PLANIFICACIÓN DE PRO

PROCESO: Recibo Virtual OBJETIVO:

AUTORIDAD 1 : Coordinador de Recibo Virtual: Toma de decisiones en cuanto al proceso definido, coordinacion del equipo y seguimien
AUTORIDAD 2: Analista de Recibo Virtual: Realiza el control operativo de acuerdo a las pautas establecidas y gestión logistica con el p

PHV
PROCESO A
ENTRADAS ACTIVIDAD (Planear RESPONSABLE
PROVEEDOR , Hacer,
Verificar
, Actuar)

1. Verificar que el Proveedor se encuentre dentro Analista de Recibo

Revisar Malla Recibo Virtual P
de la Franja de la Malla establecida Virtual

2. Reportar novedades al Category del Proveedor

Reportar Novedades Analista de Recibo
Recibo Virtual sobre llegada de Transportador fuera de la franja H
Fuera de Franja Malla Virtual
de tiempo de la Malla

Verificar Fecha de la Analista de Recibo

Recibo Virtual 3. Verificar sí la Fecha corresponde al Mes actual V
Factura Virtual

Acuerda con Proveedor 4. Solicitar al Proveedor el envio de la Factura Analista de Recibo

Recibo Virtual A
envio de Factura con Fecha del Mes Actual Virtual
 5. Recibir la Factura con Fecha del Mes Actual Analista de Recibo
Recibe Factura Recibo Virtual V
Verificar Fecha Virtual

Ingresar Factura a 6. Ingresar las Cantidades de la Factura en Analista de Recibo

Recibo Virtual H
Dashboard Dashboard Virtual

Modificar Unidades de 7. Modificar cantidades de las Unidades de la Analista de Recibo

Recibo Virtual H
la Factura Factura con base a la Orden de Compra Virtual

Generar Formato de 11. Generar Formato de Descargue para proceder Analista de Recibo
Recibo Virtual H
Descargue a Almacenamiento Virtual

Iniciar Descargue Proveedor 13. Inicia descargue de la Mercancia V Proveedor

Revisar Calidad/Averias Recibo Fisico 14. Verificar Calidad de la Mercancia V Recibo Fisico

Registrar Unidades 15. Registrar las Cantidades de Mercancia

Recibo Fisico H Recibo Fisico
Fisicas recibida en Dashboard

Registrar Novedades en 16. Diligenciar Novedades en el Formato de

Recibo Fisico H Recibo Fisico
Formato de Descargue Descargue

Relacionar Novedades Analista de Recibo

Recibo Virtual 17. Relaciona las novedades en la Factura A
en Factura Virtual

Analista de Recibo
Entregar factura Recibo Virtual 18. Entrega Factura sellada al Proveedor H
Virtual
Enviar documentación a 19. Dirigir recibo de bodega y Factura a Analista de Recibo
Recibo Virtual H
Contabilidad Contabilidad Virtual

Archivo de 20. Archivar la copia de recibo de Bodega y Analista de Recibo

Recibo Virtual H
documentacion Fisica Factura en carpeta del Proveedor Virtual

RECURSOS
HUMANOS TECNICOS
Analista de Recibo Virtual Internet
Coordinador de Recibo Virtual Dashboard
Computado
INDICADORES DE G
INDICADORES RESPONSAB
Coordinador de Rec
 PLANIFICACIÓN DE PROCESO

Realizar la gestión de Recibo Virtual de acuerdo al proceso y politica establecidos.

o, coordinacion del equipo y seguimiento.

establecidas y gestión logistica con el proveedor.
CALIDAD

SUPLENTE
CRITERIO DE CONTROL METODO DE CONTROL

Coordinador de Verificar en la Malla, Confirmar con

Fecha, Proveedor, Malla
Recibo Virtual Analista/Coordinador de Compras

Coordinador de Verificar en la Malla, Reportar al Category

Fecha, Proveedor, Malla
Recibo Virtual mediante Correo Electronico/Chat

Coordinador de Verificar Fecha de Orden de Compra,

Fecha, Proveedor
Recibo Virtual Fecha de Malla, Fecha de Factura

Coordinador de Verificar Fecha de Orden de Compra,

Fecha, Proveedor
Recibo Virtual Fecha de Malla, Fecha de Factura
Coordinador de Verificar Fecha de Orden de Compra,
Fecha, Proveedor
Recibo Virtual Fecha de Malla, Fecha de Factura

Coordinador de
Fecha, Proveedor, Factura Check List con base a la Factura
Recibo Virtual

Coordinador de Nombre del Proveedor, Fecha, Numero

Fecha, Proveedor, Factura
Recibo Virtual de Factura

Coordinador de Nombre del Proveedor, Fecha, Numero

Fecha, Proveedor, Factura
Recibo Virtual de Factura

- - -
 - - -

- - -

- - -

Coordinador de Verificar cantidades reportadas en

Formato de Descargue
Recibo Virtual Formato de Descargue

Coordinador de Firmar en la Factura sobre el Sello con un

Fecha, Factura, Proveedor
Recibo Virtual VoBo
 Confirmación de Recepción mediante
Coordinador de Fecha, Factura, Proveedor, Correo
Chat, Lllamada Telefonica, Correo
Recibo Virtual Electronico
Electronico

Verificar que corresponda en la Carpeta

Coordinador de
Carpeta del Proveedor del Proveedor, la Factura, Orden de
Recibo Virtual
Compra, Formato de Descargue etc.

RECURSOS
TECNICOS LOCATIVOS
Internet Puestos de Trabajo
Dashboard
Computador
INDICADORES DE GESTION
RESPONSABLE FRECUENCIA
Coordinador de Recibo Virtual Semanal
Código:
Versión: 01
Fecha de aprobación:

PROCESO
RESULTADOS
CLIENTE

-
-

-
-

-
 -

LOCATIVOS
Puestos de Trabajo

FRECUENCIA
Semanal
Revisar Malla Recibo Virtual 1
Reportar Novedades Fuera de Franja Malla Recibo Virtual 2
Verificar Fecha de la Factura Recibo Virtual 3
Acuerda con Proveedor envio de Factura Recibo Virtual 4
Recibe Factura Recibo Virtual 5
Ingresar Factura a Dashboard Recibo Virtual 6
Modificar Unidades de la Factura Recibo Virtual 7
Reportar Novedades de Precios Recibo Virtual 8
Revisar Unidades de Factura vs Orden de Compra Recibo Virtual 9
Modificar las Unidades en Factura Recibo Virtual 10
Generar Formato de Descargue Recibo Virtual 11
Diligencia Formato de Descargue Recibo Virtual 12
Iniciar Descargue Proveedor 13
Revisar Calidad/Averias Recibo Fisico 14
Registrar Unidades Fisicas Recibo Fisico 15
Registrar Novedades en Formato de Descargue Recibo Fisico 16
Relacionar Novedades en Factura Recibo Virtual 17
Entregar factura Recibo Virtual 18
Enviar documentación a Contabilidad Recibo Virtual 19
Archivo de documentacion Fisica Recibo Virtual 20
Verificar que el Proveedor se encuentre dentro de la Franja de laP
Reportar novedades al Category del Proveedor sobre llegada de TH
Verificar sí la Fecha corresponde al Mes actual V
Solicitar al Proveedor el envio de la Factura con Fecha del Mes AA
Recibir la Factura con Fecha del Mes Actual Verificar Fecha V
Ingresar las Cantidades de la Factura en Dashboard H
Modificar cantidades de las Unidades de la Factura con base a H
Reportar novedades al Category del Proveedor sobre llegada de A
Verificar las Unidades de la Factura vs Orden de Compra V
Ingresar las Cantidades de la Orden de Compra en Dashboard H
Generar Formato de Descargue para proceder a Almacenamient H
Diligenciar Formato de Descargue con datos correspondientes H
Inicia descargue de la Mercancia V
Verificar Calidad de la Mercancia V
Registrar las Cantidades de Mercancia recibida en Dashboard H
Diligenciar Novedades en el Formato de Descargue H
Relaciona las novedades en la Factura A
Entrega Factura sellada al Proveedor H
Dirigir recibo de bodega y Factura a Contabilidad H
Archivar la copia de recibo de Bodega y Factura en carpeta del H