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1. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Actualizado por: JULIO CESAR REYES AUDITOR DE CALIDAD 22-02-2011

ASESORA GESTION PUBLICA 22-02-2011

Realizado por:
LUZ MARINA DURAN Y AUTOCONTROL

OSCAR POVEDA 22-02-2011

Revisado por: GESTOR DE CALIDAD
CAICEDO

CARLOS EDUARDO 22-02-2011

Aprobado por: GERENTE
PINEDA
2. PROPÒSITO
Establecer la metodología para la realización de las Auditorías Internas (Integral, MECI, Calidad y Evaluación a la Gestión), con el fin de verificar la conformidad
con los requisitos legales, del cliente y la organización así como la eficacia del sistema.

3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de un no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no desea ble.

Auditado: Persona que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarla de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

Cliente de la Auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria.

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Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los
hallazgos de la auditoria.

Criterios de la Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizad os disponibles.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo de expertos técnicos, si se requiere.

Evidencias de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son
verificables.

Hallazgos de la Auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria reunida, contra los criterios de auditoria.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoria: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria.
4. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la organización.

4.1 DESDE: La planificación de la auditoria y ejecución de las mismas.

4.2 HASTA: La finalización de la Auditoria con la entrega de resultados al auditado, alta dirección y partes interesadas, para que se establezcan acciones
para planes de mejoramiento, acciones correctivas y preventivas.

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5. CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO
FRECUENCIA/ DISPOSICION
RESPONSABLE ACCESO CONSERVACION
NOMBRE CODIGO RECOLECCION SITIO AREA FINAL

Jefe Oficina de En función a la serie documental

Programas de SG-SGC-FO- Jefe Oficina de
Inmediata Control Interno y Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares TRD
Auditorías Internas 001 Control Interno
Equipo Auditor del Archivo de Bogotá

Equipo Auditor y Jefe Jefe Oficina de En función a la serie documental

SG-SGC-FO- TRD
Acta de Reunión Oficina de Control Inmediata Control Interno y Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares
004
Interno Equipo Auditor del Archivo de Bogotá

Jefe Oficina de
En función a la serie documental
Acciones Correctivas SG-SGC-FO- Líder Dependencia / Control Interno , TRD
Inmediata Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares
o Preventivas 006 Proceso Auditado Equipo Auditor y
del Archivo de Bogotá
Auditado

Jefe Oficina de En función a la serie documental

MC-GPA-FO- Auditor Líder Oficina TRD
Plan de Auditoria Inmediata Control Interno y Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares
002 de Control Interno
Equipo Auditor del Archivo de Bogotá

Jefe Oficina de En función a la serie documental

MC-GPA-FO- TRD
Informe de Auditoria Auditor Líder Inmediata Control Interno y Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares
001
Equipo Auditor del Archivo de Bogotá

Jefe Oficina de
En función a la serie documental
Plan de Líder Dependencia / Control Interno, TRD
SG-SG-FO-003 Inmediata Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares
Mejoramiento Proceso Auditado Equipo Auditor y
del Archivo de Bogotá
Auditado

Jefe Oficina de En función a la serie documental TRD

Auditor Líder y
Lista de Verificación Inmediata Control Interno y Archivo Gestión Publica (TRD) de acuerdo a estándares
Equipo Auditor
Equipo Auditor del Archivo de Bogotá

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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES / FLUJOGRAMA

Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsable Documentos
No Control
y registros
Presentar Programa de Auditoria Presentando ante el Comité de Gestión Programa de
1 Jefe Oficina de
de Calidad y Control Interno el Control Interno Auditoria
Programa de Auditoria

Dando comienzo al programa de

Iniciar el programa de auditoria auditoria en todas sus faces. Programa de
2 Jefe Oficina de Auditoria
Control Interno

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Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsable Documentos
No Control
y registros

Realizando y elaborando el plan de Auditor líder Plan de Auditoria

4 Elaborar Plan de Auditoria
auditoria por cada proceso de auditoria y Oficina de Control
entregar al Jefe Oficina de Control Interno
Interno

Comunicar Plan de Auditoria Socializando y comunicando el Plan de Auditor líder Plan de Auditoria
5 Auditoria aprobado al Auditado Oficina de Control
Interno

Llevando a cabo la reunión de mesa de Todo el equipo

apertura auditor con el
auditado Acta de Reunión
6
Reunión de mesa de apertura

Solicitándole al auditado la información

Solicitar Información requerida para la auditoria Auditor Líder
7

Haciendo revisión de la información Revise y analice

Revisión de información Auditor Líder y toda la
8 Equipo Auditor información
pertinente en la
auditoria.

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Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsable Documentos
No Control
y registros
Reunión de cierre Llevando a cabo reunión de cierre de la Todo el Equipo
9 Acta de Reunión
auditoria Auditor con el
Auditado

Elaborando informe final de auditoria Informe de Tenga en cuenta

10 Informe Final de Auditoria
(teniendo en cuenta ajustes generados Auditor Líder Auditoria en el informe final
en la mesa de cierre), y entregar al Jefe los ajustes
de la oficina de Control Interno presentados.
Verificando en el informe final si se
presentaron hallazgos de no conformidad Auditor Líder *Acciones Tenga en cuenta
11 ¿Se originaron en la auditoria
y/o aspectos a mejorar, a tener en los hallazgo de no
hallazgos de no conformidad y/o Correctivas o
cuenta. Preventivas. conformidad y
aspectos a mejorar?
aspectos a
*Plan de mejorar.
Mejoramiento
*Acciones
Enviando a la Oficina de Control Interno, Líder Dependencia Correctivas o
12 Enviar Plan de Mejoramiento o
dentro de los 10 días hábiles siguientes a / Proceso Auditado Preventivas.
Acciones Correctivas y Preventivas
la entrega del informe final, el plan de *Plan de
mejoramiento formulado o Acciones Mejoramiento
correctivas o preventivas

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7.ANEXOS
No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS
ACTIVIDADES QUE FECHA DEL
CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
SUFRIERON CAMBIOS CAMBIO

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