CI04 Lectura Compras

Administración de Compras e
Inventarios
1
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS
Sesión No. 4
Nombre: Sistemas de información
Contextualización
En esta semana nos dedicaremos a analizar la importancia de los almacenes,

que son un elemento importante en toda organización. Gracias a las actividades
del almacén es posible mantener el control sobre el material, recibir y entregar
mercancía y mantener una sana vinculación con las áreas de compras,
producción, tráfico y contabilidad, entre otras.
De igual forma se revisará la responsabilidad del almacén identificando sus

principales actividades, así como los requisitos necesarios para su buen
funcionamiento.
2
Introducción al Tema
En cualquier tipo de organización se requiere de un resguardo-almacenaje y

custodia física de todos los materiales que se ocupan en alguna orden de
fabricación o de consumo interno para la misma operación de la empresa. Cabe
mencionar que es útil para llevar a cabo un excelente desempeño en el control
de existencias y salidas de materiales que se reciben en la organización.
La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado

le sea entregado de forma correcta, sin daños, en el tiempo justo y a un costo
razonable. En muchas ocasiones, hemos escuchado la frase: “el cliente siempre
tiene la razón”, por tal motivo al no darles lo que desean o requieren, la empresa
puede verse afectada directamente en cualquier proceso interno. Hoy en día, los
negocios avanzan de forma rápida y ágil a tal grado que nos asombran en sus
técnicas de ventas, producción y administración. Este aumento ha dado lugar a
una creciente demanda masiva de artículos para un consumidor interno cada
vez más exigente en sus procesos de calidad y en el precio para el control de
gastos.
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Explicación
II.3 Importancia de los almacenes
Al analizar la administración moderna, el almacén es un medio para lograr

economías potenciales y para aumentar utilidades de una organización. Hoy en
día, debemos pensar de una manera más integral tomando en consideración las
funciones que realiza ventas, compras, control de inventarios, producción y
distribución.
Por lo anterior, el almacén debe seleccionar y reclutar de una manera estricta y

adecuada al personal desde el jefe del área, hasta el puesto operativo básico.
Sin embargo, en nuestro medio social y cultural, de cualquier compañía, esta
área es considerada para personas de bajo nivel de instrucción y de educación.
Concepto de almacén
Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimientos de materiales (materias primas) o productos
terminados (García, 1993).
Se puede mencionar también como concepto de almacén a la realización de las
operaciones y actividades necesarias para abastecer o suministrar los materiales
o artículos en condiciones óptimas de uso y tiempo, de manera que se evite la
paralización operativa interna por falta de éstos o la inmovilización del capital
debido a una sobre existencia.
Las razones por las que existen los almacenes son dos:
• Porque se suscita un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y
de la producción.
• Cuando existe una distribución interna demandada por la operación
misma de la empresa.
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Organización y administración de un almacén

La manera en cómo se puede organizar y administrar un almacén depende,
entre otros factores, de:
• Tamaño de la organización o empresa
• Organización de la empresa (sistema centralizado, descentralizado o
mixto)
• Diversidad en la producción
• Programación de la producción
Dentro de las actividades más comunes que debe coordinar el almacén están:
• La recepción de materiales (maniobras de carga y descarga)
• El registro de entradas y salidas (recepción y embarques)
• Almacenamiento de materiales (resguardo, control, inventario y custodia)
• Control de los materiales (control del inventario)
• Informar constantemente a los departamentos de compras, ventas y
producción sobre las existencias reales y actualizadas de las materias
primas, productos terminados, refacciones, consumibles, entre otros.
• Vinculación con las áreas de compras, producción, tráfico y contabilidad.
Para un buen manejo y planeación de un almacén se requiere:

• Conocer los artículos que se almacenarán.
• Contar con áreas suficientes y disponibles para la recepción,
almacenamiento y entrega (mostrador y rampas de descarga), así como
para maniobras de carga y descarga (montacargas).
• Identificar las dimensiones, peso y características por unidad de los
materiales o productos existentes.
• Conocer la frecuencia del consumo de cada uno de los materiales (control
de inventarios).
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No se puede negar que conocer las características principales y básicas de los

materiales contribuirá a un buen manejo y un excelente desempeño en la
clasificación de los mismos. Por citar un ejemplo, los materiales se pueden
clasificar si sus características son: frágil, perecedero, explosivo, inflamable,
gaseoso, líquido, polvo.
Otra clasificación de acuerdo con las condiciones ambientales del almacén

podrían seccionarse en: húmedo, seco, oscuro, iluminado, frío, cálido.
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Conclusión
Para finalizar con esta sesión recordemos la importancia de los almacenes para
poder resguardar toda la materia prima en toda empresa; la finalidad de su
existencia es para proteger los materiales, generar utilidades y administrar
correctamente los niveles de stock solicitados por el área de producción.
Finalmente, es importante resaltar que dejando de lado las condiciones

ambientales del almacén, en todo momento deberá observarse de forma estricta
y siguiendo al pie de la letra las normas de seguridad e higiene estipuladas como
política interna de la organización
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Para aprender más

¿Para qué sirve un almacén?
S.a. (2012) Almacén y sus funciones. Consultado el 26 de marzo de 2013

de http://www.youtube.com/watch?v=A42x7mwzVVs
¿Qué es un almacén?
S.a. (2011) Definición, función y clases de almacén. El diario de un logístico..

Consultado el 26 de marzo de 2013 Liga aquí
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Actividad de Aprendizaje
Deberás elaborar un resumen en Word, con una extensión de una cuartilla sobre
los temas tratados en esta sesión, con la finalidad de que la actividad te sirva
para entender mejor el tema, el resumen debes redactarlo con tus propias
palabras, tomando en cuenta que se evaluarán los siguientes puntos:
• Ortografía y redacción.
• Presentación clara y precisa de las ideas principales del texto.
• Contenido (presentar de manera breve y objetiva el texto)
Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.

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Referencias
• García, A. (1993). Almacenes, planeación, organización y control. México:

Trillas.
• Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía

Editorial Continental.
• Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.
• S.a. (2012) Almacén y sus funciones. Consultado el 26 de marzo de 2013

de http://www.youtube.com/watch?v=A42x7mwzVVs
• S.a. (2011) Definición, función y clases de almacén. El diario de un

logístico.. Consultado el 26 de marzo de 2013
de http://eldiariodeunlogistico.blogspot.mx/2011/09/definicion-funcion-y-
clases-de-almacen.html

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En esta semana nos dedicaremos a analizar la importancia de los almacenes,

De igual forma se revisará la responsabilidad del almacén identificando sus

En cualquier tipo de organización se requiere de un resguardo-almacenaje y

La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado

Al analizar la administración moderna, el almacén es un medio para lograr

Por lo anterior, el almacén debe seleccionar y reclutar de una manera estricta y

Organización y administración de un almacén

Para un buen manejo y planeación de un almacén se requiere:

No se puede negar que conocer las características principales y básicas de los

Otra clasificación de acuerdo con las condiciones ambientales del almacén

Finalmente, es importante resaltar que dejando de lado las condiciones

Para aprender más

S.a. (2012) Almacén y sus funciones. Consultado el 26 de marzo de 2013

S.a. (2011) Definición, función y clases de almacén. El diario de un logístico..

Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.

• García, A. (1993). Almacenes, planeación, organización y control. México:

• Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía

• Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.

• S.a. (2012) Almacén y sus funciones. Consultado el 26 de marzo de 2013

• S.a. (2011) Definición, función y clases de almacén. El diario de un

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