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n
lntegroción de
l- sistemos de gestión
s)
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I " 1 . El sistemo de gesiión

Asimilar el concepto de sistema de gestión es primordial para comprender el papel
que juegan las normas de la calidad, ambiental y ae U seguridad y siud .i u"U*;o
dentro del mundo empresarial. Todas las normas plantean como requisito "r, el estabie-
cimiento de un sistema de gestión en el:ímbito que les correspondé:

" ISO 9001: la organización debe establece{ implemenrar, mantener y mcjo-

rar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos
necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos d,e esta norfila
internacional.

' ISO 14001: Para lograr los resultados previstos, incluida la mejora de su d,es-
empeño ambiental, la organización debe establecer, implemenrar) mantener
y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental, que incluya los
procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta
norma internacional.

' ISO 45001: La organiz¿rción debe establecer, implementar, manrener y mejor:a::

continuarnente trn sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajó, in-
cluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requiiitos
de esta norma.

Pero itenemos rrerdaderamente claro el significado de sistema de gestión y qué supone

manejarlo| En las siguientes líneas se explican de forma incremental desde.i.orrÉ.p.o
más sencillo, el sistema, hasta el más evolucionadq el sistema integrado de gestión,
en el que se implantarán los requisitos de las normas de la calidad, elmedio arnbiente
¡'la. seguri_dad y saiud en el trabajo, e incluso orros referenciales que pueden te¡er
cabida si el plantearniento del sistema integrado de gesrión es robristo.^

parapoder u,i,izar,o." ,ffli.*:::T"rini::::ff1;il:l::::fll?;lii;.,,",icencia de AEN.R

l8 Guío próclica poro lo inlegrociín de sistemos de gesfión. ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001

I .1 .1 . Sistemo
IJn sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que sirve para algo, es
decir, que cumple una misión o un fin determinado, y que funciona como un todo
gracias a la interacción de sus componentes. Algunos ejemplos de sistema pueden ser:

I. El sistema circulatorio de nuestro propio cuerpo, formado por la sangre, el

corazónr las venas, las arterias y los capilares, y cuyo fin es transportar sustan-
cias entre órganos (oígeno, dióxido de carbono, nutrientes, hormonas, etc.)
y regular la temperatura del cuerpo.
2. El sistema electoral, que permite a los ciudadanos intervenir en las decisiones
políticas a uavés del voto. Está compuesto por una serie de reglas para orga-
nizar ias elecciones o referendos, colegios electorales) urnas) papeletas con las
opciones a elegir, censo electoral, votantes) miembros de la rnesa electoral,
mecanismos para procesar y comunicar los resultados, etc.

3. El sistema monetario, constituido por el ente regulador, la fábrica de Ia mone-

da,la propia moneda, eI tipo de cambio, los intermediarios financieros, etc. Su
misión principal es Ia de facilitar las transacciones de bienes y servicios cntre
persorlas.

Estarnos rodeados de sistemas que nos permiten conseguir fines de 1o más diversos.
'fodos los sistemas se caracter'uan por que:
. Los elementos interrelacionados actúan como un todo con el objctivo de lograr
..,
su lluslon.
. Ladisposición de cada uno de los elementos que componen el sistema es esen-
cial para su funcionamiento.
o Si se quitan o se añaden nuevos elementos el sistema cambia.
. Si el sistema se divide, no se consiguen más sistemas iguales; por el contrario,
es muy probable que el sistema deje de fi,rncionar, lo haga de manera defectuosa
o con un comportamiento distinto al originario.
. El comportamiento de un sistema no predecir dividiéndolo y anaii
se puede
zando sus partes, pues dicho comportamiento depende de la estructura global.

lln sisteina funcionacomo un todo y tiene propiedades distintas de las partes que
1o componen. Si el sistema se descompone no se encontrarán sus propiedades en
ninguna de sus partes, ya que estas propiedades solo surgen cuando está en marcha
como conjunto.

Este documento ha sido adquirido por Juan el zotg-t-zz.

Para poder utilizarlo en un sistema de red interno, deberá disponer de ia correspodiente licencia de AENOR
 I . Infegroción de sistemos de gestión l9

1 .1 .2. Sistemo de gestión

IJn sistema de gestión es un conjunto de elementos interrelacionados que nos per-
miten desarrollar nuestro negocio. Por negocio se entiende la ocupación a la que
se dedica la organízación, ya sea esta pública, privada) con o sin fines de lucro.
Tanto las entidades públicas como las privadas se organizan en torno a un sistema
de gestión mediante el cual generan para sus clientes o usuarios los productos y
servicios demandados. Por tanto, todas las organizaciones d-isponen de un sistema
de gestión, gu€ podrá estar más o menos dotado, más o menos formalizado y más
o menos reconocido, pero que sin tugar a dudas exi.stirá, pues sin él no es posible
desarrollar un negocio.

Los principales elementos que conforrnan un sistema de gestión son los siguientes:

' Procesos: un proceso es un conjunto de actividades o tareas mediante las cuales

unas entradas (inputs) se convierten en unas salidas o resultados (outptr.ts).Los
procesos de una organización constituyen los métodos de trabajo necesarios
para poder generar los productos y servicios quc se enuegarán a los clientes,
ya sean internos o externos. Como ejemplos de procesos se puede citar: diseño
de productos, compras) preparación y ciistribución de pedidos, etc.

' Productos y servicios: son el resultado de los procesos, que serán entregados
a los clientes que los adquieran. Estos prcductos y servicios tienen unas ca-
racterísticas concretas, que reciben denominaciones diversas: especificaciones,
requisitos de producto o servicio, auibutos, etc.

' Cüentes y otras partes interesadas: es el elernento que establece directa o indi-
rectamente las características que han de tener los productos y servicios. Los
clientes son también quienes reciben lcls productos y servicios demandados.
. Recursos: este elemento se emplea en los procesos para la creación de los pro-
ductos y servicios. Pueden existir recursos de distinto tipo:

- Personas: los recursos humanos son los trabajadores que operan los procesos.
IJn buen equipo humano es clave para el óptimo frincionamiento del sistema
de gestión.

- Infraestrucftrra: son los edificios, máquinas, herramientas, vehículos y sis-

temas de información necesarios para desarrollar la actividad de la organi-
zación.

- Materiales: materias primas, insumos, infonlación, etc., u ilizados princi-

palmente en los procesos para la generación de los productos y servicios.

- Capital: es imprescindible para adquirir ouos recursos y poner en marcha el

negocio.

Este documento ha sido adquiriCo por Juan el zotg- t-zz.

Par-a poder utilizarlo en un sistema de red interno, deberá disponer de la correspodiente licencia de AENOR
20 Guío próctico poro lo integración de sisfemos de gesfión. ISO 9001 , ISO 14001 e ISO 45001

- Conocimiento: how) precíso Para Poder oPerer

se trara del saber hacer (know
los procesos y, en general, para poder desarrollar el negocio al que se dedica
la organización.
. Estructura orgartizativa: son los roles, responsabilidades y autoridades que las
personas de Ia enridad utilizan para orgafitzarse internamente y coordinar eI
trabajo.
. Documentos: todas las organizaciones disponen de una serie de documentos e¡r
los que se apoyan para ciesarrollar su negocio. Las organizaciones más sencillas
suelen mantener documentos como los permisos o licencias para poder ejercer
la actividad, manuales de uso de máquinas, y regisuos (documentos que preseú-
tan resultados obtenidos o proporcionan evidencias de actividades realizadas)-
Otras organizaciones más evolucionadas a nivel de gestión utilizan además otrffi
documentos como procedimientos, instrucciones de trabajo, manuales diversoq
planos, planes, etc. Todos estos documentos se podrían rePresentar mediante
una pirámide documental como la que aParece en la figura l.I.
. Direcuices generales de funcionamiento (política, estrategia, objetivos a con-
seguir...): dependiendo de lo evolucionada que esté una organízación, esas
directrices serán más o menos explícitas y reconocibles.

Figuro 1 .1 . Representoción de lo pirómide documentol de un sislemo de gestión

Todos los elementos descritos se encuentran interrelacionados entre sí, y globalmente

conforman el sistema de gestión de la organización, mediante el que esta desarrolla
su negocio. El sistema de gestión no es inmutable; por el contrario, cambia Perma-
nentemente, ya que si uno de sus elementos cambia, también lo hace el sistema.

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. Para poder utilizarlo en un sistema de red interno, deberá üsponer de la correspodiente licencia de AENOR
 i . lntegroción de sistemos de gesiión 21

El funcionamienro del sistema de gestión es el resultado de la interacción de sus

elementos, gue deben acoplarse unos a otros y adaptarse a las influencias internas y
externas que van apareciendo en el tiempo, y que marcarl su comportamiento.

El elemento central y clave de cualquier sistema de gestión son los procesosl pues a
su ah'ededor se configuran el resto de elementos (véase la figura 1.2, que esquematiza
estas relaciones). Su importancia es de tal magnitud que todas las normas destacan
que en el establecimiento dei sistema de gestión se tengan en cuenta los procesos
necesarlos y sus rnteracciones.

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ORG..ANIZAT.TVA.
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t astoridád)

Figuro 1.2. Representoción esquemófico de los elementos

de un sistemo de gestión

I .1 .3. Sistemo de gestión de lo colidqd

La Organización Internacional de Normalización (ISO, Internntional Orgnnizatior¡,
for Sta,nd.ard.ization) es u11a federación mundial de organismos nacionales de r1ofi1r.a-
ltzación que clesarrolla normas para que las organizaciones mejoren sus resultados.
Cada norma es irnpulsada por un comité técnico específico, en el que participan espe-
cialistas en una materia concreta que desarrollan cada norma proponiendo requisitos
de cumplimiento para un determinado asunto.

Todas las normas están formadas por un conjunto de requisitos que cualquier orga-
nización p,-rede decidir cumplir de manera voluntaria. Estos requisitos r1o son otra

para poder utilizar,o en Ji:,?"::::1'"".T::,:::§lf:ff:l::::f:::,],i'"*.,,",,.encia de AEN.R

 Guío práctico paro lo integroción de síslemos de gesfión. BA 9001 , ISO 14001 e ISO 45001

cosa que recomendaciones o buenas prácticas que cada comité técnico, sobre la base
de su experiencia, propone para meiorar el desempeño de una organización en una
materia concreta.

La Norma ISO 900I no es una excepción, y por ello se puede percibir como un
conjunro de recomendaciones o buenas prácticas que, apligadas al sistema de gestión
de cualquier organización, hacen que este sistema de gestión funcione de una manera
más robusta en q.ranto al desarrollo de su negocio. Las aportaciones de la implanta-
ción de estas buenas prácticas son las siguientes:
. Aporta dosis de prevención a una organización para evitar fallos, incidencias,
reclamacion.r, .i..: la filosofia subyacente uas Ia mayoría de los requisitos de
la norma es prwentiva) con el objetivo general de evitar cualquier no confor-
midacl (incumplimiento de un requisito, ya sea normativo, legal, de cliente o
establecido por la propia organización).

" Ayuda a organtzarse mejor: al explicitarse los distintos elementos del sistema
d¿ gestión y ordenar su funcionamiento segfn las direcuices de la norrna, se
iogra una organizaciónmás efi.caz, e incluso eficiente'
. Proporciona clientes más satisfechos: es consecuencia de la anterior pues, al
hacir mejor las cosas, los clientes lo perciben y mejora su grado de satisfacción
con la organización y sus productos y servicios.
. Obliga a la mejora continua: existen requisitos en la norma que impulsan a
la organización a conseguir mejores niveles de desempeño y que, Por tanto)
fomentan su Progreso.
. proporqona una mejor imagen y notoriedad para la organización:. generalrncnte
estáreconocimienro se logra mediante el proceso de certificación, por el cual
una entidad externa acreditada certifica que una orgarrtzaLción cumple con los
requisitos de la norma.
. Posibilita el desarrollo de nuevas iniciativas comerciales: ISO 9001 es conocida
a nivel mundial y su cumplimiento es una garantía de base para entablar rela-
ciones comerciales.
. Cualquier otra aportación de ISO 9001 posible, Pu:s cada organízacióo
es
puedé tener sus propias motivaciones para la implantación de Ia norma.

por ranto, cuando una organización implanta la Norma ISO 900I en el sistema de
gestión del que dispone para desarrollar su negociq podemos decir que lo convierte
ér, * sistema de gestión de la calidad. Calidad es negocio, pues calidad no es otra
cosa que hacer lai cosas bien para satisfacer las necesidades de los clientes. ISO
^contribuye
9001 a que las cosai se hagan bien y, por tanto, a mejorar la satisfacción
del cliente.

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para poder utilizarlo en un sistema de red interno, deberá disponer de la correspodiente licencia de AENOR
 I . lntegroción de sistemos de gesiión

n glietivo primordial de cualquier negocio debería pasar por disponer de clientes

satisftchos. Algunos pensarán que el objetivo primordial de una empresa es obtener
beneficio, yno les falta razónpero, en la gran mayoría de los .rror,-1, obtencién de
benef,rcio a medio y largo plazn está subordinada a disponer de una masa suficiente
de clientes satisfechos.

1.1 .4. Sisfemq de gesiión ombientol

Todas las organizlciongg están obligadas al cumplimiento de unos requisitos legales
en relación con el medio ambiente, independientemente de los ..qoiritor .orrt"-
nidos en la Norma ISO 14001 en cuanto al compcmamiento ,-6i.ntal de una
organización. La gran mayoría de entidades ya dedican un esfuerzo importante al
cumplimiento legal
La Norma ISO 14001 áefine sistema de gestión arnbiental como: parre del sistema
de gestión usada para_ gestionar aspectos ambientalcs, cumplir los iequisitos legales
y otros requisitos, y abordar ios riesgos y oporrunidactes.
fr*9 se puede apreciar, el sistema de gcstión ambiental es la parte del sistema de
gestión de la organízación que se dedica a la gestión de los ambientales
"ip..tor
(residuos, emisiones, vertidos, consumos, etc.), al cumplimienio de los requisitos
legales y otros requisitos que de manera voluntaria suicriba la organízaci?n, y a
abordar los posibles riesgos y oportunidades que puedan surgir a rlvel ambienial.
Por tanto, alguna Parte de los elementos del sistema de gestión (procesos, recur-
sos, estructura organizattva, documentos) etc.) se dedican a aboidar la cuestión
ambiental.
De manera análoga a ISO 900I, los requisitos de la Norma ISO I400I son un
conjunto de buenas prácticas a nivel ambiental que cualquier organizaciónpuede
suscribir de manera voluntaria. Su implantación aporra, enrre otror beneficiás, los
siguientes:

'' Contribuye a formalizar el sistema de gestión ambientai cle Ia organización:

antes de la implantación de la Norma ISO 14001, muchas de las ,áiorr., p"r,
el cumplimiento legal en materia ambiental suelen ser inconcretas, inconexas
y sin un obietivo global claro. El sistema de gestión ambiental estructurado
bajo ISO f4001 da un sentido mucho más definiclo y delimitado a todas las
iniciativas ambientales de una organización.

' Asegura el cumplimiento de los requisitos legales ambientales a los que está
sometida la or gantzación.

' Previene la aparición de incidentes ambientales: al igual que ISO 900I, la

Norma ISO 14001 se basa en una filosofia preventiva qre trrata de estrucrurar

para poder uti,izarro en f:,1"::::*l:,'.':"J:H:i:ü:l::::fx.l,il*",,. u.encia de AEN.R

I

24 Guía próctico poro lo integroción de sisfemos de gesfión. ISO 9001 , ISO 14001 e ISO 45001

el sistema para evitar la aparición de incidentes que puedan dañar el medio

ambiente (entorno en el que opera una organización, incluidos el aire, el agua,
el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus inte-
rrelaciones).

Obliga a la mejora continua del desempeño ambiental.

Proporciona una mejor imagen y notoriedad para la organización: el cumpli-
miento de la Norma ISO 14001 se suele refrendar mediante un proceso de
certificación que culmina con la concesión de un sello o marca de la entidad
cerdficadora, que las organizaciones pueden utilizar en sus comunicaciones
corporativas.

t .1 .5. Sistemo de gestión de !o segur¡dod y solud en el

troboio
La Norma ISO 4500I identifica un sistema de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo como un sistema de gestión (o parte de un sistema de gestión) utilizado para
alcanzar la poUtica de la seguridad y salud en el uabajo. Esta política se cenffa en
prevenir lesiones y deterioro de la salud de los rabajadcres y en proporcionar lugares
de trabajos seguros y saludables.

Asimismo) esta norma identifica el sistema de gestión de la seguridad y salud en el

trabajo con la parte del sistema de gestión de la organización dedicado a la seguri-
dad y salud laboral. Tirmbién lo aborda así la Ley 3ll)-995 de prevención de riesgos
laborales, cuando solicita la implantación y aplicación de un plan de prevención de
riesgos laborales, entendido este como la parte del sistema general de gestión de la
emPresa que deberá incluir la estructura orgarizativa, las responsabilidades, las fun-
ciones, las prácticas, los procedimientos) los procesos y los recursos necesarios para
realizar la acción de prevención de riesgos de la empresa. Como se puede apreciaq
el plan de prevención es el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales
que exige la ley

Si la ley ya solicita la creación de un sistema de gestión de prevención de riesgo

laborales, iqué aporta en este caso la implantación de la Norma ISO 45001¡ ISO
45001 es un refuerzo a lo que ya pide la ley. Lo podemos apreciar en la figura 1.3
si uasladamos al ciclo de mejora continua PI{VA (Planificar - Ilacer - Verificar -
Actuar) lo que exige la ley y lo propuesto por ISO 45001.
La aportación de la implantación de las buenas prácticas contenidas en ISO 45001
es similar a la ya expuesra anteriormenre para ISO 14001.

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 1 . lniegroción de sistemos de gesiión 25

Cuestiones solicitadas por la ley en el plan de prevención

, funcionés, restonsabilidac y i
:ñr;:"t
. Competencia y formación i
. Comúnicación, participación y consulta
. Documentación,
I

. iontroi operacional i
. Preparaciin y respuesta ante j

emergencias !

Cuestiones adicionaies solicitacias por iSO 45001 en el s¡stema de gestión cie

!a SST

l-----==r:*r*::-r-::a::lir:l:*i j::*,,.1
¡"
Mejr:rar,co,nq¡nüá. r,::: :r: ': '::.:: : r,'::::: ji I

. Gesijón Ce no conforÉ-iticádes ii*-f

y acciones coiiéctivas ; I

,"11...
V.erjficai

,r Toma de conciencia
. Control de la infoimac¡ón
doiúmentadá

Figuro 1 .3. Comporc¡c¡ón de los requ¡s¡tos de Io Ley 31/1g95 y los de ISO 45001

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 26 Guío próctico poro lo integroción de sislemos de gestión. tso goot, tso
l4oot e lso 45ool

1 .1 .ó. Sistemq integrodo de gestión

Se considera un sistema_ integrado.de gestión de la
calidad, ambiental y de la se-
guridad y salud en el uabajo al conjunó a" elementos interrelacionados
urilizados
para satisfacer los requisitos de los clientes, con un impacto
ambiental mrnirno de
los procesos desarrollados y con el menor ii.rgo posibie para la
seguridad y salud
de los uabajadores.

Un sistema integrado de gestión aglutina en un solo sistema el cumplimiento

de
los requisitos dc las Normas rso 9óot, rso r400r e rso
4s001, y sustituye a los
posibles sistemas de la calidad, ambiental y de la seguridad
y salud'á el trabajo que
pudieran existir. Por supuesto) este sistema integraáo de gestión
también daría res-
Duesta al plan de prevención de riesgos laboralá qrr..*i"g.
la ley, e incluso podría
dar cabida al cumplimiento de otros ,if.r..rt , relaci,cnadoi.o.r.fi.i.rr.i,
encrgédca,
seguridad de la información, seguridad alimentaria, etc. La idea
es que exista un
solo sistema ce gestión que integie todos los referen.id",
que la o.g-ilr.ión desee

;ffi::;rll eo:rporta u: r,*..r,, integrado a. g.r.iór, ,r, *r*r* , o.n*o*

de cada organización, pero de manera genéral r. poéd.,
señalar los definidos a con-
tinuación:

' playor aiincación con ia política

y esuategia de la organización, pues se dispone
de ¡rna perspectiva conjunta de la calidi'd
1.,"go.iá¡, et .".¿iá ambienté y h
segaridrd y salud en el trabajo.
o Aumento de la eficacia en la gestión
debido a una mayor integración de la faceta
ambiental y de ia seguridad y salud en el trabajo ., Ll día a áía de la organiza-
ción.

Simplificación'¡ rninimización de la documentación y regisuos.

Reducción de costes por la optimización de ros procesos, tiempo
y recursos
asignacios al sistema.

Aumento de ia coordinación y mejora del uabajo en equipo enüe

las distintas
áreas de la organización.

Mejora de la comunicación interna y de la imagen exrerna.

Mayor confianza de clientes y proveedores.
Simplificación del proceso de certificación.

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|uan
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U
 L lntegroción de sisiemos de gestión 27

1.2. Lo importoncio de los procesos en un sistemo

de gestión
IJn proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas y repetitivas mediante
las cuales unas entradas se convierten en unas salidas o resultados. Representa 1o que
hay que realir.ar, el trabajo a desarrollar para conseguir un determinado resultado.
Ponerse en "modo proceso" implica reahzar una abstracción para englobar bajo un
denominador común toda una serie de acciones realizadas para conseguir un resultado
determinado. Veamos algunos ejemplos:

' Para su funcionamiento, las organtzaciones precisan d,e materia prirna. Por ejem-
plo, si la organización fabrica latas metálicas para envasar bebidas, necesitará
comprar metal para fabricar los envases) pintura y barnices para decorarlos, etc.
Para adquirir estos materiales se desencadenarán actividades como la petición de
ofertas a proveedores, el análisis de esas ofertas, Ia comunicación de los pedidos
a los proveedores elegidos, la recepción de los rnateriales, la comprobaiión de
si lo recibido es lo solicitado, etc. Todas estas actividades tienen un fin común,
adquirir materiales para la fabricación, y se pueden conceptualizar bajo un ente
único que podríamos denominar proceso de compras o proceso de aprovisio-
namiento.

' Las organizaciones necesitan mantener su infraestructura y equipos. Ante una

avería en un equipq la organización debe reaccionar de manera correctiva para
arreglarlo y ponerlo a punto. Para lograrlo se ponen en marcha una serie de
actividades, que se disparan cuando algun uabajador detecta que ufl equipo no
funciona correctamente. Tras el aviso al departamento de mantenimiento, un
técnico abre un parte de trabajo, acude .l lW* donde se encuentra el equipo,
realizaun diagnóstico para saber qué ha fallado, lo arregla, prueba su funciona-
miento y, si todo es correctq entrega el equipo a la persona que avisó y cierra
el parte de trabajo. Todas estas actividades relacionadas se pueden agrupar en
una entidad común que se podría designar como proceso de mantenimiento
correctivo o Proceso de mantenimiento de la infraestructura y equipos.

' La legislación obliga a las organizaciones a ofrecer periódicamente a sus rra-

bajadores un reconocimiento médico voluntario. Para cumplir con la ley, las
organtzaciones planifican los reconocimientos médicos qri r" van a ofiecer
en el año, comunican a los trabajadores la posibilidad de realtzar el recono-
cimiento médico, recogen su decisiófl, yá sea positiva o negativa, acuerdan
con el organismo colaborador las fechas para realir.ar el examen de salud a los
uabajadores, comunican las fechas disponibles, los trabajadores eligen y acuden
al reconocimiento médico; posteriormente se reciben los resultados y se tomarl
posibles decisiones basadas en ellos. Todas estas actividades se podrían clasificar

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