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Manual de usuario
Sección:
Facturador

Junio de 2018
Versión 1.0

AVISO DE CONFIDENCIALIDAD: Este documento, incluyendo en su caso, los archivos adjuntos al mismo, contiene información de carácter confidencial y/o
privilegiado, y se envían a la atención única y exclusivamente de la persona y/o entidad a quien va dirigido. La copia, revisión, uso, revelación y/o distribución
de dicha información confidencial sin la autorización por escrito de FACTURE S.A.S. está prohibida. Si usted no es el destinatario a quien se dirige la presente,
favor de contactar al remitente y eliminar el correo incluyendo sus archivos, así como cualquier copia del mismo. Mediante la recepción del presente usted
reconoce y acepta que en caso de incumplimiento de su parte y/o de sus representantes, a los términos antes mencionados, FACTURE S.AS. tendrá derecho a
la reparación de los daños y perjuicios que esto le cause.
Control de Cambios

1
Versión Fecha Autor Descripción

1.0 08/06/2018 Marisol Castilla Creación de documento

 CONTENIDO
Contenido ................................................................................................................................................................. 2

1. Introducción ..................................................................................................................................................... 3 2

2. Glosario ............................................................................................................................................................ 4

3. Generalidades ................................................................................................................................................... 6

4. Módulo de facturación...................................................................................................................................... 7

4.1 Factura ...................................................................................................................................................... 7

4.1.1 Emisión de documento ........................................................................................................................ 7

4.1.2 Representación gráfica factura de venta ........................................................................................... 17

4.2 Factura de contingencia .......................................................................................................................... 19

4.2.1 Listado de facturas de contingencia................................................................................................... 20

....................................................................................................................................................................... 21

4.2.2 Emisión de facturas de contingencia ................................................................................................. 22

4.2.3 Representación gráfica de factura contingencia. ............................................................................... 24

4.3 Nota Crédito ........................................................................................................................................... 26

4.3.1 Listado de notas crédito generadas ................................................................................................... 26

....................................................................................................................................................................... 28

4.3.2 Emisión de nota crédito ..................................................................................................................... 29

4.3.3 Representación gráfica de nota crédito ............................................................................................. 33

4.4 Nota débito ............................................................................................................................................. 34
1. INTRODUCCIÓN
Pl-Colab es una plataforma de colaboración electrónica que realiza emisión y recepción de
documentos fiscales, tales como facturas de venta, factura de exportación, factura de 3

contingencia, notas créditos y notas débitos.

Pl-Colab tiene la capacidad de responder a los niveles de eficiencia requeridos en el manejo de
altos volúmenes de información. La infraestructura que soporta la aplicación presenta alta
disponibilidad para la replicación de datos en la nube y en línea.
A continuación, se describe cada etapa del proceso de facturación electrónica:

Figura 1: Proceso de facturación electrónica – Emisión.

El presente manual del usuario contempla la sección del Facturador de la plataforma Web.
2. GLOSARIO
 Emisor u Obligado a Facturar: es la persona natural o jurídica que conforme a las normas
tributarias tiene la obligación de facturar, y que, tratándose de la factura electrónica, la 4
expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por
computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que
lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición,
en los términos que se establecen en el presente decreto.
 Documentos fiscales: son documentos que acreditan la transferencia de bienes, la
entrega en uso, o la prestación de servicios, debiendo éstos cumplir con los requisitos
mínimos establecidos por el Reglamento para la regulación de la impresión, emisión y
entrega de comprobantes fiscales.
Tipos de comprobantes de uso común:
o Facturas que generan crédito fiscal y/o sustentan costos y gastos
o Facturas a consumidores finales (sin valor de crédito fiscal)
o Notas de débito
o Notas de crédito
 Nota Crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de
informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería
de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
 Nota Débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda
o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
 Factura Electrónica: es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o
servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada
por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice
procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que
garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de
su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los
documentos que la afectan como son las notas crédito.
 Factura de contingencia: Es un documento fiscal que deben tener las empresas que
utilizan maquinas fiscales y sistemas informáticos de facturación.
La factura de contingencia se debe usar cuando la maquina fiscal o el sistema facturación
presentan fallas que no puede ser reparadas de inmediato y se debe facturar a un cliente
que está en espera por su factura, por esta razón se debe mantener siempre talonarios
de contingencia.
 Factura de exportación: Es el documento que requiere todo exportador para concretar la
operación de exportación y sacar legalmente la mercancía de un país.
 Comprador o Adquirente: es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes
o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que, tratándose de la factura 5
electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se
establecen en el presente decreto.
 Número de la Factura Electrónica: es el número que obedece a un sistema de numeración
consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y
corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las
empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización.
 Portal o Portal Web: un portal de Internet es un sitio Web cuya característica
fundamental es la de servir de Puerta de entrada (única) para ofrecer al usuario, de forma
fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo
tema. En facturación electrónica es el sitio Web en el cual el Emisor o el Adquiriente
podrán realizar las operaciones relacionadas a Facturación Electrónica.
3. GENERALIDADES
El presente manual detalla las operaciones ofrecidas por la Plataforma de Colaboración
Electrónica PL-Colab para la Emisión de factura de venta, factura de contingencia, nota crédito y 6

nota débito por el Portal Web.

Los servicios empresariales de emisión de documentos y facturas electrónicas permiten la
generación y envió de facturas electrónicas y otros documentos fiscales y administrativos, de
acuerdo con los requerimientos legales exigidos por la DIAN para la facturación electrónica y a
los requisitos establecidos por la ley para garantizar la seguridad e integridad de los mensajes de
datos. Esta solución permite la creación y administración de reglas de emisión de acuerdo con
los procesos del negocio y requerimientos específicos de la empresa y permite una integración
con los sistemas propios que la empresa utilice.
4. MÓDULO DE FACTURACIÓN

4.1 FACTURA 7

Para acceder a la opción de "emitir documento" haga clic en el menú " Documentos/ Nuevo";
ubicado en la parte superior izquierda del " Menú Principal". En la siguiente ilustración se
muestra la opción desplegada:

Ilustración 1: Emitir documento

4.1.1 Emisión de documento

Una vez seleccionada la opción Nuevo, se visualizan los tipos de documentos (Factura de venta,
Factura de Contingencia, Nota Crédito, Nota Débito) que se pueden crear desde el facturador.
Para emitir un documento haga clic en el tipo de documento que desea emitir
Al seleccionar el icono que representa el documento que desea emitir se visualiza el formulario
con la siguiente estructura:

¿Qué Secciones tiene esta Opción?

Ilustración 2: Contenedores de información

1. Datos generales: Aquí se incluyen todos los datos del cliente; como identificación, 8
nombre, dirección, correo, teléfono y en la parte de abajo indica cuantos ítems tiene la
factura, archivos adjuntos y extensiones.
2. Datos del pago: Aquí se incluyen todos los datos relacionados con el pago; como fecha de
la factura y fecha de vencimiento, tipo de pago de la factura, moneda, sucursal y centro
de costo, y el plazo de pago.
 Moneda $: Aquí se escoge el tipo de moneda con la cual se va hacer la
facturación, puedes escoger entre las siguientes opciones:

Ilustración 3: Cambio de moneda

3. Resumen: Aquí se incluye toda la información relacionada con los valores de la factura
como; subtotal, descuento, impuesto IVA, impuesto impoconsumo, total impuestos y la
suma total.

¿Qué Secciones tiene esta Opción?

1. Modo texto: Aquí se pueden agregar productos a facturar, estén o no registrados en su

catálogo de productos; se les puede adicionar un código, descripción, unidad, cantidad a
facturar, valor, checkbox de impuesto incluido, muestra los dos impuestos disponibles,
total y en el botón (+) se agrega el producto digitado.
 9

Ilustración 4: Pestaña: Modo texto

2. Modo tableta: En la pestaña “Catalogados” se pueden agregar productos que estén

registrados en el sistema, haciendo clic sobre cada producto que se desea facturar.
Cuenta con una barra de filtro que permite buscar los productos por el nombre.
En la pestaña de “No catalogados” se pueden agregar productos que no estén registrados
en su catálogo, para esto se solicita información como el código, descripción, unidad,
cantidad a facturar, valor, check de impuesto incluido, muestra los dos impuestos
disponibles y un botón AGREGAR que añade el producto a la factura.

Ilustración 5: Pestaña: Modo tableta

3. Adjuntos: Desde aquí se pueden agregar hasta 5 archivos adjuntos que no superen los
2048 KB de tamaño y deben estar en alguno de los siguientes formatos doc, docx, pdf,
png, jpg, jpeg, bmp, ppt, pptx, xls, xlsx, zip. Se hace clic sobre el botón
“SELECCIONAR ARCHIVOS” para agregar los adjuntos.
 10

Ilustración 6: Pestaña: Adjuntos

4. Extensiones: Es a alternativa que brinda UBL para agregar a las facturas y notas
información adicional propia de cada vertical de negocio.
La estandarización de las extensiones permite a los diferentes actores del proceso
de facturación electrónica, el intercambio de información específica,
Que permite autorización de proceso y validaciones

Para la configuración de estas extensiones se debe contactar con el proveedor

tecnológico Facture.

Ilustración 7: Pestaña: Extensiones

5. Otros: Desde aquí se pueden agregar observaciones a la factura.

 11

Ilustración 8: Pestaña: Otros

En la parte inferior derecha se encuentra la opción “MAS” , al accionarlo despliega un menú

el cual contiene las siguientes opciones:

Ilustración 9: Opción MAS

 ¿Qué Secciones tiene esta Opción?

12
 Nuevo: Sirve para crear un nuevo documento tipo factura de venta.
 Guardar y Enviar: Sirve para emitir el documento.
 Guardar Borrador: una vez diligenciada la información de la factura, puede generar la
proforma ó borrador; el cual se puede recuperar nuevamente editando sus datos hasta
convertirlo finalmente en la emisión del documento deseado. Con esta opción el
consecutivo de la factura no es asignado y guarda la factura para una posterior
recuperación, cambios y emisión

Ilustración 10: Guardar borrador o proforma

Clic en la opción “MAS” clic en guardar borrador.

 Pestaña Favorita: Sirve para marcar una pestaña como favorita y siempre que entre a la
opción el sistema se la mostrará por defecto.
 13

Ilustración 11: Pestaña favorita

 Buscar Documento: Puedes buscas los documentos que han sido guardados, por número
de documentos, luego clic en el botón “BUSCAR”.

Ilustración 12: Buscar documento

 Buscar Borrador: Una vez guardada la preforma o borrador, clic en la opción Buscar
Borrador, Se visualiza los documentos guardados como borrador, puedes realizar las
siguientes acciones al hacer clic sobre los iconos del lado derecho de cada borrador:
Editar, Eliminar y ver el PDF del borrador o proforma.
 14

Ilustración 13: Buscar documento, listado de borradores

- Editar una proforma o borrador: Clic en el icono , se visualiza la siguiente

pantalla, puedes realizar acciones de edición y eliminación de productos, y la
posibilidad de guardarlo nuevamente como borrador o emitirlo.

Ilustración 14: Edición de borrador o proforma

- Eliminar una proforma o borrador: Clic en el icono , se elimina de forma

permanente el borrador. Tenga en cuenta que no se ha consumido ningún

- Visualizar una proforma o borrador: Clic en el icono , se visualiza la

representación gráfica de la proforma.
 15

Ilustración 15: Representación gráfica proforma o borrador

 Color: una vez diligenciada la información de la factura, puede generar prefactura

o proforma de la misma. Puedes escoger el color de tu preferencia a aplicar a tu
representación gráfica, los colores que se visualizan son los siguientes:

Ilustración 16: Tableta de colores

En este caso escogemos el color negro y se visualiza así:

 16

Ilustración 17: Representación gráfica personalizada con color establecido

El color escogido permanecerá para las siguientes representaciones gráficas siguientes que emita, hasta que haga
un nuevo cambio de color.

 Ayuda: Lista los accesos rápidos de las acciones de la ventana de facturación.

Ilustración 18: Ítems de ayuda

 Cancelar: Sirve para salir de las opciones.

 4.1.2 Representación gráfica factura de venta
Inmediatamente se emite una factura, ésta es exhibida en el visor interno. Para efectos de una
mejor explicación se analizará la información de la factura en la imagen a continuación:
17

Ilustración 19: Representación gráfica de factura

En el visor además de mostrar la factura, se suministra la opción para efectuar varias acciones y
revisar información complementaria de la factura como son:
Sección 1

Acciones que pueden ser ejecutadas sobre la factura:

 Ampliar zoom de documento
 Minimizar zoom de documento
 Visualizar en ventana completa
 Imprimir
 Descargar documento en formato.pdf
 Descargar adjuntos de la factura (PDF, documento XML, demás archivos)
 Generar XML
El sistema genera la factura en un archivo con formato XML (extensible Markup Language,
Lenguaje Extensible de Marcas), el cual es una especificación de la W3C, que sirve para guardar
datos de manera estructurada.
 Sección 2

18

Cuerpo de la factura
 Información del emisor: nombre o razón social, número de identificación tributaria,
categoría fiscal, resolución autorizada de facturación y Dirección.
 Información del comprador: número de identificación, nombre y apellido o Razón
social y dirección.
 Información del documento: número de documento, moneda, fecha de documento y
fecha de entrega.
 Información de los productos facturados: código, medida, descripción, cantidad, valor
unitario, % de IVA, % de INC, subtotal y valor total.
 Totales de la factura: muestra el subtotal de la factura, así como los diferentes totales
de IVA incluidos en los productos y el gran total de la factura. Si en la misma factura
aparecen productos con diferentes porcentajes de IVA, la factura presenta la relación
de los diferentes porcentajes de IVA y el valor de cada uno de ellos.

Ilustración 20: Total a pagar Representación gráfica de factura

 Información técnica de la factura: Se visualiza el código de la factura CUFE (permite

identificar unívocamente una factura electrónica en el territorio nacional, lo cual se
logra por medio de la generación de un código único usando una función one-way hash)
y el código bidimensional QR asociado a la misma.

Ilustración 21: CUFE y QR

 Sección 3

19

Visualización detalles de la factura

Al hacer clic en la siguiente opción se despliega ventana en la parte superior derecha donde
se visualiza detalles de la factura y la línea de tiempo para conocer el estado de la misma.

Ilustración 22: Representación gráfica de factura, línea de tiempo

4.2 FACTURA DE CONTINGENCIA

Cuando el sistema no se encuentre disponible el cliente debe realizar la facturación por talonario
pre-impreso, la cual debe contar con numeración consecutiva autorizada por la DIAN, y ser
transcritas al sistema una vez se supere la emergencia. Para ello se ha desarrollado funcionalidad
en el sistema con el fin de resolver la contingencia presentada y continuar con proceso operativo.
Para acceder a la opción y generar la emisión de facturas de contingencia se deben realizar los
siguientes pasos:
 Haga clic en el módulo de DOCUMENTOS, luego en la opción NUEVO y seleccione el
tipo de documento Factura de Contingencia.
 20

Ilustración 23: Emitir factura de contingencia

4.2.1 Listado de facturas de contingencia

Al ingresar a la opción de Factura de contingencia se visualiza ventana con listado de documentos
previamente generados ordenados por número de documento de forma descendente, dentro de
la información se visualiza, número de documento, destinatario o comprador, fecha emisión,
fecha de vencimiento, total impuesto, total documento y estado.

Ilustración 24: Listado de facturas de contingencias

La ventana cuenta con las siguientes opciones:

 Nuevo : Opción en la cual se podrá realizar proceso de emisión de facturas de

contingencia.
 Filtros : Opción disponible para la búsqueda o consulta de documentos por los
parámetros que se definan.
 ¿Cómo aplicar criterios de búsqueda?
21

El sistema le permite consultar todas las facturas de contingencias generadas suministrando una
serie de filtros de información que le permitirán efectuar una búsqueda más ágil.
Los criterios de búsqueda de información incluyen los siguientes parámetros:
 Documento: número de factura de contingencia generada.
 Destinatario: no. de identificación del comprador al cual se emitió la factura.
 Fecha de documento: filtro por fecha en la cual se generó la factura.

Al hacer clic en el icono se despliega ventana en la parte superior derecha para ingresar
parámetros de búsqueda.

Ilustración 25: Filtros de búsqueda de facturas de contingencia

Para filtrar información específica ingrese información necesaria ya sea por documento,
destinatario y/o fecha de documento. Haga clic en el botón <<Buscar>>. El sistema genera
información de acuerdo a los parámetros establecidos y muestra los resultados de búsqueda.
Al hacer clic en el botón <<Limpiar>> el sistema reestablece los parámetros y borra toda
información que haya sido ingresada, mostrando nuevamente todas las facturas de contingencia
generadas.
 4.2.2 Emisión de facturas de contingencia
Para generar la emisión de facturas siga los siguientes pasos:

22
1. Haga clic en el icono

Ilustración 26: emisión de facturas de contingencia

A continuación, se despliega formulario con información a diligenciar para continuar con proceso.

2. Ingresar información del cliente, para ello seleccione número de identificación.

Una vez seleccionado el cliente se carga información básica del mismo, tal como nombre
o razón social, dirección, correo electrónico y teléfono.

Ilustración 27: Información del cliente

 3. Seleccionar la moneda a visualizar en la factura.

4. Ingresar información de la factura: ingresar el número de la factura de contingencia y la

fecha de vencimiento. 23

Ilustración 28: Información de la factura

 La ventana cuenta con el botón de <<Limpiar>>, el cual reestablece los parámetros

seleccionados y borra toda información que haya sido ingresada, mostrando formulario
en blanco para iniciar proceso.

 Haga clic en el botón <<Crear Factura>>

Se visualiza ventana en la cual se agrega la información de los productos y/o servicios
asociados al documento.

Guardar como borrador

Si desea guardar la factura de contingencia para continuarla después, seleccione el botón
<<Guardar Borrador>>; con esta opción el consecutivo de la factura no es asignado y guarda la
factura para una posterior recuperación, cambios y emisión.

Enviar por correo electrónico este documento a su Guarda este documento como borrador.
cliente
Su cliente no podrá ver este documento hasta que
haya sido enviado.
 4.2.3 Representación gráfica de factura contingencia.
Inmediatamente se emite una factura de contingencia, ésta es exhibida en el visor interno. Para
efectos de una mejor explicación se analizará la información de la factura en la imagen a
24
continuación:

Ilustración 29: Representación gráfica factura de contingencia

En el visor además de mostrar la factura, se suministra la opción para efectuar varias acciones y
revisar información complementaria como son:

Sección 1

Acciones que pueden ser ejecutadas sobre la factura:

 Ampliar zoom de documento
 Minimizar zoom de documento
 Visualizar en ventana completa
 Imprimir
 Descargar documento en formato.pdf
 Sección 2
25

Cuerpo de la factura
 Información del emisor: nombre o razón social
 Información del comprador: número de identificación, nombre y apellido o Razón
social, ciudad y dirección.
 Información del documento: número de documento, moneda y fecha de documento.
 Información de los productos facturados: código, medida, descripción, cantidad, valor
unitario, % de IVA, % de INC, subtotal y valor total.
 Totales de la factura: muestra el subtotal de la factura, así como los diferentes totales
de IVA incluidos en los productos y el gran total de la factura. Si en la misma factura
aparecen productos con diferentes porcentajes de IVA, la factura presenta la relación
de los diferentes porcentajes de IVA y el valor de cada uno de ellos.

Sección 3

Visualización detalles de la factura

 Al hacer clic en la siguiente opción se despliega ventana en la parte superior
derecha donde se visualiza detalles de la factura y la línea de tiempo para conocer el
estado de la misma.
 Para el caso de las facturas en contingencia no se visualizan los mismos estados que se
deben manejar para las facturas de venta.

Ilustración 30: Detalle de la factura de contingencia

4.3 NOTA CRÉDITO
Una nota crédito es un documento que se efectúa “sobre” una factura, y que normalmente se
realiza para disminuir el valor de la factura original. 26
Por lo tanto, para efectuar una Nota Crédito se debe identificar la factura para continuar proceso.
Para acceder a la opción de facturación y generar la emisión de notas crédito se deben realizar
los siguientes pasos:
 Haga clic en el módulo de DOCUMENTOS, luego en la opción NUEVO y seleccione el tipo
de documento Nota crédito.

Ilustración 31: Emisión nota crédito

4.3.1 Listado de notas crédito generadas

Al ingresar a la opción de Nota crédito se visualiza ventana con listado de documentos
previamente generados ordenados por número de documento de forma descendente, dentro de
la información se visualiza, número de documento, identificación, destinatario, fecha de emisión,
total impuesto, total documento y estado.
 Ilustración 32: Crear nueva nota crédito

Para visualizar la representación gráfica de la nota crédito emitida, desde el listado haga clic sobre 27
el número del documento.

Ilustración 33: Listado de notas crédito

la Nota Crédito se exhibe en el visor, observe que la Nota de Crédito contiene el número de la
factura afectada, tal y como lo reglamenta la DIAN.

Ilustración 34: Representación gráfica nota crédito

La ventana cuenta con las siguientes opciones:

 Nuevo : Opción en la cual se podrá realizar proceso de emisión de nota crédito. 28

 Filtros : Opción disponible para la búsqueda o consulta de documentos por los

parámetros que se definan.

¿Cómo aplicar criterios de búsqueda?

El sistema le permite consultar todas las notas crédito generadas suministrando una serie de
filtros de información que le permitirán efectuar una búsqueda más ágil.
Los criterios de búsqueda de información incluyen los siguientes parámetros:
 Documento: número de nota crédito.
 Destinatario: no. de identificación de comprador al cual se emitió la nota crédito.
 Fecha del documento: filtro por fecha en la cual se generó la nota crédito.

Al hacer clic en el icono se despliega ventana en la parte superior derecha para ingresar
parámetros de búsqueda.

Ilustración 35: Filtros de búsquedas de notas créditos

 4.3.2 Emisión de nota crédito
Para generar la emisión de nota crédito siga los siguientes pasos: 29

1. Haga clic en el icono .

Para efectuar una Nota Crédito se debe localizar primero la factura y exponerla en el visor, dónde
se encuentra el mecanismo para tal fin.
La factura puede ser localizada por cualquiera de los siguientes métodos:

2. Seleccionando al cliente asociado a la factura y luego hacer clic en el botón <<Buscar>>

Ilustración 36: Criterios de búsquedas nota crédito

 3. Ingresando el número de factura a la cual se desea emitir la nota crédito.

30

Ilustración 37: búsqueda de nota crédito a emitir

Una vez generada la búsqueda según el criterio seleccionado, se visualiza en la parte inferior de
la pantalla listado con documentos emitidos.
Para visualizar la representación gráfica de la factura emitida a la cual se realizará nota crédito,
desde el listado haga clic sobre el número del documento. la factura es exhibida en el visor.

Ilustración 38: Ver representación gráfica de la factura a la cual se realiza la nota crédito
La ventana cuenta con el botón de <<Limpiar>>, el cual reestablece los parámetros seleccionados
y borra toda información que haya sido ingresada, mostrando formulario en blanco para iniciar
proceso.
31
1. Haga clic en el icono .
Una vez se localice la factura, ésta debe ser visualizada y seleccionar la opción Generar Nota
Crédito.

Ilustración 39: Criterios de búsqueda de representación gráfica nota crédito

2. Observe que en la parte superior se le indica el número, fecha y otros datos relevantes de
la factura. Luego proceda a crear el documento que modificará la factura asociada.
 32

Ilustración 40: Editar nota crédito a factura asociada

3. Haga clic en el botón <<Guardar y Enviar>>

Al confirmar la emisión del documento, la Nota Crédito se exhibe en el visor y se efectúa el

proceso de entrega al adquiriente por medio de email.
Observe que la Nota de Crédito contiene el número de la factura afectada, tal y como lo
reglamenta la DIAN.
Las notas créditos generadas pueden ser consultadas desde el listado de documentos emitidos.
 4.3.3 Representación gráfica de nota crédito
Inmediatamente se emite una nota crédito, ésta es exhibida en el visor interno. Para efectos de
una mejor explicación se analizará la información de la factura en la imagen a continuación:
33

Ilustración 41: Representación gráfica de nota crédito

Al igual que la factura de venta se visualiza una barra de herramientas con opciones para generar
a la nota crédito.
Al hacer clic en la siguiente opción se despliega ventana en la parte superior derecha donde
se visualiza detalles de la nota y la línea de tiempo para conocer el estado de la misma.
 34

Ilustración 42: Línea de tiempo, nota crédito

4.4 NOTA DÉBITO

Una nota crédito es un documento que se efectúa “sobre” una factura, este documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés
por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta. Por lo tanto, para efectuar una Nota Crédito se debe identificar la factura para continuar
proceso.
Para acceder a la opción de facturación y generar la emisión de notas débito se deben realizar
los siguientes pasos:
1. Haga clic en el módulo de DOCUMENTOS, luego en la opción NUEVO y seleccione el tipo
de documento Nota débito.

Ilustración 43: Nueva nota debito

 2. Llene los campos de búsqueda que muestra la ventana y seleccione la factura a la cual le
va a generar la nota crédito.

35

Ilustración 44: Criterios de búsqueda nota debito

3. Haga clic en el icono que aparece del lado izquierdo de cada factura y genere la nota
crédito.

Ilustración 45: Criterios de búsqueda nota débito, asociada a la factura

La funcionalidad de esta opción es igual a la explicación brindada para la emisión de notas crédito.