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colección biblos

Mariano García Ruipérez

La descripción documental
en España y sus instrumentos:
de los inventarios medievales a los metadatos
del documento electrónico
 La descripción documental en España y sus instrumentos 109

tario se denominaba como catálogo cuando se aplicaba a la descripción de

documentos de la misma naturaleza o que estaban relacionados con un mismo
tema u objeto perteneciente a uno o varios fondos182. Con independencia de lo
acertada o no de esta definición nos interesa subrayar que en esta publicación
figura que el término catálogo no era utilizado por los archiveros de Alemania
ni por los de Italia. Y, curiosamente, al establecer la equivalencia en nuestro
país del término francés “inventario analítico” se recogió que era la palabra
“catálogo”. Así lo indicaría, entendemos, Miguel Bordonau.

2.3. EL INVENTARIO COMO PRINCIPAL INSTRUMENTO DES-

CRIPTIVO (1961-1995)

Con ser importante la Cartilla… de Antonio Matilla, el florecimiento cien-

tífico de la archivística española se producirá con la difusión en nuestro país
de la obra del archivero norteamericano T. R. Schellenberg, y en especial de
su libro Técnicas descriptivas de archivos (1961).

2.3.1. Theodore R. Schellenberg y sus Técnicas Descriptivas de Archivos

(1961)

Theodore R. Schellenberg es el autor de dos obras de especial interés

aparecidas en concreto en 1958 y 1961. Nos referimos a Archivos modernos.
Principios y técnicas183 y a Técnicas descriptivas de archivos184 que tuvieron
una amplia difusión por todo el mundo hispano. En nuestro país supusieron
un revulsivo de primer orden al haber influido notablemente en archiveras
como Vicenta Cortés, Antonia Heredia y Olga Gallego.
En el prólogo de Técnicas descriptivas…, Aurelio Tanodi escribió que era
“el primer libro de su índole por su amplitud y el estudio total del problema des-
criptivo de la archivalía, en la bibliografía escrita o traducida en castellano”185.
En su introducción el propio Schellenberg ya señaló que “la descripción de
documentos se puede sistematizar y hasta cierto grado se puede uniformizar”.
En ese apartado de su libro incluyó, además, un extenso texto de la archivera
182 El texto en francés dice: “L’inventaire est dit catalogue lorsqu’il s’applique à des documents de
même nature ou se rapportant à un même objet appartenant à un ou plusieurs fonds”. Ídem, p. 40.
183 T. R. SCHELLENBERG, Archivos modernos: principios y técnicas, La Habana (Cuba): Institu-
to Panamericano de Geografía e Historia, 1958.
184 T. R. SCHELLENBERG, Técnicas descriptivas de archivos, Córdoba (Argentina): Universidad
Nacional de Córdoba, 1961.
185 Ídem, p. [V].
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Vicenta Cortés Alonso186, encargada de revisar la traducción al castellano de la

obra original redactada en inglés. En él nuestra maestra describe el “Inventario”
como un libro encolumnado, cuyos asientos siguen un orden numérico de uni-
dades, con un carácter meramente localizador incluyendo solo tres campos (sig-
natura, tipo documental o una brevísima descripción187 y la fecha o fechas que
abarca)188. Este inventario serviría para realizar el “Índice topográfico general”
(lo que ahora llamamos registro topográfico). También se refiere a la “Guía” en
la que se debía dar información sobre los fondos documentales conservados,
la historia del Archivo, los servicios que prestaba… Una vez realizada esta, el
archivero debía confeccionar “listas e índices” considerados como “medios de
información primaria de fondos especiales”. Pero el instrumento más elaborado
que el archivero podía realizar era el catálogo, destinado a describir “fondos
muy especiales”, considerado por ella como “la obra más acabada y completa
de la labor archivística”. Vicenta Cortés no se detiene en su estructura. Solo
indica que debía constar de datos imprescindibles, junto con un resumen breve
pero bastante completo del documento. Es decir, ella ya contempla como instru-
mentos básicos la guía, el inventario y el catálogo, complementados con listas e
índices. Ya tenemos los instrumentos básicos claramente definidos.
Pero volvamos a Schellenberg y a sus Técnicas descriptivas… Es obvio
que el concepto de catalogación propio de las bibliotecas es sustituido en su
obra por el más amplio de descripción. Aboga para ello por la formulación de
un programa que abarcase la descripción de fondos, series y unidades docu-
mentales (aunque él utiliza los términos de grupo, serie y pieza). Siguiendo
a Jenkinson, apuesta por usar la palabra “catálogo” para “todos los tipos de
escritos que describen documentos”; el término “guía” debería usarse para
aquellos que realizan una descripción general de una parte o de la totalidad de
los fondos de un repositorio, y el de “inventario” para las series documentales
que integran un grupo documental. También reflexiona sobre el contenido de
“lista” e “índice”189. El archivero a la hora de desarrollar su programa descrip-
186 El texto de Vicenta Cortés Alonso abarca las pp. XI-XX de esta Introducción del libro Técnicas
descriptivas… de T. Schellenberg. La reconocida archivera valenciana ingresó en el Cuerpo Facultativo en
1954. Entre sus muchos cargos debemos resaltar que estuvo al frente de la Inspección General de Archi-
vos entre 1973 y 1984, jubilándose en 1990 cuando dirigía la Sección de Consejos del Archivo Histórico
Nacional. En este centro nos brindó su docencia y amistad. De ahí que el autor de este texto reconozca con
orgullo ser uno de sus muchos alumnos y discípulos. Su muerte, acaecida en este aciago 2021, constituye
una grandísima pérdida para la Archivística española.
187 Más adelante, en su texto, Vicenta Cortés sustituye estos términos por el de “título de la serie”.
188 V. Cortés trata también del “inventario justificativo” que refleja documentalmente las transferen-
cias o envíos.
189 T. R. SCHELLENBERG, Técnicas descriptivas…, pp. 3-4.
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tivo debería comenzar por las guías que describen los grupos y colecciones
documentales, seguir con los inventarios que contendrían descripciones de
las series y solo entonces abordaría la realización de catálogos de algunas
de ellas. En concreto manifiesta que “el archivero debe abandonar la idea
de describir cada pieza aislada detalladamente hasta que haya completado la
descripción general de todos los grupos y colecciones que custodia”190. Y esto
era muy innovador. También lo fue su estudio de los caracteres externos e
internos. Entre los primeros, relativos a la estructura o propiedades físicas de
los documentos, sitúa a: 1) Clase y tipo documental, 2) Formato, 3) Forma y
4) Cantidad. Los internos, que tratan de su producción y procedencia, serían:
1) Entidad productora; 2) Orígenes funcionales191; 3) Fecha y lugar de produc-
ción; y 4) Contenido substantivo192.

Imagen 35. Los caracteres internos y externos.

T. R. SCHELLENBERG, Técnicas descriptivas de archivos, 1961, p. 20

El capítulo tercero de Técnicas descriptivas… está dedicado a “La pre-

paración de guías”. Estas cumplen dos objetivos, a saber: “proporcionar
190 Ídem, p. 10.
191 Este era para Schellenberg el más importante carácter interno y respondía a la pregunta ¿Por
qué fueron producidos? ¿Qué función administrativa motivó la creación de esta unidad de documentos?
Ídem, p. 31.
192 Aunque parezca esencial, Schellenberg manifiesta que “el asunto o tema de que trata una unidad
documental debe indicarse cuando los datos sobre el tipo documental y la procedencia no lo revelen ade-
cuadamente”. Ídem, p. 33.
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información general de todos los acervos de un repositorio y proporcionar

información específica sobre cada uno de los grupos documentales”. En ellas,
utilizando sus propias palabras, los datos informativos deben organizarse
sistemáticamente. Por lo que aporta la estructura y contenido de sus entradas
descriptivas. Y aunque prevalezcan los ejemplos relacionados con colecciones
documentales privadas de su país, las páginas dedicadas a cómo realizar una
guía son pioneras en la literatura archivística difundida en España, al menos
con esa amplitud193, aunque conozcamos precedentes anteriores.
Apenas dedica atención al inventario, aunque ya en la Introducción se
advierte que el inventario norteamericano proporciona mucha más informa-
ción que el inventario europeo. Manifiesta, eso sí, que hasta hacía poco era
común en Estados Unidos usar el término “catálogo” para designar a cual-
quier clase de escrito descriptivo, fueran listas, inventarios, guías, etcétera194.
Para entender el concepto y contenido de un inventario debemos examinar las
palabras de V. Cortés en su Introducción, puesto que Schellenberg apuesta en
su texto por el de “catálogos que describen la serie dentro de las colecciones
y grupos documentales”.
Los catálogos, junto con los índices, son objeto de la atención de Sche-
llenberg en su capítulo V. Entiende que son dos instrumentos que deben ela-
borarse con formato de ficha195, no de libro. Los índices se preparan con el
fin de indicar el lugar dentro de los documentos donde puede encontrarse
información sobre ciertos temas. Más importancia tienen los catálogos. En
Estados Unidos su elaboración estaba muy influida por la experiencia y cono-
cimientos adquiridos en la catalogación de documentos manuscritos en las
bibliotecas196. Pero las reglas para catalogar materiales bibliotecarios cuando
se utilizaban para la descripción de fondos documentales resultaban inexactas
e imprecisas. Y no existían reglas uniformes para la descripción de documen-
tos de archivo. Tras referirse a los distintos tipos de catálogos197 señala que los
datos que con más frecuencia se proporcionan en los catálogos que describen
193 Este capítulo III se extiende entre las pp. 41-78.
194 Schellenberg afirma en relación con el término “Catálogo” que “modernamente ha sido preferi-
ble limitar el uso, empleándolo para designar los escritos que utilizan fichas para su preparación, es decir,
los ficheros”. Ídem, p. 117. Así lo entendía también A. Matilla en su Cartilla…
195 Los catálogos e índices se plasmaban en “papeletas”, “fichas”, “cédulas” o “tarjetas”. Al menos
de esas formas se denominaban en España, como ya sabemos.
196 En España, en 1969, se aprobaron unas nuevas Instrucciones para la catalogación de manuscri-
tos, que fueron impresas en Madrid por la Dirección General de Archivos y Bibliotecas.
197 Utiliza términos como “unidad descriptible” y “unidad catalogable”. Como tales unidades,
susceptibles de ser objeto de un catálogo, distingue: catálogo de adquisiciones de documentos, catálogo
de colecciones de manuscritos, catálogo de series de documentos dentro de las colecciones, y catálogo de
piezas documentales. Ídem, p. 124.
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la pieza individual, serían los siguientes: autor, lugar de confección, fecha,

materia o asunto, caracteres externos, y ubicación198.
No nos vamos a detener más en el estudio del contenido de Técnicas
descriptivas de archivos, pero tal vez convenga indicar que reprodujo en ella
cómo debía ser un “registro de localización” entendido como el instrumento
que “permite mantener al corriente la información sobre la ubicación de los
documentos”. O sea, lo que nosotros entendemos por registro topográfico.

Imagen 36. Modelo de “registro de localización”.

T. R. SCHELLENBERG, Técnicas descriptivas de archivos, 1961, p. 150

La amplia producción bibliográfica del considerado como fundador de

la archivística contemporánea199 nos llevaría a comentar otras aportaciones
suyas en el ámbito de la descripción documental, pero no lo vamos a hacer.
Recordemos, por ejemplo, que en su libro Archivos modernos. Principios
y técnicas, publicado en español en 1958, ya incluyó un capítulo, el XV200,
dedicado a “Prácticas de descripción”, reflejando en él los instrumentos ela-
borados que denomina como “auxiliares de localización” y repasando lo que
se hacía en otros países, incluido España.201

198 Ídem, p. 135.

199 En estos términos se califica a Schellenberg en el texto de presentación de la 2ª edición en espa-
ñol de su libro Archivos modernos: principios y técnicas, aparecida en 1987. La 1ª edición de este libro en
inglés es de 1956.
200 Ídem, pp. 299-332.
201 Al estudiar los auxiliares de localización en Francia indica que allí utilizan guías, inventarios o
repertorios sumarios y analíticos y explica sus orígenes. Ídem, pp. 300-302. A los de España les dedica las
pp. 312-317.