Alcance Del Proyecto

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10 Alcance del proyecto

10.1 Gestión del alcance


 El proceso de recolección de requerimientos tendrá las siguientes fases:

Planeación: La planeación de toda la gestión estará a cargo del gerente del


proyecto y del equipo del proyecto (áreas establecidas de la empresa)
desarrollando una recolección detallada de los requerimientos necesarios
para cada área que interviene en el proyecto.

Quien lo hará: Para la gestión del proyecto se encargara el gerente del


proyecto con acompañamiento del área de distribución (Jefe de distribución).
Todo el requerimiento de materiales, equipos, insumos y manos de obra
externa de la bodega estará a cargo del área de mantenimiento (Jefe de
mantenimiento). Los requerimientos necesarios para poder gestionar
correctamente las compras y adquisiciones estarán a cargo del área de
compras (Jefe de compras). Recursos humanos entregará los requisitos que
necesitan para gestionar las contrataciones que se tengan que realizar
dentro y fuera de la bodega para el desarrollo del proyecto.

 El proceso para la definición del alcance se dará tomando como base los
materiales que debe poseer la bodega, también el espacio disponible que
esta necesita dependiendo del promedio mensual de producción de pitillos
en la empresa ECOPIT y teniendo en cuenta también el porcentaje de ventas
de otras empresas como lo son El Grupo Phoenix (oportunidad de negocio).

 El proceso para la construcción de la EDT/WBS se realizara teniendo en


cuenta los requerimientos, los tiempos de gestión de cada área e interesados
del proyecto (en este caso, la empresa ECOPIT).

Como norma general se tendrá en cuenta el orden cronológico de cada


entregable, el proyecto no requiere de la previa finalización de un entregable
para continuar con el otro se pueden gestionar al tiempo de tal forma que el
desarrollo de las actividades se haga de manera oportuna.

 El proceso para verificar el alcance se hará en cada fase del proyecto con
cada entregable y se revisara en compañía del gerente del proyecto. Se
aceptara teniendo en cuenta que los requerimientos del proyecto para cada
interesado estén finalizados de forma tal que nos permitan el desarrollo del
proyecto.
10.2 Recopilar requisitos
 Necesidad y oportunidad de la empresa distribuidora

Cumplimiento de la normatividad existente en Colombia respecto a la


distribución de los pitillos ecológicos de la empresa ECOPIT, para así tener
una muy buena oportunidad de negocio con restaurantes, pubs, cervecerías,
entre otros establecimientos que quieran contribuir con el medio ambiente.
Entre la normativa, encontramos las siguientes:

 Resolución 1407 de 2018, del Ministerio de Ambiente y Desarrollo


Sostenible, reglamenta la gestión ambiental de los residuos de
envases y empaques.
 Ley 1549 de 2012 del Ministerio de Ambiente, sobre la Política
nacional de educación ambiental.
 Política para la gestión integral de residuos sólidos, expedida en 1997
por el ministerio del medio ambiente.

 Objetivos de la empresa

 Para el 2022 ser líderes en el mercado de logística y distribución para


industrias teniendo un alcance nacional.

Aumentar en un 15% el número de clientes nuevos cada semestre.
 Reducir el impacto ambiental que generan la quema de combustibles
fósiles en los vehículos de la compañía en un 30% anual.
 Para el 2022 contar con el 50% de la flota vehicular alimentada con
energías renovables.
 Aumentar la personalización del servicio hasta lograr sólo un 5% de
ordenes denegadas para el 2021.
Tabla 1 Requisitos del alcance

REQUISITOS
REQUERIMIENTOS
INTERESADO
DESCRIPCIÓN
El diseño de la bodega debe ser adecuado y cumplir con la normatividad en cuanto a instalaciones.
en cuanto a instalaciones.
Los equipos de la bodega tienen que estar funcionando perfectamente.
Cliente (Empresa productora ECOPIT)
El proyecto sea realizado en su mayoría por personal capacitado y necesario de la empresa
distribuidora.
Informe de actualidad del proyecto a todas las áreas que intervienen en el.
El proyecto se realizara adentro del presupuesto establecido
Todas las órdenes de compra deben ir autorizadas y firmadas por él. En su defecto cuando él no se
Dueños de la empresa distribuidora
encuentre este proceso lo asumirá la jefe de compras.
Informe semanal del avance del proyecto con respecto a todas las áreas.
Que la empresa se ponga al día con los proveedores antes de que comience las adquisiciones para
Departamento de compras
tener crédito con los proveedores y tener sin contratiempos los materiales y equipos.
Proveedores Que sean cumplidos en cuanto a tiempo respecto a lo que se les solicita.
Seguridad de que todo lo que se pidió se les sea entregado y en las fechas estipuladas para
Equipo del proyecto
cumplir con los objetivos.

10.3 Definir el alcance


Teniendo en cuenta la gestión del alcance y los requisitos del alcance, se procede
a definir el alcance y crear la EDT/WBS.
Descripción del alcance del producto
Requisitos Características
De acuerdo con el producto que elabora
Planeación de una distribuidora de ECOPIT y su promedio de producción
pitillos ecológicos. mensual, se buscara una bodega
acorde a las necesidades y
especificaciones del cliente (ECOPIT).
Bodega con capacidad de almacenar
un promedio de 6 millones de pitillos
tanto en estanterías como en espacios
adecuados que permitan que el
Montaje de la bodega para la producto esté en condiciones
distribución del producto adecuadas, además que esta cuente
con pasillos entres los materiales y los
muros para rotar el producto y para
facilitar inspección de este,
demarcación y señalización.
Pruebas técnicas de funcionamiento
Pruebas técnicas para dejar a punto la tanto de los equipos como del producto,
bodega lista para distribuir es decir, que este salga en buenas
condiciones de la bodega para así
entregarlo a los clientes que lo solicitan.
Criterios de aceptación del producto
Conceptos Criterios de aceptación
Concepto de aprobación del experto del
Técnicos proyecto, que tanto los materiales como
el equipo cumplan con los parámetros
técnicos específicos con anterioridad.
Cumplimiento con, resolución 1407 de
2018, del Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible, reglamenta la
gestión ambiental de los residuos de
envases y empaques, ley 1549 de 2012
De calidad del Ministerio de Ambiente, sobre la
Política nacional de educación
ambiental, política para la gestión
integral de residuos sólidos, expedida
en 1997 por el ministerio del medio
ambiente.
Concepto de aceptación por parte del
Administrativos cliente del proyecto (Empresa
productora de los pitillos ecológicos).

Entregables del proyecto


Nombre Características
Plano impreso de la bodega que se
buscó mediante un arrendamiento
Diseño de bodega teniendo en cuenta el espacio
destinados para el promedio mensual
de producción y para los equipos que
requiere el proyecto.
Documento escrito determinando la
cantidad y las características técnicas
Lista de materiales de los materiales, equipos y flotas
necesarios para el montaje de la
bodega.
Informe escrito de cada compra
realizada por el departamento de
Compras compras donde se observe el costo de
la adquisición para tener un soporte a la
hora de realizar los contratos.
Bodega con capacidad de almacenar
un promedio de 6 millones de pitillos
tanto en estanterías como en espacios
Montaje adecuados que permitan que el
producto esté en condiciones
adecuadas, además que esta cuente
con pasillos entres los materiales y los
muros para rotar el producto y para
facilitar inspección de este,
demarcación y señalización.
Pruebas de funcionamiento de la
bodega de distribución, es decir,
realizar pruebas piloto a los equipos y
Prueba técnica al proceso de carga. También tener en
cuentas las pruebas técnicas del
producto para darle salida los destinos
solicitados.
Acta de cierre del proyecto, con la
evaluación y observación mas
Cierre influyente de mejora de la bodega de
distribución para así, dar una entrega
final satisfactoria.

10.4 Estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS)


Distribución de pitillos ECOPIT
1. Diseño de bodega 2. Lista de materiales 3. Compras 4. Montaje 5. Prueba tecnica 6. Cierre
1.1 Informacion preliminar 2.1 Materiales I 3.1 Protocolo de compras 4.1 Adecuación de área 5.1 Equipos 6.1 Acta de cierre del proyecto
1.1.1 Buscar bodegas vía virtual 2.1.1 Realizar listado de materiales 3.1.1 Solicitar contrato verificado 4.1.1 Marcación del área según plano 5.1.1 Prueba piloto 6.1.1 Desarrollar el acta de cierre del proyecto
1.1.2Agendar citas para ver los predios 2.1.2 Levantar información de proveedores 3.1.2 Realizar contrato de aseguradora 4.1.2 Limpieza y despeje del área 5.1.2 Crear plan de mantenimiento 6.1.2 Verificar acta de cierre
1.1.3 Visitar los predios 2.1.3 Llamar a cotizar 3.1.3 Realizar clausulas con proveedores 4.1.3 Verificación de requerimientos 5.2 Proceso 6.1.3 Realizar junta de socialización
1.1.4 Selección top 5 de los predios 2.1.4 Escoger tres proveedores por material 3.2 Soportes 4.1.4 Obtener herramientas especiales para adecuación 5.2.1 Prueba piloto 6.2 Entrega final
1.1.5 Visitar con supervisor el top 5 2.1.5 Realizar cita para visitar proveedores 3.2.1 Recolectar soportes de transacciones 4.2 Montaje de equipos 5.2.2 Crear plan de estandarización 6.2.1 Realizar acta de entrega
1.1.6 Solicitud de permisos 2.1.6 Visitar proveedores 3.2.2 Archivar soportes 4.2.1 Montaje de equipos en área marcada 5.2.3 Verificar plan en acción} 6.2.2 Hacer entrega
1.1.7 Seleccionar el predio 2.1.7 Realizar contrato de compra 3.2.3 Verificar soportes 4.2.2 Verificación de funcionamiento 5.3 Producto
1.2 Formalización del contrato 2.1.8 Revisar contrato con abogada 3.3 Contratos 4.2.3 Limpieza de área 5.3.1 Desarrollar plan de calidad
1.2.1 Estudiar propuesta 2.1.9 Firma de contrato 3.3.1 Recolectar contratos de compra 5.3.2 Realizar plan de toma de datos
1.2.2 Autorizar propuesta 2.2 Materiales II 3.3.2 Verificar contratos 5.3.3 Tomar datos al lote
1.2.3 Solicitar documentos a inmobiliaria 2.2.1 Realizar requisición de producto 3.3.3 Archivar contratos 5.3.4 Verificar y ajustar proceso de calidad
1.2.4 Recopilar documentos 2.2.2 Realizar solicitud de producto 5.3.5 Estandarizar proceso
1.2.5 Enviar documentos a la inmobiliaria 2.2.3 Recepción del producto
1.2.6 Recibir contrato de arriendo 2.2.4 Verificar el producto
1.2.7 Enviar contrato a la abogada 2.2.5 Etiqueta producto
1.2.8 Revisar el contrato 2.2.6 Guardar producto en bodega
1.2.9 Firmar el contrato 2.2.7 Entrar producto al sistema
1.2.10 Autenticar el contrato de arriendo en Notaría 2.3 Equipos I
1.2.11 Pagar póliza de seguro 2.3.1 Realizar listado de equipos
1.2.12 Pagar primer cañón de arrendamiento 2.3.2 Levantar información de proveedores
1.3 Plano impreso 2.3.3 Llamar a cotizar
1.3.1 Levantamiento de medidas 2.3.4 Escoger tres proveedores por equipo
1.3.2 Ingresar medidas al Software 2.3.5 Realizar cita para visitar proveedores
1.3.3 Realizar el plano 2.3.6 Visitar proveedores
1.3.4 Verificar el plano 2.3.7 Realizar contrato de compra
1.3.5 Hacer simulación 2.3.8 Revisar contrato con abogada
1.3.6 Enviar plano a gerencia 2.3.9 Firma de contrato
1.3.7 Aprobación del plano 2.4 Equipos II
1.3.8 Impresión del plano 2.4.1 Recibir los equipos
2.4.2 Verificar los equipos
2.4.3 Acomodar equipos en planta
2.5 Flota I
2.5.1 Realizar listado de flota
2.5.2 Levantar información de proveedores
2.5.3 Llamar a cotizar
2.5.4 Escoger tres proveedores por equipo
2.5.6 Realizar cita para visitar proveedores
2.5.7 Visitar proveedores
2.5.8 Realizar contrato de compra
2.5.9 Revisar contrato con abogada
2.5.10 Firma de contrato
2.6 Flota II
2.6.1 Recibir los vehículos
2.6.2 Verificar los vehículos
2.6.3 Llevar vehículos a la empresa

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