Evidencia

Estudio de Caso “Distrimay”

EVIDENCIA
AP04-AA5-EV08

José Alexander Supelano Corredor

LUZ DARY ANGULO ELLES

ECNOLOGIA DE ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION-ADSI

CENTRO NACIONAL Y DE APRENDIZAJE-SENA

CENTRO DE COMERCIO REGIONAL BOLIVAR

 Evidencia
Estudio de Caso “Distrimay”

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.

Estimado Aprendiz: esta evidencia le permite a analizar situaciones críticas para dar soluciones
oportunas a problemáticas presentadas en el ámbito productivo y social. Por tal motivo es importante
que realice la consulta de los materiales complementarios y el material de formación “Resolución de
Problemas” en los cuales encontrará la información pertinente para el desarrollo de esta evidencia.

Procedimiento para el desarrollo de la evidencia: estudio de caso “DISTRIMAY”

1. Como técnica inicie leyendo cuidadosamente el problema, apóyese en el Material de

Formación allí encontrará unas orientaciones sobre este aspecto, que le ayudarán a
Identificar el problema. Acá puede emplear un documento Word o Excel para que vaya
registrando las variables encontradas en la comprensión de la problemática y así pueda
visualizar y llegue a la identificación del problema.

Descripción del CASO:

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no estaban contemplados
como temas prioritarios para el desarrollo y la competitividad de los empresarios o comerciantes
medianos de nuestro país. Por lo tanto, no se incluían como un rubro dentro del presupuesto anual
de inversión, ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas
requerían de inversiones importantes. Solo las grandes empresas tenían el privilegio de sistematizar
los procesos administrativos, de ventas y producción. Esto redunda en mejoras sustanciales en los
procesos con un gran impacto en los resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores
posibilidades de acceder a nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación
con el resto. Hoy, luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es mucho más
accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le permita reducir la brecha
competitiva que lo separa de la gran empresa. Sistematizar la administración de una empresa
significa por ejemplo contar con herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes
de clientes, proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros de caja y banco, emitir
reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la ciudad de
Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma comercializa los
productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus
clientes.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el negocio llevando
todas las operaciones financieras y administrativas, prácticamente se evidencia una contabilidad de
bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su
actividad productiva por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.
Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa
buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos, además a medida que la empresa
crece ya no puede almacenar toda la información en la cabeza, por la cantidad de productos que
posee en el punto de venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control sobre todas las
actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar proveedores, impuestos al
Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho más sólida de información para seguir
llevando los números en su cabeza, pero con una reducción importante del trabajo operativo
necesario para obtener dichos números.
Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan limitado y
deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la mayoría de estos
se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo.
Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del inventario, una presentación ante
la DIAN, de la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas a la
empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial, disminuyendo su
competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para mejorar todos los procesos en la
empresa “Distrimay” significa reducir las tareas de ingreso y registro de las operaciones al mínimo
necesario, reducir errores, eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para
mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio y
aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada en esta área,
se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este servicio y de acuerdo
a las recomendaciones de sus conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado “Analista” y acordó
una fecha y hora para una entrevista.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y equipos de cómputo:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

2. Continúe con la siguiente etapa, que consiste en Plantear el problema, es importante que
tenga claramente identificada la problemática, para que pueda plantear y más adelante
diseñar y definir la(s) estrategia(s) a seguir. De lo contrario se enfocará en rutas que no lo
llevaran a las soluciones del problema. Para plantear el problema deberá formularse una
pregunta que lo lleve a generar posibles soluciones.

Pregunta:

¿de qué manera se centraliza toda la información de compra y venta?

3. Cuando esté en la etapa de Diseño de la(s) Estrategia(s) que considera pertinentes para
la resolución de la pregunta problemática, para que pueda diseñar esas estrategias, es
importante primero definir:

Cuál va a ser el objetivo general y los objetivos específicos

Objetivo General:

Centralizar toda la información correspondiente a los movimientos financieros de la

distribuidora
 Objetivos específicos:

1. Obtener una base de datos actualizada con el detalle de cada

movimiento financiero.
2. Mejorar la búsqueda y filtración de información con el fin de
encontrar los puntos de mejora en ventas.
3. Tener mayor control de los recursos administrativos y financieros.

4. Definir la Estrategia

Una vez tenga definido el objetivo general y los específicos, es el momento crucial para definir la
Estrategia más acertada o efectiva que lo llevará a lograr el resultado esperado, para lograr definir
esas estrategias el aprendiz debe analizar cuáles son las mayores debilidades que presenta la
situación y cuáles son sus fortalezas que le permitirán llegar a la solución del problema.

Por lo tanto, deben analizar muy bien estos interrogantes ¿cuándo se hará?, ¿quién lo llevará a
cabo?, ¿cómo se ejecutará?, ¿con qué recursos se cuenta? y al dar respuesta a estos interrogantes
podrá construir sus estrategias de solución a la problemática

¿Cómo lo llevará a cabo?

Primero se debe hacer todo un proceso de análisis y recopilación de la información,

haciendo un seguimiento de la labor que se ejecuta día a día y acompañando a cada
uno de los actores que se involucran en el proceso en la dinámica de ventas de
“Distrimay”

¿Cuándo se hará?

Inmediatamente el representante legal de la organización de el visto bueno sobre la

verdadera necesidad que se tiene de organizar la información se empieza a ejecutar
todas las estrategias para ir implementando cada uno de los pasos de este proceso.

¿Quién lo llevará a cabo?

El Analista es la persona que se encargar de ejecutar cada una de las fases del proyecto.

¿Cómo se ejecutará?

Se ejecutará en fases. Como lo es la fase de:

Análisis
Diseño
Prueba
Ejecución.

¿Con qué recursos cuenta?

Se contará con recurso, humano, tecnológico y financiero, este último será provisto por
el representante legal de Distrimay quien bajo un contrato de servicio se detallarán cada
uno de los costos del proyecto.
 5. Ya puede Diseñar la Planeación, programando cuales son las actividades, los roles que va
a cumplir cada actor, en qué momento o tiempo, de qué recursos dispone. Todos los
parámetros para diseñar la planeación los encuentra especificados en el material de
formación “Resolución de Problemas.

Planeación:

DOFA:

FORTALEZAS DEBILIDADES
• Decisión al cambio • Recursos insuficientes
• Innovación en el negocio • Equipos desactualizados
• Mayor competitividad • Falta de entrenamiento

AMENAZAS OPORTUNIDADES
• Incumplimiento de compromiso fiscales • Ampliación del mercado a nuevos
• Demora en afianzarse a los nuevos clientes
procesos • Facturación electrónica
• Control adecuado de las finanzas

¿Cuáles son las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta para poner en marcha el
plan de acción?

Las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta para poner en marcha el plan de acción
son las siguientes:
1. Muestreo y tabulación de la información obtenida, a través de las distintas técnicas de
recopilación de la información.
2. Divulgación de la información recopilada al representante legal, para definir cual es el punto de
quiebre a mejorar en la organización.
3. Presentación de las acciones de mejora y aceptación de estas.
4. Diseñas e implementar el sistema de información requerido para suplir la problemática en
cuestión.

• ¿Cómo se deben transmitir al equipo de trabajo estas medidas?

El equipo de trabajo se debe transmitir cada una de las medidas tomadas, a través del plan de acción
definido en los diagramas de flujo del proceso de implementación del sistema de información.

• ¿Quiénes son los actores comprometidos en la puesta en marcha del plan?

Los principales actores serán:

El representante legal
Los vendedores
Almacenistas
Contador
El Analista.
• ¿Qué eventualidades pueden resultar durante el desarrollo plan acción?

Retrasos en el desarrollo de e implementación del sistema de información

Errores en la base de datos
Demoras por falta de experiencia en el uso de estos sistemas por parte de los colaboradores

• ¿Cuáles limitantes pueden surgir dentro del proceso

A la limitación de recursos tecnológicos, esto puede ocasionar una eventual limitación al optimo
desarrollo del sistema de información entregado y de la misma manera la agilidad con la que se realizan
los procesos en la distribuidora. Por lo cual seria oportuno hacer un mejoramiento en este aspecto.

6. En este momento ya empieza a desarrollar el Plan de Acción, que consiste en definir los
lineamientos a seguir para definir la problemática planteada, recuerde que el plan no solo
es el hacer, debe tener en cuenta otros aspectos y variables que son fundamentales para su
desarrollo, los cuales se encuentran descritos en el Material de formación “Resolución de
Problemas” Es muy importante estar atento al cumplimiento de la planeación para evitar
desviarse de la ruta definida a seguir.

➢ Las actividades de la ruta y plan de acción a ejecutar se definirá con la siguiente tabla:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (días)

Identificación de la problemática
1 Analista 15

2 Gestión de recursos Representante legal 20

Representante legal y
3 Socialización del proyecto Analista 3

Analista
4 Diseño y desarrollo del SI. 180
Analista
5 Pruebas e implementación 30
Analista
6 Capacitación 7
 7. Por último, viene la etapa de la Evaluación de los Resultados obtenidos, donde va a
observar las mejoras de la situación problemática presentada inicialmente, también va a
afianzar más los conocimientos y muy seguramente aprenderá de las experiencias vividas
durante este proceso.
Para realizar esta Evaluación de Resultados el Aprendiz debe leer y seguir los lineamientos
descritos en el Material de formación “Resolución de Problemas”.

Para determinar los factores de este punto y poder obtener un verdadero resultado acerca del éxito del
proyecto se propone que se tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Índice de errores en el sistema y base de datos construida.

2. Tiempo en el registro de inventario y procesamientos de operaciones comerciales
3. Elaboración de informes
4. Presentación de balances financieros

Cada uno de los anteriores puntos involucra varios actores en la cadena de secuencia de cada
transacción comercial realizada por “Distrimay” por lo cual la importancia del compromiso de cada uno
de los involucrados.