Estructura Organizacional y Organigrama
Estructura Organizacional y Organigrama
Estructura Organizacional y Organigrama
La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume
un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. La finalidad de una estructura
organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una
entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Organización: proviene del latín órganon que significa órgano como elemento de un sistema
ampliando más este concepto, organizar es el proceso de distribuir actividades, recursos, a través
de la división de funciones, definiendo las autoridades y responsabilidades de cada departamento
para que la empresa pueda alcanzar de una forma fácil sus metas
Estructura: “Ensamblaje de una construcción, una ordenación relativamente duradera de las partes
de un todo y su relación entre ellas”. Una definición muy general no solo para la administración
donde esta palabra procede del latín structura, que se refiere a la disposición de ordenar las partes
dentro de un todo, es un grupo de elementos unidos que tienen la capacidad de soportar grandes
cargas sin romperse ni deformarse.
La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan
para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y
coordinación buscan alcanzar objetivos.
En toda organización es necesario conocer las relaciones que existen entre los elementos que la
conforman, así mismo como las posiciones y funciones que realiza cada uno de estos, es necesario
entender la estructura interna en general de la organización; la estructura es uno de los factores
claves para alentar al recurso humano a la competitividad y productividad dando como resultado
que la organización logre con éxito sus objetivos.
ORGANIGRAMA
Es una representación gráfica que expresa la estructura jerárquica e interrelación de las distintas
áreas o elementos que componen una organización, resulta necesario que todos los que forman
parte de dicha organización, conozcan cuál es su definición, para que de esa manera, tengan un
conocimiento básico, acerca de lo que es este sencillo pero valioso recurso administrativo.
• Para Enrique B. Franklin, autor del libro “Organización de Empresas”, el organigrama es “la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que
se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”.
• Jack Fleitman, autor del libro “Negocios Exitosos”, define el organigrama como la “representación
gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que
integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría”.
• Benjamín Franklin:
Si analizamos estas definiciones todas conservan en cierta forma la misma explicación, en síntesis,
podemos extraer de todos estos aportes una definición que es la siguiente:
Podemos deducir que los organigramas son una fuente de consulta de información, y así mismo
ayudan a descubrir deficiencias funcionales, reflejando los diversos tipos, departamentos y áreas
laborales.
Los organigramas se pueden clasificar por su objetivo que pueden ser funcionales o estructurales,
por el área, que pueden ser generales o departamentales y por su conocimiento los cuales pueden
ser esquemáticos o analíticos.
Por lo regular se diseñan de arriba hacia abajo, mostrando la jerarquía de mayor a menor.
El organigrama se compone de rectángulos y cuadros que se unen por medio de líneas, las cuales
representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institución.
El organigrama como ya se menciono es una herramienta gráfica, la cual se puede
implementar, para conocer y analizar estructuras, además de ser una herramienta
administrativa es un auxiliar que sirve para la toma de decisiones, es por esto que los organigramas
son de gran importancia dentro de cualquier organización.
La principal utilidad del organigrama es que puede apreciarse de manera fácil la forma en que se
estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas.
• Un elemento (figuras)
• La estructura de la organización
• Los aspectos más importantes de la organización
• Las funciones
• Las relaciones entre las unidades estructurales
• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
• Las comunicaciones y sus vías
• Las vías de supervisión
• Los niveles y los estratos jerárquicos
• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
• Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones públicas,
para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la
estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
4. Los cargos existentes en la compañía.
5. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
6. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:
No obstante, las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben
pasar por alto sus principales defectos que son:
• Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas
relaciones informales significativas y las relaciones de información.
• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible
construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de
autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se
dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de
información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es
en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización
es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
CONTENIDO DEL ORGANIGRAMA
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus
principales contenidos:
SIMBOLOGÍA
El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por líneas
horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos de la organización,
mientras que las líneas representan los canales de comunicación o relaciones funcionales o
formales. Cuando representan comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo), los canales de
comunicación indican autoridad; cuando representan comunicaciones ascendentes (de abajo hacia
arriba), indican responsabilidad.
1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o
mando, comunicación y la vía jerárquica.
2. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y
correlación.
3. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
4. Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
5.Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones
funcionales.
6. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma
7. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro,
bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar
8. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura
9. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en
su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo
número.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan,
según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.
Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una
distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras
se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras
geométricas.
ORGANIGRAMA ESCALAR
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la
estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale
en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.
ORGANIGRAMA TABULAR
Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.
ORGANIGRAMA COLABORATIVO
Es una forma de organización que no implica ningún tipo de jefe que controle el sistema, sino que
son los mismos miembros de la cooperativa los que toman las decisiones de forma conjunta.
DEFINICIONES IMPORTANTES
Autoridad formal. Es el reconocimiento de forma legal, o sea el derecho, para ejercer influencia
sobre las personas o grupos de ellas.
Influencia. Son las acciones que se realizan para modificar la actitud o comportamiento de una
persona o grupo.
Poder. Es la capacidad de influir sobre una persona o grupo para cambiar el comportamiento de
estas.
Responsabilidad. Obligación de una persona o grupo de cumplir con la actividad o función que
realiza para garantizar los resultados previstos.