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MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE
Código: 710,14,04-13
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Versión:01
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 23/07/2020
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UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL DE LAS

VÍCTIMAS
MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL
Bogotá D.C 2020

Código: 710,14,04-13
Versión:01
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DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO -
SGDEA
Contenido
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 3
ALCANCE ..................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 4
DEFINICIONES ........................................................................................................................ 5
ELEMENTOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO ..................................................................................................................................... 9
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES............................................................................. 14
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES .................................................................... 53
CONCLUSIONES .................................................................................................................... 57
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................... 58
CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................... 59
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INTRODUCCIÓN
La construcción del modelo de requisitos para la implementación de un sistema

de gestión de documentos electrónicos obedece a la necesidad de la Unidad
para las Víctimas de fortalecer la correcta gestión de documentos electrónicos
y físicos de archivo, a partir del uso de tecnologías de información, con
funcionalidades particulares que respondan a especificaciones técnicas y
normativas vigentes del Archivo General de la Nación.
Lo anterior, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de archivos,

que en su TÍTULO V. Artículo 21 - Programas de Gestión Documental –
establece: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes,
en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Así mismo, en el marco de la política uso eficiente del papel y con el ánimo de
fomentar una cultura de ahorro y disminución de costos de papelería de
oficina, los requisitos funcionales descritos en el presente modelo están
enmarcados en los procesos archivísticos de planeación, producción,
recepción, distribución, trámite, organización, conservación, preservación,
recuperación y consulta de los documentos de archivo.
En este sentido, la iniciativa de uso eficiente del papel conlleva al cumplimiento

de metas de Gobierno Digital encaminadas en la construcción de un Estado
más eficiente y participativo, que permiten brindar mejores servicios a los
ciudadanos mediante el uso de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación en la Unidad para las Víctimas.
Por lo anterior, desde el Grupo de Gestión Administrativa y Documental –

GGAD proponemos analizar cada uno de los requerimientos funcionales y no
funcionales de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
- SGDEA que permitan orientar la implementación de un modelo corporativo
de gestión de documentos electrónicos y físicos de archivo con el fin de
administrar y controlar la información en cualquier soporte, recibida, producida
y enviada como fruto del desarrollo de las actividades de la Unidad para las
Víctimas, garantizando la conservación y preservación a largo plazo de los
documentos minimizando riesgos como pérdida de información durante el ciclo
de vida de los documentos.
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ALCANCE
El alcance del Modelo de Requisitos sirve como guía en el proceso de

adquisición e implementación del software de gestión documental en términos
funcionales y técnicos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo,
el cual debe facilitar futuros desarrollos acorde al crecimiento de la entidad,
actualización normativa archivística e integración con las herramientas
tecnológicas que disponga la Unidad para las Víctimas, permitiéndonos la
centralización de la información bajo la estructura documental definida en las
Tablas de Retención, Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Control
de Acceso.
Es importante aclarar que, el presente Modelo de Requisitos lo planteamos a

partir de las necesidades de la Unidad para las Víctimas, como instrumento
archivístico que orienta la integración e incorporación de los diferentes
aplicativos con el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
– SGDEA para contribuir de forma armonizada al mejoramiento de los procesos
y del Sistema de Gestión Documental.
OBJETIVOS
GENERAL
Brindar lineamientos que orienten la producción documental electrónica

mediante la integración e interoperabilidad de los aplicativos de la Unidad para
las Víctimas, con la arquitectura funcional del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo, con el fin de lograr una administración
integral de los documentos desde la producción hasta su disposición final.
ESPECÍFICOS
Describir los requerimientos funcionales correspondientes a los lineamientos

en materia archivística, puntualmente la gestión documental electrónica.
Definir los requerimientos no funcionales correspondientes a base de datos,

sistema operativo o requerimientos técnicos que obedecen a la arquitectura
propia del sistema y como se va a desarrollar.
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DEFINICIONES
ACCESO: proceso de recuperación, visualización y uso de la información.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
AUTENTICIDAD: característica técnica para preservar la seguridad de la

información que busca asegurar su validez en el tiempo, forma y distribución.
Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para
evitar suplantación de identidades.
CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: incorporación del documento al

SGDEA. Incluye el registro, clasificación, asignación de metadatos y su
almacenamiento. Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la
actividad se convierten en documentos de archivo cuando se guardan, esto es,
<se capturan> en el SGDEA. En esta captura se clasifican, es decir, se le
asignan códigos que hacen referencia a la clase a la que pertenecen, lo que
permite que el sistema los gestione.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo
CONTENIDO ESTABLE. El contenido del documento no cambia en el tiempo:

los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas
y controladas por la Unidad para las Víctimas, o el administrador del sistema,
de forma que, al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta,
solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
CONTROLES DE ACCESO. Esquemas de mecanismos no jerárquicos, que se

pueden aplicar a registros digitales para prevenir el acceso de usuarios no
autorizados. Puede incluir la definición de grupos con acceso de usuarios y
listas ad hoc de usuarios identificados de forma individual.
CONVERSIÓN: proceso de transformación de un documento digital hacia otro

objeto digital desde un formato o versión de un formato hacia otro. /
Conversión del documento a través de un procedimiento informático que
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realice el cambio de formato del documento electrónico, garantizando las

condiciones establecidas en la fase de planificación. Todo proceso de
conversión debe ser reversible, es decir, que se conserve el documento original
hasta el final del proceso de forma que en caso de que ocurra algún error
pueda revertirse el proceso. Como respaldo, podrían utilizarse archivos
temporales que minimicen el riesgo de pérdida de información.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: esquema que refleja la

jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el
que se registran las secciones y subsecciones, y las series y subseries
documentales
DIGITALIZACIÓN. Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casetes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse
por computador.
DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. Los

documentos electrónicos de archivo se podrán a disposición de las personas
interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura,
comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin perjuicio de las
disposiciones legales de reserva legal, en concordancia con lo reglamentado
en la Ley 1712 de 2014.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: es la información generada, enviada, recibida,

almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: registro de la información

generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida por una
persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
ESQUEMA DE METADATOS: “plan lógico que muestra las relaciones entre los
distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el
establecimiento de reglas para su uso y gestión y específicamente relacionados
con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores” Norma ISO
23081.
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EXPEDIENTE: unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: conjunto de documentos

electrónicos de archivo relacionados entre sí. / El expediente electrónico es un
conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o
asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.
FOLIADO ELECTRÓNICO. Asociación de un documento electrónico a un índice

electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin
de garantizar su integridad, orden y autenticidad.
HISTORIAL DE EVENTOS: son los eventos que se guardan con relación a las
funciones que ejecuta una entidad del sistema
ÍNDICE ELECTRÓNICO: relación de los documentos electrónicos que

conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente
ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.
INTEGRIDAD: característica técnica de seguridad de la información con la cual

se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de
procesamiento asociados a la misma. / Hace referencia al carácter completo e
inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté
protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los
procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles
anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su
creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier
modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los documentos.
INTEROPERABILIDAD: la capacidad que tienen programas y/o sistemas para

comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios
especiales. / Los sistemas de gestión documental deben permitir la
interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo,
basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos
y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o
instancias competentes. / Las entidades públicas deben garantizar la habilidad
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de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias

organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los
sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros
componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar
datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados
esperados.
METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: información estructurada

o semi- estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos
a lo largo del tiempo.
MIGRACIÓN: Proceso de mover los registros de una configuración de hardware

o software a otra sin cambiar el formato. / Acción de trasladar documentos de
archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la
fiabilidad y la disponibilidad de estos.
REQUISITO FUNCIONAL: define una función del sistema de software o sus

componentes. Una función es descrita como un conjunto de entradas,
comportamientos y salidas.
REQUISITO NO FUNCIONAL: es, en la ingeniería de sistemas y la ingeniería de

software, un requisito que especifica criterios que pueden usarse para juzgar
la operación de un sistema en lugar de sus comportamientos específicos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: remisión de los documentos del archivo de

gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
TRAZABILIDAD: creación, incorporación y conservación de información sobre

el movimiento y el uso de documentos de archivo
VALORACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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ELEMENTOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Teniendo en cuenta que en la Unidad para las Víctimas disponemos de

sistemas de información o aplicativos que apoyan diferentes procesos,
sugerimos desde el Grupo de Gestión Administrativa y Documental sean
integrados para conformar el SGDEA toda vez que:
Es el software o programa destinado para gestionar los documentos electrónicos

que desean preservarse a mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo
especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos
de programas informáticos. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo suele estar integrado, aunque debidamente diferenciado, de un
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), este último se ocupa
de gestionar los documentos electrónicos en su sentido más amplio, que no
necesariamente son de archivo, aunque podrían llegar a serlo. (Archivo General
de la Nación, 2012)
Por lo anterior, los aplicativos mínimos, para integración con el SGDEA de la

Unidad para las Víctimas se enlistan a continuación, obedeciendo a la
necesidad del proceso que apoya cada aplicativo para el cumplimiento de
funciones y gestión de trámites electrónicos de archivo.
N° APLICATIVO SIGLA DESCRIPCIÓN

Registro Único de Víctimas es una herramienta
REGISTRO ÚNICO
1 RUV administrativa que soporta el procedimiento de registro
DE VÍCTIMAS
de las víctimas
VIVANTO RUV: Registro único de víctimas definitivo integrado

2 REGISTRO UNICO SIRUV atendiendo el flujo de operaciones de la Subdirección de
DE VICTIMAS Valoración y Registro
Sistema de información de víctimas, el cual contiene los

3 SIRAV Sirav módulos para la gestión de los procesos de actos
administrativos y notificaciones del registro único de
víctimas, momento en el cual el sujeto colectivo podrá
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conocer a través de su representante el acto
administrativo y las razones que sustentan tal decisión.
Desde la implementación de la estrategia de toma en

línea en las oficinas del Ministerio Público y consulados,
hasta la entrega de la constancia de declaración y
4 TOMA EN LÍNEA N/A
disponibilidad de esta declaración en el área de
valoración (estado RUV “valoración pendiente por
asignar”).
SIPOD: SISTEMA
DE INFORMACIÓN
Sistema información para desplazamiento forzado
5 PARA LA SIPOD
utilizado bajo el marco de la ley 387 de 1997
POBLACIÓN
DESPLAZADA
Portal de la Unidad para las Víctimas que presenta

PAGINA WEB DE
PAGINA información institucional, que integra además facilidades
6 LA UNIDAD PARA
WEB de registro de solicitudes con destino a la población
LAS VÍCTIMAS
víctima
Herramienta de gestión, diseñada para construir de

manera ordena flujos de proceso que garantizan la
construcción de un sistema de información y
SISTEMA DE almacenamiento en la base de datos. Mediante esta
7 GESTIÓN PARA SGV herramienta se centralizan todas las solicitudes
LAS VICTIMAS realizadas por los ciudadanos mediante los canales
presencial, Telefónico o virtual, creando una única ruta
que soporte el modelo de atención integral a la Unidad
para las Víctimas
Herramienta tecnológica de acceso vía web, en la cual se

crea un módulo de reportes para que el grupo de
PORTAL DE
8 VIVANTO valoración disponga de una herramienta en línea con la
VIVANTO
información más actualizada que posee la RNI de fuentes
externas importantes para el ejercicio de valoración.
Lex es la herramienta de gestión de acciones

constitucionales de la Unidad para las Víctimas, operada
por el área grupo de respuesta escrita de la subdirección
general, la herramienta maneja paralelamente tres flujos
tutelas, recursos y pqr, donde su estructura está basada
en tareas o casos que son manejados en los perfiles
alistamiento (ingreso de los datos básicos de las
solicitudes), análisis (análisis de la solicitud hecha por la
9 LEX LEX
víctima y búsqueda de insumos para la elaboración de la
respuesta), áreas misionales (encargada de generar los
insumos para proyectar la respuesta), control de
escalamiento (revisión de la calidad del insumo),
abogado (encargado de elaborar las respuestas), firma
(proceso de implantar la firma en cada respuesta),
radicación (entrega de la respuesta según el flujo tutelas
a juzgados, recursos a notificaciones, pqr a 4/72)
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Formulario para la radicación de tutelas a través de la
10 BUZÓN JUDICIAL Buzón
página web de la Unidad para las Víctimas
Sistema de información para el trámite de procesos

11 ASTREA Astrea judiciales asociados a hechos victimizantes de
desplazamiento
Realizar el seguimiento permanente que permita

evidenciar la ejecución e implementación de la política
pública para las víctimas, en donde se evidencie el
avance en el goce efectivo de los derechos y la
SEGUIMIENTO A superación del estado de vulnerabilidad de la población
12 POLÍTICA ESIGNA víctima del conflicto. Teniendo en cuenta la formulación
PÚBLICA y ejecución de los planes, programas, proyectos y
acciones específicas tendientes a la atención y
reparación integral que las victimas necesitan de un
esfuerzo conjunto de las entidades públicas a nivel
nacional y territorial.
Aplicación para realizar la gestión de indemnizaciones

13 INDEMNIZA Indemniza
individuales asociadas a procesos de reparación.
El aplicativo sisgestión es una herramienta que permite

formular y registrar el seguimiento a los planes de acción
14 SISGESTION
que registra cada dependencia, a través de validaciones
que realiza la oficina asesora de planeación
MODELO DE
ATENCIÓN,
ASISTENCIA Y Sistema que soporta la operación de la Subdirección de
15 MAARIV
REPARACIÓN reparación individual
INTEGRAL A
VÍCTIMAS
Sistema de información de gestión de oferta.

SISTEMA DE
Gestiona y articula la oferta necesaria derivada de cada
INFORMACIÓN DE
16 Sigo una de las áreas misionales de la Unidad para las
GESTIÓN DE
Víctimas con el resto del sistema (snariv) buscando la
OFERTA
focalización de la población víctima a atender según el
objetivo de cada programa.
PIAVV- Punto de atención integral virtual a víctimas – tramites y

17 PIAVV
MOVIL consultas en línea
18 SICID SICID Sistema de información de Control Interno Disciplinario
Sistema de información del Grupo de Gestión de Talento

19 SIGGTH SIGGTH
Humano
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Como consecuencia, desde la Unidad para las Víctimas debemos atender la

necesidad de integración del SGDEA con los SGDE mencionados
anteriormente, de tal manera que, los documentos de archivo allí producidos,
se puedan almacenar electrónicamente atendiendo los lineamientos del
Archivo General de la Nación, los cuales surgen a partir del Decreto 1080 de
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, que en su Artículo
2.8.2.7.1. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los
documentos electrónicos, menciona que “Es responsabilidad de las Entidades
Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que
garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia
a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos),
digitales y electrónicos”
En este sentido, adoptamos al presente Modelo de Requisitos, el esquema de

servicios de interoperabilidad tomado de la Guía de Implementación de un
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, toda vez
que el volumen de aplicativos es bastante representativo para la gestión de
trámites en la Unidad para las Víctimas y consideramos necesario e
indispensable garantizar la interoperabilidad con el SGDEA:
Ilustración 1Integración del Gestor de Documentos. Fuente: Guía de Implementación de un Sistema de

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – AGN
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CANALES DE COMUNICACIÓN DE LA UNIDAD PARA LAS VÍCTIMAS
En la Unidad para las Víctimas disponemos de diferentes canales de atención

para las víctimas y población en general, tanto presenciales, escritos, virtuales
(chat, video llamada y web) y telefónicos, dónde prestamos un conjunto de
servicios complementarios, con diversas características, que son
indispensables para el cumplimiento de las funciones básicas y para garantizar
la adecuada atención a las víctimas:
CANAL MEDIO ESCENARIO UBICACIÓN

Puntos de Atención Las víctimas pueden Diferentes municipios del
personalizada y acceder a los servicios de territorio Nacional
Centros Regionales información, realizar
Presencial diferentes trámites y
Punto de Atención
Centro Regional
vincularse a los
programas sociales
ofrecidos por la oferta
SNARIV.
“Centro de Contacto canal de interacción Las líneas telefónicas de

Telefónico para la Información ciudadana, donde la atención son en Bogotá
y Orientación al población víctima, 4261111 y línea gratuita
Ciudadano -CCIO” organismos de control, Nacional es la 018000911119
entidades e instituciones
del orden nacional y
territorial puedan
obtener información
clara, veraz y oportuna
La Unidad para las Con el fin de garantizar la se puede acceder desde la
Virtuales Víctimas ha atención y orientación a página oficial de la Unidad para
dispuesto toda la población víctima, las Víctimas
servicios como lo mejorar la cobertura en “ www.unidadvictimas.gov.co”.
son el Chat el servicio y, aumentar la Estos servicios se encuentran
interactivo y la video participación de la mayor disponibles en horario de 7:00
llamada. cantidad de personas, a am a 9:00 pm de lunes a
través de nuevos canales viernes y de 7:00 am a 5:00
de interacción: chat y pm los días sábado.
video llamada
El equipo de PQR Los ciudadanos víctimas
Escrito está compuesta por del conflicto armado
aproximadamente interno en Colombia
200 personas entre realizan sus peticiones
coordinadores, escritas a nivel nacional
abogados, analistas las cuales son
de impresión y respondidas en términos
analistas de de ley.
proyección de
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CANAL MEDIO ESCENARIO UBICACIÓN

respuestas, y la Las peticiones, quejas y
labor se realiza en reclamos se pueden
un horario presentar a través de los
establecido de lunes diferentes canales de
a sábado las 24 atención: telefónico,
horas en las presencial y virtual.
instalaciones de
Contac Center
Américas adecuadas
para tal fin
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Los requerimientos funcionales del presente modelo de requisitos lo
construimos a partir de la incorporación de estándares internacionales como:
A. Moreq que orienta la identificación de requisitos funcionales obligatorios

de un SGDEA a nivel de Cuadro de Clasificación, Controles y Seguridad,
Conservación, Eliminación o Transferencia, Captura y Registro de
Documentos, Referenciación, Búsquedas, recuperación, presentación y
Administración.
B. Normas Técnicas Colombianas NTC 15489-1, que sustenta lineamientos

y mejores prácticas de gestión documental articuladas en las NTC
30301, NTC 30302. La NTC 15489-1 enfatiza en que:
Los SGDEA se deberían diseñar de modo que los documentos permanezcan

accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo el periodo de
conservación, con independencia de cualquier cambio operado en el sistema;
como, por ejemplo, la migración a un software diferente, una nueva
presentación en formatos de emulación o cualquier otra forma futura de
presentar los documentos de archivo. Cuando uno de estos procesos tiene
lugar, se debería conservar un testimonio del mismo junto con los datos
relativos a cualquier variación del diseño y formato de los documentos de
archivo.” (UNE-ISO 15489-1:2001; p. 20)
C. NTC 16175-1, NTC 16175-2, NTC 16175-3, que contienen las directrices
y requisitos funcionales para un SGDEA
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En consecuencia y en atención a los estándares anteriormente mencionados,

desde la Unidad para las Víctimas es importante describir la estructura de
funcionamiento del SGDEA, para lo cual iniciaremos con:
1. ENTIDADES: entiéndase por entidades como la representación de objetos

o personas con una arquitectura definida dentro del sistema, las cuales son
gestionadas a través de “servicios” de acuerdo con las funciones asociadas
y controles de acceso determinados por los roles de usuarios. Para
comprender mejor el concepto de entidades del sistema, a continuación,
definimos las entidades de la Unidad para las Víctimas, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:
• Su identificación se realizó teniendo en cuenta que las entidades son

representaciones de objetos reales o abstractos, personas, documentos,
reglas, entre otras.
• Sus niveles de agrupación: es decir, las entidades identificadas por la
Unidad corresponden a clases de nivel superior que pueden agrupar en
niveles inferiores. Ejemplo: Metadatos contiene documentos,
expedientes, metadatos de sistema, metadatos de contexto.
• Identificación de entidades, es decir, cada entidad debe manera un
identificador universal único (UUID) para garantizar la identificación y
trazabilidad en procesos de exportación y copias sobre una misma
entidad.
Por lo anterior, se identificaron las entidades necesarias para la Unidad para

las Víctimas:
1. Servicio
2. Grupo
3. Usuario
4. Rol
5. Clase (Fondo, Subfondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie)
6. Documento
7. Formatos y Formularios
8. Flujos de trabajo
9. Expediente
10. Metadatos
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11. Reglas de retención y disposición

12. Componentes
2. SERVICIOS: en este orden y con el ánimo de clarificar cómo funciona la

estructura de un SGDEA, procedemos con la descripción de los servicios
como un conjunto de funcionalidades, o bien, pueden corresponder a los
módulos del software tratándose de una sola aplicación del SGDEA, esto
depende del diseño del proveedor.
Cada servicio realiza acciones sobre las entidades anteriormente definidas,
por lo tanto, a continuación, se enumeran los servicios que orientan la
construcción del MOREQ y en consecuencia la funcionalidad del SGDEA:
1. SERVICIOS DEL SISTEMA: Este servicio describe los requisitos

funcionales para el funcionamiento en general de todos los servicios
enlistados en el presente MOREQ.
2. SERVICIOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Este servicio corresponde

a la descripción de los requisitos funcionales que permitan la
parametrización de la estructura organizacional conforme a los cambios
organizacionales que surjan en la Unidad para las Víctimas en lo que
respecta a funciones, procedimientos, grupos u oficinas.
3. SERVICIOS DE COMUNICACIONES OFICIALES: Este servicio responde a

la necesidad de gestionar las comunicaciones oficiales internas y
externas de la Unidad para las Víctimas, teniendo en cuenta las
siguientes especificaciones.
4. SERVICIOS DE HISTORIAL DE VÍCTIMAS: En aras de garantizar los ejes

fundamentales de los archivos de derechos humanos (protección,
valoración, acceso y difusión) tenemos previsto poner a disposición de
las víctimas, las instituciones y la sociedad en general, el Historial de
Víctimas de forma virtual a través del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA el cual debe permitir la
parametrización integral de los flujos de procesos correspondientes a la
asistencia, atención y reparación de las víctimas de conformidad con lo
establecido en la Guía de Conformación y Organización física y
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electrónica del Historial de Víctimas y las Tablas de Retención

Documental.
5. SERVICIOS DE CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

(DOCUMENTO ELECTRÓNICO, FIRMA ELECTRÓNICA, EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO): Este servicio busca facilitar la organización de los
documentos, controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico, orden
original y de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones
documentales (fondo, sección, subsección, series y subseries
documentales), permitiendo así la conformación de expedientes
electrónicos garantizando su autenticidad, integridad, fiabilidad y
disponibilidad.
6. SERVICIOS DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL: Este servicio permite

garantizar las transferencias documentales, así como la eliminación,
conservación temporal o preservación a largo plazo de acuerdo a lo
contemplado en las Tablas de Retención Documental, que junto con los
Cuadros de Clasificación Documental, Inventarios Documentales, Tablas
de Control de Acceso y demás herramientas estratégicas de gestión y de
control documental, apoyan el correcto desarrollo e implementación del
SGDEA.
7. SERVICIOS DE CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS: Este servicio

describe de manera general, los requisitos macro a nivel de captura e
ingreso de documentos físicos y electrónicos, para articularlo de manera
detallada con el SERVICIO DE COMUNICACIONES OFICIALES. Así
mismo, tiene como alcance prever las integraciones con los SGDE de la
Unidad para las Víctimas que inicialmente corresponden a 20 aplicativos,
pero dependiendo de las necesidades de la Entidad pueden aumentar o
disminuir.
8. SERVICIOS DE BÚSQUEDA Y PRESENTACIÓN: Este servicio permite

describir los criterios de búsqueda, recuperación de información,
generación y exportación de reportes desde el motor de búsqueda el
cual debe relacionar los criterios de búsqueda con los metadatos
capturados durante la gestión de documentos electrónicos de archivo y
metadatos del sistema.
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9. SERVICIOS DE METADATOS: Este servicio menciona los requisitos

funcionales para la gestión y administración de datos, plantillas de
metadatos, por cada servicio del SGDEA.
10. SERVICIOS DE CONTROL Y SEGURIDAD: Este servicio obedece a la

descripción de los requisitos funcionales en materia de seguridad,
permisos y control de la información a nivel de roles y perfiles de usuario
y nivel de acceso a la información la cual debe ser parametrizable por las
Tablas de Control de Acceso de la Unidad para las Víctimas.
11. ERVICIOS DE FLUJOS ELECTRÓNICOS: Este servicio describe lo

pertinente a la gestión de flujos de trabajo a partir de los cuales se
originar los documentos.
Por lo anterior, a partir de las entidades y servicios identificados, planteamos

los siguientes requisitos funcionales que el software debe disponer, teniendo
en cuenta que, en la medida que se realiza la parametrización de los requisitos,
pueden ampliarse las necesidades del SGDEA, frente a lo cual es importante
aclarar que este modelo de requisitos quedará sujeto a actualizaciones en la
medida que la entidad avance con la implementación de este:
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SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

- SGDEA
EL Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, debe ser integral con los módulos de gestión de
comunicaciones y gestión de archivo, de manera que no pueden ser un componente de integración o independientes del
SGDEA
Nº
SERVICIO TIPO DE SERVICIO DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO
REQUISITO
a. El SGDEA debe permitir la implementación de los siguientes
servicios:
·Servicio de Sistema
·Servicio Estructura Organizacional
·Servicio de Comunicaciones Oficiales
·Servicio de Historial de Vícitmas
1.1.a. ·Servicio de Clasificación y Organización Documeental
·Servicio de Retención y Disposición Final
·Servicio de Captura e Ingreso de Documentos
·Servicio de Búsqueda y Presentación
·Servicio de Metadatos
·Servicio de Control y Seguridad
·Servicio de Flujos Electrónicos
1.1. b. El SGDEA debe permitir implementar como mínimo las
1.
Funcionalidades siguientes entidades:
SISTEMA
del Sistema ·Servicio
·Grupo
·Usuario
·Rol
·Clase (Fondo, Subfondo, sección, subsección, serie, subserie)
1.1. b.
·Documento
·Formatos y Formularios
·Flujos de Trabajo
·Expediente
·Metadatos
·Reglas de retención y disposición
·Componentes
c. El SGDEA debe permitir la parametrización de los siguientes
1.1. c.
componentes por cada entidad:
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·Metadatos
·Lista de Control de Acceso
·Trazabilidad de eventos
a. El SGDEA debe permitir la parametrización de la estructura
organizacional así:
· Fondo
· Subfondo
2.1.a. · Sección
· Subsección
· Niveles de seguridad de acuerdo con perfiles de usuarios y
administradores definidos para la producción/recepción,
tramitación y envío de documentos.
b. El sistema debe permitir parametrizar la evolución de la
estructura organizacional, con el registro de: cruce de funciones,
2.1. b. creación, fusión o supresión entre direcciones, grupos u oficinas,
2. 2.1.
evidenciando históricamente los cambios realizados en la Unidad
ESTRUCTURA Estructura
ORGANIZACIONAL Organizacional para las Víctimas.
c. Conforme a los cambios organizacionales que presente la
Unidad para las Víctimas, el sistema debe permitir la
modificación y registro de las versiones que surjan en torno a las
2.1. c. actualizaciones de Tablas de Retención Documental, lo que
conlleva a la necesidad de garantizar la conservación y
preservación de los documentos producidos y tramitados de
acuerdo con las versiones de las mismas Tablas de Retención.
d. El sistema debe permitir la creación de documentos y
expedientes electrónicos bajo el vínculo archivístico que prevea
2.1. d la estructura documental de la Unidad para las Víctimas a nivel
de: series, subseries y tipos documentales, conforme a las Tablas
de Retención Documental.
a. El SGDEA debe permitir radicar generando un consecutivo
único e independiente de las comunicaciones de entrada y salida
3.1.a. respetando por cada vigencia la radicación desde el número uno
y en estricto orden de recepción de los documentos, sin importar
el canal de atención.
3.1. b. b. No pueden existir números repetidos
c. En caso de requerir la anulación de consecutivos, se deben
3.1. Radicación y 3.1. c. describir la justificación de esta actividad, sin eliminar el radicado
3 registro de ni la comunicación.
COMUNICACIONES comunicaciones d. El sistema debe permitir la radicación de documentos físicos
OFICIALES oficiales de
y electrónicos integrando los diferentes canales de atención para
entrada
las víctimas y población en general. Los canales habilitados son:
✓ · Direcciones territoriales, centros regionales y puntos de
atención
3.1. d.
✓ · Correos
Electrónicos servicioalciudadano@unidadvictimas.gov.co
y notificaciones.juridicauariv@unidadvictimas.gov.co
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✓ · Chat, videollamada, página web
✓ · Centro de Contacto para la Información y Orientación

al Ciudadano –CCIO
✓ · Buzón judicial.
e. El formulario de registro de comunicaciones de entrada debe

3.1. e. ser 100% parametrizable conforme a las necesidades de la
Unidad para las Víctimas.
f. El sistema debe permitir durante el proceso de digitalización
de documentos, realizar ajustes del siguiente nivel: aplicar
Reconocimiento Óptico de Caracteres – OCR, Reconocimiento
3.1. f. Inteligente de Caracteres - ICR, Reconocimiento óptico de
códigos de barras – OBR permitir la configuración de eliminación
automática de páginas blancas, orientación de la imagen en
forma de lectura, unificar y/o agregar imágenes.
g. Así mismo, el proceso de digitalización se debe realizar bajo
los siguientes requisitos:
ü Captura: las imágenes deben tener una resolución de 300 dpi
a 600 dpi, para lo cual se tendrá́ como criterio que los
documentos en excelente estado de conservación e irá
aumentando la resolución en la medida que los documentos
presenten problemas de conservación o contraste, con la
finalidad de garantizar que los documentos digitales sean
legibles.
ü Los documentos deben ser digitalizados en escala de grises,
blanco y negro o color según la necesidad, previendo el peso de
los documentos para su correcta administración.
3.1. g.
ü Dependiendo del peso y tamaño de los archivos, y garantizando
la legibilidad de las imágenes, el sistema debe permitir el cargue
de archivos con diferentes niveles de compresión.
ü El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A
(A1-A2-A3) con criterios de búsqueda.
ü Realizar control de calidad al 100% de las imágenes, para
garantizar la legibilidad e integridad de la imagen:
v No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner
que afecten la legibilidad, es decir, un punto no presente en el
documento de origen no digital.
v No presentar imagen incompleta (es decir, falta de
información en los bordes del área de la imagen).
h. Para la trazabilidad de las comunicaciones de entrada que
dan lugar a una comunicación de salida, el sistema debe permitir
3.1. h.
asociar estas comunicaciones con los números de radicados. Y
viceversa.
i. Para la radicación masiva de comunicaciones, el SGDEA
3.1. i. debe permitir la radicación de correspondencia masiva a partir
del cargue de datos en diferentes formatos (archivo plano, .xlsx,
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.csv, .txt, videos, audios, etc), asignando un consecutivo único

de radicación por cada comunicación.
j. Para la radicación desde página Web: El sistema debe
integrar la radicación de Peticiones, Quejas Reclamos,
3.1. j.
Sugerencias y Denuncias, en adelante PQRSD, desde la página
web de la Unidad para las Víctimas, garantizando:
k. La numeración respetando el orden de recepción sin alterar el
3.1. k.
consecutivo de radicación.
l. Una vez radicada la PQRSD por página web, el sistema debe
suministrar automáticamente, al correo electrónico registrado
3.1. l. por el ciudadano, el número de consecutivo de radicación
asignado y la PQRSD interpuesta, para seguimiento y consulta
del estado de ésta.
m. El sistema debe garantizar al ciudadano disponer de un
3.1. m. módulo de consultas y trámites de las respuestas generadas por
la Unidad para las Víctimas. (Sede Electrónica)
n. El sistema de gestión documental debe realizar la integración
con los aplicativos mencionados en la Tabla N° 1 y canales de
3.1. n. comunicación atendiendo Decreto 2106 de 2019 , simplificación
de trámites procesos y procedimientos, que registran
comunicaciones físicas y electrónicas, garantizando:
o. La asignación del consecutivo único de radicación al
3.1.o.
documento recibido o producido.
p. La centralización en el SGDEA de los documentos de archivo
3.1. p.
tramitados en los diferentes aplicativos objetos de integración.
q. La parametrización del flujo de las comunicaciones conforme
3.1. q.
a la necesidad de la Unidad para las Víctimas.
Para la gestión de comunicaciones recibidas por correo
electrónico, el SGDEA debe obedecer a:
3.1. r.
r. La integración con los servidores de correo electrónico que
dispone la Unidad para las Víctimas permitiendo el cargue de los
documentos adjuntos, independientemente del formato.
s. Para las respuestas automáticas de comunicaciones que
ingresan por canal electrónico e-mail, el SGDEA debe notificar a
3.1. s. la entidad/persona remitente, el recibido de la comunicación
mediante respuesta automática con el número de radicación a la
misma cuenta de correo electrónico del remitente.
t. En el proceso de radicación de las comunicaciones que
ingresan por correo electrónico, el SGDEA debe migrar la
información del correo electrónico con todos sus anexos a
formatos de preservación a largo plazo – PDF/A3, teniendo en
3.1. t. cuenta que en la Guía de Uso del PDF/A, el Archivo General de
la Nación menciona que “en razón de las características técnicas
y teniendo en cuenta los resultados y las mejores prácticas
internacionales en gestión de documentos, sugiere el uso de este
formato para archivar documentos digitales de manera
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inalterable durante largos períodos de tiempo”(Archivo General

de la Nación; pág. 9)
Por tal razón y atendiendo las diferentes versiones de PDF/A que
describen en la Guía, el AGN menciona que “el PDF/A-3 como la
versión más reciente que permite que los archivos adjuntos de
un correo electrónico se almacenen de forma nativa como PDF/A-
3, incluso pueden ser incrustados como XML con el propósito de
garantizar la preservación a largo plazo y acceso de la
información” (Archivo General de la Nación; pág. 12). Por tal
razón, el SGDEA debe garantizar la migración de correos
electrónico incluyendo sus anexos se realice en Formato PDF/A-
3.
u. Una vez, se migra el correo electrónico al SGDEA con sus
correspondientes anexos, se debe clasificar en el expediente
electrónico, conforme a las Tablas de Retención Documental de
la Unidad para las Víctimas, toda vez que el correo electrónico es
3.1. u.
considerado como un documento de archivo para su respectiva
clasificación e integración al expediente en cumplimiento de las
características de autenticidad, integridad, fiabilidad y
disponibilidad.
v. Generar logs o pistas de auditoría de todas las operaciones
3.1. v.
realizadas permitiendo su exportación a otros formatos.
Para esta fase, es importante que atendamos las necesidades de
la Unidad para las Víctimas, en el entendido que las actividades
del distribuidor quedarán bajo responsabilidad de las áreas, sin
embargo, existen casos especiales que requieren la distribución
directa de las comunicaciones, es decir, no necesitarán un rol o
perfil de Distribuidor.
En este orden, es necesario que el SGDEA suministre las
3.2.a. siguientes funciones:
a. Para las oficinas que sí requieren el Rol o perfil de
Distribuidor, el SGDEA debe permitir la lectura del documento
para la correspondiente aceptación o devolución de la
3 3.2. Distribución comunicación. En caso de presentarse una devolución, la
COMUNICACIONES de comunicaciones comunicación deberá llegar a la mesa de calidad de radicación,
OFICIALES oficiales un grupo delegado para analizar la situación de la comunicación
y mitigar errores o fallas en la asignación de las comunicaciones.
b. Una vez aceptada la comunicación, el área asume la
responsabilidad de la gestión de la comunicación. En
3.2.a consecuencia, el sistema debe reflejar la fecha de vencimiento
de las comunicaciones recibidas, cuando ésta se ha
preestablecido.
c. El SGDEA debe registrar automáticamente toda la
trazabilidad del estado de las comunicaciones: pendientes por
3.2.c. aceptar, en trámite, cerradas, devoluciones, entre otros eventos
asociados con la gestión de comunicaciones. No se puede
permitir archivar comunicaciones sin que el usuario haya
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realizado el correspondiente trámite de gestión de la

comunicación recibida.
d. Para los usuarios autorizados, el SGDEA debe permitir
reasignar comunicaciones entre dependencias describiendo el
3.2. d.
motivo y conocer el historial de los cambios realizados en la
distribución de la comunicación.
e. EL SGDEA debe permitir al usuario responsable del trámite
gestionar la comunicación, realizar la clasificación, inclusión y/o
3.2. e.
exclusión de documentos producidos en los expedientes
electrónicos.
Para esta fase, el SGDEA debe cumplir como mínimo, con la
intervención de los siguientes roles: Gestor, Verificador y
Firmante.
3.3.a.
a. Para la gestión de comunicaciones de salida, el SGDEA
debe cargar los formatos establecidos en la guía de producción
documental del Programa de Gestión Documental.
b. Cuando se requiere la intervención de más de dos
usuarios en la proyección, revisión y aprobación de la
3.3. b. comunicación de salida, el sistema debe permitir la vinculación
de éstos a la actividad, registrando el historial de cambios
realizado por cada usuario.
c. Cuando la comunicación está lista para firma, el
sistema debe reflejar el medio de envío (físico o electrónico) para
determinar si será firma digital / firma mecánica o manuscrita.
3.3. c.
El uso de las firmas debe regirse por la Directriz de Uso de Firmas
Digitales y Mecánicas de la Unidad para las Víctimas para las
Víctimas.
3.3. Radicación y d. Una vez firmada la comunicación de salida, se genera
3
registro de
COMUNICACIONES el número de radicado de envío permitiendo la clasificación al
comunicaciones
OFICIALES 3.3. d. expediente electrónico, bajo el criterio de series documentales
oficiales de salida
establecidas en la Tablas de Retención Documental de la Unidad
para las Víctimas.
e. Para la administración y control en la producción de
consecutivos de correspondencia de salida, una vez el usuario
firma y crea el número de radicado, el sistema debe generar una
3.3. e. alerta automática al administrador del módulo de
correspondencia y mensajería, con el número de radicado de
salida generado y la descripción del medio de envío (electrónico
o físico).
f. En este orden, el administrador del módulo de
correspondencia y mensajería debe disponer de un módulo o
ventana donde visualice los radicados de salida generados
(físicos y electrónicos) y un componente de validación para los
3.3. f.
radicados físicos recibidos, de esta manera, se busca controlar la
producción de radicados y realizar seguimiento con los usuarios
que no finalizaron o cerraron el trámite con el envío físico de las
comunicaciones.
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g. Para el envío de comunicaciones masivas, el sistema

debe permitir enviar copia a diferentes destinatarios externos
3.3. g.
generando un número de radicado de salida independiente
conforme a cada destinatario.
h. En caso de presentarse solicitudes de anulación de
radicados de salida, el sistema debe permitir aprobar o rechazar
la anulación con la descripción del motivo de anulación del
radicado de salida generado, dejando constancia de esta
3.3. h.
actividad conforme al Acuerdo 060 de 2002 del AGN “Cuando
existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe
dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y
firma del jefe de la Unidad para las Víctimas de correspondencia”.
i. Para el caso de devoluciones de comunicaciones
físicas, el sistema debe permitir al administrador del módulo de
correspondencia y mensajería, llevar la trazabilidad del caso
mediante la descripción obligatoria del motivo de la devolución,
3.3. i. notificando automáticamente el motivo de la devolución al
usuario. De esta manera, quedará el log de la devolución y la
aceptación por parte del usuario quien es el responsable de
gestionar nuevamente la salida de la devolución si hay lugar a
esto.
Teniendo en cuenta que la Unidad para las Víctimas tiene dos
mecanismos de envío de las comunicaciones físicas: Proveedor
de Mensajería y Grupo de Mensajería, el sistema debe permitir
las siguientes operaciones:
3.3. j. Proveedor de Mensajería:
j. Interoperabilidad con el aplicativo del proveedor, para
facilitar a los usuarios realizar un seguimiento y control de las
comunicaciones, disponiendo de un módulo o ventana que
proyecte el estado de entrega de la comunicación.
k. Con respecto a las pruebas de envío que custodia el
proveedor en la plataforma de envíos, el SGDEA debe realizar la
3.3. k.
captura de las pruebas de envío permitiendo la clasificación al
expediente electrónico correspondiente.
Grupo de Mensajería:
l. De otro lado, para las comunicaciones enviadas con el grupo
de mensajería, y con la finalidad que el usuario productor de
radicados realice seguimiento de sus comunicaciones enviadas,
el SGDEA debe permitir la actualización automática del estado
del envío bajo el siguiente proceso:
3.3. l. ✓ Radicado generado
✓ En Mensajería (una vez el grupo de mensajería apruebe

el recibido del físico para envío)
✓ Entrega Satisfactoria
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✓ Devuelto (una vez el grupo de mensajería notifique en el

sistema la entrega del físico al destinatario o la
devolución)
✓ Observaciones
Con respecto a las pruebas de envío de las comunicaciones que

el grupo de mensajería deba suministrar físicamente a la Unidad
para las Víctimas, se entregarán inicialmente al Grupo de
Gestión Documental quién debe realizar la digitalización del
documento y la respectiva clasificación en el expediente físico y
electrónico.
m. Para la gestión de comunicaciones enviadas por correo

electrónico, el SGDEA debe integrarse con la plataforma de
"correo electrónico certificado del proveedor” mediante las
cuentas de correo genéricas autorizadas por la Unidad para las
Víctimas, clasificando automáticamente la certificación de envío
3.3. m.
(formato PDF/A3) en el expediente electrónico conforme a las
TRD. Este servicio que ofrece el proveedor debe permitir enviar
vía mail, notificaciones electrónicas personales con la misma
validez jurídica y probatoria que adquiere el envío por correo
certificado físico.
n. En lo que respecta al consecutivo de Actos
Administrativos (Resoluciones Externas) debe ser único,
conservando la siguiente estructura: Resolución N. consecutivo
3.3. n.
(por cada vigencia) y Fecha. Con respecto a la Radicación de
dichos Actos Administrativos, cuando son objeto de envío deben
ser objeto de radicación con número de salida.
a. Teniendo en cuenta la necesidad de la Unidad para las
Víctimas para controlar el consecutivo de sus comunicaciones
internas y en atención al Acuerdo 060 de 2001 para la
numeración de Actos Administrativos, el SGDEA debe permitir
radicar el documento con un consecutivo independiente para los
siguientes documentos, con prefijo 3:
1. Memorandos
2. Circulares
3.4. Radicación 3. Actos Administrativos (Resoluciones Internas)
3
y registro de
COMUNICACIONES 3.4.a. Por lo anterior, se debe mantener la siguiente estructura de
comunicaciones
OFICIALES radicado en el sistema:
internas
1. Para el consecutivo de radicación de Memorando Internos,
se debe conservar el prefijo M, código de la dependencia y
numeración consecutiva conforme a la proyección anual de
producción. (M-AÑO -BANDEJA DE RADICACIÓN – NÚMERO DE
CONSECUTIVO – PREFIJO). Se renueva el consecutivo cada año.
2. El consecutivo de radicación de Circulares es único,
conservando la siguiente estructura: el prefijo C, código de la
dependencia y numeración consecutiva conforme a la proyección
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anual de producción. (C -AÑO -BANDEJA DE RADICACIÓN –

NÚMERO DE CONSECUTIVO – PREFIJO). Se renueva el
consecutivo cada año.
3. El consecutivo de Actos Administrativos debe ser único
conforme a las funciones del Decreto 4802 de 2011, conservando
la siguiente estructura: Resolución N. consecutivo (por cada
vigencia) y Fecha
b. Para efectos de firmas de estos documentos, el SGDEA debe
permitir la parametrización conforme a la necesidad de uso de
3.4. b.
firma digital o mecánica según la necesidad de la Unidad para las
Víctimas.
c. Una vez firmadas y radicadas las comunicaciones internas, el
3.4. c. sistema debe realizar la conversión a PDF/A por temas de
conservación.
d. El SGDEA debe permitir el proceso de clasificación de
las comunicaciones internas, en el expediente electrónico
3.4. d.
correspondiente conforme a la Tabla de Retención de la Unidad
para las Víctimas.
e. Para efectos de distribución de comunicaciones
3.4. e. internas, el sistema debe permitir seleccionar más de un
destinatario.
f. El sistema debe habilitar permisos para que los
destinatarios de comunicaciones internas respondan, reasignen
3.4. f. o rechacen el documento, quedando el historial y observaciones
de la reasignación o rechazo en el sistema, de la gestión de la
comunicación.
Conforme al Acuerdo 060 de 2001, la Unidad para las Víctimas
debe disponer de sistemas de control de las comunicaciones y
dispondrá de servicios de alerta para el seguimiento de los
tiempos de respuesta. Por tal razón, el SGDEA debe permitir las
siguientes acciones:
A. Alertamiento
B. Seguimiento y Control
C. Perfiles y Roles
D. Logs de Auditoría
3
3.5. Administrador
COMUNICACIONES 3.5.a.
de comunicaciones
OFICIALES
a. Alertamiento: para esta actividad, el sistema debe brindar
mecanismos de notificación de vencimiento de tareas a cada una
de las áreas o usuarios, para efectos de control en los tiempos
de respuesta.
El conteo de los tiempos de respuesta debe iniciar a partir del

momento de radicación, sin embargo, se activa la alerta una vez
el usuario acepta la comunicación y debe corresponder a: tipos
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documentales, días hábiles y días no hábiles para garantizar los

tiempos de respuesta y gestión oportuna de las áreas.
El sistema debe permitir que los mensajes de alertamiento sean
parametrizables conforme al vencimiento de términos.
b. Para efectos de seguimiento de las alertas de manera
oportuna, el SGDEA debe permitir:
✓ Escalar las alertas previo al vencimiento de la
comunicación y,
✓ Notificar al jefe inmediato los casos vencidos en los

tiempos establecidos.
Conforme a los usuarios asignados para la gestión de

comunicaciones en cada Dirección, el SGDEA debe suministrar
un módulo para realizar consultas y generar informes o
estadísticas, de las comunicaciones recibidas y enviadas.
En los informes es necesario evidenciar los siguientes datos:
✓ Comunicaciones de entrada
✓ Comunicaciones de salida
3.5. b. ✓ Comunicaciones de entrada Vs. Comunicaciones de

salida
✓ Comunicaciones vencidas por área o sin tramitar
✓ Comunicaciones reasignadas o rechazadas
✓ Tipos de comunicaciones
✓ Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias

cerradas, vencidas, abiertas, asignadas por área
✓ Canal de recepción.
✓ Comunicaciones asignadas, gestionadas a nivel

Directivo, Grupos y Oficinas
✓ Generar gráficas y porcentajes a nivel directivo y

técnico-operativo en tiempo real
c. El sistema debe permitir parametrizar el acceso y consulta

de los documentos con base en las Tablas de Control de Acceso,
perfiles y roles que defina la Unidad para las Víctimas. Es decir,
se debe garantizar que durante la consulta de documentos que
3.5. c. realice un usuario y que no cuente con los permisos requeridos,
en los resultados no se incluya información con carácter
clasificada y reservada. Así mismo, se debe analizar permisos
para impresión y/o descarga de comunicaciones conforme a
usuarios autorizados.
3.5. d. d. Logs de auditoría para la gestión de comunicaciones:
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Conforme a la Guía Cero Papel N° 6 Sistemas de Gestión de

Documentos, “La Pista de auditoría, también denominada traza
o Log de auditoría, es un registro de las acciones realizadas en
el SGDEA. Debe cubrir a todos los usuarios del mismo,
incluyendo al administrador. Esta no debe ser modificable”
(Archivo General de la Nación; pág 18) Lo que implica, que el
sistema debe mantener un historial integro, automático, y
descargable de las modificaciones realizadas durante el proceso
de radicación, distribución y envío de comunicaciones oficiales de
la Unidad para las Víctimas, documentando los siguientes
requisitos en el SGDEA:
✓ Para comunicaciones enviadas y recibidas, el sistema

debe mantener el historial de todas las modificaciones o
acciones implícitas en torno a la gestión de la
comunicación, garantizando la inalterabilidad de esta
información.
✓ Cuando se inserten comunicaciones internas o externas

a un expediente electrónico, el log de auditoria debe
registrar datos de inserción de documentos electrónicos,
retiro de documentos, o cambios realizados.
✓ Garantizar el registro de las auditorias de forma

automática.
✓ Permitir la exportación de información correspondiente a

la auditoría.
a. Para la gestión y trámite de presentación del Historial Único

de Víctimas, desde el Grupo de Gestión Administrativa y
Documental exponemos la importancia de atender lo estipulado
en la Guía de Conformación y Organización física y electrónica
del Historial de Víctimas, la cual se crea atendiendo a las grandes
proporciones de producción documental, que día a día genera la
Unidad; contar con la trazabilidad de la gestión realizada por la
Unidad para las víctimas se constituye en un insumo
fundamental para dar cuenta de manera organizada y eficiente
de las acciones que el estado colombiano ha desplegado, frente
4 4.1. a las solicitudes de atención, asistencia y reparación integral de
HISTORIAL DE Historial de 4.1.a.
las víctimas. Así mismo, por tratarse de documentos que
VÍCTIMAS Víctimas
evidencian las dinámicas del conflicto armado, de los daños
ocasionados, de las acciones de resistencia de las víctimas y de
las acciones de repuesta del estado, están llamados a ser fuentes
de información para los procesos liderados e implementados en
el marco del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y
de no repetición que se crea en el marco del acuerdo de paz.
Por lo anterior y en aras de garantizar los ejes fundamentales de

los archivos de derechos humanos (protección, valoración,
acceso y difusión) tenemos previsto poner a disposición de las
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víctimas, las instituciones y la sociedad en general, el Historial

de Víctimas de forma virtual a través del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA el cual debe
permitir la parametrización integral de los flujos de procesos
correspondientes a la asistencia, atención y reparación de las
víctimas de conformidad con lo establecido en la Guía de
Conformación y Organización física y electrónica del Historial de
Víctimas y las Tablas de Retención Documental.
La Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivos SGDEA, menciona que:
La finalidad del SGDEA es facilitar la organización de los
documentos, controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico,
orden original y de procedencia y la relación entre las distintas
agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección, series
y subseries documentales), permitiendo así la conformación de
expedientes electrónicos íntegros y garantizando las
transferencias documentales entre sistemas cuando sea
necesario así como la eliminación, conservación temporal o
preservación a largo plazo de acuerdo a lo contemplado en las
Tablas de Retención Documental, que junto con los Cuadros de
Clasificación Documental, Inventarios Documentales, Tablas de
Control de Acceso y demás herramientas estratégicas de gestión
y de control documental, apoyan el correcto desarrollo e
implementación del SGDEA. (Archivo General de la Nación, p.
24)
Por tal razón, a continuación, describimos los requisitos
5.1. Cuadro de funcionales archivísticos de forma integral, desde el cuadro de
5
Clasificación y clasificación documental hasta el proceso de valoración
CLASIFICACIÓN Y
Tablas de 5.1.a.
ORGANIZACIÓN documental con el objetivo de orientar la parametrización del
Retención
DOCUMENTAL Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –
Documental
SGDEA de la Unidad para las Víctimas
a. A partir del Cuadro de Clasificación Documental – CCD, la
Unidad para las Víctimas estandariza la estructura para la
producción, clasificación y organización de los documentos
electrónicos, por tal razón el Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo debe cumplir con lo establecido en
Acuerdo 003 de 2015, artículo 7 Conformación de Expedientes
Electrónicos:
El expediente electrónico de archivo se conformará con la
totalidad de los documentos de archivo generados en desarrollo
de un mismo trámite, actuación o procedimiento,
independientemente del tipo de información y formato, y deben
agruparse formando series o subseries documentales.
Adicionalmente, atenderán las series documentales establecidas
en los cuadros de clasificación documental adoptados por cada
entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o
procedimiento hasta la finalización de este, abarcando los
documentos (independientemente de su soporte) que se generen
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durante la vigencia y prescripción de las acciones

administrativas, fiscales y legales. (Archivo General de la Nación,
2015; p. 4)
Por lo anterior, se establece como requisitos del CCD y TRD lo
siguiente:
5.1. b.
b. El SGDEA debe permitir la conformación de los expedientes a
partir del Cuadro de Clasificación Documental.
c. El SGDEA debe permitir la creación de nuevas clases (grupos,
5.1. c.
dependencias, series, subseries)
d. El sistema debe permitir la parametrización de asignación de
5.1. d. un dato maestro único por cada expediente electrónico creado
bajo estructura de CCD.
e. El SGDEA debe permitir la identificación de expedientes
electrónicos y expedientes de formatos tradicionales (físicos,
5.1. e. sonoros, videos, audios) en el cuadro de clasificación,
permitiendo su gestión e identificación (metadatos) de la misma
forma que los electrónicos de forma integral.
f. El inventario de expedientes electrónicos deberá actualizarse
5.1. f. de forma automática conforme a la creación de estos en el
SGDEA.
g. Por cada cambio que se realice en torno a los Cuadros de
5.1. g. Clasificación Documental, el sistema los debe registrar en las
pistas de auditoria.
Con respecto a las Tablas de Retención Documental el SGDEA,
describimos los siguientes requisitos los cuales se acogen al
presente documento conforme se establecen en el Modelo de
requisitos para la implementación de un sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo del Archivo General de la
Nación, versión mayo de 2019:
5.1. h. h. El SGDEA debe permitir la creación, importación,
parametrización, automatización, administración y
versionamiento de las Tablas de Retención Documental – TRD, a
partir de plantillas predefinidas, asistentes de configuración,
cargue de archivos planos o a través de la incorporación de otros
mecanismos que faciliten la administración y la gestión de la
TRD.
i. El SGDEA debe permitir que las Tablas de Retención
Documental tengan asociados los siguientes campos de manera
opcional:
✓ Una descripción y/o justificación;
5.1. i. ✓ Versión de la TRD
✓ Fecha de actualización de la TRD en el sistema
✓ Identificador único cuando se crea

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j. El SGDEA debe garantizar que los documentos producidos y

asociados a una TRD, mantendrán los criterios de tiempos y de
5.1. j.
disposición final de la versión correspondiente. (Archivo General
de la Nación, 2019; pág. 1).
k. El SGDEA debe permitir la importación y exportación total o
parcial de la Tabla de Retención Documental, en un formato
abierto y editable, teniendo en cuenta:
Para la importación:
✓ Permitir la importación de los metadatos asociados.
✓ Cuando se importen la TRD ó TVD y sus metadatos, el

SGDEA debe validar y arrojar los errores de estructura y
5.1. k. formato que se presenten.
Para la exportación:
✓ Permitir la exportación de metadatos asociados,

incluyendo pistas de auditoría.
✓ Los procesos de importación y exportación deben

generar reportes y estas acciones deben quedar
registradas en las pistas de auditoria.
l. El SGDEA debe permitir a usuarios autorizados la selección

5.1. l. y uso de las diferentes versiones de la Tabla de Retención
Documental. (Archivo General de la Nación, 2019; p. 2).
m. Cuando existan actualizaciones de Cuadros de Clasificación
y Tablas de Retención Documental, el sistema debe permitir que:
✓ Los expedientes creados de forma previa, a las
modificaciones de los instrumentos, continúen bajo la
estructura documental sobre la cual fueron creados.
✓ Bloquear series y subseries documentales que no estén

activas en la nueva actualización de TRD, para evitar la
5.1. m. creación de expedientes electrónicos con la versión
anterior.
✓ Respetar los tiempos de retención para los expedientes

electrónicos creados con la versión de TRD
✓ Permitir a usuarios autorizados, el uso de TRD en todas

sus versiones cuando sea necesario
5 El artículo 7 del Acuerdo 060 de 2001, define documento

5.2. Documento electrónico de archivo como “el registro de información
CLASIFICACIÓN Y
Electrónico de 5.2.a.
ORGANIZACIÓN generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
Archivo
DOCUMENTAL electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo
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vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus

actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos” (AGN, pág. 2) Y, el Acuerdo 03 de 2015
del AGN, determina que “Los documentos electrónicos serán de
archivo cuando por su valor administrativo, fiscal, legal,
científico, histórico, técnico o cultural, adquieran esa naturaleza.
En cuyo caso, deberán ser tratados conforme a los principios y
procesos archivísticos y permanecer almacenados
electrónicamente durante todo su ciclo de vida” (pág. 3)
Por lo anterior, definimos los siguientes requisitos los cuales se
articulan con la NTC/ISO 15489-1 y la ISO 30300 de tal manera
que se garantice que los documentos electrónicos de archivo
tengan fuerza probatoria de conformidad con la Ley 527 de 1999,
artículo 5 en la que menciona que “No se negarán efectos
jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información
por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos” y,
en su artículo 11 describe las características para valorar la
fuerza probatoria de los documentos electrónicos.
a. El SGDEA debe permitir otorgarle un número único de
identificación a un documento cuando es cargado al expediente.
b. EL SGDEA debe garantizar la autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo de la Unidad para las
Víctimas, mediante la adopción los siguientes métodos, que
permitan asegurar que el documento es lo que afirma ser, que
ha sido creado por quién afirma ser el autor y que haya sido
creado en el tiempo que indica el documento:
✓ Firmas electrónicas
5.2. b. ✓ Firmas Digitales
✓ Estampas de tiempo
✓ Certificados digitales
✓ Código seguro de verificación
✓ Marcas de agua digitales
c. El SGDEA debe garantizar la integridad de los

documentos electrónicos de archivo, es decir asegurar que el
documento electrónico está completo y no ha sufrido ningún tipo
de alteración, lo cual se certifica mediante la adopción de
5.2.c. mecanismos tecnológicos de firma electrónica o digital, definir
niveles de restricción de acceso, metadatos y garantizar los
registros de auditoría. En caso de realizarse alguna modificación,
supresión o adición de contenido al documento, el SGDEA debe
quedar la auditoria en el documento.
d. El SGDEA debe garantizar la fiabilidad de los documentos
5.2. d.
electrónicos de archivo, es decir asegurar que el contenido del
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documento corresponde de forma completa y precisa la

ejecución de actividades, por lo cual se debe evidenciar que es
confiable para la toma de decisiones y es testimonio fiel de un
proceso o trámite, mediante la adopción de mecanismos
tecnológicos de firma electrónica, códigos seguros de verificación
y metadatos asociados al documento.
e. El SGDEA debe garantizar la disponibilidad de los
documentos electrónicos de archivo, asegurando su
recuperación, legibilidad, vínculo entre otros documentos que
5.2. e. evidencien el trámite al que perteneces, lo anterior mediante
mecanismos tecnológicos que el SGDEA debe articular con las
estrategias de preservación digital definidos en el Sistema
Integrado de Conservación.
f. Lo anterior, permitirá que en el SGDEA los documentos
electrónicos de archivos cumplan con los requisitos de
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, por lo cual se
genera una estructura lógica, que según en el Manual de
Archiveroz (2005), Citado por Mintic en la Guía Cero Papel N°4
Documentos Electrónicos de Archivo es “El concepto de
estructura “está relacionado con la forma en que se registra el
documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el
formato, el soporte, etc.” En el caso de los documentos
electrónicos, se distingue entre una estructura física y una
estructura lógica, la estructura física de un documento
electrónico es variable y depende del hardware y del software,
es decir del equipo que se utilizó y el programa en el que se creó;
su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo
componen) lo hace inteligible” (pág. 8)
5.2. f. En consecuencia, el SGDEA debe permitir la conformación de

documentos electrónicos de archivo cumpliendo con la siguiente
estructura lógica:
Ilustración 2 Estructura Lógica del Documento Electrónico.

Tomada de la Guía Cero Papel N° 3 Documento Electrónico
Datos de Contenido: con referencia al contenido del documento

electrónico de archivo el SGDEA debe permitir:
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✓ La creación de documentos electrónicos bajo las

plantillas predefinidas por la Unidad para las Víctimas,
adoptadas en el Programa de Gestión Documental.
✓ Definición de perfiles de acceso conforme a las Tablas de

Control de Acceso.
Firma: el SGDEA debe permitir la integración de mecanismos de

autenticación como firmas digitales, mecánicas o electrónicas
según las necesidades de la Unidad para las Víctimas
Metadatos: El SGDEA debe garantizar que la estructura de

metadatos definida por la Unidad para las Víctimas para los
documentos electrónicos cumpla con la descripción a nivel de
Contenido, Contexto y Estructura. Remitirse al ítem de
metadatos para mayor especificidad.
g. Finalmente, el SGDEA debe permitir la creación o recepción
de documentos electrónicos en diferentes formatos: imagen,
5.2. g.
texto, ficheros, audio, video, cartográficos, bases de datos,
páginas web, mensajes de texto, etc.
a. Para la conformación de expedientes electrónicos de archivo,
el SGDEA debe atender los siguientes componentes:
El expediente electrónico de la Unidad para las Víctimas debe
cumplir con los siguientes componentes en atención al Acuerdo
003 de 2015, artículo 9. Elementos del expediente electrónico de
archivo.
✓ Documentos electrónicos de archivo.
✓ Foliado electrónico.
✓ Índice electrónico.
5 ✓ Firma del índice electrónico.

5.3. Expediente
CLASIFICACIÓN Y
electrónico de 5.3.a.
ORGANIZACIÓN ✓ Metadatos o información virtual contenida en ellos.
archivo
DOCUMENTAL
Ilustración 3 Componentes del Expediente Electrónico

Tomado de la Guía Cero Papel 4 Expediente Electrónico
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b. Los documentos electrónicos de archivo serán objeto de

inclusión al expediente electrónico bajo la estructura de TRD de
forma independiente, grupal, o como parte de otro expediente,
atendiendo lo descrito en MOREQ “Conviene que el SGDEA
permita crear entradas múltiples para un documento electrónico
5.3. b.
de archivo en varios expedientes electrónicos, sin duplicación
física del documento electrónico de archivo. En otras palabras,
se deberían utilizar marcadores cuando se capture más de un
documento de archivo basado en el mismo documento” (MOREQ,
2001; pág. 22)
c. El SGDEA debe incorporar un Índice Electrónico de los
documentos que contiene el expediente y sus metadatos.
Entiéndase por índice electrónico como “un objeto digital donde
se establecen e identifican los documentos electrónicos que
componen el expediente, ordenados de manera cronológica y
según la disposición de los documentos, así como otros datos con
5.3. c. el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del
mismo” (Guía Cero Papel N° 4: pág. 6). Por lo anterior, el
expediente electrónico debe estar conformado por los nombres
de los documentos que lo integran mediante el índice electrónico.
Conforme al Acuerdo 003 de 2015 del AGN, el SGDEA debe
generar el índice electrónico cada vez que se incluya un
documento electrónico de archivo
d. En este orden, conforme al Acuerdo 02 de 2014 del AGN, el
5.3. d. SGDEA debe permitir firmar digitalmente el índice electrónico al
momento del cierre del expediente
e. Por Ley 1437 de 2011, el proceso de foliación electrónica de
expedientes debe realizarse conforme a la construcción del índice
electrónico, es decir en la medida que se incluyan documentos
5.3. e. electrónicos, se genera índice electrónico acompañado de la
foliación electrónica. Este mecanismo debe permitir que en el
SGDEA se garantice la autenticidad, integridad, fiabilidad y
accesibilidad de la información.
En este sentido, el SGDEA debe garantizar las siguientes
propiedades del Expediente Electrónico en:
Etapa de trámite:
5.3. f. f. El expediente solo podrá ser modificado durante la etapa de
gestión, es decir, de acuerdo con el proceso, perfiles y roles, se
podrá incluir documentos electrónicos o digitales, dejando la
auditoría de estas modificaciones.
g. Cada expediente debe tener un código exclusivo de
5.3. g.
identificación
h. Debe permitir transferir los documentos electrónicos de
5.3. h. archivo tramitados en los diferentes aplicativos de la Unidad para
las Víctimas al SGDEA
El SGDEA debe garantizar las siguientes propiedades del
5.3. i.
Expediente Electrónico en etapa de archivo:
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i. Una vez firmado el documento electrónico de archivo y

clasificado al expediente electrónico, el SGDEA debe garantizar
que, en ninguno de los casos, este documento sea modificado
j. En esta fase de archivo, el expediente electrónico debe estar
conformado por el listado de nombres de los documentos
5.3. j.
electrónicos que hacen parte del expediente en el índice
electrónico debidamente firmado
k. Pueden contener documentos electrónicos que a su vez
5.3. k. formen parte de otros expedientes." (Guía Cero Papel,
Expediente Electrónico; pág. 9).
l. “Se transformará en un formato que pueda asegurar su
conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y
largo plazo, conforme a la planeación documental realizada y lo
5.3. l.
definido en el Programa de Gestión Documental-PGD, Cuadro de
Clasificación Documental-CCD y Tablas de Retención Documental
TRD” (Guía Cero Papel, Expediente Electrónico; pág. 9).
De acuerdo con ciclo de vida de los expedientes electrónicos, el
SGDEA debe cumplir con las siguientes características:
m. Para la Apertura de expedientes electrónicos, se debe realizar
cumpliendo con la estructura de TRD y el perfil de usuario
autorizado para esta actividad. Para la creación de expedientes
electrónicos el SGDEA debe permitir especificar roles o usuarios
con permisos para esta actividad. Debe delimitar estas
5.3. m.
actividades conforme a la necesidad de la Unidad para las
Víctimas. Siempre que se creen expedientes debe estar asociado
a la TRD de la Unidad para las Vïctimas. Así mismo, el SGDEA
debe permitir crear los expedientes electrónicos bajo la
estructura documental parametrizada. No se debe permitir crear
expedientes sin que estén asociados a una serie o subserie
documental.
n. El expediente electrónico se conformará de documentos
5.3. n. digitales o electrónicos en el desarrollo de un trámite sin importar
su formato y soporte.
o. Para la Gestión de los expedientes electrónicos, el SGDEA debe
registrar la auditoría de los gestores documentales de la Unidad
para las Víctimas, de tal manera que se conozca la
administración realizada del expediente: incorporación de
documentos, edición, etc. Así mismo, el SGDEA debe obedecer a
la necesidad de integración con los diferentes aplicativos que
5.3.o.
dispone la Unidad para las Víctimas, permitiendo que los
diferentes procesos continúen su trámite en los sistemas de
información que fueron desarrollados para tal fin, garantizando
a su vez que, los documentos electrónicos de archivo ingresen al
SGDEA debidamente clasificados en los expedientes electrónicos
abiertos conforme a las TRD.
p. Cierre y archivo del expediente electrónico, el SGDEA debe
5.3. p. permitir al administrador o responsable de la gestión de
expedientes electrónicos realizar el cierre del expediente,
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actualizando el índice electrónico con su correspondiente firma,

asegurando que no se realizará ninguna modificación o
eliminación de información asociada al expediente. En este
orden, una vez cerrado el expediente el SGDEA deberá permitir
la exportación a un formato estándar que asegure su
autenticidad, integridad, fiabilidad y preservación a largo plazo.
El SGDEA debe garantizar que una vez cerrado el expediente no
se incluyan más documentos mediante un sistema de bloqueo y
notificación de esta actividad, que por error puede llegar a darse.
q. En caso de que, la Unidad para las Víctimas requiera reabrir
el expediente, el SGDEA deberá permitir la apertura y su regreso
a fase de gestión, respetando el índice electrónico inicialmente
5.3. q. firmado, mediante la opción de apertura de nuevas carpetas e
incorporación de documentos en estas generando un nuevo
índice electrónico, asociando por metadatos al expediente
principal cerrado.
r. EL cierre de expedientes electrónicos siempre debe estar
asociado a los tiempos definidos en las Tablas de Retención de
5.3. r. la Unidad para las Víctimas. En este sentido, el SGDEA debe
atender los planes de valoración documental definidos en el PGD
y el proceso de preservación digital descrito en al SIC.
s. EL proceso de eliminación de expedientes electrónicos debe
atender los tiempos de las TRD y debe estar debidamente
definido en el SGDEA los perfiles autorizados para esta actividad.
5.3. s. EL SGDEA debe asegurar un proceso de eliminación seguro y
debe permitir llevar un registro de los expedientes eliminados y
alertamiento de los expedientes próximos a vencerse conforme
a los tiempos de retención y disposición final de los mismos.
t. Es importante que el SGDEA asegure y permita que los
documentos electrónicos compartidos en diferentes expedientes
porque su naturaleza del trámite así lo requiera, se conserven en
5.3. t. el expediente electrónico de mayor tiempo de retención y según
la disposición final del mismo, toda vez que no puede ser
eliminado un documento electrónico que hace parte de varios
expedientes de manera anticipada.
u. Los expedientes electrónicos deberán ser identificados
mediante un código único. Según MOREQ (2001), … “Conviene
que el SGDEA permita especificar el formato del identificador
único en el momento de la configuración. El identificador puede
ser numérico o alfanumérico o bien puede incluir la sucesión de
5.3. u. identificadores de los volúmenes y los expedientes electrónicos
que quedan por encima del documento de archivo en el cuadro
de clasificación.” (pág. 54)
Así mismo, MOREQ (2001) indica que:
7.1.5 El SGDEA debe:

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• generar el identificador único de forma automática y evitar que

los usuarios lo introduzcan manualmente y que lo modifiquen
(por ejemplo, un número secuencial);
o bien
• permitir que los usuarios introduzcan el identificador único,
pero comprobando, antes de aceptarlo, que verdaderamente es
único (por ejemplo, un número de cuenta).
Una opción sería generar el identificador único de forma
automática y luego ocultarlo al usuario, permitiendo que éste
introdujera una cadena no única (por ejemplo, un apellido) como
«identificador». El usuario utilizaría esta cadena como
identificador, pero el SGDEA lo consideraría un metadato definido
por el usuario con posibilidad de búsqueda.
w. 7.1.6 Al crear una nueva clase o añadir un expediente
electrónico en un cuadro de clasificación que utilice una
referencia de código numérico estructurada, basada en una
numeración secuencial, convendría que el SGDEA generase de
forma automática la siguiente secuencia de números disponibles
en esa posición dentro del sistema de clasificación.
Por ejemplo, si una clase del sistema de clasificación ya contiene
los expedientes:
900 - 23 - 01 Fabricación: Tramitación del pedido: Validación del
pedido
900 - 23 - 02 Fabricación: Tramitación del pedido: Facturación
900 -23 - 03 Fabricación: Tramitación del pedido: Tratamiento
5.3. w.
de notas de crédito
En este caso, si el administrador añadiera un nuevo expediente
a esta clase, convendría que el SGDEA le asignara de forma
automática la referencia 900 - 23 - 04.
De igual forma, si el administrador añadiera una nueva clase a
la de «Fabricación», convendría que el SGDEA le asignara
automáticamente la referencia 900 - 24.
7.1.7 Si un SGDEA genera de forma automática identificadores
únicos, conviene que en el momento de la configuración permita
al administrador especificar por qué número empezarán (por
ejemplo, 0, 00, 100) y las unidades que se incrementarán (por
ejemplo 1, 10) en todos los casos”. (MOREQ, 2001; p. 55)
x. El SGDEA debe garantizar que cualquier acción realizada
sobre el expediente, debe quedar registrada en el historial de
5.3. x.
sucesos del expediente electrónico, el cual, debe ser exportable
a un formato como XML.
y. El SGDEA debe permitir la gestión de expedientes
electrónicos, híbridos y en soporte físico. Una gestión integrada
5.3. y. de ambos tipos de expedientes y documentos de archivo,
incluyendo la gestión del CCD, aplicación de las TRD, TVD,
metadatos, clasificación, etc
5 a. La implementación del mecanismo de firma digital y firma
5.4. Firmas 5.4.a.
CLASIFICACIÓN Y mecánica en la Unidad para las Víctimas debe atender la
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ORGANIZACIÓN producción documental electrónica que se gestiona a través del

DOCUMENTAL Gestor Documental.
Entiéndase por firma digital como mecanismo matemático,
vinculado a una clave del suscriptor y contenido del documento
que adhiere un valor numérico al documento electrónico, para
garantizar la autenticidad, integridad, no repudio y
confidencialidad del texto o mensaje de datos.
Firma mecánica es un procedimiento de digitalización de la firma
manuscrita, integrada al gestor documental de la Unidad para las
Víctimas y mediante una clave del suscriptor se asegura la no
modificación e identidad del firmante.
Por lo anterior, el SGDEA debe permitir la autorización de uso de
firmas digitales y mecánicas a los usuarios que cumplen el rol de
Gestor en el aplicativo de Gestión Documental de la Unidad para
las Víctimas, y aplicar los siguientes requisitos de MOREQ 2001:
Conviene que el SGDEA pueda almacenar, junto con el
documento electrónico de archivo:
• La firma o las firmas electrónicas asociadas a tal documento de
archivo;
• El certificado o los certificados digitales que validen la firma;
• Cualquier refrendo de verificación añadido por la autoridad de
certificación, de tal forma que pueda recuperarse con el
documento de archivo, sin alteración de la integridad de una
clave privada. (MOREQ, 2001; pág. 81)
Permitiendo el SGDEA la parametrización de firmas individuales,
múltiples firmantes, firmas masivas de documentos y firmas por
lotes de documentos.
a. El SGDEA debe garantizar la implementación de mecanismos
5.5.a. de Preservación a largo plazo establecidos en el Programa de
Gestión Documental y Sistema Integrado de Conservación.
b. El SGDEA debe atender lo descrito en Art. 15 del Acuerdo
003 de 2015 sobre la preservación a largo plazo de los
documentos, datos y metadatos que conforman los documentos
y expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica o
digital, el estampado cronológico y la constancia de la
5 verificación del certificado electrónico, razón por la cual, en la
CLASIFICACIÓN Y 5.5. Preservación Guía Cero Papel Nº 5 Sistemas de Gestión de Documentos
ORGANIZACIÓN a largo plazo referencia la ISO 14721:2003 Modelo OAIS propone el marco
DOCUMENTAL 5.5. b. reglamentario de archivos para la conservación y preservación a
largo plazo, permitiendo la preparación de los documentos para
su transferencia, captura, almacenamiento, acceso y
preservación a largo plazo. En consecuencia, en la Guía Cero
Papel N.º 5 recomienda los siguientes protocolos para efectos de
preservación:
1) PIT: Transferir documentos desde los gestores
documentales, preparación de los Paquetes de Información de
Transferencia o PIT.
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2) Índice electrónico: Incorporará un índice electrónico de los

documentos que contiene el expediente y sus metadatos.
3) Conversión: La conversión de los documentos a los formatos
de ficheros admitidos para su conservación permanente.
4) Captura: Captura y aplicación de protocolos de
comprobación de integridad y legibilidad de los documentos.
5) PIA: Registro de la captura en el sistema de producción de
los Paquetes de Información de Archivo o PIA.
6) Acceso: Aplicación de las políticas y protocolos de
administración del sistema relativo al acceso, para garantizar el
cumplimiento de la normativa de privacidad y de seguridad de
acceso.
7) PIC: Proceso de producción de los Paquetes de Información
de Comunicación o PIC, para su recuperación y consulta.
8) Evolución tecnológica: Aplicación de las políticas y los
procesos periódicos para comprobar que los archivos se puedan
leer, así como las políticas de cambio de los archivos a nuevos
formatos que puedan aprobarse de acuerdo con la evolución de
la tecnología.
9) Soportes: Aplicar las políticas de conservación de los
medios o soportes de los documentos, para garantizar la
estabilidad y legibilidad de los datos. (Guía Cero Papel, Sistema
de Gestión de Documentos; p. 14)
a. El SGDEA debe disponer de un módulo o panel para la
5 administración electrónica del inventario documental de la
5.6.a.
CLASIFICACIÓN Y 5.6. Inventario Unidad para las Víctimas, parametrizado con los campos del
ORGANIZACIÓN Documental FUID, con permisos de acceso para su edición y consulta.
DOCUMENTAL b. Así mismo, el sistema debe permitir el reconocimiento de
5.6.b.
códigos QR o códigos de barras.
a. El SGDEA debe permitir la parametrización del flujo de
préstamos documentales tanto físicos como digitales,
5.7.a.
establecido en el procedimiento de consulta, préstamo y
devolución de documentos.
b. EL SGDEA debe facilitar la implementación de los formatos
5 5.7. b.
de control y préstamo de documentos
CLASIFICACIÓN Y 5.7. Préstamo
c. El sistema debe garantizar la auditoria de los préstamos,
ORGANIZACIÓN Documental 5.7. c.
DOCUMENTAL permitiendo controlar los tiempos de consulta para los físicos.
d. El sistema debe permitir generar reportes y estadísticas de
los prestamos conforme a los campos del formato de consulta.
5.7. d. Es decir, realizar estadísticas del volumen de préstamos por
área, serie, tipo documental, tipo de préstamo físico o digital,
fechas, etc.
6 Conforme a los requerimientos definidos en el Modelo de
RETENCIÓN Y 6.1. Retención y Requisitos del Archivo General de la Nación, versión 2019,
6.1.a.
DISPOSICIÓN Disposición Final detallamos las especificaciones del SGDEA en materia de
FINAL Retención y Disposición:
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a. El SGDEA debe garantizar que únicamente el perfil de

administrador tenga permisos para la creación y/o gestión de los
tiempos de retención y disposición definidos en las TRD de la
Unidad para las Víctimas. Facilitando a este perfil, la edición de
actividades como la eliminación de series, subseries, guardando
la pista de auditoría de los ajustes realizados y la justificación del
cambio.
b. El SGDEA debe registrar y conservar las pistas de auditoría
de los cambios realizados a los tiempos de retención y
6.1. b.
disposición, garantizando que cualquier cambio se aplique a nivel
de series y subseries conforme a la necesidad.
c. El SGDEA debe generar una alerta de forma automática
cuando se cumplan los tiempos de retención, permitiendo
6.1. c.
configuración de un tiempo previo para la notificación antes del
vencimiento.
d. Al momento de transferir expedientes de una fase de archivo
a otra, el SGDEA debe garantizar que, a nivel de documentos de
6.1. d. archivo referenciados en otros expedientes, se transfiera el
documento completo conforme al flujo de trabajo
correspondiente.
e. El SGDEA debe garantizar en el proceso de eliminación que, al
existir expedientes electrónicos con documentos asociados a
6.1. e.
otros expedientes, se conserven los documentos en el
expediente con mayor tiempo de retención.
f. Al momento de transferir los documentos, el SGDEA debe
garantizar la integridad de los expedientes, respecto a:
✓ Documento electrónico, foliado, índice firmado y
6.1. f. metadatos
✓ Estructura de los documentos, preservando las

relaciones correctas entre ellos.
g. El SGDEA debe permitir generar y exportar un reporte de las

6.1. g. transferencias realizadas, el estado y demás datos de las
actividades en las pistas de auditoria.
h. El SGDEA debe garantizar que los documentos electrónicos
queden completamente transferidos y se conserven en el
6.1. h.
aplicativo hasta tanto la actividad se concluya
satisfactoriamente.
Atendiendo los tiempos de retención documentales de la Unidad
para las Víctimas establecidos a nivel de series y subseries
6 documentales, el SGDEA debe parametrizar el flujo de las
RETENCIÓN Y 6.2. Transferencias transferencias documentales establecido en el procedimiento de
6.2.a.
DISPOSICIÓN Documentales transferencias documentales y garantizar los siguientes
FINAL lineamientos:
a. El SGDEA debe contar con un mecanismo de control que
realice seguimiento a los tiempos de retención de los expedientes
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electrónicos, es decir a nivel de series conforme a la fecha de

cierre del expediente, registrada en el índice electrónico.
b. Cuando se cumpla los tiempos de retención de los
expedientes electrónicos, el SGDEA debe crear alertas o
6.2. b.
notificaciones automáticas de la transferencia a realizar
conforme a la disposición final establecida en TRD.
c. Para la transferencia documental electrónica de Archivo de
Gestión al Archivo Central, el SGDEA debe notificar al usuario la
fecha de la transferencia a realizar, cargando automáticamente
el Formato Único de Inventario Documental con los metadatos
6.2. c. asociados del expediente electrónico objeto de transferencia.
Una vez aprobado por el usuario, la transferencia quedará
cargada al módulo de archivo central o administrador
documental asignado para control y seguimiento de
transferencias.
d. Teniendo en cuenta que los expedientes electrónicos
cerrados indican finalización del trámite, el SGDEA debe
6.2. d. garantizar que no se incluirán más documentos al expediente
electrónico, exceptuando casos atípicos donde se deba reabrir el
expediente.
e. Cuando los expedientes son cerrados y por tiempos de
retención deben escalar a otra fase de archivo, el SGDEA debe
6.2. e. garantizar la conservación del expediente electrónico con sus
documentos, índice, firma y metadatos de manera integral a un
formato de preservación a largo plazo, como PDF/A o XML.
f. EL SGDEA debe garantizar la auditoria de la transferencia
6.2. f.
documental
g. El SGDEA debe permitir evidenciar mediante reportes o
informes, cuántos expedientes electrónicos se encuentran en
6.2. g. Archivo de Gestión y Central, cuántos han sido transferidos o
eliminados conforme a tiempos de retención y disposición final
de las TRD.
h. El sistema debe garantizar el cambio de estado de la fase
6.2. h.
de archivo en la que se encuentran los expedientes.
i. El sistema debe permitir la exportación del expediente
6.2. i. electrónico en un fichero .zip o .rar, para perfiles de usuario
específicos.
j. Para cumplir con lo estipulado en Acuerdo 003 de 2015 en
lo que corresponde a Transferencias secundarias de documentos
y expedientes electrónicos, la Unidad para las Víctimas deberá
“dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1515 de 2013,
en cuanto a la obligación de realizar las transferencias
6.2. j. secundarias de documentos electrónicos de valor permanente al
Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales
Departamentales, Distritales y Municipales, según su
competencia, y cumplir los requisitos establecidos por el Archivo
General de la Nación en esta materia”. (Archivo General de la
Nación, 2015)
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Para el caso de los expedientes electrónicos que por tiempos de

retención y disposición final son objeto de eliminación total, el
SGDEA debe garantizar:
6.3.a.
a. La eliminación completa del expediente previa autorización
6 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Unidad
6.3. para las Víctimas.
RETENCIÓN Y
Eliminación
DISPOSICIÓN b. En caso de que el expediente electrónico disponga de
Documental
FINAL documentos electrónicos compartidos, se debe asegurar la
6.3. b.
conservación del documento electrónico principal en el
expediente electrónico de mayor tiempo de retención.
c. Los metadatos asociados al expediente electrónico objeto de
6.3. c.
eliminación deben ser conservados para efectos de consultas.
Conforme a los requerimientos definidos en el Modelo de
Requisitos del Archivo General de la Nación, versión 2019,
detallamos las especificaciones del SGDEA en materia de captura
e ingreso de documentos:
7.1.a.
a. El SGDEA debe gestionar como unidad la gestión y captura
de documentos que presentan anexos. En caso de capturar un
documento por separado, el SGDEA debe permitir el registro de
metadatos para garantizar su vínculo archivístico
b. El SGDEA debe permitir crear documentos basados en
plantillas preestablecidas, restringiendo y generando una alerta
7.1. b.
7 cuando se cargue en el sistema un documento con un formato
7.1. no configurado.
CAPTURA E
Captura e ingreso
INGRESO DE c. Para la gestión de correos electrónicos, el SGDEA debe
de documentos
DOCUMENTOS permitir la captura automática de metadatos de mensajes de
correo electrónico con sus respectivos archivos adjuntos. De esta
7.1. c.
manera debe permitir el cargue del correo electrónico con sus
anexos como un solo documento electrónico, respetando su
contenido, contexto y estructura.
d. El SGDEA debe permitir al usuario capturar uno o varios
7.1. d. correos electrónicos asignándolos dentro de una serie, subserie
o expediente.
e. El SGDEA debe permitir configurar, activar y desactivar las
cuentas de correo autorizadas por la Unidad para las Víctimas,
7.1. e.
garantizando su captura y gestión de manera automática cada
vez que se envíen y se reciban mensajes en las mismas.
7.2. a. El SGDEA debe facilitar la interoperabilidad entre los diferentes
Integración de aplicativos de la Unidad para las Víctimas, permitiendo capturar
sistemas de 7.2.a. automáticamente los documentos electrónicos / digitales de
gestión de archivo producidos por las áreas en los aplicativos desarrollados
7
documentos para trámites específicos y posterior registro del SGDEA.
CAPTURA E
electrónicos
INGRESO DE b. En este sentido, el SGDEA, con funciones de gestión de
(SGDE) al sistema
DOCUMENTOS documentos, debe tener la capacidad de extraer los metadatos
de gestión de
documentos 7.2. b. desde la aplicación que generó documentos, permitiendo a su
electrónicos de vez, la inclusión de otros elementos de metadatos conforme a la
archivo (SGDEA) serie, trámite o casos especiales de documentos electrónicos.
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c. Por lo anterior, cuando se trata de gestión de documentos

electrónicos de archivo, se debe prever la gestión integral de
documentos elaborados mediante mensajes de correo
electrónico, procesador de texto, imágenes, audios, videos,
7.2. c. hojas de cálculo entre otros tipos de documentos digitales que
hacen parte de un trámite y evidencian funciones de la Unidad
para las Víctimas, y se convierten en documentos de archivo
cuando se registran o capturan en el SGDEA con la aplicación de
TRD.
a. El sistema debe suministrar un buscador de información en
diferentes niveles: Expediente, Documento, Serie, Subserie,
8.1.a.
Dependencia, entre otros que se ejecuten bajo los metadatos
asociados al documento.
b. El SGDEA debe permitir generar informes y reportes de
8.1. b.
búsquedas con gráficas y tablas.
c. El sistema debe permitir al usuario visualizar como resultado
de la búsqueda:
✓ Listado de documentos que componen un resultado de la
búsqueda,
8.1. c. ✓ Recuperar un expediente completo
✓ Listado de expedientes y documentos asociados a series

determinadas, con su respectivo contenido en miniatura
para facilitar su navegación y búsqueda
d. El SGDEA debe permitir las búsquedas y recuperación de

información conforme a los documentos, metadatos y perfil de
8 8.1. 8.1. d.
acceso y consulta parametrizados con los lineamientos de la
BÚSQUEDA Y Búsqueda y
PRESENTACIÓN Presentación Unidad para las Víctimas.
e. El SGDEA debe brindar mecanismos de impresión de los
8.1. e.
documentos con sus correspondientes metadatos
f. El SGDEA debe permitir a un usuario, conforme al requisito
8.1. f. 8.1.d. Específicar una búsqueda como: búsqueda simple y
busqueda avanzada
g. El SGDEA debe proporcionar criterios de búsqueda que
permita utilizar:
8.1. g.
•Operadores booleanos (o, y, exclusivo, o, no)
•Permitir búsqueda con comodines (*,, $ , = , + , - )
•Combinación de criterios
h. El SGDEA debe permitir guardar una búsqueda para
8.1. h.
futuras ediciones o generación de una nueva búsqueda.
i. El SGDEA por cada búsqueda, debe permitir calcular un
8.1. i.
puntaje de relevancia para cada criterio de búsqueda.
j. El SGDEA debe, en el caso de los metadatos numéricos,
8.1. j. por ejemplo: números de radicado, permitir hacer búsquedas
en función de alguno de los siguientes ítems:
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• Igual
• Mayor que, o
• Menor que
k. El SGDEA debe permitir ordenar los resultados de
8.1. k. búsqueda conforme a los filtros o criterios definidos para
formularla.
l. El SGDEA debe reflejar paginación y total de resultados de
8.1. l.
búsqueda
m. El SGDEA debe permitir visualizar los documentos en una
8.1. m.
ventana miniatura sin necesidad de abrir el documento.
n. El SGDEA debe permitir generar informes detallados, en
formatos como Hojas e Calculo, PDF, XML, HTML, CVS; de las
búsquedas realizadas con los siguientes metadatos:
8.1. n.
•Fecha y hora del informe
•Usuario que lo genera y dependencia
•Total de resultados de búsqueda
Con respecto a los metadatos del expediente electrónico, el
SGDEA debe crear los expedientes con la metadata
parametrizada por la Unidad para las Víctimas en su equema de
metadatos, atendiendo la norma ISO 23081, teniendo en cuenta
que, el expediente electrónico se compone de un conjunto de
documentos electrónicos y digitales los cuales deben tener data
asociada que permita la identificación exacta del expediente. Por
tal razón, en la Guía Cero Papel Nº 4 Expediente Electrónico,
describimos los metadatos mínimos obligatorios, que garantizan
la contextualización de su proceso, procedimiento o trámite, al
que corresponda, así:
a. Metadatos de información
9.1.a.
· Código: Código del procedimiento.
· Título: Título del procedimiento.
9.1. · Código Serie: Código de la serie documental.
9 Metadatos · Título Serie: Título de la serie documental.
METADATOS Expediente · Código Org: Código organismo administrativo.
Electrónico
· Desc Org: Descripción organismo administrativo.
· Código Unidad para las Víctimas: Código
administrativa.
· Desc Unidad para las Víctimas: Descripción
administrativa.
· Versión: Versión.
b. Metadatos de gestión
· Número Exp: Número de expediente.
· Desc Exp: Descripción del expediente.
· URI Interesado: URI del interesado
9.1. b.
· Id Interesado: Identificación del interesado.
· Desc Interesado: Descripción del interesado.
· Fecha Apertura: Fecha de apertura
· Fecha Cierre: Fecha de cierre.
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El SGDEA debe permitir diligenciar metadatos de ubicación, que

luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades
documentales, para el caso de los expedientes híbridos.
c. Metadatos de seguridad
· Nivel NS: Código nivel de seguridad.
9.1. c.
· Acceso: Código clasificación de acceso.
· Accesibilidad: Código de la accesibilidad.
d. Metadatos de trazabilidad
9.1. d. · URI: Código de referencia-URI.
· Ruta: Ruta del nodo.
e. El SGDEA debe permitir la incorporación de metadatos
complementarios que responden generalmente a necesidades
descripción específicas para todo lo relacionado con el entorno
9.1. e.
en el que se gestiona el expediente, por ejemplo: la asistencia,
atención y reparación de víctimas, esto de conformidad con el
esquema de metadatos diseñado por la Unidad para las Víctimas
Con respecto a los metadatos del documento electrónico, el
SGDEA debe garantizar que la estructura de metadatos definida
por la Unidad para las Víctimas para los documentos electrónicos
cumpla con la descripción a nivel de Contenido, Contexto y
Estructura. Remitirse al ítem de metadatos para mayor
especificidad.
Por lo anterior y atendiendo lo descrito en Decreto 1080 de 2015,
Artículo 2.8.2.7.9 Metadatos mínimos de los documentos
electrónicos de archivo, el SGDEA debe incluir los siguientes:
a. De contenido:
· Tipo de recurso de información
9.2.a. · Tipo documental
· Título del documento
9.2. · Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario,
9 Metadatos responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que
METADATOS Documento respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde
Electrónico
donde el documento es creado
· Clasificación de acceso (nivel de acceso)
· Fecha de creación, transmisión y recepción
· Folio (físico o electrónico)
· Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite)
· Palabras clave
b. De estructura:
· Descripción
· Formato
9.2. b. · Estado
· Proceso administrativo
· Unidad para las Víctimas Administrativa responsable
· Perfil autorizado
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· Ubicación (en el sistema físico y/o lógico)

· Serie/subserie documental
c. De contexto:
· Jurídico-administrativo
· Documental
9.2. c.
· De procedencia
· Procedimental
· Tecnológico
En este sentido, el SGDEA debe adoptar los parámetros para la
descripción de metadatos, definida por el Archivo General de la
Nación en el Modelo de Requisitos para la Gestión de
9.3.a. Documentos Electrónicos de Archivo, así:
a. El SGDEA debe permitir incorporar diferentes esquemas de
metadatos.
b. El SGDEA debe permitir que al momento de la captura o en
9.3. b. una etapa posterior de procesamiento, se puedan ingresar
9.3. metadatos adicionales.
9
Esquemas de c El SGDEA debe presentar en pantalla los metadatos de los
METADATOS 9.3. c.
Metadatos documentos capturados.
d. El SGDEA debe validar y controlar la entrada de los metadatos
9.3. d.
mínimos obligatorios.
e. El SGDEA debe permitir al usuario autorizado parametrizar
9.3. e. modificar y aplicar las reglas de los elementos del esquema de
metadatos.
f. El SGDEA permite la extracción automática de metadatos de
9.3. f. los documentos al momento de la captura o cargue al sistema.
(Archivo General de la Nación, 2019; p. 15)
a. Por cada metadato, el SGDEA debe permitir gestionar los
siguientes elementos:
• Identificador del sistema: id único que se asigna a cada
metadato
• Fecha / hora de creación: cronología de creación del
metadato
• Idioma: inglés/español
• Conjunto de carácteres:
• Título: nombre del metadato
9 9.4. Elementos de • Descripción: contexto del metadato, explicación
9.4.a.
METADATOS Metadatos • Notas de Alcance: por qué y para qué
• Orden de presentación: prioridad dentro de los resultados de
búsqueda
• Ocurrencias mínimas (el número mínimo de valores
que se pueden asignar a un elemento de metadato): Especifica
el número mínimo de ocurrencias que el elemento del metadato
pueda tener. Ocurrencias simples son indicadas con 1 y
ocurrencias repetidas, se indican con N.
• Ocurrencias máximas (el número máximo de valores que se
pueden asignar a un elemento de metadato): Especifica el
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número máximo de ocurrencias que el elemento del metadato

pueda tener. Ocurrencias simples son indicadas con 1 y
ocurrencias repetidas, se indican con N.
• Modificable: mediante un indicador que señala si un elemento
de metadatos es modificable por los usuarios
• Tipo de datos: texto, númerico (fech, hora),
boolean_Obligatorio
• Restricciones: de tipo legal, acceso, uso_Obligatorio
• Valor predeterminado: Describe un valor definido por defecto
• Modo captura: determinar si el metadato debe ser capturado
de forma Automático/Manual
• Obligatoriedad (siempre/algunas veces): indica si el elemento
del metadato debe estar presente siempre o algunas veces
• Indicador para conservar o destruir valor de metadato
(boolean): Sirve para indicar si un elemento de metadato debe
eliminarse cuando se destruye la entidad a la que pertenece.
Ejemplo 1 Conservar, 2 Destruir
• Historial de eventos: trazabilidad de las acciones realizadas
por usuarios sobre los metadatos
• Lista de control de acceso: nivel de restricción o acceso que
se puede otorgar a un usuario por medio de los perfiles
definidos y los tipos de documentos con carácter público,
clasificado y reservado
• Fecha / hora primer uso: registro de la primera vez que se
usó el metadato
• Fecha / hora destrucción: registro de la eliminación del
expediente, documeto y metadato
• Notas del usuario: observaciones a la hora de crear el
metadato_Opcional
b. El SGDEA debe permitir a un usuario autorizado, modificar
los siguientes metadatos para cualquier plantilla activa:
• Tipo plantilla
9.4. b.
• Descripción
• Título
• Metadatos contextuales
c. El SGDEA debe permitir eliminar plantillas que nunca se han
9.4. c.
utilizado, si y solo sí por usuarios autorizados.
d. El SGDEA debe garantizar que el cargue y transferencia de
9.4. d. datos se realice mediante normas de descripción de archivo e
intercambio de datos.
e. El SGDEA debe permitir la creación de plantillas de
metadatos con los siguientes metadatos del sistema, si y solo sí
por usuarios autorizados:
9.4. e.
• Fecha / hora de creación
• Identificador del sistema
• Fecha / hora de destrucción
• Título
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• Descripción
• Tipo plantilla: serie, subserie, documento, expediente, tipo
documental, etc
• Registro de eventos
• Lista de control de acceso
• Metadatos contextuales parametrizable los campos de los
metadatos contextuales a incluir o mediante lista deplegable.
f. El SGDEA debe permitir, a usuarios autorizados, realizar
únicamente las siguientes modificaciones sobre los elementos
para un metadato activo:
•Título
•Descripción
•Notas de alcance
9.4. f.
•Orden de presentación
•Valor predeterminado
•Identificador de idioma
Los demás elementos metadatos deberá ser objeto de revisión
si pueden ser objeto de modificación o alteración.
g. El SGDEA debe permitir a un usuario autorizado consultar las

9.5. g. definiciones de los elementos de los metadatos y plantillas en el
servicio de metadatos
h. El SGDEA debe permitir la parametrización y gestión de los

demás metadatos asociados a: usuarios y grupos, roles,
radicación y registro, formatos y formularios, flujos de trabajo,
9.5. h.
clasificación, documentos, retención y disposición. Esto de
conformidad con el esquema de metadatos suministrado por la
Unidad para las Víctimas
Conforme a lo establecido en la Guía Cero Papel N° 6

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos,
debemos definir niveles de seguridad bajo los
siguientes requisitos:
10 10.1.
CONTROL Y Control y 10.1.a.
SEGURIDAD Seguridad
“La existencia de documentación de suma importancia en las

entidades, implica que no solo se controle el acceso por grupos
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de usuarios, sino que también se deban aplicar niveles de

seguridad a los documentos”. (Guía Cero Papel N° 6; pág. 20)
Por lo cual, el SGDEA debe:
a. Realizar la parametrización de niveles de seguridad conforme
a las Tablas de Control de Acceso de la Unidad para las Víctimas
a nivel de tipologías documentales y la Ley de Protección de
Datos Personales. Lo cual implica, que los niveles de seguridad
asignados a los expedientes electrónicos, el SGDEA debe
garantizar que se asigne el mismo nivel a los documentos
electrónicos y tradicionales.
b. El SGDEA debe permitir manejar el estado de las cuentas de
10.1. b. usuarios en modos: Habilitado, deshabilitado, bloqueado,
suspendido.
c. En este sentido el SGDEA debe mantener una auditoria de
los accesos y cambios registrados en los documentos de archivo,
para garantizar su valor probatorio. Por tal razón, todos los
10.1. c.
usuarios deben contar con logs de auditoría con el registro de las
operaciones realizadas, debe ser inalterable y su generación
debe ser automática.
d. Como registro de las pistas o logs de auditoría, se debe
registrar como mínimo la siguiente información:
· Acciones realizadas a nivel de usuario sobre metadatos,
documento, expediente.
10.1. d. · Cambios en los parámetros de la administración del
software, registrando roles, usuarios, dirección IP, sistema
operativo, fecha, hora y usuario que realiza la acción.
· Cualquier intento de violación de los mecanismos de
seguridad y control de acceso
e. Por parte de la Oficina de Tecnologías de la Información, se
debe garantizar las copias de seguridad y recuperación de la
información mediante la política de seguridad de la Información.
Deben definir, periodos de copias de seguridad, lugar de
almacenamiento de la copia, debe garantizar la autenticidad,
10.1. e.
integridad y disponibilidad de los documentos y los datos,
especialmente para los Documentos Vitales identificados en el
Programa de Gestión Documental de la Unidad para las Víctimas
con la finalidad de determinar condiciones de seguridad especial
para esta información.
f. En caso de presentar fallas durante la restauración de copias
de seguridad, el SGDEA debe disponer de un mecanismo de
10.1. f.
monitoreo para registrar y notificar los fallos o incidencias del
sistema para identificar mejoras que se requieran desarrollar.
g. Conforme a MOREQ versión 2019 del AGN “EL SGDEA debe
garantizar que las transacciones u operaciones que realice el
10.1. g. sistema las cuales presenten fallos en su ejecución deben
reversarse al estado inicial en la ejecución del proceso. (rollback)
(evita envío de información incompleta y perdida de la misma).”
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a. EL SGDEA debe permitir realizar procesos de

migración de información conservando las características de
10.2.a.
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la
información.
b. El SGDEA debe realizar la migración en archivos
10.2. b. planos e imágenes en diferentes formatos: PDF/A, JPG, audio,
video, .xls, .doc., etc.
c. Durante un proceso de migración entre
10 diferentes sistemas o plataformas tecnológicas se debe
CONTROL Y 10.2. Migraciones garantizar:
SEGURIDAD • Exportar o transferir los documentos correspondientes con las
reglas de retención y disposición y sus respectivos controles de
acceso (seguridad para consulta) para que puedan seguir
10.2. c.
aplicándose en el sistema de destino;
• Imprimir uno o más informes o reportes que muestren las
reglas que se aplicarán a cada conjunto de documentos con sus
características.
• Garantizar la estructura del expediente garantizando que los
vínculos archivísticos se conserven en todo momento.
El SGDEA debe permitir desarrollar flujos de trabajo de forma
ilimitada con las siguientes funcionalidades:
a. Representar de manera estructurada los procesos de la
Unidad para las Víctimas, respondiendo a necesidades
11.1.a. específicas que surjan en torno a las operaciones y trámites
especiales de cada área.
* Asignación masiva de tareas
* Alertamientos
* Permitir escalamiento a diferentes roles dentro de un proceso
Conforme a los requerimientos del Archivo General de la Nación
en su Modelo de Requisitos, versión 2019, el SGDEA debe
11.1. b. permitir:
11 b. “El SGDEA debe permitir la creación, administración y
FLUJOS DE 11.1. Flujos de ejecución de flujos de trabajo electrónicos.
TRABAJO Trabajo
c. El SGDEA debe permitir diagramar y modelar flujos de
ELECTRÓNICOS 11.1. c.
trabajo electrónicos.
d. El SGDEA debe permitir diagramar tareas que componen un
11.1. d.
proceso y/o procedimiento.
e. El SGDEA debe permitir parametrizar los tiempos de
11.1. e.
ejecución y respuesta de los procesos ejecutados.
f. El SGDEA debe permitir incorporar un mecanismo de
11.1. f.
simulación para analizar los flujos de trabajo modelados.
g. El SGDEA debe permitir la parametrización de Reglas para
la configuración y gestión de:
11.1. g. * Estados del Flujo de Proceso
* Validación de Actividades
* Definición y asignación de usuarios.
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h. El SGDEA debe permitir la administración y control de los

11.1. h.
procesos por lotes y los procesos automáticos programados.
i. El SGDEA debe permitir parametrizar los accesos, creación,
11.1. i. modificación o control total para usuarios o grupos de usuarios
de los flujos de trabajo.
j. El SGDEA debe permitir al usuario del flujo de trabajo:
* Visualizar las actividades que tiene pendientes por realizar
11.1. j. * Priorizar por diferentes criterios
* Visualizar información en tiempo real sobre el desempeño de
sus procesos.
k. El SGDEA debe permitir visualizar de manera gráfica el
11.1. k.
estado de cada flujo de trabajo electrónico.
l. El SGDEA no debe limitar el ingreso de acciones que
11.1. l.
componen cada flujo de trabajo electrónico.
m. El SGDEA debe permitir contener múltiples versiones de un
11.1. m. mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al
administrador seleccionar la última versión.
n. El SGDEA debe generar los flujos de trabajo en un formato
11.1. n.
estándar.
o. El SGDEA debe generar un identificador único para cada
11.1.o.
flujo de trabajo electrónicos.
p. El SGDEA debe generar una trazabilidad de las acciones de
11.1. p.
los flujos de trabajo e incluirla en las pistas de auditoria.
q. El SGDEA debe permitir solo a un rol administrador
autorizado a crear, parametrizar, administrar y poner en
ejecución flujos de trabajo electrónicos.
11.1. q.
* Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de
duración
* Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso.
r. El SGDEA debe permite definir los flujos de trabajo basado
11.1. r.
en plantillas.
s. El SGDEA debe permitir detener un flujo de trabajo
11.1. s.
electrónicos.
t. Definir los tiempos límite de ejecución de los flujos y de
11.1. t. cada una de sus actividades enviando notificaciones de
incumplimiento.
u. Contar con semáforos que muestran el cumplimiento de
11.1. u. tiempos en cada una de las actividades de un flujo.” (Archivo
General de la Nación, p. 20)
EQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS GENERALES

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NO.
SERVICIO REQUISITOS
REQUISITO
1. REQUERIMIENTOS NO 1.a. a. Conforme a los requerimientos definidos en el Modelo de

FUNCIONALES Requisitos del Archivo General de la Nación, versión 2019,
detallamos las especificaciones del SGDEA en materia de
requerimientos no funcionales:
1. “El tiempo de inactividad no prevista del SGDEA, no debe

superar las 10 horas al trimestre y 40 horas al año.
2. El SGDEA deberá estar disponible las 24 horas del día, 7
días de la semana, 365 días del año.
3. Cuando se produzca un fallo del software o del hardware,
debe resultar posible devolver el sistema a un estado
conocido (más reciente que la copia de seguridad del día
anterior) en menos de 02 horas de trabajo con el
hardware disponible.
4. El SGDEA debe ser capaz de realizar una búsqueda
sencilla en 3 segundos y una búsqueda compleja
(combinando criterios) en máximo 5 segundos, con
independencia de la capacidad de almacenamiento y el
número de documentos en el sistema.
5. Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio
realizada en el SGDEA debe responder al usuario en
menos de 5 segundos.
6. El SGDEA debe ser escalable y no permitir ninguna
característica que impida su uso en organización de
pequeño o gran tamaño, permitiendo aumentar la
capacidad del sistema para ofrecer más servicios a un
mayor número de usuarios sin degradar la calidad del
servicio.
7. El SGDEA debe ser 100% web y su administración y
parametrización debe realizarse desde el navegador. Se
deben proveer interfaces de escritorio opcionales
8. El SGDEA debe ofrecer soporte para sistemas de
almacenamiento tipo NAS, DAS y SAN.
9. El SGDEA debe permitir la fácil instalación y despliegue
de plugins y desarrollos personalizados.
10. El SGDEA debe ser diseñado y construido con los
mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la
parametrización de los tipos de datos, de tal manera que
la administración del sistema sea realizada por un
administrador funcional del sistema.
11. El SGDEA debe proveer al menos dos interfaces para la
Gestión del ECM y sus componentes:
✓ Interfaz de comandos
✓ Interfaz gráfica de usuario
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12. El SGDEA debe proporcionar en todo momento al usuario

final y al administrador funciones de uso fácil e intuitivo.
13. El SGDEA debe contar con manuales de usuario
estructurados adecuadamente.
14. El SGDEA debe contar con un módulo de ayuda en línea.
15. El SGDEA debe poseer un diseño “Responsive” a fin de
garantizar la adecuada visualización en múltiples
computadores personales, dispositivos, tabletas y
teléfonos inteligentes.
16. El SGDEA debe ser diseñado y construido con los
mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la
parametrización de los tipos de datos, de tal manera que
la administración del sistema sea realizada por un
administrador funcional del sistema.
17. El SGDEA debe permitir que los usuarios modifiquen o
configuren la interfaz gráfica a su gusto. Con elementos
de personalización sencillos, que abarquen, al menos las
siguientes opciones, sin limitarse necesariamente a
estas:
• Contenidos de los menús,

• Disposición de las pantallas,
• Uso de teclas de funciones y atajos de teclado,
• Colores y tamaño de las fuentes que se muestran en
pantalla.
18. El SGDEA debe permitir acceso a todas las

funcionalidades y a cualquier interfaz de la aplicación a
través del teclado.
19. El SGDEA debe proveer información de contexto e
información del estado del usuario en todo momento.
20. El SGDEA debe permitir al usuario gestionar las ventanas
(modificar el tamaño y posición, minimizar, maximizar,
cerrar la ventana, etc.), y que se guarden estas
especificaciones en un perfil de usuario.” (Archivo
General de la Nación, p. 25)
1.b.
b. El SGDEA debe permitir obtener servicios de software
100% parametrizable: procesos de la Unidad para las
Víctimas, CCD, TRD, perfiles de acceso, modelo de
metadatos, bancos terminológicos, tablas de control de
acceso, flujos documentales, etc.
1.c. c. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivos debe estar desarrollado nativamente en una
plataforma ECM.
El término de “ECM” significa Enterprise Content

Management o Gestión de Contenido Empresarial, que se
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usa para referirse a la tecnología que permite capturar,

gestionar, almacenar, preservar y entregar todas las
formas de contenido no sólo los documentos de una
organización, sino que además incluye herramientas de
colaboración, gestión de activos digitales, gestión de
contenidos web e incluso la mayoría de los productos de
software ECM incluyen un módulo RM – Records
Management en la suite general entre otras novedades.
(Archivo General de la Nación – Guía de Implementación
SGDEA, p. 13)
1.d.
d. El SGDEA debe disponer de un componente de integración
con Microsoft Office permitiendo al funcionario crear,
guardar, editar, radicar, firmar documentos y cargarlos
directamente desde Microsoft Office al SGDEA.
1.e. e. El SGDEA debe permitir la integración con Outlook y Office
en sus últimas versiones
1.f. f. Con respecto al versionamiento del SGDEA a nivel de
cualquier aplicación, base de datos, sistema, se deberá
garantizar la producción de las nuevas versiones.
1.g. g. El SGDEA debe cumplir con el estándar de Servicios de
Interoperabilidad de Gestión de Contenidos – CMIS.
CMIS es un estándar que proporciona un modelo de

datos común para que un sistema pueda consumir de
otro sistema, en este caso un gestor documental, los
documentos con algunos de sus metadatos básicos
tales como nombre, titulo, descripción etc. permitiendo
interoperabilidad al gestor documental al darle la
posibilidad de ubicar los contenidos del repositorio
directamente en el CMS (Sistema de Gestión de
Contenidos) que administra nuestra web sin que esto
afecte el contenido ni la integridad, pero permitiendo la
accesibilidad y lo más importante de manera
centralizada y organizada. (Archivo General de la
Nación, 2015)
1.h. h. El SGDEA debe soportar las siguientes plataformas y

responder a la necesidad de operar con multiplicidad de
sistemas operativos:
• Navegadores: chrome, mozilla, Safari en sus últimas
versiones
• Plataformas cliente: McOS, Windows Vista, Windows
10 PRO
• Motor base de datos: SQL Server en sus últimas
versiones 2010-2015
• Plataformas Servidor
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1.i. i. El SGDEA debe atender los requerimientos del Art. 17 del

Acuerdo 003 de 2015 del Archivo General de la Nación,
Las autoridades y las empresas que presenten servicios
de archivo electrónico a entidades públicas, deberán
garantizar la utilización de repositorios digitales
confiables, para la preservación a largo plazo de los
documentos y expedientes electrónicos de archivo de
acuerdo con los tiempos de conservación establecidos en
la Tabla de Retención Documental, mientras se
encuentren bajo su custodia y deberán garantizar como
mínimo:
✓El acceso a largo plazo de los documentos electrónicos

de archivo producidos por las autoridades.
✓El monitoreo, planeación y mantenimiento de todos los
documentos electrónicos de archivo generados.
1.j. j. El mantenimiento, así como la estrategia para la

implementación de programas de preservación a largo
plazo.
CONCLUSIONES
Finalmente, una vez hemos definido los requerimientos funcionales y no

funcionales del SGDEA, desde el Grupo de Gestión Administrativa y
Documental sugerimos alinear el presente Modelo de Requisitos con:
1. Política de Gestión de Documental de la Unidad para las Víctimas, en

especial por los lineamientos definidos para la gestión de documentos
electrónicos y medición de la necesidad y control de futuros desarrollos de
aplicativos - SGDE bajo el principio de gestionar la información electrónica
y digital desde el único gestor documental SGDEA.
2. Acto Administrativo de Firmas Digitales y Firmas Mecánicas con la finalidad

de controlar y estandarizar el uso de las firmas autorizadas por la Unidad
para las Víctimas
3. Política de Seguridad de la Información definida por la Oficina de Tecnologías

de la Información para cumplir con los estándares de seguridad y protección
de la información almacenada y procesada en el SGDEA
Código: 710,14,04-13
Versión:01
Página 58 de 59
4. Política de Conservación y Preservación toda vez que el SGDEA produce,

gestiona y salvaguarda la memoria histórica referida a las graves violaciones
a los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario del país
contenida en los documentos de archivo que se derivan de sus actividades
misionales en pro de la reparación integral a las víctimas.
5. Guía para la conformación y organización del Historial Único de Víctimas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
A. ISO 15489 - 1: información y documentación – gestión de documentos

B. ISO 15489 - 2: información y documentación. Gestión de documentos.
Parte 2. Guía
C. NTC 16175 - 1: información y documentación. Principios y requisitos
funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1:
información general y declaración de principios
D. NTC 16175 - 2: información y documentación: principios y requisitos
funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 2:
directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros
digitales/ ICONTEC
E. NTC-ISO 30301: información y documentación. Sistemas de gestión de
registros.
F. NTC-ISO 30302: información y documentación. Sistemas de gestión para
los documentos. Guía de implantación.
G. MOREQ 2010. norma internacional para los proveedores de software de
gestión documental y para las aplicaciones de negocios que gestionen
documentos de consulta pública.
H. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia). Modelo de Requisitos para
la Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.
Versión 2019.
I. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Por el cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Artículo 2.8.2.5.9.
Procesos de la gestión documental.
Código: 710,14,04-13
Versión:01
Página 59 de 59
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de la modificación

1 23/07/2020 Creación del Modelo De Requisitos para la Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo

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Por lo anterior, desde el Grupo de Gestión Administrativa y Documental –

El alcance del Modelo de Requisitos sirve como guía en el proceso de

Es importante aclarar que, el presente Modelo de Requisitos lo planteamos a

Brindar lineamientos que orienten la producción documental electrónica

Describir los requerimientos funcionales correspondientes a los lineamientos

Definir los requerimientos no funcionales correspondientes a base de datos,

ACCESO: proceso de recuperación, visualización y uso de la información.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Acción de guardar sistemáticamente

AUTENTICIDAD: característica técnica para preservar la seguridad de la

CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: incorporación del documento al

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas preventivas o

CONTENIDO ESTABLE. El contenido del documento no cambia en el tiempo:

CONTROLES DE ACCESO. Esquemas de mecanismos no jerárquicos, que se

CONVERSIÓN: proceso de transformación de un documento digital hacia otro

realice el cambio de formato del documento electrónico, garantizando las

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: esquema que refleja la

DIGITALIZACIÓN. Técnica que permite la reproducción de información que se

DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. Los

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: es la información generada, enviada, recibida,

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: registro de la información

EXPEDIENTE: unidad documental compleja formada por un conjunto de

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: conjunto de documentos

FOLIADO ELECTRÓNICO. Asociación de un documento electrónico a un índice

ÍNDICE ELECTRÓNICO: relación de los documentos electrónicos que

INTEGRIDAD: característica técnica de seguridad de la información con la cual

INTEROPERABILIDAD: la capacidad que tienen programas y/o sistemas para

de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias

METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: información estructurada

MIGRACIÓN: Proceso de mover los registros de una configuración de hardware

REQUISITO FUNCIONAL: define una función del sistema de software o sus

REQUISITO NO FUNCIONAL: es, en la ingeniería de sistemas y la ingeniería de

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: remisión de los documentos del archivo de

TRAZABILIDAD: creación, incorporación y conservación de información sobre

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