La guía para formar equipos del nuevo gerente

por Gary S. Topchik

RESUMEN EJECUTIVO
Crear equipos de trabajo es una tarea ya rutinaria en el
mundo de los negocios. Pero, para que sean efectivos, los
equipos deben ser mucho más que la simple suma de sus
partes. Y esto sólo es posible si estos cuentan con los
instrumentos y técnicas necesarias para funcionar como un
todo.
Ahora bien, siempre hay una primera vez. Y crear un equipo
de trabajo es un reto con el que se tendrán que enfrentar por
primera vez todos los gerentes. El gran problema es que los
gerentes novatos no tienen la experiencia necesaria para
crear un equipo efectivo.
Pero esto ya no es un problema gracias al presente texto, en
el que el autor ofrece una serie de consejos prácticos y
teóricos para aprender a crear, desarrollar y mantener
equipos de trabajo.
Crear un equipo
Si le preguntáramos a la gente de negocios más efectiva las
cinco razones por las que sus equipos funcionan tan bien,
seguramente mencionarían estos factores:
1. Roles y responsabilidades bien definidas de cada
miembro.
2. Comunicación abierta y honesta entre los miembros del
equipo, y entre el gerente y el equipo.
3. Un gerente instruido, que apoya a su equipo.
4. Habilidad para tomar decisiones libremente.
5. Reconocimiento por cumplir o exceder con los objetivos.
Si usted es un gerente novato (o, incluso, un veterano), trate
de ver si su equipo tiene o no estas características. De no
ser el caso, trate de fomentar dichas características para
fortalecer a su equipo.
No todo grupo de gente trabajando unida conforma un
equipo.
Un equipo es un grupo definido de individuos que
trabajan mancomunadamente para alcanzar un objetivo
común y específico.
El equipo debería estar formado por personas cuyos talentos
combinados contribuyen a alcanzar el objetivo. Los equipos
requieren entre 5 y 10 miembros, de modo que sean lo
suficientemente grandes como para incluir todos los talentos
y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos, pero no
tan grandes como para que tiendan a dividirse
instintivamente en equipos de un tamaño más conveniente.
Los equipos pueden durar poco o ser duraderos.
Los miembros del equipo deben decidir cómo trabajar unidos
y aún disfrutar de cierta autonomía. Los miembros del
equipo suelen turnarse el liderazgo dependiendo de las
habilidades necesarias. Si bien es común elegir un líder sobre
la base de su experiencia, escogerlo únicamente sobre la base
de sus destrezas técnicas suele ser un error. El trabajo del
líder del equipo es ser un gerente, no un jefe. Aparte de los
asuntos administrativos, el líder debe motivar a su equipo
para que este siga funcionando bien.
Aunque cada uno tiene sus propias características, existen
cuatro tipos generales de equipos:
1. Grupo de trabajo: este le reporta a un gerente común, que
se ocupa de asignar el trabajo. Aunque los miembros del
equipo son colegas, estos no dependen el uno del otro para
hacer su trabajo.
2. Equipo en desarrollo: este es un grupo de trabajo, pero
sus miembros comparten las tareas y el gerente pide
opiniones antes de tomar una decisión. Este es el primer
nivel del trabajo en equipo y normalmente constituye una
fase de transición.
3. Equipo participativo: todo el mundo participa en el
proceso de tomar decisiones. Los miembros del equipo se
comunican con frecuencia. El líder del equipo es una
especie de facilitador a los miembros del equipo les
pertenece el trabajo y el éxito. El equipo suele estar muy
motivado, pero llegar a este nivel de trabajo en equipo
puede tardar varios meses.
4. Equipo autónomo: los miembros del equipo se comunican
constantemente. Sus tareas son totalmente interdependientes
y el gerente no tiene que participar en todas las reuniones o
actividades del equipo. Los miembros del equipo se reparten
el liderazgo dependiendo de la tarea a llevar a cabo. No
todos los equipos necesitan llegar a este nivel de
dependencia mutua. Además, no todos lo logran.
Algunos gerentes prefieren no dar muchas instrucciones
para no parecer demasiado arrogantes. Sin embargo, el
gerente que no dirige a su equipo está sembrando su propio
fracaso.
La sobre-gerencia también es peligrosa. Cuando trata de
tomar todas las decisiones y de llevar a cabo todas las
actividades, el gerente novato está socavando la confianza de
los miembros las cosas. Para evitar esto, es preciso sostener
firmemente las riendas para que el equipo siga su trabajo;
pero nada más.
Preste atención a estas características de los equipos
exitosos:
1. Requieren de gerentes, no de capataces. Apóyelos no los
sofoque.
2. Los miembros deben tener tanto conocimientos técnicos
como habilidades interpersonales.
3. Los miembros deben tener autoridad y sentirse motivados
a contribuir con el esfuerzo del grupo.
4. Debe tener una cultura de tolerancia al riesgo y debe ser
flexible con respecto a los métodos para alcanzar objetivos.
5. Debe contar con un método de evaluación mutua, de modo
que su dinámica interna permanezca sana y vigorosa.
Nuevas destrezas
El gerente novato debe desarrollar varias destrezas
fundamentales para el liderazgo. Por ejemplo: planificación,
organización, desarrollo, monitoreo y evaluación. Sin estas
habilidades fundamentales, el líder del equipo no será capaz
de hacer que el equipo trabaje, por no decir guiarlo para que
alcance sus objetivos.
Los nuevos gerentes también deben desarrollar un conjunto
de destrezas motivacionales. Deben saber cómo alentar,
motivar, comunicar, hablar, persistir, promover
comportamientos éticos, entablar relaciones, obtener
recursos vitales e interferir.
El líder debe lograr que trabajar en equipo sea una
experiencia positiva.
Siga estos 10 pasos para crear un equipo:
1. Obtenga apoyo de la alta gerencia.
2. Tenga claros los objetivos del equipo.
3. Establezca límites de tiempo claros y asegúrese de que
todo el mundo los acate.
4. Escoja la mejor gente para su equipo.
5. Permita a los miembros tiempo para conocerse.
6. Asegúrese de que cada miembro del equipo entienda su
objetivo.
7. Póngale un nombre al equipo, porque la identidad de
grupo es importante.
8. Cree unos estatutos claros en los que se especifiquen
objetivos y límites de tiempo.
9. Clarifique cómo trabajarán los miembros del equipo para
cumplir con sus objetivos.
10. Cree un documento en el que se establezca cómo
cumplirá el equipo con su trabajo bajo condiciones normales.
Cuando haga reuniones del equipo, trabaje con una agenda
clara y detallada, y haga una lista de los resultados
esperados.
Cree un horario estricto y acátelo. Pero recuerde que
alcanzar los objetivos es más importante que un horario
rígido. Invite sólo a quienes sean necesarios. Válgase de una
página Web o un blog para evitar las reuniones innecesarias.
Espíritu de equipo
Dado que todos los miembros del equipo llevan a cabo
diversas actividades y tienen diversas responsabilidades,
asegúrese de que cada persona conozca su cargo. Discuta
sobre la rotación de cargos y cree cierta explicación sobre
cómo funciona la misma.
Hable sobre cómo llevará a cabo su tarea de líder. Permita
que el equipo le dé su opinión, pero recuérdele que usted está
a cargo. Fomente una constante comunicación entre los
miembros del equipo. Las interacciones deben ser oportunas,
relevantes, mutuas, claras y comprensibles. Trate de ofrecer
su opinión sin emociones y muestre su gratitud ante el
esfuerzo de los demás. Sin embargo, una vez que el equipo
tenga una dirección definida, evite que los miembros se
conformen con su opinión. Anímelos a hablar y a ofrecer
opiniones contrarias.
Exprese su aprecio por el punto de vista de cada miembro.
La disidencia puede llegar a salvar un proyecto.
El lenguaje que utilizamos como líderes es fundamental para
crear la imagen que tienen los miembros del equipo de sí
mismos.
Por ejemplo, diga siempre “nosotros” en vez de “yo”
cuando hable como miembro del equipo.
Independientemente de lo que ocurra, usted es uno de ellos y
debe resolver los problemas con ellos. Cuando reaccionamos
ante los errores con una actitud de apoyo, mostramos nuestra
confianza en el equipo. Permita que los miembros compartan
sus puntos de vista sin temor a represalias. Alabe y
reconozca sus contribuciones.
Aprenda a escuchar activamente. Reconozca a la persona
que está hablando. Una vez que se gane la confianza de su
equipo, trátelo como si fuera una joya muy preciada.
Reconozca que se lo ganó lentamente y que lo podría perder
rápidamente. Si hace algo que hiere dicha confianza, haga
algo rápidamente para corregir la situación. El tiempo es
nuestro enemigo a la hora de solventar dichas situaciones. Si
la compañía hiere al equipo, explíqueles a los miembros de
la gerencia los peligros de tal situación y busque una
solución.
Clarifique el proceso de toma de decisiones desde un
principio.
Establezca límites claros con respecto al tipo de decisiones
que el equipo puede tomar sin usted. A medida que el
equipo obtiene experiencia y madura, es posible relajar un
poco dichos límites. También se puede establecer la política
de que el miembro más instruido tomará ciertas decisiones.
Pero tenga cuidado: si bien es cierto que el consenso es el
modo más democrático y justo de tomar decisiones, no es
menos cierto que también puede ser muy ineficiente. Y, peor
aún, cuando un miembro está en desacuerdo con el equipo,
puede surgir una ruptura muy destructiva. Parte de estar en
un equipo es compartir el trabajo, incluyendo la toma de
decisiones. Luchar con todas nuestras fuerzas para imponer
nuestro punto de vista es una mala táctica.
La motivación es crucial para que el equipo triunfe. Por eso
es tan importante escoger a la gente más adecuada. Si la
sinergia dentro del equipo es pobre, no será posible motivar
a sus miembros. Sin embargo, si estos se llevan bien,
hallarán la energía y el ímpetu necesarios sin que el líder
intervenga mucho.
Para crear impulso, haga reuniones informales, celebre los
logros y reconozca las contribuciones individuales. A veces
será necesario azuzar la moral del equipo. Esto supondrá una
discusión franca y abierta de todo el proyecto. Pero lo más
importante será que expresemos nuestra fe en el equipo. Una
vez que el equipo haya completado su trabajo, haga una
sesión formal de clausura.
Sobrevivir a los momentos duros
El equipo no tendrá éxito si sus miembros no cumplen con
sus tareas. Procure que los miembros se responsabilicen por
sus resultados. Todo el mundo debe tener claro el trabajo, el
modo de llevarlo a cabo y el día de entrega. Establezca un
procedimiento para lidiar con asuntos que pudieran afectar el
límite de tiempo. Por ejemplo, es posible disponer de más
recursos con el fin de cumplir con el día de entrega. En
ciertas circunstancias será necesario cambiar el día de
entrega. Pero recuerde que su tarea es procurar que el equipo
sea responsable.
Ciertos equipos desarrollan personalidades que impiden
llevar a cabo cualquier tarea. Determine si el problema es su
liderazgo.
Tenga cuidado con su forma de hablar, el volumen, el tono,
y si se está quejando o no. No ofrezca mensajes conflictivos
o poco claros. No permita que sus acciones socaven lo que
dijo.
Procure que todas sus comunicaciones sean constructivas y
positivas.
Los equipos problemáticos siempre se concentran en todo
menos en el trabajo. A veces, será necesario reemplazar
ciertos miembros para que el equipo reciba el mensaje. De lo
contrario, es posible que el gerente termine siendo el
reemplazado. El conflicto es una parte normal y saludable de
la vida en equipo; pero es importante solventar los
problemas y tratar de fomentar una relación positiva entre las
facciones. Un gerente novato puede escoger entre varias
tácticas para lidiar con los conflictos:
1. Colaboración creativa: supone fomentar un compromiso
cuando el asunto es complejo, importante y duradero. Esta es
una solución en la que todo el mundo gana, pero requiere de
mucho tiempo.
2. Rendirse: sobre todo cuando una de las partes sabe más
que la otra, y queremos mantener una relación de trabajo
harmoniosa.
3. Controlar: cuando contamos con información que no tiene
los demás y debemos tomar una decisión inmediatamente.
4. Compromiso factible: cuando nadie tiene una respuesta
definitiva en situaciones complicadas.
A veces, el equipo no necesita que el gerente maneje el
conflicto y todo se soluciona solo. Dele su puesto al disenso.
Los equipos requieren de cuidado y atención, así que cultive
su grupo. Fije periódicamente una reunión de medio día o
todo el día para que los miembros del equipo compartan
durante un tiempo. Incluya actividades sociales que ayuden a
los miembros del equipo a crear respeto y confianza. Nunca
use este tiempo para hablar de trabajo. Cuando todo el
mundo regrese a casa sintiéndose refrescado, más fuerte y
más comprometido, usted habrá hecho mucho y habrá
mejorado su estatus como líder del equipo.