joven,
forma expedita, por tanto los documentos no que implica en gran medida un replanteamiento
requerían de ningún sistema y los documentos de la forma de pensar y gestionar la información.
manuscritos o mecanografiados podían leerse
fácilmente. Sin embargo, el vertiginoso avance Un SGDE no es un fin en sí mismo, sino el
de la tecnología crea la necesidad de contar principio de la incorporación de una gran
hoy en día con equipos electrónicos que sean cantidad de información en papel, a un sistema
electrónico

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que posibilita guardar toda su información de La recuperación de información es el proceso

manera lógica, ordenada y sistematizada. que permite obtener los datos adecuados a
una determinada demanda de información
Sistemas de Gestión Documental Electrónica por parte de un usuario. Este proceso
(SGDE) engloba el conjunto de acciones referidas a la
identificación, selección y acceso a los recursos
Los SGDE, nos acercan al entorno de la de información necesarios para resolver dicho
oficina sin papel, porque es más fácil y problema.
económico obtener documentos o archivos
electrónicos de una manera más segura, Lo primero que tenemos que definir es qué
rápida y confiable, suelen estar basados en queremos buscar y los objetivos de la búsqueda
microordenadores de alto nivel y en memorias con un nivel de cobertura determinado, un
ópticas que sirven para automatizar diversos tema, tipo de información y periodo de tiempo.
procesos de la cadena documental, desde Se elige un marco de acción donde se escogen
la entrada de los documentos, hasta la bases de datos específicas, se localizan las
reproducción facsímil del documento original, herramientas documentales necesarias. Se
pasando por su recuperación y consulta en seguirán unos criterios de calidad basados en
monitores de alta resolución. Su ventaja la rapidez de respuesta, en la accesibilidad y en
es que evitan la manipulación repetida del la satisfacción de las demandas de información
papel, ahorran espacio de almacenamiento que se requiere.
y garantizan la recuperación segura y rápida
de toda la información de la organización; no Salvador (2003 pp. 189-215) contempla
solo depende de la gestión electrónica de la recuperación de información como una
documentos sino de que el personal realmente actividad que se produce dentro de un proceso
asuma su responsabilidad respecto a su documental. Las fases pueden resumirse en
uso: descripción, almacenamiento, formatos las siguientes:
estándares, incorporación al sistema, es decir,
se puede tener el mejor SGDE, pero si la cultura • Selección y adquisición.
organizacional no responde, los documentos • Análisis.
no podrán recuperarse de una manera segura • Almacenamiento.
ni rápida. • Búsqueda o recuperación.
• Difusión de la información.
Recuperación de la información
Las tres primeras corresponden a la entrada en
Según Ferrano y Pérez (2009, pp. 11-12), es el sistema, mientras que las dos últimas hacen
un proceso articulado y en muchas ocasiones referencia a la salida.
retroalimentado que se inicia cuando una
persona tiene un problema que quiere resolver La recuperación en sí misma conlleva una gran
mediante la obtención de cierta información y amenaza de pérdida de información, esto se da
termina cuando se resuelve este problema con desde el momento de capturar la información,
la información obtenida y que se implementa debido a errores involuntarios al transcribir la
a través de la identificación y localización información de una manera errónea o bien se
de los documentos que contienen esta puede dar por causas de virus cibernéticos,
información que es pertinente para satisfacer espionaje o bien cuando hacemos migraciones
las necesidades de información. Por tanto, es de información.
el conjunto de técnicas, métodos y actividades
para buscar, localizar y recuperar de una Sin embargo, el gran reto que tenemos hoy en
manera eficiente la información relevante que día es poder recuperar la información con el
requiere el usuario y satisfacer así su necesidad mínimo de riesgo posible apoyándonos de una
de información. gran gama de herramientas cibernéticas que

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permitan tener la información de manera clara, Beneficios de los SGDE

íntegra y segura como lo son: la emulación, la
migración, la encapsulación o la virtualización. Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas
que aporta la implementación de un SGDE en
La recuperación de información es un proceso una organización son las siguientes:
en el cual se accede a una información
previamente almacenada, mediante herra- • Reduce la necesidad de manipular,
mientas informáticas, es el siguiente paso almacenar y recuperar la documentación
a la determinación de las necesidades de en papel.
información. Se puede recuperar a través de • Reduce el costo del proceso de creación,
diferentes herramientas, como son las bases almacenamiento y conservación de los
de datos, Internet, etc. documentos.
• Asegura la eficiencia de los documentos al
facilitar su recuperación y acceso.
Riesgos en la recuperación de la Información • Permite la reutilización de la información ya
obtenida y permite compartirla con toda la
El portal de la norma ISO 27000 /2005 en organización.
español menciona que las organizaciones y • Reduce los costos de mantenimiento y
sus sistemas de información están expuestos apoyo.
a un número cada vez más elevado de • Ofrece apoyo en la toma de decisiones.
amenazas que, aprovechando cualquiera de las • Asegura su preservación histórica.
vulnerabilidades existentes, pueden someter
a activos críticos de información a diversas Es un hecho constatado que una buena
formas de fraude, espionaje, sabotaje o elección y una correcta implementación de
vandalismo. Los virus informáticos, el “hacking” un SGDE puede aportar numerosos beneficios
o los ataques de denegación de servicio son a la organización, como los mencionados
algunos ejemplos comunes y conocidos, anteriormente. Normalmente, todos estos
pero también se deben considerar los riesgos beneficios suelen ser agrupados en tres
de sufrir incidentes de seguridad, causados grandes bloques:
voluntaria o involuntariamente desde dentro
de la propia organización o aquellos provocados • Beneficios estratégicos: afectan al conjunto
accidentalmente por catástrofes naturales y de la organización en su labor cotidiana.
fallos técnicos. • Beneficios financieros: inciden directamente
en la reducción de costos y aumentan la
Ahora bien, el éxito de recuperar la información productividad.
con el mínimo riesgo radica en escoger la • Beneficios técnicos: están relacionados
técnica más adecuada para la organización; es con la mejora en los aspectos y procesos
hacer una vestimenta a la medida, en función tecnológicos que se dan dentro de la
del costo-beneficio, los impedimentos legales, organización.
los requerimientos de acceso que necesitan los
usuarios y algo de suma importancia, la cultura La norma ISO 15489-1:2006
organizacional referente a contar con un
programa de conservación a largo plazo. Aunque ISO (La Organización Internacional de
las normas ISO realizan algunos esfuerzos en Normalización) es una federación mundial
lo relativo a la conservación de documentos de organismos nacionales de normalización
electrónicos de archivo, al parecer son (organismos miembros de ISO).
insuficientes por tal motivo los profesionales
de la información deben complementar este La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada
campo con sus conocimientos. por el Comité técnico ISO/TC 46, Information
and documentation, Subcomittee

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SC 11, Archives/records management. Dicha El objetivo de esta política sería orientar la

norma, bajo el título general de Información y creación y el mantenimiento, durante el tiempo
documentación – Gestión de documentos de que sea preciso, de documentos capaces de
archivo, se compone de las siguientes partes: respaldar las actividades de la organización y
de probar que éstas se llevan a cabo según los
Parte 1: Generalidades requisitos legales y normativos.
Parte 2: Directrices (Informe técnico)
Su implantación en una organización
Su propósito es que una organización disponga, supone llevar a cabo tres tipos de procesos
en cualquier momento, de los documentos interrelacionados:
adecuados para:
• Los procesos de diseño y puesta en
• Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos funcionamiento del Sistema de Gestión de
de negocio y actividades. Documentos.
• Cumplir con el marco legal y reglamentario. • Los procesos de la gestión de documentos.
• Rendir cuentas de sus actividades cuando lo • Los procesos de mejora (actividades de
requieran las partes interesadas (clientes, seguimiento, medición y aprendizaje).
personal, accionistas, socios, proveedores,
sociedad, etc.). La norma ISO 15489-1:2006 propone
la metodología DIRKS (Designing and
Las organizaciones que quieran implantar Implementing Recordkeeping Systems),
buenas prácticas de gestión de documentos, de de origen australiano, para el diseño e
acuerdo con esta norma, deberían establecer, implementación de un sistema de gestión de
documentar, mantener y promulgar una documentos la cual contempla ocho etapas
política de gestión de documentos, con el fin (Cuadro 1).
de asegurar que se cubren sus necesidades de
información, evidencia y rendición de cuentas.

Cuadro 1. Norma ISO 15489-1:2006

Fuente: Designing and Implementing Recordkeeping Systems, 2001, pp. 8-11.

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Cuadro 1. (Cont.) Norma ISO 15489-1:2006

Fuente: Designing and Implementing Recordkeeping Systems, 2001, pp. 8-11.

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Cuadro 1. (Cont.) Norma ISO 15489-1:2006

Fuente: Designing and Implementing Recordkeeping Systems, 2001, pp. 8-11.

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Desde un punto de vista técnico, la tarea de • Cuadro de clasificación: representa de

diseñar un Sistema de Gestión de Documentos forma jerárquica (en diferentes niveles)
implica, según la norma ISO 15489-1:2006: las actividades de la organización,
determinar los documentos que deberían estructurándolas en clases y grupos
formar parte del sistema, es decir, identificar según las funciones, actividades y
los documentos de la organización que operaciones.
implican una acción o responsabilidad o que • Calendario de conservación de documentos:
proporcionan una evidencia de las decisiones especifica cuánto tiempo tienen que
tomadas y de las actividades realizadas. Para conservarse los documentos y cuál será su
ello, es necesario examinar los procesos, las disposición final (eliminación, conservación
actividades y las operaciones que se llevan permanente, transferencia).
a cabo y ver qué tipo de documentación se • Tabla de acceso y seguridad: identifica los
genera en cada caso. derechos y las restricciones de acceso de
los miembros de la organización en relación
Cada tipo documental debería estar producido con los documentos (creación, consulta,
por una actividad concreta, ser el resultado modificación, eliminación).
de un mismo proceso o procedimiento, tener
una estructura y un contenido informativo Como instrumentos adicionales para la
homogéneo e identificarse claramente con descripción y recuperación de los documentos
un nombre breve pero completo; también se contempla la posibilidad de elaborar
se tienen que determinar los plazos de vocabularios controlados (tesauros, listas de
conservación de los documentos. Una vez términos controlados...), además de otros
que se han identificado los diversos tipos instrumentos que pueden aplicarse a algunas
documentales que deberían formar parte del operaciones (descripción de los puestos de
sistema, hay que decidir el periodo de tiempo trabajo, registro del personal y de los permisos
durante el cual se conservarán. Ésta es una de usuario).
operación básica en el diseño del sistema
de gestión de documentos y tiene una doble Por último, se deben documentar los procesos
finalidad: primero, conservar la información de gestión de documentos, en esta fase se
que evidencia las actividades pasadas y trata de poner por escrito y comunicar a toda
presentes de la organización, cumpliendo con la organización el funcionamiento del sistema
los requisitos legales y teniendo en cuenta de gestión de documentos (“qué se hace”,
las necesidades de la organización y, por otro “quién hace qué” y “cómo se hace”). Esta
lado eliminar, lo antes posible y de manera tarea supone redactar el manual de la gestión
segura y sistemática, los documentos que han de documentos, los procedimientos y las
perdido su utilidad y que carecen de valor para instrucciones de trabajo. La formalización de
la organización. las prácticas de gestión documental permite
asegurar que todo el personal actúe con
Una vez realizadas estas actividades, se criterios homogéneos y sin incertidumbres.
tienen que definir los procesos y elaborar los
instrumentos de gestión de documentos. Según la norma ISO 15489-1:2006, el proceso
Para esto, se deben especificar los diferentes de gestión de documentos se compone de
procesos que siguen los documentos desde siete fases; sin embargo, aunque se describen
el momento en que son producidos o de forma lineal estos procesos, en los sistemas
recibidos hasta su destino final. En cuanto electrónicos pueden realizarse a un mismo
a las herramientas principales sobre las tiempo o en un orden diferente. Por ejemplo,
cuales se sustentará el sistema de gestión de si se trabaja con una aplicación de archivo
documentos, la norma ISO 15489-1:2006 electrónico la incorporación (captura) del
establece tres instrumentos principales: documento y su registro se tendrán que
efectuar simultáneamente.

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Los procesos de gestión de documentos según proteger los documentos contra el acceso
la norma ISO 15489-1:2006 (pp. 112-122) y la destrucción no autorizados, de prevenir
son los siguientes: su deterioro o pérdida y de reducir los
riesgos ante posibles robos o desastres.
• Incorporación de los documentos: se refiere • Acceso: permite llevar a cabo una operación
a que los procedimientos de la gestión de relacionada con un documento (creación,
documentos tienen que contemplar la consulta, modificación, eliminación...) y en
forma en que un documento entra a formar qué circunstancias, aplicando los controles
parte del sistema, es decir, qué se tiene que previstos en la tabla de acceso y seguridad.
hacer cuando se decide archivar o capturar Los derechos de acceso de los usuarios
digitalmente un documento. Este proceso del sistema de gestión de documentos
comporta seleccionar los documentos que dependerán de los requisitos legales (por
hay que capturar. ejemplo, la privacidad de los documentos
• Registro: tiene la finalidad de formalizar que contienen datos de carácter personal)
la incorporación de un documento –dejar y de las necesidades de la organización
constancia de que un documento ha sido (por ejemplo, la confidencialidad de los
creado o recibido− mediante un identificador documentos con información estratégica o
único y una breve información descriptiva financiera).
que facilite su posterior recuperación. • Trazabilidad: controla el uso y movimiento
Los documentos se han de registrar en el de los documentos de forma que se
momento de su incorporación, de manera garantice, por un lado, que únicamente los
que no puede tener lugar ningún otro usuarios con los permisos adecuados llevan
proceso documental hasta que no se haya a cabo actividades que les han sido asignadas
efectuado el registro. y, por otro lado, que los documentos
• Clasificación: identificar la categoría a la pueden ser localizados siempre que se
que pertenece un documento, teniendo necesiten. El seguimiento del “rastro” de un
en cuenta la actividad de la organización documento permite mantener un control
con la cual está relacionado y de la cual adecuado de los procesos documentales
es evidencia. Este proceso se lleva a cabo desde que es incorporado al sistema de
concretando el lugar que ocupa cada gestión de documentos hasta que se aplica
documento en el cuadro de clasificación. la disposición final.
Este instrumento, que normalmente se • Disposición: agotado el plazo de
codifica, debería proporcionar una visión conservación establecido para un
general de todos los procesos y actividades documento determinado, se aplica la
de la organización, de forma que el código disposición prevista en el calendario de
de clasificación indique la “dirección” de un conservación (eliminación, conservación
determinado documento, especificando permanente, transferencia a otro sistema
su ubicación y facilitando su posterior archivístico). No se debería llevar a
recuperación. cabo ninguna acción de disposición sin
• Almacenamiento: mantiene y preserva los autorización y sin haber comprobado
documentos asegurando su autenticidad, previamente que el documento ya no tiene
fiabilidad, integridad y disponibilidad durante valor para la organización, que no queda
el periodo de tiempo necesario. Responde ninguna tarea pendiente y que no existe
a uno de los principios enumerados en la ningún pleito o investigación en curso que
norma ISO 15489-1:2006 para llevar a implique la utilización del documento como
cabo un plan de gestión de documentos: prueba.
garantizar que los documentos se conservan
en un entorno seguro, hay que controlar La norma ISO 15489-1:2006 estandariza
las condiciones de almacenamiento y las la gestión de documentos, indicando los
operaciones de manipulación, a fin de requisitos básicos que ha de tener en cuenta

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una organización para crear y mantener de La norma ISO 15489-1:2006 sirve de guía
forma sistemática los documentos derivados y proporciona directrices para orientar a
de sus procesos y poder así documentarlos con todas aquellas organizaciones que persiguen
fiabilidad, toda vez que las organizaciones son la mejora de su gestión documental y que
más conscientes de que hay que garantizar quieren desarrollar un sistema de gestión de
el valor de prueba de los documentos documentos eficaz, eficiente y de calidad.
institucionales mediante buenas prácticas de
gestión documental. Finalmente, otro aspecto fundamental de la
norma ISO 15489-1:2006 es que se adapta
La norma enumera para las organizaciones una fácilmente al modelo de gestión por procesos
serie de beneficios en la gestión de documentos: ya que propone la integración de la gestión de
documentos en los sistemas y los procesos de
1. Realizar sus actividades de una manera la organización.
más ordenada, eficaz y responsable.
2. Prestar servicios de un modo coherente y Conclusiones
equitativo.
3. Respaldar y documentar la creación de En el SADE es muy importante tomar en
políticas y la toma de decisiones a un nivel cuenta las herramientas fundamentales que
directivo. aporta la norma ISO 15489-1:2006, así como
4. Proporcionar coherencia, continuidad el supuesto teórico según el cual el documento
y productividad a la gestión y a la hace las veces de testimonio, prueba o evidencia
administración. de los actos o transacciones de la sociedad, lo
5. Facilitar la ejecución eficaz de actividades cual permite lograr, entre otras cuestiones:
en el seno de la organización.
6. Garantizar la continuidad en caso de • Un diagnóstico del estado actual de la
catástrofe. gestión de documentos.
7. Cumplir con los requisitos legislativos y • Un análisis de las actividades de la
reglamentarios, incluidas las actividades organización con enfoque sistemático.
archivísticas, de auditoría y de supervisión. • Un análisis de las necesidades de la
8. Proporcionar protección y apoyo en los organización.
litigios, incluyendo la gestión de los riesgos • Una determinación de las políticas, proce-
en relación con la existencia o ausencia de dimientos y normas.
evidencia de las actividades realizadas por • Un análisis de otros sistemas de gestión de
la organización. documentos ya existentes.
9. Proteger los intereses de la organización y
los derechos de los empleados, los clientes y Sin embargo, es importante mencionar que hoy
las partes interesadas presentes y futuras. en día la utilización de tecnologías informáticas
10. Apoyar y documentar las actividades de para la creación de documentos y la gestión
investigación y desarrollo presentes y electrónica de la documentación obliga a
futuras, las realizaciones y los resultados, replantearse la actuación de los archivistas.
así como la investigación histórica.
11. Proporcionar evidencia acerca de En el plano teórico, se proponen cambios en el
actividades personales, culturales y de las concepto de documento y archivo, así como
organizaciones. en la teoría del ciclo vital de los documentos,
12. Establecer una identidad personal, cultural mientras que en el plano práctico se proponen
y de la organización. estrategias para la preservación y gestión de
13. Mantener la memoria corporativa, personal los documentos electrónicos.
o colectiva.

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La rápida evolución de las tecnologías de afirmarse que en casi todas las organizaciones
la información, que nos obliga a asimilar los documentos se producen electrónicamente
novedades a gran velocidad, ha permitido por medio de los paquetes informáticos
la aparición de productos y herramientas instalados en microordenadores. En menor
informáticas para la gestión electrónica de la medida, pero imponiéndose a gran velocidad,
documentación. Este concepto, cuya última los documentos se trasmiten también por
finalidad es conseguir la “oficina sin papeles”, medios electrónicos de forma que no deben
está teniendo una gran aceptación entre los pasar obligatoriamente por la forma papel.
directivos de las organizaciones, obligados a Los hábitos de la gestión documental no han
planificar estrategias para actuar con mayor sabido adaptarse a los nuevos soportes o
eficacia en un mundo cada vez más competitivo. medios y se ha producido un vacío en el control
de los documentos en papel, que no ha sido
Cuando tratamos de aproximarnos a cómo sustituido por el control de los documentos
se deben implantar estas tecnologías nos electrónicos.
encontramos con una realidad de dos caras
completamente diferentes: por un lado, el Algunos ejemplos de lo que está ocurriendo
mundo de la tecnología en el que se manejan podrían ser:
con soltura conceptos como documento
electrónico, e-mail, formato EDI, Intranets, etc., • Archivos de oficina repletos de copias en
está dominado por especialistas en tecnologías papel de documentos electrónicos que
de la información, habitualmente informáticos también están almacenados en el disco duro
o ingenieros de telecomunicaciones. Por otro del ordenador. Para poder encontrarlos se
lado, tenemos el mundo de la formulación debe buscar la copia en papel, con todas las
teórica y práctica de la gestión de documentos limitaciones de un sistema manual, y si se
(record management) o la archivística ha tenido la precaución de anotar a lápiz el
moderna, basada en la existencia del ciclo vital nombre del fichero y directorio electrónico
de los documentos que han desarrollado los donde se encuentra el documento éste
grandes profesionales de la información. podrá ser recuperado.
• Archivos de organizaciones que guardan
Parece obvio que deberían ser dos mundos estanterías enteras de disquetes y cintas
complementarios a la hora de implantar sin ninguna utilidad, ya que no existen
sistemas de gestión electrónica de máquinas capaces de leerlos.
documentos; pero una cierta incomprensión • Documentos producidos por un procesador
mutua y la falta de diálogo los separan cada de texto, que son impresos para luego
vez más. Sorprende que en el desarrollo poder escanearlos e introducirlos en el
y la implantación de sistemas de gestión sistema de gestión documental.
documental no se cuente, en la mayor parte
de los casos, con especialistas en gestión Por lo anteriormente expuesto y frente a
documental. Pero es igual de sorprendente esta realidad, los archivistas debemos actuar
encontrar que se siguen publicando manuales en dos planos diferentes. Por un lado, es
de gestión de la documentación que abordan necesario reformular las bases teóricas de la
la gestión electrónica de documentos de una gestión documental, de forma que amplíen y
forma tangencial, resolviendo la problemática adapten los conceptos a la realidad actual y,
en un capítulo habitualmente llamado “Nuevas por el otro, necesitamos estrategias prácticas
tecnologías”. que resuelvan los problemas cotidianos que
suponen la gestión de documentos electrónicos
Mientras tanto, en la realidad de las organi- y la implantación de SADE
zaciones se deben tomar decisiones que afectan
a la gestión documental y a la implantación En este sentido, los SGDE se presentan
de nuevas tecnologías. Actualmente puede como una alterativa viable para suplir estas

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necesidades por las razones de que reducen Bravo, R. (2001). Metodología para el análisis
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documentación en papel, así como de abatir aproximación al estudio y selección de sus
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la información de una manera más rápida y
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