Auditoria A Una Cafeteria

PARA REALIZAR UNA AUDITORIA A UNA
CAFETERÍA MILITAR
2007
I.C.G.E. Y F.A.
ÍNDICE
PROLOGO…………………………………………………… I
CAPÍTULO I
MARCO LEGAL……………………………………………… 1
CAPÍTULO II
AUDITORÍA………………………………………………….. 2
ACTIVIDADES A REALIZAR AL ARRIBO DE LA

COMISIÓN………………………..………………………….. 2
CAPÍTULO III
INGRESOS.…………….…………………………………….. 3
REGISTRO DE VENTAS DIARIAS………………………… 3
CAPÍTULO IV
EGRESOS…………………………………………………….. 4
PÓLIZAS DE CHEQUES……………………………………. 4
CAPÍTULO V
REPORTES E INFORMES…………………………………. . 5
INVENTARIO DE MERCANCÍAS…………………………… . 5
CAPÍTULO VI
ESTADOS FINANCIEROS……………………………………. 6
- PRIMERA SECCIÓN
ESTADO DE RESULTADOS…………………………. 6
- SEGUNDA SECCIÓN
BALANCE GENERAL…………………………………. 6
CAPÍTULO VII
CUENTAS BANCARIAS……………………………………….. 7
- PRIMERA SECCIÓN
AUTORIZACIÓN………………………………………… 7
- SEGUNDA SECCIÓN
CONCILIACIÓN BANCARIA…………………………… 7
CAPÍTULO VIII
EJERCICIO DE LAS UTILIDADES……………………………. 8
EMPLEO DE LAS UTILIDADES……………………………….. 8
I
PROLOGO
A FIN DE CREAR UNIDAD DE DOCTRINA EN LAS AUDITORÍAS

QUE REALIZA EL PERSONAL DE CONTADORES PÚBLICOS DE LA
INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL. SE HAN ELABORADO
UNA SERIE DE PP.SS.O. QUE PERMITAN UNIFICAR CRITERIOS
EN CUANTO A LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
COMPROBATORIOS Y JUSTIFICATORIOS QUE DEBEN SER
PRESENTADOS EN LAS AUDITORÍAS.
POR LO ANTERIOR, LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA

GENERAL ESTABLECIÓ UNA SERIE DE PROCEDIMIENTOS
SUSTENTADOS EN LA GUÍA DE AUDITORÍA EMITIDA POR LA
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
MISMOS QUE QUEDAN PLASMADOS EN EL PRESENTE

P.S.O., DOCUMENTO QUE SERÁN GUÍAS PRÁCTICAS Y
HERRAMIENTAS PARA QUE CUALQUIER AUDITOR SUPERVISE
BAJO UN MISMO CRITERIO A UN ENTE AUDITADO.
POR LO QUE EL MULTICITADO P.S.O. DE AUDITORÍA, ES

DIFUNDIDO ENTRE EL PERSONAL QUE LLEVA A CABO
REVISIONES EN LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E
INSTALACIONES DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS,
A FÍN DE QUE SIRVAN COMO PRIMER FILTRO DE REVISIÓN, LO
QUE PERMITIRÁ RESPONDER CON PRONTITUD Y EFICIENCIA A
AUDITORÍAS TANTO EXTERNAS (A.S.F. Y S.F.P.) COMO
INTERNAS (I.C.G..E. Y F.A.).
LOGRÁNDOSE CON ESTO UN EJERCICIO TRANSPARENTE

DE LOS INGRESOS CAPTADOS POR LA CAFETERÍA MILITAR, ASÍ
COMO UNA CORRECTA COMPROBACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE
LOS RECURSOS, EVITANDO CON ESTO MALOS MANEJOS Y
RESPONSABILIDADES PENALES AL IMPLICADO (S).
1
CAPÍTULO I
MARCO LEGAL
1. PRINCIPALES LEYES VIGENTES APLICABLES EN LAS

AUDITORÍAS QUE SE PRACTICAN A LOS RECURSOS CAPTADOS
POR LAS UU. DD. E II. MILITARES POR UNA CAFETERÍA MILITAR.
A. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS

UNIDOS MEXICANOS, ARTÍCULO 108.
B. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO ADMINISTRATIVO, OPERATIVO Y CONTABLE DE LAS
CAFETERÍAS DE LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E
INSTALACIONES MILITARES.
CAPÍTULO II
AUDITORÍA
ACTIVIDADES A REALIZAR AL ARRIBO DE LA COMISIÓN
2. AL ARRIBAR LA COMISIÓN AUDITORA A LA UNIDAD,

DEPENDENCIA O INSTALACIÓN MILITAR LA CUAL VA A SER
SUJETA DE REVISIÓN, EL JEFE DE LA CITADA COMISIÓN SE
PRESENTA CON EL COMANDANTE DE LA MISMA, A FIN DE
INFORMARLE DE LA ORDEN GIRADA POR LA INSPECCIÓN Y
CONTRALORÍA GENERAL.
3. EL COMANDANTE DE LA UNIDAD O QUIEN HAGA SUS

VECES ORDENARÁ AL ADMINISTRADOR DE LA CAFETERÍA SE
PRESENTE ANTE ÉL, A FIN DE COMUNICARLE DE LA ORDEN DE
AUDITORÍA, DONDE DEBERÁN ESTAR PRESENTES DOS
TESTIGOS PARA FORMALIZAR EL ACTA DE INICIO DE
AUDITORÍA.
2
4. UNA VEZ FORMALIZADA EL INICIO DE LA AUDITORÍA

Y A FIN DE OPTIMIZAR LOS TIEMPOS DE RESPUESTA, SE
GIRARÁN LOS SIGUIENTES OFICIOS:
A. SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA AL ADMINISTRADOR DE LA CAFETERÍA, POR
EL PERÍODO AUDITADO (TRES MESES), PUDIENDO VARIAR EL
PERÍODO SI SE DETECTAN ANOMALÍAS QUE PUEDAN SER
RECURRENTES EN MESES ANTERIORES.
B. SOLICITAR A LA INSTITUCIÓN DE CRÉDITO

DONDE SE TENGA APERTURADA LA CUENTA BANCARIA,
COPIAS CERTIFICADAS DE LOS CHEQUES QUE NO HAYAN SIDO
EXPEDIDOS A FAVOR DEL ADMINISTRADOR DE LA CAFETERÍA
Y CUYOS IMPORTES SEAN RELEVANTES, ASÍ COMO DE LOS
PROVEEDORES MÁS FRECUENTES.
C. DEBERÁ SOLICITARSE AL BANCO LOS ESTADOS

DE CUENTA BANCARIOS POR EL PERÍODO REVISADO, MISMA
QUE DEBERÁ SER AUTORIZADA POR EL COMANDANTE DE LA
UNIDAD Y ADMINISTRADOR DE LA CAFETERÍA.
D. COMPULSAS A PROVEEDORES DE MANERA

SELECTIVA DE AQUELLOS DONDE LA CAFETERÍA TENGA
ADQUISICIONES RELEVANTES.
3
CAPÍTULO III
INGRESOS
REGISTRO DE VENTAS DIARIAS.
5. SE REVISARÁ QUE LAS VENTAS ESTÉN

REGISTRADAS DE FORMA DIARIA EN EL LIBRO DIARIO DE
COMPRAS Y VENTAS DIARIAS.
6. SE VERIFICARÁ QUE LA CUENTA COMPROBADA

EXISTA LA EVIDENCIA DE QUE DIARIAMENTE EL
ADMINISTRADOR HAYA REALIZADO EL ARQUEO DE CAJA,
DEBIENDO VALIDAR QUE EL ARQUEO ESTÉ DEBIDAMENTE
FIRMADO CON LAS FIRMAS DE ELABORÓ, SUPERVISÓ Y
CONFORME DEL ADMINISTRADOR.
7. EN CASO DE QUE SE MANEJE CUENTA BANCARIA, EL

IMPORTE DE LAS VENTAS, DEBE DEPOSITARSE
ÍNTEGRAMENTE AL DÍA SIGUIENTE.
4
CAPÍTULO IV
EGRESOS
PÓLIZAS DE CHEQUES.
8. EN CASO DE QUE LA CAFETERÍA MANEJE UNA

CUENTA BANCARIA, (MÁRGENES DE UTILIDADES), LAS PÓLIZAS
DE CHEQUES DEBERÁN ESTAR ELABORADAS DE MANERA
CONSECUTIVA.
9. VERIFICAR QUE LOS CARGOS QUE EFECTÚA EL

BANCO, COINCIDA CON LOS CHEQUES EXPEDIDOS Y CON LOS
REGISTROS DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS.
10. LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR CADA

CHEQUE EXPEDIDO DEBE COINCIDIR CON LA PÓLIZA DE
CHEQUE.
11. SE VERIFICARÁ QUE LAS COMPRAS REALIZADAS

ESTÉN REGISTRADAS EN EL LIBRO DIARIO DE COMPRAS Y
VENTAS DIARIAS.
12. CON LAS COPIAS CERTIFICADAS DE LOS CHEQUES

QUE FUERON SOLICITADOS AL BANCO, DEBERÁ
CONFRONTARSE CONTRA LAS PÓLIZAS DE CHEQUES A FIN DE
CERCIORARSE QUE NO HAYAN SIDO ALTERADAS.
5
CAPÍTULO V
REPORTES E INFORMES
INVENTARIOS DE MERCANCÍAS.
13. SE VERIFICARÁ QUE LA CUENTA COMPROBADA

MENSUAL EXISTA LA EVIDENCIA DE QUE SEMANALMENTE EL
ADMINISTRADOR LEVANTÓ LOS INVENTARIOS DE
MERCANCÍAS.
14. SE VALIDARÁ QUE EN EL CITADO INVENTARIO

PRESENTE LAS FIRMAS DE ELABORÓ (EL QUE DESIGNE EL
COMANDANTE DE LA UNIDAD), SUPERVISÓ (EL
ADMINISTRADOR) Y CONFORME (EL COMANDANTE DE LA
UNIDAD, DEPENDENCIA O INSTALACIÓN).
6
CAPÍTULO VI
ESTADOS FINANCIEROS
PRIMERA SECCIÓN
ESTADO DE RESULTADOS
15. SE VERIFICARÁ QUE EL ADMINISTRADOR DE LA

CAFETERÍA, HAYA ELABORADO MENSUALMENTE EL ESTADO
DE RESULTADOS, A FIN DE DETERMINAR SI LAS UTILIDADES
QUE SE GENERARON DENTRO DEL MES FUERON
RAZONABLES.
16. SE REVISARÁ QUE EN EL ESTADO DE RESULTADOS

CONTENGA LA FECHA DE ELABORACIÓN Y FIRMAS DE
ELABORÓ (EL ADMINISTRADOR) Y CONFORME (EL
COMANDANTE DE LA UNIDAD, DEPENDENCIA O INSTALACIÓN).
17. SE CONSTATARÁ QUE LA UTILIDAD NETA, HAYA SIDO

EJERCIDA EN BENEFICIO DE LA UNIDAD, DEPENDENCIA O
INSTALACIÓN.
SEGUNDA SECCIÓN
BALANCE GENERAL
18. SE VERIFICARÁ QUE EL ADMINISTRADOR DE LA

CAFETERÍA, HAYA ELABORADO EL BALANCE GENERAL, A FIN
DE CONOCER LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS QUE SE
GENERÓ EN EL MES, ASÍ COMO SU CORRECTA APLICACIÓN.
19. EL DOCUMENTO DEBE CONTENER LA FECHA DE

ELABORACIÓN Y FIRMAS DE QUIEN LO ELABORÓ (EL
ADMINISTRADOR) Y CONFORME (EL COMANDANTE DE LA
UNIDAD, DEPENDENCIA O INSTALACIÓN).
7
CAPÍTULO VII
CUENTA BANCARIA
PRIMERA SECCIÓN
AUTORIZACIÓN
20. LA CUENTA BANCARIA QUE SE APERTURE, DEBERÁ

TENER LA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN.
SEGUNDA SECCIÓN
CONCILIACIÓN BANCARIA
21. SE REVISARÁ, QUE EN LA CUENTA COMPROBADA

MENSUAL SE TENGA LA CONCILIACIÓN BANCARIA Y EL
ESTADO DE CUENTA ORIGINAL, SOLICITANDO CUANDO
PROCEDA, COPIA DE ESTE ÚLTIMO DOCUMENTO A LA
INSTITUCIÓN BANCARIA.
8
CAPÍTULO VIII
EJERCICIO DE LAS UTILIDADES
22. SE VERIFICARÁ QUE LAS UTILIDADES, SE APEGUEN

A LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS:
A. APLICARSE EN EL MANTENIMIENTO Y
OPERACIONES.
B. COMO MÁXIMO PUEDE EMPLEARSE HASTA

$2,000.00 MENSUALES EN ADQUISICIÓN DE COMBUSTIBLES Y
LUBRICANTES DE LOS VEHÍCULOS DE CARGO DE LA UNIDAD.
C. SE REVISARÁ QUE LA APLICACIÓN DE LAS

UTILIDADES EN LOS RUBROS ANTES MENCIONADOS. ESTÉN
CONTENIDOS EN UNA CUENTA COMPROBADA, MISMA QUE
DEBE ESTAR FIRMADA POR EL COMANDANTE DE LA UNIDAD Y
POR EL ADMINISTRADOR.
23. EL AUDITOR DEBERÁ OBSERVAR LOS SIGUIENTES

LINEAMIENTOS:
A. EN LAS UNIDADES TIPO CORPORACIÓN COMO

MÍNIMO DEBEN OBTENER $2,000.00 AL MES DE UTILIDADES, EN
CASO CONTRARIO DEBERÁ DAR PARTE AL TITULAR DE LA
INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL PARA QUE SE
DETERMINE LA CONVENIENCIA DEL CESE DE OPERACIONES.
B. SE VERIFICARÁ QUE LAS UTILIDADES NO

DEBERÁN REBASAR EL 20% DEL COSTO DE LOS PRODUCTOS
(EJEMPLO: SI EL COSTO DE COMPRA DE UN REFRESCO ES DE
$4.00 Y SE DEBE VENDER, COMO MÁXIMO EN $4.80, QUE ES EL
20% AUTORIZADO)
9
C. USANDO LA TÉCNICA DE LA INVESTIGACIÓN DE

MANERA ALEATORIA A TRAVÉS DE ENTREVISTAS O
CUESTIONARIOS, EL AUDITOR VERIFICARÁ SI EXISTEN VENTAS
DE MERCANCÍAS QUE NO SE REPORTEN COMO UTILIDADES
(TACOS, BEBIDAS, TARJETAS TELEFÓNICAS, ETC.)
D. EL COMANDANTE DE REGIÓN MILITAR,

ÚNICAMENTE SE LES AUTORIZA LA ADMINISTRACIÓN DE LA
CAFETERÍA DE SU CUARTEL GENERAL.
E. LAS CAFETERÍAS ESTABLECIDAS EN C.A.R. Y

C.A.B.I.R. SERÁN ADMINISTRADAS POR LOS CMTES. DE LAS
MENCIONADAS INSTALACIONES.
F. QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO

PREPARAR ALIMENTOS EN LA CAFETERÍA PARA FINES DE
VENTA; ASIMISMO, DE LA COMERCIALIZACIÓN DE ARTÍCULOS
PARA EL HOGAR, APARATOS ELECTRÓNICOS, PERFUMES,
JUGUETES, ROPA DEPORTIVA, ASÍ COMO AQUELLOS QUE NO
SEAN CONSIDERADOS COMO ARTÍCULOS DE PRIMERA
NECESIDAD.
G. SE DEBERÁ VERIFICAR. QUE LA CAFETERÍA.

TENGA LA AUTORIZACIÓN DEL E.M.D.N. Y QUE CUENTE CON
LOS INFORMES QUE MENSUALMENTE REMITE AL CITADO
ORGANISMO SOBRE EL REGISTRO Y OPERACIONES
CONTABLES QUE REALICE LA MENCIONADA CAFETERÍA.
24. CON LOS DATOS QUE ARROJE LA REVISIÓN, EL

AUDITOR PROCEDERÁ A ELABORAR EL INFORME DE
RESULTADOS Y SI PROCEDE EL PLIEGO DE OBSERVACIONES,
EN EL CONCEPTO DE QUE CUANDO SE DETECTEN FALTANTES
DE CAJA, BANCOS O MERCANCÍAS, SE LE OTORGARÁN 45 DÍAS
HÁBILES PARA QUE ACLARE, COMPRUEBE O JUSTIFIQUE LOS
CITADOS FALTANTES.
25. ASIMISMO, SI PROCEDE A PROPUESTA DEL TITULAR

DE LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL Y EN
COORDINACIÓN CON EL E.M.D.N., SE LE DARÁ VISTA A LA
PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA MILITAR PARA QUE SE
DETERMINE SI INFRINGIÓ LA DISCIPLINA MILITAR.
10
26. CABE MENCIONAR QUE LOS PRESENTES

LINEAMIENTOS TIENEN CARÁCTER ENUNCIATIVO MÁS NO
LIMITATIVO, YA QUE ENTRA EN JUEGO LA EXPERIENCIA DEL
AUDITOR, ASÍ COMO LAS DEFICIENCIAS QUE DE MANERA
INMEDIATA SE PUEDAN DETECTAR AL INICIO DE LA REVISIÓN.

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PARA REALIZAR UNA AUDITORIA A UNA

ACTIVIDADES A REALIZAR AL ARRIBO DE LA

A FIN DE CREAR UNIDAD DE DOCTRINA EN LAS AUDITORÍAS

POR LO ANTERIOR, LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA

MISMOS QUE QUEDAN PLASMADOS EN EL PRESENTE

POR LO QUE EL MULTICITADO P.S.O. DE AUDITORÍA, ES

LOGRÁNDOSE CON ESTO UN EJERCICIO TRANSPARENTE

1. PRINCIPALES LEYES VIGENTES APLICABLES EN LAS

A. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS

B. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

ACTIVIDADES A REALIZAR AL ARRIBO DE LA COMISIÓN

2. AL ARRIBAR LA COMISIÓN AUDITORA A LA UNIDAD,

3. EL COMANDANTE DE LA UNIDAD O QUIEN HAGA SUS

4. UNA VEZ FORMALIZADA EL INICIO DE LA AUDITORÍA

B. SOLICITAR A LA INSTITUCIÓN DE CRÉDITO

C. DEBERÁ SOLICITARSE AL BANCO LOS ESTADOS

D. COMPULSAS A PROVEEDORES DE MANERA

REGISTRO DE VENTAS DIARIAS.

5. SE REVISARÁ QUE LAS VENTAS ESTÉN

6. SE VERIFICARÁ QUE LA CUENTA COMPROBADA

7. EN CASO DE QUE SE MANEJE CUENTA BANCARIA, EL

8. EN CASO DE QUE LA CAFETERÍA MANEJE UNA

9. VERIFICAR QUE LOS CARGOS QUE EFECTÚA EL

10. LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR CADA

11. SE VERIFICARÁ QUE LAS COMPRAS REALIZADAS

12. CON LAS COPIAS CERTIFICADAS DE LOS CHEQUES

13. SE VERIFICARÁ QUE LA CUENTA COMPROBADA

14. SE VALIDARÁ QUE EN EL CITADO INVENTARIO

15. SE VERIFICARÁ QUE EL ADMINISTRADOR DE LA

16. SE REVISARÁ QUE EN EL ESTADO DE RESULTADOS

17. SE CONSTATARÁ QUE LA UTILIDAD NETA, HAYA SIDO

18. SE VERIFICARÁ QUE EL ADMINISTRADOR DE LA

19. EL DOCUMENTO DEBE CONTENER LA FECHA DE

20. LA CUENTA BANCARIA QUE SE APERTURE, DEBERÁ

21. SE REVISARÁ, QUE EN LA CUENTA COMPROBADA

EJERCICIO DE LAS UTILIDADES

22. SE VERIFICARÁ QUE LAS UTILIDADES, SE APEGUEN

B. COMO MÁXIMO PUEDE EMPLEARSE HASTA

C. SE REVISARÁ QUE LA APLICACIÓN DE LAS

23. EL AUDITOR DEBERÁ OBSERVAR LOS SIGUIENTES

A. EN LAS UNIDADES TIPO CORPORACIÓN COMO

B. SE VERIFICARÁ QUE LAS UTILIDADES NO

C. USANDO LA TÉCNICA DE LA INVESTIGACIÓN DE

D. EL COMANDANTE DE REGIÓN MILITAR,

E. LAS CAFETERÍAS ESTABLECIDAS EN C.A.R. Y

F. QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO

G. SE DEBERÁ VERIFICAR. QUE LA CAFETERÍA.

24. CON LOS DATOS QUE ARROJE LA REVISIÓN, EL

25. ASIMISMO, SI PROCEDE A PROPUESTA DEL TITULAR

26. CABE MENCIONAR QUE LOS PRESENTES

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