PROCESO DE CAPACITACIÓN

La capacitación se refiere a los métodos usados para proporcionar al personal de

una empresa las habilidades que éstos necesitan para realizar su trabajo.

Ésta abarca desde cursos sencillos sobre terminología hasta cursos complejos
que permiten entender el funcionamiento de un nuevo sistema; tales cursos
pueden ser teóricos o prácticos, o combinados.

La capacitación es un proceso que lleva a mejorar continuamente las actividades

laborales, con el fin de implantar mejores formas de trabajo. Ésta es una actividad
sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general es: preparar
desarrollar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la
entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el
mejor desempeño de todos los trabajadores.

En este sentido, la capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del

trabajador, para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él
asignadas. Producir resultados de calidad, dar excelente servicio a los clientes,
prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la
organización.

Por medio de la capacitación el perfil del trabajador se adecua al perfil de

conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La
capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último implica una
transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o
maquinaria.

El proceso de capacitación se puede acometer de dos modos.

 Primero, el que se produce por y dentro el mismo grupo de trabajo; se da
un intercambio que fomenta el aprendizaje a través de experiencias
compartidas. En este aspecto, la capacitación de saberes es inherente al
oficio específico de cada trabajador.
  Segundo, la que es acometida por una persona ajena al ámbito de la
organización. Por ejemplo, facilitadores externos de empresas
especializadas en el área. Se capacita al personal de una empresa para
alcanzar la satisfacción por el trabajo que realiza; pues si un empleado no
está satisfecho con la labor que lleva a cabo no podrá efectuar un trabajo
eficiente.

El proceso de capacitación es un proceso continuo. El mismo está constituido de

cinco pasos, a que continuación mencionamos:

1. Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los

conocimientos y desempeño.

2. Diseñar la forma de enseñanza: Se elabora el contenido del programa, folletos,

libros, actividades…

3. Validación: Se eliminan los defectos del programa y se hace una presentación

restringida a un grupo pequeño de personas.

4. Aplicación: Se dicta el programa de capacitación.

5. Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.

PROCESO DE ADIESTRAMIENTO

El adiestramiento es un proceso educacional a corto plazo, mediante el cual las

personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos
definidos.

El adiestramiento es, en primer lugar, la educación profesional que adapta al

individuo para un cargo o función dentro de una organización. Éste implica la
transmisión de conocimientos, sea éste información de los productos, de los
servicios, de la organización, de la política organizacional… En segundo término,
implica un desarrollo de habilidades entendido como un entrenamiento orientado a
las tareas y operaciones que el personal va a ejecutar.

Se realiza cuando un trabajador tiene poca experiencia o se contrata para un

trabajo que le es totalmente nuevo. Una vez que los trabajadores han sido
incorporados a una empresa, ésta tiene el compromiso de desarrollar en ellos
actitudes y conocimientos indispensables para que cumplan bien su labor.

El adiestramiento de personal, además de completar el proceso de selección,

orienta al nuevo trabajador o empleado sobre las características y particularidades
propias del trabajo a ejecutar. Ofrece al trabajador la oportunidad de actualizar y
renovar sus conocimientos, para que estén a tono con los avances técnicos.

En este sentido, el adiestramiento consiste en proporcionar o fortalecer los

conocimientos que el individuo necesita para el eficiente desempeño de sus
actividades laborales; de acuerdo con los cambios tecnológicos, los nuevos
requerimientos de procesos de trabajo en la organización.

Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera organizada.

El adiestramiento está orientado de manera directa a las tareas y operaciones que
van a ejecutarse.

Los programas de adiestramiento constituyen una herramienta para lograr que el

personal adquiera los conocimientos necesarios, que le permitan ampliar y
desarrollar las aptitudes para ejecutar el trabajo en forma eficiente. Los programas
de adiestramiento constituyen un factor relevante en el mejoramiento de los
niveles de productividad. Lo cual implica la puesta en práctica de un conjunto de
elementos que favorecen el desenvolvimiento laboral de los trabajadores, por
medio del suministro de un conjunto de herramientas que facilitan la realización de
las actividades, mediante el desarrollo intensivo y continuo de habilidades que
favorecen el logro de los objetivos establecidos para alcanzar la eficiencia
organizacional.
En los programas de adiestramiento existen varias técnicas, una que se aplica es
el método de los cuatro pasos:
Prepare al trabajador.
Muéstrele el trabajo.
Póngalo a prueba.
Sígalo en la práctica.

Un método alternativo es el siguiente:

El instructor dice y hace.
El instructor dice y el alumno hace.
El alumno dice y el instructor hace.
El alumno hace y dice.

Existen varios tipos de adiestramientos, entre éstos tenemos:

 Inducción: Es la orientación general que se le da al empleado para
adecuarlo al puesto, al grupo y a la institución. Este tipo de formación tiene
la meta de crear una actitud favorable del empleado y facilitar su proceso
de integración.
 Adiestramiento a través de la experiencia: Consiste en reunir un grupo de
personas en base a tareas o áreas similares para intercambiar
experiencias, métodos y recursos. En tales espacios se debe establecer un
flujo informativo precisando objetivos, expectativas, dinámicas,
metodología, aspectos organizativos y el código para el análisis. Este tipo
de formación es útil, pues de la experiencia de los individuos o grupos se
enriquece el trabajo y se comparten vivencias significativas.
 Adiestramiento "en" y "para" la organización: Consiste en desarrollar al
máximo el potencial humano de la institución, por vía de la implementación
de un sistema de educación permanente que abarque las siguientes
etapas:
 Preparación y actualización para el mejor desempeño del
cargo.
  Preparación para otros cargos que pudiera ocupar el
empleado.
 Preparación para el desarrollo general integral.
 Los objetivos del adiestramiento, son los siguientes:
 Incrementar la productividad.
 Promover la eficiencia del trabajador, sea obrero, empleado o
funcionario.
 Proporcionar al trabajador una preparación que le permita
desempeñar su puesto con mayor responsabilidad.
 Promover un ambiente de mayor seguridad.
 Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más
satisfactorias, mediante los intercambios personales surgidos
con ocasión del adiestramiento.
 Promover el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.
 Contribuir a reducir los movimientos de personal, tales como
renuncias y destituciones.
 Contribuir a reducir las quejas de empleados proporcionando
una ética de trabajo más elevada.
 Facilitar la supervisión de personal.
 Promover los ascensos sobre la base del mérito personal.
 Contribuir a la reducción de los accidentes de trabajo.
 Reducir el costo de operación.

PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

Los programas de capacitación son la traducción de las expectativas y

necesidades de una organización en determinado periodo de tiempo. Éste
corresponde a la realidad que se espera concretar efectivamente en un
determinado plazo y, por lo mismo, debe estar vinculada a los recursos
disponibles y las disponibilidades organizacionales.
Para la elaboración de un programa de capacitación se pueden considerar, por lo
menos, tres criterios:

1. Distribución personalizada de los recursos: El énfasis se enfoca en lograr que la

mayor cantidad de funcionarios participen de la capacitación. Implica determinar el
presupuesto disponible y sobre esa base asignar la capacitación, se prioriza la
cobertura de las actividades que se aprueben.

2. Distribución centrada en la capacitación específica: Aquella destinada a resolver

brechas de competencias que están dirigidas a debilidades de la organización. Las
acciones se orientan, a veces, a temas que están alejados de los intereses y
motivaciones de los funcionarios.

3. Distribución orientada a la capacitación específica, que también da cuenta de la

capacitación general: En este tipo de escenarios los procesos de detección de
necesidades dan cuenta de toda su fortaleza, en la medida que han sido capaces
de considerar, sin exclusiones previas, todas las perspectivas y expectativas
vigentes en la organización.

Es preciso concordar que los programas de capacitación comprenden cuatro

subsistemas:
1. Detección de las necesidades de capacitación.
2. Diseño del programa de capacitación.
3. Ejecución de la capacitación.
4. Evaluación de los resultados de la capacitación.

Para desarrollar el segundo componente resulta ineludible abordar previamente el

tema de la identificación de las materias para las cuales se precisa capacitación.
Por lo cual, se deben articular en torno a un programa que concuerde con las
prioridades de la organización.De allí que los programas de capacitación exigen
una planificación que incluye los siguientes aspectos:
  Enfoque de una necesidad especifica cada vez.
 Definición clara del objetivo de la capacitación.
 División del trabajo a ser desarrollado.
 En módulos, paquetes o ciclos.

Elección de los métodos de capacitación considerando la tecnología disponible.

Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación,

como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o
herramientas necesarias, materiales, manuales, etc.

Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado.

Se debe considerar:
 Número de personas.
 Disponibilidad de tiempo.
 Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.

Características personales de comportamiento.

 Local donde se efectuará la capacitación considerando las alternativas en el
puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
 Periodicidad de la capacitación considerando el horario más oportuno o la
ocasión más propicia.
 Calculo de la relación costo-beneficio del programa.
 Control y evaluación de los resultados considerando la verificación de
puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones en el programa para
mejorar su eficiencia.

Una vez determinada la naturaleza de las habilidades, los conocimientos o

comportamientos terminales deseados como resultado de la capacitación, el
siguiente paso es la elección de las técnicas que van a utilizarse en el programa
de capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje
En resumen, los programas de capacitación, sean éstos a medio o largo plazo,
poseen siguientes las fases:

 Investigar y analizar el programa a implementar.

 Diagnosticar la situación.
 Planificar y proponer una serie de acciones para solucionar el problema.
 Poner en marcha las acciones.
 Seguir la evolución la evolución de programa.
 Adaptar y corregir.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA CAPACITACIÓN

El contenido de la capacitación involucra cuatro tipos de cambios de

comportamiento, a saber:
1. Transmisión de informaciones: Distribuir información entre los entrenados como
un cuerpo de conocimientos.
2. Desarrollo de habilidades: Destrezas y conocimientos directamente
relacionados con el desempeño del cargo actual. Es una capacitación orientada de
manera directa a las áreas y operaciones del trabajador.
3. Desarrollo de actitudes: Se refiere al cambio de actitudes negativas por
actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación,
desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión.
4. Desarrollo de conceptos: la capacitación puede estar conducida a elevar el nivel
de abstracción y conceptualización de ideas, ya sea para facilitar la aplicación de
conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de generalización.

El contenido de los programas de capacitación conlleva a establecer principios

fundamentales inherentes a éstos, entre los cuales tenemos:
 Las necesidades de las personas.
 El crecimiento individual.
 La participación como aprendizaje activo.
 La capacidad para dar respuestas a necesidades de la realidad y la
posibilidad de aplicarlas a la vida cotidiana.

 Los conocimientos y experiencias de los participantes revalorizan y

refuerzan el aprendizaje existente, al incorporar nuevos conocimientos.
 La capacitación en equipo que permite mayor posibilidad de interacción e
intercambio.
 Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de
la organización.
 Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en
sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales la
persona puede ser considerada.
 Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales
están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su
motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y
gerencia.
 El individuo debe acompañar los resultados de su desempeño.
 La persona aprende mejor cuando está motivado para aprender.
 La distribución de los periodos de aprendizaje debe considerar la fatiga, la
monotonía y los periodos adecuados para la asimilación de lo aprendido.
 El ejercicio y la práctica son indispensables para el aprendizaje y la
retención de habilidades.
 El aprendizaje eficiente depende de la utilización de técnicas adecuadas.
 Ayuda al individuo en la solución de problemas y en la toma de decisiones.
 Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
 Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
 Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
 Permite el logro de metas individuales.
  Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Con respecto a las organizaciones, tenemos que:

 Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.

 Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
 Eleva la moral de la fuerza de trabajo.
 Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.
 Crea mejor imagen.
 Mejora la relación jefes-subordinados.
 Es un auxiliar para la comprensión y adopción de políticas.
 Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
 Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.
 Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.
 Incrementa la productividad y calidad del trabajo.
 Ayuda a mantener bajos los costos.
 Desarrolla el sentido de responsabilidad hacia la empresa.
 Logra que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de
sus puestos.
 Mantiene a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados.
 Mejora las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la
empresa.
 Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.
 Ayuda en la orientación de nuevos empleados.
 Proporciona información sobre disposiciones oficiales.
 Hace viables las políticas de la organización.
 Alienta la cohesión de grupos.
 Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.
 Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.
INTEGRACIÓN DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN

Cuando se desarrolla un plan de capacitación se está enseñando a alguien un

nuevo conocimiento acrecentando el valor de esa persona en la organización. La
capacitación tiene que aportar el conocimiento necesario para realizar tareas
específicas e infundir el deseo de llevarla a feliz término.

Se utilizará la información del análisis para diseñar los programas y plan de

capacitación y desarrollo. El análisis mostrará el tipo de habilidades, y, por tanto,
de capacitación que se requieren. El análisis es útil para asegurar que todas las
actividades estén asignadas a posiciones específicas. El análisis reporta como las
actividades y los conocimientos requeridos han sido identificados, lo que amerita
un plan de capacitación.