Capítulo 1

Introducción a Power BI con Excel

Al finalizar el capítulo, el alumno podrá:

 Identificar los beneficios de utilizar Power BI de Excel para el análisis de los datos.
 Reconocer el modelo de inteligencia de negocios de Microsoft.
 Identificar los diferentes productos de la herramienta Power BI para Excel.

Temas
1. ¿Qué inteligencia de negocios?
2. Nivel de madurez del Análisis de datos
3. El modelo de Business Intelligence de Microsoft
4. Análisis de datos con Excel tradicional
5. Análisis de datos con Power BI Excel
6. Componentes de Power BI para Excel
7. Microsoft Power BI para Office 365

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1. ¿Qué es inteligencia de negocios?

Business Intelligence (BI) es la habilidad para transformar los datos en información y la

información en conocimiento, de modo que se pueda optimizar el proceso de toma de
decisiones en los negocios.

Podemos definir BI como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten

reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información
desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada para su
explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas, entre otras) o para su análisis y
conversión en conocimiento, dando soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

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Las soluciones efectivas de inteligencia de negocios permiten a los analistas obtener

información con el uso de técnicas sencillas. Por ejemplo:

 Consultas e informes tradicionales (Queries y Reports).

 Cubos de OLAP* (On Line Analytic Processing)
 Minería de Datos.

*OLAP es el acrónimo en inglés de Procesamiento analítico en línea (On Line Analytical

Processing).

Esta última es una solución que suministra respuestas rápidas a interrogantes dirigidas a una
base de datos orientada a consultas. La razón de usar OLAP para las consultorías es la velocidad
de respuesta, ya que para las complejas consultas multitabla de bases de datos relacionales, el
esquema tradicional es relativamente lento. Un mejor modelo para las búsquedas, aunque no
muy funcional desde el punto de vista operativo, es una base de datos multidimensional.

La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización,
generando una potencial ventaja competitiva, es decir, proporciona información privilegiada
para responder a los problemas de negocio como: entrada a nuevos mercados, promociones u
ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de
costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un
producto concreto, etc.

Los principales productos de BI que existen hoy en día son:

 Cuadros de mando integrales (CMI)

 Sistemas de soporte a la decisión (DSS)
 Sistemas de información ejecutiva (EIS)

Aspectos relevantes de valor de un proyecto BI:

 Un proyecto BI permite la adquisición de competencias distintivas a nivel de la

información.
 Los proyectos de BI graduales constituyen puntos de referencia para optimizar la
información.
 Un proyecto de BI por clústers (nichos) asegura una simbiosis integrada y duradera, entre la
visión del negocio y la visión tecnológica de la empresa.

Por otro lado, los principales componentes de orígenes de datos en el BI que existen en la
actualidad son:

 Datamart
 Datawarehouse

Para explicarlo más a detalle, los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas
operacionales en que optimizan los datos para que sea posible realizar consultas y generar
reportes a partir de los mismos.

Para lograr esto contamos con Datawarehouses donde los datos se encuentran
desnormalizados en función de apoyar consultas de alto rendimiento. Esto se logra con
procesos ETL (Extraction, Transformation and Loading o en español: Extracción, Transformación

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y Carga) encargados de traducir, de uno o varios sistemas operacionales normalizados e

independientes a un sistema desnormalizado con datos completamente integrados y así nutrir
los sistemas BI. Entendemos como sistemas operacionales normalizados a aquellos que apoyan
operaciones lineales y continuas (insertar, modificar y borrar data).
Es así que Microsoft plantea un entorno que permite integrar y generar una estructura
preparada para BI. Gracias a disponer de los datos de forma sencilla, es posible confeccionar
cuadros de mando, informes personalizados, análisis avanzados o visualización para la mejor
toma de decisiones.

En ese sentido, una solución BI completa permite:

 Evaluar: ¿qué está pasando?

 Comprender: ¿por qué pasó?
 Predecir: ¿qué pasará?
 Influenciar: ¿qué queremos que pase?
 Decidir y automatizar: ¿cómo haremos que pase?

En resumen, Microsoft BI aporta eficiencia y escalabilidad que ayuda a las organizaciones a

convertir sus datos en una fuente de ventajas competitivas.

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2. Nivel de madurez del análisis de datos

Un sistema de análisis de datos debe enfocarse en la experiencia de los usuarios para brindar
información de acuerdo a las distintas necesidades reales por resolver. En ese sentido, existen
dos plataformas que permiten la recolección de esa información y en tiempo real para cumplir
con objetivos puntuales del análisis de datos.

Las plataformas externas (fuera de la organización) ofrecen a la empresa información valiosa

sobre eventos del mercado (economía, por ejemplo) y de los clientes (compras, pagos,
devoluciones, etc.) que suceden de manera diaria al consumir los distintos servicios que ofrece
su sector. Por otro lado, las plataformas internas (dentro de la organización) deben conectarse
de alguna manera a las primeras y ser capaces automatizar la recolección de datos.

Un ejemplo de aplicación se observa con las nuevas plataformas IoT (Internet of Things) donde
la alianza entre ambas plataformas (externas e internas) trabajan de manera conjunta en la
recolección de información más precisa dando como resultado, no solo el reconocimiento de
un patrón de comportamiento del mercado de la empresa, sino inclusive la obtención de
información sobre hábitos de consumo de un individuo en particular.

Dentro del esquema de análisis de datos, los primeros pasos que debe seguir un negocio a la
hora de implementar una plataforma de análisis de datos son: la evaluación de los
componentes que integran a la organización, para conocer desde dónde está partiendo el
negocio, y la comprensión de por qué la organización está donde está.

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En el establecimiento de una estrategia de análisis de datos, estos dos primeros niveles

corresponden a una visión reactiva; es decir, sirven únicamente para reaccionar a los eventos
que le ocurre a la empresa. Por ese motivo es indispensable que este análisis responda a una
estrategia del negocio, con objetivos trazados, más no precipitarse a implementar soluciones
de tecnología que al final recolecten información innecesaria para la organización.

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3. El modelo de Business Intelligence de Microsoft

Microsoft ofrece toda una gama de productos para desarrollar inteligencia de negocio en las
organizaciones, sin importar el tamaño, rubro o tipo de datos que maneja. Los cuales permiten:

 Transformar los datos

A través de la creación de modelos de datos eficaces y escalables para convertir los

datos complejos en información procesable que pueda entenderse fácilmente.

Los procesos que pueblan el Datamart se denominan procesos ETL (Extracción,

Transformación y Carga). Estos procesos extraen la data de los sistemas
transaccionales, la transforman para asegurar la uniformidad y consistencia de los
datos, así como, cargan dicha información en el Datamart.

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 Acceder a todos los datos

Conectándose prácticamente a todos los datos de todos los tamaños, en la nube o

localmente. No es necesario mover los datos.

 Proporcionar información en cualquier lugar

Permite que los usuarios de la empresa se conecten a los datos y los analicen
compartiendo la información de Internet, dispositivos móviles o aplicaciones
personalizadas, por medio de Power BI (publicación Nube) y Office 365 (Compartir
Sharepoint).

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 Modernizar la elaboración de informes empresariales

Escala la solución de elaboración de informes: proporciona información a miles de

usuarios con una plataforma de elaboración de informes empresarial, con Power View
y Power Map.

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 Crear informes interactivos

Permite generar y compartir (Sharepoint) informes completos e interactivos, que

permiten visualizar y analizar mejor los datos.

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4. Análisis de datos con Excel Tradicional

La adquisición tradicional de los datos es una actividad desarrollada por el área de TI; porque
proviene de los sistemas transaccionales y son almacenadas en diferentes bases de datos
(Oracle, DB2, SQL, etc.) o en fuentes externas. Para realizar cambios, como incluir información
adicional contenida en los sistemas transaccionales, los usuarios de negocios requieren del
área de TI. Esto genera demora en el proceso.

Los usuarios de negocios no pueden incluir información propia en los modelos de análisis de
datos corporativos. Para integrar esta información utilizan Hojas de Cálculo (Excel). Esto lleva a
tener diferentes versiones de la información corporativa.

La información corporativa es extraída desde informes o son preparadas por el área de TI y

enviadas en formatos de texto.

Informes y análisis: El desarrollo de informes para el análisis de información corporativa es

realizada por el área de TI y, muchas veces, en formatos que no cumplen con las expectativas
de los usuarios de negocio. Se presentan los siguientes problemas con este método tradicional
que son:

 El desarrollo y mantenimiento de los informes lo realiza el área de TI, la misma que debe
cumplir con una serie de pasos: cotización, aprobación, asignación de recursos,
transporte, autorizaciones, etc., que finalmente, demoran y encarecen los mismos.

 En muy pocos casos, los usuarios de negocios pueden modificar la presentación de los
informes y adicionar nuevos cálculos.

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 No existe un ambiente colaborativo. El resultado de los descubrimientos en la información

se comparte a través de archivos planos o formatos de impresión.

 Hay muchas personas en la organización con acceso a información que no necesitan y que,
muchas veces, es información sensible: ventas, rentabilidad, etc.

 El análisis de la información se realiza por una vía pre-definida bajo un enfoque top-down.
Esto quiere decir que, para mejorar la performance, se crean archivos que agregan la
información por las dimensiones más usadas. El analista de negocio requiere analizar la
información por cualquier dimensión y si esta no tiene agregados se afectan los tiempos
de respuesta.

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5. Análisis de datos con Power BI Excel

Power BI Office 365 es una herramienta de autoservicio de BI que permite realizar análisis de
datos gracias a su capacidad de obtener, enriquecer, visualizar y compartir informes de Excel,
en cualquier lugar y diversos dispositivos.

Desde su entrada a la arena de las herramientas de inteligencia de negocio, Power BI Office 365
ha escalado puestos rápidamente dentro del segmento del desarrollo de sistemas de análisis
de datos y toma de decisiones y ha logrado situarse como una de las opciones más interesantes
que existen actualmente gracias a un importante conjunto de cualidades.

Cabe destacar que Power BI para Excel tiene una poderosa capacidad de representación gráfica
de la información residente en el modelo de datos. Así como la integración en el producto de
Power Query y en el motor de extracción, transformación y carga (ETL) lo cual permite la
preparación de los datos que posteriormente modelaremos mediante Power Pivot (DAX), para
convertirlos en información accesible a través de cuadros de mando, informes, entre otros.
Esto gracias a herramientas como Power View y Power Map.

Se ha agrupado Power BI en 3 categorías que se constituyen en:

 Los complementos de BI para Excel

 Publicar los informes en sitio de BI (SharePoint Online)
 Almacenamiento corporativo en la nube (OneDrive)

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En la siguiente figura podemos ver una representación gráfica a grandes rasgos de las
diferentes fases que constituyen el desarrollo de un sistema de información utilizando Power BI
Office 365.

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6. Componentes de Power BI para Excel

Es una colección de características y servicios en línea, que permite buscar y visualizar datos,
compartir, descubrir y colaborar en nuevas formas intuitivas.

Son complementos que se incorporan directamente a Excel 2016 con Power Pivot y Power
View. Poco después del lanzamiento de Excel 2016, Power Query y Power Map salieron como
vistas previas de complementos para Excel.

Microsoft incluso lanzó algo completamente nuevo llamado Power Designer BI que puede
traducirse como una nueva versión Lite de Excel que solo cuenta con las herramientas Power y
puede ser prestado en la nube (Power Query, Power Pivot, Power Map).

Los componentes de BI para Excel están disponibles en las siguientes versiones:

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7. Microsoft Power BI para Office 365

7.1 Power Query

Es una herramienta de inteligencia de negocios para Excel que permite mejorar el

autoservicio BI (Self Services BI) con una interfaz intuitiva y accesos a diferentes
fuentes de datos como: bases de datos relacionales, estructuradas, semi-estructuradas
o no estructuradas, tales como Hadoop-Big Data, Azure Market Place, Social Media
(Facebook), etc.

Este componente de Excel permite transformar los datos en bruto en forma de tabla de
datos que después se podrá explotar al máximo potencial con Excel, Power Pivot.

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Es considerada como una herramienta de ETL creada para trabajar dentro del
ambiente Excel.

7.2 Power Pivot

Es el centro de toda la experiencia Power BI. Acoge todos los datos, realiza cálculos y
crea el modelo analítico para ser explotado en pasos siguientes con herramientas como
tablas dinámicas, gráficos, mapas, entre otros.

Power Pivot es una tecnología para el análisis de información cuya principal

particularidad radica en la posibilidad de trabajar con cantidades masivas de datos (~ 1
millón de filas) utilizando Excel como interfaz de usuario.

Actualmente cuenta con un nuevo motor de procesamiento llamado xVelocity el cual

es capaz de implementar una serie de algoritmos de comprensión de datos a través de
un sistema de almacenamiento en columnas. Con esta herramienta se logra una
capacidad de carga de millones de registros.

Es considerado inteligencia de negocios para el usuario Excel (Gratuito), poporcionar a

los usuarios la mejor herramienta de análisis de datos disponible, facilitando el
compartimiento de conocimiento y colaboración generados por los usuarios de BI.

Además, aumenta la eficiencia de la gestión de BI donde lo complejo lo hace fácil. El

reporte desarrollado en Power Pivot puede ser distribuido de forma colaborativa por
medio de Sharepoint. También, puede ser almacenado en un modelo Tabular con
Analysis Services 2016.

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El resultado de la información generada con Power Pivot puede ser visualizada con
Power View o tablas dinámicas de Excel.

Power Pivot permite trabajar los datos con el modelo semántico del tipo tabular,
creando jerarquías, KPIs y con funciones avanzadas de DAX miembros calculados. Cada
dimensión y hecho es representado de manera plana en una hoja Excel.

7.3 Power View

Es una nueva interfaz de usuario que permite generar reportes de gran riqueza visual
y presentar datos de una manera muy interactiva e innovadora. Incluye muchos tipos
de gráficos y efectos de visualización, como las gráficas interactivas.

Además, consume los datos de los modelos Power Pivot (modelo BI semántico Cubos
Tabulares). Es una tecnología que permite la visualización de cuadros, tableros, mapas y
filtros “tipo cuadro de mando”. Permite crear rápidamente, y con poco conocimiento
técnico, una presentación atractiva que sustente un análisis de negocio.

Power View utiliza Silverlight y solo puede ser utilizado desde Excel 2013 y SharePoint
para compartirlo. Power View tiene soporte para cubos tabulares SQL 2016, pero no
para cubos multidimensionales tradicionales.

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7.4 Power Map

Power Map, como complemento para Excel, está basado en datos geoespaciales
que utiliza Bing Map para mostrar datos en Mapas 3D y, explorar e interactuar con
los datos geográficos y temporales, lo que permite, descubrir y compartir nuevos
conocimientos. La data puede ser mostrada en forma plana o esférica.

Los pilares del Power Map son:

 Map Data: permite ubicar los valores del negocio en un punto del globo
terráqueo mediante la lectura de los campos del negocio que almacenan: Zip
Code, Longitud, Latitud, Nombre Países, Nombre de municipios.

 Discover Insight: permite visualizar los valores del negocio mediante los
diferentes gráficos de mapas disponibles en Power Map, tales como: Mapas
de calor, Gráfica Barras, Burbujas, entre otras.

 Share Stories: permite crear un video MP4 que puede ser compartido con los
usuarios para el análisis respectivo de los datos.

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Los usos comunes del Power Map son:

- Rendimiento en ventas
- Distribución de datos
- Controles
- Patrones de clima
- Análisis por temporadas
- Tendencias de votos

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