Manual de Procesos

NOTA CONTABLE FACTURA DE COMPRA COMPROBANTE DE EGRESO
1 Realizar encabezado de la nota. Información del proveedor. Encabezado del comprobante.
Se debe incluir la fecha en la que se Incluir el nombre y razón social de la Incluir la fecha en la que se realiza el egreso,
realiza la nota contable, el nombre de persona o empresa que nos esta el nombre de la empresa que
la empresa y el numero de control vendiendo el producto o servicio, al hace el pago y el número de referencia
interno. igual que su NIT, dirección y teléfono. necesario para el control interno.
2 Identificar la cuenta contable. Información de la empresa. Identificar el beneficiario.

Indicar la cuenta contable que se va a
afectar, como por ejemplo: Los aportes Agregar el nombre, dirección, teléfono,
Colocar el nombre de la persona o empresa a la
de los socios, los gastos de la caja NIT y razon social de la empresa encargada
que se le realiza el pago, asi como el NIT.
menor o las devoluciones de dinero a la de adquirir el bien o servicio.
caja menor.
3 Describir la transacción. Número y fecha de emisión. Descripción del pago.
Detallar la transacción por la cual se Asignar el numero consecutivo de la Detallar el motivo del pago, incluyendo la
afectó la cuenta anterior para llevar factura para su identificación y control descripción de los bienes y servicios
una claridad de las operaciones interno e incluir la fecha en la que se adquiridos, el numero de factura y demas
realizadas. realiza la transacción. información relevante.
Descripción del producto o

4 Indicar debitos y créditos. Indicar debitos y créditos.
servicio.
Analizar y registrar la cuenta de la cual salio
Detallar los servicios o productos
Evidenciar si la transacción realizada el dinero para la adquicisión del bien o
comprados incluyendo: Cantidad,
afecto el debito o el crédito analizando servicio y tambien para
descripción, precio unitario y cualquier
la naturaleza de la cuenta afectada. especificar lo comprado y ubicar el moto
detalle relevante.
según sea la naturaleza de las cuentas.
5 Registrar el monto. Valores de la compra. Registrar el monto.
Colocar el monto exacto de la Calcular el subtotal por item para calcular el

valor neto, luego agregar impuestos
transacción realizada por la empresa y Indicar e monto de la transacción efectuada
correspondientes como (IVA,ICA,
ubicarlo en el debito o crédito según sea en la compra del bien o servicio.
retefuente) Y al final sumar todos los valores
el caso. para obtener el precio total de la compra.
6 Referencias adicionales. Debitos y créditos. Información adicional.

Identificar las cuentas que se afectó en
esta operación y sus respectivos Despues de haber detallado el pago en
las respectivas cuentas incluir la
Puede incluirse observaciones o detalles debitos y créditos para llevar el control
información de como se realizó el pago
adicionales de la operación hecha si esta de la mercancia que compramos y
diera lugar a alguna. saber exactamente de donde la empresa ya sea en efectivo, transferencia
sacó el dinero para realizar la compra. bancaria,cheque o cualquier otro medio
de pago.
7 Firmar. Firmar. Firmar.
Al final de la nota contable, debe Colocar las firmas necesarias para hacer
efectiva y valida la factura de compra, Al final del comprobante de egreso se debe
registrarse la firma de la persona
entre las cuales se debe incluir las de la registrar la firma de la persona que autorizó
responsable de autorizar la transacción persona que autoriza la compra y la del la realización del pago.
para que la nota contable sea valida. proveedor.
FACTURA DE VENTA RECIBO DE CAJA
Información del vendedor. Encabezado del comprobante.
Incluir la fecha en la que se realiza el

Colocar el nombre completo y razón ingreso, el nombre de la empresa a la
social, dirección, telefono y NIT de la que le realizarón el pago y el número de
empresa encargada de realizar la venta. referencia necesario para el control
interno.
Información del cliente. Identificar el pagador.
Colocar el nombre completo y razón Colocar el nombre de la persona o

social, dirección, telefono y NIT de la empresa a la que nos realizó el pago, asi
empresa a la cual se le realiza la venta. como el NIT.
Fecha y número de factura. Concepto del pago.

Detallar el motivo del pago o ingreso,
Asignar un numero único y consecutivo
incluyendo la descripción de los bienes
para su identificación y control
y servicios vendidos, el numero de
interno, asi como registrar la fecha en la
factura y demas información relevante.
que se realiza la venta.
Descripción del producto o

Indicar debitos y créditos.
servicio.
Analizar y registrar la cuenta a la cual
Detallar los servicios o productos
ingresó el dinero producto de la venta
vendidos incluyendo: Cantidad,
y tambien para especificar lo vendido y
descripción, precio unitario y cualquier
ubicar el moto según sea la naturaleza
detalle relevante.
de las cuentas.
Valores de la venta. Registrar el monto.

Calcular el subtotal por item para calcular
el valor neto, luego agregar impuestos
Indicar e monto de la transacción efectuada
correspondientes como (IVA,ICA,
en la venta del bien o servicio por el cual
retefuente) Y al final sumar todos los
recibimos el pago.
valores para obtener el precio total de la
venta.
Debitos y créditos. Información adicional.
Identificar las cuentas que se afectó en Despues de haber detallado el

esta operación y sus respectivos concepto y monto del ingreso recibido,
debitos y créditos para llevar el control incluir la información de como nos
de la mercancia que vendimos y saber realizarón el pago ya sea en efectivo,
exactamente a donde ingreso el dinero transferencia bancaria,cheque o
producto de la operación contable. cualquier otro medio de pago.
Firmar. Firmar.
Colocar las firmas necesarias para hacer

Al final del recibo de caja o comprobante
efectiva y valida la factura de venta, entre
de ingreso se debe registrar la firma de la
las cuales se debe incluir las de la persona
persona responsable de validar el pago.
que autoriza la venta y la del cliente.

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2 Identificar la cuenta contable. Información de la empresa. Identificar el beneficiario.

3 Describir la transacción. Número y fecha de emisión. Descripción del pago.

Descripción del producto o

Colocar el monto exacto de la Calcular el subtotal por item para calcular el

6 Referencias adicionales. Debitos y créditos. Información adicional.

7 Firmar. Firmar. Firmar.

Información del vendedor. Encabezado del comprobante.

Incluir la fecha en la que se realiza el

Información del cliente. Identificar el pagador.

Colocar el nombre completo y razón Colocar el nombre de la persona o

Fecha y número de factura. Concepto del pago.

Descripción del producto o

Valores de la venta. Registrar el monto.

Debitos y créditos. Información adicional.

Identificar las cuentas que se afectó en Despues de haber detallado el

Colocar las firmas necesarias para hacer

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