Scribd
Cargar
11 vistas5 páginas

Combinar Documentos

Este documento describe el proceso de combinar un documento modelo con un origen de datos para generar un documento combinado personalizado. Se explica que el origen de datos contiene la información de los destinatarios, el documento modelo es la plantilla y el documento combinado es el resultado finalizado con la información de cada destinatario.

Cargado por

leydim.demarca
Derechos de autor
© © All Rights Reserved
Nos tomamos en serio los derechos de los contenidos. Si sospechas que se trata de tu contenido, reclámalo aquí.
Formatos disponibles
Descarga como PDF, TXT o lee en línea desde Scribd
11 vistas5 páginas

Combinar Documentos

Este documento describe el proceso de combinar un documento modelo con un origen de datos para generar un documento combinado personalizado. Se explica que el origen de datos contiene la información de los destinatarios, el documento modelo es la plantilla y el documento combinado es el resultado finalizado con la información de cada destinatario.

Cargado por

leydim.demarca
Derechos de autor
© © All Rights Reserved
Nos tomamos en serio los derechos de los contenidos. Si sospechas que se trata de tu contenido, reclámalo aquí.
Formatos disponibles
Descarga como PDF, TXT o lee en línea desde Scribd
Está en la página 1/ 5

COMBINAR DOCEUMENTOS

Combinar dos documentos para obtener un tercero 1

Para combinar correspondencia en Word intervienen tres documentos


distintos, se combinan un documento modelo con un origen de datos para
obtener un documento combinado:
1) Origen de datos: Es una lista con los datos de los destinatarios.
Puede ser un archivo de Excel, una tabla en un documento de Word
o cualquier otro archivo permitido.
2) Documento modelo: Es el documento de Word que utilizaremos
como plantilla, se combinará con el origen de datos para agregar los
campos combinados.
3) Documento combinado: Es el destino de la combinación y puede
ser una de las siguientes tres opciones:
a. un documento de Word en el que se tiene una carta
personalizada para cada destinatario,
b. la impresión de las cartas personalizadas o
c. el envío por email a cada destinatario de su
correspondiente carta.
Documento modelo
En Word podemos crear tres tipos de combinaciones de correspondencia
según sea el objetivo o finalidad de la combinación. Hay tres tipos de documento
modelo diferentes: cartas, sobres o etiquetas.
1) Sobres: Cuando queramos imprimir los datos de nuestros destinatarios en
sobres.
2) Etiquetas: Cuando queramos imprimir los datos de nuestros destinatarios
en folios con etiquetas adhesivas que luego se pegan como: direcciones en
sobres, carátulas de CD / DVD, etiquetas de archivadores, etc.
3) Carta: Se refiere a cualquier otro tipo de documento que queramos
personalizar con los datos de nuestros destinatarios, no sólo cartas
COMBINAR DOCEUMENTOS
Hay algunos pasos a realizar en el proceso de combinación de correspondencia
2
que son distintos en función del tipo de documento modelo. En el video de hoy
nos centramos en la carta como documento modelo.

1) Origen de datos
Partimos de nuestra carta modelo, (aunque podría ser otro documento, por
ejemplo un certificado), un texto en el cual en algún momento vamos a hacer
alusión a diferentes nombres, ciudades, fechas de altas y cuotas mensuales.

Estos datos van a venir importados a su vez de un documento Excel que yo


tengo ya generado que se llama Lista en el cual tenemos en la primera fila
encabezados.
Luego hemos ido introduciendo en las diferentes columnas los datos que van a
aparecer luego en el Word.

Este documento Excel tiene que estar ya generado y lo vamos a cerrar.

Volviendo a nuestro documento Word, lo que vamos a hacer es para aludir a esos
campos Word en estas regiones, primero es cargar nuestra Lista.
COMBINAR DOCEUMENTOS
1) Para ello, vamos al menú de Correspondencia.
3
Dentro de Correspondencia vemos como en la parte central aparecen
inhabilitadas prácticamente todas las opciones. Esto ocurre porque no hemos
todavía cargado la lista de Excel.
2) Vamos a la zona de Seleccionar Destinatarios, Usar una lista
existente.
Esto abre nuestro navegador, y navegando vamos a ubicarnos justo en nuestra
lista, la lista que tenemos guardada en una carpeta que hemos creado y la
abrimos
(En el ejemplo tendremos una carpeta  Grupo Dapen, con el archivo Lista.xlsx)
3) Abrimos la lista y nos pregunta en qué hoja está nuestra lista, Hoja1, y
4) Si la primera fila contiene encabezados de columna, Sí. Aceptamos.

2) Insertando campos combinados


Si nos fijamos en la parte central se habilitan diferentes opciones. Una de
ellas, Insertar Campo Combinado, es la que vamos a utilizar para traernos justo
aquí los campos.
En el ejemplo concreto:
 Insertar Campo Combinado, Nombre.
COMBINAR DOCEUMENTOS

 La ciudad, nos pide, Insertar Campo Combinado, vamos a utilizar


Localidad. No tienen necesidad de llamarse igual ambos campos.
 Fecha de Alta, vamos a Insertar Campo Combinado, Fecha_Alta y como
 Cuota Mensual utilizamos Cuota_Mensual.

Si nos fijamos hay algunos datos más, Suscripción, que no necesitamos en este
documento, en esta carta modelo y Correo, que lo utilizaremos posteriormente.
NOTA: Si en este instante seleccionáramos todo el documento, podemos ver una
doble selección. La primera que es la selección clásica y luego una zona un poco
más oscura, en gris, en la cual nos está queriendo decir que el documento
contiene Campos Word, campos que son actualizados.

3) Documento combinado
Finalmente, qué habría que hacer para mandar o generar diferentes
documentos, a estos 5 destinatarios que tenemos en el Excel.
COMBINAR DOCEUMENTOS
En la zona de la derecha Finalizar y Combinar.
5
Le podemos decir Editar documentos individuales, esto va a generar a su vez
la opción de si queremos
 Todos los registros (tenemos 5 en este caso),
 Un registro actual, imprimiría el registro 4 o
 Desde-Hasta, con una secuencia numérica desde un registro hasta el que
nosotros consideremos.

Vamos a considerar que queremos todos.

Al aceptar genera un nuevo documento que se llama Cartas1 en el cual


tenemos los 5 registros, o destinatarios, en hojas diferentes.

También podría gustarte