EL PROCESO DE

ORGANIZAR Y LA
REPRESENTACIÓN DE LA
ESTRUCTURA:
LOS
ORGANIGRAMAS
MSc Damaris Colmenares
 PASOS
1-Definir Obj
de la
empresa
4.
Agrupación 6
3. 5. 7-Integración
Coordinación
Identificación de actividades
Delegación Horizontal De
de las Según Y vertical de
de Personal
2-Objetivos, Actividades Recursos Relaciones
autoridad
Políticas requeridas y ocupaciones de autoridad
y planes
de apoyo
Parte 4.
-Dirección
Parte 2 Parte 3
Planeación Organización

Parte 5-
Control
 Proporciona una imagen formal de la
organización.
 Facilita el conocimiento de una
organización, así como de sus relaciones
de jerarquía.
 Representa un elemento técnico valioso
para el análisis organizacional.
 Constituye una fuente autorizada de
consulta
 Precisión: en los organigramas, las
unidades administrativas y sus
interrelaciones deben definirse con
exactitud.

 Sencillez: debe ser muy simple, para que

se comprenda fácilmente
Uniformidad: para facilitar su interpretación
conviene homogenizar las líneas y figuras que se
utilicen en su diseño

Presentación: en su preparación deben

considerarse criterios técnicos y de servicio, en
función de su objetivo.

Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre

de quien lo preparó y fecha de autorización o
actualización)
 Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un
jefe?
 Línea de toma de decisiones:
 Por ejemplo del Gerente General al
Gerente de Finanzas
 Del Gerente de finanzas al Jefe de
Tesorería
 Del Jefe de Tesorería al Contador de
Tesorería.
 Tramo de Control
 Cadena de Mando
Por su naturaleza:

 MICROADMINISTRATIVOS: una sola

organización

 MACROADMINISTRATIVOS: involucran a
más de una organización
 Generales: representan únicamente a
los órganos principales de la institución y
sus relaciones básicas.

 Específicos: se refieren únicamente a

una dependencia o unidad
administrativa en concreto .
 ORGANIGRAMA GENERAL
Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel jerárquico, según
su magnitud y características.

Dirección
General

Dirección Dirección Dirección

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento

 Organigramas Específicos
Muestran en forma particular la estructura de un área
de la organización.

Gerencia

Departamento Departamento Departamento

Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina

1. Informativo: se denominan de este modo a los
organigramas que se diseñan con el objetivo de ser
puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas.

2. Formal: se define como tal cuando representa el

modelo de funcionamiento planificado o formal de
una organización, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobación.
 POR SU CONTENIDO
Este grupo se divide en tres sub-tipos de
organigramas:
1. Integrales: son representaciones
gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
Los organigramas generales e integrales
son equivalentes.
 GERENCIA

AREA AREA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

16
Incluyen las principales funciones que tienen
asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.
Dirección General

FUNCIONALES 1. Cumplir los acuerdos de

la junta administrativa

: 2. Vigilar el cumplimiento
de los programas
3. Coordinar las
direcciones

Dirección de Promoción
Dirección Técnica Dirección Financiera
y Coordinación
1. Evaluar y controlar la
1. Obtener los resultados 1. Establecer relaciones
aplicación y desarrollo
necesarios de asistencia
de los programas
2. Formular el programa promocional
2. Formular el programa
anual de financiamiento 2. Establecer relaciones
anual de labores
3. Dirigir las labores de cooperación y apoyo
3. Dirigir las labores
administrativas de su 3. Supervisar al
administrativas de su
área departamento de compras
área
 . Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número
de cargos existentes o necesarios para cada unidad
consignada. También se incluyen los nombres de las personas
que ocupan las plazas
E R
ORGANIGRAMAS Dirección General * 3 3

DE CARGOS Director * 1 1

Auxiliar * 1 1

Auxiliares administrativos * 2 2

E R E R

*A* 5 5 Dirección *B* 5 5

Dirección
* 1 1 Director * 1 1
Director

Analistas * 2 2 Analistas * 2 2

Auxiliares * 2 2 Auxiliares * 2 2
administrativos administrativos

E = Existentes
R = Requeridos
* = Nombre de la Persona
 POR SU PRESENTACIÓN
VERTICALES: presentan las unidades de
arriba hacia abajo, el órgano de mayor
jerarquía está colocado en la parte
superior, desagregando los diferentes
niveles jerárquicos en forma escalonada, y
las relaciones entre las unidades se
representan por líneas verticales.
Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual se recomienda su uso
en los manuales de organización
 GERENCIA

AREA AREA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

20
HORIZONTALES:

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles

jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las

unidades se representan por líneas horizontales.

 Mantenimien
to
Gerencia de
Producción Almacén

Planta
Gerencia Gerencia
General Financiera

Gerencia de
Ventas

22
La estructura matricial crea líneas
dobles de autoridad;
generalmente combina
departamentalización funcional
con la de producto.
 P ro d a
u c to
s a g and
p
D ep d e P ro d e
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Jabones

de Estudio
PRESIDENTE

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de

D División
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ar
ta Financiera en
m
Te de m en a rta e ad
so
re
to e p d ilid
D ab
ría nt
Departamento C o
de
Presupuestos
 Por producto
 Por funciones
 Por zonas geográficas
 Por clientes
 Consiste en agrupar actividades de
acuerdo con las líneas de
producto.

Gerencia General

Gerencia Gerencia Gerencia

Gerencia SPA
Casino Restaurante Alojamiento
Forma de agrupar las actividades tomando
como base los tipos de clientes.
Ej. Agencia de viajes

Gerencia General

Gerente del
Gerente Gerente Gerente
Segmento
Segmento Segmento Segmento
Familias
Ejecutivos Jubilados Estudiantes
 Se agrupan las actividades tomando
como base el flujo de los productos o de
los clientes.

Gerencia General

Departamento Departamento
Departamento Departamento
de barnizado De Inspección y
de Corte De Ensamblado
y lijado embarque
 CONSIDERACIONES PARA DISEÑAR
ORGANIGRAMAS
1. FIGURAS: los elementos gráficos esenciales para la
elaboración de organigramas son comúnmente
rectángulos para presentar las unidades administrativas y
las líneas de conexión, para expresar los grados de
autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación
entre los órganos de la institución.

2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo

de figura y estandarizar el tamaño de la misma.

3. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de un

organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tener presente el

nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la
organización y es importante tomar en cuenta la clase o
tipo de organigrama que se desea elaborar
LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de
relaciones que se dan entre las unidades
administrativas

Director de
Finanzas

PRESUPUESTO CONTABILIDAD COMPRAS

1) RELACION LINEAL:

en ella la autoridad y la responsabilidad se transmite

mediante una sola línea.
3. RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diferentes
unidades de la organización. Se representa por medio
de líneas largas de trazo discontinuo.
------------------------------------------
ALMACEN MANTENIMIENTO COMPRAS

4. RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que

brindan información técnica o conocimientos
especializados a unidades de línea. (Líneas que salen
de manera horizontal en forma pespunteada).
GERENCIA
GENERAL
I&D
PRODUCCIÓN
 Utilizar un trazo más grueso para las líneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el
que se utiliza para trazar las figuras
 Las líneas de conexión no deben terminar con
flechas orientadas hacia abajo, porque se
rompe el principio de autoridad-
responsabilidad.
 Todas las unidades que dependen de un
superior deben quedar vinculadas a él por una
sola línea.
 Evitar todos los trazos y tramos injustificados
 Mantener el mismo grosor de las líneas de
interconexión en todo el organigrama.

33
1. 1. AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL
ESTUDIO: debe emanar del titular de la
organización apoyado por los niveles de
decisión, en especial por el responsable
del órgano administrativo.

2. 2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO:

personal compenetrado en la materia.

34
CONTINUACIÓN:

3. DETERMINACION DEL PROGRAMA DE

TRABAJO: planeación de actividades
plasmada en un documento
(gráfica de Gantt)

4. CAPTACION DE INFORMACION:
entrevistas con los empleados,
revisar archivos y documentos

35
5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA
INFORMACION: utilizar las tecnologías de
información disponibles.

6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar los

datos obtenidos con el fin de detectar
contradicciones o duplicidad de
funciones.

7. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración

del documento con las opciones de
estructuras específicas.

36
 Gerente General
 Producción
 Finanzas
 Administración
 Comercialización
Queda conformado entonces...

Gerente General

Producció n Finanzas Administració n Comercialización

Podemos visualizar la autoridad de

línea
 Le agregamos un asesor contable..

Gerente General

Asesor Impositivo Contable

Producció n Finanzas Administració n Comercializació n

Podemos identificar entonces la “autoridad de staff”

El organigrama podría ser también...

Gerente General

Asesor Impositivo Contable

Producció n Finanzas Administració n Comercializació n

SSSSistemas

Vemos aquí la existencia de una

autoridad funcional
 Lo que estamos haciendo es
departamentalizar...
Y si agregamos....

Fabricación Colombia
Mantenimiento Brasil
Calidad Distintos Productos
Publicidad Producto A
Distribución Producto B
Ventas
 Quedará...
Gerente General

Asesor Impositivo Contable

Producción Finanzas Administración Comercialización

Fábrica Mantenimiento Calidad Ventas Distribución Publicidad

Producto A Producto B Producto A Producto B Prducto A Producto B Producto A Producto B Producto A Producto B Producto A Producto B

Colombia Brasil
Vemos los distintos tipos de
departamentalización...