MANUAL BÁSICO DE GESTIÓN DEL TIEMPO

¿POR QUÉ ES RELEVANTE ORGANIZARNOS?

El autoconocimiento, los hábitos y la disciplina son elementos claves para poner en prácticas
métodos de organización y sus instrumentos. A continuación, revisaremos brevemente cómo los
hábitos inciden en la disciplina, para finalizar con algunos métodos de gestión del tiempo y los
instrumentos que pueden ser aplicados a esto.

PARTAMOS CON UN RESUMEN: PASOS CLAVES PARA

ORGANIZARNOS
A continuación, te presentamos un diagrama que explica los primeros pasos para organizarnos, cada
uno detallado en la presente guía.

EL AUTONOCIMIENTO
El autoconocimiento resulta
una de las competencias claves para el desarrollo de diversas capacidades de las personas. Así,
podemos identificar tanto fortalezas como áreas en las que existen oportunidad de mejora personal.

En la organización, el autoconocimiento es clave para entender qué nos motiva, cuáles son las
actividades que realizamos con menor dificultad, cuáles son nuestros tiempos y de qué manera
podemos sacar máximo provecho a nuestras rutinas.

Por ejemplo, hay personas que les resulta mucho más fácil concentrarse por la mañana; mientras
que otras, poseen mayor grado de atención durante la tarde. Este tipo de elementos nos ayudan a
tomar mejores decisiones en cuánto a nuestras tareas y hábitos, los cuáles revisaremos a
continuación.

LOS HÁBITOS
Los hábitos según la RAE se definen como: Modo especial de proceder o conducirse adquirido por
repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas. Así se puede
evidenciar que un hábito puede ser tanto instintivo, pero que también pueden ser aprendidos.

¿Cómo podemos aprender e introducir hábitos a la rutina?

Tal cómo explica el vídeo realizado por nuestro equipo, basado en el libro “Hábitos atómicos” de
James Clear el hábito se compone de 4 partes fundamentales:

1. Señal (externa o interna).

2. Anhelo
3. Respuesta
4. Recompensa

INCORPORANDO UN NUEVO HÁBITO

PASO 1: ¿QUÉ HÁBITOS POSEES ACTUALMENTE?

Te invitamos a realizar una lista de tus hábitos diarios y cuáles de ellos consideras positivos,
negativos o neutros. Te recomendamos anotarlos en una hoja, pero si no puedes sólo piénsalos, lo
importante es identificarlos claramente.

PASO 2: ¿CÓMO APRENDEMOS UN HÁBITO?

Para comenzar a incorporar nuevos hábitos tenemos que seguir la regla de oro que muestra 4
características que debemos considerar:

1. Obvio: Para esto lo que se hace es incorporar el hábito nuevo, después de uno que
tengamos ya incorporado. Por ejemplo, lavarse los dientes es un hábito que siempre
realizamos. Entonces podríamos agregar luego de esta actividad, redactar 5 líneas de un
artículo. Así con el tiempo, parecerá lógico realizarlo de inmediato.
2. Atractivo: Esto implica cuestionar cómo adaptamos nuestro entorno al hábito. Por ejemplo,
unirse a grupos de personas con metas parecidas, y practicar este hábito en conjunto o
también, crear un ritual motivador para este hábito, incorporando otro hábito positivo. Por
ejemplo, lavarse los dientes, escribir 5 líneas del articulo y finalmente, tomarse un café.
 3. Sencillo: Un hábito
sencillo es la clave al éxito para que este permanezca en nuestro sistema, así tenemos que
disminuir el número de pasos asociado a ese hábito nuevo, mantenerlo lo más simple
posible. Por ejemplo, si mi deseo es escribir esas 5 líneas del artículo, puedo tener
disponible siempre un espacio para trabajar limpio y ordenado, con el fin de lavarme los
dientes y sentarme a escribir.
4. Satisfactorio: Para ello debemos integrar recompensas inmediatas luego de terminar ese
hábito, por ejemplo, darnos cuenta que al final de este hábito se redujo nuestro estrés, o nos
sentimos más realizados.

A la inversa, todos los pasos anteriores se aplican para eliminar hábitos que consideremos
negativos, es decir, debemos hacerlo menos obvio, menos atractivo, sencillo y menos satisfactorio.

AHORA ¿CÓMO PARTIR?: METODOLOGÍA BÁSICA

El siguiente paso lógico para lograr mejores niveles de organización, es incorporando las jornadas
de planificación dentro de nuestras rutinas, es decir, generando un hábito. Esto implica darte un
tiempo y un espacio para organizarte.

Esos espacios de organización deben funcionar a distintos niveles, como veremos a continuación.

Lo segundo es distinguir la diferencia entre proyectos, actividades y tareas.

PROYECTOS >> ACTIVIDADES >> TAREAS

Las tareas son la unidad mínima de acción de la planificación; un conjunto de tareas constituye una
actividad y finalmente, un conjunto de actividades forma un proyecto. En algunos casos y según
algunos autores, las actividades y tareas corresponden a acciones del mismo nivel, pero dependerá
de ustedes cómo deseen tomarlo.

Cada proyecto, además, responde a un objetivo general, por ejemplo, un proyecto de decoración
responde al objetivo de mejorar los espacios que habito, y esto responde a un propósito, como por
ejemplo, aumentar mi calidad de vida.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN
La organización funciona a distintos niveles, cuyas actividades, tareas y acciones también van
cambiando de escala a medida que se avanza. Cómo mínimo debemos considerar estas tres escalas:

- MENSUAL: A esta escala deberían ir hitos grandes y que consideremos relevantes a nivel
mensual: Cumpleaños, reuniones planificadas, entregas, pruebas, tareas, entre otras.
Debemos dedicar un día al comienzo del mes esta actividad, la cual por supuesto puede ir
variando o agregando eventos según corresponda. Es importante, definir previamente qué
tipo de eventos irán en esta escala, si serán tareas, actividades o proyectos (ver apartado de
GTD). Se recomienda trabajar a nivel de actividad.
- SEMANAL: Esta escala intermedia, permite visualizar la semana de comienzo a fin, para
cada uno de nuestros proyectos, resulta conveniente establecer metas semanales que iremos
cumpliendo a través de las actividades o tareas diarias.
 - DIARIA: Considerar
entre 15 y 20 minutos diarios, según necesites, para visualizar actividades diarias.
Incorporando, las que quedaron pendientes ayer, las destinadas para hoy y las que se vienen
acorde a nuestra planificación semanal. Este tipo de organización puede responder a tareas
mucho más específicas y debe estar guiada por metas, completar un informe; tener al menos
3 reuniones; redactar 3 correos, entre otras.

Hay personas que también incluyen una organización semestral, sobre todo estudiantes, o anual,
quienes así lo requieran. Lo importante es que lo que escojas debe ser acorde a tu realidad, objetivos
e intereses.

Así, es importante que consideremos en nuestra rutina, y otorguemos por lo menos 20 minutos a
organizarnos. Probablemente, armar tu rutina mensual será una vez al mes; tu organización semanal
debiese ser los domingos por la tarde o lunes en la mañana y finalmente, tu organización diaria,
debe estar agendada para todos los días antes de comenzar tu jornada.

BITÁCORA: ELEMENTO CLAVE DE REVISIÓN

Es importante también, dentro de la rutina dedicar después de cada jornada de trabajo una revisión
de las actividades diarias, teniendo siempre a la vista tus calendarios mensuales y semanales. Ver
qué tareas realizaste; cuáles quedaron pendientes, qué problemas tuviste y cómo te sentiste
realizándolas. A esto le denominaremos bitácora diaria, y puede ser virtual o análoga (un cuaderno
o libreta) y nos sirve para analizar nuestros avances e incorporar mejoras en pos del
autoconocimiento.

RUTINAS DIARIAS, SEMANALES Y MENSUALES

Sirve mucho para partir, crearte una rutina sencilla para la planificación, esto puede ser mientras
tomas un café o disfrutas alguna actividad. Acá te recomendamos estos tres tipos de rutinas
señaladas en el título.

Te sugerimos tomar una hoja y un lápiz, con el fin de dibujar o escribir cómo sería tu rutina
perfecta, pensando en un escenario ideal. Luego, puedes ir adaptándola a tu contexto actual. En la
planificación ya sea de un proyecto, o una actividad, siempre es necesario partir por reconocer cuál
sería el escenario ideal. Te sugerimos, además, que esta rutina la pegues en algún lado de tu área de
trabajo, así siempre la tendrás presente.

¡No subestimemos el poder de lo visual!

Te queremos presentar un ejemplo de rutina diaria que puedes realizar y pegar en algún lugar que
siempre veas. Dentro de tu rutina laboral no olvides incluir siempre una revisión final de las cosas
que hiciste y analizar qué quedó pendiente para mañana.
Si, por ejemplo, Te levantas a las 8:00 AM, con esta rutina enfocada más a lo productivo puedes
estar terminando tu jornada a las 5:30 PM aproximadamente, dejando todo el tiempo para planificar
otras actividades más recreativas que contribuyan a mejorar tu calidad de vida.

Asimismo, puedes generar una semanal que incluya tu día de planificación o días que te dedicarás a
aprender algo o a hacer ejercicios específicos, y lo mismo en una escala mensual.

INSTRUMENTOS QUE PUEDEN AYUDARNOS

 INSTRUMENTOS
VERSUS MÉTODOS
Un método corresponde a una secuencia de pasos ordenados de manera lógica con el fin de
conseguir algún objetivo. Un instrumento en cambio es el que nos puede ser de ayuda para realizar
este método.

Por ejemplo, muchos respondieron que como método de organización utilizaban Google Calendar,
en ese caso es posible diferenciar que, Google Calendar es un instrumento o herramienta de
planificación, pero que en realidad el método es anotar de manera visual todos los eventos del mes.
Puedo incluso ir más allá, y asignar colores a éstos, por ejemplo, reuniones de trabajo rojo,
actividades de ocio en azul, entre otros.

Así, a continuación, queremos invitarlos a revisar algunos instrumentos para apoyar su gestión del
tiempo, ya sean en sus modalidades digitales como análogas.

Recuerden que todo es adaptable a sus necesidades, y que, lo más importante es ir probando qué es
lo que más me acomoda desde el autoconocimiento y la autoobservación constante.

PLANNERS
Todos los instrumentos que veremos pueden incluirse dentro de la categoría de planners. Los
planners pueden ser digitales, como carpetas o incluso dibujados por ti, si es que te gusta esta
actividad, puedes dejar los domingos para fabricar tus propios planificadores, así agregas a tu hábito
una actividad que te gratifica y como vimos en la sección de hábitos, esto puede ayudar a fomentar
tu hábito de planificarte.

Un planner corresponde a un conjunto de instrumentos que te ayuda a establecer tu metodología de

planificación.

CALENDARIOS
Mientras más visualicemos nuestras actividades o proyectos, mejor. Así, estaremos más conectados
con lo que tenemos pendiente, con lo que tenemos que hacer y con lo que se viene.

En ese sentido, es posible calendarizar mis actividades a través de planificadores diarios, mensuales
o semanales. Google calendar, por ejemplo, puede funcionar como un planificador digital, puedes
aprovechar de ingresar alarmas, entre otros.

Además, la herramienta de Google posee una opción que permite ayudarte a crear tus hábitos a
través de las metas.
La clave de esto, revisarlo día a día y tenerlos en un lugar visible.

Si eres más análogo, en internet hay cientos de planificadores gratuitos en PDF imprimibles, acá te
dejamos un ejemplo de planificador semanal y diario.
CHECK-LIST
Las check-list son listas de tareas o actividades en las que anotamos qué queremos hacer y vamos
tickeando a medida que so concretan.

Esta debe usarse con frecuencia diaria.

Una aplicación que además de generar notas rápidas (como post-it digitales) y en la que puedes
crear tus propias check list es Keep Notes, ésta además se vincula con tu calendar de la misma
plataforma.

NOTAS RÁPIDAS
Como vimos anteriormente, keep también puede ser un recipiente donde vamos dejando todas
aquellas ideas que van surgiendo.

Esto es clave para todos quienes han sido bendecidos con una mente creativa, pero que a veces
puede tornarse algo dispersa. Pues las ideas llegan y se van, fluyendo como el aire. Esto puede
generarnos frustración, por ende, una recomendación clave, es que cada vez que tengan esas ideas
anótenlas. Si están con su celular keep notes es buena opción, pueden categorizar en colores
dependiendo del tipo de idea (por ejemplo, si es una idea vinculada al huerto que tengo en mi casa o
si es alguna actividad con mis hijos, etc). Lo importante, es como siempre, dedicar un momento del
día a leerlas y organizarlas.
Y como no podemos subestimar el
poder de lo visual y análogo, para esto también siempre puede ser de utilidad los famosos post-it.
Podemos generar incluso un panel de ideas sueltas.

BITÁCORA
Como ya revisamos anteriormente, al final de cada una de mis jornadas debo dedicar tiempo a
registrar qué hice, qué me falta y que debo hacer mañana. Lo importante es que tu bitácora sea un
instrumento que vayas a tener a la mano.

Ya sea un Word, una nota de Keep Notes, o una libreta, es importante dedicar tiempo a rellenarla en
la tarde, y revisarla al otro día en la mañana, así podrás saber de inmediato, por ejemplo, con qué
actividades debes comenzar tu jornada, que son aquellas que faltaron del día anterior.

En SAM, utilizamos una bitácora digital, que corresponde a un Google Forms, la cuál responde a 4
preguntas guías:
1. ¿Qué actividades realizaste hoy?
2. ¿Qué problemas tuviste?
3. ¿Cómo te sentiste realizando dichas actividades?
4. ¿Qué actividades realizarás mañana?

La pregunta 1 sirve para medir tu avance, y la pregunta 4 nos sitúa de inmediato en qué cosas me
quedaron pendientes, esta pregunta es clave de revisar el siguiente día de mi jornada, puesto que
como dijimos antes, me advierte de cuáles son las actividades que debo realizar en el presente, para
continuar lo que estaba realizando con anterioridad, ahorrándonos tiempo.

Las preguntas 2 y 3, nos sirven para revisar y reflexionar respecto a cómo podemos mejorar y
adaptarnos en pos de ser productivo. Entonces, por ejemplo, si un problema recurrente es que sufro
de muchas interrupciones que me hacen perder la concentración, debemos pensar en métodos para
bajar estas interrupciones como el método Pomodoro, que veremos en el Bonus del presente
documento.

DEMASIADA INFORMACIÓN ¿CÓMO COMIENZO?

Sabemos que este documento puede parecer un poco abrumador, pero no queríamos que quedara
nada de lado, así que te recomendamos que vayas muy de a poco incorporando la planificación en
tu vida, incorporando hábitos sencillos y cortos, como, por ejemplo, partir sólo con tomarte 20
minutos de tu jornada diaria en organizarte. Luego, puedes ir incorporando 20 minutos al final, para
revisar tus tareas. Puedes partir con métodos análogos y visuales, para finalmente digitalizar este
proceso, en caso de ser necesario. Lo importante es generar el hábito, y con ello la disciplina.

BONUS TRACK: MÉTODOS COMPLEMENTARIOS

GTD: GETTING THINGS DONE

Queremos compartir con ustedes este método que plantea que la mente es para crear y no para
retener. David Allen propone esta secuencia lógica de pasos para ordenar y gestionar mis
actividades.
Les dejamos la explicación en este link.

MÉTODO POMODORO
El método pomodoro fue creada para mejorar la administración de nuestro tiempo dedicado a
actividades, y fue desarrollado por Francesco Cirillo. Quien inspirado en el reloj de cocina en forma
de tomate, plantea que nuestra jornada debe ser fragmentada en estructuras de 25 minutos cada una,
atendiendo a los niveles de concentración máxima que puede tener la mente humana.

Cada fragmento de 25 minutos se denomina pomodoro, y está interrumpido por un descanso de 5

minutos, pues la técnica se basa en que las pausas frecuentes son capaces de aumentar la
productividad.

Así, cada 4 pomodoros, se debe incorporar una pausa más larga, de 20 a 30 minutos.

Las reglas son, asignas objetivos y actividades a cada pomodoro. Cuando comienzas tu pomodoro,
pones una alarma de 25 minutos o más, según sea tu propia concentración. La clave es que en estos
25 minutos, tu cerebro debe estar concentrado sólo en la tarea o actividad que asignaste hasta que
suena la alarma. Para finalmente, tomar tu merecido descanso.

Se destaca la importancia de poner la alarma, girar un reloj de cocina o una alarma análoga, pues
este acto nos motiva a sacar el mayor provecho en 25 minutos.

INTEGRANDO MÉTODOS E INSTRUMENTOS

Queremos compartir este video que resume todas las cosas expuestas en este documento y que
busca ser un ejemplo de una rutina de organización diaria para quienes lo necesiten.

Si tienen preguntas no duden en escribirnos a nuestro correo oficial:

sam@limbic.cl