Objetivo de este tema: determinar cuáles han sido los períodos más significativos de la historia de la Archivística.

El proceso evolutivo de la Archivística discurre desde la práctica de la archivística, desde que aparece la
escritura, hasta la actualidad en donde se configura como ciencia a partir del siglo XIX.
El objeto de la archivística son los archivos y los fondos documentales. Desde el surgimiento de la escritura ha
sido necesario la recopilación y almacenaje de documentos escritos. Esto localiza el origen de la archivística a
finales del cuarto milenio antes de cristo, el denominado periodo pre archivístico, hasta el siglo XIX cuando ya
se establece como ciencia.
I. La periodización de la Archivística
Para la periodización entre diferentes autores no ha existido unanimidad.
Teoría de Robert Henri Bautier, Establece la división de la archivística según la edad clásica de la Historia.
 Antigüedad: archivos de palacio.
 Edad Media: época de los cartularios o tesoros de cartas.
 Edad Moderna: época de los archivos como arsenal de autoridad
 Edad Contemporánea: época de los archivos como laboratorios de la historia.
Elio Lodolini y Leopoldo Sandri. Establecen las etapas según sus valoraciones,
 Antigüedad Siglo XVIII: concepto patrimonial y administrativo de los documentos.
 Ilustración-Romanticismo: valoración del archivo como fuente histórica.
 Romanticismo y nacionalismo hasta la actualidad: dividiendo los archivos en los que son un
instrumento para definir la realidad histórica de las naciones y los que permiten la transparencia e
impide el arbitrio de los poderes públicos.
Según dos autores diferentes:
1. La Archivística como instrumento funcional, desde las primeras formalizaciones de archivos hasta la
época de los Trastámara en la Edad Media.
2. La Archivística como doctrina patrimonial y jurídico-administrativa, desde la Baja Edad Media hasta la
segunda mitad del s. XVIII.
3. La Archivística como desarrollo historiográfico y teoría especulativa, desde la segunda mitad del siglo
XVIII hasta la primera mitad del s. XX.
4. Archivística integral en la sociedad del conocimiento que se aplicaría en la archivística actual.
- La archivística como instrumento funcional.
Se caracteriza por ausencia de un corpus teórico archivístico. La Archivística es una práctica funcional y útil. Este
periodo se extiende desde la Antigüedad hasta la Baja Edad Media, el archivo es un lugar donde se conservan
documentos. Se localizan en época antigua palacios y templos, mientras que en la Alta Edad Media en catedrales
y monasterios. La teoría archivística de este momento se reduce al funcionamiento de un archivo, mediante la
conservación de documentos y su administración.
Ya en la antigüedad el archivo se empieza a ver como un sujeto individual, en Grecia se denomina Archeion y
en Roma Tabularium. De esta forma cuentan con un personal propio y especializado. Un ejemplo es el edificio
Metroon en Atenas, en donde en el año 350 a.C. se centraliza las escrituras públicas. Este era un templo por lo
que se une el poder político y religioso. En Roma en un principio se usaba el Templo de Saturno para almacenar
los documentos, pero de forma posterior se creó un edificio propio para un archivo, el Tabulario.
El archivo funciona como un agente de la función administrativa. Los diferentes documentos son creados y
conservados por necesidades de los gobiernos y la administración. Además, conserva otro tipo de documentos
que avalan y salvaguardan lo derechos de los ciudadanos. Esto da lugar a la aparición del concepto de archivo
público, no solo porque el propietario sea el Estado, sino porque sus documentos se dotan de fe pública y de
carácter probatorio.
 Decadencia del documento escrito en la Alta Edad Media
Tras la desaparición del Imperio romano se impone el derecho germánico frente al romano en Europa. Frente
al valor probatorio del documento, se impone el procedimiento oral y la prueba testimonial. Se produce un
descenso generalizado del nivel cultural y retroceso de la administración romana y pérdida del concepto de
archivo público en tanto que el estado como res publica pasa al Estrado como propiedad personal.
Situación de los archivos
Los nuevos centros donde se almacenan documentos y hacen de archivo son principalmente los centros
religiosos como archivos catedralicios, monasterios o abadías. Esto se debe a que era en estos sitios en donde
se encontraban las personas con un importante nivel cultural y con el conocimiento para leer, escribir y realizar
documentos. A pesar de esto, se mantuvo esta vigencia de la administración romana en la cancillería pontificia
gracias a su gran producción de documentos.
- La Archivística como doctrina patrimonial y jurídico-administrativa
Se inicia en la Baja Edad Media y llegará hasta las revoluciones burguesas del siglo XVIII. El archivo adquiere una
función jurídico-política, pues ofrecía a los reyes una información útil para la afirmación de los derechos de la
Corona y del Estado y para el ejercicio del poder en sus territorios. La Archivística está al servicio de la
administración. El desarrollo de su organización administrativa es la siguiente: recuperación del derecho
romano (compilación de Justiniano), recuperación del documento como fundamento de la organización
jurídico-política y los archivos de Estado, que aglutinan la documentación de las coronas que hasta entonces
habían estado dispersas.
Studium Generale de Palencia. Primera universidad de la Península. Representa la vuelta de los archivos, las
leyes, nivel cultural bla bla bla
El primer gran archivo Real o de Estado es el Archivo de la Corona de Aragón (ACA). En 1192 existió un
precedente, la liber feudorum mauior, compilación de los orígenes de los reyes y condes antepasados de la
Corona de Aragón.
Jaime I el Conquistador (1213-1276) fue el primer monarca de Aragón que conservó los registros reales de la
Cancillería aragonesa, siendo a partir de 1252 cuando se registra regularmente toda la documentación. Hay que
tener en cuenta que no existía un único archivo real, sino varios.
Jaime II de Aragón crea el Archivo de la Corona de Aragón, para custodiar los privilegios y registros de la
cancillería, con sede en el Palacio Real Mayor de Barcelona en 1318. Siguiendo la tradición dada desde la Edad
Antigua este archivo estaba localizado en una capilla.
En el reinado de Pedro IV el Ceremonioso (1336-1387) se establecen unas ordenanzas que rigen el
funcionamiento del archivo real. En primer lugar, define el papel del archivero, como oficial de la cancillería
subordinado al canciller, además de la función del archivo que era la conservación y administración del
patrimonio real. También regulaba el sistema de confluencias de escrituras de sus dependencias
administrativas, el sistema de ordenación, el lenguaje de identificación y la forma de realizar copias de los
documentos.
- Archivos del poder: “la función coercitiva del archivo”
Es el depósito en donde se custodia el patrimonio real, por lo que es un mecanismo más del poder de la
monarquía. Tiene un carácter secreto y de inaccesibilidad.
También existe un importante desarrollo de la literatura archivística, desde finales del siglo XVI hasta el XVIII.
Se buscan respuestas concretas a problemas reales a fin de una correcta clasificación, ordenación y descripción
de los papeles. Un ejemplo son las Ordenanzas del Archivo general de Simancas de 1588, en donde se definen
las tareas del archivo, establece la clasificación de los documentos y las funciones de conservación y
restauración. Otros archivos copiaron estas ordenanzas como el Archivo de las Indias.
El principal objetivo del archivo es la eficacia administrativa de los Estados, ya que es necesario para el
funcionamiento administrativo de las diferentes organismos e instituciones.
 - Archivística integral en la sociedad del conocimiento
En este periodo la archivística se establece como una ciencia, cuenta con unos principios teóricos, además de
una aplicación práctica. Su cronología es desde la segunda mitad del siglo XX hasta la actualidad. Bebe de dos
tradiciones, la europea vinculada a la historia y al derecho y la norteamericana/anglosajona especializada en la
gestión administrativa.
Ampliación del campo de actuación de la Archivística
Esta disciplina se ha expandido a la gestión administrativa, ya no solo interesa el documento histórico, sino una
concepción global del mismo, desde su producción hasta su conservación. Además, se le da valor a cualquier
documento y sea cual sea su edad o cronología.
Expansión científica de la Archivística
Desde el último tercio del siglo XX es la época de los grandes manuales de esta disciplina, proliferan numerosas
publicaciones especializadas. Es importante el desarrollo de la normativa y leyes específicas para los archivos
desde la Constitución de 1978, como la Ley del patrimonio histórico español de 1985 o las diferentes leyes de
Archivos y Patrimonio Histórico y Cultural de cada una de las CCAA.

Archivística: concepto, objeto y método:

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura la define como una disciplina que trata de
los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y
del tratamiento archivístico de sus fondos documentales.
Por tanto, la Archivística es aquella disciplina que se ocupa de los archivos y los distintos criterios de clasificación
que hay que darles:
En el aspecto material hace referencia a la conservación física de los documentos: El propio edificio o local y
técnicas de conservación (conocimientos físicos, químicos y biológicos para la instalación y conservación). En el
aspecto formal (control intelectual): Sistemas de descripción, organización y aprovechamiento científico
(difusión, etc.).
La Archivística es una ciencia aplicada cuyo fin es la aplicación de su ámbito de especialización para la resolución
de problemas prácticos relacionados con su objeto. Es una ciencia activa y prospectiva, con métodos analíticos
que miran al futuro del archivo: identificar documentos, valorarlos, organizarlos (clasificarlos y ordenarlos) y
describirlos en guías, inventarios, catálogos, índices, bases de datos. Sus procesos van destinados a cada vez
actuar más y mejor sobre los fondos documentales.
En la segunda mitad del siglo XX la Archivística se imparte en Titulaciones españolas de Historia, de
Biblioteconomía y Documentación y en Másteres diversos.
La Archivística en la Universidad Española está en el Área de Ciencias y Técnicas Historiográficas. Identidad
historicista de la Archivística de acuerdo con la amplia gama de Archivos en España.
Biblioteconomía y Documentación. Identidad administrativa para las necesidades de la gestión exclusivamente.
Archivística: ciencias auxiliares
Auxilio al archivero según la edad de los documentos. Auxilio tanto en el Archivo Central de la Consejería de
Haciendo como auxilio en el Archivo General de Indias. Hay que distinguir ciencias tradicionales, coetáneas al
medievalismo de la fundación del Cuerpo de Archiveros, y ciencias más recientes, pero no por ello menos
tradicionales.
Paleografía y la Historia de la Escritura son necesarias para estar en un archivo y enfrentarse a diferentes
documentos. La escritura es una presencia continua para la profesión. El archivero debe conocer la paleografía
latina y las nomenclaturas paleográficas. Debe conocer cómo se escribía y cómo se escribe hasta nuestros días
(Historia de la pluma, de la máquina de escribir, de la fotocopia, de la electrografía).
Diplomática. Su estudio sobre las formas del diploma habitúa a la crítica y anatomía del documento. Para
identificarlo, valorarlo, organizarlo y describirlo.
Sigilografía: el sello del plomo, el de pastel o flan de cera, el sello seco y el sello húmedo son parte del
microcosmos del documento de archivo, antiguo o contemporáneo, a los que, valida, cierra o marca. En la
Bibliografía sigilográfica abundan nombres de muchos archiveros.
Heráldica. Los emblemas heráldicos con sus esmaltes y particiones, piezas y figuras, también son parte
consustancial del lenguaje de los documentos antiguos y modernos.
Genealogía. El carácter más formal y tradicional de formar esquemas genealógicos y tablas de filiaciones y
linajes con métodos rigurosos es una tarea muy vinculada tanto a los archivos de las familias, como a los
genealógicos de las Órdenes Militares, Eclesiásticos, Nobiliarios, etc.
Cronología. Enseña a contar el tiempo según los sistemas y estilos en los que se expresan los documentos.
Toponomástica. Enseña el origen y etimología de los nombres de lugar por medios de repertorios alfabetizados.
Al archivero le importan en orden a la correspondencia de los topónimos usados en el pasado con los del
presente.
Onomástica. Se refiere al origen y evolución persistente de los nombres personales por áreas y periodos. Los
repertorios de listas de nombres, o de reyes, o de obispos, o de nobles son utilísimos en las labores de archivos.
Metrología e Historia de la Moneda. Los conocimientos de sistemas tanto de medidas como de pesos, o el
mismo conocimiento de los sistemas monetarios en la Historia son utilísimos para comprender los documentos
de archivos.
Ciencias auxiliares más recientes. Son las ciencias de la Administración, las de la Informática, las de la
Información (Biblioteconomía y Documentación), las de conservación preventiva, y las de Lingüística.
Archivos
En la definición de archivo, debemos tener en cuenta tres elementos a los que nos podemos referir de forma
indistinta o global: conjunto de documentos, institución y edificio. Cuando hablamos de archivo, nos podemos
referir a uno de estos tres elementos o a los tres en conjunto.
1. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por
una persona física o entidad pública o privada, en el ejercicio de su actividad, y son conservados por sus
creadores o por sus sucesores para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la Historia.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservación y servicio de los
documentos.
3. Edificio o parte de él donde los documentos son conservados y servidos.
Funciones
Podemos resumirlas en tres: reunir, conservar, servir los documentos (poner la documentación a disposición
del usuario). Además, podemos considerar las tareas de su personal: organización (clasificación y ordenación),
descripción, difusión cultural...
Etapas
1. Fase creación. El archivo de gestión → El archivo es objeto de uso en los asuntos de su creador.
Documentos en fase de tramitación. Se considera documentación en fase de gestión hasta 5 años
después de acabada su tramitación. En la actualidad, 1 año, debido al volumen de papeles que se
generan.
2. Fase de mantenimiento y uso. El archivo administrativo → Las oficinas remiten la documentación al
archivo (sólo en las grandes administraciones). El uso administrativo de los documentos es posible pero
no seguro. La tramitación está concluida, pero cabe un recurso. Todo queda ya bajo la responsabilidad
del archivero. Esta fase dura 15 años.
 3. El archivo intermedio
 La documentación ha perdido su utilidad original, la gestión.
 Este archivo debe permitir una gran capacidad de almacenaje.
Durante otros 15 años se procede a valoración, selección y expurgo (identificación, valoración y selecciones de
documentos a efectos de su eliminación). Total, entre los 15 y 30 años.
4. El archivo histórico
Sus documentos han sido seleccionados por su valor informativo, histórico o cultural, están dispuestos para la
consulta de los investigadores y serán conservados a perpetuidad. Los documentos que conserva son
considerados como patrimonio histórico.
Archivo: criterios de clasificación:
En función de la finalidad: histórico, jurídico, administrativo…
¿Archivo vivo o muerto? El vivo es el que sigue recibiendo información del organismo del que procede. El
muerto ha dejado de crecer.
En función del propietario: públicos (estatales, autonómicos, provinciales…) y privados (eclesiásticos, de
familia, particulares…)
En función del acceso: público, semipúblico, privado.
Concepto
Etimológicamente la palabra documento procede del latín “documentun”, originaria del verbo “docere” o
enseñar. Su definición de documento es la combinación de un soporte y la información registrada en él, que
puede ser utilizado como prueba o para su consulta. Se complementa su capacidad física o soporte, la
información o noticia transmitida y el registro o fijación de la información en el soporte.
Documento de archivo: cuenta con un carácter seriado, los documentos se producen uno a uno y con el
tiempo constituyen series, además cuentan con una génesis, se producen dentro de un proceso, son el
resultado de las actividades de sus productos por lo que es importante analizar su producción. Tienen un
carácter de exclusividad, ya que su contenido suele ser exclusivo y rara vez se encuentra otro igual. Cuenta
con interrelación entre los documentos, ya que las piezas aisladas no tienen mucho sentido, ya que la razón
de su existencia viene de terminada por la pertenencia a un conjunto.
Características
Caracteres internos
Clase: procedimiento empleado para transmitir la información (textuales, iconográficos, sonoros,
audiovisuales, electrónicos)
Tipo: aspecto que va más allá de lo externo y lo interno. Deriva de la acción representada de él, es decir,
según se desprenda del contenido así será el tipo de documento, la tipología documental. Si se hacen
preguntas será un cuestionario, si se trata de informar será un informe…
Formato: depende de la forma de reunirse los documentos y de su soporte (papel: legajos, volúmenes
etc.)
Cantidad: se refiere al número de unidades de documentos (volúmenes, legajos…) y el espacio que
ocupan (metros lineales).
Forma: es la condición original o no de un documento, ya que se puede tratar de una copia y de los
diferentes tipos de copias.
Caracteres internos
Entidad productora: es el autor del documento (persona física, jurídica, pública, privada…)
Orígenes funcionales: son las razones por las que se produce un documento. Hay que tener en cuenta
la función, la actividad y el trámite.
Fecha y lugar de producción: datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el espacio y en el
tiempo.
 Contenido: es el asunto o el tema del que trata un documento. Intensivo: cuenta con muchos datos
como un documento judicial, extensivo con pocos datos y muy generales como un censo y diversificado
con datos variados sobre cuestiones diversas como un memorial.
Valores o edad de los documentos
 Valor primario: finalidad por lo que se ha producido un documento, en su origen tiene un valor
administrativo. Con el paso del tiempo la gestión administrativa pierda vitalidad, pero le surge otro valor
paralelo que depende de su naturaleza como legal, jurídico o probatorio. Varía en el tiempo según el
documento.
 Valor secundario: utilidad posterior del documento, valor histórico o permanente. Este documento sirve
como fuente de documentación histórica y parala acción cultural.
Otros valores
 Informativo: tienen este valor aquellos que son utilizados con fines de referencia o investigación,
independientemente de su valor, como testimonio para la historia de la institución productora.
 Intrínseco: depende de factores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la
presencia o no de firmas, de sellos… En definitiva, es un valor derivado de la solemnidad del
documento o de su rareza.
Los valores del documento están íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y, al mismo tiempo,
con las etapas del archivo, pues son aspectos simultáneos. Asimismo, desempeñan un papel fundamental en el
proceso de valoración de los documentos (de ahí su nombre), previo a la selección y al expurgo.
Unidad documental: elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento o por varios que formen un expediente. Por lo que entendemos por documento tanto las unidades
archivísticas (expediente, dosier, libro), como las piezas documentales (documentos sueltos o conjuntos).

Partimos de una premisa que la labor del archivero es facilitar el acceso a los documentos, esto se consigue por
medio de instrumentos de descripción (catálogos, fichas) y búsqueda de los fondos documentales y van
precedidos de las tareas de clasificación y ordenación documental.
¿Por qué es importante la organización archivística?, un archivo desorganizado, aunque contenga los fondos
más ricos del mundo, no favorece ni la perdurabilidad de la documentación, ni las búsquedas documentales. De
esta manera, disminuye las pérdidas, favorece la conservación y mejora las búsquedas de información.
Tenemos tres objetivos de la organización de un archivo:
1. Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan mayor información si
se encuentran integrados con su contexto (ya vimos que una de las características era la interrelación).
2. Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, bien mediante la aplicación del principio de
procedencia y orden original, si se trata de fondos institucionales o bien, según la distribución lógica de
agrupación, en el caso de las colecciones.
3. Evidenciar o reconstruir la disposición de un archivo, a partir de las relaciones funcionales y estructurales
que, de manera natural, se producen entre los documentos durante su ciclo vital.
Básicamente el proceso desde la desorganización de un archivo, se organiza y finalmente el resultado es un
archivo bien organizado e instalado. Que veremos este proceso a continuación, teniendo como resultado un
archivo bien organizado e instalado.
La organización archivística consta de dos etapas en una primera fase de identificación: la clasificación y la
ordenación. Habitualmente los términos clasificar y ordenar se emplean de manera indistinta en el lenguaje
coloquial. Desde el punto de vista archivístico existen muchas y muy importantes diferencias que hay que
conocer.
Primero, identificamos los grupos atendiendo a una serie de criterios y después, establecidos esas distintas
clases ordenamos esos grupos. La clasificación de un fondo documental supone establecer clases o grupos
diferentes entre sí, que tengan unas características comunes y sean diferentes a los demás. Mientras que la
ordenación implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos, de esos grupos (y luego
los ordenamos).
Métodos de organización: el mejor método de organización de un archivo es recrear o respetar el orden
originario (el principio de procedencia) que tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las oficinas
productoras. Si se emplea este método, independientemente de la persona que acometa esta tarea, el
resultado siempre es el mismo. Si se desorganizara mil veces, el resultado de organizarlo conforme al orden
natural y originario sería igualmente el mismo. De esta manera, el archivo tiene una estructura objetiva.
Clasificación
Consiste en establecer clases o grupos de documentos, únicos y diferentes entre sí, de modo que queden
integrados formando parte de la estructura de un todo, que es el fondo documental. Esta parte es anterior a la
ordenación. Según el Diccionario de terminología archivística, es la operación archivística que consiste en el
establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, es el primer paso del
proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Esta
separación por grupos documentales se efectúa según el principio clave de la Archivística: el “respeto a la
procedencia de los fondos documentales”.
Principio de procedencia y principio del orden natural de los documentos: los dos principios básicos de la
Archivística.
Mientras que las bibliotecas se clasifican por materias o contenidos, los archivos se clasifican:
Por fondos (conjunto documental producido por una institución, órgano, entidad).
Por series dentro de los fondos (libros, expedientes o documentos caracterizados por materializar
funciones, competencias y procedimientos característicos y distintos).
Por expedientes dentro de las series (los documentos referidos al procedimiento de un asunto).
Hasta llegar a la unidad documental simple, al documento suelto, sobre todo en el caso de la correspondencia
epistolar recibida y emitida.
Ordenación
Una vez efectuada la clasificación damos paso a la ordenación, que consiste en unir y relacionar los distintos
elementos de cada clase o grupo creados inicialmente, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. Según el Diccionario de terminología archivística, es la operación archivística realizada dentro del
proceso de organización, que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro
de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del
tratamiento archivístico denominada identificación.
Modos de ordenación: así pues, estableceremos dentro de las series, expedientes y documentos ya clasificados:
podremos ordenar la documentación atendiendo a varios criterios. El más frecuente utilizado es seguir una
secuencia natural (atendiendo a los distintos momentos en que se originaron los documentos por la gestión
que fueron creados), podemos ordenar con un criterio alfabético (cuando tengamos por ejemplo una serie
formada por expedientes personales o de materias establecidas), criterio geográfico (series y documentos
referidos a ciudades o barrios o calles) o numérica (documentos contables, documentos de correspondencia, el
orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas).
Instalación
Consiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación, ya
sean cajas, legajos, carpetas o libros. Según el diccionario de terminología archivística, se refiere a dos
conceptos: ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización del espacio y
conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación de los documentos.
Antes de introducir un expediente en su caja hay que proceder a identificarlo, mediante una signatura que
haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y su orden dentro de la misma. En la instalación de
las cajas, legajos y libros seguiremos el sistema de numeración continua, el más indicado para un archivo en
crecimiento, mediante la numeración arábiga desde el nº1 en adelante, siguiendo la secuencia natural.
Ejemplo: un expediente ubicado en la caja o legajo 97, y que ocupa el nº3 de los que contiene, tendrá la
signatura: 97,3.
El cuadro de clasificación.
El elemento básico es el cuadro de clasificación. Debe elaborarse desde el conocimiento del contenido del
archivo. Se trata de un instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la
organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales
de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.…). El cuadro de clasificación es un
instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad productora de los documentos.
La organización de los documentos se realiza de acuerdo con el mismo orden en que se dividen y subdividen las
diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio
de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo del que proviene y, en ese fondo, en su lugar
de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.
Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un
organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios
estructurales de la entidad generadora. Cada “cuadro” se realiza para un fondo concreto, por lo que si en un
archivo a varios fondos, se deben realizar cuadros para cada uno de ellos.
El fondo y sus divisiones
 Fondo: Es el conjunto documental que proceden de una institución o una persona, conservado en el
archivo de dicha institución o de una institución de archivo. Es el resultado natural de la actividad que la
institución realiza. (Todo)
 Sección: Es la primera división en que se ordena un fondo, la cual conforme al principio de procedencia
y orden original se organiza conforme a la estructura organiza o por la función de la institución u
organismo. (Subsecciones y Áreas) (Primera división)
 Serie. Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad
administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refiere a un tema específico.
(Conjunto de documentos que recoge una misma función o actividad administrativa con la misma norma
de procedimiento)
 Colección (serie facticia): Reunión de documentos de toda procedencia, agrupados en función de una
característica común, como el tema, lengua, soporte… Esto es fruto de la selección arbitraria de
documentos, y no siguiendo la organización típica de un archivo, basada en las institución o persona de
procedencia. Es típico de los periodos anteriores al nacimiento de la archivística como disciplina, como
por ejemplo en el siglo XIX.

Unidad documental: Elemento

indivisible de una serie documental
que puede estar constituido por un
solo documento o por varios que
formen un expediente. (Se entiende
por documento tanto las unidades
archivísticas [expediente, libro]
como piezas documentales
[documentos sueltos o conjuntos])
 La descripción archivística
La descripción de los documentos es la parte culminante del trabajo archivístico. El objeto de la descripción es
hacer accesible la información de los fondos de la forma más precisa. Con este fin se han desarrollado
diferentes tipos de normas descriptivas, que debe ser siempre igual y cuyo objetivo es dar información del
documento al usuario. Para facilitar esto se busca realizar una descripción sistemática e internacional. Se
utiliza un sistema multinivel, en donde se describen las distintas agrupaciones documentales (fondo, serie…),
en donde van a existir dos espacios de descripción, la macro descripción que describe el conjunto de fondos,
mientras que la micro descripción. La descripción archivística utilizada es la desarrollada en el Proyecto ISAD
(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, entre 1992-1994.
Premisas de carácter teórico:
De acuerdo con el principio de procedencia, atendiendo a la estructura que tenía la oficina productora, desde
lo general a lo particular. Para esto hay que establecer unos niveles jerarquizados, de mayor a menor.
Normas internacionales de descripción archivística
Normas internacionales de descripción:
 Norma General Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G) (General International Standard
Archival Description).
 Norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivísticos para entidades, personas y
familias: ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons
and Families).
 Norma internacional para la descripción de funciones: ISDF (International Standard for Describing
Functions).
 Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo: ISDIAH
(International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).
Las tres últimas son complementarias a la norma ISAD (G).
Gran parte de los archivos europeos siguen las mismas normas en cuanto a la descripción. Es más fácil acceder
a los fondos si se hace de manera generalizada en cuanto al método de búsqueda y acceso. La norma ISAAR
(CPF) es complemento de la ISAD (G) cuyo objetivo es ofrecer reglas generales y términos normalizados para
la creación de registros de entidades, personas y familias. Ejemplo (campos esenciales):
Norma ISDF: guía para la descripción de funciones relacionadas con la producción y conservación de
documentos. En todos los procesos de gestión documental es preciso conocer la función (clasificación,
valoración, selección, intercambio de información...). Para la descripción de funciones hay tres elementos
fundamentales (de 21):
Norma ISDIAH: su objetivo es ayudar a describir las instituciones que conservan y difunden fondos
documentales.
La norma ISAD (G)
La ISAD (G) está planteada como un sistema de descripción multinivel que abarca el fondo y sus partes, y se
rige por las reglas siguientes:
1. Descripción de lo general a lo específico. En el primer nivel de descripción se debe dar información
sobre el fondo como un todo. En los siguientes, de forma jerárquica, se describirán las partes que lo
componen.
2. Información relativa al nivel de descripción (no mezclar información inadecuada según el nivel).
3. Interconexión de las descripciones (claridad jerárquica).
4. No repetición de la información (evitar redundancias).
Se compone de 26 elementos de descripción agrupados en siete áreas de información:
1. Área de identificación.
2. Área de contexto.
 3. Área de contenido y estructura.
4. Área de acceso y utilización.
5. Área de documentación asociada.
6. Área de notas.
7. Área de control de la descripción.
De esos 26 elementos solo una parte es esencial en toda descripción: Código de referencia, título, productor,
fechas, extensión de la unidad de descripción, nivel de descripción y alcance y contenido, dentro del número 3
(contenido y estructura).
1. Área de identificación
1.1. Código de referencia: sirve para localizar los documentos en su ubicación dentro del archivo. Debe
contener el código del país (norma ISO 3166), código del archivo (código INE del municipio y acrónimo) y
signatura archivística (micro descripción). Ej.: ES.28079.AHN. Por tanto, los distintos niveles de descripción los
podemos establecer en el cuadro de identificación mediante un código numérico (1. Fondo; 1.1 primera
división del fondo, etc.). Letras del país + código del país + código del municipio + acrónimo del archivo
Los elementos del código de referencia relativos a la micro descripción están representados por la signatura.
El código de referencia no admite más nivel, pues hemos llegado a la unidad documental, elemento indivisible
de un fondo. Fondo/Primera sección de fondo
Título: su objetivo es denominar la unidad de descripción. El título formal es la transcripción exacta del
nombre de la unidad de descripción. El título atribuido es la atribución de un nombre por parte del archivo,
mediante diversos criterios. Deberá ser breve e incluir cuanta más información de forma concisa (productor,
tipo documental, función, tema...). Su objetivo es denominar la unidad de descripción.
 Título formal: transcripción del nombre de la unidad de descripción
 Título atribuido: atribución de un nombre por parte del archivero. Deberá ser breve e incluir
cuanta más información de forma concisa (productor, tipo, documental, función, tema…)
Fecha: su objetivo es identificar y consignar las fechas de la unidad de descripción. Existen dos tipos de fechas:
 Fecha de formación o tramitación: en la que el productor acumuló, generó o tramitó la
documentación. “fecha de formación” = [f] [f] 1599/1603
 Fecha de creación: fecha en la que se crea. Si existen diferentes fechas en un mismo
documento se ponen las fechas extremas, es decir, la más antigua y la más reciente. “fecha de
creación” = [c] [c] 1492-10-12
Nivel de descripción: indica el nivel de la unidad de descripción. Ejemplo: Fondo, serie, expediente…
Volumen y soporte de la unidad de descripción: indica el volumen, tamaño o formato y soporte. El volumen
de las unidades debe expresarse en cifras arábigas y la denominación específica del soporte documental
(unidades físicas o lógicas). Ejemplo: 300 legajos, 240 cajas, 128 topografías.
Área de contexto
Nombre del productor: sirve para identificar el productor o productores de la unidad de descripción.
 Productor: Institución, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos
en el desarrollo de su propia actividad.
 Coleccionista: Institución, familia o persona responsable de la creación de un “conjunto artificial”,
agrupado sin tener en cuenta su procedencia.
 Autor: Persona física o jurídica responsable del contenido intelectual de un documento. No debe
confundirse con los productores.
 Fondo: se consignará sólo el Nombre del productor correspondiente a este nivel. Los nombres de los
productores jerárquicamente dependientes se consignarán en los niveles de descripción inferiores
correspondientes.