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TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA:
ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LA RELACIONES EMPRESARIALES
TENIENDO ENCUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

INSTRUCTORA:
MARIA VICTORIA HERRERA PEÑALOZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
GESTION ADMINISTRATIVA
COORDINACION DE ASISTENCIA Y GESTION ADMINISTRATIVA
JORNADA DIURNA
FICHA 2144940
BOGOTA D.C.
2022
 2

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO Y PROTOCOLO

DIAGRAMA DE FLUJO

RESULTADO DE APRENDIZAJE:
APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO AL DESARROLLO DEL EVENTO, DE
ACUERDO CON EL PROTOCOLO, LOS MEDIOS DE DIVULGACIÓN Y LAS POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN.

IDENTIFICAR LAS NO CONFORMIDADES EN ORGANIZACIÓN DEL EVENTO DE

ACUERDO CON EL PROPÓSITO, OBJETIVO Y PLAN, PARA PROPONER SOLUCIONES.

APRENDIZ:
ESTHER HERNANDEZ LOPEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
GESTION ADMINISTRATIVA
COORDINACION DE ASISTENCIA Y GESTION ADMINISTRATIVA
JORNADA DIURNA
FICHA 2144940
BOGOTA D.C.
2022
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TABLA DE CONTENIDO

PAG

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4

1. OBJETIVOS: GENERAL, ESPECÍFICOS Y DIRECTRICES ADMINISTRATIVAS. ................ 5

2. POBLACIÓN OBJETO, PERFIL DE LOS ASISTENTES, PARTICIPANTES. TIPOS DE

PARTICIPANTES DE ACUERDO CON LA CLASE DE EVENTO: CONFERENCISTAS O PONENTES,

ASISTENTES, INVITADOS Y COLABORADORES. ........................................................................................... 6

3. FECHA Y DURACIÓN DEL EVENTO. ....................................................................................... 7

4. PROTOCOLO: MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA

ORGANIZACIÓN. ................................................................................................................................................... 8

5. EQUIPOS, MATERIALES Y ELEMENTOS REQUERIDOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y

REALIZACIÓN DE EVENTOS. .............................................................................................................................. 9

6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: PARA EL PERSONAL

ASISTENTE, LAS INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES. .................................................. 10

CONCLUSIÓN.............................................................................................................................................. 11

GLOSARIO ................................................................................................................................................... 12

WEBGRAFÍA................................................................................................................................................ 13
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INTRODUCCIÓN

En el presente documento, pretende fijar los lineamientos de la estructura general y el

protocolo de un evento administrativo. Toda estructura se define con el orden jerárquico que se

establece en la organización del evento, teniendo en cuenta quien será el líder y que comités

colaboraran en la realización del evento; se implementan los objetivos generales y específicos, la

población objeto, la fecha y duración del evento, el prepuesto establecido y así cumplir con todos

los parámetros que se deben realizar en un evento administrativo.

También hablaremos sobre el protocolo que se debe tener en el manual de funciones y

procedimientos, sobre los equipo, materiales y elementos requeridos y por ultimo las medidas de

seguridad que se deben tener dentro de un evento empresarial, ya que el protocolo es una forma

de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y los actos. Su

uso correcto da a conocer sin palabras la posición, el prestigio o el respeto de una persona,

empresa o institución.
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1. OBJETIVOS: GENERAL, ESPECÍFICOS Y DIRECTRICES ADMINISTRATIVAS.

Elaboración de Dirección y Ejecución Evento

Comité de Logística
cronograma

ESTRUCTURA
Comité de Secretaría Evaluación
ADMINISTRATIVA

Comité Académico
Post -Evento
Organigrama
Comité de Relaciones Públicas
Enviar cartas de
Fin del Evento agradecimiento.
Pre - Evento
Comité de Administración
Coordinador General
Comité Organizador
Definir Objetivos
Generales y Específicos

Coordinar las Directrices Asignar recursos a

Administrativas cada Comité para la
ejecución del evento.
SI
Propuesta de Evento

Hay
Nombrar Presupuestó?
los comités
necesarios

NO
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2. POBLACIÓN OBJETO, PERFIL DE LOS ASISTENTES, PARTICIPANTES. TIPOS

DE PARTICIPANTES DE ACUERDO CON LA CLASE DE EVENTO:

CONFERENCISTAS O PONENTES, ASISTENTES, INVITADOS Y

COLABORADORES.
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3. FECHA Y DURACIÓN DEL EVENTO.

 8

4. PROTOCOLO: MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA

ORGANIZACIÓN.
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5. EQUIPOS, MATERIALES Y ELEMENTOS REQUERIDOS PARA LA

ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS.

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6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: PARA EL

PERSONAL ASISTENTE, LAS INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS

AUDIOVISUALES.
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CONCLUSIÓN

Podemos concluir que la organización de un evento administrativo es una tarea que

requiere de mucha preparación y planeación ya que se deben tener en cuenta muchos detalles

para que todo salga a la perfección y tanto el invitado como el anfitrión queden satisfechos con el

servicio prestado. A través de un evento la empresa puede alcanzar diferentes propósitos; un

evento lo acerca a la posibilidad a mejorar su estabilidad institucional y así promover nuevas

formas de relacionamiento corporativo.

A través del conocimiento adquirido, hemos realizado unos diagramas de flujo explicando

paso a paso el proceso que se debe tener en cuenta al momento de una estructura general y el

manejo que se le debe aplicar al protocolo en diferentes áreas, ya que son herramientas que nos

permite mejorar la explicación de cada uno de los procesos, nos ayuda a la identificación de

problemas, identificación de posibles soluciones entre otras, logrando así entender la importancia

de un evento empresarial.
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GLOSARIO

1. Actividades: Trabajo, deber o conjunto de cosas que hay que hacer

2. Agente: Es un proceso en segundo plano que realiza una acción cuando ocurre un

evento.

3. Alquiler: Cantidad de dinero que se paga por usar temporalmente una cosa.

4. Ambientación: Recreación de un determinado ambiente o entorno en el lugar de

celebración de un evento.

5. Base de Datos: Es un “almacén” que nos permite guardar grandez cantidades de

información de forma organizada para luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

6. Comanda: Documento en donde se registra el pedido del cliente.

7. Creatividad: Capacidad o facilidad para inventar o crear.

8. Gestión: Actividad administrativa que busca mejorar los procesos de una

organización para ver los resultados en la productividad y la competitividad de la

misma.

9. Protocolo: Pautas bajo las cuales se desarrolla un determinado acto o evento.

10. Sistema: Es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que

interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben entradas y proveen

salidas.
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WEBGRAFÍA

1. https://prezi.com/itlvryt6hetw/organizacion-de-comites-para-la-realizacion-del-evento/

2. https://prezi.com/edm53akstmnd/manual-de-funciones-del

evento/?frame=7133c8bfc4c6d85cf3c47a089c637d50fa450cc9

3. https://gastronomicainternacional.com/articulos-culinarios/organizacion-de-

eventos/como-organizar-un-evento/

4. https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/recursos-para-la-organizacion-de-

actos.html

5. https://prezi.com/5eywzigyzqcu/medidas-de-seguridad-y-salud-ocupacional-en-un-

evento/

6. https://www.pic-management.com/es/estudiantes/descripciones-practicas-segun-

sector/eventos/

7. https://app.emaze.com/@AQCCRQTZ#13

8. https://pt.slideshare.net/Maluh05/organizacion-de-eventos-30771360?ref=

9. https://unlp.edu.ar/frontend/media/83/33783/321fe4fdf7f628ee3507e2886a7808fd.pdf

10. https://prezi.com/uwlqdfydr4al/tipos-de-participantes/

11. https://slideplayer.es/slide/1065196/