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    Contabilidad de Agencias y Sucursales

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    Rosario Maldonado
    El documento describe los conceptos y operaciones contables de agencias y sucursales. Las agencias dependen financiera y administrativamente de la casa matriz, mientras que las sucursales tienen mayor autonomía aunque siguen bajo el control de la casa matriz. La contabilidad de las agencias es más simple, mientras que las sucursales llevan contabilidad propia y también se registran en los libros de la casa matriz. Se explican los asientos contables más comunes para registrar transacciones entre la casa matriz, agencias y sucursales.

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    El documento describe los conceptos y operaciones contables de agencias y sucursales. Las agencias dependen financiera y administrativamente de la casa matriz, mientras que las sucursales tienen mayor autonomía aunque siguen bajo el control de la casa matriz. La contabilidad de las agencias es más simple, mientras que las sucursales llevan contabilidad propia y también se registran en los libros de la casa matriz. Se explican los asientos contables más comunes para registrar transacciones entre la casa matriz, agencias y sucursales.

    Título original

    CONTABILIDAD DE AGENCIAS Y SUCURSALES

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    El documento describe los conceptos y operaciones contables de agencias y sucursales. Las agencias dependen financiera y administrativamente de la casa matriz, mientras que las sucursales tienen mayor autonomía aunque siguen bajo el control de la casa matriz. La contabilidad de las agencias es más simple, mientras que las sucursales llevan contabilidad propia y también se registran en los libros de la casa matriz. Se explican los asientos contables más comunes para registrar transacciones entre la casa matriz, agencias y sucursales.

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    Contabilidad de Agencias y Sucursales

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    El documento describe los conceptos y operaciones contables de agencias y sucursales. Las agencias dependen financiera y administrativamente de la casa matriz, mientras que las sucursales tienen mayor autonomía aunque siguen bajo el control de la casa matriz. La contabilidad de las agencias es más simple, mientras que las sucursales llevan contabilidad propia y también se registran en los libros de la casa matriz. Se explican los asientos contables más comunes para registrar transacciones entre la casa matriz, agencias y sucursales.

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    CONTABILIDAD DE AGENCIAS Y SUCURSALES.

    Concepto y generalidades.
    Las agencias y sucursales son extensiones que establece la empresa, con el fin de
    abarcar un mercado geográfico mayor y a una clientela más numerosa. Mediante ellas la
    empresa logra también extender las acciones de sus ventas, mucho más allá del radio de
    influencia de su departamento de ventas central y, por lo tanto, logra así sacar mayor
    provecho a sus inversiones de capital.

    Modo de operar de las agencias.

    Las agencias son comparables a agentes de vendedores de la casa principal (casa


    matriz) de la cual dependen totalmente, tanto en lo financiero, como en lo administrativo.
    La agencia promueve las ventas y coloca los pedidos. La casa matriz estudia y aprueba, o
    niega, sus créditos, factura y despacha los pedidos colocados por la agencia, a la vez que
    controla y efectúa los cobros.

    La contabilidad de las agencias.

    La agencia no ha de llevar contabilidad por partida doble. Le bastará con llevar un


    “libro de caja” en el cual registrará los pagos menores efectuados con el “fondo fijo de caja
    chica”. Antes de que se agote tal fondo, la agencia presentará a la casa central una “relación
    de pagos”, acompañada de sus respectivos comprobantes, a fin de que la casa matriz le
    reintegre el faltante de fondo fijo operativo.
    La casa matriz será la encargada de la contabilidad de las agencias, en este sentido,
    puede llevarla integrada a su propia contabilidad, o medianamente separada; a fin de
    conocer mejor sus resultados y tener un mayor control sobre la agencia.
    Ejemplo de cómo se registran las operaciones más comunes de una agencia en el
    libro diario de la casa matriz:
    a) Al dotarla del fondo fijo de caja chica:

    Mes Día Descripción Debe Haber


    01 02 Caja chica de agencia 1 2.000,00
    Banco de Venezuela 2.000,00

    b) Al enviarle mercancías de muestras:

    Mes Día Descripción Debe Haber


    01 05 Mercancías en agencia 1 10.000,00
    Inventario de Mercancías 10.000,00
    c) Para registrar las ventas de la agencia:

    Mes Día Descripción Debe Haber


    01 10 Cuentas por Cobrar clientes 16.000,00
    Ventas de la agencia 1 16.000,00

    d) Al efectuar reembolso a la caja chica de la agencia, según sus comprobantes:

    Mes Día Descripción Debe Haber


    01 15 Gastos varios de la agencia 1 100,00
    Luz, agua, teléfono de la agencia 1 100,00
    Banco de Venezuela 200,00

    e) Cuando la casa matriz paga los gastos de la agencia.


    Mes Día Descripción Debe Haber
    01 15 Sueldos de la agencia 1 3.000,00
    Alquileres de la agencia 1 1.000,00
    Banco de Venezuela 4.000,00

    f) Asientos de ajuste y cierre:

    Mes Día Descripción Debe Haber


    01 31 Costo de ventas de la agencia 1 10.000,00
    Inventario de mercancías 10.000,00

    01 31 Ventas de la agencia 1 16.000,00


    Costo de ventas de la agencia 1 10.000,00
    Gastos varios de la agencia 1 100,00
    Luz, telf., agua de la agencia 1 100,00
    Sueldos de la agencia 1 3.000,00
    Alquileres de la agencia 1 1.000,00
    Pérdidas y ganancias de la agencia 1 1.800,00
    Modo de operar de las sucursales.

    En sus actuaciones la sucursal se comporta como si fuera una empresa distinta. Sin
    embargo, es administrada y controlada plenamente por la casa matriz, la cual es quien dicta
    la política que se debe seguir, también supervisa su gestión de negocios. Las sucursales
    no tienen mucha libertad de operación, ya que las mismas tienen como finalidad el estímulo
    y la promoción.
    La sucursal promueve las ventas, coloca y efectúa los pedidos, y los despacha ella
    misma, concede y administra los créditos y realiza la cobranza de los mismos, maneja sus
    propios fondos de efectivo, con las limitaciones que le imponga la casa matriz, por ejemplo:
    aprobar pagos de montos elevados.

    La contabilidad de las sucursales.

    La contabilidad de las sucursales es más compleja, puesto que incidirán en dos


    contabilidades: en la de la sucursal misma y en la de la casa matriz, a su debido tiempo.
    Aunque, también podría suceder que se lleve una contabilidad única, en la casa matriz,
    pudiendo ser los registros en los mismos libros de la casa matriz o en libros separados.
    Para el caso de llevar libros separados en la sucursal y en la casa matriz, se
    establecerán cuentas de enlace entre las dos contabilidades, tales como “sucursal primera”
    en el libro de la casa matriz y la de “casa matriz” en el de la sucursal, esta última cuenta
    vendrá a ser la “cuenta capital” de la sucursal, y como tal se manejará a los efectos de la
    contabilidad, es decir, se le cargarán todas las remesas que la sucursal efectúe a la casa
    matriz y las pérdidas experimentadas por dicha sucursal.
    En contraposición, se le abonarán las remesas, que la casa matriz realice a la
    sucursal y las ganancias que la sucursal obtenga en cada ejercicio económico, de esta
    manera, al cierre de cada ejercicio económico, la cuenta de “pérdidas y ganancias” de la
    contabilidad de la sucursal, se cancelará contra la cuenta de “casa matriz”, mediante un
    verdadero asiento de capitalización. Mientras que en la contabilidad de la casa matriz
    aparecerá la cuenta “sucursal de...”, una para cada sucursal, a esta cuenta se le cargarán
    todos los aportes y remesas que la casa matriz, efectúe a la sucursal al igual que las
    utilidades o pérdidas que obtenga la misma.

    En el ejemplo que se presenta a continuación, el método que se usa para facturar es


    al precio de costo:

    DIARIO DE LA CASA MATRIZ DIARIO DE LA SUCURSAL


    Descripción Debe Haber Descripción Debe Haber
    A Sucursal Cumaná 900,00 Remesas de la casa 960,00
    matriz
    Remesa a sucursal 900,00 960,00
    Casa matriz
    Cumaná
    P/R envío de mercancías a la sucursal. P/R recepción de mercancía.

    B Sucursal Cumaná 200,00 Banco Banesco 200,00


    Banco de Venezuela 200,00 Casa Matriz 200,00
    P/R Envío de dinero a la sucursal P/R recepción de dinero de casa matriz
    C Cuando la sucursal compra mercancías Compras 500,00
    a crédito (casa matriz no efectúa Cuentas por pagar 500,00
    registros) P/R compras de mercancía a crédito

    D Cuando la sucursal abona a la cuenta de Cuentas por pagar 150,00


    mercancías a crédito (casa matriz no Banco de Venezuela 150,00
    efectúa registros) P/R abono a cuenta por pagar

    E Cuando la sucursal vende mercancía al Banco Banesco 800,00


    contado (casa matriz no efectúa Ventas 800,00
    registros) P/R Ventas al contado

    F Cuando la sucursal vende mercancía a Cuentas por cobrar 450,00


    crédito (casa matriz no efectúa Ventas 450,00
    registros) P/R Ventas al contado

    G Gastos varios (anexo) 40,00


    Cuando la sucursal paga gastos varios
    Banco Banesco 40,00
    (casa matriz no efectúa registros)
    P/R pago de gastos varios.

    H Sucursal Cumaná 60,00 Gastos Varios 60,00


    Banco de Venezuela 60,00 Casa matriz 60,00
    P/R pago de gastos de Suc. Cumaná P/R Gastos pagados por casa matriz.

    I Banco Banesco 50,00


    Cuando la sucursal cobra a sus clientes
    Cuentas por cobrar 50,00
    (casa matriz no efectúa registros)
    P/R pago de clientes.

    J Banco de Venezuela 210,00 Casa matriz 210,00


    Sucursal Cumaná 210,00 Banco Banesco 210,00
    P/R dinero de la sucursal P/R envío de dinero a casa matriz

    Un Balance de Comprobación de las operaciones anteriores de la sucursal Cumaná sería:

    Descripción Debe Haber


    Remesas de la casa matriz 900,00
    Casa matriz 950,00
    Banco Banesco 700,00
    Compras 500,00
    Cuentas por pagar 400,00
    Ventas 1.250,00
    Cuentas por Cobrar 400,00
    Gastos Varios 100,00
    TOTALES 2.600,00 2.600,00
    Se aplica un porcentaje del 60% al costo de la mercancía vendida:
    Total Ventas Bs. 1.250,00
    Costo 60% Bs. 750,00
    Entonces los cálculos para determinar el inventario final serían
    Mercancía recibida de casa matriz: Bs. 900,00
    Mercancía comprada por la sucursal: Bs. 500,00
    Menos Costo de Merc. vendida Bs. 750,00
    Inventario Final Bs. 650,00
    Con esta información elaboramos los asientos de cierre en los libros de la Sucursal:

    Ventas 1.250,00
    Inventario final de mercancía 650,00
    Remesas Casa Matriz 900,00
    Compras 500,00
    Gastos Varios 100,00
    Ganancias y Pérdidas 400,00

    Registramos la utilidad:

    Descripción Debe Haber


    Ganancias y pérdidas 400,00
    Casa matriz 400,00
    P/R las utilidades obtenidas.

    En este caso, el Estado de Resultados, sería:

    SUCURSAL CUMANÁ
    ESTADO DE RESULTADOS
    01 al 31 de enero de 2XXX
    Ventas 1.250,00
    Menos: Costo de Ventas
    Remesas de casa matriz 900,00
    Más: compras 500,00 1.400,00
    Menos: Inventario final 650,00 750,00
    UTILIDAD BRUTA 500,00
    Menos: gastos varios 100,00
    UTILIDAD DEL EJERCICIO ANTES DE IMPUESTOS 400,00

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