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    s14 - Control de Manuales - 2023 20

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    Escuela: Administración Industrial

    Carrera(s): Administración Industrial, Logística, de Empresas, de Negocios Internacionales,


    Marketing y Gestión Comercial, y Seguridad Industrial y Prevención de Riesgos

    Curso: Administración y Organización de Empresas

    Periodo académico: 2023 20


    S14

    PPT Elaborado por: Mg. Andrés Iván Cáceres García www.senati.edu.pe


    Blackbelt in Lean Six Sigma
    Objetivo:
    • Determinar cómo diseñar e implementar
    un sistema de control de manuales en
    una empresa.

    www.senati.edu.pe
    Control de Manuales
    Sistema de Control de Manuales:
    DISEÑO del Sistema de control de manuales

    1. Definir quién o qué órgano o instancia de la organización estará a cargo de la custodia del sistema de manuales.
    2. Definir quién estará a cargo de la actualización y/o modificación del sistema de manuales.
    3. Definir la forma de codificación de los manuales.
    Ejemplo:
    • MOF de RR.HH. = MOF - RRHH V1.20230428 (Nombre y área del Manual / Versión: 1 / Año, mes y día de la versión)
    • MAPRO de RR.HH. = MAPRO - RRHH V1.20230428 (Nombre y área del Manual / Versión: 1 / Año, mes y día de la versión)

    • MOF de RR. HH. = DI - CCS - ORG – 02 (Nivel organizacional, nombre de empresa, tipo de manual y versión)

    www.senati.edu.pe
    Control de Manuales
    Sistema de Control de Manuales:
    Gerente General

    Gerente de Gerente
    Gerente de Finanzas Gerente de Gerente de
    Administración y Comercial
    y Contabilidad Logística Producción
    RR.HH.

    Jefe de
    Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
    Recursos Producción
    Administración Finanzas Contabilidad Compras Almacén Distribución Marketing Ventas Posventa
    Humanos Productos A

    MOF - ADM V1.20230505 MOF - FIN V1.20230505 MOF - ALM V1.20230505 MOF - PRO V1.20230505 MOF - VEN V1.20230505

    MOF de RR.HH. = MOF - RRHH V1.20230428 (Nombre y área del Manual / Versión: 1 / Año, mes y día de la versión)
    MAPRO de RR.HH. = MAPRO - RRHH V1.202304 (Nombre y área del Manual / Versión: 1 / Año, mes y día de la versión)
    MOF de RR. HH. = DI - CCS - ORG - 02 (Nivel organizacional, nombre de empresa, tipo de manual y versión)
    Control de Manuales
    Sistema de Control de Manuales:
    DISEÑO del Sistema de control de manuales

    4. Definir la forma de archivo (físico y/o virtual o ambos).


    5. Definir quién atenderá a los clientes internos o usuarios de los manuales cuando necesiten la actualización,
    modificación o eliminación de algún manual.

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    Control de Manuales
    IMPLEMENTACIÓN del Sistema de control de manuales
    1. La Gerencia General debe convocar a una reunión con todos los empleados de la empresa para comunicar la
    importancia y puesta en uso de un sistema de control de manuales.
    2. Comunicar la persona o instancia a cargo de sistema de control de manuales.
    3. Comunicar la persona que estará a cargo de la elaboración de los manuales en la empresa.
    4. Elaboración de los diferentes manuales con la participación de las Áreas involucradas en los procesos involucrados.
    5. Aprobación, publicación o difusión a los involucrados, y archivo de los manuales.

    DIFUSIÓN del Sistema de control de manuales


    • La difusión es realizada luego de la aprobación del manual.
    • La difusión puede hacerse a través del Sistema Integrado de Gestión” de la empresa si es que lo tuviera; pero de no ser
    así, la difusión puede ser realizada a través de un correo electrónico formal enviado por la instancia a cargo de la
    administración del Sistema de Control de Manuales (llamada a veces Unidad de Normas, Manuales y Reglamentos).

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    Control de Manuales
    REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN del Sistema de control de manuales

    • La revisión se deberá realizar cada vez que alguna instancia involucrada en el proceso relacionado al Manual lo
    requiera.
    • La actualización se realiza por lo general de manera anual, sin embargo, hay ocasiones en que algún manual ha
    sido revisado para realizar un cambio, entonces en este caso la actualización del manual se realizará
    inmediatamente después de que todas las instancias o Áreas involucradas hayan dado su conformidad al
    cambio realizado en el manual.

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    Control de Manuales
    Auditoría Administrativa
    La auditoría consiste en realizar un examen de los procesos, actividades y tareas que realiza una organización para confirmar
    si se ajustan a lo fijado por las leyes y/o procedimientos definidos por el Estado y/o la Empresa respectivamente.

    Fases de una Auditoría

    1 2 3
    Planeación y Ejecución de la Informa y Plan
    Programación Auditoría de Acción

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    Objetivo:
    • Determinar cómo diseñar e implementar
    un sistema de control de manuales en
    una empresa.

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    Gracias

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