CI Fondos en Avance 1

TRABAJO PRÁCTICÍO INDIN/IDUAL
Estimados participantes, con base en el presente ejemplo, se debe identificar y describir los
controles internos previos que correspondan, según la secuencia de operaciones de entrega y
rendición de cuentas de Fondos en Avance:
Procedimientos Controles Previos

Comunicación Interna dirigida al Secretario de El primero control interno es que la entidad tenga un
Administración y Finanzas de la Municipalidad, Reglamento de fondos en avance.
firmada por el Secretario o Jefe de área, solicitando Verificar si la persona a quien se está solicitando el
desembolso de Fondos en Avance, identificando a la desembolso de fondos en avance sea funcionario de la
servidora o servidor público responsable de Fondo entidad.
en Avance, descripción de la actividad a realizar, Verificar que la actividad a desarrollar con los fondos en
adjuntando Formulario de Solicitud, Certificación avance sea una competencia de la entidad.
Presupuestaria, fotocopia de la cédula de identidad Verificar que la certificación presupuestaria o las
del responsable y letra de cambio por el monto partidas insertas en la certificación sean las correctas
solicitado. con relación a la actividad.
La letra de cambio debe estar llenada y firmada con las
formalidades o cumpla con los requisitos para su
protesta.
A través de la ventanilla única de correspondencia,

- El jefe administrativo y financiero debe autorizar el
verifica la presentación de los documentos exigidos desembolso del fondo en avance una vez revisada la
y el Secretario de Administración y Finanzas remite documentación.
la solicitud al Jefe de la Dirección de Finanzas.
El Jefe de la Dirección de Finanzas previo a la El analista debe evaluar la documentado que sea
autorización del desembolso, remite la solicitud competente y suficiente y revisar también lo siguiente:
para evaluación del Analista I, con base en criterios Verificar si la persona a quien se está solicitando el
técnicos. desembolso de fondos en avance sea funcionario de la
entidad.
Verificar que la actividad a desarrollar con los fondos en
avance sea una competencia de la entidad.
Verificar que la certificación presupuestaria o las
partidas insertas en la certificación sean las correctas
con relación a la actividad.
La letra de cambio debe estar llenada y firmada con las
formalidades o
cumpla con los requisitos para su protesta.
Una vez aprobado el desembolso, el Jefe de la El contador tiene la obligación de efectuar los controles
Dirección de Finanzas remite la solicitud al Director previos necesarios antes del desembolso.
de Contabilidad para procesar el desembolso
mediante el comprobante y cheque
correspondiente, mismos que se remiten para firma
del Jefe de la Dirección de Finanzas y Secretario de
Administración y Finanzas.
En ventanilla única de correspondencia, se procede
- Verificar que le funcionario que recibe el cheque se el
a la entrega el cheque al responsable del Fondo en encargo de los fondos en avance.
Avance, dejando constancia en el comprobante y
registro de entrega de cheques
El servidor o servidora pública responsable del Toda la documentación generada para la rendición de
Fondo en Avance, presenta rendición de cuentas, cuentas del fondo en avance debe ser para cumplir el
mediante Comunicación Interna con visto bueno del objetivo de la actividad para lo cual se solicitó los fondos.
Secretario o Jefe de área, adjuntando Formulario de Las facturas y recibos deben cumplir con las
Descargo, informe de actividades, facturas, recibos, formalidades requeridas.
planillas, boletas de depósito (por saldos no
utilizados), entre otros documentos.
A través de la ventanilla única de correspondencia,

- La responsable de la ventanilla solo pasa la documentación
verifica la presentación de los documentos exigidos a la instancia que corresponda.
y el Secretario de Administración y Finanzas remite
el descargo al Jefe de la Dirección de Finanzas.
El Jefe de la Dirección de Finanzas previo a la La analista debe verificar los siguiente:

autorización del descargo, remite para evaluación Que la documentación generada en la rendición de
del Analista I, con base en criterios técnicos cuentas del fondo en avance debe ser para cumplir el
objetivo de la actividad para lo cual se solicitó los fondos.
Las facturas y recibos deben cumplir con las
formalidades requeridas.
El informe de actividades tenga las firmas del que solicita

los fondos en avance.
El deposito este correcto en la cuenta que corresponda.
Una vez aprobado la rendición de Que registro del descargo de estar correcto.
cuentas, el Jefe de la Dirección de Firma de los comprobantes.
Finanzas remite la solicitud al Director
de Contabilidad para procesar el
descargo correspondiente y firma del
comprobante por el Jefe de la
Dirección de Finanzas y Secretario de
Administración y Finanzas
En caso de que se hubieran solicitado y ejecutado Fondos en Avance para la compra regalos para los
servidores públicos por el día del padre, no reconocido como una obligación del Estado ¿quiénes
serían los posibles responsables?
LOS POSIBLES RESPONSABLES SON:
1. EL QUE SOLICITA LOS FONDOS PARA COMPRA DE REGALOS.
2. EL QUE AUTORIZA LOS FONDOS PARA COMPRA DE REGALOS
3. EL QUE EJECUTA LA COMPRA DE LOS REGALOS.

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TRABAJO PRÁCTICÍO INDIN/IDUAL

Procedimientos Controles Previos

A través de la ventanilla única de correspondencia,

cumpla con los requisitos para su protesta.

A través de la ventanilla única de correspondencia,

El Jefe de la Dirección de Finanzas previo a la La analista debe verificar los siguiente:

El informe de actividades tenga las firmas del que solicita

LOS POSIBLES RESPONSABLES SON:

1. EL QUE SOLICITA LOS FONDOS PARA COMPRA DE REGALOS.

2. EL QUE AUTORIZA LOS FONDOS PARA COMPRA DE REGALOS

3. EL QUE EJECUTA LA COMPRA DE LOS REGALOS.

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