COMPRAS Y MANEJO I

DE INVENTARIOS

Negociación Con
Proveedores

Johanna Melissa Garzón Figueroa

Lida Isabel Garzón Ladino

Unipanamericana

Compra y Manejo de
Inventarios
Técnica Profesional en Procesos Empresariales
Virtual
Bogotá D.C.

2021
COMPRAS Y MANEJO I
DE INVENTARIOS

Negociación Con
Proveedores

Presentado por:

Johanna Melissa Garzón Figueroa

Lida Isabel Garzón Ladino

Docente:
Jesús Abel Afanador

Unipanamericana

Compras y Manejo de
Inventarios
Técnica Profesional en Procesos Empresariales
Virtual
Bogotá D.C.
 COMPRAS Y MANEJO I
DE INVENTARIOS

Actividad 2

2. Criterios de selección y condiciones de negociación con proveedores, incluir:

Criterios de selección de proveedores

1. Reunir y clasificar los criterios de selección de proveedor

Una vez que la organización ha determinado que se requiere contratar a un proveedor para cubrir

un conjunto de necesidades de negocio, es necesario empezar por identificar aquello que necesitas
adquirir de forma detallada.

Cada criterio debe ser calificado con una escala numérica, o de tipo alto/medio/bajo, para reflejar la
importancia relativa de algunas características sobre otras (también se puede utilizar algún otro
método). Tu patrocinador, clientes y stakeholders principales necesitan revisar y aprobar esta lista
completa de requerimientos y clasificaciones. Esos serán los criterios que utilices para seleccionar
a tu proveedor.

Es necesario que identifiques quien participará en la evaluación y selección del proveedor, pues
los criterios de aceptación deberán ser validados por todos los participantes y de preferencia
deberán ser acordados por consenso.

2. Desarrolla un Convenio o Contrato de Confidencialidad

Muchas ocasiones, el conducir un proceso de compra formal, implica que tienes que revelar
información sensible de la empresa con los proveedores que participarán en un proceso de
evaluación formal. Por ello, es necesario asegurar que ambas partes estén protegidas y para lograrlo
es necesario firmar un Contrato de Confidencialidad.

Una buena práctica es cuidar que la redacción de este documento sea recíproca, es decir, que el
documento establezca que la información compartida por cualquiera de las partes debe ser tratada
confidencialmente. De esta forma el proceso será más transparente y empezarás a crear una
relación de confianza, lo cual es un elemento indispensable para una buena relación de
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negocios. Este documento se conoce como Non Disclosure Agreement (o NDA Por sus siglas en
ingles).

Muchas veces, en conjunto con el Contrato de Confidencialidad, se redacta una Invitación a

participar en el proceso de evaluación. En este documento extiendes una invitación a los
proveedores que sean seleccionados a participar en el proceso de evaluación, selección y
contratación.

3. Investigar la oferta disponible en el mercado para el producto o servicio que deseas

adquirir

Busca cualquier proveedor que pudiera satisfacer las necesidades que quieres cubrir. Esto puedes
hacerlo navegando en internet, buscando en revistas, hablando con otras personas, investigando,
etc. El propósito de este paso es reunir una lista extensa (pero no exhaustiva) de proveedores a los
que quisieras considerar.

A veces en este paso se redacta lo que se conoce como una Solicitud de Información o RFI por
sus siglas en inglés. En este documento, invitas a una cantidad importante de proveedores a
proporcionar sus cartas credenciales, solicitando además información financiera, catálogo de
productos o servicios, organigrama, personal técnico, aliados, etc. Lo que buscas es que las firmas
participantes te entreguen información relativa a su negocio y experiencia, así como características
específicas que estés buscando en el mercado.

Sin embargo, si crees que ya sabes cuales son los proveedores que te interesan, puedes evitar este
paso y pasar directamente a la Lista Corta.

4. Crea una lista corta de proveedores

Con la información proporcionada conduces una selección preliminar, conformando lo que se

denomina Lista Corta.
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La selección preliminar la llevarás a cabo haciendo una evaluación inicial de alto nivel de la lista
larga, en la que busques razones obvias para eliminar algunas alternativas. Por ejemplo, carecer de
soporte local o no tener la solvencia financiera que el proyecto amerita.

El propósito de este paso es crear una lista corta de proveedores potenciales que al parecer
tengan una posibilidad razonable de cubrir tus necesidades.

5. Desarrolla una Solicitud de Propuestas

Es importante que tengas claro lo que vas a comprar y entiendas la diferencia entre lo que es una
cotización y una propuesta, así como qué tipo de documento vas a solicitar. Normalmente una
cotización se refiere a cosas tangibles cuyas características y especificaciones ya están claras. Una
propuesta sirve para que los proveedores participantes, viertan sus conocimientos y experiencia
previos en solucionar un problema específico o atender una oportunidad. Para una propuesta no
necesariamente están claros los requerimientos y características.

Así que si vas a adquirir una solución a una necesidad o problema y una vez que tienes tu lista
corta, es necesario generar un documento en el que describas, en términos generales, tu
organización, los antecedentes del proyecto, el problema o la oportunidad que necesitas resolver,
los requerimientos de la forma más detallada posible, los criterios de evaluación, algunas
condiciones contractuales, el proceso de evaluación y selección del proveedor, la forma,
condiciones y restricciones de contacto.

Debes tener en cuenta que una buena propuesta requiere cierto tiempo para su elaboración, así
que ofrece un tiempo razonable y realista para presentar la propuesta. Normalmente, el tiempo
requerido para formular una propuesta, está en función de la complejidad de la oportunidad o
problema que quieres resolver.

Por lo tanto, el tiempo que ofrezcas para entregar la propuesta es directamente proporcional la
complejidad del problema que buscar resolver y en función de ello, será la calidad de la
propuesta de solución que obtendrás.
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Una vez que hayas integrado el documento, envía tu Solicitud de Propuestas (RFP por sus siglas en
inglés) a esta lista corta de proveedores.

6. Evalúa las propuestas

En este punto, los proveedores interesados de tu lista te envían sus propuestas como respuesta a tu
RFP. Entonces, evalúas estas propuestas con los criterios de selección que creaste anteriormente.

Como parte de este paso, puedes entrevistar a los proveedores, pedir demostraciones, hacer
visitas al sitio de los proveedores, pedir referencias o visitar algunos clientes anteriores del
proveedor, etc. Usualmente se hace alguna clase de cálculo con base en que tan bien el proveedor y
la propuesta cumplen con cada requerimiento solicitado, multiplicado por algún factor de
importancia.

El proveedor con la calificación más alta en todos los requerimientos debe ser el que mejor cumpla
con tus necesidades. Cuando completes este paso, debes tener una primera y segunda opción.

7. Toma una decisión y negocia el contrato

En este punto, debes tener toda la información solicitada, para hacer la selección. En muchas
organizaciones, el equipo del proyecto hace la recomendación final y luego mete el proceso a una
organización formal de Compras o Adquisiciones para negociar un contrato.

Es muy importante que tengas claro que una relación de negocios debe ser fincada en la

confianza y en una visión ganar – ganar. No ahogues al proveedor con las condiciones
contractuales ni el precio pues esto, siempre será contraproducente e irá en detrimento de la
solución que obtengas y de la relación de negocios que estás a punto de iniciar.

Debes estar preparado para que en caso de que el proceso no avance de manera satisfactoria,
puedas moverte a tu segunda o tercera opción, siempre y cuando esas opciones sigan cumpliendo
tus requerimientos mínimos.
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b) Condiciones de negociación que se deben tener presentes al momento de entablar una
negociación para lograr relaciones de largo plazo con los proveedores

Las condiciones o principios necesarios para tener unas relaciones adecuadas entre el cliente y el
proveedor son la confianza mutua y la cooperación dentro del marco de responsabilidad hacia los
clientes finales. Podemos citar, por tanto, un decálogo de Principios de relación entre proveedor y
cliente, a saber:

1. Proveedores y clientes deben mantenerse independientes y deben respetar la

independencia del otro para mantener una relación de confianza basada en las reglas del
mercado abierto.
2. Tanto los proveedores como los clientes son responsables de aplicar un control de
calidad con conocimiento y cooperación mutua en cuanto a los sistemas de control que
se utilizan.
3. El cliente es responsable de la precisión y de la idoneidad de la información y de las
especificaciones para el proveedor de manera que el pueda comprender lo que se
requiere de él.
4. Antes de que entren en relación, los proveedores y los clientes deben adoptar un contrato
adecuado sobre calidad, cantidades, precios, condiciones de entrega y métodos de pago.
5. Una vez que tenga conocimiento de la naturaleza de los productos o de los servicios a
suministrar, el proveedor es responsable de dar un nivel de calidad que satisfaga
plenamente al cliente.
6. Los métodos y recursos que se utilizan para determinar las especificaciones
satisfactorias, para ambas partes, deben elegirse con anterioridad.
7. El contrato que rige la relación debe permitir un acuerdo preliminar sobre el sistema y
los procedimientos a utilizar, en el caso de desacuerdos, para conseguir una resolución
amistosa.
8. Las partes están obligadas a intercambiar la información necesaria para obtener el mejor
nivel de control de la calidad, de acuerdo con sus situaciones respectivas.
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9. Tanto el proveedor como el cliente deben tener la capacidad de asegurar el control de
cada fase de sus propios procesos de acuerdo con las políticas aprobadas para permitir la
cooperación amistosa.
10. En el trato entre ambas partes, el proveedor y el cliente, deben mantener presente las
necesidades del consumidor final.

En función de las relaciones operativas entre proveedor y cliente se pueden definir tres clases o
niveles de referencia para los proveedores, pudiéndose establecer los siguientes tipos de
relaciones según se trate de uno u otro nivel o clase de proveedor. Así tendremos:

1.-El Proveedor Convencional. Que estos por lo generalmente son de corto plazo

 Negociaciones basadas en las especificaciones cualitativas mínimas y el precio: La

empresa cliente encuentra a todos los proveedores disponibles en el mercado, y sobre la
base de unas especificaciones cualitativas mínimas, elige aquellos que le garantizan los
precios más bajos. Esto se consigue gestionando varios proveedores, tanto para tener
fuentes alternativas como para crear una competencia de precios.
 Los suministros basados en pedidos únicos a corto plazo: No hay garantía para el
proveedor en cuanto a los pedidos futuros.
 Evaluación regular de los suministros para su aceptación: Los suministros deben ser
comprobados al 100%, excepto que basándonos en datos históricos o la poca
importancia del componente, la empresa cliente decida unilateralmente tomar muestras o
permitir el acceso libre.
 La necesidad de evitar faltas en el almacén: Al no saber la empresa cliente si los
procesos del proveedor están “con riesgo” en lo que se refiere a la garantía de calidad y
la capacidad de responder a cambios en el plan, debe protegerse almacenando
reservas de tales materiales.

2.-El Proveedor Asociado. Que estos por lo generalmente son de largo plazo

 Relación a largo plazo, que se revisa periódicamente: Una vez que el proveedor ha
comenzado a ser proveedor regular y tiene las características necesarias para seguir
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siéndolo, no se le pone en competencia en cada compra, sino que se beneficia de una
relación a medio/largo plazo (calidad concertada). Las condiciones se definen cada año
y si se encuentra un proveedor alternativo, no se le cambia inmediatamente, sino que se
intenta rehabilitar al proveedor asociado, incluso ayudándola a alcanzar el nivel de su
competidor.
 Calidad garantizada y auto certificada de acuerdo con criterios ya acordados: Para llegar
a ser “asociado”, el proveedor habrá tenido que pasar una evaluación de capacidad de
proceso por parte del cliente. La auto certificación, a través de un reconocimiento
firmado de responsabilidad, podría constituir el primer paso necesario para establecer
este tipo de relación, pero con el deseo de llegar a una garantía de auto certificación
firmada por una vez para toda la relación y no mediante documentos para cada ocasión.
 Responsabilidad total sobre los suministros entregados: El proveedor tiene
responsabilidad total sobre las consecuencias de cualquier falta del producto vendido.
 Aceptación sin pruebas: Se elimina el control de entrada, garantizando ahorros
económicos: eliminación de la inspección, reducción de stocks y reducción del tiempo
de producción (trabajo en curso). Es frecuente compartir parte de estos ahorros con el
proveedor que ha alcanzado el acceso libre.
 Suministros directos a los departamentos, sin mantener stocks en reserva: Una empresa
que utiliza la organización just-in-time puede dirigir los suministros directamente a los
departamentos de producción. Esto conduce a modificaciones en el sistema logístico,
pero también a muchas ventajas: no hay almacenamiento intermedio, ni evaluación, ni
recogida y manejo de suministro. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el
despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce
el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.
 Suministros frecuentes, en pequeños lotes, o en base a pedidos abiertos: La implantación
de la logística just-in-time conlleva recibir pequeños lotes con mayor frecuencia que
antes.
 Mejoras sistemáticas en la calidad y el precio de los productos suministrados: Si el
cliente está en el camino hacia la Calidad Total, el proveedor asociado no puede aislarse
de esa estrategia y debe contribuir garantizando mejoras continuas.
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 Consultas y formación a proveedores: El cliente invertirá en acciones y recursos que
facilitan el desarrollo de la organización del proveedor.

3.-El Proveedor Socio.

Además de las características operativas asociadas a los proveedores asociados, otras

características específicas son:

 Cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías: El proveedor se integra en

las operaciones de la empresa cliente, basándose en la idea de que el proveedor vive del
negocio del cliente y el cliente vive de la capacidad del proveedor para hacerlo posible.
 Inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos: Este punto es una consecuencia
directa del anterior.
 Intercambio constante de información concerniente a los procesos y productos: El envío
inmediato de información sobre el mercado de la empresa cliente, directamente al
proveedor, permite a ambas partes hacer unas estimaciones globales rápidas e introducir
puntualmente los cambios o las mejoras requeridas.
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Bibliografía

 https://virtual.ucompensar.edu.co/pluginfile.php/1288744/mod_resource/content/4/Clase%203-
%20CYMIV.pdf

 Agentes económicos. (s. f.-a). Enciclopedia Económica.

https://enciclopediaeconomica.com/agentes-economicos/
 Sobre el Autor Juan David Montoya P. Economista con interés en explicar conceptos claves
del área. (s. f.). Agentes económicos. Actividades Económicas. Recuperado 15 de febrero
de 2021, de https://www.actividadeseconomicas.org/2013/05/agentes-economicos.html
 https://www.youtube.com/watch?v=4HTGNptnqyw. (s. f.).
https://www.youtube.com/watch?v=4HTGNptnqyw. https://www.youtube.com/watch?
v=4HTGNptnqyw
 http://actualidadempresa.com/gestion-de-proveedores-relaciones-proceso-analisis-
seleccion-y-evaluaciones-4444/