FUNDACIÓN UNIVERSITARIA COMPENSAR

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1

SISTEMA INTEGRADOS DE GESTION

Presentado por:

BUSAQUILLO AGUDELO INGRID JULIETH

HERNÁNDEZ MENDOZA MAIDA JULIETH
BELLO ROMERO DANIELA ANDREA
GIRALDO PARRA YEISON

Docente:

RODRÍGUEZ BURGOS MIGUEL ORLANDO

Bogotá D.C

Agosto del 2022

 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION…………………………………………………………….. 3

2. OBJETIVOS…………………………………………………………………… 4

3. ACTIVIDAD……………………………………………………………………. 5

3.1 Análisis del caso……………………………………………………………. 6

3.2 Trabajo colaborativo………………………………………………………. 15

4. CONCLUSION………………………………………………………………… 17

5. REFERENCIAS………………………………………………………………. 18
 1. INTRODUCCIÓN

Etapa de reconocimiento

La ISO - Organización Internacional de Normalización (International Organization

for Standardization) es una federación mundial de organismos nacionales de
normalización que desarrolla normas para que las organizaciones mejoren sus
resultados. Cada norma es impulsada por un Comité Técnico específico, en el
que participan especialistas en una materia concreta que desarrolla cada norma
proponiendo requisitos de cumplimiento.

Todas las normas están formadas por un conjunto de requisitos que cualquier
organización pueda cumplir de manera voluntaria. Estos requisitos, son
recomendaciones o buenas prácticas que cada comité técnico sobre sus
experiencias propone para mejorar el desempeño de una organización de
manera concreta.
 2. OBJETIVOS

Los objetivos del siguiente trabajo son:

 Realizar el análisis y la solución del caso planteado en la actividad de

Contextualización aplicando los conocimientos adquiridos en clase en casos
que se pueden presentar en nuestro proceso profesional.

 Conocer y comprender la situación del caso para así encontrar distintas

soluciones basándonos en los temas que se ven en la materia sistemas de
integrados de gestión

✔
 3. ACTIVIDAD

Presentar la solución al estudio de caso denominado “Distribuidora Alhumber”;

documento donde describa la situación del escenario que debe resolver.

3.1 Trabajo Individual

ESTUDIO DE CASO:

Distribuidora Alhumber es una distribuidora de plásticos familiar creada por dos

hermanos: Alfonso y Humberto quienes vieron en el plástico una buena oportunidad
de negocio.

Comenzaron en el barrio El Restrepo en Bogotá en un local de 2x2 mts vendiendo

todo lo referente a plástico: envases, loza, baldes, pelotas, materos, etc.

Con el tiempo se fue creando la necesidad en el barrio y los locales comerciales

(restaurantes), incluyó servilleteros, saleros, pimenteros, bandejas, palilleros y
demás para suplir esta demanda.

Al cabo de dos años, el local donde estaban ubicados era bastante pequeño para
toda la mercancía que circulaba diariamente, por tal motivo decidieron trasladarse a
un local más grande y mejor ubicado. La gente ya reconocía la marca y el almacén,
tanto así, que su traslado le trajo muchos más negocios porque la zona estaba
ubicada a media cuadra de los restaurantes de la zona.

Además de esto, el hermano decidió renunciar a la sociedad y viajar a Estados

Unidos a radicarse allí, por lo tanto, Alfonso ya no podía solo hacer todo en el local,
y trajo consigo a trabajar a su otro hermano José quien era el encargado de la caja y
de permanecer en el almacén mientras Alfonso salía a comprar mercancía.

Se quería diversificar en el negocio y se abrió una nueva línea de venta de cepillos

industriales, que ocupaba un pequeño espacio dentro del almacén.

Los fines de semana tenía mucho flujo de personas y contrataban a un ayudante

que se encargara de atender a los clientes, José se encargaba de la caja y Alfonso
de atender los clientes y la caja.

Las ganancias eran buenas, pero había mucho inventario que estaba esparcido por
todo el almacén y los de fines de semana se presentaban robos, no era fácil
controlar el flujo de gente y no se tenía un adecuado control del inventario. Había
meses con picos de ventas y contrataban personal externo para atención de clientes
y caja, pero como no había controles adecuados se perdía mucho dinero.
Por estos dos últimos motivos, Alfonso fue perdiendo dinero y como pedía mucho
inventario a los proveedores, en ocasiones no alcanzaba a pagarles las facturas (a
45 días) porque no había dinero para ello, debido a esto muchos proveedores le
quitaron el crédito y al no poder pagar de contado, tuvo que bajar el inventario, lo
que generó que cuando los clientes iban a comprar no encontraban de todo lo
necesario y se iban a comprar a los almacenes cerca (Éxito, almacenes de barrio).

Desafortunadamente, después de 18 años de trabajo, tocó cerrar Distribuidora

Alhumber, entregar el poco inventario que se tenía a los proveedores como forma
de pago y liquidar la empresa.

Después de analizar el caso antes mencionado, responda las siguientes

preguntas:

ANÁLISIS

INGRID JULIETH BUSAQUILLO AGUDELO

1. Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que

le haga una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué
sugerencia le haría? Justifique su respuesta.

 Elaboración de la metodología SIX SIGMA, con el fin de identificar los

aspectos a modificar dentro de la organización. Mediante el uso de
esta metodología definiremos los problemas o defectos, así como las
desviaciones, mejoras y posibles controles para subsanar las mismas.

 Elaboración de un FODA organizacional, para identificar como se

encuentra la empresa observando sus fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas para posteriormente implementar el Ciclo
PHVA.

 Desarrollo de una matriz que permita identificar los riesgos asociados

a la compañía, y que ayude a determinar los niveles de exposición a
los que se encuentra exhibida en el desarrollo de sus procesos, así
como tipos de tratamiento y posibles controles.

 Ejercer un control de inventarios para garantizar el suministro de las

adquisiciones por parte de la compañía, asegurando que se
encuentren productos en stock basados en las necesidades de
nuestros clientes.

 Con el desarrollo de estas nuevas estrategias de mejoramiento,

proceder a implementar un Sistema de Gestión de Calidad bajo la
norma
 (ISO 9001-2015) y el cual estará enfocado en el mejoramiento
continuo de todos los procesos de la compañía.

 Realizar la reestructuración organizacional de la compañía creando

departamentos encargados de las diferentes tareas, así como del
seguimiento de cada una de ellas. Es importante saber que con la
distribución de cargas se puede realizar una retroalimentación de las
necesidades y mejoras.

 La compra de un programa contable, que permita el control del pago

de facturas, así como de adquisiciones.

Inicialmente con el desarrollo de estas nuevas estrategias se procede a

mejorar el funcionamiento de la compañía, así como las actividades de los
colaboradores. Es importante resaltar que dichas actividades se deben
desarrollar a corto, mediano y largo plazo con el fin de tener buenos
resultados.

 La implementación de la norma ISO 14001 para lograr resultados

positivos en el cuidado y manejo del medio ambiente, teniendo en
cuenta que hablamos de una compañía que comercializa productos a
base de plástico.

2. ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía

Distribuidora Alhumber? ¿Cómo los solucionaría? Justifique su
respuesta.

En mi concepto y de manera global, la Organización Alhumber no pronostico

el crecimiento de la compañía, quedando estancados en lo que eran
inicialmente y no generaron un plan de mejora continua para la misma.

Dentro de las dificultades que se le presentaron podemos analizar:

 Con la venta de todo lo referente a plástico: envases, loza, baldes,

pelotas, materos, etc., podemos observar un desconocimiento del
tema por parte de los propietarios de la compañía en el manejo de
estos productos con las nuevas reglamentaciones del país. Al
implementar la norma ISO 14001, la compañía se encuentra obligada
en desarrollar un plan de protección ambiental que la haga
responsable en la venta de dichos productos con el cuidado del medio
ambiente.

Adicional a esto, será una organización que estará a la vanguardia de

los cambios que se avecinen en el mercado comparada con las demás
 compañías, ya, que se encontrará fortaleciendo sus productos por
medio de la innovación al ver la oportunidad de mejora para ser
remplazados por productos novedosos y de diferente material que
suplan las necesidades de los clientes.

Hoy en día podemos observar como cada vez más se deja de lado los
productos desechables o de un solo uso teniendo en cuenta el
calentamiento global y el cuidado del medio ambiente. Es por esto por
lo que esta compañía debe renovarse para no morir.

 Con la renuncia de uno de los socios (hermano), Alfonso trajo consigo

a trabajar a su otro hermano José quien era el encargado de la caja y
de permanecer en el almacén mientras Alfonso salía a comprar
mercancía. Es importante observar en este punto que el juego de roles
y cargas se debe realizar por medio de un entrenamiento para el
desarrollo del trabajo frente al manejo de la compañía, y separar los
roles de cada uno dentro de la organización para una mejora
constante.

 Se quería diversificar en el negocio y se abrió una nueva línea de

venta de cepillos industriales, en esta etapa es importante realizar un
estudio de mercado con el fin de identificar las necesidades de los
clientes hacia donde la compañía está enfocada (misión, visón y
objetivos), para así tomar buenas decisiones y no invertir en
mercancía que permanezca mucho tiempo en stock y no rote en el
mercado.

 Con la constante rotación de personal, poca capacitación y una

contratación inestable, la compañía obtiene pérdidas económicas al no
definir una estructura organizacional estable por medio de la
planificación y de diferentes controles. Optimizar el desarrollo del
trabajo de cada uno de los colaboradores por medio del liderazgo
genera empatía y eficiencia en el actuar de cada uno de ellos
reflejándose en un buen ambiente laboral y rendimiento de los
mismos.

 La creación del departamento de inventario es parte fundamental en la

compañía, ya que si bien es cierto había ganancias, no había un
control del inventario ni un buen manejo de este, perdiendo de vista las
entradas y salidas de las adquisiciones de la organización aumentando
costes.

 La falta de un programa contable y de inventarios, trajo como

consecuencia amenazas y riesgos para la compañía que terminaron
en perdida de productos, robos, perdida de dinero entre otros.
  La revisión de sus procedimientos y de cómo se elaboran cada una
de las actividades diarias es importante para así evaluar a la compañía
y al personal de manera constante.

 Implementación de cada una de las normas, por medio de las mejoras

desarrolladas durante el ejercicio evaluador FODA de la compañía a
través de una comunicación asertiva.

Al implementar estos cambios en la compañía, no hay que dejar de lado que se

adquieren nuevos compromisos en los que están involucrados todos los
colaboradores de esta, capacitaciones constantes acerca del funcionamiento de la
compañía, acercamientos y conocimiento de cada uno de los sistemas de gestión,
así como la evaluación permanente y el seguimiento de los mismos en
indispensable para obtener resultados positivos dentro de esta.

Documentar las actividades que se desarrollan en cada uno de los roles, definir un
plan de acción para las no conformidades, realizar mediciones en cada uno de los
procesos y sobre todo tomar acciones correctivas conllevan al éxito de la
organización.

ANALISIS

DANIELA ANDREA BELLO ROMERO

1. Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que

le haga una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué
sugerencia le haría? Justifique su respuesta.

 Debido a que la empresa se encuentra en estado de liquidación, no se cuenta

con el capital necesario para hacer una reestructuración es necesario buscar
un socio inversionista que pueda inyectar el capital para empezar de nuevo y
depurar la empresa de las deudas pendientes, este inversionista debe
obtener un porcentaje mayor al 10% de participación.

 Implementar una bodega en donde se pueda almacenar todo el producto

para tener un control sobre el stock y así evitar pérdidas en inventario

 Implementar un software contable (CRM), el cual permita llevar un registro en

ventas, inventarios, disponibilidad del producto e identificar el flujo de clientes
de la empresa.

 Contratar el personal necesario para las diferentes áreas en la parte

organizacional y operativa de la empresa que se encargue de controlar todas
las actividades y cronogramas para así evitar un colapso empresarial.
  Realizar un plan de ventas y mercadeo en donde se realice una matriz
DOFA, un análisis de competencia y un análisis de target-group para
identificar la población objetivo y por medio de estrategias comerciales llegar
a todos los clientes potenciales para aumentar las ventas de la empresa.

2. ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía

Distribuidora Alhumber? ¿Cómo los solucionaría? Justifique su
respuesta.

Los problemas que se identificaron en Distribuidora Alhumber fueron:

 Colapso en el control y manejo de inventarios.

 No tener un plan organizacional con áreas específicas para llevar el control
de las actividades empresariales.
 No tener el suficiente personal.

Basándose en la identificación de los problemas, se analizó y se plantearon las

siguientes estrategias que permitirán solucionar la situación de la empresa:

 Contratar al suficiente personal para que se encargue de realizar su actividad

en las diferentes áreas.
 No contar con una bodega especializada en el almacenamiento del producto
y de los implementos de la empresa
 No tener un control en el flujo de clientes para evitar el colapso en la empresa
 No llevar a cabo un control contable en las ventas e inventarios para
identificar perdidas de los productos.

ANÁLISIS

MAIDA JULIETH HERNÁNDEZ MENDOZA

1. Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que

le haga una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué
sugerencia le haría? Justifique su respuesta.

Respuesta: Al generar una comunicación inicial lo primordial es conocer el

funcionamiento de su empresa para detectar las principales falencias que
influyen en la toma de decisión.

A continuación, le presentaría las siguientes opciones:

 Generar un mayor control en el inventario desde el momento que

recibe la mercancía por parte de sus proveedores, el almacenamiento
que realiza en la bodega según las categorías que están disponibles a
 la venta para tener un mayor control de su stock y conocer la
rotación que se generen diariamente.

 Generar la implementación de un sistema en el cual por medio de

códigos valide la cantidad de unidades vendidas, unidades disponibles
en bodega, unidades defectuosas lo que le permitirá tener un mayor
control en la rotación de sus productos y llevar el control financiero que
forma diaria.

 Lo más importante es organizar su local, contratar al personal idóneo

según la función que vayan a realizar, instalar cámaras de seguridad
para evitar el robo de la mercancía y del dinero por parte de sus
empleados, de esta manera, podrá estar al tanto de los movimientos
que se generen en el establecimiento así no se encuentre presente.

conocer que herramientas utiliza actualmente para controlar la rotación de su

mercancía, las ventas y la organización que genera dentro de su local.
Una vez realizado el análisis inicial y detectar las falencias, el siguiente paso
es plantear un plan de mejora en el cual se definen los siguientes puntos:


2. ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía

Distribuidora Alhumber? ¿Cómo los solucionaría? Justifique su
respuesta.

Respuesta: Los principales desaciertos que se detectaron son:

 Una vez su hermano renuncio. Alfonso debía trasladarse para realizar

las compras de la mercancía lo que ocupaba su tiempo y no estaba en
un 100% en el local lo que daba espacio para perdidas en su
mercancía, en el cual se puede manejar un proceso de negociación
para que sus proveedores lleven los productos a su local en el barrio
Restrepo en unos días y horas en los cuales el flujo de clientes sea
bajo para no afectar sus ventas.

 Falta organización de su mercancía, no se contaba con una bodega

donde se almacenará y organizará la mercancía para evitar daños,
perdidas, averías y posibles accidentes de los empleados. Este factor
se puede solucionar al generar el almacenamiento en una bodega al
cual se ingrese con un sistema de lector de huella para controlar el
ingreso solo a personal autorizado, y dentro de la bodega contar con el
espacio ordenado por categorías para que sea de fácil acceso a sus
empleados.
  Falta de procesos en la contratación del personal, se debe generar la
contratación con conocimientos previos en el área de ventas de
productos, y logística para el almacenamiento y rotación de la
mercancía para la entrega de los productos para el cliente final.

 Falla en realizar auditorías para el control de los procesos internos

como manejo, almacenamiento, control y venta de los productos
plásticos, y la implementación de un sistema para llevar el control de
su stock y ventas realizadas. Las auditorias se deben realizar cada
tres meses teniendo en cuenta la cantidad de ventas que se generan
al día.

ANÁLISIS

YEISON JAVIER GIRALDO PARRA

1. Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que

le haga una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué
sugerencia le haría? Justifique su respuesta.

Como recomendación para la empresa Alhumber se debe realizar un

diagnóstico profundo de los factores principales que está afectando la
compañía, identificar claramente donde se deben ejercer controles con la
intención distribuir los recursos de manera inteligente generando estrategias
internas y externas.

 Se deben controlar los niveles de inventario en la compañía, generar

por medio de un histórico de ventas cual debe ser el stock minino,
stock de seguridad y stock máximo para dejar de manejar excesos de
inventario.

 Controlando los niveles de inventario automáticamente tendremos la

posibilidad de controlar los contos de almacenamiento, saber
exactamente qué personal requerimos para poder ejercer este tipo de
acción.

 Controlando los costos y niveles de inventario la compañía Alhumber

podrá empezar a tener una mejor rotación de inventario, dinamizará el
flujo de la caja evitando tener excesos de inventario con retorno
económico lento.
  Se debe realizar inventarios cíclicos al terminar cada semana y un
arqueo de caja diario, esto funcionara como un punto de control a la
fuga de los inventarios y dinero de la compañía, esta labor debe estar
supervisada diariamente por José quien ejerce las funciones de
administrador.

 Antes de realizar una incursión de una nueva línea de productos, se

debe realizar por parte de Alfonso un estudio de mercado, validando
con los clientes actuales la necesidad que tienen de estos productos y
la aceptación que tendrían según precios de venta, es necesario
realizar esta labor para no realizar compras de inventario con un
retorno lento teniendo en cuenta la situación actual de la compañía

 Una medida sumamente necesaria es llevar una contabilidad

organizada que nos permita realizar análisis financieros para conocer
si estamos teniendo una rentabilidad en el negocio o si debemos
realizar ajustes en nuestra parte financiera.

 Se debe controlar toda la parte financiera de la compañía, tener los

estados financieros saludables para realizar prestamos que nos
permita llevar a cabo la estrategia planteada, también nos servirá para
solicitar nuevamente créditos a los proveedores fortaleciendo la
relación proveedor sin utilizar nuestra capacidad de endeudamiento.

2. ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía

Distribuidora Alhumber? ¿Cómo los solucionaría? Justifique su
respuesta.

Para dar orientación a la empresa Alhumber lo primero que debemos hacer

es un Pareto de los principales factores que está afectando la compañía:

 Exceso de inventario por realizar compras sin planificación

 Aumento de los costes de almacenamiento de inventario
 Perdida de crédito clientes por rotación lenta de inventario
 Posibilidad de robo debido a no realizar inventario cíclico (control)
 Diversificación de portafolio sin estudio de mercado
 Sin gestión comercial para realizar toma de pedidos de clientes
 Negocio sin estructura contable que permita análisis financiero
 Descapitalización de la empresa

Para contribuir a la recuperación económica de Alhumber se debe

implementar una serie de estrategias enfocadas en la reorientación de los
recursos económico, se deben realizar diagnósticos e implementar puntos de
control que permitan garantizar la consecución de los objetivos.
Es necesario el uso de herramientas o métodos de análisis como la 5W, esto
permitirá realizar un análisis de cada situación orientándonos a la causa raíz
obteniendo una solución a los problemas.

Posteriormente a la utilización del 5W utilizaremos el método six sigma, este

nos permitirá analizar y reordenar los procesos de la compañía con la firme
intención de minimizar los errores y realizar una mejora continua desde la
obtención de los datos de cada proceso.
3.2 Trabajo Colaborativo

3.2.1 Documento donde se evidencia la realización del crucigrama de Sistemas

Integrados de Gestión.

Cuestionario Ingrid Agudelo

4. Conclusiones

Cuestionario Daniela Bello

Cuestionario Maida Hernández
Crucigrama Yeison Javier Giraldo Parra
 4. CONCLUSION

Con el desarrollo del siguiente trabajo se concluye:

 La importancia de la implementación de los Sistemas Integrados de

Gestión en las empresas, permite llevar un control en los procesos
para evitar y minimizar errores de forma interna.
 5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 Otero Mateo, M. y Otero Mateo, M. Sistemas integrados de gestión.

Cádiz: Servicio de Publicaciones de la Universidad de Cádiz, 2013. p.
https://elibronet.ucompensar.basesdedatosezproxy.com/es/ereader/
ucompensar/33897

 González Gaya, C. & Domingo Navas, R. (2013). Técnicas de mejora

de la calidad. UNED - Universidad Nacional de Educación a Distancia.
https://elibronet.ucompensar.basesdedatosezproxy.com/es/lc/ucom
pensar/titulos/48633

 Sanabria Torres, L. M. Investigación en Sistemas de Gestión: avances

y retos de la gestión integral. Bogotá: Ediciones USTA, 2020. p.
https://elibronet.ucompensar.basesdedatosezproxy.com/es/ereader/
ucompensar/140717