Toda organización formal, que cuenta con personal, tiene que efectuar pagos de salarios a

sus trabajadores por la prestación de su trabajo. Por esa razón, es muy importante que cada
organización instrumente un sistema de pago competitivo, congruente con las estrategias de
la organización. Esto le permitirá desarrollar una directriz en la que el personal se sienta
motivado y tenga desarrollo en la organización.

El cálculo de la nómina representa un proceso en el que se tienen que considerar las

políticas salariales, establecidas por la organización y las disposiciones del sistema laboral,
regulado por las leyes vigentes.

Para ello, es necesario que tú como trabajador, emprendedor o empresario conozcas cuál es
el marco legal de la nómina y cuáles son las garantías mínimas que ofrecen las leyes
laborales. En este tema podrás conocerlas e identificar los elementos que integran el
proceso de la nómina.

Concepto de nómina
Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las
deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado
nómina. Este concepto se ha utilizado en las organizaciones de manera
polisemántica, por ejemplo, podemos hallar algunos conceptos en diccionarios de
sinónimos, como lista, catálogo, relación, registro, enumeración, detalle, entre
otros.

La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se
detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son
recibidas por una oficina pública o particular. Destaca el hecho de que se tenía que
recabar la firma en ese documento, de los que recibían los haberes.

Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una
relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo
llamaremos nómina. La nómina puede definirse como:

Las percepciones se refieren a los diversos conceptos que se proporcionan a los

trabajadores por motivo de su trabajo, entre los que podemos considerar el salario,
el pago por laborar horas extras, premios de puntualidad, etcétera.

Las deducciones se refieren a los diversos conceptos que se descuentan a los

trabajadores por motivo de su trabajo, entre los que podemos mencionar el
impuesto sobre la renta (ISR), la cuota obrero-patronal, que se entrega al Instituto
Mexicano del Seguro Social (IMSS), y otros.
Tipos de nómina

Por el periodo en que se elabora, la nómina puede ser:

 Semanal

 Catorcenal

 Quincenal

 Mensual

Por la información y sus características que la integran, la nómina puede ser:

Normal
Especial
Confidencial
Normal
Es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma
regular; por ejemplo, salario y otros ingresos ordinarios. Se caracteriza por contener
información no restringida y de fácil acceso.

Especial
Contiene percepciones extraordinarias que están sujetas a eventualidades especiales; por
ejemplo, logro de metas e incrementos de productividad. La nómina especial es aquélla que
contiene información que no está contemplada regularmente, como son pagos de bonos por
productividad, pago de utilidades a los trabajadores (PTU), entre otros.

Confidencial
Es aquélla que contiene los pagos de directores, funcionarios o gerentes generales. La
característica principal de este tipo de nómina es que el acceso a la información se
encuentra restringido.

Marco legal de las nóminas

Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución

Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917. En este artículo se
establece el apartado A, que se refiere a los obreros, jornaleros, empleados,
domésticos, artesanos y de una manera general, a todo contrato de trabajo; el
apartado B hace referencia a los Poderes de la Unión, al Gobierno del Distrito
Federal y sus trabajadores.

Nuestro estudio de la nómina se fundamentará en el apartado A y en las leyes

laborales que emanan del mismo, las cuales establecen que en la elaboración de la
nómina se deben cubrir requisitos legales en cuanto a su presentación y resguardo ;
entre los más importantes se encuentran:
Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social
En esta ley se establecen los requisitos mínimos que deben de contener las
nóminas, y que se encuentran especificados en los siguientes artículos:

Artículo 15, fracción II:

Los patrones están obligados a […]

II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que asienten
invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus
trabajadores, además de otros datos que exijan la presente ley y sus reglamentos. Es
obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha.
Artículo 8 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación,
Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) establece los
datos que debe contener la constancia de días laborados:

La constancia de los días laborados por los trabajadores a que se refiere la

fracción IX del artículo 15 de esta ley deberá contener, al menos, los datos
siguientes:

I. Nombre, denominación o razón social del patrón (completos);

II. Número de registro patronal;
III. Nombre completo del trabajador;
IV. Clave Única de Registro de Población;
V. Periodo que comprende;
VI. Número de días laborados;
VII. Duración de la jornada: completa o reducida;
VIII. Tratándose de los patrones a los que se refiere la fracción VI del artículo 15 de la
presente ley, a los datos anteriores deberán agregarse los que permitan identificar la
ubicación de la obra.

Código Fiscal de la Federación

El Código Fiscal de la Federación establece, en su artículo 67, que:
Las facultades de las autoridades fiscales, para determinar las contribuciones o
aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por
infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años,
contados a partir del día siguiente a aquél en que:

I. Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo.

Tratándose de contribuciones con cálculo mensual definitivo, el plazo se computará a
partir de la fecha en que debió haberse presentado la información que sobre estos
impuestos se solicite en la declaración del ejercicio del impuesto sobre la renta. En
estos casos, las facultades se extinguirán por años de calendario completos,
incluyendo aquellas facultades relacionadas con la exigibilidad de obligaciones,
distintas de la de presentar la declaración del ejercicio.

Ley Federal del Trabajo

La LFT en su artículo 804 establece que:

El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a

continuación se precisan: […]

II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o

recibos de pagos de salarios;
III. Comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de
aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta ley; y […] los documentos
señalados […] por las fracciones II, III y IV durante el último año, y un año después
de que se extinga la relación laboral.
Con el objetivo de cumplir oportunamente con las diferentes obligaciones laborales,
fiscales, legales y de seguridad social, en cuanto al resguardo y presentación de la
información que se genera por la relación laboral, podemos establecer los
siguientes tiempos, según lo explica Luis Ángel Orozco Colín (2012):

Datos generales
Modificaciones de sueldo
Detalle de pagos efectuados (nóminas)
Acumulados
Documentación
Datos generales
Deberemos actualizarla y guardarla todo el tiempo que el trabajador esté activo y hasta tres
años después de que se retire (en el primer año se retira, en el segundo se incluye en los
pagos de PTU y en el tercero se incluye en la declaración de sueldos y salarios por el año en
que recibió PTU).

Modificaciones de sueldo
Deberemos guardarla por lo menos hasta que termine la auditoría del año siguiente en que
se retire el empleado.

Detalle de pagos efectuados (nóminas)

Deberemos guardarla durante el último año y un año después para efectos laborales (artículo
804 de LFT), y por cinco años para efectos fiscales de ISR (artículo 67 del CFF) y SS
(artículo 15 fracción II, LSS).

Acumulados
(Información de los conceptos de sueldo, percepciones y deducciones que vamos
acumulando en el año natural). Estos acumulados nos servirán para determinar la PTU del
año siguiente en el que se retire y un año más tarde, para elaborar las declaraciones de
sueldos y salarios.

Documentación
Deberemos guiarnos por los puntos anteriores y considerar que, en caso de que tengamos
alguna demanda o juicio en proceso, la información o documentación, relativa a ese proceso,
debemos guardarla durante todo el tiempo que dure el mismo, independientemente de que
decidamos mostrarla o no.

Procedimiento para la elaboración de una nómina

Este procedimiento inicia por la definición de los salarios y las prestaciones que les serán
otorgados a los trabajadores y, posteriormente, la presentación de alta de los empleados, la
determinación de deducciones, la elaboración de la nómina, la elaboración de reportes y
recibos, el pago de salarios y prestaciones, su contabilización y cierre.

Otro elemento importante, y que da equidad en cuanto al cálculo del ingreso y al descuento
derivado de salarios y prestaciones, es el establecimiento de políticas de pago, las cuales
otorgan claridad y certeza al ingreso final de los empleados. El procedimiento para elaborar
la nómina dependerá de cada organización. En el siguiente diagrama se muestran los pasos
de este procedimiento; si analizamos bien este diagrama encontramos tres pasos anteriores,
que son aquellos requisitos previos a la elaboración de este procedimiento de la nómina.
A continuación, se mencionan los pasos específicos del procedimiento para la
elaboración de nóminas:

mencionan los pasos específicos del procedimiento para la elaboración de

nóminas:

a) Determinar salarios y prestaciones

Éstas pueden determinarse mediante las técnicas de valuación de puestos, investigación
salarial o el establecimiento de estructuras salariales (tabuladores), así como un estudio de
la capacidad económica de la organización, que permita cumplir con el pago de estos
elementos. Toda técnica o método tendrá que adaptarse a las posibilidades y necesidades de
operación de la empresa; dependiendo de lo que la empresa pretenda lograr será la técnica o
el método que se utilice, ya que cada uno de ellos pretende resolver una problemática
determinada.
b) Definir políticas de pago y descuento
Éstas facilitan el cálculo de la nómina y se deben detallar, lo más posible, las diferentes
posibilidades que pueden enfrentar los pagos y descuentos, tratando de ser lo más claros
posible; y el personal debe ser informado de todas las políticas para evitar conflictos.

c) Determinar calendarios de pago

Es necesario elaborar calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán
utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.). Los calendarios de pago se deberán
realizar antes de iniciar el año, ya que esto es una parte fundamental de la planeación de
toda organización y nos permite determinar cuándo calcular, pagar y contabilizar los salarios,
evitando conflictos laborales por pagar fuera de los tiempos establecidos los salarios
correspondientes.

d) Determinar incidencias del periodo

Llevar el control de los días laborados mediante listas de asistencia, reloj checador,
dispositivos electrónicos; así como tener la documentación probatoria relativa a horas extras,
incapacidades expedidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social, permisos con o sin
goce de sueldo, vacaciones y demás.

e) Considerar conceptos de pago y descuento para la nómina que

se está procesando
Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. Si se opera
nómina de PTU, no tendremos conceptos como faltas o tiempo extra, entre otras.
También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos. Por ejemplo, los descuentos de
préstamos.

 Revisar y obtener cifras de control. Independientemente del sistema que se utilice, debemos
asegurarnos de incluir todo lo que necesitamos o queremos.

 Calcular la nómina. Es la parte medular del proceso.

f) Obtener reportes y archivos

Hablamos de reportes normales como la nómina, los recibos en lo que habrán de firmar los
trabajadores y los resúmenes normales. Además de los archivos que enviamos al banco para
pagar con crédito a cuentas bancarias o de los archivos que requieren las empresas para
proporcionar los vales de despensa o para administrar el fondo de ahorro.

g) Pagar la nómina
Cuando la forma de pago sea en efectivo o con cheque, pues cuando sea a través de
cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior. Al terminar este paso sabremos
que la nómina ya no tendrá más correcciones (los trabajadores son los primeros en detectar
cualquier error o problema).

 Contabilizar. Se incluye cada una de las nóminas elaboradas, regulares o especiales y la

contabilización de provisiones.

h) Cerrar la nómina
Entiéndase este paso como el definitivo para considerar inamovible lo efectuado y empezar a
operar el siguiente periodo.
i) Presentar informes y declaraciones
Se incluye en este paso todo lo demás, relacionado a la nómina: llámese declaraciones
anuales o mensuales.

El procedimiento de nómina debe comprender todo lo relacionado con ella,

independientemente de quien lo haga dentro de la organización: contabilizar la
nómina o calcular las provisiones de gratificación o de prima vacacional son parte
del proceso de nómina porque están basados en datos del empleado y en los pagos
efectuados a éstos.

Lo mismo sucede con las declaraciones y pagos al Instituto Mexicano del Seguro
Social (IMSS) y a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), o con el
cálculo del subsidio acreditable o el porcentaje de riesgo de trabajo.

Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo
de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina
porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado. Así como
proporcionar información a las revisiones de las autoridades fiscales, ya se trate
del dictamen para el seguro social o para la SHCP, a través de declaraciones o del
dictamen para efectos fiscales.
Actividad. Elementos generales de la nómina
En este tema has revisado el concepto de nómina, sus diferentes tipos, los requisitos y
proceso para su elaboración de acuerdo con el marco legal en el que se fundamenta; veamos
si ya los distingues.