Herramientas de PME
Herramientas de PME
Herramientas de PME
TERRITORIAL
MANCOMUNIDAD DE
MUNICIPIOS
CHUQUISACA CENTRO
2008-2015
Herramientas de Planificación
Monitoreo Y Evaluación
Municipios:
junio 2008
Sucre - Bolivia
PRESENTACIÓN
Este hecho ha sido motivo de preocupación del equipo consultor, por lo cual ha
propuesto el uso de instrumentos que minimicen el riesgo mencionado, buscando
contribuir luego de la culminación del plan a la etapa de ejecución sugiriendo
tareas específicas a la gerencia de la mancomunidad de tal modo que se logre la
materialización del mayor número de proyectos durante la vigencia del plan,
implementándose por cierto los elementos estratégicos descritos en su interior.
ÍNDICE GENERAL
Presentación i
Índice General ii
I. INTRODUCCIÓN....................................................................................... 1
1. ASPECTOS GENERALES....................................................................................................1
1.1. FINALIDAD...........................................................................................................................1
1.2. OBJETIVOS...........................................................................................................................1
1.3. MARCO CONCEPTUAL.........................................................................................................1
ii
I. INTRODUCCIÓN
1. ASPECTOS GENERALES
Con el propósito de garantizar su plena ejecución, se pone a disposición algunas herramientas a ser
utilizadas por el equipo técnico de la mancomunidad para efectuar el proceso de planificación en
forma anual, el monitoreo respectivo a la implementación de los proyectos y la evaluación, necesaria
para practicar los ajustes pertinentes en el transcurso de la vida útil del presente plan.
Estas herramientas al igual que la planificación en sí, tienen carácter dinámico y flexible, es decir
pueden ser ajustadas en la medida en que las necesidades y oportunidades que se presenten así lo
exijan. El presente manual no es más que un primer paso para iniciar el proceso de monitoreo en
base a los indicadores y alcances descritos en el documento, dando cumplimiento a las
recomendaciones de evaluación del anterior plan.
1.1. FINALIDAD
Establecer las pautas metodológicas, los criterios técnicos, procedimientos y orientaciones generales
correspondientes a la fase de planificación, monitoreo y evaluación del Plan Estratégico Territorial de
la Mancomunidad de Municipios Chuquisaca Centro, bajo un enfoque participativo y territorial.
1.2. OBJETIVOS
Detectar, oportunamente, problemas durante la implementación del plan y aplicar las medidas
correctivas correspondientes, para una toma de decisiones adecuada.
Lograr una articulación armoniosa entre la programación y la ejecución de las acciones de corto plazo,
orientado al cumplimiento de la visión y de los objetivos estratégicos.
La importancia de los sistemas de monitoreo y evaluación, radica en que proveen a los formuladores
de política los elementos de juicio necesarios para que puedan tomar decisiones acerca de continuar,
reducir, aumentar o eliminar determinadas intervenciones. Si se dispone de esta información,
entonces es posible asignar los recursos más eficientemente, transfiriéndolos de programas o
proyectos que ya han cumplido con sus metas o han perdido prioridad, hacia otros que aún no lo han
conseguido o que tienen más urgencia de atención; o rediseñando las intervenciones que no hayan
alcanzado los objetivos buscados; o ampliando la cobertura de aquellas que hayan demostrado ser
efectivos.
La incorporación de sistema a los programas y proyectos del PET, permitirá generar información
necesaria para tomar decisiones más acertadas, así como, para que las autoridades de la
mancomunidad e instituciones públicas y privadas, puedan rendir cuentas a la población. No
obstante, en la administración tradicional existen limitaciones que dificultan la motivación y
capacidad de reacción para la introducción y mantenimiento de una cultura de monitoreo y
evaluación.
Habida cuenta que el monitoreo y evaluación (M&E) consiste en el análisis de las actividades y
proyectos realizados, su referencia obligada es el Plan Operativo, ya que éste contiene los objetivos
generales y específicos y la programación en base a éstos, de sus actividades y proyectos, para lo cual
se cuenta con indicadores que proporcionan información sobre el grado de cumplimiento de lo
programado.
Al momento de elaborar el sistema de M&E se debe contar, previamente, con el Plan Operativo
Anual; donde los principales elementos deben contener:
• Los proyectos son aquellos previstos en el PET. Como resultado del monitoreo, se puede analizar
la conveniencia de modificarlos, lo cual requiere de un sustento técnico y correlato en el
financiamiento.
• Se deben considerar no solo los proyectos que figuran en el documento del plan, sino también
las actividades que se estimen necesarias y viables. La cuantificación y detalle, permitirá realizar
el monitoreo permanente del mismo.
La Evaluación es un proceso que busca determinar de la manera más precisa y objetiva posible, la
eficacia, eficiencia y efectividad de los Planes Operativos, a la luz de sus objetivos. Aunque la
evaluación suele ser retrospectiva, su objetivo es esencialmente de planeamiento hacia el futuro.
MONITOREO
Informes de
Monitoreo
El Plan Operativo Reprogramado es un documento de gestión, que se origina por el cambio en las
prioridades, lineamientos u objetivos del Plan Operativo, producto de las acciones de monitoreo. En
este sentido, las conclusiones y recomendaciones de los Informes de Monitoreo y de la Evaluación,
sirven de insumo para formular los Planes Operativos Reprogramados y/o los Planes Operativos de
los próximos años.
1. Definición clara y coherente de los objetivos que se esperan lograr, para los cuales puedan
definirse indicadores (son los mismos del PET).
3. Medidas referentes a la recopilación de datos y al manejo de los registros de las metas físicas y
financieras (matriz de monitoreo), a fin de que los datos requeridos por la estimación de los
indicadores sean compatibles con las estadísticas existentes y puedan obtenerse a un costo
razonable.
Consiste en el detalle de las soluciones adoptadas frente a los problemas mencionados en el punto
anterior. Este punto permitirá evaluar la capacidad de gestión de la entidad en cuanto a su cualidad
para superar los inconvenientes presentados y tomar decisiones.
2. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
Se han diseñado seis instrumentos para efectuar la planificación, el monitoreo y la evaluación (PME)
al Plan Estratégico Territorial. Se consideran el largo y corto plazo, cada uno de ellos cuenta con su
propia matriz de acuerdo al siguiente esquema.
Planificación PLP-2
M Monitoreo al POA
Monitoreo MPOA
Evaluación de Medio Término
E Evaluación Final Evaluación del POA
Evaluación ELP EPOA
1. Propósito
Este instrumento deberá ser llenado luego de la conclusión de elaboración del Plan
Estratégico Territorial (PET) de la Mancomunidad.
Su frecuencia de llenado es una sola vez, vale decir, llenar por única vez a inicio de
implementación del PET.
4. Recomendaciones generales
V IS IÓ N
MEDIOS DE
RESUMEN NARRATIVO INDICADORES SUPUESTOS
VERIFICACIÓN
OBJETIVO GENERAL
5. Procedimiento
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
A. EJE DE DESARROLLO 1
B. EJE DE DESARROLLO 2
N. EJE DE DESARROLLO n
RESULTADOS
7
Considerando que la Matriz de Planificación de Largo Plazo está en base a la Matriz de
Planificación de Proyectos (4 x 4), se recomienda la siguiente secuencia:
En la tercera fila, se registrarán los RESULTADOS que se pretenden lograr, los mismos
constituyen los Objetivos de los Programas, identificados en cada eje de desarrollo; la
codificación indica la correspondencia con el objetivo estratégico. En esta jerarquía, se
deberá proceder con el llenado de manera horizontal.
En la columna de MEDIOS DE VERIFICACIÓN anotar aspectos que nos permita verificar los
INDICADORES y/o METAS.
No deberá ser mayor a 8 horas. Obviamente de que el mismo está supeditado al número de
EJES y PROGRAMAS.
1. Propósito
Al igual que el instrumento de Planificación de Largo Plazo, este deberá ser llenado luego de
la conclusión de elaboración del Plan Estratégico Territorial (PET) de la Mancomunidad. Su
frecuencia de llenado es una sola vez; vale decir, al inicio de implementación del PET.
Asimismo, también se sugiere re-programar tanto el tiempo como los indicadores y metas en
base a las evaluaciones realizadas.
4. Recomendaciones generales.
Tener una clara definición de lo que debe entenderse por Indicador y Metas.
Se recomienda hacer el esfuerzo de que los Indicadores y/o Metas de los PROGRAMAS
deben tener correlación con los Indicadores y/o Metas de los PROYECTOS. Es posible
que algunos proyectos tengan los mismos indicadores pero seguramente sus metas
serán distintas.
Como se trata de un instrumento de planificación, independientemente de que el
PROYECTO tenga o no financiamiento, se sugiere necesariamente proceder con el
llenado. Es posible que en ese momento no se tenga la FICHA o PERFIL del proyecto,
situación que dificultaría tener una referencia sobre el costo; sin embargo se sugiere
llenar con la información disponible sujeta a ajuste posterior.
Es posible que algunos proyectos ya se encuentran en ejecución, situación que facilita
para el proceso de llenado. En consecuencia, los proyectos que ya tienen
financiamiento, obligatoriamente deberán estar inscritos en la presente matriz.
Algunos proyectos tendrán una duración “casi” permanente durante los ocho años, otros
no, al respecto se sugiere utilizar los casilleros necesarios.
5. Procedimiento.
A.2.1.2. Proyecto 2
A.2.2. Subprograma 2
A.2.2.1. Proyecto 1
A.2.2.2. Proyecto 2
B. EJE DE DESARROLLO 2
B.1. PROGRAMA 1 (del eje B)
B.1. Subprograma 1
B.1.1.1. Proyecto 1
B.1.1.2. Proyecto 2
B.1.1.3. Proyecto 3
B.1.2. Subprograma 2
B.1.2.1. Proyecto 1
B.2. PROGRAMA 2 (del eje B)
PLP-02
B.2.1.1. Proyecto 1
B.2.1.2. Proyecto 2
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Considerando que la Matriz Global de Proyecto tiene por finalidad el de visibilizar aspectos
cuantitativos y cualitativos, se recomienda la siguiente secuencia:
Se deberá codificar a cada uno de los proyectos. Para ello la Matriz Global de
Proyecto ya propone una codificación en base a los Ejes, Programas y Subprogramas
descritos en la columna de CÓDIGO.
No es posible calcular el tiempo del llenado, puesto que el mismo dependerá de la existencia
de información y del número de proyectos. Se sugiere trabajar el mayor tiempo posible en lo
que corresponde a los indicadores, metas y presupuesto de los proyectos.
1. Propósito
Como su nombre indica, tiene por propósito el de planificar los proyectos que se encararán
en el año respectivo.
En esta matriz no solo se anotarán aquellos proyectos que ya tienen financiamiento, sino
también aquellos que se gestionarán o se elaborarán.
Este instrumento deberá ser llenado en el último trimestre de cada gestión con su respectiva
aprobación por la instancia de decisión para que entre en ejecución desde enero del siguiente
año en tanto esté vigente el PET.
4. Recomendaciones generales
Los proyectos que ya cuentan con financiamiento o están en ejecución son los
que deberán en principio ser anotados.
Posteriormente se disgregará haciendo referencia a aquellos proyectos que se
encuentran en gestión o en elaboración. Estos proyectos que se encuentran en
negociación deberán ser anotados sin necesidad de llenar el resto de los casilleros
(columnas) pero haciendo notar que corresponden a GESTIÓN y a ELABORACIÓN.
Seguramente en los primeros años (2008 y 2009) varios PROGRAMAS no
contarán con PROYECTOS financiados, lo que dirigirá a que los PROGRAMAS estén vacíos,
no debería preocuparnos, pero debería ser un desafío para acciones futuras.
Es posible que en algún momento se tenga dificultades sobre la jerarquía de los
proyectos y su ubicación dentro de la estructura programática, así por ejemplo:
“Implementación del PLAN vial”. Si bien este proyecto por el momento está en la
jerarquía de PROYECTO es posible que en un momento dado suba a la jerarquía de PLAN
o PROGRAMA. Si ese fuese el caso, se sugiere al equipo técnico proceda a su ubicación
donde corresponda dentro del PET en base a los EJES de DESARROLLO.
B.1.1.3. Proyecto 3
13
5. Procedimiento.
Dada que la presente matriz corresponde a un ejercicio que debe procederse de manera
anual, se sugiere el siguiente procedimiento:
1. Propósito
Este instrumento deberá ser llenado según la temporalidad definida en base a criterios
propios de la institución, estableciendo la pertinencia de proceder de manera trimestral,
semestral o anual.
Sin embargo, se sugiere realizar en forma semestral, habida cuenta que períodos mayores
dificultan eventualmente hacer correcciones en caso de necesitarlos.
En todo caso será la MMCHC que decidirá quiénes procederán con el llenado o la aplicación
de la presente matriz. Se sugiere que deberá ser una instancia abocada exclusivamente a
este propósito, eventualmente podrá hacerlo el gerente.
Se recomienda que el monitoreo no sea realizado por el mismo equipo técnico, habida cuenta
que de algún modo se induciría a actuar como juez y parte.
4. Recomendaciones generales
5.
PROGRAMA ALCANCE EN LA INDICADOR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
MEDIDAS
CODIGO SUBPROGRAMA GESTIÓN % Avance CAUSAS
Programado Logrado Prevista Ejecutada % Ejecución CORRECTIVAS
PROYECTO Program Logrado Físico
A. EJE DE DESARROLLO 1
A.1. PROGRAMA 1 - Eje A
A.1.1. Subprograma 1
Procedimiento
A.1.1.1. Proyecto 1
A.2. PROGRAMA 2
A.2.1. Subprograma 1
A.2.1.2. Proyecto 2
A.2.2. Subprograma 2
A.2.2.1. Proyecto 1
A.2.2.2. Proyecto 2
B. EJE DE DESARROLLO 2
B.1. PROGRAMA 1 - Eje B
B.1. Subprograma 1
MPOA
B.1.1.1. Proyecto 1
B.1.1.3. Proyecto 3
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Dada que la presente matriz corresponde a un ejercicio que debe procederse de manera
sistemática en base a la temporalidad definida, se sugiere el siguiente procedimiento:
El tiempo del trabajo de monitoreo estará sujeto al tamaño y dispersión de los proyectos.
El tiempo del llenado de la presente matriz no deberá ser mayor a las 24 horas luego de haber
concluido con el trabajo de campo (in situ) y haber obtenido información administrativa.
1. Propósito
En todo caso se sugiere llenarla a la conclusión de cada gestión regular (enero a diciembre) tal
cual establece la temporalidad de la Matriz del Plan Anual Operativo.
Todos; es decir, los eventos (talleres, reuniones) que hacen al trabajo de evaluación deberán
ser llevados a cabo bajo la dirección del Gerente de la MMCHC con la participación de todo el
equipo técnico, administrativo y el directorio. Eventualmente se recurrirá a personas
externas para tener una mirada desde fuera de la entidad.
Sin embargo; el responsable del llenado podrá ser algún miembro del equipo de Monitoreo o
en su defecto del Gerente de la Mancomunidad.
4. Recomendaciones generales
B.1.1.1. Proyecto 1
B.1.1.3. Proyecto 3
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5. Procedimiento
El tiempo del trabajo de evaluación estará sujeto al número y complejidad de los proyectos
considerados en el POA de la correspondiente gestión.
El tiempo del llenado de la matriz no deberá ser mayor a las 24 horas luego de haber
concluido con el evento de evaluación participativa.
1. Propósito
Como su nombre indica en un período a mediano y a largo plazo. El primero debe ser
entendido a la mitad del ciclo de los ocho años que durará el PET, salvo que en forma
justificada, se vea conveniente practicar en otro intervalo dentro del horizonte de
planeamiento.
El período a largo plazo debe ser entendido a la conclusión del PET, es decir a los 8 años
después de haberlo implementado.
Todos; es decir, los eventos (talleres, reuniones) que hacen al trabajo de evaluación deberán
ser llevados a cabo bajo la dirección del Gerente de la MMCHC con la participación de todo el
equipo técnico, administrativo y el directorio.
4. Recomendaciones generales
5.
SUBPROGRAMA Ejecutado Documentos Ejecutado
CODIGO Lecciones aprendidas Recomendaciones
Planificado Al 1° Al 2° Al 3° Al 4° Al 5° Al 6° Al 7° Al 8° de Verificación Progr. Al 1° Al 2° Al 3° Al 4° Al 5° Al 6° Al 7° Al 8°
Acumulado
PROYECTO año año año año año año año año año año año año año año año año
A. EJE DE DESARROLLO 1
A.1. PROGRAMA 1 (del eje A)
Subprograma 1
A.1.1.1. Proyecto 1
A.1.1.2. Proyecto 2
A.2. PROGRAMA 2 (del eje A)
Procedimiento
A.2.1. Subprograma 1
A.2.1.1. Proyecto 1
A.2.1.2. Proyecto 2
A.2.2. Subprograma 2
A.2.2.1. Proyecto 1
A.2.2.2. Proyecto 2
B. EJE DE DESARROLLO 2
B.1. PROGRAMA 1 (del eje B)
B.1. Subprograma 1
B.1.1.1. Proyecto 1
B.1.1.2. Proyecto 2
B.1.1.3. Proyecto 3
ELP
B.1.2. Subprograma 2
B.1.2.1. Proyecto 1
B.2. PROGRAMA 2 (del eje B)
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Este formulario, está en correspondencia con los formularios PLP-01 y PLP-02. Se
recomienda anotar claramente la FECHA DE EVALUACIÓN. Esta permitirá comprender
los momentos y avances en que fue valorado el PET.
El tiempo del trabajo de evaluación estará sujeto al número y complejidad del total de
proyectos considerados en el PET.