II Jornadas Nacionales de Bibliotecas Universitarias

26 y 27 de agosto del 2005 - Trujillo, Perú

Criterios de evaluación de sistemas integrados para bibliotecas

durante la fase de selección en un proyecto de automatización
Raúl Alejandro Sifuentes Arroyo
rasifuen@pucp.edu.pe
Pontificia Universidad Católica del Perú

Consideraciones previas:

¿Qué es un sistema integrado?

Un sistema integrado para bibliotecas permite automatizar las funciones
inherentes al trabajo en una biblioteca, desde la adquisición de
materiales, pasando por la catalogación y otros módulos, hasta la
circulación de los mismos. Este interactúa con el usuario a través del
catálogo en línea.

El desarrollo constante de la tecnología en el ámbito de las bibliotecas

ha establecido los siguientes componentes como estándares de los
sistemas integrados:

- Total soporte a las funciones tradicionales de las bibliotecas.

- Interfaces gráficas de usuarios (GUI)
- Capacidad para integrar productos de contenido electrónico de
distintos proveedores.
- Servidores Web con conexión directa.
- Acceso remoto a los servicios de biblioteca.
- Total cumplimiento de los estándares internacionales: formatos de
descripción bibliográfica, intercambio de información, protocolos de
comunicación, etc.)
- Motores de búsqueda poderosos y flexibles.
- Capacidad de integración con otras bases de datos de la institución.
- Uso de tecnología abierta a las innovaciones tecnológicas futuras.

Recomendamos la publicación Integrated library systems de Emily

Gallup Fayen (2004). Aquí encontramos la descripción detallada de
todos los componentes de un sistema integrado para bibliotecas. Resulta
una buena introducción al tema.

¿Catálogo automatizado o biblioteca automatizada?

Es una primera pregunta cuya respuesta puede guiar nuestro proceso de
selección. Personalmente he podido darme cuenta que hay quienes
piensan que la automatización de una biblioteca consiste en tener un
catálogo electrónico solamente. Es un hecho que con esta idea el
primer objetivo sea conseguir el software adecuado para empezar a
alimentar nuestro catálogo y esto camina solo. Con esto obtendremos
sólo eso: un catálogo automatizado pero no una biblioteca automatizada.
Circunscribiéndonos a los sistemas integrados, entonces estaremos
hablando de la automatización integral de una biblioteca, lo cual supone

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considerar todos los procesos inherentes, o al menos los más

importantes, al trabajo realizado en una biblioteca.

Preparándonos para la evaluación:

Antes de evaluar los sistemas integrados que tenemos como candidatos, es
muy recomendable evaluar nuestro potencial en los siguientes términos:

- Número y tipo de nuestro público objetivo.

- Tamaño y tipo de nuestras colecciones.
- Número de personal de la biblioteca y clasificación según funciones.
- Volumen de trabajo.
- Presupuesto.
- Infraestructura tecnológica:

o Es importante echarle una mirada a la infraestructura de la

biblioteca, pues esta debe ser la adecuada para la instalación
del software que vayamos a escoger: se requiere tener una
red montada en el edificio de la biblioteca.
o Por más pequeño y sencillo que sea el software, se va a
requerir de un computador central o servidor donde éste será
instalado y donde se almacenen los datos. Gran parte del
costo del servidor estará en relación al sistema operativo que
necesite el software para funcionar. Hay proveedores que
ofrecen su software para distintos sistemas operativos,
permitiendo a sus clientes ampliar sus criterios de selección en
relación a sus economías y al soporte técnico en hardware
que ya tienen o que necesitarían implementar.

- Soporte técnico para la infraestructura tecnológica:

o Se debe contar con personal especializado en soporte técnico

para apoyar las labores o tareas no incluidas en el soporte
técnico del proveedor (redes, servidor, terminales, entre otros).
o Si la biblioteca no cuenta con la infraestructura ni el personal
adecuado, entonces no se necesita un software potente, algo
básico y más barato es una buena opción.

En resumen, debemos evaluar la capacidad de nuestras instituciones para

saber si estamos en condiciones de adquirir e implementar un sistema
integrado, los cambios que ello implica en la manera de trabajar y dar los
servicios.

Búsqueda y evaluación de proveedores de software: recomendaciones

para explorar el mercado y delimitar nuestra búsqueda

- Una vez que se ha llegado a determinar lo que se necesita

realmente, es hora de explorar las múltiples ofertas del mercado. Un
buen inicio es consultar las reseñas y las especificaciones de
software que aparecen en revistas especializadas o en Internet.

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- Es una buena práctica contactarse con otras bibliotecas que ya

tienen proyectos de automatizaciones en marcha y preguntar sobre
sus experiencias como usuarios, que resalten las bondades y
deficiencias.

- Si hemos llegado a determinar que necesitamos un software

complejo y potente, es bueno considerar el mercado anglosajón.

- Marshall Breeding, Director for Innovative Technologies and

Research de la Biblioteca Jean and Alexander Heard de la
Universidad de Vanderbilt (Tennessee, Estados Unidos de
Norteamérica) ha publicado estudios anuales del mercado
norteamericano de proveedores de software para bibliotecas desde el
2002 en la revista Library Journal. Los estudios nos muestran la
dinámica del mercado en términos de nuevas ventas anuales,
generales y específicas (por tipos de biblioteca), el número total de
bibliotecas donde funcionan cada uno de los sistemas, las
migraciones de un sistema a otro. Asimismo, se da cuenta de las
fusiones y absorciones de las empresas.

- El 2004, Library Technology Reports publicó el perfil de empresas

proveedoras norteamericanas. Estos perfiles nos dan información
sobre el estatus de las mismas, su personal directivo, así como su
historia y experiencia en el campo. Las empresas reseñadas son las
siguientes: Dynix, Endeavor Information Systems, Ex Libris Inc., GIS
Information Systems Inc., Innovative Interfaces Inc., The Library
Corp., Sirsi Corp. and VTLS Inc. En abril de 2005. Library Journal
hizo lo mismo. La comparación de ambos estudios nos da una idea
de la dinámica del mercado en el último año.

- Asimismo, Library Technology Reports publicó un estudio

comparativo de distintos sistemas integrados en los siguientes
términos: diseño general del sistema, sistemas operativos, opciones
de bases de datos y la adherencia a los estándares.

- Una vez ubicados los potenciales candidatos, es hora de evaluar a

los proveedores.

o Empecemos a limitarnos a aquellos especializados en

software para el tipo específico de biblioteca al que
representamos.

o Consideremos a aquellos que tienen una buena reputación en

el mercado. Por lo general las empresas pequeñas terminan
siendo absorbidas por las más grandes.

o Tomar en cuenta el número de nuevas ventas durante los

últimos años, así como las ganancias y ventas brutas.

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o Estos datos estadísticos nos darán una idea de la estabilidad

financiera de la empresa. Aquellas que han tenido pérdidas en
los últimos años por lo general terminan siendo compradas por
otras o desaparecen del mercado.

o Revisar el tipo de productos que han desarrollado en los

últimos años. Esto nos habla mucho sobre su dedicación al
desarrollo de nuevos productos y conocimiento de las últimas
tendencias en el campo. Hay múltiples artículos en revistas
especializadas donde se reseñan los nuevos productos de los
proveedores.

o Indagar con los clientes de los proveedores sobre el soporte

técnico que reciben de ellos, considerar tiempos de respuesta
y cantidad de personal dedicado a esta labor.

o Lib-web-cats (http://www.librarytechnology.org/libwebcats/) es
un directorio de bibliotecas a nivel mundial mantenido por
Marshall Breeding. Lo interesante de este sitio es que
podemos hacer búsquedas de bibliotecas tomando como
criterio, entre otros, el sistema informático que usan. Es una
buena herramienta si se quiere evaluar los catálogos en línea
ya funcionando, cuyos fabricantes estemos considerando
contactar.

La Solicitud de propuesta (Request for Proposal o RFP): herramienta para

la evaluación:

Durante esta etapa de la selección se estila y se recomienda la elaboración de

una Solicitud de propuesta (Request for Proposal o RFP) para ser enviada a los
proveedores de software. Aquí la biblioteca prepara un documento detallado
sobre lo que se debe y desea tener en el sistema. Las respuestas por parte de
los proveedores a las RFP nos darán todos los elementos necesarios para
decidirnos finalmente por un software. Aunque la propuesta más económica por
parte de los proveedores podría tener un peso significativo en la decisión final,
la elaboración de una RFP nos da una visión detallada de todo lo que
queremos en el sistema que deseamos implementar.

Para elaborar la RFP, es recomendable tener en cuenta lo siguiente:

- Como paso inicial debemos establecer prioridades dentro de

nuestras necesidades, elaborar un listado de todo lo que esperamos
del software.

- Existen varios ejemplos de RFPs en la Internet. Muchas bibliotecas

publican sus RFPs finales en la Web para ayudar a otras bibliotecas
en este proceso. Revisar estos ejemplos nos ayudará a comprender
todos los elementos que se requieren para su correcta elaboración. A
nuestro parecer, uno de los más claros e instructivos es el que

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publicó Library Technology Reports en el 2003. Sobre este modelo

basaremos nuestra explicación de las secciones que conforman una
RFP.

- Si no se cuenta con los conocimientos técnicos suficientes para su

elaboración, es recomendable la contratación de un consultor. Es
imprescindible contar con personal experto en tecnologías de la
información en el comité a cargo del proyecto de automatización. Con
su ayuda, podremos canalizar y comunicar mejor nuestros
requerimientos en la RFP.

- Tener en cuenta que el costo está en relación a la complejidad o a la

cantidad de módulos del mismo.

- Es común que los proveedores de software vendan sus productos

por módulos: un módulo es una parte del software que ejecuta tareas
específicas y relacionadas entre sí como puede ser el módulo de
adquisiciones o el de circulación.

- El módulo básico e imprescindible es el de catalogación, es en torno

a él que gira el resto de módulos. Se puede decir que es la esencia
de todo software de automatización de bibliotecas. Se puede
empezar con un par de módulos e ir comprando el resto en la medida
de nuestras posibilidades y necesidades.

Secciones de una RFP:

- Sección I: Instrucciones a los proveedores. – Esta sección debe

explicar brevemente las razones por las cuales estamos interesados
en adquirir un sistema automatizado, la funcionalidad que esperamos
de él. Asimismo, aquí establecemos las reglas y criterios básicos
para las respuestas de los vendedores.

- Sección II: Requerimientos generales del sistema. – Aunque muchas

de las características técnicas del sistema se detallan en otras
secciones de la RFP, es aquí donde la biblioteca expone sus
necesidades más generales en términos de hardware, tamaño del
sistema, configuraciones, velocidad, plataformas, periféricos,
seguridad, idioma, capacitación, servicios, estándares, entre otros.
Aquí debemos especificar los módulos que deseamos tener. Los
básicos son: adquisiciones, control de publicaciones seriadas,
catalogación y control de autoridades, circulación e inventario, y el
catálogo en línea. El RFP Writer’s Guide to Standards for Library
Systems, publicado por la National Information Standards
Organization (NISO) Press, resulta muy útil para determinar qué
estándares queremos que cumplan los módulos solicitados. Entre los
principales estándares podemos mencionar el formato MARC 21 para
registros bibliográficos y autoridades, NISO Circulation Interchange
Protocol (NCIP), Electronic Data Interchange (EDI), Z39.50, entre
otros. Esta guía nos muestra ejemplos de cómo debemos expresar

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nuestros requerimientos de estándares en cada uno de los módulos

de un sistema integrado.

- Sección III: Requerimientos funcionales detallados.- En esta sección,

que es la más recargada de la RFP, la biblioteca expone al vendedor
en detalle lo que espera que haga el sistema.

- Sección IV: Requerimientos mínimos de hardware. – Aquí indicamos

al vendedor con qué configuraciones de hardware debe funcionar el
sistema.

- Sección IV: Soporte técnico del vendedor. – Las especificaciones del

soporte técnico del vendedor deben ser muy cuidadosamente
expuestas. Aquí la biblioteca debe delinear las responsabilidades de
instalación y soporte del sistema. Especificar las responsabilidades y
roles de ambas partes en la instalación, la migración de datos, la
capacitación al personal, el mantenimiento del sistema después de la
instalación y los costos anuales por mantenimiento.

- Sección VI: Aceptación y confiabilidad. – Aquí se le indica al

vendedor cómo la biblioteca evaluará el éxito de la instalación del
producto, así como también, las responsabilidades del vendedor
después que el sistema ha sido instalado.

Conclusiones
- Es una buena medida realizar una evaluación de nuestras
capacidades como biblioteca en términos financieros, de recursos
humanos y de infraestructura tecnológica. Aquí nos daremos cuenta
si un proyecto de automatización es viable o no en nuestras
instituciones.

- Determinada la viabilidad de nuestros proyectos, es fundamental la

exploración del mercado de software para bibliotecas. Hay muchos
estudios actuales al respecto que nos darán los elementos de juicio
necesarios para determinar los potenciales proveedores con los que
trabajaremos en esta etapa de selección.

- La elaboración de una RFP constituye un excelente ejercicio para

exponer y ordenar los detalles y condiciones al vendedor. Hay que
ser muy cuidadosos en su elaboración ya que aquí establecemos las
pautas que conducirán nuestra evaluación final. La RFP sigue siendo
una herramienta imprescindible en la etapa de selección de un
proyecto de automatización.

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Bibliografía consultada:

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Gradual Evolution. En: Library Journal, April 1, 2005. Vol. 130
Issue 6, pp. 42-48

- Breeding, Marshall
Migration Down Innovation Up. En: Library Journal, April 1, 2004.
Vol. 129 Issue 6, pp. 46-58

- Breeding, Marshall and Carol Roddy

The Competition Heats Up. En: Library Journal, April 1, 2003. Vol.
128 Issue 6, pp. 52-62

- Breeding, Marshall
Capturing the Migrating Customer. En: Library Journal, April 1,
2002. Vol. 127 Issue 6, pp 48-53

- Gallup Fayen, Emily

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http://www.dekker.com/servlet/product/DOI/101081EELIS1200086
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- Hodgson, Cinthya
The RFP Writer’s Guide to Standards for Library Systems. NISO
Press : Maryland, 2002. 80 p.

- Library Journal
Company profiles. En: Library Journal, April 1, 2005, Vol. 130
Issue 6, pp 47-53

- Library Technology Reports

Company profiles. En: Library Technology Reports, Jan. / Feb.
2004, Vol. 40 Issue 1, pp 23-47

- Library Technology Reports

Functional and technical comparisons. En: Library Technology
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- Waller, Nicole
The model RFP. En: Library Technology Reports, Jul. / Aug. 2003,
Vol. 39 Issue 4, pp 20-31