Estructura Organizacional y Organigrama

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se


divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características


de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de
mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume
un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. La finalidad de una estructura
organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una
entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Organización: proviene del latín órganon que significa órgano como elemento de un sistema
ampliando más este concepto, organizar es el proceso de distribuir actividades, recursos, a través
de la división de funciones, definiendo las autoridades y responsabilidades de cada departamento
para que la empresa pueda alcanzar de una forma fácil sus metas

Estructura: “Ensamblaje de una construcción, una ordenación relativamente duradera de las partes
de un todo y su relación entre ellas”. Una definición muy general no solo para la administración
donde esta palabra procede del latín structura, que se refiere a la disposición de ordenar las partes
dentro de un todo, es un grupo de elementos unidos que tienen la capacidad de soportar grandes
cargas sin romperse ni deformarse.

La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan
para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y
coordinación buscan alcanzar objetivos.

En toda organización es necesario conocer las relaciones que existen entre los elementos que la
conforman, así mismo como las posiciones y funciones que realiza cada uno de estos, es necesario
entender la estructura interna en general de la organización; la estructura es uno de los factores
claves para alentar al recurso humano a la competitividad y productividad dando como resultado
que la organización logre con éxito sus objetivos.

La estructura de la empresa es uno de los factores claves de la organización, por lo tanto es


importante conocer los modelos y tipos de organigramas que existen para de esta forma
implementar la que más se adapte a nuestras necesidades

ORGANIGRAMA
Es una representación gráfica que expresa la estructura jerárquica e interrelación de las distintas
áreas o elementos que componen una organización, resulta necesario que todos los que forman
parte de dicha organización, conozcan cuál es su definición, para que de esa manera, tengan un
conocimiento básico, acerca de lo que es este sencillo pero valioso recurso administrativo.

Existen diferentes definiciones de organigrama algunas de estas son:


• Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro “Introducción a los Negocios en
un Mundo Cambiante”, el organigrama es una “representación visual de la estructura
organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités
permanentes y líneas de comunicación”.

• Para Enrique B. Franklin, autor del libro “Organización de Empresas”, el organigrama es “la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que
se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”.

• Jack Fleitman, autor del libro “Negocios Exitosos”, define el organigrama como la “representación
gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que
integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría”.

• Benjamín Franklin:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una


de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí
los órganos que la componen.

Si analizamos estas definiciones todas conservan en cierta forma la misma explicación, en síntesis,
podemos extraer de todos estos aportes una definición que es la siguiente:

El organigrama es la representación gráfica y esquemática de la estructura organizacional en la que


se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.

La finalidad del organigrama es proporcionar información por medio de representaciones gráficas


de los aspectos fundamentales de los cuales se conforma la estructura organizacional, permitiendo
entender en lo general la relación e integración de los elementos que la conforman.

Podemos deducir que los organigramas son una fuente de consulta de información, y así mismo
ayudan a descubrir deficiencias funcionales, reflejando los diversos tipos, departamentos y áreas
laborales.

Existen diferentes modelos de organigramas, antes de tomar la decisión de implementar o diseñar


un organigrama debemos tomar en cuenta las características de la organización y de esa forma
diseñar el organigrama que más se adapte a nuestras necesidades.

Los organigramas se pueden clasificar por su objetivo que pueden ser funcionales o estructurales,
por el área, que pueden ser generales o departamentales y por su conocimiento los cuales pueden
ser esquemáticos o analíticos.

Por lo regular se diseñan de arriba hacia abajo, mostrando la jerarquía de mayor a menor.

El organigrama se compone de rectángulos y cuadros que se unen por medio de líneas, las cuales
representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institución.
El organigrama como ya se menciono es una herramienta gráfica, la cual se puede
implementar, para conocer y analizar estructuras, además de ser una herramienta
administrativa es un auxiliar que sirve para la toma de decisiones, es por esto que los organigramas
son de gran importancia dentro de cualquier organización.

La principal utilidad del organigrama es que puede apreciarse de manera fácil la forma en que se
estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas.

Según el concepto de organigrama, este muestra:

• Un elemento (figuras)
• La estructura de la organización
• Los aspectos más importantes de la organización
• Las funciones
• Las relaciones entre las unidades estructurales
• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
• Las comunicaciones y sus vías
• Las vías de supervisión
• Los niveles y los estratos jerárquicos
• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
• Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones públicas,
para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la
estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.

FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA

Un organigrama posee diversas funciones y finalidades

1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
4. Los cargos existentes en la compañía.
5. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
6. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA

• Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades


administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizacional y sus características
gráficas y actualizaciones.
• Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por
su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas,
generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de organización.

• Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este


instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de
administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

• Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.


• Comunicar la estructura organizacional.
• Reflejar los cambios organizativos.

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

• Obliga a sus autores aclarar sus ideas.


• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
• Muestra quién depende de quién.
• Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
• Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
• Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.

DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA

No obstante, las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben
pasar por alto sus principales defectos que son:

• Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas
relaciones informales significativas y las relaciones de información.
• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible
construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de
autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se
dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de
información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es
en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización
es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
CONTENIDO DEL ORGANIGRAMA

Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus
principales contenidos:

1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre


de la compañía y la actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha de formulación.
4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).
5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)

SIMBOLOGÍA

El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por líneas
horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos de la organización,
mientras que las líneas representan los canales de comunicación o relaciones funcionales o
formales. Cuando representan comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo), los canales de
comunicación indican autoridad; cuando representan comunicaciones ascendentes (de abajo hacia
arriba), indican responsabilidad.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o
mando, comunicación y la vía jerárquica.
2. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y
correlación.

3. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

4. Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

5.Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones
funcionales.
6. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma

7. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro,
bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar

8. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura

9. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en
su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo
número.
CLASES DE ORGANIGRAMAS

1. Según la forma como muestran la estructura son:

a. Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos


y personal del estado mayor.
b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les
denominan generales por ser los más comunes.
c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o
más detallada. Son complemento de los analíticos.

2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

VERTICALES (TIPO CLÁSICO)

Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan,
según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.

HORIZONTALES (DE IZQUIERDA A DERECHA)

Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una
distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras
se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras
geométricas.
ORGANIGRAMA ESCALAR

Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la
estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale
en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.

ORGANIGRAMA CIRCULAR O CONCÉNTRICO

Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de


adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las
relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los
organigramas verticales.
ORGANIGRAMA MIXTO
Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

ORGANIGRAMA TABULAR
Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.
ORGANIGRAMA COLABORATIVO

Es una forma de organización que no implica ningún tipo de jefe que controle el sistema, sino que
son los mismos miembros de la cooperativa los que toman las decisiones de forma conjunta.

DEFINICIONES IMPORTANTES

Autoridad formal. Es el reconocimiento de forma legal, o sea el derecho, para ejercer influencia
sobre las personas o grupos de ellas.

Centralización. Restricción de la delegación de la autoridad, manteniéndose esta última en la parte


más alta de la estructura organizacional.

Departamentalización. Agrupación de actividades o funciones por área (dirección, departamento,


sección, u otro) para garantizar el cumplimiento racional de la misión propuesta.

Descentralización. Transferencia de autoridad, funciones, recursos, tomar decisiones, de los niveles


superiores de la estructura organizacional hacia los niveles inferiores.

Influencia. Son las acciones que se realizan para modificar la actitud o comportamiento de una
persona o grupo.

Poder. Es la capacidad de influir sobre una persona o grupo para cambiar el comportamiento de
estas.

Proceso de delegación de autoridad. Secuencia de acciones para la asignación de tareas y autoridad


que garanticen el cumplimiento de los resultados de trabajo previstos.

Responsabilidad. Obligación de una persona o grupo de cumplir con la actividad o función que
realiza para garantizar los resultados previstos.

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