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Proyecto Informático Para Gestionar Tramites En Centro Médico

Rodolfo Amézquita Celeita

Kevin Fernando Millán Alfonso

Politécnico Grancolombiano
Ingeniería de Software
Ing. Msc. Marcela Cascante

23 de marzo de 2024
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Introducción

Actualmente en donde la eficiencia y la precisión son fundamentales para ofrecer servicios de

calidad en el sector de la salud, la gestión adecuada de los trámites administrativos se vuelve

indispensable. El sector de la salud enfrenta el desafío constante de optimizar sus procesos

internos para brindar una atención oportuna y efectiva a sus pacientes.

Conscientes de estas necesidades, se propone el desarrollo e implementación de un sistema

informático integral para la gestión de trámites en un centro médico. Este proyecto tiene como

objetivo principal proporcionar una plataforma robusta y eficiente que permita gestionar citas,

conocer la historia clínica, validar resultado de exámenes, autorizaciones, solicitud de

medicamentos, pagos y demás procedimientos relacionados con la prestación de servicios de

salud.

El sistema informático propuesto no solo busca automatizar los procesos existentes, sino también

mejorar la comunicación entre las diferentes áreas del centro médico, reducir los tiempos de

respuesta y minimizar los errores en la gestión de trámites. Además, se enfoca en brindar una

experiencia de usuario intuitiva y amigable tanto para el personal interno como para los afiliados,

promoviendo así la satisfacción y fidelización de los clientes.

A través de este proyecto, se aspira a transformar la manera en que se gestionan los trámites en

un centro médico, optimizando los recursos disponibles y ofreciendo un servicio de calidad que

cumpla con las expectativas de los usuarios en el ámbito de la salud.

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Tabla de contenido

Planteamiento del Problema............................................................................................................4

Justificación.....................................................................................................................................5
Objetivos..........................................................................................................................................6
Objetivo General..........................................................................................................................6
Objetivos Específicos...................................................................................................................6
Plan de Gestión del Alcance............................................................................................................7
EDT..................................................................................................................................................7
Diccionario EDT..............................................................................................................................7
Documento Requerido del Producto................................................................................................7
Plan de Gestión del Tiempo.............................................................................................................8
Listado Detallado de Actividades....................................................................................................8
Diagrama de Gantt...........................................................................................................................8
Cronograma.....................................................................................................................................8
Plan de Gestión de Costos...............................................................................................................8
Flujo Neto de Efectivo.....................................................................................................................8
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Planteamiento del Problema

Los Centros Médicos desempeñan un papel fundamental en la prestación de servicios de salud a

la población, gestionando trámites relacionados con, citas médicas, historias clínicas,

autorizaciones de servicios, resultados de exámenes y procedimientos, entre otros. Sin embargo,

en muchos casos, estas entidades enfrentan desafíos en la gestión eficiente y oportuna de los

trámites, lo que puede resultar en retrasos, confusiones y disminución de la satisfacción de los

usuarios.

La gestión manual de trámites en dichos centros conlleva diversos problemas, como largos

tiempos de espera, pérdida de documentos, errores en la información y falta de seguimiento

adecuado a los procesos. Estos inconvenientes impactan negativamente en la experiencia del

usuario y en la eficiencia interna.

Tiempo de espera prolongado: Los usuarios deben esperar largos períodos para realizar

trámites presenciales, lo que genera insatisfacción y congestión en las instalaciones.

Errores en la información: La gestión manual aumenta el riesgo de errores en la información

ingresada, lo que puede causar problemas de precisión y confiabilidad en los datos.

Complejidad en la comunicación: La comunicación entre los diferentes actores involucrados

en los trámites (usuarios, personal administrativo, médicos, etc.) puede ser complicada y

propensa a malentendidos, especialmente en entornos donde la información no está centralizada.

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Justificación

La implementación de un proyecto informático para gestionar trámites en un centro médico es

determinante para mejorar la eficiencia, la precisión y la calidad del servicio ofrecido a los

afiliados. Aquí hay algunas justificaciones clave para respaldar este proyecto:

Optimización de procesos: Un sistema informático puede automatizar y agilizar los procesos de

gestión de trámites, reduciendo los tiempos de espera y minimizando los errores humanos. Esto

permite una atención más rápida y precisa a los afiliados, mejorando su experiencia y

satisfacción.

Seguridad de la información: Los sistemas informáticos ofrecen medidas de seguridad robustas

para proteger la información confidencial de los afiliados, como datos médicos y personales.

Esto ayuda a cumplir con las regulaciones de protección de datos y a generar confianza entre los

usuarios.

Mejora en la comunicación: Un sistema informático puede facilitar la comunicación entre los

diferentes departamentos del centro médico, así como con los afiliados y mejora la coordinación

interna, lo que se traduce en una atención más eficiente.

Adaptación a las necesidades cambiantes: Con un sistema informático flexible y escalable, la

EPS puede adaptarse fácilmente a cambios en los requisitos normativos, tecnológicos o de

negocio. Esto garantiza que el sistema pueda evolucionar junto con la organización y seguir

cumpliendo con las necesidades de los afiliados.

En resumen, la implementación de un proyecto informático para gestionar trámites en un centro

médico no solo mejora la eficiencia operativa interna, sino que también contribuye a ofrecer un

mejor servicio a los afiliados, garantizando una atención más rápida, precisa y segura.
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Objetivos

Objetivo General

Poner en marcha un sistema informático integral que optimice y agilice la gestión de trámites

administrativos y médicos en un Centro Médico, mejorando la eficiencia operativa, la calidad del

servicio al usuario y la trazabilidad de los procesos, con el fin de garantizar una atención

oportuna y de calidad a los afiliados.

Objetivos Específicos

 Mejora de la eficiencia: Optimizar los tiempos de respuesta y reducir los tiempos de

espera para los usuarios, agilizando la gestión de trámites a través de un sistema

informático integrado.

 Mejora de la precisión y exactitud: Garantizar la precisión y la exactitud en el

procesamiento de la información, minimizando los errores y duplicidades en la gestión de

trámites.

 Acceso fácil y seguro: Facilitar el acceso de los usuarios a la plataforma informática para

la gestión de trámites, garantizando al mismo tiempo la seguridad y confidencialidad de

la información.
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Plan de Gestión del Alcance

La gestión de alcance en un proyecto informático para gestionar trámites en un Centro Médico

involucra una serie de pasos y procesos para garantizar que el proyecto cumpla con sus objetivos

definidos.

Definición del Alcance del Proyecto: Lo definimos como el primer paso crucial. Implica

identificar y documentar qué se incluirá y qué no se incluirá en el proyecto. En el entorno de un

sistema informático para gestionar trámites en un centro Médico, esto implicaría determinar qué

funcionalidades específicas se desarrollarán, qué procesos se automatizarán y qué áreas del

negocio se verán afectadas.

Recopilación de Requisitos: También es fundamental entender las necesidades y expectativas

de los stakeholders (interesados) del proyecto. Se logra a través de entrevistas, talleres y otras

técnicas de recolección de requisitos. Para un proyecto de este tipo, los requisitos podrían incluir

la capacidad de gestionar citas médicas, validar historias clínicas, revisar resultados de

procedimientos y exámenes, autorización de procesos, solicitar medicamentos, registrar

información de pacientes, entre otros.

Creación de la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT): La EDT desglosa el

alcance del proyecto en partes más pequeñas y manejables, las que podemos llamar paquetes de

trabajo. Cada paquete de trabajo representa una tarea o entregable específico que debe

completarse. Esto ayuda a visualizar y organizar el trabajo que debe realizarse.

Validación y Control del Alcance: Durante todo el proyecto, es necesario validar que el trabajo

realizado cumpla con los requisitos del proyecto y esté alineado con su alcance definido. El

control del alcance implica gestionar cualquier cambio o desviación del alcance originalmente
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definido, utilizando un proceso formal de control de cambios para evaluar y aprobar o rechazar

las solicitudes de cambio.

Gestión de Requisitos Cambiantes: En proyectos informáticos, es común que los requisitos

cambien a lo largo del tiempo debido a diversos factores como nuevas regulaciones, cambios en

las necesidades del negocio o retroalimentación de los usuarios. Es importante tener un proceso

establecido para gestionar estos cambios de manera efectiva, evaluando su impacto en el alcance,

el presupuesto y el cronograma del proyecto.

Cierre del Alcance: Una vez que se ha completado el trabajo del proyecto, se realiza una

revisión final para asegurarse de que todos los entregables estén completos y que se hayan

logrado los objetivos del proyecto. Se documentan y comunican formalmente cualquier adicional

que se haya agregado durante el proyecto, y se obtiene la aceptación formal de los stakeholders

para dar cierre el alcance del proyecto.

Al realizar estos pasos y procesos, se puede ayudar a garantizar que el proyecto se entregue con

éxito, cumpliendo con las expectativas de los stakeholders y alcanzando sus objetivos definidos.

EDT
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1. Inicio del Proyecto

1.1 Planificación inicial del proyecto

1.2 Identificación de partes interesadas

1.3 Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto

2. Planificación del Proyecto

2.1 Definición de Alcance

2.1.1 Reuniones con el cliente para determinar requisitos

2.1.2 Documentación de requisitos del sistema

2.2 Planificación de Tiempo

2.2.1 Creación del cronograma del proyecto

2.2.2 Estimación de duración de actividades

2.3 Planificación de Costos

2.3.1 Elaboración del presupuesto del proyecto

2.3.2 Identificación de recursos necesarios

2.4 Planificación de Calidad

2.4.1 Desarrollo de plan de aseguramiento de calidad

2.4.2 Definición de criterios de aceptación

2.5 Planificación de Recursos Humanos

2.5.1 Asignación de roles y responsabilidades

2.5.2 Identificación de necesidades de capacitación

3. Ejecución del Proyecto

3.1 Desarrollo de la plataforma informática

3.1.1 Diseño de la arquitectura del sistema

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3.1.2 Desarrollo del software

3.1.3 Pruebas unitarias

3.2 Implementación del sistema

3.2.1 Instalación de hardware y software necesarios

3.2.2 Configuración del sistema

3.2.3 Capacitación del personal

3.3 Integración con sistemas existentes

3.3.1 Desarrollo de interfaces de integración

3.3.2 Pruebas de integración

3.4 Gestión del Cambio

3.4.1 Evaluación de impacto de cambios

3.4.2 Implementación de cambios aprobados

4. Seguimiento y Control del Proyecto

4.1 Monitoreo del avance del proyecto

4.1.1 Comparación del avance real con el planificado

4.1.2 Identificación y análisis de desviaciones

4.2 Control de Calidad

4.2.1 Realización de auditorías de calidad

4.2.2 Implementación de acciones correctivas

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4.3 Control de Costos

4.3.1 Seguimiento del presupuesto del proyecto

4.3.2 Análisis de variaciones de costos

4.4 Control de Cambios

4.4.1 Evaluación de solicitudes de cambio

4.4.2 Aprobación y documentación de cambios

5. Cierre del Proyecto

5.1 Entrega del producto final

5.1.1 Aceptación formal del cliente

5.1.2 Entrega de documentación y manuales

5.2 Cierre administrativo

5.2.1 Finalización de contratos y pagos

5.2.2 Archivo de documentación del proyecto

5.3 Evaluación del Proyecto

5.3.1 Revisión del desempeño del proyecto

5.3.2 Identificación de lecciones aprendidas

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Diccionario EDT

Documento Requerido del Producto

Este proyecto tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia y la calidad en el

procesamiento de trámites médicos y administrativos dentro del centro médico.

Objetivos:

Definir claramente los requisitos del sistema de gestión de trámites.

Establecer una base sólida para el desarrollo, la implementación y la evaluación del producto.

Garantizar que el sistema cumpla con las necesidades y expectativas del centro médico y de sus

usuarios.

Descripción del Producto:

El sistema de gestión de trámites será una plataforma informática integral diseñada para

optimizar el procesamiento de trámites médicos y administrativos en la Institución médica.

Donde se Incluirá módulos para la gestión de citas médicas, autorizaciones de servicios,

facturación, historias clínicas electrónicas, entre otros.

Requisitos Funcionales:

 El sistema debe permitir la programación y gestión de citas médicas para pacientes.

 Automatizar el proceso de autorización de servicios médicos, garantizando la validación

y aprobación oportuna.

 Facilitar la generación y seguimiento de facturas para los servicios prestados.

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 Proporcionar acceso seguro a las historias clínicas electrónicas de los pacientes, con

niveles adecuados de privacidad y seguridad de datos.

Requisitos No Funcionales:

 El sistema debe ser intuitivo y fácil de usar, con una interfaz amigable para usuarios de

diferentes niveles de habilidad.

 Garantizar un alto nivel de seguridad de datos, cumpliendo con las regulaciones de

privacidad y protección de la información médica.

 Debe ser escalable y capaz de manejar un volumen creciente de transacciones y usuarios

sin degradación del rendimiento.

Criterios de Aceptación:

El sistema será aceptado si cumple con todos los requisitos funcionales y no funcionales

especificados en este documento.

Se realizarán pruebas exhaustivas para verificar el cumplimiento de los criterios de aceptación

antes de la implementación completa.

Restricciones:

Restricción: El presupuesto asignado para el proyecto es limitado y debe ser utilizado de manera

eficiente.

Supuesto: Los usuarios finales recibirán la capacitación necesaria para utilizar efectivamente el

sistema de gestión de trámites.

Entregables:
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Especificaciones técnicas detalladas del sistema.

Manual de usuario y materiales de capacitación.

Informes de pruebas y validación del sistema.

Gestión del cambio:

Los cambios en los requisitos del producto deben ser evaluados y aprobados antes de su

implementación.

Se establecerá un proceso formal de solicitud de cambios y se mantendrá un registro actualizado

de todas las solicitudes y decisiones relacionadas.

Plan de Gestión del Tiempo

Listado Detallado de Actividades

Diagrama de Gantt

Cronograma

Plan de Gestión de Costos

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Flujo Neto de Efectivo