1.1 Hojas de cálculo.

Introducción

HOJAS DE CÁLCULO. INTRODUCCIÓN

Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y versátil calculadora, la cual
no solo trabaja con números sino que también cuenta con funciones para tratamiento
de información y visualización de resultados. Su capacidad para la ejecución de
complejas funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en matemáticas,
estadística o economía.

QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO

Una HOJA DE CÁLCULO es un tipo de documento que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las
cuales se suelen organizar en una matriz de filas y columnas.
La CELDA es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan
los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Es posible realizar cálculos complejos con FÓRMULAS y/o FUNCIONES y dibujar
diferentes tipos de GRÁFICOS con los datos.
Los archivos llamados hojas de cálculo consisten en un número de hojas individuales,
(al menos una y generalmente más), conteniendo cada una de ellas un conjunto de
celdas, organizadas en filas y columnas. Una celda concreta se identifica por su
número de fila y letra de columna.
Las celdas contienen los elementos individuales (texto, números, fórmulas, etc.) que
permiten mostrar y manipular los datos.

ORÍGENES DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de cálculo.
Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de
cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y
reescribir una gran cantidad de pasos. Esto impulsó a Bricklin a pensar que podría
replicar el proceso en un ordenador. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja
de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC se convirtiese en una
herramienta imprescindible en el mundo de los negocios.
VisiCalc es ampliamente reconocida como el impulsor del rápido crecimiento de la
industria del ordenador personal. En lugar de hacer proyecciones financieras con
hojas de cálculo manuales y tener que hacer operaciones aritméticas con cada célula
individual, VisiCalc permite al usuario cambiar cualquier celda y obtener los resultados
de forma inmediata.

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ELEMENTOS BÁSICOSDE UNA HOJA DE CÁLCULO

Cuando se maneja una hoja de cálculo, se hace referencia constantemente a algunos
términos habituales y que es útil conocer. Los más importantes son:
£ Libro
Es el archivo que creamos, es decir, un conjunto de hojas de cálculo.
£ Hoja de cálculo
Cada una de las hojas que componen el libro. Contiene los datos, y/o
las formulas y funciones para manipular esos datos.
£ Fila
Es una hilera horizontal de celdas, representada por un número situado al lado
izquierdo de la hoja de cálculo.
£ Columna
Es una hilera vertical de celdas que tiene una letra del alfabeto adjudicada.
£ Celda
Es la intersección entre una fila y una columna. Se identifica por el número de su
fila y la letra de su columna. Por ejemplo la celda D3 es la celda de la intersección
de la columna D y de la fila 3.
En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y
también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.
£ Rango
Un rango es un conjunto de celdas que se utilizan para realizar una determinada
función.

COLUMNA B

CELDA D3
FILA 3
RANGO DE CELDAS

HOJAS DEL LIBRO

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OPERACIONES ARITMÉTICAS BÁSICAS EN HOJAS DE CÁLCULO

En una celda es posible realizar operaciones como suma, resta y multiplicación como si
fuera una calculadora electrónica, es decir, se introducen los valores numéricos
acompañados de los operadores aritméticos necesarios y se presiona la tecla Intro,
visualizando el resultado al instante.
Las hojas de cálculo introducen el concepto de ubicar cada número en una celda para
luego utilizarlas y plasmar su resultado en otra celda también. Una celda puede tomar
el valor de otra celda con solo introducir =celda1
Las cuatro operaciones básicas son : suma, resta, multiplicación y división
Cuando queremos sumar se usa =celda1+celda2, esta sencilla fórmula suma los números
seleccionados. Cuando queremos restar se hace el procedimiento anterior pero en vez
del signo de más ponemos un signo de menos, esta fórmula resta los números
seleccionados. Para multiplicar hacemos el mismo procedimiento pero usamos el signo
asterisco "*" y lo mismo para las divisiones, solo cambiamos el signo por "/"
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la resta, el producto y el
cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además funciones
predeterminadas para dicho fin.
FORMULA: Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3.
Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.
FUNCIÓN: Si hay muchas celdas involucradas usaremos funciones que permiten hacer
cálculos sobre varias celdas. Por ejemplo =SUMA(A1:A100) suma todas las celdas
desde la celda A1 hasta la celda A100, ambas incluidas.
En todos los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos
para que se analice esa celda, no como un dato, sino como una operación aritmética o
función.
Otro operador muy utilizado es el de exponente. Si se desea elevar el valor de una
celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^).
Por ejemplo: En la celda a1 introducimos el valor 9 y en la celda a2 el valor 3
Si en la celda a3 introducimos:
=a1+a2 el resultado que visualizará la celda a3 será 12
=a1-a2 el resultado que visualizará la celda a3 será 6
=a1*a2 el resultado que visualizará la celda a3 será 27
=a1/a2 el resultado que visualizará la celda a3 será 3
=a1^a2 el resultado que visualizará la celda a3 será 729

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NOCIONES DE CONSTANTES Y VARIABLES

Un par de conceptos de vital interés es el de constante y variable.
Para emplear una terminología simple, entenderemos por constante un número que
representa un valor fijo y conciso, que no variará.
Una variable en cambio, es una representación de un dato que puede no tener el mismo
valor siempre.
La hoja de cálculo puede, por supuesto, puede manipular de forma directa valores
específicos (constantes), de modo similar a una calculadora:
=(4*3)^2
Si los valores anteriores están en las celdas a1=4, a2=3, a3=4 se obtendrá el mismo
resultado al escribir
=(a1*a2)^a3
Es de uso habitual trabajar con constantes y variables simultáneamente:
=(a1*a2)^2
En la hoja de cálculo manipular variables equivale a manipular celdas.

FÓRMULAS
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno,
etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
£ Operadores aritméticos: se emplean para producir resultados numéricos.
Ejemplo: + - * / % ^
£ Operador tipo texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: &
£ Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Ejemplo: < > = <= >= <>

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£ Operadores de referencia: indican que el valor producido en la celda referenciada

debe ser utilizado en la fórmula.
Ejemplo: A3
£ Operador de rango: indicado con el signo de dos puntos (:), se emplea para indicar
un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5
£ Operador de unión: indicado por una coma (,) une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5

PRIORIDADES EN LAS OPERACIONES

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se
evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de
los operadores.
Ejemplo:
CELDA VALOR
a1 4
a2 3
a3 5
a4 =a1*a2+a3 El resultado es 17
a5 =a1*(a2+a3) El resultado es 32
£ Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la
resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis siguen una jerarquía básica: son siempre
ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de
los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay
expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes
las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de
comparación y por último las de operadores lógicos .
£ Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
Comparación Igualdad = Desigualdad <>
Menor que < Mayor que >
Menor o igual que <= Mayor o igual que >=

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£ Los operadores aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad:

(1) Primero se resuelven potencias y raíces
(2) Después las divisiones y multiplicaciones
(3) Y finalmente sumas y restas.
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es
resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando
se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es
resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
£ El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un
operador aritmético (sería el menos prioritario) pero es prioritario respecto a
todos los operadores de comparación.

FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores
específicos en un orden particular. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis
y si esta no se respeta el programa mostrará un mensaje de error.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas u otras
funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo: =SUMA(A1:B3;C4)
esta función equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3+C4

ARCHIVOS CSV
Las siglas CSV vienen del inglés "Comma Separated Values" y significan valores
separados por comas. Los archivos CSV son un tipo de documento en formato abierto
sencillo, para representar datos en forma de tabla,
Un archivo CSV es cualquier archivo de texto en el cual la información está delimitada
por un carácter determinado. Tradicionalmente se usa el carácter coma (,) pero
podemos usar cualquier carácter siempre que defina correctamente y sin
ambigüedades, la separación entre cada dato.
Los datos del archivo, hacen una especie de tabla en filas y columnas. Las columnas
quedan definidas por cada carácter separador, mientras que cada fila se define
mediante una línea adicional en el texto.
Es una forma muy sencilla de representar la información.

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Un ejemplo de un archivo CSV se ve en la siguiente imagen:

Se pueden crear archivos CSV con gran facilidad. Es por esto que los archivos .csv
están asociados directamente a la creación de tablas de contenido.
Un archivo CSV suele identificarse con las hojas de cálculo y bases de datos, que
organizan los datos en cuadrículas que conforman una tabla en filas y columnas.
Es habitual leer archivos CSV desde un programa de hojas de cálculo, ya que el
programa identifica automáticamente los separadores y forma la tabla sin tener que
hacer casi nada por nuestra parte.
Hay distintos separadores, usados con mayor o menor frecuencia dependiendo de la
región en la que estemos. Como las tablas se usan mayoritariamente para almacenar
valores numéricos, hay conflictos entre los formatos decimales de Europa (que se usan
comas) con los separadores de coma. Es por ello que en Europa suele usarse el punto y
coma, mientras que en EEUU y otros países de habla inglesa suele utilizarse la coma,
ya que ello usan el punto como formato decimal.
Los programas que utilizan los archivos CSV, permiten usar cualquier carácter como
separador, es responsabilidad indicarlo correctamente.
En caso de que necesites usar un separador como parte del contenido de una celda,
tendrás que usar comillas para abarcar tantos caracteres como quieras en dicha celda,
así el programa lo identificará como un solo bloque y le asignará una única celda.
Por ejemplo, en el mundo Unix-Linux, hay multitud de archivos de configuración que
utilizan el carácter dos puntos (:) para separar la información. Es por ello que es un
carácter muy utilizado como separador.

@rribi 7
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La facilidad de pasar de una tabla a CSV y viceversa, junto al poco espacio de

almacenamiento y exigencias de cómputo que requieren, hace que estos archivos sean
prácticamente universales.
La parte "mala" de esto es que los archivos CSV tan solo admiten datos "en crudo", es
decir, no podremos seleccionar ningún formato de tabla que queramos visualizar una
vez lo abramos. Estas propiedades son ajenas al documento y son tratadas desde el
programa con el que abramos el archivo CSV.

¿PARA QUÉ SIRVEN ESTOS ARCHIVOS?

Normalmente para importar o exportar datos desde hojas de cálculo o bases de datos.
Los programas de hojas de cálculo más habituales te dan la opción de exportar tus
archivos en este formato, con la opción de “guardar como”.
También detectan un archivo CSV al intentar abrirlo, y nos preguntan ciertos valores,
como cual es el carácter separador, o que comillas usamos para hacer bloques de
información… para importar los datos y convertirlos al formato adecuado.
Como ejemplo, en la siguiente imagen se ve el cuadro de dialogo que presenta Calc
cuando queremos abrir un archivo de este tipo:

En este caso, el separador utilizado es el carácter dos puntos (:).

@rribi 8