El Arte de Crear Experiencias - Servicio de Excelencia
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insight
Documento de consulta gratuito para el uso exclusivo del/a Prof. Gustavo Canepa, 2014-02-20
Un modelo de servicio
para la excelencia cultural
Por BEATRIZ MUÑOZ-SECA
U
na hilandería de algodón del siglo neo, y así, en cierto modo, formar parte de la
XIX se ha convertido en el epicen- colección.
tro del arte contemporáneo de la En Nueva York, la Times Square Alliance
ciudad alemana de Leipzig. Más unió a los comercios locales y las galerías de
de cien artistas viven y trabajan en este com- arte durante la Armory Arts Week de 2011. La
plejo, conocido como Spinnerei, que com- iniciativa permitió la instalación de esculturas
prende galerías, talleres de grabado, estudios en espacios al aire libre y dio a conocer la obra
de arquitectura e incluso un cine. Es también de artistas locales a un público más amplio.
el escenario de las fiestas Bimbotown del bri- Son solo dos ejemplos de lo que un número
tánico Jim Whiting, que combinan música, creciente de instituciones culturales de todo
actuaciones y muestras de arte europeo. Los el mundo está haciendo como respuesta a
visitantes de la ciudad pueden alojarse en el los drásticos cambios en el entorno. Las ins-
hotel Paris Syndrom, diseñado por Jun Yang tituciones que dependen de la financiación
e instalado en el Museo de Arte Contemporá- pública empiezan a pasar apuros porque los
gobiernos, fuertemente endeudados y cada los países donde la escena cultural depende en
vez más presionados para reducir su gasto, gran medida de la financiación pública, como
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están cerrando el grifo. Además, la demanda los europeos, estas instituciones han acusado
de arte tradicional está disminuyendo por los el golpe de los drásticos recortes presupues-
cambios en los gustos del público, interesado tarios de las administraciones. Algunas se han
en nuevas experiencias. Tal combinación de planteado recurrir al patrocinio para compen-
factores exige que las instituciones culturales, sar los recortes, pero cada vez es más difícil
como cualquier empresa, busquen nuevas vías obtener fondos de este tipo incluso en Esta-
para garantizar su supervivencia. dos Unidos, donde el patrocinio es moneda
En este artículo presento un modelo que corriente.
puede ayudarles a mejorar su desarrollo eco- Además de esta crisis de financiación exis-
nómico. Se basa en un concepto del servicio te un problema de percepción. Las artes, ya se
dirigido a ofrecer al cliente una experiencia trate de pintura, teatro, música o literatura,
plena e implica la creación de un nuevo mode- son vistas como aficiones elitistas muy ale-
lo de negocio. jadas de la vida cotidiana. Ahora que cada vez
Aunque aquí me centro en las instituciones más gente recorta gastos en extras, esta per-
culturales, el modelo operacional que propon- cepción no hará sino acelerar su desaparición.
go y las lecciones consiguientes son válidos Todo indica que esto ya está sucediendo
para cualquier empresa que quiera transfor- (ver la figura 1). Tanto en Estados Unidos
mar su oferta para resultar más atractiva y ser como en Europa, el número de patrocinadores
viable económicamente. de las artes y eventos culturales está cayendo
en comparación con otras actividades de ocio.
Un cambio necesario Se han visto afectados museos, monumentos
En estos tiempos de crisis económica en que históricos y, sobre todo, la ópera y el ballet.
casi todo el mundo ha de arreglárselas con Los patrocinadores están envejeciendo y,
menos recursos, tal vez nadie se haya visto tan al menos en Estados Unidos, en su inmensa
afectado como las instituciones culturales. En mayoría son blancos, aun cuando hispanos y
afroamericanos ya suponen más de un tercio de
la población del país. Se observan tendencias
resumen ejecutivo similares en España, donde la creciente pobla-
ción inmigrante no tiene un nivel de participa-
La cultura se ha alejado de la de Actividades de Servicios, ción proporcional en los eventos culturales y
sociedad. Las instituciones un modelo operacional que artísticos.
culturales, al igual que las em- permite reunir a varios actores En cambio, los datos del uso de Internet
presariales, necesitan urgen- complementarios y crear una muestran la tendencia contraria, con unos
temente hallar nuevas audien- experiencia integrada de servi- niveles mucho más altos en el consumo o la
cias, satisfacer los cambios cio al cliente. descarga de música digital y obras de arte o la
en la demanda y repensar sus A partir de algunos ejem- publicación de las propias creaciones artísti-
modelos de negocio. Según plos extraídos de su investiga- cas en la Red. Es decir, la oferta va por un lado y
la autora, todo el sector ha de ción del sector de las artes y los intereses de los clientes, por otro. Así pues,
reinventarse. Pero, ¿cómo? la cultura de todo el mundo, la se hace necesario un cambio.
Beatriz Muñoz-Seca reco- autora insta a probar nuevos
mienda no centrarse tanto en modelos antes de que los Cómo aumentar el atractivo
los productos como en crear cambios radicales en la socie- El mundo de la cultura necesita urgentemente
experiencias más enriquece- dad y la economía marquen el volver a sus raíces como expresión intrínseca
doras para el cliente. Para ello declive de nuestro patrimonio de una persona y una sociedad, generando co-
la autora propone la Secuencia colectivo. hesión y fomentando el desarrollo personal,
social y económico. Para recuperar este obje- con el prestador del servicio mediante un pro-
tivo vital, las instituciones culturales deben ceso bidireccional que los académicos C. K.
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acudieron a
Visitaron una galería Asistieron Vieron una Fueron al
un lugar de arte o a un obra de ballet o a
histórico museo concierto teatro la ópera
55 54
46 46 44
41
37 32 37
32
25 27
23
18
12 9 12 9 7 5
2002 2008 2002 2007 2002 2008 2002 2007 2002 2008 2002 2007 2002 2008 2002 2007 2002 2008 2002 2007
FUENTE: Datos adaptados de las encuestas estadounidenses de participación del público en las artes y de los eurobarómetros.
acudan siempre en masa a ver los cuadros de enseñanza de las artes escénicas. Para cumplir
nenúfares de Monet, pero no todo el mundo dicha misión, adoptó un modelo experiencial
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neamente para extraer similitudes. El último grupo de actividades aborda los re-
quisitos de la prestación de la experiencia del
Infraestructura operativa servicio. Esta fase también incluye la identi-
Esta infraestructura cubre las actividades ne- ficación de qué se necesita para mejorar aún
cesarias para dar servicio a un mercado masivo. más la experiencia y qué nuevos elementos
podrían satisfacer las necesidades del cliente
4. configuración de las variables operativas y aún no cubiertas. Estos elementos se integran
creación de indicadores de rendimiento . Debe después en el primer grupo de actividades de
tener en cuenta todas las variables necesarias la secuencia, generando así un bucle de inno-
para prestar su servicio, como flujos de infor- vación del servicio que permite aplicar el co-
mación, estructura del tiempo, perfil de recur- nocimiento.
sos humanos y reglas operativas, y configurar-
las debidamente. ¿Cuánta gente se necesita? 5. prestación del servicio. En el fondo, ofrecer
¿Cómo funcionarán los procesos? ¿Qué infor- una gran experiencia depende de la interac-
mación se necesita, sobre todo para ayudar en ción humana. Por ello, la calidad del personal
la resolución de problemas? es primordial.
Además, es necesario decidir cuáles van a Para ofrecer una experiencia satisfacto-
ser sus indicadores de rendimiento más impor- ria, los agentes de su servicio necesitarán
tantes. Los directivos suelen centrarse en datos determinadas competencias basadas en el
como la participación y descuidan la medición de conocimiento y relacionadas con el ámbito y
resultados o impacto. El objetivo de los indicado- las tareas a realizar, así como capacidades de
res es facilitar datos a cada agente para mejorar resolución de problemas o competencias de
el servicio, no ser una herramienta de control. La inferencia.
clave es recabar datos útiles que permitan evaluar Por ejemplo, el Museo de Arte de Tacoma
el nivel de satisfacción del cliente con toda la ex- (Estados Unidos) ha ampliado su concepto de
periencia para valorar bien su rendimiento y to- servicio y lo ha llevado de exhibir y coleccio-
mar las medidas correctoras que crea oportunas. nar arte a “conectar a gente a través del arte”.
Esta misión incluye “servir a las diversas co-
munidades del Noroeste de Estados Unidos
la autora mediante programas de enseñanza”. Además,
la visión del centro es “crear un museo diná-
Beatriz Muñoz-Seca es de México, Estados Unidos mico que atraiga, inspire y cree comunidad a
profesora ordinaria del de- y España. Imparte clases de través del arte”.
partamento de Dirección de Estrategia de operaciones en Naturalmente, esto tiene implicaciones
Producción, Tecnología y Ope- el IESE y varias escuelas de para el perfil de su personal. Para hacer reali-
raciones del IESE, al que se negocios de Latinoamérica. Ha dad este concepto de servicio, todo el personal
incorporó en 1990. Es doctora sido asesora de la Comisión del museo y hasta de la cafetería debe ser capaz
por la Universidad de Navarra Europea y dirigido y participa- de ofrecer información útil y de manera cordial
y tiene un máster en Educa- do en numerosos proyectos para solucionar los problemas de los visitantes.
ción (Comportamiento organi- nacionales e internacionales Los responsables del servicio de atención al
zacional) de la Universidad de relacionados con su especia- visitante han de actuar como conserjes, aten-
Harvard. Ha trabajado durante lidad. También trabaja como diendo cualquier solicitud, aconsejando, dan-
más de 15 años en los sectores consultora a tiempo parcial en do información y orientando. Los vigilantes
público y privado (empresas estrategia de operaciones y de las galerías, además de proteger las obras
nacionales y multinacionales) diseño y mejora de servicios. o amonestar a los visitantes, deben mejorar
su experiencia dándoles la bienvenida y con- guntas. De este modo, los visitantes tienen en
testando las preguntas relativas a las obras. sus manos el control de su experiencia. Es de-
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Estas competencias adicionales contribuyen a cir, pasan de ser una masa de sujetos pasivos
influir positivamente en la experiencia global a controlar el ritmo y flujo de la información,
de los clientes. contribuyendo así a la co-creación de valor.
También se debe prestar una atención es-
pecial al impacto que la presencia de otros 6. mejora del servicio. Es necesario pulir con-
visitantes puede tener en la experiencia del tinuamente la experiencia que se ofrece intro-
cliente. Las colas infinitas en un teatro o una duciendo muchas mejoras. Jamás subestime
multitud disputándose el espacio en las salas el efecto de los pequeños detalles. Si quienes
de un museo pueden hacer que la experiencia prestan su servicio tienen las competencias
del cliente sea sumamente negativa. adecuadas, puede confiarles la resolución de
El Museo de Historia Nacional de Holanda pequeños problemas en cuanto surjan, antes
sortea este problema con el sistema Cave Au- de que se conviertan en algo mucho más serio.
tomatic Virtual Environment. Cada visitante De ese modo también podrán informar de lo
lleva su propia audioguía y puede interactuar aprendido con cada uno de los problemas solu-
en un entorno en 3D recreado virtualmente cionados. Se trata de un valor crítico, que debe
con unos personajes que responden a sus pre- fomentarse y canalizarse hacia la consecución
de objetivos estratégicos.
Como es lógico, no todos los problemas se
Secuencia de Actividades
FIGURA 2 pueden resolver fácilmente. Cualquier pro-
veedor de servicios que pruebe cosas nuevas
de Servicios
se topará invariablemente con unos
Con este modelo integral podrá crear una
cuantos fallos. Pero incluso
verdadera experiencia de servicio al cliente
estos suponen valiosas
en el sector de las artes y la cultura.
oportunidades para el
aprendizaje de la or-
ganización siempre
Definición Desarrollo Ingeniería que se eliminen
DISEÑO del concepto de prototipos de servicios sus connotacio-
B U C L E D E I N N O VA C I Ó N D E L S E R V I C I O
DEL SERVICIO
nes negativas.
Recuerde: me-
jorar significa
Configuración de las cambiar, y eso
variables operativas y
INFRAESTRUCTURA creación de indicadores siempre conlleva
OPERATIVA de rendimiento un riesgo.
sobre estas necesidades cambiantes u ocultas Además, no basta con que una única compa-
y facilitarla al grupo de diseño del servicio. Esta ñía o institución cree una experiencia de servi-
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información permite identificar el desarrollo cio al cliente. El sector de las artes y la cultura
de nuevos conceptos y se transforma en nue- en su conjunto debe generar una experiencia
vas características y elementos del servicio. integrada y diferenciada gracias a la contribu-
De este modo arranca un nuevo ciclo de acti- ción de varios socios. Si el sector ofrece una
vidades del servicio que genera una oferta más propuesta mejorada y alternativas de ocio,
acorde con las necesidades no satisfechas de atraerá a nuevas audiencias y, por tanto, crece-
los clientes. rá económicamente.
El negocio de la ópera ha empezado a pen- Teniendo esto presente, un nuevo modelo
sar más como la industria del ocio, que no de negocio para el sector exige que las institu-
solo atiende al cliente durante el espectáculo ciones culturales y artísticas hagan lo que mu-
en sí, sino que también tiene en cuenta lo que chas empresas aprendieron antes: aunar fuer-
hizo antes y adónde irá después, adaptando zas con una cartera de socios para diseñar y
su oferta en consecuencia. Marc A. Scorca, co-crear una experiencia de servicio al cliente.
consejero delegado de Opera America, me ha Pensemos en cómo la industria turística ha
hablado de una interesante tendencia por la ajustado su modelo de negocio. Por ejemplo,
que algunas compañías de ópera están redu- un viaje a la Toscana ya no se reduce a un billete
ciendo el número de grandes producciones de avión, sino que consiste en un paquete com-
para abordar otras más pequeñas con reper- pleto de experiencias culturales para el cliente,
torios poco habituales en espacios insólitos, como artes escénicas, gastronomía, historia y
como garajes. guías que reflejan el modo de vida local.
Como explica Scorca, el público que asiste Para llegar hasta ese punto, cada institución
al Teatro de la Ópera de Saint Louis puede ce- ha de valorar su Secuencia de Actividades de
nar antes en una carpa habilitada en un jardín Servicios por separado y después asociarse con
adyacente y después alternar con los artistas otras para diseñar actividades complementa-
durante una recepción. La prestación del ser- rias, con la cultura como factor integrador clave.
vicio ya no es de las 20 a las 23h, sino que se ha Un buen ejemplo es el Hay Festival, que ha
ampliado desde las 18h hasta la medianoche. trascendido su faceta puramente literaria y ha
Es solo un ejemplo de cómo los cambios en exportado su marca desde su sede original, la
la demanda se están incorporando a la oferta localidad galesa de Hay-on-Wye. Así, en la ac-
original, lo que conduce a nuevos conceptos de tualidad incluye entre sus invitados a grandes
servicio al cliente que enriquecen toda la expe- pensadores, músicos, directores de cine y cien-
riencia e introducen un abanico más grande de tíficos y ha exportado el modelo a lugares como
actividades relacionadas. Belfast, Cartagena de Indias, Dacca, Kerala, las
Maldivas, Nairobi, Segovia o Xalapa.
Una experiencia integrada Lo cierto es que el modelo de los festiva-
de servicio al cliente les ha demostrado con creces su gran impacto
Conviene subrayar que la Secuencia de Acti- económico. En 2010, el Festival Internacio-
vidades de Servicios es un modelo integral. nal de Edimburgo ingresó más de 3 millones
Solo se creará una verdadera experiencia si se de euros gracias a la venta de entradas. El
implementan las siete actividades descritas, Festival de Teatro de Aviñón aporta unos 23
ya que un cambio en cualquiera de ellas tendrá millones de euros de beneficios a la ciudad.
consecuencias en las demás. Realizar cambios El de Salzburgo genera ingresos suficientes
por separado sin entender toda la secuencia para cubrir la mayor parte de sus costes y su
puede hacer que se pierdan oportunidades o, impacto económico global se estima en unos
peor, que el resultado sea disfuncional. 276 millones de euros.
multifacética. Cada año los organizadores eli- las artes y la cultura no solo a sobrevivir, sino
gen un país o tema, sobre el que elaboran un a prosperar abriéndose a nuevas audiencias
programa educativo integral. Un Museo Vi- y recuperando el reconocimiento socioeco-
viente sumerge a los visitantes en el tema con nómico del que disfrutó en su día y que, por
montajes icónicos, espectáculos en directo y el bien de nuestro patrimonio colectivo, sigue
exposiciones interactivas en las que se puede mereciendo.
disfrutar de un mercado al aire libre con las
obras de más de 500 artistas, un programa gas-
tronómico para probar platos de todo el mundo
y un programa ecléctico de música y danza con
todo tipo de artistas y géneros.