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COMBINAR CORRESPONDENCIA

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un
conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero
contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una
carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la
organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las
cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en
cada una de ellas.
Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite
incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento
pero con los datos de personas distintas.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
ELEMENTOS FUNDAMENTALES
Origen de Datos
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo
puede ser una tabla de Access, de MS Excel, una lista de direcciones
de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una
fila, y un campo corresponde a una columna.
Documento Principal
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Campos de Combinación
Permiten unir el documento principal con el origen de los datos
Origen de los datos
Documento Principal Nombre Dirección
Sr. <<Nombre>> Juan Pérez Carmen 657
<<Dirección>> Jaime Brito JJ Pérez 987
Informamos a ud. Que
debe presentarse Pablo Suarez 543

Campos de combinación

Sr. Jaime Brito Sr. Pablo Suarez


Sr. Juan <<Dirección>> <<Dirección>>
<<Dirección>>
Pérez Informamos a ud. que
Informamos a ud. que
Informamos a ud. que debe presentarse
debe presentarse
debe presentarse
COMBINAR CORRESPONDENCIA
En Iniciar combinación de correspondencia se selecciona
Cartas, por ser el tipo de documento con cual vamos trabajar
en el ejemplo.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Comenzamos escribiendo el texto de la carta modelo
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Una vez escrito el texto de la carta hacemos click en Seleccionar
Destinatarios, dentro de la ficha Iniciar Combinación de
correspondencia.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
En el menú que se despliega seleccionamos la opción Escribir
nueva lista, ya que vamos a crear la base de datos en este
momento.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
En nuestro ejemplo eliminamos los campos Tratamiento, Campo
Dirección 2, País o Región, Teléfono privado, Teléfono del trabajo y
Dirección de correo electrónico. Cambiamos el nombre del
campo Provincia o estado por Provincia. Seguidamente se va
introduciendo los datos de los destinatarios en la lista.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
En nuestro ejemplo, se han escrito los datos de los tres
destinatarios. Pulsamos Aceptar para finalizar. A continuación se
debe guardar la base de datos que se acaba de crear. Word nos
lleva por defecto a la carpeta Mis archivos de origen de datos,
pero se puede elegir cualquier otra carpeta para guardarla.
Siguiente con nuestro ejemplo, llamamos la base de datos
Agenda y pulsamos Guardar.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
A partir de este paso lo que debemos hacer es insertar los campos
de combinación de la base de datos en los lugares del texto
donde queremos que aparezcan los datos de los destinatarios.
Para ello accedemos a la ficha Escribir e insertar campos y
pulsamos sobre Insertar campo combinado.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Situamos el cursor en el lugar del texto donde queremos insertar
el campo, en este caso nos situamos tras la palabra estimado para
insertar el campo Nombre. Se selecciona y se hace click en
insertar.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Repetimos la operación con los demás campos de combinación:
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Ahora la carta modelo está conectada con la base de datos, ya
que hemos insertado los campos de combinación con ella. A
continuación pasamos a la pestaña Vista previa de resultados:
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Se observan los datos del primer registro de la base de datos en
nuestra carta, para que nos hagamos una idea del resultado
final:
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Para finalizar la combinación accedemos a la ficha Finalizar y
Combinar, Editar documentos individuales:

Combinamos Todos los registros y pulsamos Aceptar.


COMBINAR CORRESPONDENCIA
El resultado es un nuevo archivo de Word llamado Cartas1

Que contiene las 3 cartas combinadas, una por destinatario


COMBINAR CORRESPONDENCIA
COMBINAR CORRESPONDENCIA
COMBINAR CORRESPONDENCIA
EJERCICIO 2
Crear un origen de datos, que tenga la siguiente información
para un listado de 5 personas:
Nombre, Dirección, Disfraz, Aporte a la fiesta
El documento principal, debe ser una invitación a una fiesta de
disfraces , y debe indicar el nombre, dirección, el disfraz que le
corresponde y su aporte a la fiesta (bebidas o comida).
Este documento, debe tener bordes de página y una marca de
agua, también debe indicar los márgenes y Tamaño de hoja
COMBINAR CORRESPONDENCIA
EJERCICIO 2
Crear un origen de datos, que tenga la siguiente información
para un curso de 25 estudiantes:
Nombre completo
Honor
El documento principal, debe ser un diploma a cada uno de los
estudiantes (Honor , puede ser mejor compañero, asistencia,
dedicación, etc.
Ud. debe diseñar el diploma (Bordes, marca de agua, márgenes
y tamaño de página.

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