Materia: Sistema de Información

Tema # 1
Docente: Msc. Ernesto Vargas Vaca

Introducción a los Sistemas de

Información Contable
Administrativo
 INTRODUCCION
• En la actualidad, el manejo de la información es
parte fundamental de cualquier empresa u
organismo social, para la realización de sus
actividades en forma rápida y eficiente.

• Las empresas han considerado a los sistemas como

parte dinámica en su estructura.

• Importante conocer los elementos que forman una

empresa y la importancia que tiene cada uno de
ellos
 INTRODUCCION
• Definición

• Se define la palabra sistema como un conjunto de

cosas ordenadamente relacionadas entre si y que tiene
un objetivo determinado. Se puede decir también que un
sistema es un conjunto de elementos mecánicos y
humanos relacionados entre si para lograr un objetivo
común, mediante el manejo y control de los materiales,
información, datos y hombres o personas.
 INTRODUCCION
• Definición

• De esta definición se dice que un sistema se

caracteriza porque tiene objetivos que puede ser fijo o
variable a través del tiempo que tiene un
comportamiento que puede ser determinista o
probabilista, que tiene elemento que puede ser
mecánico, humano o mixto, a esto se le denomina
característica del sistema de información
 SISTEMA ORGANIZACIONAL O
EMPRESARIAL

• EMPRESA
“Grupo social en el que, a través de la administración del
capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios
tendientes a la satisfacción de las necesidades de la
comunidad”.

“Es una unidad de producción de bienes y servicios para

satisfacer las necesidades de un mercado”.

“Una empresa es una organización que se estructura con

fines comerciales, es decir, con el fin de producir un bien o un
servicio, y luego venderlo para generar ganancias. El
objetivo de las empresas es generar ingresos”.
SISTEMA ORGANIZACIONAL
 SISTEMA ORGANIZACIONAL O
EMPRESARIAL

• Producción

• Mercadotecnia

• Finanzas

• Adm. de recursos humanos

• Sistemas
 Que entendemos por Empresa
• La Empresa es una Unidad productiva o de servicio
que, constituida según aspectos prácticos o
legales, se integra por recursos y se vale de la
administración para lograr sus objetivos.
Generalmente, se encuentra conformadas por:
Tipos de empresas
+ Persona Natural : Empresa Unipersonal
+ Persona Jurídica:
+ Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)
+ Sociedad Anónima (S.A.)
+ Sociedad Anónima Mixta (S.A.M.)
+ Sociedad Colectiva
+ Sociedad en Comandita Simple
+ Sociedad en Comandita por acciones
Otras modalidades: Sucursal, Asociaciones, Consorcio, Joint
Venture, Asociación en participación y Cooperativas
Sistemas Contables
• Es un conjunto ordenado de procedimientos y
técnicas que se conjugan entre si de una manera
armónica con el fin de determinar los estados
financieros, cuidando la objetividad, claridad y
flexibilidad en los principios de contabilidad
generalmente aceptados para permitir el análisis a
los estados financieros.
• es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como
resultado de sus operaciones, valiéndose de
recursos como formularios, reportes, libros etc. y que
presentados a la gerencia le permitirán a la misma
tomar decisiones financieras.
Sistema Contables
 CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS

• El ciclo de vida de los activos nace

desde la idea misma de realizar una
actividad que involucrará activos en su
desarrollo, pasa por las etapas de
anteproyecto, proyecto, diseño, compra o
manufactura, instalación, prueba, puesta
en marcha, operación y mantenimiento,
hasta su eventual reciclaje, descarte ó
baja del bien ...
CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE
INFORMACION
• Conocer el ciclo de vida de un sistema de
información es necesario puesto que se
trata de un activo corporativo esencial,
tanto en lo que respecta a los beneficios
que proporcionan como a la inversión que
requiere, Análisis preliminar, de
requerimiento, Diseño, implantación y
mantenimiento, etc.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE
INFORMACION
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• Dentro de esta metodología tenemos
cuatro etapas:

• 1.-Análisis
• 2.-Diseño
• 3.-Prototipo
• 4.-Implementación o implantación
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
Esta fase puede dividirse en dos
grupos bien diferenciados como ser el
estudio preliminar y planeamiento del
proyecto, son actividades que podrían
tomarse como previa al análisis, de las dos
tareas subsiguientes corresponden al
análisis propiamente dicho que no es otra
caso que la recolección detallada de datos.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
• a)Estudio Preliminar:
Para poder elaborar el objetivo
debemos tener conocimiento de la empresa,
conocer los requerimientos de la gerencia. a
esta fase se la conoce también como
análisis de antecedentes, definición de
objetivos, establecimiento de metas.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
• a)Estudio Preliminar:
La obtención de información se la
realiza a través de tres métodos como ser:
*la entrevista
*observación y visita
*análisis de comprobantes y
antecedentes
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
• a)Estudio Preliminar:
La Entrevista.- Se constituye en el método más
idóneo y eficaz para obtener información acerca
del objetivo de la empresa, se puede utilizar
mediante el método narrativo o cuestionario,
obteniendo de estos procedimientos las fallas que
pudieran existir como ser: fallas de control y de
procedimientos, nos permite medir el grado de
eficiencia o eficacia del sistema relevado.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
• a)Estudio Preliminar:
Observación y Visita.- Mediante la observación
y visita se debe tener una visión global de la
empresa como ser disposiciones de lugares de
trabajo, el flujo industrial, comercial y
administrativo, este propósito se lo realiza
mediante la visita por las instalaciones de la
empresa.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
• a)Estudio Preliminar:
• Análisis de Comprobantes y Antecedentes.- El análisis de
comprobante no es otra cosa que la lectura de los elementos que
puedan brindar al analista una idea acerca de la situación de la
empresa por Ejemplo: cual es su estructura, como es la
organización, la composición del patrimonio, sus niveles de gasto,
ingresos, estructura del plan de cuentas, análisis de los documentos
contables (comprobante de ingreso, egreso y traspaso) y todos
aquellos portadores de información.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
• a)Estudio Preliminar:

Eficiencia.- Es llegar al objetivo en el menor tiempo

posible, cuidando la calidad y al costo mas bajo.

Eficacia.- Es llegar al objetivo sin importar el tiempo ni el

costo.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• Eficiencia • Eficacia
La eficiencia puede La eficacia también
ser un adjetivo puede ser un
Ejemplo: Esta adjetivo Ejemplo:
impresora es mas Este remedio es
eficiente que la eficaz (Es decir
anterior (Es mas cumple con su
rápida) propósito)
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• Eficiencia • Eficacia
Aquí un ejemplo Otro ejemplo
aplicado al ámbito aplicado al ámbito
laboral: Un laboral: Un
trabajador puede ser trabajador eficaz es
mas valioso si es aquel trabajador
eficiente ya que que cumple con los
produce lo mismo requerimientos del
con menos recursos trabajo
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
b)Planeamiento del proyecto:
El objetivo de esta fase es el de elaborar un plan
de trabajo que nos permita concretar la fase siguiente.
La fase anterior nos ha permitido obtener información
para la siguiente fase.

Esta fase corresponde a la planificación y análisis

como en cualquier proyecto, se debe determinar en
primer lugar las distintas tareas que deben cumplirse,
debe asignarse los tiempos establecidos y establecer el
calendario resultante como también definir el equipo
humano tanto en cantidad como en calidad.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
b)Planeamiento del proyecto:
A la calidad que nos referimos esta
dada por la capacidad, experiencia y
capacitación de un equipo de sistema.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
b)Planeamiento del proyecto:
Un equipo de sistema debe contar con los
siguientes integrantes, dependiendo de la magnitud
del sistema por ejemplo:
- Director del proyecto
- Analista o jefe principal
- Analista Senior
- Analista Júnior.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
b)Planeamiento del proyecto:
Un equipo de sistema debe contar
Además con asesores especiales,
abogados, Ingenieros, arquitectos, etc,
dependiendo del tipo de sistema que
se esta elaborando.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
c) Relevamiento Detallado.-
El propósito de esta fase es de obtener
información acerca de la situación actual de la
empresa, intentaremos en primer lugar tomar
conocimiento en forma detallada acerca de la
estructura formal de la empresa (Organigrama) si
es que lo tiene, nuestra verdadera intención es
obtener la estructura real, es decir la formal
modificada por la informal.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
c) Relevamiento Detallado.-
Esto se realiza a partir de la entrevista,
cuestionarios, nos permitirá tener un cuadro lo
más claro posible de los objetivos y políticas tanto
generales como sectoriales de la empresa, ver
también las distintas funciones y tareas de cada
uno de los integrantes de la empresa, sus niveles
de autoridad y responsabilidad y todos los
aspectos relacionados a la estructura.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
c) Relevamiento Detallado.-
Una ves que se tenga información de tipo
global iremos en busca de datos detallados acerca
de los procedimientos y operaciones que se realizan
en la empresa, de esta forma relevaremos las
operaciones en secuencia que correspondan a
procedimientos administrativos, através de técnicas
de diagramación como cursogramas, los flowchar,
formularios y cualquier otro portador de información.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
d) Evaluación y Diagnostico.-
Una de las formas de evaluar la situación de la
empresa es haciéndonos un análisis mediante
preguntas:

¿Qué? Nos indica lo que se esta realizando y el

porque nos dará la base para el análisis de efectividad.

¿Cuándo? Hace referencia al momento en que se

ejecuta una acción y porque nos permite indagar acerca
de mejores oportunidades.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• ANALISIS.-
d) Evaluación y Diagnostico.-
¿Dónde? Indica el lugar en que se esta llevando a cabo cierta
acción y el porque nos impulsa a pensar si efectivamente es el lugar
adecuado.

¿Quién? Se refiere a la persona que esta llevando a cabo

cierta acción y el porque nos impulsa a pensar si es realmente la
persona adecuada, si podemos cambiarla o reemplazarla por otra
persona de mayor experiencia, capacidad intelectual, etc.

¿Cómo? Hace referencia al método o procedimiento que se

ejecutan ciertas acciones y el porque nos hace pensar si es
efectivamente es el método o procedimiento adecuado.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• DISEÑO.-
1.-Diseño Global.- Esta fase se dedica
principalmente a elaborar proyecciones,
alternativas que satisfagan los
requerimientos de la gerencia. Por lo tanto
requiere de la participación de todo el
personal comprometido en el diseño del
sistema relevado.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• DISEÑO.-
• 1.-Diseño Global.- Las actividades que se debe
desarrollar en el diseño global son:
• *Definir el objetivo del sistema
• *Elaborar las restricciones del sistema
• *Determinar las necesidades de información
• *Determinar las fuentes de información
• *Determinar los métodos y procedimientos
• *Determinar los archivos
• *Justificación del proyecto.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• DISEÑO.-
2.-Diseño Detallado.-
En esta fase se empieza a trabajar una
vez se haya aprobado por la gerencia el
diseño global, comenzando a desarrollar en
forma detallada todos los requerimientos por
lo que se hace bastante uso de las
siguientes herramientas.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• DISEÑO.-
2.-Diseño Detallado.-
*Cursogramas
*Elaboración y diseño de formularios y
registros
*Redacción de normas y manuales
*Elaboración de diagramas de flujo
*Elaboración de procedimientos
*Elaboración de los organigramas.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• DISEÑO.-
2.-Diseño Detallado.-
Las tareas de diseñar los manuales no son otra
cosa que la descripción por escrito de los
procedimientos y normas especificas de operaciones y
tareas de las distintas personas involucradas en el
sistema diseñado.

La redacción de los manuales requiere de

habilidad, capacidad y experiencia para que los mismos
satisfagan su creación, los manuales mas comunes en
toda empresa son: manual de funciones y
procedimientos.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• PROTOTIPO.-
El prototipo es una muestra del sistema
donde intervienen analistas y usuarios con
el fin de intercambiar ideas, en el prototipo
se puede modificar, agregar o quitar
argumentos, propuesta por usuarios o
analistas.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• PROTOTIPO.- El prototipo tiene dos usos
principales:
El primero es un medio eficaz para aclarar
los requerimientos de los usuarios

El segundo uso es verificar la factibilidad

del sistema, tanto técnica como económica,
evaluando además las reacciones y respuesta
por parte de los usuarios.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• PROTOTIPO.-
Razones para el empleo del prototipo.-

Son resultados directos de las necesidades

de diseñar y desarrollar sistema de
información con rapidez, eficiencia, eficacia
y economía.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• PROTOTIPO.-
Todo el proyecto se convierte en realidad
cuando se sienta frente a una estación de
trabajo y utiliza sus aplicaciones u observa
una demostración del sistema. El prototipo
ya no es algo abstracto sino mas bien algo
real del trabajo, por lo tanto las reacciones
son instantáneas, donde empiezan a darse
preguntas y sugerencias:
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• PROTOTIPO.-
¿Puede mostrarme adicionalmente la
dirección donde se envía el pedido?
¿Las cuentas con saldo acreedor se
pueden ver en pantalla?
¿Si tenemos dudas en cuanto al
resumen, podemos observar en pantalla la
Orden de pedido original?
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• PROTOTIPO.-

Esto es lo mas importante del prototipo

porque genera preguntas y sugerencias por
parte de analistas y usuarios. El prototipo
también se lo conoce como prueba de
escritorio o prueba de piloto.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION O IMPLANTACION.-
Esta etapa la hemos dividido en tres fases:

1.-Planeamiento de la implementación
2.-Puesta en marcha
3.-Seguimiento y Control.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
1.-Planeamiento de la Implementación.- El propósito
de esta fase es elaborar un plan de trabajo para
coordinar los recursos materiales, humanos y tiempo,
para concluir el sistema. En cuanto a los recursos
materiales se debe prever la magnitud del sistema, la
capacidad de procesamiento y almacenamiento de los
equipos que ejecutaran el sistema. Además considerar
si serán multiusuarios o manejados en computador
personal, tomando en cuenta también el tipo de papel,
considerar si serán formularios preimpresos, etc
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
1.-Planeamiento de la Implementación.- En
cuanto a los recursos humanos que manejaran el
nuevo sistema, la practica aconseja que se debe
capacitar al personal, aun cuando el grado de
complejidad del sistema sea mínimo. La
capacitación se la realiza partiendo de los
manuales elaborado en el diseño detallado.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
1.-Planeamiento de la Implementación.-
En cuanto al tiempo se debe prever un error no
mayor al esperado como por ejemplo la
implementación de un sistema de almacén no
debe ser mayor a 30 días calendario, con la
finalidad de cerrar un mes y obtener resultados.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
2.-Puesta en Marcha.- Es cuando el nuevo
sistema empieza a funcionar y este es el momento
donde se puede ver la resistencia al cambio por
parte de los usuarios, esto dependerá de cómo se
llevo a cabo las fases anteriores.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
2.-Puesta en Marcha.- Ponemos tres alternativas
para la puesta en marcha:

a)Elección del punto de corte, es similar al

corte que se realizan en los estados financieros,
partiendo con los datos del antiguo sistema.

.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
2.-Puesta en Marcha.- Ponemos tres alternativas
para la puesta en marcha:

• b)Trabajo en paralelo, Se entiende por trabajo

en paralelo al funcionamiento simultaneo del
antiguo y del nuevo sistema, el funcionamiento en
paralelo, es costoso y las más veces incomodas por
los inconvenientes que ofrece introducir datos en el
antiguo sistema.

.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
2.-Puesta en Marcha.- Ponemos tres alternativas
para la puesta en marcha:

c)Implementación gradual, Se debe asegurar

que cada parte implementada ofrezca la mayor
coordinación posible y que se llegue a implementar el
100% por lo que se requiere de un plan de trabajo y la
firme convicción de que se debe llegar asta el final,
esta implementación se denomina modular.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
3.-Seguimiento y Control.-
El propósito de esta fase es de asegurarse que el
sistema diseñado funciona de acuerdo a lo
planificado, corrigiendo si fuese necesario las
fallas que se vayan detectando.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
3.-Seguimiento y Control.-
En esta fase también nos dedicamos a verificar los
resultados del nuevo sistema, recurriendo a las
observaciones o visitas, entrevistas personales
con cada uno de los usuarios involucrados,
pidiendo su opinión acerca de algún problemas
que pudiera haber surgido.
Metodología para la implementación de un sistema de
información administrativo contable:
• IMPLEMENTACION.-
3.-Seguimiento y Control.-

El sistema concluye cuando queda demostrado

que el sistema funciona, aun con los cambios que
se hayan incorporados.
Muchas Gracias