PREGUNTAS FRECUENTES

Obligaciones y responsabilidades en SST - Decreto 1072 Único Reglamentario del Sector

Trabajo

1. ¿Cuáles son las obligaciones de las empresas en Seguridad y Salud en el Trabajo

(SST)?

Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores. El empleador está obligado a la

protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la
normatividad vigente. Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST) en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento

escrito, el empleador debe suscribir la política de seguridad y salud en el trabajo de la empresa,
la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de
seguridad y salud en el trabajo.

2. Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicar

las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles
de la organización, incluida la alta dirección.

3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado

responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST),
tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta
rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los
que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y
deberá quedar documentada.

4. Definición de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal
necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de
prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y
también, para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el
Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir
de manera satisfactoria con sus funciones.

5. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables: Debe garantizar que opera bajo el
cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en
el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de
2012.

6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las
medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento
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de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los
equipos e instalaciones.

7. Plan de Trabajo Anual en SST: Debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para
alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos
y cronograma de actividades, en concordancia con losestándares mínimos del Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

8. Prevención y Promoción de Riesgos Laborales: El empleador debe implementar y desarrollar

actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de
promoción de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),
de conformidad con la normatividad vigente.

9. Participación de los Trabajadores: Debe asegurar la adopción de medidas eficaces que

garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité
Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política y también que
estos últimos funcionen y cuenten con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la
normatividad vigente que les es aplicable. Así mismo, el empleador debe informar a los
trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el Comité Paritario o el Vigía de
Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda de conformidad con la normatividad
vigente, sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud
en el Trabajo SG-SST e igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para
el mejoramiento del SG-SST. El empleador debe garantizar la capacitación de los trabajadores
en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las características de la
empresa, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su
trabajo, incluidas las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia, dentro de la
jornada laboral de los trabajadores directos o en el desarrollo de la prestación del servicio de
los contratistas;

10. Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo–SST en las Empresas: Debe garantizar la

disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil
deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares mínimos que
para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo quienes deberán, entre otras:
10.1 Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación;
10.2 Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y;
10.3 Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST; y

11. Integración: El empleador debe involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo,
al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa.
PARÁGRAFO. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional

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 aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz
legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la
empresa.

2. ¿Cuáles son las obligaciones de las administradoras de riesgos laborales (ARL) en

Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)?

Artículo 2.2.4.6.9. Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales (ARL). Las

Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, dentro de las obligaciones que le confiere la
normatividad vigente en el Sistema General de Riesgos Laborales, capacitarán al Comité
Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST o Vigía en Seguridad y Salud
en el Trabajo en los aspectos relativos al SG-SST y prestarán asesoría y asistencia técnica a sus
empresas y trabajadores afiliados, en la implementación del presente capítulo.

3. ¿Cuáles son las responsabilidades de los trabajadores en Seguridad y Salud en el

Trabajo (SST)?

Artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de los trabajadores. Los trabajadores, de

conformidad con la normatividad vigente tendrán entre otras, las siguientes responsabilidades:

1. Procurar el cuidado integral de su salud;

2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;

3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo de la empresa;

4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes

en su sitio de trabajo;

5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el

plan de capacitación del SG–SST; y

6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

4. ¿Cuáles son los documentos que las empresas deben mantener disponibles y
debidamente actualizados en SST?

Artículo 2.2.4.6.12. Documentación. El empleador debe mantener disponibles y

debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST:

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1. La política y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados
por el empleador;
2. Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continúa del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST;
3. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos;
4. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población
trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia
con los riesgos existentes en la organización;
5. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo - SST de la empresa, firmado por el
empleador y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST;
6. El programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo - SST, así como de su
cumplimiento incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores
dependientes, contratistas, cooperados y en misión;
7. Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo;

8. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal;

9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y
demás instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo;

10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de
Seguridad y Salud en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones;

11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales de acuerdo con la normatividad vigente;

12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus

correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias;

13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los
resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos
biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos. En el caso de contarse con
servicios de médico especialista en medicina laboral o del trabajo, según lo establecido en la
normatividad vigente, se deberá tener documentado lo anterior y los resultados individuales
de los monitoreos biológicos;

14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos

ejecutadas;

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 15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos
Laborales que le aplican a la empresa; y
16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

PARÁGRAFO 1. Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o

electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

PARÁGRAFO 2. La documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo - SG-SST, debe estar redactada de manera tal, que sea clara y entendible
por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y
actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores,
en los apartes que les compete.

PARÁGRAFO 3. El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud

solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución prestadora
de servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe garantizar
la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente.

5. ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos y registros de SST?

Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los

registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables
y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá
acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas
ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad
y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con
lo establecido en el presente capítulo siempre y cuando se garantice la preservación de la
información. Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo
mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que
no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el
trabajo;

2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en
el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los
resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo
biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen
con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya
reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;

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 3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud

en el trabajo; y,

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. Para los demás
documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o
retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la
empresa.

6. ¿Frente a cambios internos y/o externos que impacten la SST, que debe hacer la
empresa?

Artículo 2.2.4.6.26. Gestión del cambio. El empleador o contratante debe implementar y

mantener un procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo
que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los
métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios
en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, entre otros).
Para ello debe realizar la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan
derivarse de estos cambios y debe adoptar las medidas de prevención y control antes de su
implementación, con el apoyo del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.
De la misma manera, debe actualizar el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.

PARÁGRAFO. Antes de introducir los cambios internos de que trata el presente artículo, el
empleador debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados con estas modificaciones.

7. ¿A dónde me puedo contactar para conseguir mayor información?

Cualquier inquietud al respecto, puede comunicarse con la oficina de Seguridad y Salud en el

Trabajo de la División de Gestión de Talento Humano al correo sst.profesional1@uis.edu.co
y sst.coordinacion@uis.edu.co (6344000 – Ext. 1114-2409-2617).

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