19/06/2020

Carta de proyecto y Gantt

El problema de hacer proyectos es que no se ha definido correctamente

Metas
Deleite del cliente,
Rentabilidad sostenida
Competitividad
Beneficio social, empresarial y personal

Equipo motivado
Velocidad Calidad
o Andon
o Flujo continuo o Jidhoka
o TPM o Poka Yoke
o Preparaciones o 6 Sigma
rápidas o AMEF
o Sistema pull o Solución de
Enfoque en la restricción problemas
(TOC)
Estabilidad: Orden y limpieza (5S), Gestión visual (Andon),
Trabajo Estándar.
Liderazgo: Estrategia (Hoshin Kanri), Estructura (Cadenas de Valor),
Desarrollo de Talento, Gestión de proyectos y Gestión por Procesos (VSM).
Fuente: Lean Company, Luis Socconini

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Filosofía
En el libro “The Toyota Way”, de Jeffrey K. Liker; se desarrollan las 1. Toma de decisiones a largo plazo
14 principios del modelo en 4 niveles fundamentales:
Proceso
2. Crear flujo continuo
3. Usar sistemas “pull”
4. Nivelar la carga de trabajo
Filosofía (Dirección) 5. Calidad a la primera
6. Estandarizar procesos
7. Control visual
Procesos 8. Sólo tecnología confiable

Desarrollando personas y proveedores

9. Desarrolle líderes
Personas y proveedores 10. Respete, Desarrolle y desafíe al personal
(difunda la filosofía)
11. Respete, Desarrolle y desafíe a sus
proveedores
Resolver problemas
Resolver problemas genera aprendizaje
12. Vaya al lugar de los hechos
13. Tome decisiones
14.Aprenda mediante Kaizen

Al terminar esta sesión, los líderes de las Empresas e Instituciones serán capaces de:

1. Desarrollar la carta de proyecto y conocer los

elementos claveque lacomponen.

2. Desarrollar un Gantt para establecer las actividades

típicasdeun proyecto.

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I. ANTECEDENTES
II. ¿QUÉ ES DEFINICIÓN DE PROYECTOS
III. BENEFICIOS
IV. ELEMENTOS

Los proyectos son

parte de la
ejecución táctica de
la estrategia.

Todas las empresas

llevan a cabo
proyectos de algún
tipo.

Generalmente los
proyectos no están
vinculados con las
estrategias del
negocio.
Por consecuencia el
proyecto tiende a
fracasar, porque no
han sido planteados
correctamente.

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Es la planificación y documentación
inicial para tener claro el objetivo,
alcance, resultados esperados y
problemas que deseamos resolver.

Se establecen los elementos que

utilizaremos para comparar la
situación inicial con los entregables y
resultados del proyecto.

Sin una buena definición, no se sabe si

los resultados logrados fueron
realmente los deseados.

Proyectos alineados Mejorar la toma de

a la estrategia del decisiones
negocio

Proyectos acorde a la Identificar

capacidad de RR.HH oportunidades de
mejora

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Carta de Proyecto

Gráfico de Gantt

Carta de Proyecto - Procedimiento

1. Definir el caso de negocio o declaracióndel problema.
2. Describir el propósito del proyecto (CTQ’sa trabajar).
3. Establecer la línea base (condiciónactual).
4. Describir el objetivo del proyecto.
5. Establecer el ahorro yalcance.
6. Formación delequipo.
7. Establecer los recursos necesarios paracompletarlo.
8. Establecer los métricos.

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Carta de Proyecto
1. Definir el caso de negocio o declaración del problema
El uso de la herramienta “Casode Negocio” ayuda a:

• Identificar las áreas problema o mejora del negocio.

• Provee una descripción resumida de las características

de una situación. (Dónde)

• Estima el valor (impacto económico negativo) del

problema.

Carta de Proyecto
1. Definir el caso de negocio o declaración del problema
¿ Qué es el Caso de Negocio ?
Es una definición generaldel área de oportunidad asignada al equipo del proyecto.
Como compañía, el desempeño de nuestro ____________ para el área __________ no
está cumpliendo __________. Esto está causando problemas de ____________, los
cuales cuestan alrededor de _____________ dólares por año.
Ejemplo
Como compañía, el desempeño de nuestras cuentas por cobrar para el área de facturación no
está cumpliendo la meta de 47 días de pago. Esto está causando problemas de falta de liquidez y
presupuesto, los cuales cuestan alrededor de $ 4 millonesde dólarespor año.

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Carta de Proyecto
2. Describir el propósito del proyecto (CTQ’s a trabajar)

CTQ Crítico para laCalidad

Un CTQ es una Característica de un Producto o Servicio, la cual satisface un

Requerimiento Crítico delCliente.

• Se elabora el análisis de la voz del cliente, en el cual se obtienen las características críticas
del mismo. Se evalúan todas aquellas que serán mejoradas según el caso de negocio o
alguna otra prioridad establecida por el cliente o la empresa.

Carta de Proyecto
2. Describir el propósito del proyecto (CTQ’s a trabajar)
2.CTQ´s
Como compañía, el desempeño de nuestra puntualidad Asignamos las
de entregas para el área de productos alimenticios no Entregas a tiempo
CTQ’s (Y’s)
está cumpliendo la programación ni los costos obtenidas en el
establecidos. Esto está causando problemas de falta de Precio razonable proceso de
espacio, envíos tarde y costos de calidad, los cuales generaciónde
cuestan alrededor de $ 800,000 dólares por año. Frescura del críticos
producto

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Carta de Proyecto
3. Establecer la LíneaBase
¿Qué tan malo es lo malo ?
• Aquí se puede tener una idea de la magnitud del problema o área de mejora.
• Se debe expresar en un nivel con unidades:
• Horas, pedidos, % tarde, etc.
• Se debe demostrar el desempeño actual (Baseline) para el cual se desea un
nivel de desempeño (Objetivo).
• Verifique que la información es de largo plazo cuando se estima la línea base.

Carta de Proyecto
3. Establecer la LíneaBase

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Carta de Proyecto

4. Objetivos delProyecto
El objetivo es una declaración más específica de las salidas deseadas del problema.
Puede utilizarlasiguienteguía:

• DPMO actual es de 10,000, elobjetivodebe ser mejorarloa1,000 o menos.

• DPMO actual es 1,000, elobjetivoserá500 DPMO.
• Tiempode entregade 20 días a5 días.
• OEE de67 % a 75 %.

Carta de Proyecto
4. Objetivos delProyecto
2.CTQ's 3. LINEABASE 4.OBJETIVO
Entregas a
Como compañía, el desempeño de nuestra 85 % 95 %
tiempo
puntualidad de entregas para el área de productos
alimenticios no está cumpliendo la programación ni Precio $ 120.00 $ 100.00
los costos establecidos. Esto está causando problemas razonable
de falta de espacio, envíos tarde y costos de calidad, los
cuales cuestan alrededor de $ 800,000 dólares poraño. Frescura del Bueno Excelente
producto

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Carta de Proyecto
5. Establecer el ahorro
2.CTQ's 3. LINEA BASE 4.OBJETIVO 5.AHORRO
Como compañía, el desempeño de
Entregas a tiempo 85 % 95 % $ 800,000
nuestra puntualidad de entregas para el
área de productos alimenticios no está
cumpliendo la programación ni los costos Precio razonable $ 120.00 $ 100.00 $ 20,000
establecidos. Esto está causando
problemas de falta de espacio, envíos
tarde y costos de calidad, los cuales Frescura del Bueno Excelente $ 10,000
cuestan alrededor de producto
$ 800,000 dólares por año.

Se debe describir en términos monetarios los ahorros que pueden establecerse en la definición del proyecto.

Carta de Proyecto
6. Formación delEquipo

Una efectiva formación del equipo es crucial para que

los dueños del proceso logren comprar el proyecto.

Habilidades múltiples y complementarias para

alcanzar la meta común

Invitar expertos y dueños del proceso al equipo

Interacción entre miembros en función el número de

integrantes

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Carta de Proyecto
7. Establecer los recursos necesarios paracompletarlo
Los recursos se refieren a las necesidadesde:
• Equipo ypersonas.
• Bases dedatos.
• Personas noincluidas en el equipo.
Ejemplos:
• Base de datos de cuentas por pagar.
• Registro de mantenimiento deequipos.

Carta de Proyecto
8. Establecer Métricos yEntregables
Existen varios tipos de entregables en los Proyectos:
• Reducción en costos demateriales.
• Incremento de ventas debido a la mejora en capacidad.
• Reducción de mano deobra.
• Reducción de WIP(inventario en proceso).
• Reducción deaccidentes.
• Reducción de consumibles (papel, aceite,pegamento).
• Reducción de costos demantenimiento.
• Reducción en el tiempo deentrega.

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Gráfica de Gantt

Es una herramienta que permite mostrar

gráficamente la planificación de las tareas
necesarias para la realización de un proyecto

Esta herramienta fue inventada por Henry L

Gantt en 1917

Permite representar el plan y el avance de un

proyecto de manera gráfica y definir cada tarea o
actividad.

Gráfica de Gantt - Beneficios

Programar Cumplimiento de
actividades un proyecto en un
tiempo establecido

Determinar el Asignar
avance en responsabilidades
cualquier momento de cada ejecución

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Gráfica de Gantt - Ejemplo

Eje Vertical: Las actividades que

constituyen el trabajo aejecutar

GANTT DE PROYECTO LEAN SIX SIGMA

PROYECTO #
Duración Inicio Fin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Eje Horizontal: un calendario
DEFINIR
Definir el proyecto, desarrollo de la carta de proyecto
13
7
01/01/2008
01/01/2008
14/01/2008
08/01/2008
o escala de tiempo definido en
Definir el proceso y métricos del problema
Formación del equipo
3
2
04/01/2008
06/01/2008
07/01/2008
08/01/2008
términos de la unidad más
Aprobación del proyecto 1 07/01/2008 08/01/2008
adecuada al trabajo que se va
La posición de cada
MEDIR 16 07/01/2008 23/01/2008
Describir el proceso
Medir el desempeño del proceso
2
2
07/01/2008
09/01/2008
09/01/2008
11/01/2008
a ejecutar: hora, día, semana,
Evaluar el sistema de medición
Definir la línea base
2
10
11/01/2008
21/01/2008
13/01/2008
31/01/2008
bloque en el diagrama mes, etc.
Revisar y actualizar estatus del proyecto
ANALIZAR
0
28
21/01/2008
21/01/2008
21/01/2008
18/02/2008
indica el inicio y fin de
Analizar el proceso
Analizar las fuentes de variación
8
10
21/01/2008
31/01/2008
29/01/2008
10/02/2008
la actividad
Determinar las variables significativas 10 10/02/2008 20/02/2008
Revisar y actualizar estatus del proyecto 0 10/02/2008 10/02/2008
MEJORAR 25 10/02/2008 06/03/2008
Determinar nuevas condiciones de operación 10 10/02/2008 20/02/2008
Estimar los beneficios para el proceso mejorado 5 15/02/2008 20/02/2008
Determinar y ajustar los modos de falla 5 15/02/2008 20/02/2008
Implementar y verificar los cambios al proceso 5 20/02/2008 25/02/2008
Revisar y actualizar estatus del proyecto 0 20/02/2008 20/02/2008

CONTROLAR 17 20/02/2008 08/03/2008

Implementar acciones de control 9 20/02/2008 29/02/2008
Implementar plan control con el dueño del proceso 2 22/02/2008 24/02/2008
Implementar plan de análisis mensual de logros 5 22/02/2008 27/02/2008
Documenta lecciones aprendidas 1 23/02/2008 24/02/2008
Terminación formal del proyecto 0 23/02/2008 23/02/2008

Cada actividad se representa

Introducir el numero de días que durará mediante un bloquerectangular
la intervención de la actividaddescrita cuya longitud indica suduración

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