MANUAL DE BUENAS PRACTICAS

DE DISTRIBUCION Y TRANSPORTE

FRYGO EXPRESS S.A. DE C.V.

SERVICIO AL CLIENTE
ELABORA
I.Q JOSUE GOMEZ
SERVICIO AL CLIENTE
_______________________________________

REVISA
ING. SERGIO MORALES
DIRECCION
_______________________________________

REVISA
LIC. DANIELA SALAZAR
CALIDAD
_______________________________________

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INDICE

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3
ALCANCES....................................................................................................................................... 3
1.- DOCUMENTACIÓN......................................................................................................................... 4
2.- PERSONAL ...................................................................................................................................... 4
3.- REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO ........................................................................................ 5
4.- DESPACHO Y TRANSPORTE ........................................................................................................... 6
5.- REPORTE DE INCIDENTES E INVESTIGACIONES .......................................................................... 11
ANEXO A. ASEGURAMIENTO DE CAJAS Y TERIMAS ........................................................................ 12
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 15

INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1Emplaye de cajas ........................................................................................................... 12

Ilustración 2Aseguramiento de esquinas .......................................................................................... 12
Ilustración 3Aseguramiento con cincho de seguridad ...................................................................... 13
Ilustración 4Recorrido de prueba ..................................................................................................... 14
Ilustración 5Carga despues de recorrido .......................................................................................... 14

2
INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene por objetivo proveer una guía general referente a las Buenas Prácticas
de Distribución y Transporte de productos (BPDT). En él se describen los procedimientos a seguir a
modo de resguardar la integridad, calidad y eficacia de los productos transportados en todas las
etapas de distribución.

ALCANCES
Este documento se aplica a todas las actividades de distribución y transporte, excluida la dispensa
al público. Asimismo, puede adaptarse a la distribución de diversos productos.

Buenas Prácticas de Transporte y Distribución:

Conjunto de normas correctas, mínimas, aceptables y actuales para el almacenamiento, Transporte

y distribución. Estas incluyen lo correspondiente al manejo y al transporte de los mismos.

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1.- DOCUMENTACIÓN
La documentación constituye una parte esencial del sistema de calidad. La documentación escrita
debe evitar errores generados por la comunicación verbal y permitir la reconstrucción del historial
de las operaciones y la trayectoria de los productos.

1.1. Generalidades

1.1.1 La documentación comprende todos los procedimientos escritos, instructivos, contratos,

registros, facturación y cualquier otro documento relacionado con el proceso de distribución, tanto
en papel como en formatos electrónicos. La documentación debe estar disponible y ser de fácil
recuperación.

1.1.2. Los instructivos, procedimientos y registros deben expresarse en un lenguaje de fácil

interpretación, sin términos ambiguos y ser comprensibles para el personal que debe llevar a cabo
las actividades.

1.1.3. Cada trabajador debe tener fácil acceso a toda la documentación necesaria para realizar las
tareas.

1.1.4. Cualquier alteración realizada en el documento debe ser fechada, firmada por el personal
autorizado, y debe permitir la lectura de la información original. Cuando sea apropiado, el registro
podrá incluir la razón de dicha alteración.

2.- PERSONAL
2.1. La correcta distribución de las mercancías depende de las personas. Por este motivo, debe
contarse con cantidad suficiente de personal competente para desempeñar todas las tareas que son
responsabilidad del distribuidor.

2.2- Generalidades

2.2.1. Se debe contar con un número adecuado de personal con las calificaciones y experiencia
práctica necesarias, y con sus responsabilidades individuales definidas y entendidas.

2.2.2. El personal técnico y administrativo debe conocer y cumplir con la normativa establecida en
este Manual.

2.2.3. Todo personal involucrado en distribución y transporte debe recibir capacitación y/o
inducción (al inicio de sus funciones) en BPDT. La capacitación debe ser inicial y continua; y su
implementación debe ser evaluada periódicamente, llevando los registros respectivos.

2.2.4. En las áreas de trabajo donde se manipule productos farmacéuticos, dispositivos médicos y
productos alimenticios, el personal no debe fumar, comer, beber, masticar chicle, o mantener
cualquier objeto extraño.

2.2.5. En las áreas de trabajo, donde se manipule productos farmacéuticos, dispositivos médicos y
productos alimenticios durante el proceso de distribución y transporte, el personal debe usar
uniforme adecuado e implementos de seguridad acorde con el tipo de trabajo a ejecutar.

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2.2.6. Para el manejo de productos especiales se debe brindar al personal, capacitación específica
de cómo actuar en caso de ruptura de envases y derrames de estos productos especiales y
proporcionar la hoja de seguridad de este tipo de productos, ropa, implementos de seguridad y
sustancias inactivantes acordes a la naturaleza del riesgo.

2.2.7. Se debe establecer y cumplir procedimientos adecuados de higiene personal, de acuerdo a la

actividad que se realiza. Estos procedimientos deben asegurar la salud y la higiene del personal. Es
de cumplimiento, también, por los servicios tercerizados.

2.2.8. Los controles previos al empleo para todos los operadores, consistentes en aplicaciones
detalladas que contengan:

a. Una solicitud con toda la información personal actualizada (nombres, residencia...)

b. Fotos recientes
c. Visita social
d. Verificación de antecedentes laborales, penales y crediticios.
e. Historial de empleo y referencias laborales y personales.
f. Certificaciones de honestidad son prácticas recomendadas adicionales que se deben utilizar al evaluar
a los solicitantes.

2.2.9. Los operadores deben someterse a exámenes médicos y psicotécnicos que garanticen su buen
estado de salud y condiciones mentales.

2.2.10. Todos los operadores deben haber cumplido con un entrenamiento apropiado de Seguridad,
incluyendo manejo seguro o defensivo, vigilancia y reconocimiento de riesgo potencial, respuesta a
un robo o accidente. Todos los deben conocer estas normas de seguridad.

2.2.11. La capacitación debe ser desarrollada por Frygo Express S.A. de C.V., pero el contenido debe
estar definido por las normas de seguridad de que cada cliente requiera y así proporcionar pautas
para el contenido.

3.- REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO

3.1. Se deben disponer de áreas, instalaciones y equipamiento adecuados para garantizar una
apropiada conservación de los medicamentos y su correcta distribución.

3.1.1. Las unidades deben cumplir con las exigencias establecidas en el Manual de BPDT, según
naturaleza del producto a transportar y distribuir.

3.1.2. El personal directivo y técnico debe contar con los recursos necesarios para llevar a cabo sus
funciones (gatas, cinchos, caja de herramientas mecánicas, chaleco vial y herramientas adicionales
requeridas por el cliente).

3.1.3. Se debe contar con extintores e implementos exigidos en las normas de seguridad industrial,
ubicados en lugares de fácil acceso y según corresponda.

3.1.4. Equipo de Protección

a. Usa zapatos de seguridad con puntas de acero mientras estés dentro de la planta, esto aplica para todas
las áreas excepto oficinas.

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 b. Usa lentes de seguridad/goggles cuando haya riesgo de partículas en movimiento salpicaduras o
materiales corrosivos.

3.1.5. El 100% de las unidades propios y subcontratados deberá contar con GPS operativo con paro
de motor y botón de pánico. Se debe contar con servicio de monitoreo activo 24/7 de GPS propios.

3.1.6. Los Conductores deben ser entrenados para activar señales de alerta mediante la activación
del botón de pánico o vía telefónica al Centro de Monitoreo, para responder a situaciones que
pueden poner en riesgo el camión y la mercancía que trasportan y los operadores del centro de
monitoreo deben saber cómo realizar el apagado remoto del motor

3.1.7. En tal caso que se posea algún vehículo sin GPS deberá informar al cliente y solicitar
aprobación para cargar al contacto de seguridad de P&G para evaluar si se debe realizar la carga o
no.

3.1.8. Para la distribución y transporte de productos requieren cadena de frío, debe considerarse
equipos de control climático dentro del vehículo o el uso de material de embalaje validado que
asegure la conservación de la temperatura requerida por éstos.

Se debe calificar el vehículo de transporte con equipos climatizados y validar el proceso de

transporte (incluir un informe de calificación de la operación de desempeño) y además colocar un
equipo de medición de control de temperatura a fin de evidenciar que el proceso de calificación se
mantiene en cada transporte.

4.- DESPACHO Y TRANSPORTE

4.1. El despacho de productos debe realizarse en forma tal que evite toda confusión y
contaminación cruzada, debiendo efectuarse las siguientes verificaciones:
a. Origen y validez del pedido
b. Que los productos seleccionados para el embalaje correspondan a los solicitados
c. Que el etiquetado no sea fácilmente desprendible
d. Que se identifiquen los lotes que van a cada destinatario

4.2. Deben existir procedimientos de embalaje por tipo de producto, para su adecuada conservación
durante el transporte, en particular para los productos termolábiles y frágiles.

4.3. Sebe contar con la siguiente documentación para la carga:

a. Póliza de Seguro
b. Credencial del Seguro Social (con su número de Seguro Social)
c. Credencial de Elector
d. Tarjeta de Circulación
e. Licencia de Conducir
f. Equipo de Seguridad (botas de seguridad, manga larga y lentes)
g. RC
h. Gafete de Identificación

En caso de pérdida o falta de credencial, el operador contara con 7 días hábiles posteriores a su
última carga, para obtener su reposición.

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4.4. En caso de que el cliente lo requiera; cuando ingrese la unidad, deberá ser marcada la caja o el
tractor por el personal del Centro de Distribución con el número identificador de Lot/Cortina/Puerta
o Rampa. En caso de no ser así el operador deberá exigir al personal de caseta que su unidad sea
marcada

4.5. Cuando ingrese la unidad y en adelante, deberá seguir las indicaciones que el personal del
Centro de Distribución haga con el fin de asegurar una operación ordenada y libre de riesgos.

4.6 Cuando ingrese la unidad, deberá encender tus luces preventivas (intermitentes), manejara la
velocidad máxima requerida por el cliente.

4.7. Queda estrictamente prohibido hacer reparaciones, lavar o dar otro tipo de mantenimiento a
las unidades dentro de las instalaciones, salvo que el cliente lo autorice.

4.8. Queda estrictamente prohibido el ingreso a las instalaciones de carga con menores de edad,
animales o cualquier tipo de compañía que no esté autorizada para permanecer en las a bordo de
las unidades antes o después de la carga.

4.9. Actos Que Desvirtúen: Se considerará como falta al Reglamento, todos aquellos actos que
desvirtúen o tiendan a desvirtuar el orden del mismo, lesionen los derechos de las personas, vayan
en contra de las buenas costumbres, violen las disposiciones de otros reglamentos vigentes, y así
mismo estorben o impidan el uso de bienes o servicios que el Centro de Distribución utilice o
proporcione y dañen la imagen de Frygo Express S.A. de C.V.

4.10. Evita retardar tu salida una vez que el personal del Centro de Distribución les indique los pasos
y les de la autorización para poder salir del mismo.

4.11. Espera De Acceso: Si no hay disponibilidad de espacio en el interior de las instalaciones, el

operador deberá seguir las indicaciones del personal de Caseta, para ser registrado, así como estar
pendiente del sistema de aviso para concederle el acceso.

4.12. En caso de siniestro (incendio, temblor etc.) se deberá apagar la unidad, desalojarla y
concentrarse en los puntos de reunión, además de acatar las indicaciones de los elementos de
seguridad o brigadistas.

4.13. Documentos Extraviados: Queda bajo responsabilidad completa del operador en caso de
extraviar documentación (facturas, pases, vales, etc.). Así mismo se considera una falta al
Reglamento el extravío de cualquier tipo de documentos que hayan sido entregados por el cliente
al operador para la realización de una entrega.

4.14. Tome las medidas necesarias para no llegar tarde a la cita que le asignaron.

4.15. No olvide revisar su vehículo antes de salir de su destino (aceite, agua y aire de llantas, termo,
etc.), para evitar accidentes y contratiempos.

4.16. CASO ESPECÍFICO: Todo operador que cargue en cualquier localidad de P&G debe contar con
una antigüedad de mínimo 1 año como operador tomando en cuenta su historia laboral y al menos
15 días al servicio de la línea transportista que lo asigna a la operación de P&G con RC activado. En
caso de no cumplir con dicho requerimiento, no podrá cargar para P&G.

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4.17. El operador deberá presentarse a cargar con los viáticos correspondientes, y documentación
completa. Así como combustible suficiente para llegar a su destino final.

4.18. Es responsabilidad de monitoreo y del operador conocer la ruta que debe seguir para llegar a
su destino final.

4.19. Está prohibido llevar acompañantes en el interior de la unidad salvo que el cliente asigne un
elemento de custodia, abordo o en auto de seguimiento, cuando lo considere necesario, previa
identificación y notificación al operador.

4.20. El operador debe contar siempre con un medio de comunicación funcionando y con crédito
disponible que complemente el sistema GPS de las unidades el cual es entregado por el Jefe de
Operaciones y RRHH de uso exclusivo e intransferible a personas ajenas a Frygo Express S.A. de C.V.,
para reportar cualquier anomalía en caso de pérdida de señal satelital. De igual manera monitoreo
deberá mantener contacto en todo momento con el cliente para informar sobre el estatus de la
unidad o en caso de requerir algún apoyo, aviso de siniestro, etc.

4.21. CASO ESPECIAL: Ninguna unidad debe resguardarse en patio o pensión. En caso necesario,
deberá contar con previa autorización de seguridad logística P&G, y solo podrá ingresar en patios y
pensiones evaluados y autorizados, obligándose el operador a dar aviso de su llegada, y salida al
centro de monitoreo al servicio de P&G.

Autopista México – Querétaro queda estrictamente prohibido hacer detenciones en lugares que no
sea “parador San Pedro” y “Quinta Rueda”, cualquier detención en la autopista por consecuencia el
operador será vetado para cargar con P&G y la línea deberá explicar a seguridad P&G el motivo y
negociar en caso de ser posible el desbloqueo del operador

Ruta México – Veracruz, queda prohibida cualquier detención antes de caseta Fortín. Aplican las
mismas sanciones que el punto anterior

4.22. Para cualquier requerimiento de cambio de tracto en el camino por falla mecánica, o por
cualquier otro motivo, el operador debe dar aviso inmediato a monitoreo y éste al cliente (no más
de 15 min) proporcionando los siguientes datos:
a. Línea
b. Número económico
c. Placas
d. Destino

4.23. Una vez iniciado el recorrido el operador podrá detenerse únicamente en los sitios autorizados
por el cliente previo aviso, evaluación y confirmación por el cliente.

4.24. Los conductores no pueden conducir bajo los efectos de drogas y/o bebidas alcohólicas.

4.25. Los vehículos deben ser conducidos hasta el cliente por el conductor que recibe la mercancía
en el centro de distribución, almacén o planta. En caso de requerirse algún cambio de conductor
debe ser notificado al contacto de seguridad del cliente para su aprobación, indicando el nombre y
número de identificación del nuevo conductor.

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4.26. CASO ESPECIAL: Los camiones deben circular en caravana, inclusive si son de diferentes líneas,
camiones que transiten solo deben ser una excepción, y cumplirán igualmente con los
procedimientos de seguridad establecidos en el SLEA de P&G. Las operaciones de transporte deben
ser planificadas para minimizar paradas, y cuando sea necesaria, reducir al máximo el tiempo
detenido. Las pernoctas de fin de semana están restringidas y si lo hacen debe efectuarse previa
aprobación de P&G en patios aprobados.

El conductor no puede permanecer dentro del vehículo ni cerca durante el tiempo de espera para
la descarga en el cliente, con la finalidad de reducir el riesgo de robos. Se sugiere que los
conductores en el momento de su arribo a las instalaciones del cliente no usen camisas con logos
que identifiquen al Transporte para que no lo relacionen con el vehículo.

Si una carga designada como de “Alta seguridad” no puede alcanzar su destino sin una parada
requerida, entonces a través de un acuerdo específico, se debe identificar un lugar seguro que
pueda ser utilizado, o un equipo de conductores debe ser asignado para minimizar el tiempo de
paradas, y mantener la unidad atendida en todo momento. Los cargamentos designados de “Alta
seguridad” no deben ser liberados para su envío a destino si el conductor no tiene el suficiente
tiempo para llevarlo a un sitio seguro o a su destino final.

Los procedimientos que pudieran permitir desviaciones de los cargamentos de su destino planeado
deben ser acordados entre P&G seguridad con el fin de minimizar cualquier oportunidad de
desviaciones no autorizadas.

4.27. Es necesario que el conductor recorra 320 km aproximadamente antes de su primera parada.

4.28. Sellos de Seguridad: EL operador debe asegurar que todos los cargamentos sean sellados
a. En el caso de Boehringer bebe apuntar en su carta porte el número de sellos y pedir al responsable se
la carga que le firme (K+N, Power Ice, PDC)
b. En el caso de P&G precintados con un perno de alta seguridad de entre 7 y 10 mm de diámetro

4.29. Verificar la coincidencia entre el número del sello de la unidad o del contenedor y el registrado
en los documentos de embarque hasta su entrega.

4.30. El operador debe llevar a cabo inspecciones previas al recorrido para verificar que la carga se
encuentre correctamente asegurada para iniciar su recorrido, de no ser así informar a los
responsables de carga para que se asegure correctamente la misma, una vez que la carga esté
correctamente asegurada informar a monitoreo e iniciar recorrido.

4.31. Está estrictamente prohibido que el operador aplique o remueva el sello de seguridad a menos
que sea bajo las órdenes de las autoridades competentes. Cualquier cambio en la integridad del

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sello causado por la inspección de autoridades, deberá ser registrado en los documentos del
cargamento

4.32. Queda terminantemente prohibido el transporte de productos farmacéuticos en conjunto con

sustancias peligrosas o cualquier otro material que no corresponda a un medicamento y que pueda
contaminar los productos.

4.33. Se prohíbe el transporte de medicamentos en los sistemas de encomiendas de transporte

público, a menos que se demuestre documentalmente que el medio de transporte utilizado
garantiza las condiciones de almacenamiento requeridas.

4.34. Independientemente del tipo de transporte, debe demostrarse que las cargas no han sido
expuestas a condiciones que puedan poner en riesgo la calidad e integridad. Debe utilizarse un
enfoque basado en riesgo en la planificación de transporte.

4.35. Si se produce una desviación de la temperatura o un daño al producto durante el transporte,

se deberá informar al cliente inmediatamente. Se debe contar con un procedimiento para la
investigación y el manejo de variaciones de temperatura.

4.36. El operador debe verificar que su unidad cuente con certificado de fumigación y sanitización,
antes de ir a la cita de carga.

4.37. Siempre que sea posible deben utilizarse vehículos y equipos dedicados a medicamentos.
Cuando se usen vehículos y equipo no dedicados se deberá contar con procedimientos para
asegurar que la calidad e integridad del medicamento no se verá comprometida, estableciendo los
controles que deben cumplir y las características que deben tener.

4.38. Las cajas de las unidades deben diseñarse o adaptarse a modo de asegurar condiciones
adecuadas de las cargas, debiendo mantenerse limpias y secas.

4.39. La mercancía en tránsito debe ser acompañada por la documentación que acredite su
procedencia y legitimidad, evidencia; la cual debe ser enviada en tiempo y formato solicitado por el
cliente al área de Servicio al Cliente Frygo Express en formato PDF, y legible, identificado con la
nomenclatura autorizada por el cliente. La evidencia deberá contar con la leyenda “sellos intactos”,
datos del cliente (nombre de quien recibe, firma y fecha) y un sello de recibido del almacén

4.40. La carga debe realizarse respetando que ingrese primero lo último en ser distribuido, de modo
de disminuir el tiempo de la mercadería en circulación y evitar daños físicos.

4.41 Los vehículos deben encontrarse en buenas condiciones técnicas y contar con capacidad
suficiente para permitir la estiba ordenada de los productos.

4.42. La información sobre el origen, destino y contenido de cada cargamento es CONFIDENCIAL. El

operador lo comunicará solamente a aquellos involucrados en la transacción, como son: expedidor,
destinatario, monitoreo y operaciones.

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5.- REPORTE DE INCIDENTES E INVESTIGACIONES
El operador debe tener disponible un teléfono de emergencias 24 horas

5.1El operador tiene la obligación de reportar al contacto apropiado para llevar las acciones que se
describen en continuación:

5.1.1. Todos los robos, hurtos, faltantes, accidentes, discrepancias de sellos de manera inmediata
vía telefónica al contacto de seguridad del cliente y por correo en un lapso no mayor a 24 horas
después de que se detecta el incidente.

5.1.2. Una denuncia ante el Ministerio Público debe ser colocada para los incidentes de robo / hurto
/ saqueo de la carga y accidentes.

5.1.3. Asegurar que los operadores soliciten a las autoridades competentes el levantamiento de
todos los accidentes de tránsito que implique daños o saqueo de la mercancía.

5.1.4. Enviar copia de los reportes del Ministerio Público, expedientes de tránsito o Policía Federal
y las declaraciones de los operadores al cliente tan pronto como sea posible.

5.1.5. Investigar todas las pérdidas de producto terminado y comunicar los resultados al cliente tan
en un lapso de 24 horas con sus respectivos planes de acción para evitar su recurrencia.

5.1.6. Presentar evidencia escrita de la implementación de procedimientos de seguridad, así como

también brindará números de emergencia 24 horas al cliente.

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ANEXO A. ASEGURAMIENTO DE CAJAS Y TERIMAS
Se realizó una prueba de simulación de carga y transito de una unidad, para validad la propuesta de
tipo de emplaye y forma correcta de aseguramiento de la carga transportada.

La unidad utilizada fue la unidad FR37 capacidad de 3.5 Ton, realizando un recorrido de 23.km,
haciendo paradas, acelerones, frenos bruscos y paso por baches, de manera que se pudiera
comprobar que la forma de emplaye y aseguramiento de la carga podía resistir diversas condiciones
no planificadas en su trayecto de entrega a lo largo de su tránsito por carretera.

Es necesario emplayar las cajas

de forma firme junto con la
tarima, haciendo capas, ce
protejan las cajas y eviten
ladeos con el movimiento
brusco. El emplaye debe cubrir
desde la parte superior e
inferior.

Ilustración 1Emplaye de cajas

Ilustración 2Aseguramiento de esquinas

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Es necesario reforzar bien las esquinas de cada lado de la tarima, para evitar que debido a su forma
triangular estas rompan el emplaye y generen un percance que pueda dañar la carga.

Ilustración 3Aseguramiento con cincho de seguridad

Es necesario sujetar la carga firmemente, pero teniendo cuidado de no dañar la integridad de la

misma, se sujeta con un cincho de aseguramiento a un costado de la caja de transporte, pegada a
las paredes tanto lateral como trasera, nunca en medio o cercano a las puertas, el cincho debe
rodear completamente la carga.

Después de haber sujetado la carga se procedió a hacer el recorrido, a diversas velocidades, frenos
bruscos, caminos con topes y baches, para comprobar que la forma de aseguramiento era correcta.
A continuación, se muestra el recorrido de prueba.

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Ilustración 4Recorrido de prueba

Después de su recorrido la
carga no registró ningún tipo
de daño o movilidad que
pudiera poner en peligro su
integridad.

Ilustración 5Carga después de recorrido

Por ello, se presenta esta simulación para ejemplificar cuál y cómo es la forma correcta de asegurar
una carga para evitar daños durante su transporte.

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BIBLIOGRAFÍA
NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-059-SSA1-2015, BUENAS PRÁCTICAS DE FABRICACIÓN DE
MEDICAMENTOS.

MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DE DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE DE PRODUCTOS

FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS.

NORMAS DE BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO. UNIMED. 2004.

MANUAL INSTITUCIONAL DE NORMAS PARA EL ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS. 2013.

BUENAS PRÁCTICAS DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS. ANMAT. 2018.

BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE. ARTICULO CIENTÍFICO.

WALKER FERNANDEZ.

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