Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel.

1.1. Iniciar Excel

1.2. La pantalla inicial
1.3. Las barras
1.4. La ayuda
Unidad 6. Las funciones
Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel 6.2. Introducir funciones
2.1. Conceptos de Excel 6.3. Autosuma y funcionas más frecuentes
2.2. Movimiento en la hoja 6.4. Insertar función
2.3. Movimiento en el libro 6.5. Funciones lógicas
2.4. Introducir datos 6.6. Funciones de búsqueda y referencia
2.5. Tipos de datos 6.7. Funciones estadísticas
2.6. Errores en los datos 6.8. Otras funciones

Unidad 3. Manipulando celdas Unidad 7. Gráficos

3.1. Selección de celdas 7.1. Crear gráficos
3.2. Mover y Copiar celdas 7.2. Añadir una serie de datos
3.3. Borrar celdas 7.3. Características y formato del gráfico
7.4. Modificar la posición de un gráfico
Unidad 4. Formato de celdas 7.5. Los minigráficos
4.1. Fuente y alineación
4.2. Bordes y rellenos Unidad 8. Impresión
4.3. Copia rápida de formato 8.1. Vista Diseño de página
4.4. Formato de los valores numéricos 8.2. Configurar página
4.5. Formato condicional 8.3. Encabezado y pie de página
8.4. Imprimir
Unidad 5. Los datos
5.1. Eliminar filas duplicadas
5.2. Validación de datos
5.3. Ordenar datos
5.4. Buscar y reemplazar datos

Mª Carmen Morales Sánchez

 Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel

Excel 2016 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra integrada en el
conjunto ofimático de programas Microsoft Office.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos.

1.1. Iniciar Excel

Es posible hacerlo de varias formas:

 Hacer clic sobre el botón Inicio > Todas las aplicaciones > Excel 2016

 Creando un acceso directo en el Escritorio. Seguir los pasos anteriores, hacer clic sobre Excel 2016 y
arrastrarlo al Escritorio.

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Al hacer clic en Libro en blanco se

mostrará la hoja de cálculo.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 1

1.3. Las barras

 La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando se crea
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que sea guardado y se le asigne un nombre.
En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar, Maximizar y Cerrar.

 La barra de acceso rápido

Contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse. Para ello, desplegar la opción Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la
derecha de los botones descritos. En el desplegable que aparece, al hacer clic en una opción se marcará y
aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, al hacer clic de nuevo sobre ella, se eliminará de la
barra. Si no se encuentra la opción en la lista, seleccionar Más comandos...

 La cinta de opciones

Contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, se
accede a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas
se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Además, cuando se trabaja con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: son las fichas
de herramientas. Por ejemplo, al seleccionar un gráfico, aparece la ficha Herramientas de gráficos, que
ofrecerá botones concretos para modificar gráficos.

Si en algún momento se quiere ocultar o inhabilitar alguna ficha, es posible hacerlo desde el menú Archivo
> Opciones > Personalizar cinta de opciones.

Al hacer doble clic sobre cualquier pestaña, la barra se ocultará para disponer de más espacio de trabajo. Las
opciones volverán a mostrarse al hacer clic de nuevo en cualquier pestaña. También se pueden
mostrar u ocultar desde el botón rectangular con una flecha, que se encuentra en la zona

Mª Carmen Morales Sánchez Página 2

superior.
 La barra de fórmulas

Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde se está situado.

 La barra de etiquetas

Permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

 Las barras de desplazamiento

Permite moverse a lo largo y ancho de la hoja. Simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con
el ratón, o hacer clic en los triángulos.

 La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
desplazando el marcador o pulsando los botones + y -, y tres botones para cambiar de vista (forma en que se
visualiza el libro).

1.4. La ayuda

Existen varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

 Utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente

 Utilizar la tecla F1 del teclado.

 Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un dato del libro de trabajo y pulsar Búsqueda
inteligente que proporcionará información sobre dicho término a través del buscador Bing de Internet.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 3

 Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel

2.1. Conceptos de Excel

 Un libro de trabajo es el archivo que se crea con Excel, es decir, todo lo que se haga en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Pero, en ningún caso, el nombre asignado significa que el archivo ya se encuentra
guardado. Este nombre aparece en la barra de título de la parte superior de la ventana

Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio, constará sólo de 1 aunque el número
puede variar entre 1 y 255. En la parte inferior
de la ventana se encuentran las diferentes
hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas,
según se vayan agregando, serán nombradas Hoja1, Hoja2...

 La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para trabajar con gran cantidad de números y realizar cálculos u operaciones.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por

columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra
por letras, por ejemplo A, B, C,...

Cada fila se numera y es la selección

horizontal de un conjunto de celdas.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con la letra de la columna a la que
pertenece y, a continuación, el número de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar, dicha celda se denomina Celda
activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 4

2.2. Movimiento en la hoja.

Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce

con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre
de columna y fila en el cuadro de nombres, a la izquierda de
la barra de fórmulas, y pulsar INTRO.

Siempre se puede utilizar el ratón, moviéndose con las barras de desplazamiento.

2.3. Movimiento en el libro

Dentro del libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 aunque se
pueden agregar más haciendo clic sobre el botón

Para moverse por las distintas hojas del libro de trabajo, se puede utilizar la barra de etiquetas.

En el caso del ejemplo se han agregado nuevas hojas, hasta un total de 8, siendo la hoja activa en la que se
está situado. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, al hacer clic sobre la pestaña
Hoja3 se pasará a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, habrá que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y aparecerán
desactivados.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 5

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos,
los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se

van a introducir los datos y teclear los
datos.

Aparecerán en dos lugares: en la celda

activa y en la Barra de Fórmulas.

Para validar los datos introducidos en la celda se pueden utilizar cualquiera de los tres métodos siguientes:

 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y la celda activa pasa a ser la que se encuentra por
debajo.
 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, al pulsar FLECHA DERECHA será la celda contigua
hacia la derecha.

 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor
para introducirlo en la celda, pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si al introducir una nueva información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

En ocasiones, es posible que interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar
INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y se pasa a la celda inferior. Para
que esto no ocurra hay que pulsar ALT+INTRO.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 6

2.5. Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, se pueden introducir distintos TIPOS DE DATOS:

A) VALORES CONSTANTES. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser texto,
número, o una fecha u hora.

 Texto. Puede incluir letras, dígitos y otros caracteres especiales. El texto aparece, por defecto, alineado
a la izquierda en la celda.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si el texto no cabe en la celda, para visualizarlo
se utilizan las adyacentes que están en blanco a su derecha, no obstante, el texto se almacena únicamente
en la primera celda.

 Números. Se pueden incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e €. Por
defecto, los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Los signos (+) delante de los números se ignoran y, para escribir un número negativo, éste tiene que ir
precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en
contabilidad.

Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero
no en la barra de fórmulas.

Al introducir fracciones (como 1/4, 6/89), hay que escribir primero un cero para que no se confundan con
números de fecha.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10
elevado a 5).

Si un número no cabe en su celda, como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.

 Fecha u hora. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también
aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2028, sólo será necesario introducir
los dos últimos dígitos del año. Sin embargo, para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho
rango, necesariamente se debe introducir el año completo.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 7

 B) FÓRMULAS. Es una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de otros valores.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

 Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS Para obtener resultados numéricos +-*/%^

OPERADOR TIPO TEXTO Para concatenar celdas que contengan texto &

Comparan valores y proporcionan un valor lógico

< > = <= >=
OPERADORES DE COMPARACIÓN (verdadero o falso) como resultado de la
<>
comparación

Indican que el valor obtenido en la celda referenciada debe ser utilizado en la

fórmula. Pueden ser:

OPERADORES DE  Operador de rango indicado por dos puntos (:), señala un rango de
REFERENCIA celdas. Ejemplo: A1:G5

 Operador de unión indicado por un punto y coma (;), une los valores de
dos o más celdas. Ejemplo A1;G5

 Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se
resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Las operaciones de potenciación se efectúan en primer lugar.

Los cálculos de multiplicación y división, en segundo lugar.
La adición y la sustracción, en último lugar
Si hay más de un cálculo en la misma categoría, excel los evalúa de izquierda a derecha

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes
de una expresión antes que otras, pues las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que
las que están fuera.

 Para desarrollar operaciones más complicadas, Excel permite añadir cálculos predefinidos a las fórmulas,
los cuales se realizan mediante funciones. A diferencia de las fórmulas, cuando se utilizan funciones, no
son necesarios los operadores aritméticos-

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis; si no se respeta Excel mostrará un mensaje de error. Los
argumentos o valores de entrada de una función van siempre entre paréntesis. (sin espacios antes ni
después) y pueden ser valores constantes (número o texto), nombres de celdas, fórmulas o funciones.
Además, los argumentos deben separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo: La función =SUMA(A1:B3) Esta función equivale a la fórmula =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Mª Carmen Morales Sánchez Página 8

2.6. Errores en los datos

Al introducir una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error,
el contenido que aparece en la celda puede ser:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando se ha suprimido una celda o rango cuyas referencias están incluídas en una fórmula.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

Ejercicios 2.1 y 2.2

Mª Carmen Morales Sánchez Página 9

 Unidad 3. Manipulando celdas

3.1. Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, hay que seleccionarlas.

La forma del puntero del ratón al seleccionar celdas es una cruz gruesa blanca.

 Selección de una celda: Hacer clic sobre ella.

 Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes,

pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantenerlo
pulsado mientras se arrastra hasta la última celda. Las celdas seleccionadas aparecen
con un marco alrededor y cambian de color.

También se puede seleccionar un rango haciendo clic sobre una celda y, manteniendo pulsada la tecla
Mayús (Shift), pulsar la otra.

 Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a

seleccionar.

 Selección de una fila: Hacer clic en el

identificativo izquierdo de la fila.

 Selección de una hoja entera: Hacer clic sobre el botón superior

izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la
fila 1.

 Selección de celdas NO contiguas.

Realizar la selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con
celdas, columnas o filas.

3.2. Mover y Copiar celdas

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. La operación de Cortar
desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y, la operación de Pegar copiará la
información del portapapeles al lugar donde se está situado.

Copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. La operación de Copiar copiará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y, la operación de Pegar copiará la información del portapapeles
al lugar donde se está situado.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 10

Al seleccionar las celdas y hacer clic en Copiar aparece una línea punteada que significa que la información
se ha copiado en el portapapeles. Para quitar esta línea de marca, pulsar la tecla ESC. Mientras esté la línea
de marca se puede volver a pegar sin necesidad de volver a copiar.

 Copiar en celdas adyacentes

Existe un método rápido para copiar en celdas adyacentes que utiliza el autorrelleno.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que esta última sea adyacente a la selección a
copiar, seguir los siguientes pasos:

1) Seleccionar las celdas a copiar.

2) Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro; es el
controlador de relleno (el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra).

3) Pulsar el botón del ratón y

arrastrarlo hasta donde se quiera
copiar el rango. Después de soltar
el botón del ratón aparecerá en la
esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el icono de
Opciones de autorrelleno. Desplegando el botón se puede elegir el tipo de copiado:

Si lo copiado es una fórmula o un valor cualquiera, se realizará la copia normal; sin embargo, existen series
que modificarán la operación normal de copiado. Ejemplos:

 Al copiar una celda cuyo contenido es Enero en la celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarán la
secuencia de meses: Febrero, Marzo, …
 Si se copia una celda cuyo contenido es una fecha, por ejemplo,
22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68,
24/07/68, ...
 Lo mismo ocurre con las horas; si se copia una celda con, por ejemplo,
la hora 10:00, las copiadas seguirán 11:00, 12:00, …

Cuando se copian fechas las opciones de relleno pasan a ser las

siguientes:

Existen otras series, como las numéricas. Ejemplos:

 Si en la celda A1 está el valor 1 y en B1 el valor 2, al seleccionar las dos celdas y copiar con el controlador
de relleno, en las celdas adyacentes se seguirá la serie 3, 4, 5, ...
 Si en vez de 1 y 2 los valores son 2 y 4, la serie de las celdas adyacentes seguirá con números pares.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 11

Cuando se copian celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, por ejemplo =A2+3, la
fórmula variará. Esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que se denominan
REFERENCIAS RELATIVAS: son relativas a la celda que las contiene. Así, si en la celda B3 está la fórmula
=A2+3 y se copia la celda B3 a la celda B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3.

A veces puede que no interese la actualización anterior a la hora de trabajar; por ello, existen otros tipos de
referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula hay que poner el
signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por
ejemplo =$A$2 y así, aunque se copie la celda, nunca variará la
referencia.

Para indicar una referencia mixta, hay que poner el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que se quiera fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

 Pegado Especial

En ocasiones puede interesar copiar el valor de una celda sin la fórmula, o

copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir
los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad la proporciona el Pegado
especial. Para ello:

Copiar las celdas y, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio,

hacer clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con
más opciones para pegar. Elegir elegir Pegado especial....

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que habrá que activar

las opciones que se adapten al pegado que se quiera realizar:

3.3. Borrar celdas

Para borrar el contenido de una celda, seleccionar la celda o rango de celdas

a borrar y desde la pestaña Inicio escoger la opción Borrar. Aparecerá un
submenú en el que habrá que seleccionar una de las opciones disponibles.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda consiste en seleccionarla y

pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de
la celda.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 12

 Unidad 4. Formato de celdas

4.1. Fuente y Alineación

Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, se pueden utilizar los cuadros de diálogo o la
cinta de opciones. En cualquier caso, previamente habrá que seleccionar el rango de celdas a modificar.

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio hacer clic en la flecha que se encuentra al pie de
la sección Fuente. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de
celdas, y más concretamente, la pestaña Fuente. Una vez elegidas
las opciones deseadas, hacer clic en Aceptar.

Para cambiar la alineación de los datos hacer clic en la

flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Alineación del texto Horizontal: Alinea

el contenido de las celdas respecto de la
anchura de las celdas.

Alineación del texto Vertical: Alinea el

contenido de las respecto de la altura de
las celdas.

Orientación: Permite cambiar el ángulo

del contenido de las celdas desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a
90º en sentido de las agujas de un reloj.
Excel ajusta automáticamente la altura de
la fila para adaptarla a la orientación.

Ajustar texto: Por defecto, si se introduce un texto que no cabe en una celda, se utilizan las celdas
contiguas para visualizarlo. Si se activa esta opción, el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta. Para ello, se incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias
filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Al activar esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 13

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.
En la Cinta de opciones se encuentran los botones que permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma más rápida.

4.2. Bordes y rellenos

Excel permite crear líneas en los bordes

o lados de las celdas.

Seleccionar el rango de celdas. En la

pestaña Inicio hacer clic en la flecha que
se encuentra bajo la sección Fuente. En el
cuadro de diálogo, hacer clic sobre la
pestaña Borde.

Excel también permite sombrear las celdas

de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás. Para ello, hacer clic sobre la pestaña
Relleno.

Una vez elegidas las opciones deseados,

hacer clic en Aceptar

Ejercicio 4.1 y 4.2

En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos se encuentran los botones Dar formato
como tabla y Estilos de celda.

Desde el botón Estilos de celda, al hacer clic sobre una de las opciones, el estilo se
aplicará automáticamente.

Desde el botón Dar formato como tabla la forma de proceder es similar. Se elegirá de un listado el estilo y se
aplicará. En este caso aparecerá un pequeño cuadro de diálogo para seleccionar las celdas que formarán parte
de la nueva tabla y se elija si ésta contendrá encabezados.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 14

4.3. Copia rápida de formato

Cuando se quiere que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido es copiar el formato. Para ello:
Seleccionar la celda con el formato a copiar y, desde la pestaña Inicio, hacer clic en la herramienta Copiar
formato (el cursor tendrá el siguiente aspecto .) y seleccionar la celda o de celdas a las que se desea
aplicar el formato.

4.4. Formato de los valores numéricos

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,

seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas a modificar y desde la pestaña Inicio hacer clic

sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Desde la pestaña Número, elegir la opción deseada del recuadro Categoría y hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el

valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto.

Número: Permite específicar el número de

decimales, el separador de miles y la forma de
visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número,

permitiendo también especificar el símbolo
monetario.

Fecha: Permite escoger entre diferentes formatos de fecha.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna
el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2
decimales lo mostraría como 15,28%.

La Cinta de opciones dispone de una serie de botones que permiten modificar el formato de los números de
forma más rápida:

Al hacer clic sobre él, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda

Mª Carmen Morales Sánchez Página 15

Asignará el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y añadirá el símbolo %)

Para utilizar el formato con separador de miles

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

4.5. Fomato condicional

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la

celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
Suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor
contenido en ella, etc.

Para aplicar un formato condicional, seleccionar la celda o celdas

a las que se les va a aplicar y acceder al menú Formato
condicional de la pestaña Inicio.

La primera de las opciones, Resaltar reglas de celdas, ofrece la

oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato
condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de
diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Por ejemplo, la opción Es mayor que… muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Otros tipos de reglas de formato condicional se muestran en la opción Reglas superiores e inferiores.

Por ejemplo, la regla 10 superiores… permitirá

resaltar las celdas que contengan los 10
valores con mayor valor dentro del rango de
celdas.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 16

Las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos se utilizan para aplicar diversos
efectos a determinadas celdas.
Ejercicio 4.3 y 4.4

Mª Carmen Morales Sánchez Página 17

 Unidad 5. Los datos

5.1. Eliminar filas duplicadas

A veces, cuando se trabaja con un gran volumen de información o se recopilan datos desde varios orígenes,
aparecen en el libro filas idénticas. La mayoría de las veces no interesará tener duplicados, porque no
aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los
datos. Por ejemplo, si en un listado de trabajadores se quiere saber la media de edad, el cálculo se vería
comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas se deberá tener como celda activa uno de los registros a comprobar

En la prestaña Datos pulsar (se visualizará un marco alrededor de los registros que se
verán afectados por la comprobación.

También se pueden seleccionar manualmente las filas o columnas a comprobar antes de pulsar el botón.

5.2. Validación de datos

La validación de datos permite que el programa impida introducir en una celda un valor distinto del que se le
ha indicado. Por ejemplo, en un registro de facturas emitidas en el mes de marzo, se puede indicar en las
celdas de fecha que no pueda introducirse un día que no sea de ese mes.

Para aplicarla, seleccionar la celda a validar y desde la pestaña Datos

pulsar Validación de datos. Desde ahí también se puede elegir
remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de
validación.

El cuadro de diálogo Validación de datos permite elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación se indica

la condición para que el dato sea correcto. Por
ejemplo, si en Permitir se elige Número
entero, Excel sólo permitirá números enteros
en esa celda (si se intenta escribir un número
decimal, aparecerá un mensaje de error).

Es posible restringir más los valores permitidos

en la celda con la opción Datos donde, por
ejemplo, se puede indicar que los valores estén
entre 2 y 8.

Mª Carmen Morales Sánchez Página 18

Si en la opción Permitir se elige Lista, se escribirá una lista de valores para que el usuario pueda escoger
entre ellos. En el recuadro Origen se pueden escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma)
para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada se puede introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda.
Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error que se mostrará al usuario cuando
introduzca en la celda un valor incorrecto.

Ejercicio 5.1 y Primera parte de 5.2

5.3. Ordenar datos

Cuando se dispone de muchos datos, lo habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se
puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez,
siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple hay que posicionarse en la columna a ordenar y, desde la
pestaña Datos, sección Ordenar y filtrar, usar los botones según la ordenación sea
ascendente o descendente.

Si lo que se quiere es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, hacer clic sobre el
encabezado de la misma. En ese caso, aparecerá una ventana como la siguiente:

Si se elige Ampliar la selección, ordenará

toda la fila.

Si, en cambio, se elige Continuar con la

selección actual, se ordenará solo la
columna seleccionada, sin tener en cuenta
los datos que se encuentran en la misma
fila.

Ejemplo:

Mª Carmen Morales Sánchez Página 19

 El botón Ordenar se utiliza para ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo,
aparece el cuadro de diálogo donde se pueden seleccionar los campos por los que se quiere
ordenar.

En Ordenar por se elige la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los
mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...).

Hay que indicar en qué se basa la ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el
valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un

criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando Agregar nivel, de forma que se pueda
ordenar, por ejemplo, por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por
apellido.

5.4. Buscar y reemplazar datos

Cuando se maneja una gran cantidad de datos y se necesita localizar un dato concreto existe una
herramienta de búsqueda en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

Buscar... abrirá un cuadro de diálogo

que permite introducir el dato a encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente ira

pasando de una celda a otra, de entre las

Mª Carmen Morales Sánchez Página 20

que contienen el valor introducido. Buscará a partir de donde se esté situado, por lo que hay que situarse en
la primera celda para que busque en toda la hoja.

Al pulsar Buscar todos, se muestra en la propia ventana un listado con la localización de cada una de las
celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente
haciendo clic sobre uno de ellos se situará en la celda en cuestión.

El botón Opciones permite ampliar las opciones de búsqueda.

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción

Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar se puede realizar una
sustitución de datos, cambiando un valor original por otro.

La opción Ir a... permite situarse en una celda en concreto.

El resto de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional,

Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos permiten seleccionar
todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez.

Ejercicio 5.3

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